PROTOKOLL STYRELSEMÖTE

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE När: Tisdag kl Var: Humlebacken 28 (Lasse). Närvarande Magnus Ehdwall (44), Johan Olofson (36), Mona Lif (4), Lasse Eriksson (28), Sara Ekström (38), Anne Wisten (46) och Pia Appelqvist (34). Frånvarande - 1. Mötets öppnande Ordförande förklarade mötet öppnat kl.19:10 2. Godkännande av agenda Mötet godkände föreslagen agenda med följande tillägg under Övrigt: - Minol 3. Mötets behöriga utlysande och beslutsmässighet Mötet ansågs behörigt utlyst samt beslutsmässigt. 4. Mötesordförande, sekreterare och justeringsman Mötet valde Johan Olofson till mötesordförande, Mona Lif till mötessekreterare, samt Johan Olofson till justeringsman. 5. Övrigt A) Utbyte hasp på soprummen Haspen vid det nedre soprumet är utbytt, men något trög att öppna och stänga. Haspen vid det övre soprummet fungerar fortfarande men kommer behöva bytas inom kort. I samband med att haspen vid övre soprummet byts ut kommer Lasse byta även den nedre, då nya haspar av bättre typ redan är inköpta till båda soprummen.

2 B) Utvärdera att byta de två sopkärl ("som inte används") till pappersförpackningar. Vi har sett att vi inte utnyttjar alla sex kärlen som vi idag har för restavfall. Vi skulle kunna avvara ett kärl per soprum till någon form av förpackningsinsamling. Mona har fått svar från SRV att vi till en kostnad på 84 kr per månad (21 kr per kärl och tömningstillfälle) kan börja använda två av de befintliga kärlen till att börja samla in pappersförpackningar. Om vi istället vil börja samla in tidningspapper blir det en högre kostnad då det kräver att en annan typ av sopbil hämtar det kärlet. Styrelsen beslutar att vi ska använda ett kärl per soprum för att istället för restavfall börja samla in pappersförpackningar. Detta innebär en ökad kostnad på 84 kr/månad. Mona kontaktar SRV för att verkställa beslutet. Mona tar även fram information till medlemmarna som Magnus skickar ut. Magnus lägger även till informationen under Bra att veta på hemsidan. Sara uppdaterar budgeten för 2015 med ytterligare 1000 kr för sophämtning. C) Hemsida, nytt upplägg, skapa förutsättningar för detta innan 28/2 Magnus har flyttat hemsidan till den nya plattformen. D) Årsstämman: Förberedelser inför årsstämman 1, Röst- och debiteringslängd Johan har kontaktat kommunen och ska få information om ägare per fastighet. Johan tar fram en röst- och debiteringslängd till årsmötet. 2, Förvaltningsberättelse, året i korthet Johan läste upp ett förslag på förvaltningsberättelse och några justeringar gjordes på mötet. 3, Lokal Mona har via Huge fastigheter bokat lokal på Vistabergs förskola. 4, Påminnelseutskick om årsstämman Magnus har redan skickat en påminnelse om årsstämman. Nästa information går ut i samband med kallelsen.

3 5, Skicka ut underlag till årsstämman Kallelse/agenda med bilagor (revisonsberättelse, bokslut 2014, budget 2015, motioner, röst- och debiteringslängd, valberedningens förslag till ny styrelse) ska skickas ut av Magnus senast den 3 mars. Bilagor kommer finnas tillgängliga på humlens hemsida 6, Ta fram kallelse/agenda för årsstämman Magnus tar fram agenda inför årsstämman. Det är viktigt att vi använder den uppdaterade agendan som innehåller de justeringar som gjordes efter förra årets årsstämma. 7, Bokslut och budget Sara säkrar att bokslut och budget finns tillgängligt till årsmötet. 8, Revisorernas berättelse Sara har haft möte med revisorerna. Sara säkrar att revisorernas berättelse finns framme till årsmötet. 9, Ta fram ordförande för stämman Pia säkrar att någon medlem tar på sig uppdraget att vara ordförande på årsstämman. 10, Kaffe- och tevatten Pia tar med sig termos med thevatten till årsstämman. Övriga personer i styrelsen tar med sig varsin termos med kaffe till årsstämman. 11, Fikabröd Fikabröd och mjölk köps in av Pia. Thepåsar, kaffekoppar och servetter hämtas i undercentralen av Pia. 12, Övrigt Inget övrigt 13. Status valberedningen Valberedningen kommer nu starta sitt arbete. Johan håller kontakten med valberedningen för att säkra att de har ett förslag till den 22/ Status inkomna motioner Framställan från styrelsen

