Monika Hallberg. Hannes Carlsson 08:15. Hannes Carlsson. Carl Hamilton 08:30. Carl Hamilton. Mikael Jonsson 08:45

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (2) Plats och tid: Skutan, Strömsvik, , 08:15:00 - ca 12:00 Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Föredragande och ca tid 1 Information a) Personalärenden b) Tiomila c) GC Banvallen d) Jubileum 2018 e) Transportstöd till skärgårdsföretag f) Central Baltic-projektet "Smart Marina" g) Gatu- och fastighetskontorets miljöledningssysten h) Medborgarkontor i) Övrig information 2 Ekonomisk uppföljning Uppföljning av verksamhet under Revidering av dokumenthanteringsplan erna 5 Policy och riktlinjer för förenings- och arrangemangsstöd i Valdemarsviks kommun 6 Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt Bidrag till utomstående föreningar Investerings- och upprustningsbidrag samt Monika Hallberg Hannes Carlsson 08:15 Hannes Carlsson Hannes Carlsson Carl Hamilton 08:30 Carl Hamilton Mikael Jonsson 08:45 Monika Hallberg 09:00 Caroline Starkås Monika Hallberg Martine Christensen Odenhall 09:45 Monika Hallberg Gustav Liljenström Sven Stengard 10:00 Cecilia Törnborg 10:30 Dennis Gidlund 10:45 Monika Hallberg Monika Hallberg Monika Hallberg

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 (2) bidrag till förfogande Stöd till sockenföreningen i Gryt Monika Hallberg Erland Olauson (S) Ordförande Eva Köpberg Sekreterare

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Nämnd Information a) Personalärenden b) Tiomila c) GC Banvallen d) Jubileum 2018 e) Transportstöd till skärgårdsföretag f) Central Baltic-projektet "Smart Marina" g) Gatu- och fastighetskontorets miljöledningssysten h) Medborgarkontor i) Övrig information Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Justerare......

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Nämnd Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (2) KS-SA Ekonomisk uppföljning 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (3) KS-SA Uppföljning av verksamhet under 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) KS-SA Revidering av dokumenthanteringsplanerna Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Cecilia Törnborg Xxxxx Justerare......

8 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Cecilia Törnborg Mottagare Kommunstyrelsen Revidering av dokumenthanteringsplanerna Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar de reviderade dokumenthanteringsplanerna för Sektor Stöd och Omsorg, Sektor Samhällsbyggnad och Kultur, Sektor Barn Utbildning och Arbetsmarknad, Avdelning Service och Administration och den nya dokumenthanteringsplanen för Kommunchef och Stab. 2. Kommunfullmäktige antar den nya dokumenthanteringsplanen för Överförmyndaren. Ärendebeskrivning De nuvarande dokumenthanteringsplanerna för Valdemarsviks kommun gjordes under 2011 med några revideringar under De stämmer inte längre men kommunens organisation vilket även kommunens revisorer påpekade. Mot bakgrund av detta har vi nu reviderat planerna så de stämmer med kommunens organisation och gjort vissa förändringar i innehållet. Det har även tagits fram en kommungemensam dokumenthanteringsplan som tar upp de dokument som berör alla sektorer, den finns inlagd i alla sektorers dokumenthanteringsplan. Det har även gjorts en ny dokumenthanteringsplan för Kommunchef och Stab och för Överförmyndaren. Cecilia Törnborg Registrator Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

9 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab Kommungemensam Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Anbud/anbudshandlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år,. OSL 3 kap 19. Diarieföres efter antagandebeslut. Ej vunna anbud gallras efter 4 år Anmälan/underrättelse från polismyndigheten Papper Systematisk förvaring och postlista Tjänsterum Gallras 2 år Nej Annonsmanus Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Vid inakt. Nej/*3 år Arbetsmaterial Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Om manuset ingår i ett ärende följer det akten till c-arkiv Avtal (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt. Avtal rutinmässiga (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Gallras 2 år efter inakt. Nej Tex, kopiatorer, hyresavtal mm Beslut från externa myndigheter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Registreras i ärende Brochyrer (egna)* Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Vissa broschyrer kan finnas i ärenden

10 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab Cirkulär Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Delegationsbeslut Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras 4-5 år Diarieförda handlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Tex. överklagade beslut, skrivelser, ansökningar mm. Dokumenthanteringsplan Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Finns som ärende i diariet. Enkäter upprättade hos kommune Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Ja*/nej Vid inakt. *Sammanställning av enkäter bevaras. Enkäter inkommande till kommunen Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post (ingen eller ringa vikt) Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post som kräver åtgärd Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 6 mån Nej E-post av vikt Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Blir ärenden i diariet Granskningsrapporter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Från tex. revisorerna Kallelser/dagordningar/föredrags-Papper/digitaltSystematislistor förvaring Närarkiv/server Bevaras 5 år till politiska organ

11 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab Kurser/inbjudningar Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Körjournaler leasingbilar Papper (bok) Systematisk förvaring Bilen/ tjänsterum vid fulltecknad Mötes-minnesanteckningar/ protokoll från avd-/personal-/ informations/interna verksamhetsmöten Papper/digitaltSystematisk förvaring/ intranätet Tjänsterum/ server Gallras 5 år Gallras 5 år Nej Nej Gallras 5 år efter sista anteckning Offerter Organisationsplaner/schema (kommunövergripande) Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras/ gallras Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ingår i ärende Organisationsplaner/schema (sektorsorganistation) Policys/styrdokument/ reglementen/ delegationsordningar Protokoll från politiska organ Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras/ gallras Närarkiv Bevaras 3 år Närarkiv Bevaras 5 år Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Reklam/trycksaker Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 2 år Nej

12 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab Remisser Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Röstbrevlådemeddelande av ringa/kortvarig betydelse Ljudupptagning Röstbrevlådemeddelande av vikt Ljudupptagning Telefonsystemet Efter avlyssnin g Telefonsystemet Efter utskrift till tjänst.an Skyddsrondsprotokoll Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Nej 3 år Ljudmeddelandet skrivs som en tjänsteanteckning och blir ett ärende i diariet. Statistik till andra myndigheter Papper/digitaltSystematisk förvaring Närarkiv/ tjänsterum Vid inakt. Nej Tjänsteansökningar Papper/digitaltRekryteringssystem Server Gallras 2 år Nej Papperansökningar skannas in och bevaras digitalt.

13 Dokumenthanteringsplan Stab- Statiskt, Upphandling mm Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Information/ statistik Befolkningsstatisitk Papper/ Digitalt Systematisk förvaring Systematisk förvaring Kommunstyrelsen Komunchef och Stab Förvaringsplats Tjänsterum/ server Gallras/ bevaras Bevaras Information på hemsidan Digitalt Server Vid inakt Ej Leverans centralarkiv 10 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Inlägg på sociala medier Digitalt Server Vid inakt Ej Kortnytt Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 1 ex från 10 år varje utgåva bevaras Nyheter hemsidan Digitalt Server Skärmdump bevaras PUL Anmälan om uppgiftsombud Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Ej Skärmdump hel- och halvår Information till personuppgiftsombud Papper/ Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum/ server Vid inakt Ej PUL registerförteckning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Ej Registerutdrag, begäran om samt svar Försäkring/ Upphandling Allmän info om om upphandling Papper/ Digitalt Papper / digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum/ server Vid inakt Ej Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inak Ej 5

14 Dokumenthanteringsplan Stab- Statiskt, Upphandling mm Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Tilldelningsbeslut från Upphandlingscenter Papper / digitalt Förvaringsplats Gallras/ Leverans Kommentar Systematisk förvaring bevaras centralarkiv ev sekretess Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inak Ej Återsänds till upphandc. Avtal via upphandlingcenter Digitalt Server Administreras och tillhandahålls via upphandlingscenter Fordonsbeställning leasingbilar Papper / digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum/ server Vid inak Försäkringsbrev Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Vid inakt/ 10 år Försäkringshandlingar övrigt Papper/ digitalt Systematisk förvaring Kommunstyrelsen Komunchef och Stab Server/ Närarkiv Vid inak Ej Ej 2017-XX-XX 6

15 Dokumenthanteringsplan Näringsliv/Turism/Skärgårdsråd Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab 2017-XX-XX Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Ansökan transportstöd Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år Ej Anteckningar, kopior rörande historik kring platser Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Ej Avtal - skötsel av vandringsleder Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Ej Handlingar från "Vista" Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Ej Inbjudningar tex till frukostmöten, närverksträffar Information från Kustlandet Marknadsförings- insatser av mindre karaktär Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Systematisk förvaring Systematisk förvaring Systematisk förvaring Server/ tjänsterum Server/ tjänsterum Server/ tjänsterum Vid inakt Ej Vid inakt Ej Vid inakt Ej Nyhetsbrev Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Ej Rapporteras i KSAU som informationspunkt Pressutklipp Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Ej Protokoll från kommittér, arbetsgrupper eller liknande Redovisning av försäljning på turistbyrån Digitalt/ Papper Systematisk förvaring Server/ tjänsterum Papper Systematisk förvaring Tjänsterum (Ekonomi) Vid inakt Ej Rapporteras ibland i KSAU som informationspunkt 10 år 2 år Hanteras av ekonomiavdelningen 7

16 Dokumenthanteringsplan Näringsliv/Turism/Skärgårdsråd Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab 2017-XX-XX Skärgårdssamarbete Digitalt/ papper På server/ Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Ej Rapporteras ibland i KSAU Sevärdhetsregister Digitalt På server/ CD Tjänsterum Bevaras Efter utgivn på CD Statistik över gästnätter på vissa anläggningar Papper Diarie Tjänsterum/ närarkiv Bevaras Tillstånd för arrangemang Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Ej 2 år Ett ex bevaras - läggs i akt och arkiveras Turistekonomisk beräkning TEM Papper Diarie Tjänsterum/ närarkiv Turistrapport Papper Diarie Tjänsterum/ närarkiv Bevaras Bevaras 2 år 2 år 8

17 Dokumenthanteringsplan Krisberedskap Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Lagen om extraordinär händelse Beslut från Länsstyrelsen Beslut från MSB (myndigheten för samhällsskydd och beredskap Information från Länsstyrelsen, upprättande RSA Information från MSB Kallelse från Länsstyrelsen, ERFA* och RSF* Papper/ digitalt Papper/ digitalt Papper/ digitalt Papper/ digitalt Papper/ digitalt Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Ex. bidrag och ersättning Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Årlig uppföljning inom mandatperiod. Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Lagen om skydd mot olyckor Beslut från RTÖG Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ex. taxor, sotning (Räddningstjänsten Östra Götaland) Handlingsprogramet Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år 2017-XX-XX Information från RTÖG SOS Alarm Avtal Papper/ digitalt Papper/ digitalt *ERFA= samverkan erfarenhetesbyte för kommuner *RSF= regional samverkansfunktion Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Diariet Närarkiv Bevaras 3 år el. vid inakt. Ex. lokaler och larm

18 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab 2017-XX-XX

19 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunchef och Stab 2017-XX-XX gar

20 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Kommungemensam Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX- Anbud/anbudshandlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år. OSL 3 kap 19. Diarieföres efter antagandebeslut. Ej vunna anbud gallras efter 4 år. Anmälan/underrättelse från polismyndigheten Papper Systematisk förvaring och postlista Tjänsterum Gallras 2 år Nej Annonsmanus Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Vid inakt. Nej/*3 år Arbetsmaterial Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Om manuset ingår i ett ärende följer det akten till c-arkiv Avtal (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt. Avtal rutinmässiga (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Gallras 2 år efter inakt. Nej Tex, kopiatorer, hyresavtal mm Beslut från externa myndigheter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Registreras i ärende Brochyrer (egna)* Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Vissa broschyrer kan finnas i ärenden

21 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Cirkulär Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX- Delegationsbeslut Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras 4-5 år Diarieförda handlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Tex. överklagade beslut, skrivelser, ansökningar mm. Dokumenthanteringsplan Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Finns som ärende i diariet. Enkäter upprättade hos kommune Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Ja*/nej Vid inakt. *Sammanställning av enkäter bevaras. Enkäter inkommande till kommunen Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post (ingen eller ringa vikt) Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post som kräver åtgärd Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 6 mån Nej E-post av vikt Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Blir ärenden i diariet Granskningsrapporter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Från tex. revisorerna Kallelser/dagordningar/föredrags-Papper/digitaltSystematislistor förvaring Närarkiv/server Bevaras 5 år till politiska organ

22 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Kurser/inbjudningar Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX- Körjournaler leasingbilar Papper (bok) Systematisk förvaring Bilen/ tjänsterum vid fulltecknad Mötes-minnesanteckningar/ protokoll från avd-/personal-/ informations/interna verksamhetsmöten Papper/digitaltSystematisk förvaring/ intranätet Tjänsterum/ server Gallras 5 år Gallras 5 år Nej Nej Gallras 5 år efter sista anteckning Offerter Organistationsplaner/schema (kommunövergripande) Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras/ gallras Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ingår i ärende Organisationsplaner/schema (sektorsorganistation) Policys/styrdokument/ reglementen/ delegationsordningar Protokoll från politiska organ Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras/ gallras Närarkiv Bevaras 3 år Närarkiv Bevaras 5 år Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Reklam/trycksaker Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 2 år Nej

23 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Remisser Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år 2017-XX-XX- Röstbrevlådemeddelande av ringa/kortvarig betydelse Ljudupptagning Röstbrevlådemeddelande av vikt Ljudupptagning Telefonsystemet Efter avlyssnin g Telefonsystemet Efter utskrift till tjänst.an Skyddsrondsprotokoll Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Nej 3 år Ljudmeddelandet skrivs som en tjänsteanteckning och blir ett ärende i diariet. Statistik till andra myndigheter Papper/digitaltSystematisk förvaring Närarkiv/ tjänsterum Vid inakt. Nej Tjänsteansökningar Papper/digitaltRekryteringssystem Server Gallras 2 år Nej Papperansökningar skannas in och bevaras digitalt.

