30. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 11: augusti 2014 hos Martin, kl. 19:30

Transkript

1 30. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 11: augusti hos Martin, kl. 19:30 Närvarande: Olof Samuelsson, ordförande Johan Sköld, Kassör Raymond Andersson, Sekreterare Stefan Johnsson Siwert Westlund Martin Westlund, Suppleant Robert Sjöberg, suppleant Johan Larsson, Adjungerande, Etapp 2 Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Frågor för beslut a) Skador på Utsikts stamnät vid lilla Bänorp b) Brunnsättning. 7. Ekonomirapport inklusive beslut om utlägg 8. Övriga frågor 9. Nästa möte 10. Mötets avslutande 30.1 Mötets öppnande Ordföranden öppnande mötet och hälsade alla välkomna Val av sekreterare och justeringsman Sekreterare för mötet Raymond Andersson Justeringsman Robert Sjöberg 30.3 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes 29.4 Godkännande av föregående protokoll Protokoll Nr. 29 godkändes och lades till handlingarna Anteckningarna från medlemsmötet den 4 juni Etapp 2 läggs till handlingarna 30.5 Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan Aktivitetslista Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Johan kontaktar Trafikverket för att reda ut rutiner och se till att inkommande fakturor inkommer i tid Olof kollar med Utsikt så att inkommande fakturor kommer in i tid Johan S. Kontaktar Länsstyrelsen angående slutredovisningen av Etapp 1, vad måste göras innan Olof informerar de berörda grävarlagen om brunnsättningen den 23/24 samt 30/31 augusti 1 Johan S. 25/8 Olof 25/8 Johan S. 25/8 Olof 25/8

2 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Olof ordnar en kontakt från Utsikt Olof 25/8 angående grävning i Råby Olof ansvarar för att den nyinköpta skylten Olof 25/8 kommer upp Olof pratar med Fredrik om grävning i Olof 25/8 Bänorp (Britta) Siwert kontaktar Johan S. när groparna i Klasbäck är grävda, Johan kontaktar Tjällmo Gräv för tryckning genom väg. Siwert/Johan S. 25/8 Siwert pratar med de berörda grävmaskinisterna för brunnsättning den 23/24 samt 30/31 augusti Siwert 25/8 Gå igenom medlemslistan Johan/Olof Betala för adressändring av den nya styrelsen Johan Siwert, Olof samt Johan ställer samman en Siwert, Olof gemensam kalkyl inklusive moms som vi samt Johan skall förhålla oss till Olof kollar och ev. justerar texten i avtalet Olof som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet Betala till Bolagsverket för att registrera den Johan/Olof nya styrelsen. att en ny Projektskylt skall införskaffas, den Johan Innan tidigare är borta ca.300 kr. besiktningen Anmäla till Trafikverket att vi börjat gräva Martin/Stefan enligt TA plan Hemsidan kommer att uppdateras snarast Olof Olof kontaktar utsikt angående slutdatum för fiberblåsning då det blir svårt att hinna till den juni. Ny utvärdering angående de extra 2000 kr för nytillkomna anslutningar. Frågan tas upp på nästa föreningsmöte Utskick till medlemmarna angående medlemsavgiften för skall vara betald senast 31 maj. Siwert och Johan upprättar rutiner angående attestordningen i föreningen, klara instruktioner tas fram. 14/4 Ta fram förslag på avtalstext för att hantera tillkommande grävningar/medlemmar utanför pågående projekt. 14/4 Beställ arbete för att ansöka om TA-plan med Tjällmo Grävmaskiner 14/4 Uppdatera Ledningsrättsavtal med Fortifikationsverket och skicka det i tre exemplar för påskrift. 19/3 Kontakta Vattenfall för att diskutera samförläggning. Tidplan och kostnad för detta Olof Olof Siwert och Johan Olof Johan 25/4 Olof 25/4 Olof 27/3-14 2

