Närvarande Björn Falk Henry Lindblad Gunbritt Österlund Lars Pahlén Kurt-Elof Berglund Bengt Edholm

Transkript

1 Protokoll Distriktsstyrelsen Sammanträde ( 27-42) Tid och plats i Södertälje Närvarande Björn Falk Henry Lindblad Gunbritt Österlund Lars Pahlén Kurt-Elof Berglund Bengt Edholm 27 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och speciellt Bengt Edholm som valdes till suppleant på distriktsstämman och förklarade därefter mötet öppnat. 28 Godkännande av dagordning Förslag till dagordning godkänns. 29 Val av protokolljusterare förutom ordföranden, utse Kurt-Elof Berglund till justeringsman av protokollet Rapporter och skrivelser Från Svenska Folkdansringen har kommit protokoll från VU , VU , VU , VU Riks-Nytt nr Rättviksdansen juli 2008 Dalaringen nr Folkdansringen i Göteborgs tidning Vävan nr , Hembygden nr , Inbjudan till Malung i midsommar och Skinnarspelen Faktura från telefonmöte Begäran om uppdatering beträffande teckningsrätt från Plusgirot. Rapport från Distriktsstämman i Oxelösund som var trevlig och väl genomförd. Förhandlingarna gick fortare än planerat varför dansen fick starta i väntan på maten. De fiolspelande ungdomarna fick dagens ros i lokaltidningen och Bo Pettersson, Oxelö Gille, skrev under rubriken hundra ord om din förening och berättade om distriktsstämman i lokaltidningen. 1

2 31 Protokoll Distriktstyrelsen går igenom protokollet från distriktsstyrelsens sammanträde. godkänna protokollet och lägga den till handlingarna 32 Ekonomi Distriktsstämman kostade distriktet 5130 kr och utgående balansen är : Teckningsrätt för Sörmländska Folkdansringen Per-Michael Zackrisson (7xxxxx) har teckningsrätt tillsammans med ordförande i förening ordförande Björn Falk (4xxxxxx) och kassör Kurt-Elof Berglund (4xxxxx) har teckningsrätt, var för sig protokollsutdrag på denna paragraf sänds Plusgirot tillsammans med protokollet från distriktsstämman 34 Föreningsbesök Datum för föreningsbesök i Rekarne är inte klart än och Bengt undersöker när det passar för Rekarne. Henry undersöker när det passar för Malmabygden och Flen och om de vill ha en gemensam träff med styrelsen under våren eller hösten. 35 Planerad verksamhet Inbjudan har sänts ut till logdans (cowboy-träff) i Hyltinge hembygdsgård i Sparreholm den 24 maj kl och senaste anmälningsdag är den 10:e maj. Maten som serveras blir bl a blir färdiggrillade revbensspjäll. En CD är inspelad med alla danserna. Dansbytarträff planeras till 27 september på Amazon i Flen. Höstbalen planeras genomföras i Malmköping. Intresserade av kurs i gillesdanser rekommenderas delta i kursen som anordnas i Ljungsbro (norr om Linköping), första lördag-söndag i oktober. Avgiften är 100 kr per person. Det finns även en CD med beskrivning av danserna som kostar 100 kr per exemplar. På distriktsstämman lottades fyra platser ut till föreningarna för deltagande i kursen i Ljungsbro. Dessa fyra får också den inspelade CD:n med beskrivning av danserna. 2

3 36 Blankett 6 och verksamhetsberättelser från föreningarna och funktionärsförteckningen Bengt Edholm lämnade den sista blankett 6 och verksamhetsberättelsen från Rekarne och därefter har alla föreningarna lämnat dessa. Funktionärsförteckningen för distriktet kompletteras uppgifter om föreningarnas styrelse och träningsdagar. 37 Instruktioner Styrelsen gick igenom instruktionerna för ordförande, vice ordförande, kassör, suppleant och revisorer. föreslå distriktsstämman besluta om följande instruktioner Ordföranden är ansvarig för ledning av distriktets verksamhet. Det gäller för ordföranden få distriktet organiserat på ett funktionellt sätt. Det åligger ordföranden leda sammanträdet med allt vad det innebär av förberedelser och efterarbete representera föreningen och föra dess talan gentemot andra föreningar, distrikt och myndigheter vara väl ins i allt som rör sig inom föreningen och helst deltaga i så många som möjligt av dess aktiviteter hålla sig ájour med vad som händer i föreningarna, regionen och riksorganisationen initiera och föreslå utbildningar för styrelsen och sektioner följa upp fade beslut verkställs Vice ordförande Det åligger vice ordföranden biträda ordföranden i dennes göromål vid ordförandens frånvaro ersätta denne och dennes ordinarie göromål följa verksamheten för vara väl informerad om föreningens verksamhet leda eventuella projekt som styrelsen delegerar vara kontaktperson för valberedningen 3