24 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Trafik Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Beslut gällande enskilda vägar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Förfrågningar/ synpunkter/ Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Nej klagomål av rutinartad karaktär digitalt Informationsblad Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Lokala Trafikföreskrifter, bl a avstängningar, nya föreskrifter, ändringar, remissvar digitalt Papper Diariet Närakriv Bevaras 3 år Mottagningsbevis Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Parkeringsavgifter Papper Diariet Tjänsterum Bevaras Vid avslut Produktkataloger/ produktblad Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Parkeringstillstånd rörelsehindrad Papper Diariet/systematisk förvaring Tjänsterum. Låsbart utrymme. 1 år efter utgången Nej giltighets tid Sammanställningar, enskilda vägar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 1 år Nej Tidskrifter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Trafiksäkerhet, kampanjer Papper/ digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Utredningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Kommentar ev sekretess OSL 26 kap xx-xx 5

25 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Centralt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Ansökn om tillstånd enligt Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år ordningslagen Bankgarantier, Papper Systematisk förvaring Närarkiv SoA Återsändes Nej borgenshandlingar o dyl Förfrågningar/ synpunkter/ Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Nej klagomål av rutinartad karaktär digitalt Informationsblad Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej digitalt Köpehandlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Markupplåtelsepolicy Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Markupplåtelse Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Mottagningsbevis Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Produktkataloger/ produktblad Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Skadeanmälan personskada Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning upphör Tidskrifter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Tillståndsbevis Papper Diarum/ systematisk Tjänsterum Bevaras/ 3 år / Nej förvaring vid intakt Utredningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Yttrande nyttjande av offentlig Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år plats Kommentar ev sekretess Till personalavdelningen 2017-xx-xx 6

26 Dokumenthanteringsplan Fastighetskontoret Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Fordonsförteckning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Förfrågningar/ Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Nej synpunkter klagomål av digitalt rutinartad karaktär Köpehandlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Låsschema Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Löpande underhållsplaner Papper Diariet/Systematisk förvaring Närarkiv/ Tjänsterum 10 år 3 år Meddelande Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej bilbesiktning Meddelande strömavbrott Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Mottagningsbevis Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Nyckelkvittenser Papper Systematisk förvaring Närarkiv Vid inakt Nej Produktkataloger/ Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej produktblad Periodiskt återkommande besiktningar, tex hissar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum/ Respektive arbetsplats Vid inakt Nej Skadeanmälan personskada Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning upphör Tidskrifter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Kommentar ev sekretess När ny besiktning gjorts Till personal avdelningen 2017-xx-xx Sida 7

27 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Gatukontoret Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Anläggningsinformation Grännäs Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej IP Anläggningsinformation Ishallen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Belysningspunkter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Besiktningsintyg billyft, grind, Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej port Broinspektion Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Dagboksanteckningar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 5 år Nej Fordonsförteckning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Förfrågningar/ synpunkter/ Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Nej klagomål av rutinartad karaktär digitalt Hamnordning, föreskrifter, taxa Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Hyreskontrakt båtplats Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Informationsblad Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej digitalt Köpehandlingar Papper Diariet Närakriv Bevaras 3 år Lekplatsförteckning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Maskinförarlista Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 5 år Nej Meddelande bilbesiktning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Meddelande strömavbrott Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Mottagningsbevis Papper Diariet Närakriv Bevaras 3 år Produktkataloger/ produktblad Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Service och underhållsschema Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej belysning Skadeanmälan, personskada Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning upphört Skogsförvaltning, div handl Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Skogsvårdsplan Papper Systematisk förvaring Tjänsterum (AME) Vid inakt Nej Kommentar ev sekretess Till personalavd 2017-xx-xx 8

28 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Gatukontoret Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Tidskrifter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Utkallningsrapport Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 5 år Nej Utredningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Vid avslut Kommentar ev sekretess 2017-xx-xx 9

29 Dokumenthanteringsplan Renhållning Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Anmälan adressändring Papper Systematisk förvaring Kundtjänst Vid inakt Nej Söderköping Anmälan ägarbyte fastighet Papper Systematisk förvaring Kundtjänst Vid inakt Nej Söderköping Förfrågningar/ klagomål/ synpunkter av rutinartad karaktär Papper/ digitalt Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Nej Kommentar ev sekretess 2017-xx-xx Informationsblad till abonnenter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Inköpsnota, mätbesked Papper/ digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Meddela konto till ekonomiavd Köpehandlingar Papper Diariet Närakriv Bevaras 3 år Meddelande om strömavbrott Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Mottagningsbevis Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Produktkataloger/ Produktblad Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Renhållningsordning Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Renhållningstaxa Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Securitas åtgärdsrapport Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Skadeanmälan personskada Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning upphört Till personalavdelningen Tidskrifter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Utbetalningsbesked/ avräkningsnota Papper/ digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Meddela konto till ekonomiavd Utredningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Sida 10

30 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur VA-kontor Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv ABVA Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Analysrapporter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 1 år Nej Anmälan adressändring Papper/ Systematisk förvaring Kundtjänst vid inakt Nej digitalt Söderköping Anmälan ägarbyte fastighet Papper/ Systematisk förvaring Kundtjänst vid inakt Nej digitalt Söderköping Arbetsplanering Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 5 år Nej Dagböcker Papper Systematisk förvaring Resp 5 år Nej anläggning Driftinstruktioner Papper Systematisk förvaring Resp vid inakt Nej anläggning Elbesiktningsintyg Papper Systematisk förvaring Resp 10 år Nej anläggning Förfrågningar/ klagomål/synpunkter Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Nej av rutinartad karaktär digitalt Informationsblad Papper Systematisk förvaring Tjänsterum vid inakt Nej Jourlistor/Beredskapsschema VA Papper Systematisk förvaring Tjänsterum vid inakt Nej Konsultutredningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Vid avslut Kvartalsrapporter/ miljörapporter VAanläggningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Vid avslut Meddelande dags för bilbesiktning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum vid inakt Nej Meddelande strömavbrott Papper Systematisk förvaring Tjänsterum vid inakt Nej Mottagningsbevis Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Produktkataloger/ produktblad Papper Systematisk förvaring Tjänsterum vid inakt Nej Servisanmälan VA-anslutningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Skadeanmälan personskada Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning upphört Säkerhetsdatablad Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Kommentar ev sekretess Till personalavd 2017-xx-xx Sida 11

31 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur VA-kontor Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Tidskrifter Papper Registrering digitalt/ Tjänsterum Vid inakt Nej Systematisk förvaring Utredningar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år VA-taxa Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Vattenskyddsområde Papper Diariet Närakriv Bevaras 3 år Kommentar ev sekretess 2017-xx-xx Sida 12

32 Dokumenthanteringsplan Kultur, övergripande (inkl vänortsarbete) Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Handlingstyp Beskrivning Registrering digitalt / systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras / bevaras Leverans centralarkiv Kommentar Beställda försändelser och paket Brev Paket Tjänsterum Vid inakt Interna anvisningar, policys och Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum/ Vid inakt mallar digitalt på server Projekthandlingar, mindre projekt Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Projekthandlingar, större projekt Papper Diariet Närarkiv bevaras 3 år Systemdokumentation datasystem Papper/ Systematisk förvaring Tjänsterum/ Vid inakt digitalt server Underlag för statistik som redovisas vid nämnden eller i verksamhetsberättelse Papper / digitalt Systematisk förvaring Tjänstrum/ server Vid inakt Upphandlingshandlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Vänortsarbete: Dokumentation från besök Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Förteckning över ledamöter Rojakommitté Bevaras Digitalt Troman Server Letter of Intent/viljeförklaringsbrev Bevaras Papper Diariet Närarkiv 3 år Minnesanteckningar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Vänortsavtal Papper Diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt xx-xx Sida 13

33 Dokumenthanteringsplan Kultur, musik och dans Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Förvaringsplats Gallras/ Leverans Systematisk förvaring bevaras centralarkiv Ansökan bidrag till studieförbund Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Kommentar ev sekretess 2017-xx-xx Ersättning till enskilda uppdragstagare utan Fskattesedel Evenemangsinformation, t ex affischer, överenskommelser, informationsblad, besöksstatistik Ansökan kulturbidrag Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Ansökan om Svensk flagga/ fana Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Ersättning till artister, föredragshållare, musiker etc Papper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år 2 år Hanteras som vanlig faktura om F-skattesedel finns Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år 2 år Lämnas till lönekontoret Papper Systematisk förvaring Kulturenheten Bevaras Nej Handkassa redovisning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år Nej Konstförteckning Papper Diariet Tjänsterum/ Bevaras 3 år närarkiv Kulturpris - nominering och Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år beslut Pressklipp Papper Systematisk förvaring Kulturenheten Bevaras Nej 14

34 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Bibliotek Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Arkivplan över tidningar Papper Systematisk förvaring Biblioteket Vid inakt Nej Beståndsregister över all media som lånas ut Beställda produkter CD, DVD, Systematisk förvaring Biblioteket Vid inakt Nej böcker osv Böcker - "gåva" från organisationer, universitet mm Fjärrlån Böcker Systematisk förvaring Biblioteket Återlämnas Nej Handlingsprogram Papper Diariet Närakriv Bevaras 3 år Kravlistor Digitalt På server Biblioteket Vid inakt Nej Prenumerationsregister Digitalt På server Vid inakt Nej Register av lån per Digitalt På server Biblioteket Vid inakt Nej person Register över låntagare Digitalt På server Biblioteket Vid inakt Nej Kommentar ev sekretess Digitalt/papperSystematisk förvaring Biblioteket Vid inakt Nej Ett årligt uttag görs som sparas digitalt Papper Systematisk förvaring Biblioteket Nej Införlivas eller slänges SFS Svensk författningsamling Häfte Systematisk förvaring Biblioteket 1 år Nej Utlåningsstatistik Digitalt/ Systematisk förvaring Biblioteket Bevaras papper + KB xx-xx 15

35 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Kommungemensam Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Anbud/anbudshandlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år. OSL 3 kap 19. Diarieföres efter antagandebeslut. Ej vunna anbud gallras efter 4 år. Anmälan/underrättelse från polismyndigheten Papper Systematisk förvaring och postlista Tjänsterum Gallras 2 år Nej Annonsmanus Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Vid inakt. Nej/*3 år Arbetsmaterial Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Om manuset ingår i ett ärende följer det akten till c-arkiv Avtal (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt. Avtal rutinmässiga (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Gallras 2 år efter inakt. Nej Tex, kopiatorer, hyresavtal mm Beslut från externa myndigheter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Registreras i ärende Brochyrer (egna)* Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Vissa broschyrer kan finnas i ärenden

36 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Cirkulär Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX Delegationsbeslut Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras 4-5 år Diarieförda handlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Tex. överklagade beslut, skrivelser, ansökningar mm. Dokumenthanteringsplan Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Finns som ärende i diariet. Enkäter upprättade hos kommune Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Ja*/nej Vid inakt. *Sammanställning av enkäter bevaras. Enkäter inkommande till kommunen Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post (ingen eller ringa vikt) Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post som kräver åtgärd Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 6 mån Nej E-post av vikt Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Blir ärenden i diariet Granskningsrapporter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Från tex. revisorerna Kallelser/dagordningar/föredrags-Papper/digitaltSystematislistor förvaring Närarkiv/server Bevaras 5 år till politiska organ

37 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Kurser/inbjudningar Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX Körjournaler leasingbilar Papper (bok) Systematisk förvaring Bilen/ tjänsterum vid fulltecknad Mötes-minnesanteckningar/ protokoll från avd-/personal-/ informations/interna verksamhetsmöten Papper/digitaltSystematisk förvaring/ intranätet Tjänsterum/ server Gallras 5 år Gallras 5 år Nej Nej Gallras 5 år efter sista anteckning Offerter Organistationsplaner/schema (kommunövergripande) Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras/ gallras Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ingår i ärende Organisationsplaner/schema (sektorsorganistation) Policys/styrdokument/ reglementen/ delegationsordningar Protokoll från politiska organ Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras/ gallras Närarkiv Bevaras 3 år Närarkiv Bevaras 5 år Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Reklam/trycksaker Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 2 år Nej

38 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Remisser Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år 2017-XX-XX Röstbrevlådemeddelande av ringa/kortvarig betydelse Ljudupptagning Röstbrevlådemeddelande av vikt Ljudupptagning Telefonsystemet Efter avlyssnin g Telefonsystemet Efter utskrift till tjänst.an Skyddsrondsprotokoll Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Nej 3 år Ljudmeddelandet skrivs som en tjänsteanteckning och blir ett ärende i diariet. Statistik till andra myndigheter Papper/digitaltSystematisk förvaring Närarkiv/ tjänsterum Vid inakt. Nej Tjänsteansökningar Papper/digitaltRekryteringssystem Server Gallras 2 år Nej Papperansökningar skannas in och bevaras digitalt.

39 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Allmänt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Domar Papper Procapita, Diarie Pärm i närarkiv 2 år senast efter 5 år Leverans centralarkiv Kallelser till SMU Papper I dator Word I pärm i närarkiv Bevaras 5 år till centralarkiv Protokoll SMU Papper I dator Word I pärm i närarkiv Bevaras 5 år till centralarkiv Delegationslistor Papper I procapita Pärm närarkiv Bevaras 5 år till centralarkiv Kommentar ev sekretess Mötesanteckningar från arbetsgrupp, personalmöten Papper I pärm I närarkiv Vid inakt Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information som har direkt betydelse för verksamheten Statistik SCB Papper I pärm i närarkiv Bevaras 5år 2017-XX-XX Synpunkter/Klagomål av allmän karaktär Papper Diarie Akt hos registrator Tillsynsärende Papper Diarie I akt hos registrator Verifikationer Attestlista utbet. Av försörjningsstöd 2 år När sammanställning gjorts Bevaras Papper I procapita I pärm i närarkiv 10 år 5

40 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst- Familjerätt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Systematisk förvaring Adoption Aktualiseringsintyg Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Anmälan om önskemål på kön, land, ålder på barn Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Ansökan om medgivande Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Ansökan till tingsrätt om adoption Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Beslut Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Beslut/ dom i förvaltningsdomstol Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Förfrågan om adoption från par från annan kommun Papper Systematisk förvaring i pärm Kommentar ev sekretess Närakriv Vid inakt Ej Handlingar rörande barns ursprung Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Inkommande och utgående handlingar av betydelse Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse Kommunstyrelsen Stöd och Omsorg Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I akt Närarkiv Vid inakt Ej 2017-XX-XX 6

41 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst- Familjerätt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Intyg om föräldrautbildning Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Leverans centralarkiv Jounalblad Papper Procaptia och pärm I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Kallelse till möte med handläggare osv Kommunstyrelsen Stöd och Omsorg Kommentar ev sekretess Papper I akt Närarkiv Vid inakt Ej Kallelse till rättegång Papper I akt Närarkiv Vid inakt Ej 2017-XX-XX Medgivande Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Medgivande till socialtjänst att hämta Papper I akt Närarkiv Vid inakt Ej uppgifter ur andra register eftergift Papper I akt Närarkiv Vid inakt Ej Utdrag ur polis- och socialregister Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Yttrande till Nationella adoptioner Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Faderskap Anmälan gemensam vårdnad Papper Procaptia och pärm I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats 7

42 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst- Familjerätt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Faderskapsbekräftelse Papper Procaptia och pärm I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Leverans centralarkiv Händelseförteckning Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats MF-, S-, Ä-protokoll Papper Procaptia och pärm I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Underrättelse från skatteverket Papper Procaptia och pärm I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Vårdnad, boende, umgänge Ansökan om kontaktperson vid umgänge Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats CSN, FK om godkänt avtal Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Domar från tingsrätt Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Inkomna och utgående handlingar av betydelse Kommunstyrelsen Stöd och Omsorg Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 8

43 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst- Familjerätt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse, kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Kommunstyrelsen Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ Leverans Kommentar Systematisk förvaring bevaras centralarkiv ev sekretess Papper I akt i närarkiv Vid inakt 2017-XX-XX Journalblad Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Meddelande från skatteverket Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Personbevis Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Påtalande om god man till tingsrätt Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Rapporter och kontakt med kontakperson Remiss och remissvar från tingsrätt om samarbetssamtal Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Tingsrättens begäran Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Tingsrätts dom Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats 9

44 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst- Familjerätt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Uppdrag att utse kontaktperson Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Uppföljningsrapporter Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Leverans centralarkiv Upprättade handlingar av betydelse Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Upprättade handlingar av tillfällig betydelse Upprättade handlingar av betydelse Utdrag ur polis- och socialregister Kommentar ev sekretess Papper I akt Närarkiv Vid inakt Ej Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Utredningar Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Yttrande från behandlingsläkare Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Yttrande från socialstyrelsens rättsliga råd Yttrande från socialnämnd till tingsrätt Kommunstyrelsen Stöd och Omsorg Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats 2017-XX-XX 10

45 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst- Familjerätt Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Återkallande av medgivande Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Leverans centralarkiv Äktenskapslicens Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Överenskommelse Papper I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 11

46 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Barn o ungdomar Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Leverans Kommentar Systematisk förvaring bevaras centralarkiv ev sekretess Personakter rörande insatser barn och ungdom. Dokumentation och handläggning i verksamhetssystem samt pappersakt Ansökningar Papper Verksamhetssystem / Akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat Ansökan om vård (till förvaltningsrätt) Papper Verksamhetssystem / Akt Anmälningar från skol, polis etc. Papper Verksamhetssystem / Akt Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Ansvarsförbindelser Papper Verksamhetssystem / Akt Avtal med familjehem, kontaktfamilj/ person Avtal om förordnande av vårdnadshavare i annan kommun och försörjningsansvar Beslut i enskilt ärende om insats Papper Verksamhetssystem / Akt Beslutsunderlag Papper Verksamhetssystem / Akt Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg uppdrag I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats 2017-XX-XX 12

47 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Barn o ungdomar Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Leverans Systematisk förvaring bevaras centralarkiv Dokumentation, t.ex vårdplaner, Papper Verksamhetssystem / I närarkiv bevaras 5 år efter behandlingsplaner, arbetsplaner Akt avslutat uppdrag Domar Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Papper Verksamhetssystem / Akt Händelseförteckning Papper Verksamhetssystem / Akt Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Kallelser till möte med handläggare m.m. Korrespondens av betydelse i ärendet Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Korrespondens av tillfällig betydelse/ Papper Verksamhetssystem / rutinmässig karaktär Akt Meddelande från institution om Papper Verksamhetssystem / utskrivning Akt I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Kommentar ev sekretess I närarkiv Vid inakt I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag 2017-XX-XX 13

