Protokoll nr 4 fört vid JM styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll nr 4 fört vid JM styrelsemöte Datum: Tisdagen den 19 maj 2015 Plats: Stavgårdsgatan 57, Bromma Tid: Närvarande: Valentino Berti Raija Lounavaara Gunilla Rönnholm AnnMarie Lindqvist Mimmie Moran Ulla Schärman Joel Johnson Frånvarande: Lena Olsson 1. Mötets öppnande Valentino Berti, ordförande, förklarade mötet öppnat. 2. Välkommen och notering av närvaro Valentino hälsade alla välkomna och närvaron noterades. 3. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes med följande ändringar. Punkterna: 6 Styrelsearbete och 7 Ekonomi flyttades till kommande styrelsemöte den 2 juni Val av justeringsman AnnMarie Lindqvist valdes till justeringsman.

2 5. Protokoll från den 14 april Protokollet godkändes med följande tillägg/ändringar: Protokollen ska från och med januari 2015 numreras och de beslut som styrelsen fattat anges i slutet av protokollet. Punkt 4: Styrelsen fattade beslut om styrelsemedlemmarnas olika ansvarområden. Punkt 5: Lena Olsson redovisade kontoplanen som diskuterades av styrelsen. En modifierad kontoplan tas upp vid nästa styrelsemöte den 2 juni Lena informerade om att kr nu har placerats på ett räntebärande konto hos Collector med statlig insättningsgaranti i 12 månader. Punkt 9. Arvoden i föreningen ajourneras till styrelsemötet den 2 juni Utbildningen Rapport från senaste utbildningen AnnMarie informerade om att JM har fått 10 nya medlemmar efter den senaste utbildningen som avslutades den 10 maj. Har man frågat de förra examinerade kursdeltagarna hur de känner för JM (enkäten)? AnnMarie delade ut en enkät/kursutvärdering som deltagarna i den senaste kursen kommer att få svara på. Hon vill gärna ha in synpunkter på enkäten till nästa styrelsemöte. De deltagare som gick februarikursen har fått svara på en enkät med öppna frågor. Resultatet är mycket positivt. Bland annat har rollspelen upplevts som positiva. Ett förslag som framkommit från deltagarna är att använda namnlappar så att de snabbt kan lära sig varandras namn. Status nya utbildare till våren 2016 På gruppledarmötet den 12 maj tog Mimmie Moran upp frågan om behovet av ytterligare utbildningsledare och efterlyste då förslag på tänkbara utbildningsledare från gruppledarna senast i augusti. AnnMarie och Sara kommer att gå igenom utbildningsmaterialet. 9. Verksamhetsplan 2015 Styrelsen diskuterade vilka mål som ska gälla för verksamhetsplanen Idag är vi 122 aktiva medlemmar och målet är att vi om tre år, vid årsmötet 2018, ska vara 165 aktiva medlemmar. Delmålet är 130 aktiva medlemmar den 31 december Aktiviteter för att nå målet

