Närvarande ledamöter: Jonas Björkenfors, Peter Bryntesson, Tore Söderberg, Jan Hedström och Malin Pongolini Frånvarande: Beatrice Lundvall

Transkript

1 Bilpool i Väst Protokoll Plats : Jonas Björkenfors Starkoddersvägen 6 Trollhättan Tid : Tisdag den 12 augusti 2013 kl Närvarande ledamöter: Jonas Björkenfors, Peter Bryntesson, Tore Söderberg, Jan Hedström och Malin Pongolini Frånvarande: Beatrice Lundvall 1 Malin hälsar välkommen. 2 Val av justeringsman. Peter Bryntesson valdes till justeringsman. 3 Föredragningslistan. Godkändes med små ändringar. 4 Föregående protokoll. Godkändes och lades till handlingarna. 5 Ekonomi. a) Tore S. Resultat tom juni kr. Kassa kr. b) Trängselskatt. Om ni kör in och ut i Göteborg gör en anteckning om detta i körjournalen, det underlättar för Tore S som får räkningen. Tore S tittar närmare på hur skatten debiteras bilpoolen c) Minimigräns för skuldbelopp på månadskontot. Syrelsen beslutar att medlem ska ha en skuld på minst 100 kr för att faktura ska skickas ut. Beslutet gäller från och med augusti månad. d) Fakturaavgift. Styrelsen beslutar att från och med augusti höja fakturaavgiften till 50 kr. Malin informerar Britt-Marie K. 6 Rapport WLG 396. Tore hör med Länsförsäkringar om att få faktura på självrisk. Dags att byta avgassystemet. Tore S beställer tid.

2 7 Rapport JTH 684. Bilen har varit inne på verkstad för byte av länkarm, styrväxel. Bilen behöver in på service. Tore S beställer tid. Vi gick igenom punkterna på åtgärder från förra protokollet, Tore S hör med Favoritservice om det går att åtgärda till en rimlig kostat. 8 Rapport UPJ 095. Inget att rapportera. a) Försäljning till Tore S Tore meddelar att han vill köpa bilen till kr + moms. Styrelsen beslutar att godkänna budet men med reservationen att bilen säljs först när vi hittat en ny bil. 9 Avstämning av förslag till nyanskaffning av bilar. Tore, Malin och Jonas rapporterar om olika alternativ. a) Leasing Tore Få gasbilar att leasa. Man leasar i tre år, därefter lämnas bilen tillbaka eller köps ut. Kostnad kr/månad för mellanklassbil. Ofta maxgräns på 1500 mil/år. b) Sponsring Jonas Nyare bilar. Förslag på sponsorbolag, Trollhättan energi, Vattenfall, Bilfirmor, Thnstad. Det vi kan erbjuda är, dekal på bilen, info/logga på hemsida c) Köp av bil med sponsoravtal, Jonas. Toveks Bil. Sponsring, dekal på bil, hemsidan. Trollhättans energi, Vattenfall el Toveks Bil. Exempel på bilar vi fått prisförslag på utan sponsring från Toveks bil Passat variant 2010 pris kr. Skoda CitiGo 2014 gas Volkswagen Up. Ev. sponsoravtal kan innebära att alla våra bilar skall köpas från en viss bilfirma d) Köp av begagnad bil, Malin Inte så många små begagnade gasbilar. Inga alls på Kvarndammen. Där finns många större bilar, Volvo och VW Passat. Småbil t ex Fiat Punto :- finns flera på Blocket. De flesta säljs via bilhandlare vilket kan ge viss säkerhet? Se gärna länken: atural+power%22+eller+%22bipower%22+eller+bipower+eller+%22bi+power%22+eller+%22ecoflex%22+eller+ecoflex+eller+biogas+eller+ %22bio+gas%22+ELLER+naturgas+ELLER+gasbil+ELLER+metan+ELLER+metangas+ELLER+fordonsgas+ELLER+%22fordon s+gas%22+eller+fordongas&cg=1020&w=3&st=s&ps=&pe=&mys=2005&mye=&ms=&me=&cxpf=&cxpt=&gb=&fu=3&cxd w=&ccsc=1&ca=14&is=1&l=0&md=th&sp=1 Jonas och Malin får i uppdrag att undersöka mer om sponsring av bilarna.