48 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Barn o ungdomar Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Placeringsmeddelande från SIS Papper Verksamhetssystem / Akt Orosanmälningar som hör till eller ger upphov till ärende Orosanmälningar som inte ger upphov till ärende Upprättade handlingar av betydelse för ärendet Utredningar om lämpligt familjehem, kontaktfamilj/-person för barnet Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Utredningar i enskilt ärende Papper Verksamhetssystem / Akt Ärendeblad, journalblad Papper Verksamhetssystem / Akt Överklagan med bilagor Papper Verksamhetssystem / Akt Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv gallras 5 år efter efter 5 år avslutat uppdrag Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Yttranden till åklagare Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Yttranden enligt lagen om unga lagöverträdare (LUL) Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 14

49 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Barn o ungdomar Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Allmäna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Avskrifter, kopior och dupletter Papper Papper Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Gallras/ bevaras Vid inakt Vid inaktualit et Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Trycksaker som inte haft någon betydelse Personakter för familjehem Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Anmälan mot familjehem, utredning och beslut Papper Vid inaktualit et Dokumentation och handlägg i verksamhetssystem samt pappersakt Papper I akt I närarkiv bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Papper Verksamhetssystem / Akt Ansvarsförbindelser Papper Verksamhetssystem / Akt Ansökan om att bli familjehem Papper Verksamhetssystem / Akt Avtal om ersättningar efter vårdnadsöverflyytning Papper Verksamhetssystem / Akt Avtal t.ex. med kontaktperson Papper Verksamhetssystem / Akt I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag 15

50 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Barn o ungdomar Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Beslut om placering Papper Verksamhetssystem / Akt Beslut om vård/medgivande Papper Verksamhetssystem / Akt Ekonomiska uppgifter om familjehemsersättning Utredning av familjehem, kontaktfamilj/-person Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Ärendeblad, journalblad Papper Verksamhetssystem / Akt Allmäna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Avskrifter, kopior och dupletter Trycksaker som inte haft någon betydelse Utkast, kladdar och liknande papper vilkas betydelse har upphört Papper Papper Papper Papper Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Vid inakt Vid inaktualit et Vid inaktualit et Vid inakt Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 16

51 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Dödsboanmälan Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Dödsboanmälan Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Leverans centralarkiv Bouppteckningsintyg Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Dödsfallsintyg Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Ekonomisk redovisning Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Fullmakter Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Boutredning Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Kopior på dödsboanmälan Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Kopior på verifikationer Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Korrenspondens Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Mottagnings- /utlämningskvitto på omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 17

52 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Dödsboanmälan Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Protokoll över hembesök Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Leverans centralarkiv Släktutredningar Papper Procapita I akt i närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Dödsboanmälan där inget ärende inleds Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Papper Procapita I akt i närarkiv Gallras efter 5 år bevaras Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 18

53 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Ekonomiskt bistånd Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Personakter för ekonomiskt bistånddokumentation och handlägg i verksamhetssystem samt pappersakt Ansökning från enskild om bistånd Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Avhysning, hyresskulder, elskulder, vräkningsbeslut KFM Papper Systematisk förvaring i pärm, aktualisering I verksamhetssystem Närarkiv Gallras 2 år Leverans centralarkiv Beslut i enskilt ärende Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Beslut/domar i förvaltningsdom-stol Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Beslutsunderlag Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Bilagor till ansökan som underlag för beräkning, tex. Kostnader för resor, kopior hyresavi, hemförsäkring, lönespec, inbet till a-kassa/ föreningaavg. Dokumentation av planering, såsom handlingsplan, arbetsplan, överenskommelser Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Kommentar ev sekretess Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I verksamhetssystem Närarkiv Vid inakt 2017-XX-XX 19

54 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Ekonomiskt bistånd Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ Leverans Kommentar Systematisk förvaring bevaras centralarkiv ev sekretess Kallelser till möten med handläggare Papper I verksamhetssystem Närarkiv Vid inakt 2017-XX-XX Läkarintyg Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 6 år efter avslutad insats Redovisning av skulder Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 7 år efter avslutad insats Registerkontroll av tillfällig betydelse Papper I verksamhetssystem Närarkiv Vid inakt Registerkontroll som utgör underlag för beslut Skriftlig information till och från enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Spec. kontoinsättning pension FK Papper Pärm i närarkiv Gallras efter 10 år Upprättade handlingar i ärendet Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Upprättande av handlingar av tillfällig betydelse Papper I verksamhetssystem Närarkiv Vid inakt Utredningar i enskilt ärende Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats 20

55 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Ekonomiskt bistånd Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Återkravshandlingar Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Leverans centralarkiv Ärendeblad, journalblad Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Överklagan med bilagor Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Avskrifter, kopior och dupletter Trycksaker som inte haft någon betydelse Utkast, kladdar och liknande papper vilkas betydelse har upphört Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Kommentar ev sekretess Papper Vid inakt Vid inaktualit Papper et Vid inaktualit Papper et Papper Vid inakt 2017-XX-XX 21

56 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Missbruk Handlingstyp Beskrivning Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Personakter stödinsatser riktade mot vuxna Anmälningar som inte tillhör eller ger upphov till ärende Papper Verksamhetssystem / Akt Ansökningar med ev. bilagor Papper Verksamhetssystem / Akt Ärendeblad, journalblad Papper Verksamhetssystem / Akt Utredningar i enskilt ärende Papper Verksamhetssystem / Akt Beslut i enskilt ärende om insats Papper Verksamhetssystem / Akt I kronologisk pärm Gallras efter 5 år I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Beslutsunderlag Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Överklagan med bilagor Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser till rättegång, möte med handläggare Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats 22

57 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Missbruk Dokumentation av planering, såsom handlingsplan, arbetsplan, överenskommelser Remisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare, beroendevård Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, instutitioner(utförda på uppdrag av socialtjänst) Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag 2017-XX-XX Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Korrespondens av betydelse i ärendet Korrespondens av tillfällig betydelse/rutinmässig karaktär Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Fullmakter Papper Verksamhetssystem / Akt I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Vid inakt I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endasthar tillfällig betydelse Avhysning, hyresskulder, elskulder, vräkningsbeslut KFM Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Systematisk förvaring i pärm, aktualisering I verksamhetssystem I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Vid inakt I närarkiv Vid inakt Närarkiv Vid inakt 23

58 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Missbruk Droganalyser Papper Systematisk förvaring i pärm, aktualisering I verksamhetssystem Allmäna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande papper vilkas betydelse har upphört Avskrifter, kopior och dupletter Papper Papper Papper Trycksaker som inte haft någon betydelse Papper LVM-ärende Anmälningar från polis etc Papper Verksamhetssystem / Akt Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) med bilagor Papper Verksamhetssystem / Akt Ärendeblad, journalblad Papper Verksamhetssystem / Akt Utredningar i enskilt ärende Papper Verksamhetssystem / Akt Beslut i enskilt ärende om insats Papper Verksamhetssystem / Akt Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Närarkiv Vid inakt Vid inakt Vid inakt Vid inaktualit et Vid inaktualit et I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag 2017-XX-XX 24

59 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Missbruk Beslutsunderlag Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt (LVM) Journaler med bilagor från hem för vård och boende Dokumentation av planering t.ex. behandlingsplaner Korrespondens av betydelse i ärendet Korrespondens av tillfällig betydelse/rutinmässig karaktär insats Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper I verksamhetssystem Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad insats Papper Verksamhetssystem / Akt Papper Verksamhetssystem / Akt Droganalyser Papper Verksamhetssystem / Akt Yttrande till andra myndigheter Yttrande i körkortsärende Papper Verksamhetssystem / Akt Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Papper Verksamhetssystem / Akt Begäran om handräckning Papper Verksamhetssystem / Akt Efterlysningar Papper Verksamhetssystem / Akt Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg I närarkiv Bevaras 5 år efter avslutat uppdrag I närarkiv Bevaras I närarkiv Bevaras I närarkiv Bevaras I närarkiv Bevaras I närarkiv Bevaras I närarkiv Bevaras 2017-XX-XX 25

60 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Missbruk Yttranden i vapenärenden Papper Verksamhetssystem / Akt Handlingar inkomna från andra myndigheter Domar Förundersökningsprotokoll Handlingar rörande rättshjälp Meddelande om förundersökning Meddelande om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Papper Papper Papper Papper Papper Allmäna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som är gallringsbara Anteckningar och meddelande av tillfällig betydelse Avskrifter, kopior och dupletter Trycksaker som inte haft någon betydelse Utkast, kladdar och liknande papper vilkas betydelse har upphört Papper Papper Papper Papper Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg I närarkiv Bevaras Vid inakt. Vid inakt. Vid inakt. Vid inakt. Vid inakt. Vid inakt Vid inaktualit et Vid inaktualit et Vid inakt 2017-XX-XX 26

61 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Alkoholhandläggning Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Systematisk förvaring Alkoholtillstånd stadigvarande Papper I Castor diarie I pärm hos registrator Alkoholtillstånd tillfälliga allmänheten Papper I Castor diarie I pärm hos registrator Alkoholtillstånd tillfälliga slutna Papper I Castor diarie I pärm hos sällskap registrator Anmälan om försäljning av folköl Papper I Pärm Hos registrator 2 år efter försälj. upphört Restaurangrapporter Papper i pärm Hos registrator 10 år Tillsynsrapporter vid restaurangbesök Papper I akt Hos registrator 5 år med angivet undantag Gallras/ Leverans bevaras centralarkiv Bevaras 5 år efter att serv.tillst. upphört Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Kommentar ev sekretess Kopior hos handläggare Kopior hos handläggare Kopior hos handläggare Kopior hos handläggare Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallande av serveringstillstånd 2017-XX-XX 27

62 Dokumenthanteringsplan Socialtjänst - Alkoholhandläggning Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Papper I akt Hos registrator 3 år efter det att verk-samheten upphört Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Om beslut kan förstås utan underlag t.ex ansökan och yttranden från sökanden, bevis över godkännande av livsmedelslokal, F- skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis, meritförteckning, personbevis, verksamhetsbeskrivning, yttrande från andra förvaltningar 2017-XX-XX 28

63 Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg - Äldreomsorg Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Ansökan nedsatt hyra vid tillfälligt dubbelt boende Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Systematisk förvaring Papper Systematisk förvaring Pärm handläggare Gallras/ bevaras Bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Ekonomi 2017-XX-XX Arbetsmiljöbesiktning Papper Systematisk förvaring Handläggare 3 år Avgiftsbeslut Papper /digitalprocapita VoO Systematisk förvaring Pärm handläggare Bevaras Efter avslutad insats Avslutade personakter, avlidna Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Efter avslutad insats Avslutade personakter Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Efter avslutad insats Hyresöverenskommelse Papper Systematisk förvaring Enhetschef på boendet Överklagan avgiftsbeslut Papper Systematisk förvaring Pärm handläggare 2 år efter kontraktet s utgång Bevaras Efter avslutad insats Ekonomi Ekonomi 29

64 Dokumenthanteringsplan Stöd och Omsorg - Handikappomsorg Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Systematisk förvaring Andrahandskontrakt Papper Systematisk förvaring Pärm handläggare Avgiftsbeslut Papper Systematisk förvaring Pärm handläggare Fakturaunderlag Papper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2 år efter kontraktets utgång Bevaras 5 år Digitalt Procapita 2017-XX-XX Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan Papper Systematisk förvaring I personakt 2 år Papper Systematisk förvaring Pärm samordnare Utbetalning av habiliteringsersättning Papper Systematisk förvaring Pärm handläggare Utbetalningsbesked från Försäkringskassan Papper Systematisk förvaring Pärm områdeschef 2 år Debiteringsunderlag 2 år Ekonomi Finns även i verifikationspärm 2 år

65 Dokumenthanteringsplan Stöd och Omsorg - Flyktingmottagning Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Systematisk förvaring Anvisning om kommunplacering Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare Gallras/ bevaras Bevaras Leverans centralarkiv 10 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Arbetsträningspraktik Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare Begäran om utbetalning från Stockholm Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare 2 år efter avslutat ärende 10 år Journalanteckningar Digitalt Accorda I dator Bevaras Kopior från bl.a. CSN och Försäkringskassan Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare Närvarorapport Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare 2 år efter avslutat ärende 2 år Protokoll ang. beviljade återsökspengar Papper I pärm Hos ekonom 10 år Återsökning av pengar Migrationsverket Papper Hos enhetschef eller Överförmyndaren 10 år Överenskommelse ekonomisk kompensation för organiserad flytt från Stockholm Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare 10 år 31

66 Dokumenthanteringsplan Stöd och Omsorg - Färdtjänst Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Ansökningar med bilagor samt beslut om färdtjänst och riksfärdtjänst Kommunstyrelsen Sektor Stöd och Omsorg Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Papper I pärm Hos handläggare 5 år efter inakt Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Register/förteckning över färdtjänstberättigande Papper I pärm Hos handläggare 5 år Återkallande av tillstånd Papper I pärm Hos handläggare 2 år 32

67 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Kommungemensam Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Anbud/anbudshandlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år. OSL 3 kap 19. Diarieföres efter antagandebeslut. Ej vunna anbud gallras efter 4 år. Anmälan/underrättelse från polismyndigheten Papper Systematisk förvaring och postlista Tjänsterum Gallras 2 år Nej Annonsmanus Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Vid inakt. Nej/*3 år Arbetsmaterial Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Om manuset ingår i ett ärende följer det akten till c-arkiv Avtal (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt. Avtal rutinmässiga (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Gallras 2 år efter inakt. Nej Tex, kopiatorer, hyresavtal mm Beslut från externa myndigheter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Registreras i ärende Brochyrer (egna)* Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Vissa broschyrer kan finnas i ärenden

68 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Cirkulär Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX Delegationsbeslut Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras 4-5 år Diarieförda handlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Tex. överklagade beslut, skrivelser, ansökningar mm. Dokumenthanteringsplan Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Finns som ärende i diariet. Enkäter upprättade hos kommune Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Ja*/nej Vid inakt. *Sammanställning av enkäter bevaras. Enkäter inkommande till kommunen Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post (ingen eller ringa vikt) Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post som kräver åtgärd Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 6 mån Nej E-post av vikt Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Blir ärenden i diariet Granskningsrapporter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Från tex. revisorerna Kallelser/dagordningar/föredrags-Papper/digitaltSystematislistor förvaring Närarkiv/server Bevaras 5 år till politiska organ

69 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Kurser/inbjudningar Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX Körjournaler leasingbilar Papper (bok) Systematisk förvaring Bilen/ tjänsterum vid fulltecknad Mötes-minnesanteckningar/ protokoll från avd-/personal-/ informations/interna verksamhetsmöten Papper/digitaltSystematisk förvaring/ intranätet Tjänsterum/ server Gallras 5 år Gallras 5 år Nej Nej Gallras 5 år efter sista anteckning Offerter Organistationsplaner/schema (kommunövergripande) Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras/ gallras Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ingår i ärende Organisationsplaner/schema (sektorsorganistation) Policys/styrdokument/ reglementen/ delegationsordningar Protokoll från politiska organ Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras/ gallras Närarkiv Bevaras 3 år Närarkiv Bevaras 5 år Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Reklam/trycksaker Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 2 år Nej

70 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Remisser Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år 2017-XX-XX Röstbrevlådemeddelande av ringa/kortvarig betydelse Ljudupptagning Röstbrevlådemeddelande av vikt Ljudupptagning Telefonsystemet Efter avlyssnin g Telefonsystemet Efter utskrift till tjänst.an Skyddsrondsprotokoll Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Nej 3 år Ljudmeddelandet skrivs som en tjänsteanteckning och blir ett ärende i diariet. Statistik till andra myndigheter Papper/digitaltSystematisk förvaring Närarkiv/ tjänsterum Vid inakt. Nej Tjänsteansökningar Papper/digitaltRekryteringssystem Server Gallras 2 år Nej Papperansökningar skannas in och bevaras digitalt.