4 Kassör Kassörsposten kräver ordning och reda. Det åligger kassören sköta och ansvara för distriktets bokföring enligt god bokföringssed se till banker, postgiro etc får reda på vem som ansvarar för distriktets pengar (efter årsmötet). Detta sker genom protokollsutdrag och kopia på årsmötesprotokollet kontrollera alla blanketter, kassaböcker, bankböcker från din företrädare och inte ta emot något oreviderat indriva fodringar få räkningarna esterade betala fakturor i rätt tid samt bevaka egna fakturor och kursavgifter informera styrelsen kontinuerligt om det ekonomiska läget ta fram erforderligt underlag för ekonomiska beslut följa upp ekonomiska beslut tillsammans med styrelsen göra förslag till budget i god tid göra bokslut ha god kontakt med revisorerna ansvara för den ekonomiska redovisningen i verksamhetsberättelsen Revisorer Det åligger revisorerna fortlöpande utöva tillsyn över hela verksamheten och inte bara räkna siffror strax innan årsmötet se till få kontinuerlig tillgång till protokoll, korrespondens m m upprätta revisionsberättelse där det framgår vad som har granskats och genomgåtts deltaga i distriktets verksamhet 4

5 Suppleant Det åligger suppleant stå till styrelsens förfogande se till erhålla protokoll och övrig information deltaga i möjligaste mån vid samtliga styrelsemöten 38 Stadgar, omformulering av text På distriktsstämman fick styrelsen i uppdrag omformulera 4 moment 1 och 8 moment 2. Efter omformuleringen skall även dessa delar av stadgarna betraktas som antagna för första gången. Texten som omformuleras lyder 4 VERKSAMHET OCH LEDNING Moment 1 Distriktets verksamhet leds av styrelsen. Beroende av verksamhetens omfning kan ansvaret för en del av verksamheten läggas över på en eller flera sektioner. Den eller dessa skall bestå av ordförande och det antal som distriktsstämman beslutar. 8 REVISION Moment 2 Revisorerna ska arbeta efter instruktioner fastställda av distriktsstämman. följande omformulering 4 VERKSAMHET OCH LEDNING Moment 1 Distriktets verksamhet leds av styrelsen. Beroende av verksamhetens omfning kan ansvaret för en del av verksamheten läggas över på en eller flera sektioner. Den eller dessa skall bestå av sektionssamordnaren och det antal som distriktsstämman beslutar. 8 REVISION Moment 2 Revisorerna ska granska och revidera distriktets verksamhet enligt god revisionssed. 39 Hemsidan Björn Falk har Front Page på sin dator och har börjat titta på en ny hemsida. Malin Ekdahl kan också göra hemsidor så Björn tar kontakt med henne. Vi har väntat länge på kunna fixa hemsidan men nu verkar det börja rulla på. 40 Övriga frågor Gunbritt har en komplett e-postlista som ska användas när utskick sker från distriktet. Skicka materialet till Gunbritt så skickar hon det vidare till alla berörda. 5

6 41 Nästa sammanträde Sammanträdet är planerat till torsdagen den 22 maj kl 19.00, telefonmöte och ytterligare ett möte är preliminärt planerat till 2 augusti. 42 Sammanträdets avslutning Distriktsordföranden tackar ledamöterna, önskar oss en god n och avslutar därefter sammanträdet. Vid protokollet Justeras Gunbritt Österlund Björn Falk Kurt-Elof Berglund 6