3 10 Rapporter från förra mötet. a) Malin och Jonas om bilgrupper Malin presenterar ett förslag på fördelning av arbetsuppgifter i Bilpoolen. Se länk nedan b) Kalendarium. Malin presenterar ett förslag på ett kalendarium för bilarna. Ett tredelat Exell-sida, ett för varje bil, som kommer att finnas på hemsidan där alla medlemmarna har möjlighet att fylla i uppgifter om bilarna. De olika arken är: Lathund för bilen Loggbok Fellista a) och b) se länkar nedan Medlemmar. Ny medlem Torbjörn Söderberg Följande har begärt utträde, Jenny-Ann, (sedan tidigare) Timo, och Beatrice och Roland. De kvarstår dock året ut, Malin och Jonas kontaktar Timo, Bea och Roland. 12 Marknadsföring. a) Vem har ansvar för kontakter med externa organisationer, föreningar och myndigheter. Malin ber B-M redogöra för vilka organisationer, föreningar och myndigheter där vi har uppgifter om Bilpool i Väst, som då kan behövas uppdateras. b) Malin rapporterade från marknadsföringsgruppen och diskussioner som hållits med Tilda Eriksson om marknadsföringsmaterial som behövs. Främst affischer att använda vid evenemang m.m. samt översyn av loggan. Tilda kommer att arbeta med detta under hösten. Hon tar inget betalt för arbetet. 13 Övriga frågor. a) Förslag på nya e-postlistor för föreningen. e-postlistor föreslås vara: medlemmar@bilpoolivast.se Till medlemmarna. styrelse@bilpoolivast.se Till styrelsen. info@bilpoolivast.se Officiell e-post till bilpoolen. Skall ligga på bl. a. hemsidan och gå till en kontaktperson i föreningen som kan ta hand om eller lotsa vidare olika typer av frågor och synpunkter.

4 Styrelsen beslutade att: e-postadresserna skall inrättas (Malin fixar och sköter underhåll) Britt-Marie ingår t s v i styrelselistan i egenskap av ekonomisk controller info-adressen skall gå till Peter B. b) Britt-Maries förslag till styrelsen. (se bilaga 1) Förslag 2. Vi beslutade att familjemedlemmar ska ha egen medlemsinloggning. Förslag 3. Malin frågar B-M K vem har skapat bokningsidan och vad är möjligt att ändra i den. Förslag 1 och 4 föranledde inga beslut. Malin meddelar Britt-Marie c) Jämföra kostnaderna med andra Bilpooler och uthyrningsfirmor. Jonas får i uppdrag att titta på våra avgifter i förhållande till andra Bilpooler och biluthyrningsfirmor. 14 Nästa styrelsemöte. 25 september kl hemma hos Peter B 15 Malin P avslutar mötet.

5 Bilaga 1 Britt-Marie s förslag till styrelsen Förslag 1 Nya avstämningsfilen blev inte bra med de sammanslagna kolumnerna som malin gjorde. Det gör att det inte går att markera rader och sortera om i datumordning t.ex. Om nu avstämmarna lagt in bokningar per bil istf datumordning. Jag skulle gärna se att saker ligger inlagt i datumordning eftersom det ska skrivas in i bokföringen i datumordning. Förslag 2 På bokningssidan skulle det vara bra om varje person har egen inloggning för då ser man vem man ska ringa till om man vill ringa den som bokat bilen. Det syns inte idag för de personer som har delad inloggning. Dvs Tore har en inloggning och Torbjörn en annan. Sedan är det inget som hindrar att bådas körningar läggs in i samma konto på avstämningsfilen om de vill det. Man ser också tydligare vem som ansvarar vid ev skada. (alltså jag har ändrat uppfattning sedan jag pratade med peter senast om detta). Förslag 3 Någon slags förenkling för att kolla ändringar och avbokningar. Det är krångligt att kolla detta idag. Tyvärr har jag inte något bra förslag ännu. Kanske nån åtgärd i databasen som gjorde att man kunde kopiera och klistra in direkt i avstämningsfilen. (kanske ändrad ordning på kolumner och att ändringar och avbokningar också går att ladda ner till excel). Kanske skulle avstämmarna lägga in mätarställning i bokningsdatabasen istället och nån formel räkna ut körsträcka. Förslag 4 Diskutera frågan om vi behöver bilar med dragkrok (eftersom bara Tore använt släp/draget en gång sedan avgiften infördes 1 jan.) Tror vi inte att redovisningen stämmer så behöver styrelsen gå ut till medlemmarna och påpeka att man måste betala extra. Ska vi ha löstagbara drag som får hyras separat istället??? Britt Mari k

6