71 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Övergripande PA/Lönesystem (Lönesystem, PS Utdata, Winlas) Systematisk förvaring Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ bevaras Digitalt Server Bevaras Leverans central arkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Personuppgifter Digitalt Lönesystem Server Bevaras Personalförteckn Digitalt Lönesystem Server Bevaras Sökregister Digitalt Server Bevaras Anställning Anställningsbevis Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Bevaras Anställningsmatrikel Digitalt Server Bevaras När anställning upphört Ansökningshandlingar erhållen tjänst Arbetsgivarintyg, Intyg/betyg på tjänstgöring Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Begäran om LAS-företräde Papper WinLas / Personakt Dokumentskåp / närarkiv Bevaras Bevaras Bevaras Beslut om ny lön Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år När anställning upphört När anställning upphört När anställning upphört Sida 5

72 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Leverans Systematisk förvaring bevaras central arkiv Betyg/intyg utbildning/ Papper Personakt Dokumentskåp/ Bevaras När Utbildning i tjänsten närarkiv anställning upphört Filer till bank, KPA, SCB mm Digitalt Server 2 år Nej Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Handlingar Feriearbetande ungdom (personuppgift, intyg om skattebefrielse, timrapport etc) Information om arbetsgivaravgift Löne- eller anställningsstyrande meddelande i personalärende Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år Nej Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Personakt Papper Dokumentskåp / närarkiv Personuppgifter till anställning Bevaras Bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej bevis/tystnadsplikt Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Uppsägning av tjänst/ pensionsavgång Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Utdrag ur belastningsregister Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Bevaras Bevaras Bevaras När anställning upphört 10 år När anställning upphört När anställning upphört När anställning upphört Sida 6

73 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Systematisk förvaring Val av sysselsättningsgrad Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Varsel/underrättelse Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Gallras/ bevaras Bevaras Bevaras Lönegrundande underlag Ansökan /underrättelse om ersättning för särskilt högriskskydd (AMOS) Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Arbetsgivaruppgift KFA och försäkringsuppgift AMF för kommunalråd Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Arbetsgivaravgift, underlag för Digitalt Lönesystem Server 5 år Leverans central arkiv När anställning upphört När anställning upphört Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Arbetsschema Papper Systematisk förvaring tjänsterum 2 år Nej Begäran om uppgift av frånvaro Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Beslut om preliminär skatt Papper Lönesystem / Systematisk förvaring Ersättningar (t ex bilersättning, reseräkning, traktamente, sjukvårdskvitto, kvitto för utlägg etc) Familjehem, stödhem, kontaktpersoner. Utbetalningsunderlag Server / tjänsterum Papper Systematisk förvaring Tjänsterum/ närarkiv 10 år Nej 2 år Nej 10 år 2 år Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år 2 år Sida 7

74 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Intyg om förlorad arbetsförtjänst Ledighetsansökan längre ledighet (t ex föräldraledig, tjänstledig, studier) Ledighetsansökningar övriga, korta (t ex semester, föräldraledighet, tjänstledigt) Läkarintyg Förvaringsplats Systematisk förvaring Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Papper/ digitalt Papper/ digitalt Systematisk förvaring / Persona Personakt Registreras i diariet vid sekretess Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Tjänsterum / server Dokumentskåp / närarkiv Gallras/ Leverans bevaras central arkiv Vid inakt Nej Bevaras När anställning upphört 10 år 2 år Löneavdrag för kost m.m Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år 5 år Kommentar ev sekretess 10år Nej om orsak/ diagnos framgår 2017-XX-XX Lönelista / lönespecifikation Digitalt Lönesystem Server Bevaras Meddelande/beslut om sjukersättning Sjuk- och friskanmälan/vård av barn. Försäkran för sjuklön Papper Personakt Registreras i Diariet vid sekretess Digitalt Lönesystem Server 10 år Tidrapport samt ersättningspåverkande aktiviteter Tjänstgöringsintyg Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Tjänstgöringsrapport Räddningstjänsten Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år 2 år Dokumentskåp Bevaras 10 år om orsak/ diagnos framgår Bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år Nej När anställning upphört Sida 8

75 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Underlag för utbetalning av sammanträdesarvoden (kopia) samt God man Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Leverans Systematisk förvaring bevaras central arkiv Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Lönehändelser Avstämning löneskulder, förskott Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Beslut om utmätning av lön Papper Systematisk förvaring/ Personakt Tjänsterum/ dokumentskåp Ekonomifil, inkl ombokningar Digitalt Server Vid inakt Genomsnittlig ssgr ferie/ uppehåll Information från arbetstagare om skatteavdrag Inkomstförfrågan (t ex från kronofogden och Försäkringskassan) Digitalt Server Vid inakt Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 1 år Nej Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv 10 år Nej Ej sekretess 10 år Nej Inkomstförfrågan övriga Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Inkomstuppgift Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Inläsning av kontrolluppgifter från RSV Jämkningsbeslut Papper / digitalt Bevaras Digitalt Server Vid inakt. Systematisk förvaring Tjänsterum / server Vid inakt. När anställning upphört Sida 9

76 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Kontering/Löneregister Digitalt Server Vid inakt. Leverans central arkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Konjunktursstatistik SCB Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Lönefil till bank Digitalt Server Vid inakt. Månatlig sjukavisering till SCB Digitalt Lönesystem Server Vid inakt. Novemberstatistik Digitalt Server Vid inakt. Påförda skatteuppgifter från RSV (fil från skatteverket) Räkningsspecifikation Ombokningar (kopia) Digitalt Lönesystem Server Vid inakt. Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Original hos ekonomi Rättelser av kontrolluppgifter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år 5 år Sammandrag av kontrolluppgifter Digitalt Server Bevaras Semesteromställningar Digitalt Server Vid inakt. Skattesedlar, skattebefrielse ungdom Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Sida 10

77 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Tabeller uppgradering lönesystem Pension Anmälan samt utbetald ersättning enligt AGS-KL Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Digitalt Server Vid inakt. Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Bevaras Bevakningslistor pensioner Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Leverans central arkiv När anställning upphört Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Bouppteckningsintyg Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Meddelande om pensionstagare som avlidit Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Oftast ej sekretess Pensionsansökan Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 1 år Pensionshandlingar (pensionsbrev med bilagor, beräkning ålderspension, meddelande angående upphörd pensionsutbetalning etc) Signallista tömningar Simulering av pensionsberäkning Tömning av anställningstid till KPA Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 1 år Kan vara sekretess. Dock ej beslut. Digitalt/ papper Server/ Tjänsterum Vid inakt. Digitalt Lönesystem Server Vid inakt. Digitalt Server Vid inakt. Sida 11

78 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Tömning av årslöner till KPA och Pensionsvalet Övrig löneadministration Anmälan om arbetsskada/ personskada Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Digitalt Server Vid inakt. Leverans central arkiv Papper Personakt Dokumentskåp Bevaras När anställning upphört AFA-beslut Papper Personakt Dokumentskåp / närarkiv Arbetsställenummer för kontroll Uppgiftsredovisning Bilavtal, uppsägning av bilavtal Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 1 år Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Bevaras Bevaras Deklaration Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år 5 år När anställning upphört När anställning upphört Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Ferieuppehåll Listor Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Handlingar Gusums Bruksmuseum Information om Afa Försäkring Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Papper Broschyrer Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Kontofördelning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Närvarolista från sammanträden förtroendemän Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år 1 år Sida 12

79 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Semesterlistor Papper / digitalt Systematisk förvaring Systematisk förvaring / lönesystem Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Tjänsterum / server Gallras/ bevaras 5 år Leverans central arkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Skrifter/publikationer från SKL Papper Tjänsterum Vid inakt SUN koder Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Sysselsättningsstatistik Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Övertidsuppgifter/rapport Digitalt Lönesystem Server Anmälan till avtalsgruppsförsäkring Personal Annons om ledig tjänst Anteckningar från medarbetarsamtal Arbetsmiljöutredning Papper Systematisk förvaring Dokumentskåp/ närarkiv Papper/ digitalt Diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras Bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Papper/ digitalt Diariet Tjänsterum / närarkiv Bevaras Arbetsskada, tillbud Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år 10 år 3 år 3 år Arbetsår helgarbetstid Digitalt Lönesystem Server Begäran om högre sysselsättningsgrad Papper/ digitalt Diariet Akt på tjänsterum / närarkiv Bevaras 3 år Sida 13

80 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Systematisk förvaring Diciplinärenden Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Domar Dödsfallsanmälan/intyg och släktutredningar samt bouppteckningsintyg Fackliga förtroende män, arbetsplatsombud, skyddsombud Förhandlingsprotokoll, löner/ löneöversyn/ revisionsförhandlingar med bilagor Papper/ digitalt Diariet Tjänsterum/ närarkiv Gallras/ bevaras Bevaras Bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Papper/ digitalt Diariet Akt på tjänsterum / närarkiv Papper Systematisk förvaring Tjänsterum / närarkiv Förslags- / idéverksamhet Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Information om konsulttjänster Jämställdhetsplan Kollektivavtalsprotokoll Bevaras 10 år Bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Papper/ digitalt Papper/ digitalt Diariet Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Tjänsterum/ närarkiv Diariet Tjänsterum / närarkiv Bevaras Bevaras LAS-listor Digitalt Winlas Server Bevaras Leverans central arkiv När anställning upphört 3 år 3 år När anställning upphört 3 år 3 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Lokala kollektivavtal Papper/ digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år (Fr.o. m ärende/år) Sida 14

81 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Systematisk förvaring Lätt- och klämdagar Digitalt Excel-fil Server, personalsekr Gallras/ bevaras Vid inakt Leverans central arkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Lönestatistik Digitalt Persona Server Bevaras Medarbetarenkät Papper/ digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Omplacering Papper Personakt Dokumentskåp/ närarkiv Personal- och lönesystem Digitalt Databaser Server Bevaras När anställning upphört vid personliga förhållanden Protokoll från MBLförhandlingar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Protokoll KS Presidium Papper Systematisk förvaring I pärm närarkiv Bevaras 10 år Rehabiliterings-dokument Papper Personakt Diariet Postlista vid sekretess Dokumentskåp/ närarkiv Sjukstatistik Digitalt Excel-fil Server, personalsekr Stämningsansökan Terminalglasögon, beslut/ rekvisition Papper/ digitalt Papper/ digitalt Bevaras Bevaras Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Diariet Närarkiv Bevaras 3 år När anställning upphört OSL 25 kap 1 Sida 15

82 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Personal Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Tjänstledighet, riktlinjer Tvisteprotokoll Papper/ digitalt Papper/ digitalt Systematisk förvaring Diariet Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Tjänsterum/ närarkiv Diariet Tjänsterum / närarkiv Gallras/ bevaras Bevaras Bevaras Övertidsjournal Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 1 år Leverans central arkiv 3 år 3 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Sida 16

83 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Service och Administration - Ekonomi Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Leverans Kommentar Systematisk förvaring bevaras centralarkiv ev sekretess Aktiehandlingar Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras 10 år Pärm framtagen 2017-XX-XX Anläggningsreskontra Digitalt Ekonomisystemet Server 10 år Attestförteckning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum/ Närarkiv Autogiroanmälan Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt 10 år Avtal Bank- och plusgiro Papper Systematisk förvaring Närarkiv Vid inakt Bankböcker Papper Systematisk förvaring Närarkiv 2 år Bankgaranti Papper Systematisk förvaring Närarkiv Vid inakt/ återlämnas Pärm framtagen Behörighets- och kontaktuppgifter för bank- och plusgiro till garantipapper Systematisk förvaring Närarkiv Vid inakt Bokslutsbilagor Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras 10 år Borgenförbindelse Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Pärm framtagen Budget, tilläggsbudget Papper/ digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år 17

84 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Service och Administration - Ekonomi Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Budgetuppföljning Digitalt Server 2 år Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Debiteringslistor/ fakturaunderlag Papper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år 2 år Gallras av ekonomi- Delårsrapporter Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Engagemangsbesked Papper Systematisk förvaring Närkarkiv Vid inakt Fakturaunderlag Papper Systematisk förvaring Närarkiv Fondhandlingar - ansökningar - mötesprotokoll - Årsredovisningar - registreringsbevis Fondhandlingar - Gåvobrev - Permutationsbeslut Fondplacering / medelplacering Fordring, uteslutande Handlingar rörande in- och utbetalningar Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras 10 år Nya rutiner fr o m 2011: Pärm istället för akt Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras 10 år papper Systematisk förvaring Tjänsterum Efter avtalsperiod Digitalt Server 2 år Papper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år 2 år Gallras av ekonomiavd 18

85 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Ekonomi Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Information/ handlingar från skatteverket Papper / Digitalt Förvaringsplats Systematisk förvaring Systematisk förvaring Tjänsterum / server Gallras/ bevaras Vid inakt Inkassouppdrag Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år efter inakt Inkassouppdrag - övrig information Papper/ digitalt Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Systematisk förvaring Tjänsterum/ server Vid inakt Inkomstförsäkran Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år Nej Leverans centralarkiv 2 år efter inakt Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Läggs som bilaga till faktura Gallras av ekonomiavd Kommunal- Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt ekonomisk utjämning för kommuner Kontoplan Digitalt Server Uppdateras Kontrolluppgift Papper Systematisk förvaring Tjänterum vid behov Vid inakt autogiro; register Kundfakturor listor Momsredovisning Papper Papper Systematisk förvaring Systematisk förvaring Tjänsterum Närarkiv 10 år 10 år 2 år Gallras av ekonomiavd. Månadsrapporter till utskotten Papper/digitalt Diariet Närarkiv Bervaras 3 år Pantbrev Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Ej Pärm framtagen 19

86 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Service och Administration - Ekonomi Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Påminnelse obetald faktura Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Rekvisitioner och kvittenser - kopior Revers / skuldebrev Utlämnade lån Revers/ Skuldebrev Kommunens lån Revisorers verksamhetsgranskning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum/ 2 år närarkiv Papper Systematisk förvaring Närarkiv Vid inakt Pärm framtagen Papper Systematisk förvaring Närarkiv Vid inakt Pärm framtagen Papper Diarie Tjänsterum/närarkiv Räkenskapssammandrag Digitalt Server 5 år Bevaras 2 år Underlag/anvisning till bokslut, delårsrapporter och delårsredovisningar Papper/ digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum / server Vid inakt Verifikationer/ leverantörsfakturopapper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år* 2år *Var 10:de år ska sparas Årsberättelser Papper / Digitalt Diarie Närarkiv Bevaras 3 år Årsbokslut, huvudbok Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras 10 år Årsdeklaration Papper Systematisk förvaring Tjänstrum 10 år Kopia. Original skickas Årsredovisning Papper/digitalt Diarie Närarkiv Bevaras 3 år Stipendier och premier 20

87 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Ekonomi Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förteckning över fördelning av premier och stipendier Handling rörande fördelning och redovisning av premier och stipender Redovisningshandlingar, villkor för premier och stipendier Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 21

88 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Kommunsekretariat Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ bevaras Systematisk förvaring Politisk verksamhet Arvodesbestämmelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras 2 år Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Förteckningar över förtroendevalda Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Förtroendemannaregister Digitalt Troman Server Bevaras Justeringsanslag Papper Anslagstavla Vid inakt Kommunfullmäktiges arbetsordning Papper Diariet Närarkiv / tjänsterum Löneunderlag för arvoden Papper Systematisk förvaring Tjänsterum / närarkiv Protokollsutdrag politiska uppdrag Protokollsutdrag: Delegationsbeslut, Informationspunkter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum/ närarkiv Bevaras 2 år Kopia i tjänsterum 10 år Ej Bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Sammanträdestider Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Kopia i tjänsterum 4 år Valhandlingar Kommunspecifik informationsmaterial Kommunspecifikt utbildningsmaterial Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Sida 22

89 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Kommunsekretariat Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Kvitton från posten Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Efter mandatperiodens slut Omslag med underkända budröster Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Protokoll över mottagna förtidsröster Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Papper Närarkiv Efter mandatperiodens slut Papper Närarkiv Efter mandatperiodens slut Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Efter mandatperiodens slut Röstkort Papper Systematisk förvaring Efter valet Ej Leverans centralarkiv Ej Ej Ej EJ Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Röstlängder Papper Närarkiv Bevaras 10 år Uppföljningsmaterial Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Valnämndens diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Valnämndens protokoll Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras 3 år Sida 23

90 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Kommunsekretariat Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Systematisk förvaring bevaras Väljarförteckningar Papper Tjänsterum Efter mandatperiodens slut Förtjänsttecken Beställning av guldklockor Papper Diariet I akt på tjänsterum/närarkiv Inbjudan till fest Papper Diariet I akt på tjänsterum/närarkiv bevaras Bevaras Leverans centralarkiv Ej 3 år 3 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Informationsbrev till jubilarer Papper Diariet I akt på tjänsterum/närarkiv Bevaras 3 år Lista på årets jubilarer Papper Diariet I akt på tjänsterum/närarkiv Program Papper Diariet I akt på tjänsterum / närarkiv Bevaras Bevaras 3 år 3 år Total lista över jubilarer genom åren Digitalt Mapp på server Server Bevaras Sida 24