3 Vässa rekryteringsprocessen, bland annat genom att Mimmie ringer upp alla som slutat hos JM för att ta reda på orsaken till varför de valt att sluta. Rekryteringsprocessen skulle också kunna förbättras genom att ha två intervjuer i samband med varje rekrytering. Styrelsen enades om att en idealisk storlek på grupperna vore 14 medlemmar. Aktivitet för att nå målet Detta mål kan nås genom en successiv nedtrappning av gruppernas storlek. I höst kommer det finnas behov av 1-2 nya grupper. De skulle då kunna bestå av 2-3 erfarna medlemmar och 5-6 nya medlemmar från höstens utbildning. et är att JM innan årets slut ska ha en egen lokal. Aktiviteter för att nå målet Fortsätta sökandet efter en egen lokal att hyra inom tullarna och med bra kommunikationer. Gunilla Rönnholm skriver ned punkter med vilka krav som lokalen ska uppfylla och Raija Lounavaara tar på nytt upp frågan i nästa nyhetsbrev. AnnMarie kontaktar Stockholms stift för att höra om de har någon lämplig lokal. 10. Medlemmar Mimmie rapporterade från det senaste gruppledarmötet den 12 maj. På mötet redogjorde hon bland annat för sina telefonkontakter med några tidigare medlemmar för att efterhöra varför de valt att sluta i JM. Där togs också upp behovet av en ny grupp och en ny gruppledare. Lars-Anders Rolfhamre erbjöd sig att inledningsvis vara gruppledare för en ny grupp och fasa in en ny gruppledare. Styrelsen diskuterade skillnaderna mellan att vara aktiv medlem, vilande medlem och vän inom JM. En vilande medlem tar inga pass men får information, inbjudan till studiedagar och kan delta på årsmöten. De kan även under max ett år logga in på hemsidan. En vän får bara information. Vän kan man bli på grund av hög ålder, sjukdom eller av annan anledning. Styrelsen ifrågasatte om det finns ett behov av att ha kvar begreppet vän inom JM. Beslut: Det ska bara finnas två kategorier av medlemmar inom JM, aktiva medlemmar och vilande medlemmar. En vilande medlem tar inga pass men får information, inbjudan till gruppmöten och studiedagar samt kan delta på årsmöten. De kan även under max ett år logga in på hemsidan. Begreppet vän tas därmed bort. Gruppledarna sköter om detta i grupperna och Mimmie informerar Diana Tiger.

4 En annan fråga som togs upp på gruppledarmötet var om vi ska skriva intyg till de medlemmar som har gått kursen. En medlem har begärt ett intyg på att hon/han har deltagit i kursen samt suttit pass inom JM. Beslut: Styrelsen beslutade att återinföra kursintyg till dem som gått kursen. AnnMarie och Raija åtog sig att ta fram ett förslag på kursintyg. 11. Information Information om webbsidan, nyhetsbrev och övrig info Raija informerade om att det pågår förändringar på JM:s hemsida. Nästa nyhetsbrev kommer ut vid månadsskiftet maj/juni. Hon påminde också om att TV4 under denna vecka kommer ha ett tema om självmord där det framgår att det vid behov finns möjlighet att ringa till jourhavande medmänniska. Incidentrapport Valentino redogjorde för incidenten där det inkommit klagomål från en man som var självmordsbenägen och som blev hämtad av polis. Det har visat sig att incidenten skedde utanför JM:s verksamhet och den föranleder därför ingen åtgärd. Vem svarar på officiellt på klagomål från uppringare Raija skriver ett svarsbrev (standardbrev) som Valentino undertecknar Övriga ärenden Valentino rapporterade om felaktig klassregistrering av logotyp och varumärke hos PRV. Gunilla Rönnholm föreslog att lösenordet för medlemmar på JM:s hemsida bör bytas ut då det är så pass många medlemmar som har slutat. Det nya lösenordet är: XXXXXX (bortredigerat av säkerhetsskäl). Information om detta går ut till medlemmarna i nästa nyhetsbrev vid månadsskiftet maj/juni. Det har inkommit en fråga från en person som var medlem i JM på 1990-talet om hon/han måste gå om kursen för att bli medlem på nytt. Styrelsen bedömer att det är nödvändigt eftersom det har gått så många år och kursen har utvecklats sedan dess. 13. Mötets avslutande Valentino avslutade mötet. Beslut som fattats vid styrelsemötet

5 Beslut: Det ska bara finnas två kategorier av medlemmar inom JM, aktiva medlemmar och vilande medlemmar. En vilande medlem tar inga pass men får information, inbjudan till gruppmöten och studiedagar samt kan delta på årsmöten. De kan även under max ett år logga in på hemsidan. Begreppet vän tas därmed bort. Gruppledarna sköter om detta i grupperna och Mimmie informerar Diana Tiger. Beslut: Styrelsen beslutade att återinföra kursintyg till dem som gått kursen. AnnMarie och Raija åtog sig att ta fram ett förslag på kursintyg. Beslut: Styrelsen beslutade att lösenordet för att komma in på medlemssidan byts den 10 juni Det nya lösenordet är: JM Information om detta går ut till medlemmarna i nästa nyhetsbrev vid månadsskiftet maj/juni.