4 Styrelsen beslutar att lämna in en framställan från styrelsen som Johan ska formulera inför årsmötet: Vi har i samfälligheten en parkeringssituation där parkeringsplatserna ofta tar slut, samt flertalet bilar som parkeras på ytor som inte är avsedda för parkering. Styrelsen föreslår att vi tillsätter en arbetsgrupp med uppdrag att: - Inventera vilka problem som medlemmarna upplever med parkeringssituationen - Ta fram ett eller flera förslag på hur parkeringsfrågan kan lösas. Förslaget ska vara konkret och innehålla information om kostnad Motion om förflyttning av stenar Det har kommit in en motion från Erik Winterbacke med ett förslag att flytta vissa stenar. Styrelsen beslutar att lämna ett utlåtande som Mona formulerar: Styrelsen har tidigare behandlat frågan på styrelsemöte och då valt att avböja önskemålet. Detta pga att vi inte vill möjliggöra parkering på en yta som inte är avsedd för parkering. Ytan saknar det underlag som parkeringsytorna har, vilket gör att marken lätt blir lerig om bilar parkerar där. Stenarna vid garageinfarten ser vi att de bidrar till att sänka hastigheten in till garaget samt hindrar bilförare från att gena på gräsytan. Styrelsen har inte fått in några synpunkter från snöröjaren att stenar ligger i vägen för densamma. Motion om åtgärdande av parkering Det har kommit in en motion från Erik Winterbacke med förslag att åtgärda parkeringsytan. Styrelsen beslutar att lämna ett utlåtande som Mona formulerar: Om intresse för att åtgärda parkeringsfrågan finns, hänvisar styrelsen till styrelsens framställan att tillsätta en arbetsgrupp. Den arbetsgruppen har då fria händer att titta på olika alternativ där ett alternativ kan vara att förädla detta förslag till ett konkret förslag med kostnadsberäkning. Men arbetsgruppen skulle även ha mandat att titta på andra förslag. Motion angående elstolpar Det har kommit in en motion från Erik Winterbacke med förslag att sätta upp laddningsstolpar för elbilar. Styrelsen beslutar att lämna ett utlåtande som Mona formulerar: Styrelsen ser inte att det i närtid finns behov inom samfälligheten av stolpar för laddning av elbilar.

5 E) Minol Det har återigen varit en hel del problem med avläsningar samt den senaste fakturan från Minol. Styrelsen beslutade att Sara ska skicka en påminnelse till Minol inför nästa avläsning. Sara tar även fram information om läget kring Minol samt hur styrelsen ser på framtiden. Informationen ska presenteras som en informationspunkt på årsstämman. F) Skicka ev. välkomstmail inkl. in- och utflyttningsdokument till de nyinflyttade Ett hus inom samfälligheten har sålts. Magnus skickar ett välkomstmail till de nya ägarna med information om bra att veta samt in- och utflyttnings dokumentet. G) Kolla över vad det kostar med ett separat kärl för oss själva att sanda (via Utemiljö) Sara har fått information från Utemiljö AB om vad det kostar att beställa hit ett separat kärl med sand som vi kan använda för att sanda själva. Ett kärl med sand kostar 4000 kr per vintersäsong. Vi kan få ett kärl för halva priset om vi väljer att beställa nu, då det är så kort tid kvar på säsongen. Styrelsen bedömer att det är så pass kort tid kvar på säsongen att vi inte beställer ett sådant kärl nu. Däremot rekommenderar vi till nästa års styrelse att titta över behovet inför nästa vintersäsong. 6. Nästa möte Inget nytt möte planerat innan årsmötet. 7. Mötets avslutande Ordförande avslutade mötet kl. 21:05 Vid protokollet Justeras Mona Lif Johan Olofson