91 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Kansli Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Bidrag Ansökningar IN /UT Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Delegationsbeslut Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Föreningsbidragsregler Digitalt/ papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Uppdateras kontinuerligt Skrivelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Till Ks UT/IN Underlag för annonsering Papper Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Utanodningar Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras 3 år Uthyrning av lokal Ansökningar IN /UT Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 3 år Kontrakt Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 3 år Nyckelkvittenser Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras när nycklar är återlämnade Schema Papper/digitaltSystem.förvaring/digitaltTjänsterum Gallras 3 år Kataloger 25

92 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Kansli Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Föreningskatalog Telefonkatalogen Digitalt/ papper Digitalt/ papper Systematisk förvaring Tjänsterum Uppdateras fort- Systematisk förvaring Tjänsterum Uppdateras Lotterier fort- Ansökningar IN Papper Diariet Tjänsterum Bevaras 3 år Arvode Papper Systematisk förvaring Tjänsterum (kopior) Vid inakt Beslut Papper Diariet Tjänsterum Bevaras 3 år Fakturaunderlag Papper Systematisk förvaring Tjänsterum (kopior) Vid inakt Lotteriredovisning Papper Diariet Tjänsterum Bevaras 3 år Original till löner Original till ekonomiavd. Telefoni/eniro Lokaldelen -underlag Digitalt/ papper Tjänsterum Vid inakt Orderbekräftelse Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Produktbeskrivning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Telefonkatalogen/ Gröna sidorna/din del Digitalt/ papper Tjänsterum Vid inakt 26

93 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Kansli Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Underlag för korrigering Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Övrigt Inlägg på sociala medier Papper / digitalt Förhandlingsprotokoll och protokoll från central samverkan med fackliga organisationer Skärmdump en gång per Närarkiv Bevaras 3 år Samlingsärende i diariet, ett per år Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 10 år Grafisk profil Papper / digitalt Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Nej 27

94 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Kontorservice Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Beställda försändelser och paket Brev Paket Systematisk förvaring Förvaringsplats Tjänsterum Fullmakt mottagning från posten Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 5 år efter inakt Gallras/ Leverans bevaras centralarkiv Vid inakt Nej Följesedlar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Information från posten, tex - Pris- och villkorsändringar - Nya tjänster Körjournal kommunbil - leasingbilar Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Bok Systematisk förvaring I bil alt tjänsterum vid fulltecknad 5 år efter sista notering Ordererkännande Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Nej Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Postpaketlista skickade brev/ paket Digitalt/ papper Systematisk förvaring Server/ kontorservice 5 år Nej Produktkataloger Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Varubeställningar Digitalt Server Vid inakt Nej 28

95 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - IT-enheten Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ bevaras Systematisk förvaring IT Användardokumentation Papper Systematisk förvaring Närarkiv Bevaras Nej Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Avtal licenser mm Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej CSS-logg Digitalt Server 12 mån Nej Granskningsloggar Digitalt Server Vid inakt Nej Information ang bredband, abonnemang etc Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Inventarielista Digitalt Server Vid inakt Nej Uppdateras kontinuerligt IP-Plan Digitalt Server Vid inakt Nej IT-plan Papper Diariet Tjänsterum/ närarkiv Kommunikationsdokument Digitalt/ papper Systematisk förvaring Server/ Tjänsterum Bevaras Nej Vid inakt Nej Mail-logg Digitalt Server 12 mån Nej Passerkortslista Digitalt Server Vid inakt Nej Passerlogg Digitalt Server 12 mån Nej 29

96 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - IT-enheten Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Programvaror Digitalt, skivor Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Systematisk förvaring Förvaringsplats Server / närarkiv Gallras/ Leverans bevaras centralarkiv Vid inakt Nej Surflogg Digitalt Server Vid inakt Nej Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Uppdragshandlingar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum/ närarkiv Bevaras Ärendehantering Digitalt Server Bevaras Nej Nej Telefonväxel Anknytningsförteckning Digitalt Server Vid inakt Nej Samtalslogg Digitalt Server Hanteras av leveranatör Internkatalog Digitalt Server Vid inakt Nej Uppdateras kontinuerligt Mobiltelefoni Abonnemang mobiltelefon Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Lista över mobilabonnemang Digitalt/ papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej 30

97 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Registrator, Arkiv Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Systematisk förvaring Registrator Bygglovslista Digitalt Systematisk förvaring På server Vid inakt Listan hämtas från diariet E-post till och från kommunens officiella e-postadress Manualer och instruktioner till t ex IT-system Medgivande om öppnande av post Digitalt Systematisk förvaring På server Vid inakt/ Papper / digitalt Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Systematisk förvaring Tjänsterum/ på server Papper Systematisk förvaring Tjänsterum / på server 6 mån Vid inakt Vid inakt Postlistor Digitalt Systematisk förvaring På server Vid inakt Listan hämtas från diariet Redovisning till STIM Digitalt Skickas 2017-XX-XX Valdemarsviksförslaget Papper / digitalt Borgerlig vigsel Allmän information om vigsel Papper / digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Samlingsärende i diariet, ett per år Systematisk förvaring Tjänstrum/ server Vid inakt Förordnande av vigselförrättare Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Nej Hindersprövning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Vigselbevis Papper Lämnas till paret Sida 31

98 Dokumenthanteringsplan Service och Administration - Registrator, Arkiv Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Leverans Kommentar Systematisk förvaring bevaras centralarkiv ev sekretess Vigselintyg Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Nej Kopia. Org skickas till skatteverket Vigselprotokoll Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras Nej Kopia. Org skickas till länsstyrelsen Arkiv och Diarieföring Arkivbeskrivningar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ärende i diariet 2017-XX-XX Arkivreglemente Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ärende i diariet Diariet Digitalt Diariet På server Bevaras Dokumenthanteringsplaner Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ärende i diariet Riktlinjer för ärende- och dokumenthantering Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ärende i diariet Sida 32

99 Dokumenthanteringsplan Service och administration - Kost, lokalvård och bad Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ bevaras Systematisk förvaring Kostenhet Avvikelserapport ÄO Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 1 år Nej Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Beställningslistor/ Debiteringsunderlag Papper Systematisk förvaring Tjänsterum/ Närarkiv Brev från elever/elevråd Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år Nej 10 år 2 år till ekonomiavd Budgetunderlag Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Egenkontroll Papper Systematisk förvaring Respektive kök 2 år Nej Matsedlar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år Nej Mobiltelefonabonnemang/avtal Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Skadeanmälan personskada Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning upphör Till personalavdelningen Verifikationer Internt Papper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år 2 år Till ekonomiavd Lokalvård Budgetunderlag Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Beställningslistor, material Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år Nej 33

100 Dokumenthanteringsplan Service och administration - Kost, lokalvård och bad Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Kommunstyrelsen Avdelning Service och Administration Förvaringsplats Gallras/ Leverans Systematisk förvaring bevaras centralarkiv Inventarieförteckning Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Mobiltelefonabonnemang/avtal Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Skadeanmälan personskada Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning Säkerhetsblad Papper Systematisk förvaring upphör Resp arbetsplats Vid inakt Nej Till personalavdelningen Verifikationer Internt Papper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år 2 år Till ekonomiavd Badverksamhet Budgetunderlag Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Nej Skadeanmälan personskada Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras När anställning upphör Till personalavdelningen Verifikationer Internt Papper Systematisk förvaring Närarkiv 10 år 2 år Till ekonomiavd 34

101 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Kommungemensam Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Anbud/anbudshandlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år. OSL 3 kap 19. Diarieföres efter antagandebeslut. Ej vunna anbud gallras efter 4 år. Anmälan/underrättelse från polismyndigheten Papper Systematisk förvaring och postlista Tjänsterum Gallras 2 år Nej Annonsmanus Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Vid inakt. Arbetsmaterial Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej/*3 år Nej *Om manuset ingår i ett ärende följer det akten till c-arkiv Avtal (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt. Avtal rutinmässiga (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Gallras 2 år efter inakt. Nej Tex, kopiatorer, hyresavtal mm Beslut från externa myndigheter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Registreras i ärende Brochyrer (egna)* Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Vissa broschyrer kan finnas i ärenden

102 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Cirkulär Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX Delegationsbeslut Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras 4-5 år Diarieförda handlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Tex. överklagade beslut, skrivelser, ansökningar mm. Dokumenthanteringsplan Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Finns som ärende i diariet. Enkäter upprättade hos kommune Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Ja*/nej Vid inakt. *Sammanställning av enkäter bevaras. Enkäter inkommande till kommunen Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post (ingen eller ringa vikt) Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. E-post som kräver åtgärd Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 6 mån Nej Nej E-post av vikt Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Blir ärenden i diariet Granskningsrapporter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Från tex. revisorerna Kallelser/dagordningar/föredrags-Papper/digitaltSystematislistor förvaring Närarkiv/server Bevaras 5 år till politiska organ

103 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Kurser/inbjudningar Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej 2017-XX-XX Körjournaler leasingbilar Papper (bok) Systematisk förvaring Bilen/ tjänsterum vid fulltecknad Mötes-minnesanteckningar/ protokoll från avd-/personal-/ informations/interna verksamhetsmöten Papper/digitaltSystematisk förvaring/ intranätet Tjänsterum/ server Gallras 5 år Gallras 5 år Nej Nej Gallras 5 år efter sista anteckning Offerter Organisationsplaner/schema (kommunövergripande) Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras/ gallras Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ingår i ärende Organisationsplaner/schema (sektorsorganistation) Policys/styrdokument/ reglementen/ delegationsordningar Protokoll från politiska organ Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras/ gallras Närarkiv Bevaras 3 år Närarkiv Bevaras 5 år Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Reklam/trycksaker Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 2 år Nej

104 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Remisser Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år 2017-XX-XX Röstbrevlådemeddelande av ringa/kortvarig betydelse Ljudupptagning Röstbrevlådemeddelande av vikt Ljudupptagning Telefonsystemet Efter avlyssnin g Telefonsystemet Efter utskrift till tjänst.an Skyddsrondsprotokoll Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Nej 3 år Ljudmeddelandet skrivs som en tjänsteanteckning och blir ett ärende i diariet. Statistik till andra myndigheter Papper/digitaltSystematisk förvaring Närarkiv/ tjänsterum Vid inakt. Nej Tjänsteansökningar Papper/digitaltRekryteringssystem Server Gallras 2 år Nej Papperansökningar skannas in och bevaras digitalt.

105 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad 2017-XX-XX Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Övergripande (Se även kommunövergr- samt ekonomi dokumenthanteringsplaner) Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Ansökan/beslut från Skolverket Papper/ eller myndigheter för yrkeshögskola digitalt Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Förvaringsplats Gallras/ bevaras Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras EJ Leverans centralarkiv/ Närarkiv Kommentar ev sekretess Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Ej Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Avtal och handlingar rörande entreprenader för respektive uppdragsutbildning Beslut om upptagningsområde Handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Papper / Digitalt Papper/ Digitalt Diariet Tjänsterum Bevaras 2 år /efter avslut Systematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 1 år Papper Diariet Tjänsterum? Bevaras 2 år /efter avslut Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter ärendets avslut Handlingar rörande nedsättning av avgifter Handlingar rörande tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet Kvalitetsrapport Papper / Digitalt Lönesamtal, medarbetarsamtal, delegeringar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 3 år Ej Papper Diariet Tjänsterum Bevaras EJ Systematisk förvaring I respektive verksamhet Papper Systematisk förvaring Respektive skola Bevaras 1 år Uppdateras årligen av kvalitetsstrateg Vid inakt Ej Sida 5

106 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad 2017-XX-XX Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Övergripande (Se även kommunövergr- samt ekonomi dokumenthanteringsplaner) Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Stadsbidragsansökningar och rekvisitioner Papper/ Digitalt Förvaringsplats Gallras/ bevaras BOU centralt BOU centralt 10 år EJ Leverans centralarkiv/ Närarkiv Kommentar ev sekretess Sida 6

107 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad 2017-XX-XX Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Förskola och fritidshem (Se även kommun- och sektorsövergr dokumenthanteri Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Barn/placering Ansökan om plats/ placeringmeddelande/ Kölistor/Förtur Korrespondens med elev/ vårdnadshavare/ annan med uppgifter väsentliga för barn eller förskolan Papper/ Digitalt Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Resp. Förskola Server Papper/Digitalt Systematisk förvaring Resp. Förskola Bevaras EJ Inkomstuppgift Papper/Digitalt Systematisk förvaring Resp. Förskola Gallras efter 5 år Närvaro Papper/Digitalt Systematisk förvaring Resp. Förskola Gallras efter 1 år Uppsägning av plats Papper/Digitalt Systematisk förvaring Resp. förskola Gallras efter 2 år Organisation Lokal arbetsplan Papper Systematisk förvaring Gallras vid inaktualitet Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Vid inakt EJ Registreras digitalt. Köstatistik bör bevaras EJ EJ EJ Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnomsorg Bevaras elektroniskt Bevaras elektroniskt Sida 7

108 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad 2017-XX-XX Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Grundskola (Se även kommun- samt sektorsövergripande dokumenthanteringsplaner) Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Elever Anhörigblanketter Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive skola Ansökan och beslut om modersmålsundervisning Papper/Digitalt Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Respektive skola Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive skola Ansökan om att gå om årskurs eller Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive uppflyttning till högre årskurs skola Anökan och beslut om särskilda Papper Systematisk förvaring Respektive utbildningsinsatser, elevhälsa, skola undervisning, t.ex specialpedagog Beslut om svenska som andra språk Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive skola Blankett förlängt barnbidrag - försäkringskassan Papper Systematisk förvaring Respektive skola Elevhistorik Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive skola Frånvarouppgifter Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive skola Förteckning över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive skola Vid inakt Gallras när elev slutat skola Vid inakt Leverans centralarkiv Ej Ej Ej Kommentar ev sekretess Bevaras Ej Rektors ansvar Bevaras Vid inakt När elev slutat skola Ej Ej Ej Gäller endast Vammarskolan Bevaras EJ Infomentor/Procapita Bevaras Ej Infomentor Bevaras Ej Sida 8

109 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad 2017-XX-XX Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Elevhälsa (Se även kommun- samt sektorsövergripande dokumenthanteringsplaner) Beskrivning Anmälningar och utredningar om kränkande behandling Ansökan/Utredning/ beslut om Särskola Arbetsskada (elev), handlingar rörande. T ex PRAO Registrering och ev. sekretess Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev Elevhälsan Elevhälsan Bevaras Ej Journaldok umentation, elevhälsan BUF centralt i kassaskåp i arkivrum Bevaras Ej Då eleven flyttar skickas dokumenta tionen till ny huvudman Elevhälsan Elevhälsan Bevaras EJ Handlingar som ej kommer till SHV Barnhälsojournaler Elevhälsan Elevhälsan Bevaras Ej Tillhör normalt landstingen Olycksfall- /incidentrapporter Elevhälsan Elevhälsan Bevaras Ej Bevaras i journalen Protokoll, elevvårdskonferenser Elevhälsan Elevhälsan Bevaras Ej journaldoku mentation vid delaktivitet Skolhälsojournaler. T.ex remisser, kostintyg, läkarintyg och vaccinationstillstånd Elevhälsan Elevhälsan Bevaras Ej Följer journalen Kommentar ev sekretess Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter ärendets avslut Sida 9

110 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad 2017-XX-XX Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Elevhälsa (Se även kommun- samt sektorsövergripande dokumenthanteringsplaner) Beskrivning Skolpsykologjournaler Registrering och ev. sekretess Systematisk förvaring Förvaringsplats Elevhälsan Gallras/ bevaras Bevaras minst 10 år efter avslutad kontakt Leverans centralarkiv Ej Kommentar Åtgärdsprogram Elevhälsan Elevhälsan Bevaras Ej Journaldok umentation för vår spec del/shv Övriga utrednings-/ kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever elevhälsan Elevhälsan Bevaras minst 10 år efter avslutad kontakt Ej ev Kurator lämnar över sin dokumenta tion till förskola/ skola och vårdnadsha vare, behåller minnesante ckningar. Utredningar som kommer till skolsköters kan bevaras i skolhälsovå rdsjournale n. Kommentar ev sekretess Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Uppdateras årligen av kvalitetsstrateg Sida 10

