29. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 3: juni 2014 hos Raymond Andersson Olstorp, kl.

Transkript

1 29. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 3: juni hos Raymond Andersson Olstorp, kl. 19:30 Närvarande: Olof Samuelsson, ordförande Johan Sköld, Kassör Raymond Andersson, Sekreterare Stefan Johnsson Siwert Westlund Martin Westlund, Suppleant Robert Sjöberg, suppleant Johan Larsson, Adjungerande, Etapp 2 Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Frågor för beslut a) Hantering av moms på entreprenadfakturor b) Hantering överlåtelse vid ägarbyte c) Ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang. 7. Ekonomirapport inklusive beslut om utlägg 8. Övriga frågor 9. Nästa möte 10. Mötets avslutande 29.1 Mötets öppnande Ordföranden öppnande mötet och hälsade alla välkomna Val av sekreterare och justeringsman Sekreterare för mötet: Raymond Andersson Justeringsman: Stefan Johnsson 29.3 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes Godkännande av föregående protokoll Protokollet 28 godkändes efter genomgång samt justering och lades till handlingarna 29.5 Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan Aktivitetslista Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Gå igenom medlemslistan Johan/Olof Betala för adressändring av den nya styrelsen Siwert, Olof samt Johan ställer samman en gemensam kalkyl inklusive moms som vi skall förhålla oss till Olof kollar och ev. justerar teten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet 1 Johan Siwert, Olof samt Johan Olof

2 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Betala till Bolagsverket för att registrera den Johan/Olof nya styrelsen. att en ny Projektskylt skall införskaffas, den Johan Innan tidigare är borta ca.300 kr. besiktningen Anmäla till TA att vi börjat gräva enligt TA plan Martin/Stefan Hemsidan kommer att uppdateras snarast Olof Olof kontaktar utsikt angående slutdatum för fiberblåsning då det blir svårt att hinna till den 30 juni. Ny utvärdering angående de etra 2000 kr för nytillkomna anslutningar. Frågan tas upp på nästa föreningsmöte Utskick till medlemmarna angående medlemsavgiften för skall vara betald senast 31 maj. Siwert och Johan upprättar rutiner angående attestordningen i föreningen, klara instruktioner tas fram. Ta fram förslag på avtalstet för att hantera tillkommande grävningar/medlemmar utanför pågående projekt. Beställ arbete för att ansöka om TA-plan med Tjällmo Grävmaskiner Uppdatera Ledningsrättsavtal med Fortifikationsverket och skicka det i tre eemplar för påskrift. Sammanställ komplett lista på de som hämtat material Hantering av de medlemmar som ännu inte hämtat slang och varningsnät Slanghämtning skall gås igenom och påminna de fastigheter som inte hämtat slang Komplettera med ytterligare 40 st 40mm och 40st 25mm kopplingar. 19/3 Kontakta Vattenfall för att diskutera samförläggning. Tidplan och kostnad för detta behöver redas ut. 19/3 Försäkringsfrågan vid t.e. av grävning av kabel diskuterades. Vi behöver kolla med Mårten huruvida han har försäkring om det skulle inträffa. 6/8 Anmälan på Ledningskollen.se ska göras stegvis utifrån hur grävningen planeras. Not: Görs i samband med grävstart Olof Olof Siwert och Johan Olof Johan 25/4 Olof 25/4 Olof Olof Olof Johan 25/4 Olof 27/3 Olof Stefan/Martin Löpande a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. 2

3 Etapp 2 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Kontrollera beslut från Länsstyrelsen natur och kultur angående etapp 2. Kolla upp vad som gäller och vilka möjligheter för Etapp 2 att söka kanaliseringsstöd Johan Raymond 6/3 19/3 Kartmaterial för sträckningar som ska till Robert Fortifikationsverket. 19/3 Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska Robert förankras. 19/3 Markupplåtelseavtalets formuleringar behöver Olof redas ut med Utsikt 19/3 Erhålla betalning för projektering Robert/ Johan 19/3 Uppdatera projekteringsunderlag för att återspegla Etapp 2 19/3 Uppdaterat projekteringsunderlag skickas till Länsstyrelsen för godkännande 19/3 Prata med Länsstyrelsen om tillvägagångssätt för Johan bidrag. Går det att ta med Etapp 2 inom ramen för samma ansökan som Etapp 1? 19/3 Prata med Utsikt om tillvägagångssätt för avtal Etapp 2. Går det att ta med Etapp 2 inom ramen för samma ansökan som Etapp 1? Olof a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist Frågor för beslut a) Hantering av momsen på entreprenadfakturor b) Hantera avtalet vad som gäller vid överlåtelse av fastighet. c) Ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Johan gick igenom det ekonomiska läget. Styrelsen beslutade att betala för adressändring för nya styrelsen. Ekonomirapport, se bilaga Bokföring Övriga frågor Siwert Westlund informerade om läget för grävningen och markavtalet med fortifikationsverket. 3

4 Beslutslogg 19/3 19/3 10/2 10/2 17/12 17/12 2/10 Styrelsen beslutade om att betala för adressändring av den nya styrelsen Styrelsen beslutade att Olof kollar och ev. justerar teten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet Styrelsen beslutade att Siwert, Olof samt Johan ställer samman en gemensam kalkyl inklusive moms som vi skall förhålla oss till, därefter kan vi ta beslut hur momsen kommer att påverka slutprognosen. Styrelsen beslutade att avsluta ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang, inte genomförbart. Styrelsen beslutade att betala till Bolagsverket för att registrera den nya styrelsen. 900 kr. Styrelsen beslutade att en ny Projektskylt skall införskaffas, den tidigare är borta ca.300 kr. Projekteringsavgiften skall betalas separat och inte hopräknat i betalningsåttagandet. Styrelsen beslutade att all bokföring skall finnas hos kassören Styrelsen beslutade att ändra sluttidpunkten för projektet till den 31/10- Styrelsen beslutade att en ny värdering kring de etra 2000 kr som gäller vid ny anslutning. Styrelsen beslutade att en påminnelse skall skickas ut angående medlemsavgiften samt att projekteringsavgiften skall betalas av de fastigheter som ännu inte har gjort det. Styrelsen beslutade att Siwert Westlund och Johan Sköld upprättar rutiner för attestgången i föreningen, klara instruktioner tas fram Styrelsen beslutade att köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för att ansöka om TA-plan. Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte under april Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om kr betalas. Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de etra PE25-slangarna Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj med reservation för väder och vind. Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. 4

5 6/8 6/8 27/6 27/6 Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om SEK. Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8-. Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation Föreningen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåtagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 20/3- Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåtagande ska betala 2000kr etra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maimalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1-10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig. 5

6 Beslutslogg endast kopplade till ekonomiska beslut. 17/12 2/10 6/8 27/6 30/5 Faktura från Mårten Engholm kr. Bidragsgrundande Köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för ansökan om TA-plan. 500 (ekl. moms) Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor c:a 1000 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören (PEAB) Ma Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören Ma Bidragsgrundande (PEAB) Slutförande av projektering Ca 4000 kr innestående Bidragsgrundande Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande EU-skylt 215 Bidragsgrundande 29.9 Nästa möte Ordförande kallar till möte, inget nytt datum bestämt. Plats: Mötet avslutas Justeringsman Mötets ordförande Stefan Johnsson Olof Samuelsson 6