3 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status behöver redas ut. 19/3 Försäkringsfrågan vid t.ex. av grävning av kabel diskuterades. Vi behöver kolla med Mårten huruvida han har försäkring om det skulle inträffa. Olof 14/4 a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. Etapp 2 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Raymond sätter ihop informationsmaterial som skall delas ut till tilltänkta nya intressenter för Etapp 2 Robert skickar ut påminnelse och information om vad som skall betalas in, medlems, engångs samt projektering avgift Kontrollera beslut från Länsstyrelsen natur och kultur angående etapp 2. Kolla upp vad som gäller och vilka möjligheter för Etapp 2 att söka kanaliseringsstöd Raymond Robert 25/8 Johan Raymond 6/ /3 Kartmaterial för sträckningar som ska till Robert 14/4 Fortifikationsverket. 19/3 Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska Robert 14/4 förankras. 19/3 Markupplåtelseavtalets formuleringar behöver Olof 14/4 redas ut med Utsikt 19/3 Erhålla betalning för projektering Robert/ Johan 14/4 19/3 Uppdatera projekteringsunderlag för att återspegla Etapp 2 19/3 Uppdaterat projekteringsunderlag skickas till Länsstyrelsen för godkännande 19/3 Prata med Länsstyrelsen om tillvägagångssätt för Johan 14/4 bidrag. Går det att ta med Etapp 2 inom ramen för samma ansökan som Etapp 1? a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist Frågor för beslut a) Skador på Utsikts stamnät vid lilla Bänorp Ingen åtgärd från föreningen då det inte är föreningens ansvar Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Se bilaga Ekonomirapport. Kassören har rätt att löpande betala de fakturor som kommer in till föreningen. Ordförande gick igenom den aktuella kostnadsprognosen och det ser bra ut så här långt se bilaga Kostnadsprognosen. 3

4 30.8 Övriga frågor Kostnad för grävning Klasbäck-Haraldsberg Etapp 2 Inte aktuell längre då det redan är grävts och klart. Beslutslogg - - Sättning av kvarvarande brunnar skall sättas under två helger 23/24-8 samt 30/31-8 Två grävarlag/ helg Styrelsen kom fram till att skadorna på utsikts stamnät vid lilla Bänorp inte ligger under föreningens ansvar Styrelsen beslutade om att betala för adressändring av den nya styrelsen Styrelsen beslutade att Olof kollar och ev. justerar texten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet Styrelsen beslutade att Siwert, Olof samt Johan ställer samman en gemensam kalkyl inklusive moms som vi skall förhålla oss till, därefter kan vi ta beslut hur momsen kommer att påverka slutprognosen. Styrelsen beslutade att avsluta ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang, inte genomförbart. Styrelsen beslutade att betala till Bolagsverket för att registrera den nya styrelsen. 900 kr. Styrelsen beslutade att en ny Projektskylt skall införskaffas, den tidigare är borta ca.300 kr. Projekteringsavgiften skall betalas separat och inte hopräknat i betalningsåttagandet. Styrelsen beslutade att all bokföring skall finnas hos kassören Styrelsen beslutade att ändra sluttidpunkten för projektet till den 31/10- Styrelsen beslutade att en ny värdering kring de extra 2000 kr som gäller vid ny anslutning. Styrelsen beslutade att en påminnelse skall skickas ut angående medlemsavgiften samt att projekteringsavgiften skall betalas av de fastigheter som ännu inte har gjort det. Styrelsen beslutade att Siwert Westlund och Johan Sköld upprättar rutiner för attestgången i föreningen, klara instruktioner tas fram 14/4 Styrelsen beslutade att köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för att ansöka om TA-plan. 19/3 Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla 19/3 Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. 10/2 Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. 10/2 Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte under april 17/12 Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om kr betalas. 17/12 Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. 4

5 2/10 6/8 6/8 27/6 27/6 Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de extra PE25-slangarna Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj med reservation för väder och vind. Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om SEK. Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8-. Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation Föreningen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåtagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 20/3- Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåtagande ska betala 2000kr extra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maximalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1-10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 5

6 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig. Beslutslogg endast kopplade till ekonomiska beslut. 14/4 17/12 2/10 6/8 27/6 30/5 Faktura från Mårten Engholm kr. Bidragsgrundande Köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för ansökan om TA-plan. 500 (exkl. moms) Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor c:a 1000 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören (PEAB) Max Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören Max Bidragsgrundande (PEAB) Slutförande av projektering Ca 4000 kr innestående Bidragsgrundande Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande EU-skylt 215 Bidragsgrundande 30.9 Nästa möte Måndagen den 25 augusti Plats: Hos Raymond Andersson prästtomta Olstorp Klockan Mötet avslutas Justeringsman Mötets ordförande 6