111 Dokumenthanteringsplan Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Skolbibliotek Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Avtal/ förbindelse med låntagare om lånekort Beståndsregister Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc Handlingar rörande samverkan, projekt mm Statistik; låntagare, antal in- och utlån, antal böcker, lån per bok etc Uppgift om lån per elev Papper/ digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ digitalt Papper/ Digitalt Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Systematisk förvaring Resp skola 2 år* Ej *Efter upphörd giltighet (Om statistik är möjlig, dvs. om digitala system finns.) Systematisk förvaring Resp skola Bevaras Ej Kan tas ut med viss periodicitet, t ex vart 3:de år (Om statistik är möjlig, dvs. om digitala system finns.) Systematisk förvaring Resp skola Bevaras Ej Systematisk förvaring Resp skola Bevaras Ej Systematisk förvaring Resp skola Bevaras Ej (Om statistik är möjlig, dvs. om digitala system finns.) Systematisk förvaring Resp skola Vid inakt* Ej *Vid återlämnande (Om statistik är möjlig, dvs. om digitala system finns.) 2017-XX-XX Sida 11

112 Dokumenthanteringsplan Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Gymnasieskola (Se även kommun- samt sektorsövergripande dokumenth Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Ansökan om tilläggsbelopp Papper/Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras Ej Antagningsstatistik Papper / Digitalt Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Systematiskt förvarat Tjänsterum Bevaras 1 år T ex antal intagna per utbildning, behörighet, kvoter etc Handlingar gällande överklagan Papper/digitalt Diariet Närarkiv Bevaras Ej Meddelande och information av Papper/digitalt Systematiskt förvarat Tjänsterum Vid inakt Ej tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor mm Närvaro/ frånvaro uppgifter Papper/digitalt Systematiskt förvarat Tjänsterum Vid inakt 1 år 2017-XX-XX Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse Statistik till andra myndigheter (tex SCB, Skolverket) Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Utredning inför och beslut om mottagande i gymnasiesärskolan Överenskommelse om studiegång. Särskild överenskommelse för enskild elelv Papper/digitalt Systematiskt förvarat Tjänsterum Vid inakt Ej Papper Systematiskt förvarat Tjänsterum Vid inakt Ej Papper Systematiskt förvarat Tjänsterum Bevaras Ej Papper Systematiskt förvarat Närarkiv sektor BUA Papper Systematiskt förvarat Gymnasiet Bevaras Ej Ej Ej Om utredningen efterfrågas och skickas till ansvarig skola, behålls alltid en kopia hos hemkommunen Sida 12

113 Dokumenthanteringsplan Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Skolskjuts Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Avtal med utförare Papper / Digitalt Papper/Digitalt Diariet Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Förvaringsplats Gallras/ bevaras BoU centralt, tjänsterum under Bevaras Leverans centralarkiv Efter ärendet Kommentar ev sekretess avslutats Diariet Diariet Bevaras Ja Centralt avtal med Östgötatrafiken 2017-XX-XX Enskild ansökan och beslut om skolskjuts bl.a. vid växelvis boende Papper/Digitalt Diariet/E-tjänst Handlingar rörande busskort Papper/Digitalt Systematisk förvaring Respektive skola Skolskjutsplaner/ regler Papper / Digitalt Skolskjutsreglemente Papper / Digitalt Synpunkter/klagomål på skolskjuts Uppgifter om buss/skolkort för grundskola Systematisk förvaring Systematisk förvaring Papper/Digitalt Systematisk förvaring/ Diariet Busskort/ skolkort Systematisk förvaring BoU centralt, Bevaras* tjänsterum under handläggning/etjänst När elev slutat skola BoU centralt, tjänsterum BoU centralt, tjänsterum BoU centralt/ Diariet Hos aktuell handläggare av busskort Bevaras Bevaras Vid diarieförin g; efter ärendet avslutats EJ Ej Ej Om ansökan gäller växelvis boende ska den bevaras, annars gallras efter 2 år. 2 år Ej Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Uppgifter om skolskjutsverksamhet, elevförteckningar, schema, skolskjutslistor mm Papper/Digitalt Systematisk förvaring BoU centralt, tjänsterum Vid inakt* Ej Gallras under förutsättning att statistik bevaras Sida 13

114 Dokumenthanteringsplan Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Skolskjuts Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Papper / Digitalt Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras BoU centralt, tjänsterum Bevaras Leverans centralarkiv Ej Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Sida 14

115 Dokumenthanteringsplan Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Vuxenutbildning (Se även kommun- och sektorsövergripand Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Anmälan om prövning Papper Systematisk förvaring GIVA Vid inakt* Ej *När prövning är genomförd Ansökningar, studieavbrott, ändrat tillval, flyttningar etc Papper Systematisk förvaring GIVA Vid inakt* Ej *Kan gallras då anteckning har gjorts på elevkort eller motsvarande Ansökningshandlingar/ anmälningar Papper Systematisk förvaring GIVA Vid inakt* Ej *Tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning Antagningslistor Papper/digitalt Systematisk förvaring GIVA Bevaras Ej Avtal/ överenskommelse om t ex datoranvändning Betygsdokument, samlat. Utbildningsbevis Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Papper Systematisk förvaring GIVA Vid inakt* Ej *Då elev slutat skolan Papper/digitalt Systematisk förvaring GIVA Bevaras 1 år Önskemål ska tillgodoses om vilka kurser som ska ingå i dokumentet Betygskatalog Papper/digitalt Systematisk förvaring GIVA Bevaras 1 år Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare Betygskopior av slutbetyg Papper/digitalt Systematisk förvaring GIVA Bevaras 1 år 2017-XX-XX Diagnostiska prov, elevlösningar Papper Systematisk förvaring Gymnasiet Vid inakt. Ej Elevhistorik. Om genomförda kurser och studieabrott Papper Systematisk förvaring GIVA Bevaras Ej Sida 15

116 Dokumenthanteringsplan Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Särvux (Se även kommun- samt sektorsövergripande dokumenthanteringsp Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Ansökningar med underlag och beslut om mottagande Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Förvaringsplats Gallras/ bevaras Papper Systematisk förvaring Gymnasiet Bevaras 1 år Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Överklagande Papper Systematisk förvaring Gymnasiet Bevaras 1 år Beslut om mottagande kan överklagas av vårdnadshavare 2017-XX-XX Sida 16

117 Dokumenthanteringsplan Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Arbetsmarknadsenheten (Se även kommun- samt sektorsövergripand Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Anvinsningar, besked mm från arbetsförmedlingen Förvaringsplats Gallras/ bevaras Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år efter avslut Arbetsplan (IFO) Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år efter avslut Fordon; registringsbevis, övriga handlingar Försäkran om tystnadsplikt Papper Personakt på lönekontoret Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Leverans centralarki Ej Ej Kommentar ev sekretess Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Ej Registreringsbevis följer bilen Dokumentskåp/ Handlingsplan (AF) Papper Systematisk förvaring närarkiv Tjänsterum 2 år efter avslut Närvarorapporter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år efter avslut Bevaras 10 år Förvaras hos personalavdelningen Skattesedel- skattebefrielse Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt Ej Förvaras hos personalavdelningen Sommarpraktik ansökningar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 4 år Ej Ej Ej 2017-XX-XX Sommarpraktik enkäter Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 2 år Ej Sommarpraktik förtecking över ansökningar Papper Systematisk förvaring Tjänsterum 10 år Ej Sida 17

118 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad - Integrationsenheten Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Anvisning om kommunplacering Papper I pärm I arkivskåp hos Bevaras samordnare Leverans centralarkiv 10 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Arbetsträningspraktik Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare 2 år efter avslutat ärende Avtal Papper Castor och pärm I närarkiv Bevaras Begäran om utbetalning från Stockholm Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare 10 år Journalanteckningar Digitalt Accorda I dator Bevaras Kopior från bl.a. CSN och Försäkringskassan Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare Närvarorapport Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare 2 år efter avslutat ärende 2 år Protokoll ang. beviljade återsökspengar Papper I pärm Hos ekonom 10 år Återsökning av pengar Migrationsverket Överenskommelse ekonomisk kompensation för organiserad flytt från Stockholm Papper Hos enhetschef eller Överförmyndaren Papper I pärm I arkivskåp hos samordnare 10 år 10 år Sida 18

119 Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Kommungemensam Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Anbud/anbudshandlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år. OSL 3 kap 19. Diarieföres efter antagandebeslut. Ej vunna anbud gallras efter 4 år. Anmälan/underrättelse från polismyndigheten Papper Systematisk förvaring och postlista Tjänsterum Gallras 2 år Nej Annonsmanus Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Vid inakt. Nej/*3 år Arbetsmaterial Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Om manuset ingår i ett ärende följer det akten till c-arkiv Avtal (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt. Avtal rutinmässiga (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Gallras 2 år efter inakt. Nej Tex, kopiatorer, hyresavtal mm Beslut från externa myndigheter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Registreras i ärende Brochyrer (egna)* Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Vissa broschyrer kan finnas i ärenden

120 Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Cirkulär Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Delegationsbeslut Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras 4-5 år Diarieförda handlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Tex. överklagade beslut, skrivelser, ansökningar mm. Dokumenthanteringsplan Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Finns som ärende i diariet. Enkäter upprättade hos kommune Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Ja*/nej Vid inakt. *Sammanställning av enkäter bevaras. Enkäter inkommande till kommunen Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post (ingen eller ringa vikt) Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post som kräver åtgärd Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 6 mån Nej E-post av vikt Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Blir ärenden i diariet Granskningsrapporter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Från tex. revisorerna Kallelser/dagordningar/föredrags-Papper/digitaltSystematislistor förvaring Närarkiv/server Bevaras 5 år till politiska organ

121 Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Kurser/inbjudningar Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Körjournaler leasingbilar Papper (bok) Systematisk förvaring Bilen/ tjänsterum vid fulltecknad Mötes-minnesanteckningar/ protokoll från avd-/personal-/ informations/interna verksamhetsmöten Papper/digitaltSystematisk förvaring/ intranätet Tjänsterum/ server Gallras 5 år Gallras 5 år Nej Nej Gallras 5 år efter sista anteckning Offerter Organistationsplaner/schema (kommunövergripande) Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras/ gallras Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ingår i ärende Organisationsplaner/schema (sektorsorganistation) Policys/styrdokument/ reglementen/ delegationsordningar Protokoll från politiska organ Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras/ gallras Närarkiv Bevaras 3 år Närarkiv Bevaras 5 år Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Reklam/trycksaker Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 2 år Nej

122 Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Remisser Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Röstbrevlådemeddelande av ringa/kortvarig betydelse Ljudupptagning Röstbrevlådemeddelande av vikt Ljudupptagning Telefonsystemet Efter avlyssnin g Telefonsystemet Efter utskrift till tjänst.an Skyddsrondsprotokoll Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Nej 3 år Ljudmeddelandet skrivs som en tjänsteanteckning och blir ett ärende i diariet. Statistik till andra myndigheter Papper/digitaltSystematisk förvaring Närarkiv/ tjänsterum Vid inakt. Nej Tjänsteansökningar Papper/digitaltRekryteringssystem Server Gallras 2 år Nej Papperansökningar skannas in och bevaras digitalt.

123 Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg - Överförmyndare Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Anmälan om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning samt dito i ärenden som inte föranleder åtgärd Anmälan om särskild överförmyndarkontroll, gåvobrev, testamente, förmånstagare Anmälan, Remisser och remissvar, Skrivelser, PM, Ansökan till tingsrätt, samtliga handlingar ovan i ärenden där ställföreträdarskap inte söks Ansökan jämte bilagor, PM och utredningsmaterial såsom remisser, yttranden osv., Delgivningskvitto/ mottagningsbevis, Handlingar som verifierar åtgärder enl. Överförmyndarens beslut Beslut om skärpande föreskrifter, beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Förvaringsplats Systematisk förvaring Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper Kommunfullmäktige Överförmyndaren Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Diarium Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Förteckning över egendom Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gallras/ bevaras Bevaras 1 år 3 år 3 år Bevaras Leverans centralarkiv 3 år 3 år Kommentar ev sekretess Bevaras 3 år Efter avslutad akt huvudman eller dödsbo efter ärendets slut Kopia åter till ställföreträd are efter granskning Kopia bevaras 2017-XX-XX 5

124 Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg - Överförmyndare Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Systematisk förvaring Förteckning över egendom Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gransknings PM, Yttrande Beslut om anmärkning redogörelse angående huvudman Gåvobrev, bouppteckning, testamente, brev rörande arvsavstående, anmälan från försäkringsbolag, ansökan från förmyndare rörande förvärv av fast egendom, samtliga handlingar som inte föranleder åtgärd. Journalanteckningar för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Personärenden Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp PM, Bevis om spärr av till gångar Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp PM, Underlag för utredning, Utredningshandlingar enligt ovan när överförmyndaren beslutar lämna ärendet utan åtgärd Kommunfullmäktige Överförmyndaren Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gallras/ bevaras huvudman eller dödsbo efter ärendets slut 3 år 3 år 1 år Bevaras 1 år 3 år, kastas Leverans centralarkiv Kopia åter till ställföreträdare efter granskning efter upphörande av ställföreträdarskap Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 6

125 Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg - Överförmyndare Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Register enl. 9 förmyndarskapsförordning Kommunfullmäktige Överförmyndaren Förvaringsplats Systematisk förvaring Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gallras/ bevaras Bevaras Leverans centralarkiv 5 år Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX Tingsrättsbeslut, Överförmyndarens beslut att inte ansöka om ställföreträdarskap Papper Hos överförm. I arkivskåp Verifikationer Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Verifikationer till förteckning såsom saldobesked, inkomstuppgift Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Årsräkning Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Överförmyndarens beslut om upphörande av särskild överförmyndarkontroll Överförmyndarens beslut om upphörande av överförmyndarkontroll Överförmyndarens beslut om upphörande av överförmyndarkontroll Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Bevaras åter till ställföreträdare efter granskning Ställföreträdaren efter kontroll till huvudman efter ärendets avslutande Bevaras Bevaras Bevaras 5 år Kopia bevaras 5 år 5 år 2 original, varav ett åter till ställföreträdare efter granskning 7

126 Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg - Överförmyndare Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Övriga underlag såsom lagfartsbevis, Uppgifter från kronofogde kopior av reverser, Bevis om spärr av till gångar Kommunfullmäktige Överförmyndaren Förvaringsplats Systematisk förvaring Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gallras/ bevaras 1 år efter avslutat ärende Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 8

127 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) KS-SA Policy och riktlinjer för förenings- och arrangemangsstöd i Valdemarsviks kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

128 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Dennis Gidlund Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Policy och riktlinjer för förenings- och arrangemangsstöd i Valdemarsviks kommun Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar revideringen av policy och riktlinjer för förenings- samt arrangemangsstöd med tillhörande bilaga. Ärendebeskrivning Under 2017 har det skett ett arbete med revidering av gällande bestämmelser för föreningsbidrag i Valdemarsviks kommun. Efter en omvärldsanalys med utgångspunkt i våra bestämmelser kring detta har vi sett till Söderköpings kommuns samt Västerviks kommuns bestämmelser om föreningsstöd. Efter omvärldsanalysen har inga förändringar föreslagits i de schablonbaserade summor som finns i tillhörande bilaga till policyn och riktlinjerna. De tillägg som har gjorts mot tidigare reglemente är markerat med kursiv stil. Blanketter och dokument som används inom ramen för verkställighet revideras efter detta beslut för att harmonisera med reviderat reglemente. Några av följande förslag på förändringar mot tidigare bestämmelser finns i bifogat beslutsunderlag; - Dokumentet är en policy som anger kommunens förhållningssätt till föreningsstöd men även riktlinjer som anger hur tjänstemannaorganisationen ska handlägga ärenden om föreningsstöd. Ändrat mot tidigare regler om för föreningsbidrag. - Ordet bidrag har ersatts med stöd. - Tydliggörande om förväntan på föreningslivet från kommunens sida men även vad föreningslivet kan förvänta sig från kommunens sida. - Ökat krav att inkomma med närvarokort för möjlighet till stickprov samt till underlag för statistik. - Möjlighet att söka aktivitetsbidrag för barn mellan 3-5 år. - Tillägg om stöd för publika arrangemang, både generella arrangemangsstöd samt stöd för helgarrangemang. - Schablonmässiga summor (driftstöd samt övriga föreningsstöd) finns nu samlade i bilaga till policyn och reglementet. - Krav om upprättande av ANDT-policy. Kravet gäller från och med

129 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Skrivelse med beslutsförslag Beslutsunderlag Reviderat reglemente Lista över föreningsstöd samt driftstöd VALDEMARSVIKS KOMMUN Monika Hallberg kommunchef

130 KS-BU Policy och riktlinjer för förenings- och arrangemangsstöd i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunfullmäktige: Senast reviderad: Giltig från och med: Dokumentansvarig: Kommunchef

131 KS-BU KS-SA Innehåll Syfte... 2 Önskan om ömsesidig vilja att utveckla från föreningen och kommunen... 2 Kommunens åtaganden gentemot föreningslivet... 3 Kommunens förväntan på föreningslivet... 3 Allmänna riktlinjer och krav för ekonomiskt stöd till föreningar... 3 Allmänna krav för att erhålla föreningsstöd... 3 Vem kan inte få föreningsstöd?... 4 Medlemskap... 4 Ansökan... 4 Granskning... 4 Återbetalningsskyldighet... 4 Bestämmelser för varje enskilt stöd... 5 Aktivitetsstöd... 5 För föreningar med aktiviteter för barn mellan 3 och 5 år... 5 Driftstöd... 5 Grundstöd... 6 Investerings- och upprustningsstöd... 6 Ledarutbildningsstöd... 6 Lokalstöd... 7 Stöd till Hammarkinds OK s kartframställning... 7 Stöd till pensionärs- och handikappföreningar... 7 Stöd till Valdemarsviks Korpen... 8 Stöd till förfogande... 8 Utvecklingsstöd för ungdomsprojekt... 8 Arrangemangsstöd... 8 Helgarrangemang... 9 Övrig information... 9 Bilagor... 9

132 KS-BU KS-SA POLICY OCH RIKTLINJER FÖR FÖRENINGS- OCH ARRANGEMANGSSTÖD I VALDEMARSVIKS KOMMUN Syfte Föreningslivet är viktigt i vår kommun. Människors deltagande i föreningslivet ger en bättre folkhälsa, bidrar till ett rikt kultur- och idrottsliv, ökar delaktigheten och känslan av socialt sammanhang. Genom föreningslivets former lär man sig de demokratiska spelreglerna. Önskan om ömsesidig vilja att utveckla från föreningen och kommunen Valdemarsviks kommun kan endast styra över det egna förhållningssättet och inställningen till samarbete med föreningslivet. Om arbetet ska bli framgångsrikt så behöver det finnas ett ömsesidigt intresse från båda parter. Det ska även ske en samverkan utifrån följande områden; - Långsiktighet Beslut som påverkar föreningslivet (från kommunens sida) ska fattas utifrån en vilja att det ska gälla långsiktigt. - Föreningslivets självständighet och oberoende Föreningslivet står fritt från kommunen och kommunen strävar efter att underlätta föreningarnas självständighet. Föreningar ska kunna vara både samarbetspartner och kritiskt granskande gentemot kommunen. För att säkerställa oberoendet är det avgörande att skapa långsiktighet när det gäller beslut, finansiering, avtal och andra förutsättningar som påverkar föreningarna. - Mångfald och integration Föreningslivet representerar den mångfald av invånare som finns i Valdemarsviks kommun. Föreningslivet tar tillvara människors vilja till engagemang och kan möta behov och önskemål från medborgare oavsett bakgrund. Föreningslivet ger också förutsättningar för ökad inkludering och integration för kommunens nyanlända medborgare. - Tydlighet och öppenhet Kommunen ska arbeta för att vara tydlig i kommunikationen med föreningslivet. Arbetet och prioriteringar ska vara transparenta. - Samhällsutveckling En god samhällsutveckling förutsättningar den enskilda medborgarens engagemang. Människa aktiva deltagande i föreningsliv är en förutsättning för en levande demokrati och ska därför underlättas och uppmuntras. Valdemarsviks kommun vet att den ideella sektorn spelar en viktig roll i kommunens utveckling och ska underlätta dess deltagande.

133 KS-BU KS-SA Kommunens åtaganden gentemot föreningslivet I samverkan mellan föreningslivet och kommunen åtar sig kommunen: att det ska vara enkelt att kontakta kommunen om det finns frågor eller funderingar om de olika föreningsstöden. att i möjligaste mån fånga upp, förvalta idéer och kompentens från föreningslivet. att kunna närvara vid föreningsmöte vid önskemål för information och synpunkter. att säkerställa att det finns ett föreningsregister via kommunens hemsida ( för att underlätta kontakt mellan medborgare och föreningar samt mellan olika föreningar. att beslut som påverkar föreningslivet ska ske i dialog med föreningslivet under beredningsstadiet. Kommunens förväntan på föreningslivet Ett samarbete kräver två parter för att det ska fungera. Därför förväntar sig Valdemarsviks kommun följande; att föreningar kommer med förslag på förbättringar och förändringar till kommunen samt be medlemmar inkomma till kommunen med dessa förslag. att föreningarna söker vägar för samarbete och utbyte med andra föreningar när det är lämpligt. att föreningarna arbetar med frågor kring demokrati, jämställdhet, respekt för allas lika värde, tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning samt med integration. att föreningarna svarar inom angivna tider på kommunens frågor samt att på eget initiativ förmedla förändringar till föreningsregister. att samtliga föreningar bedriver verksamhet fri från alkohol, narkotika och dopningspreparat. Att föreningar med barn och ungdomsverksamhet upprättar en policy med handlingsplan som beskriver hur frågor kring alkohol, narkotika, dopning och tobak hanteras inom föreningen (en ANDT-policy). Stöd material och mer information finns på kommunens hemsida ( Detta krav gäller från och med Allmänna riktlinjer och krav för ekonomiskt stöd till föreningar Det kommunala föreningsstödet är avsett att täcka en del av föreningens kostnader för barn- och ungdomsverksamhet. Föreningen bör anta en medlemsavgift som är realistisk. Allmänna krav för att erhålla föreningsstöd Kommunalt stöd utgår till organisationer inom Valdemarsviks kommun, som bedriver ungdomsverksamhet i demokratiska former och genomförs i en

134 KS-BU KS-SA miljö fri från alkohol, narkotika, dopning och tobak enligt upprättad ANDTpolicy. Stöd utgår till föreningar vars riksorganisationer erhåller statliga stöd till sin verksamhet. Förutsättningen för att få stöd är att föreningen tydligt beskriver den ungdomsverksamhet som bedrivs. Efter särskild prövning av kommunstyrelsen kan stöd utgå till rent lokala ungdomsorganisationer för fritidsverksamhet. Valdemarsviks Korpen, pensionärsföreningar samt handikapporganisationer erhåller stöd enligt särskilda bestämmelser, se respektive förening. För att en organisation ska anses som stödberättigad ska alltid villkoret för grundstöd uppfyllas. Vem kan inte få föreningsstöd? Undantagna från stöd enligt dessa bestämmelser är organisationer vars huvudsakliga uppgift är att tillvarata medlems yrkesmässiga, fackliga eller ekonomiska intressen, politiska ungdomsföreningar, liksom organisation som erhåller stöd från annan kommunal nämnd eller styrelse. Medlemskap Stöd enligt dessa regler utgår till lokalavdelning med minst 10 medlemmar i åldern 3-20 år. Som stödberättigad medlem räknas den som är bosatt eller skriven i Valdemarsviks kommun, under närmast föregående redovisningsår varit registrerad som medlem, erlagt beslutad medlemsavgift och är mellan 3-20 år. Ansökan Ansökan om stöd görs på fastställd blankett inom föreskriven tid. Se särskilda bestämmelser för varje enskilt stöd. Utbetalning av stöd beräknas ske senast 3 månader efter sista ansökningsdatum. Kommunstyrelsen kan i särskilda fall utbetala förskott på stöd upp till 25 % av sammanlagt stöd för föregående kalenderår. För sent inkommen ansökan behandlas först vid respektive anslagsårs slut. Stödet kan då lämnas under förutsättning av budgeterade medel finns kvar. Stöd ska av flersektionsföreningar sökas av huvudstyrelsen. Beviljade stöd utbetalas endast till huvudstyrelsens bank- eller plusgirokonto. Granskning Kommunstyrelsen har rätt att i samråd med organisationen granska underlaget för stödsansökan och hur tilldelat stöd används. Närvarokort ska bifogas ansökan om aktivitetsstöd. Återbetalningsskyldighet Felaktigt sökta och erhållna liksom felaktigt använda stöd kan medföra återbetalningsskyldighet.

135 KS-BU KS-SA Bestämmelser för varje enskilt stöd Aktivitetsstöd Kommunalt aktivitetsstöd utgår för sammankomst med minst 5 deltagare för verksamhet i åldrarna 6-20 år. Statligt aktivitetsstöd utbetalas för verksamhet i åldrarna 7-20 år och söks hos respektive distrikts- eller riksorganisation. Ändamål - Att uppmuntra verksamhet i gruppform bland barn och ungdom. Villkor - Stöd utgår enligt de bestämmelser som finns beskrivna på de närvarokort som erhålls genom Kommunledningskontoret. Observera att åldersgruppen är 6-20 år. Redovisningsperioder: 1/1-30/6 inlämnas senast 31/8 och 1/7-31/12 inlämnas senast 28/2. Ansökan enligt datum ovan insändes till Valdemarsviks kommun på ansökningsblankett som kan rekvireras från kommunen. Om föreningens kan få stöd från något av studieförbunden för en aktivitet ska föreningen i första hand ansökan om stöd från den aktören. Om föreningens får stöd från något av studieförbunden för en aktivitet kan föreningen inte ansöka om aktivitetsstöd för samma aktivitet. För föreningar med aktiviteter för barn mellan 3 och 5 år Riksidrottsförbundet ger endast stöd för aktiviteter för barn och unga mellan 7-25 år. Valdemarsviks kommun stöttar även aktiviteter som riktar sig till yngre barn mellan 3 till 6 år.. För detta stöd gäller kriterier som vid övrigt aktivitetsstöd till idrottsföreningar. Ansökan görs på samma blankett som till aktivitetsstöd till unga mellan 6-20 år. Driftstöd För skötsel av anläggningar som drivs i föreningsregi utbetalas stöd med maxbelopp enligt bilaga 1. Ändamål - Stödet avser att täcka en del av organisationens skötselkostnad för den egna anläggningen. Villkor - Anläggningen ska ägas eller genom minst ettårigt avtal eller liknande disponeras av organisationen samt vara belägen inom Valdemarsviks kommun. I mån av utrymme och efter överenskommelse med organisationen skall anläggningen upplåtas till kommunens förvaltningar och andra organisationer inom kommunen till självkostnadspris. Om anläggningen eller del av den hyrs ut till annan juridisk person ska kommunstyrelsen underrättas för bedömning av stödets storlek.

136 KS-BU KS-SA Förening skall i sin ansökan tydligt beskriva den verksamhet man planerar bedriva vid anläggningen. En prövning görs sedan där verksamhetens storlek ställs i relation till den anläggning föreningen sökt stöd för. Stöd utgår endast under förutsättning att anläggningen är i sådant skick som krävs för att avsedda verksamheter ska kunna genomföras. Förening skall vid ansökan tydligt redogöra föregående års verksamhet vid respektive anläggning. Ansökan för varje år insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Vid tecknande av avtal upptas anläggningen i förteckningen över stödberättigade anläggningen i Valdemarsviks kommun. Grundstöd Ändamål - Stödet syftar till att ge organisationerna ekonomisk grundtrygghet för administrativa kostnader. Villkor - Årsberättelse med verksamhets- och ekonomisk berättelse, revisionsberättelse, årsmötesprotokoll samt budget- och verksamhetsplan ska bifogas ansökan om grundstöd. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Investerings- och upprustningsstöd Syftet med stödet är att ge föreningar med egen, eller på lång sikt arrenderad anläggning, stöd vid nyanläggningar, om och tillbyggnader eller reparationer. Stöd söks före investering där föreningen tydligt beskriver vad som skall göras. Utbetalning sker efter genomförd investering mot uppvisande av kvitto. Observera att stödet är tillfälligt och behovsstyrt. Kommunstyrelsen gör en prövning i varje enskilt fall och utifrån de budgetmedel som finns disponibla. Föreningen är skyldig att utnyttja statliga stöd när så är möjligt. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Utbetalning sker året efter. Ledarutbildningsstöd Ändamål - Att uppmuntra organisationer, dels att anordna lokala kurser dels att sända intresserade medlemmar på kurser anordnade av distrikts- eller riksorganisationer. Villkor - Deltagare i ledarutbildningen ska under året fylla lägst 14 år. Stöd utgår ej för deltagande i kongresser, förbundsmöten, läger eller motsvarande. Antal ledarutbildningsstöd utgår per organisation och kurs enligt

137 KS-BU KS-SA följande: stödberättigade medlemmar = 3 ledarutb/kurs stödberättigade medlemmar = 4 ledarutb/kurs. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 månad efter kursens genomförande på särskild blankett. Som bilaga till ansökan ska alltid kursintyg samt kursprogram bifogas. Lokalstöd Till egna eller tillfälligt förhyrda anläggningar och lokaler utgår stöd med 80 % av faktiska kostnader, max 35:-/stödberättigad medlem. Ändamål - Stödet avser täcka del av organisationens lokalkostnader för ungdomsverksamhet samt att vara en hjälp till de organisationer som håller sig med egna eller tillfälligt förhyrda anläggningar och lokaler. Villkor - Stödet utgår ej för subventionerade kommunala lokaler I de stödgrundande kostnaderna kan ingå hyra, el och värme Lokalkostnaderna skall alltid styrkas genom intyg av hyresvärd. Kostnader för egen lokal skall intygas av ordförande Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Stöd till Hammarkinds OK s kartframställning Stöd utbetalas till Hammarkinds OK årligen för framställning av orienteringskartor. Stödet utbetalas i samband med att föreningen ansöker om grundstöd. Föreningen ska till kommunstyrelsen redovisa varje kartas faktiska framställningskostnad varefter kommunstyrelsen avgör om ytterligare stöd ska utgå eller om del av utbetalda stöd ska överföras till nästkommande kartframställning. Stöd till pensionärs- och handikappföreningar Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Härutöver gäller i tillämpliga delar vad som sägs i allmänna bestämmelserna. Lokala pensionärs- och handikappföreningar är stödberättigad enligt bestämmelser oavsett vad som sägs i allmänna bestämmelser beträffande stödberättigade medlemmars ålder och antal. Regionala handikapporganisationer som bedriver verksamhet för medlemmar bosatta i Valdemarsviks kommun kan hos kommunstyrelsen ansöka om särskilt stöd. Ansökan insändes till kommunstyrelsen på särskild blankett.

138 KS-BU KS-SA Stöd till Valdemarsviks Korpen Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på egen formulerad blankett. Valdemarsviks Korpen är även berättigade till ledarutbildningsstöd enligt gällande regler dock max 3 ledarutbildningsstöd/kurs. Härutöver gäller i tillämpliga delar vad som sägs i allmänna bestämmelserna. Stöd till förfogande Stödet är avsett att utbetalas i de fall kommunstyrelsen finner det angeläget att stödja verksamhet som faller utanför de ovan angivna stöden. Efter särskild prövning kan stöd utbetalas till lokal organisation som inte är att betrakta som ungdomsorganisation. Ansökan insändes senast 1 april till Valdemarsviks kommun på särskild blankett. Utbetalning sker året efter. Utvecklingsstöd för ungdomsprojekt Stödet kan sökas av föreningar som i projektform planerar bedriva verksamhet för ungdomar inom något av följande prioriterade områden. Öka deltagandet hos ungdomar som står utanför föreningslivet Främja flickors deltagande i föreningslivet Motverka uppkomsten av främlingsfientlighet och våld Öka ungdomars inflytande och delaktighet i föreningslivet Öka ungdomars aktiviteter ur ett folkhälsoperspektiv Ansökan görs på särskild blankett som insändes till Valdemarsviks kommun senast tre månader innan projektstart. Den förening som söker stöd skall i ansökan beskriva projektets innehåll samt ekonomiska ramar. Beslut om stöd fattas av kommunstyrelsen. Arrangemangsstöd Arrangemangsstöd kan sökas av föreningar som är godkända enligt grundreglerna för föreningsstöd men även av andra föreningar, intressegrupper eller enskild arrangör som är verksamma i Valdemarsviks kommun för enskilda publika arrangemang (inte enbart för begränsad grupp, till exempel medlemmar). För att ansökan ska behandlas ska följande punkter redovisas i ansökan; Redogörelse för programmet. Tid och plats Finansieringsplan (kostnader för program, lokal, annonser, eventuella biljettintäkter, annat stöd etc.) för arrangemanget. Ytterligare kompletteringar kan efterfrågas. Stöd betalas ut efter programmets genomförande om inte särskilda skäl föreligger. Egen formulerad ansökan lämnas in senast en månad före

139 KS-BU KS-SA arrangemangets genomförande. Helgarrangemang För helgarrangemang utgår stöd till arrangerande förening för Valborg. Stöd betalas ut efter programmets genomförande om inte särskilda skäl föreligger. Egen formulerad ansökan lämnas in senast en månad före arrangemangets genomförande. Övrig information Investeringsstöd gällande allmänna samlingslokaler kan sökas hos Boverket. Mer information och blanketter finns på Boverkets webbplats, Bilagor Bilaga 1- Föreningsstöd samt driftstöd enligt Policy och riktlinjer för föreningsstöd i Valdemarsviks kommun KF xx/xx

140 Bilaga 1- Föreningsstöd samt driftstöd enligt Policy och riktlinjer för föreningsstöd i Valdemarsviks kommun KF xx/xx Föreningsstöd Stöd Aktivitetsstöd Grundstöd Ledarutbildningsstöd Lokalstöd Hammarkinds OK Summa 35 kronor per sammankomst och minst 5 deltagare per sammankomst 500 kronor per förening samt 20 kronor per stödberättigad medlem Dag 1 och 2- max 300 kronor. Dag 3 till 5 max 100 per dag. Stödet för lokala kurser utgår med max 2000 per kurs. Högsta stöd per år till förening är kronor. 80 % för faktiska kostnader, max 35 kronor per stödberättigad medlem Stöd för kartframställning till Hammarkinds OK. Kartstöd kan utgå med max 50 % av faktiskt kostnad/karta. Valdemarsviks Korpen 3 kronor per kommuninnevånare samt 0:10 per start. Stöd till pensionärs- och handikappföreningar 500 kronor per förening samt 20 kronor per medlem. 1 DRIFTSTÖD Apellplan 2 000:- Bangolfanläggning 3 000:- Båtsportanläggning 5 000:- Elljusspår Barmarksskötsel 3 000:- Eljjusspår Scooterspårning 45:-/tim Fotbollsplan gräs fullstor max 2 planer/förening :- Fotbollsplan gräs fullstor utöver 2 planer :- Fotbollsplan gräs 7-manna (ca 60x40) 7 500:- Fotbollsplan grus 7 500:- Knattecrossbana 3 000:- Motorbana 5 000:- Naturisbana/spolning 2 000:- Ridanläggning :- Ridanläggning endast utomhus 3 000:-

141 Skidbacke :- Skjutbana 3 000:- Tennisbana 3 000:- För att stödet skall betalas ut måste öppen verksamhet för ungdomar i kommunen bedrivits på anläggningen och de villkor följas som tagits i Policy och riktlinjer för förenings- och arrangemangsstöd i Valdemarsviks kommun. Ansökan om driftstöd söks senast 1 april, i samband med ansökan om grund- och lokalstöd.

142 REGLER FÖR I VALDEMARSVIKS KOMMUN Antagna av kommunfullmäktige och gäller from Rev KF , 89 Rev KF

143 1 REGLER FÖR FÖRENINGSBIDRAG TILL UNGDOMS- ORGANISATIONER, VALDEMARSVIKSKORPEN, PENSIONÄRS- OCH HANDIKAPPORGANISATIONER ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Det kommunala föreningsbidraget är avsett att täcka en del av föreningens kostnader för barn- och ungdomsverksamhet. Föreningen bör anta en medlemsavgift som är realistisk. Följande bidrag finns att söka: Grundbidrag Lokalbidrag Aktivitetsbidrag Ledarutbildningsbidrag Driftbidrag Investerings och upprustningsbidrag Bidrag till förfogande Utvecklingsbidrag till ungdomsprojekt Bidrag till kartframställning Bidrag till Korpen Bidrag till pensionärsföreningar Bidrag till handikapporganisationer Bidragsberättigade organisationer Kommunalt bidrag utgår till organisationer inom Valdemarsviks kommun, som bedriver ungdomsverksamhet i demokratiska former och genomförs i alkohol- och drogfri miljö. Bidrag utgår till föreningar vars riksorganisationer erhåller statliga bidrag till sin verksamhet. Förutsättningen för att få bidrag är att föreningen tydligt beskriver den ungdomsverksamhet som bedrivs. Efter särskild prövning av kommunstyrelsen kan bidrag utgå till rent lokala ungdomsorganisationer för fritidsverksamhet. Valdemarsviks Korpen, pensionärsföreningar samt handikapporganisationer erhåller bidrag enligt särskilda bestämmelser, se respektive förening. För att en organisation ska anses som bidragsberättigad ska alltid villkoret för grundbidrag uppfyllas. Ej bidragsberättigade organisationer Undantagna från bidrag enligt dessa bestämmelser är organisationer vars huvudsakliga uppgift är att tillvarata medlems yrkesmässiga, fackliga eller ekonomiska intressen, politiska ungdomsföreningar, liksom organisation som erhåller bidrag från annan kommunal nämnd eller styrelse.

144 Medlemskap 2 Bidrag enligt dessa regler utgår till lokalavdelning med minst 10 medlemmar i åldern 6-20 år. Som bidragsberättigad medlem räknas den som är bosatt eller skriven i Valdemarsviks kommun, under närmast föregående redovisningsår varit registrerad som medlem, erlagt beslutad medlemsavgift och är mellan 6-20 år. Ansökan Ansökan om bidrag görs på fastställd blankett inom föreskriven tid. Se särskilda bestämmelser för varje enskilt bidrag. Utbetalning av bidrag beräknas ske senast 3 månader efter sista ansökningsdatum. Kommunstyrelsen kan i särskilda fall utbetala förskott på bidrag upp till 25 % av sammanlagt bidrag för föregående kalenderår. För sent inkommen ansökan behandlas först vid respektive anslagsårs slut. Bidraget kan då lämnas under förutsättning av budgeterade medel finns kvar. Bidrag ska av flersektionsföreningar sökas av huvudstyrelsen. Beviljade bidrag utbetalas endast till huvudstyrelsens bank- eller plusgirokonto. Granskning Kommunstyrelsen har rätt att i samråd med organisationen granska underlaget för bidragsansökan och hur tilldelat bidrag används. Återbetalningsskyldighet Felaktigt sökta och erhållna liksom felaktigt använda bidrag kan medföra återbetalningsskyldighet. BESTÄMMELSER FÖR VARJE ENSKILT BIDRAG Grundbidrag Grundbidrag utgår med 500:-/förening samt max 20:-/bidragsberättigad medlem. Ändamål - Bidraget syftar till att ge organisationerna ekonomisk grundtrygghet för administrativa kostnader. Villkor - Årsberättelse med verksamhets- och ekonomisk berättelse, revisionsberättelse, årsmötesprotokoll samt budget- och verksamhetsplan ska bifogas ansökan om grundbidrag. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett.

145 Lokalbidrag 3 Till egna eller tillfälligt förhyrda anläggningar och lokaler utgår bidrag med 80 % av faktiska kostnader, max 35:-/bidragsberättigad medlem. Ändamål - Bidraget avser täcka del av organisationens lokakostnader för ungdomsverksamhet samt att vara en hjälp till de organisationer som håller sig med egna lokaler. Villkor - Bidraget utgår ej för subventionerade kommunala lokaler I de bidragsgrundande kostnaderna kan ingå hyra, el och värme Lokalkostnaderna skall alltid styrkas genom intyg av hyresvärd. Kostnader för egen lokal skall intygas av ordförande Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Aktivitetsbidrag Kommunalt aktivitetsbidrag utgår med max 35:-/sammankomst och minst 5 deltagare för verksamhet i åldrarna 6-20 år. Statligt aktivitetsbidrag utbetalas för verksamhet i åldrarna 7-20 år och söks hos respektive distrikts- eller riksorganisation. Ändamål - Att uppmuntra verksamhet i gruppform bland barn och ungdom. Villkor - Bidrag utgår enligt de bestämmelser som finns beskrivna på de närvarokort som erhålls genom Kommunledningskontoret. Observera att åldersgruppen är 6-20 år. Redovisningsperioder: 1/1-30/6 inlämnas senast 15/8 och 1/7-31/12 inlämnas senast 15/2. Ansökan enligt datum ovan insändes till Valdemarsviks kommun på ansökningsblankett som kan rekvireras från kommunen. Ledarutbildningsbidrag Bidrag till kostnader för utbildning av ledare kan utbetalas enligt följande: Dag 1 och 2 tillsammans - max 300:- Dag max 100:-/dag Ändamål - Att uppmuntra organisationer, dels att anordna lokala kurser dels att sända intresserade medlemmar på kurser anordnade av distrikts- eller riksorganisationer. Villkor - Deltagare i ledarutbildningen ska under året fylla lägst 14 år.

146 Bidrag utgår ej för deltagande i kongresser, förbundsmöten, läger eller motsvarande. Antal ledarutbildningsbidrag utgår per organisation och kurs enligt följande: bidragsberättigade medlemmar = 3 ledarutb/kurs bidragsberättigade medlemmar = 4 ledarutb/kurs. Bidraget för lokala kurser utgår med max 2 000:- per kurs. Högsta bidrag per år till förening är kronor. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 månad efter kursens genomförande på särskild blankett. Som bilaga till ansökan ska alltid kursintyg samt kursprogram bifogas. Driftbidrag 4 För skötsel av anläggningar som drivs i föreningsregi utbetalas bidrag med maxbelopp enligt särskild förteckning där hänsyn tas till budgeterade medel. Ändamål - Bidraget avser att täcka en del av organisationens skötselkostnad för den egna anläggningen. Villkor - Anläggningen ska ägas eller genom minst ettårigt avtal eller liknande disponeras av organisationen samt vara belägen inom Valdemarsviks kommun. I mån av utrymme och efter överenskommelse med organisationen skall anläggningen upplåtas till kommunens förvaltningar och andra organisationer inom kommunen till självkostnadspris. Om anläggningen eller del av den hyrs ut till annan juridisk person ska kommunstyrelsen underrättas för bedömning av bidragets storlek. Förening skall i sin ansökan tydligt beskriva den verksamhet man planerar bedriva vid anläggningen. En prövning görs sedan där verksamhetens storlek ställs i relation till den anläggning föreningen sökt bidrag för. Bidrag utgår endast under förutsättning att anläggningen är i sådant skick som krävs för att avsedda verksamheter ska kunna genomföras. Förening skall vid ansökan tydligt redogöra föregående års verksamhet vid respektive anläggning. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Förening som önskar upptas i förteckning för driftbidrag Förening som önskar att anläggning nyupptas i förteckningen över bidragsberättigade anläggningar ska anmäla detta till Valdemarsviks kommun senast 1 juni året innan, varefter kommunstyrelsen avgör om anläggningen är bidragsberättigad och det eventuella bidragets maxbelopp.

147 5 Investerings och upprustningsbidrag Syftet med bidraget är att ge föreningar med egen, eller på lång sikt arrenderad anläggning, stöd vid nyanläggningar, om och tillbyggnader eller reparationer. Bidrag söks före investering där föreningen tydligt beskriver vad som skall göras. Utbetalning sker efter genomförd investering mot uppvisande av kvitto. Observera att bidraget är tillfälligt och behovsstyrt. Kommunstyrelsen gör en prövning i varje enskilt fall och utifrån de budgetmedel som finns disponibla. Föreningen är skyldig att utnyttja statliga bidrag när så är möjligt. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Utbetalning sker året efter. Bidrag till förfogande Bidraget är avsett att utbetalas i de fall kommunstyrelsen finner det angeläget att stödja verksamhet som faller utanför de ovan angivna bidragen. Efter särskild prövning kan bidrag utbetalas till lokal organisation som inte är att betrakta som ungdomsorganisation. Ansökan insändes senast 1 april till Valdemarsviks kommun på särskild blankett. Utbetalning sker året efter. Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt Bidraget kan sökas av föreningar som i projektform planerar bedriva verksamhet för ungdomar inom något av följande prioriterade områden. Öka deltagandet hos ungdomar som står utanför föreningslivet Främja flickors deltagande i föreningslivet Motverka uppkomsten av främlingsfientlighet och våld Öka ungdomars inflytande och delaktighet i föreningslivet Öka ungdomars aktiviteter ur ett folkhälsoperspektiv Ansökan görs på särskild blankett som insändes till Valdemarsviks kommun senast tre månader innan projektstart. Den förening som söker bidrag skall i ansökan beskriva projektets innehåll samt ekonomiska ramar. Beslut om bidrag fattas av kommunstyrelsen. Bidrag till Hammarkinds OK s kartframställning Bidrag utbetalas till Hammarkinds OK med :- årligen för framställning av orienteringskartor. Bidraget utbetalas i samband med att föreningen ansöker om grundbidrag. Föreningen ska till kommunstyrelsen redovisa varje kartas faktiska framställningskostnad varefter kommunstyrelsen avgör om ytterligare bidrag ska utgå eller om del av utbetalda bidrag ska överföras till nästkommande kartframställning. Kartbidrag kan utgå med max 50 % av faktisk kostnad/karta.

148 6 Bidrag till Valdemarsviks Korpen Bidrag utbetalas till Valdemarsviks Korpens verksamhet med max 3:- /kommuninnevånare samt max 0:10/start. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på egen formulerad blankett. Valdemarsviks Korpen är även berättigade till ledarutbildningsbidrag enligt gällande regler dock max 3 ledarutbildningsbidrag/kurs. Härutöver gäller i tillämpliga delar vad som sägs i allmänna bestämmelserna. Bidrag till pensionärsföreningar Bidrag utbetalas till pensionärsföreningar med 500:-/förening samt max 20:- /medlem. Som medlem räknas den som är bosatt eller skriven i Valdemarsviks kommun under närmast föregående redovisningsår, varit registrerad som medlem och erlagt beslutad medlemsavgift. Ansökan insändes till Valdemarsviks kommun senast 1 april på särskild blankett. Härutöver gäller i tillämpliga delar vad som sägs i allmänna bestämmelserna. Bidrag till handikapporganisationer Lokal handikapporganisation är bidragsberättigad enligt ovanstående bestämmelser oavsett vad som sägs i allmänna bestämmelser beträffande bidragsberättigade medlemmars ålder och antal. Regionala handikapporganisationer som bedriver verksamhet för medlemmar bosatta i Valdemarsviks kommun kan hos kommunstyrelsen ansöka om särskilt bidrag. Ansökan insändes till kommunstyrelsen på särskild blankett. Övrig information Investeringsbidrag gällande allmänna samlingslokaler kan sökas hos Boverket. Mer information och blanketter finns på Boverkets webbplats,

149 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (6) KS-SA Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Föreningar Xxxxx Justerare......

150 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (1) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Ljungberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beviljar bidrag med :- till Hammarkinds Ryttarkamrater. Medlen tas från kommunstyrelsens reserv. Ärendebeskrivning Hammarkinds Ryttarkamrater söker bidrag om :- för ridlärarledd frita i stallet under vår- och hösttermin 2018 från 7 år. Lön till ridlärare samt kostnad för mellanmål. Det ska finnas utrymme för teori och pyssel med häst samt läxläsning. Mellanmål kommer att serveras. Planeras för 40 veckor/år: 1 gång i vecka samt 2 gånger i vecka under loven. Hammarkinds Ryttarkamrater har tidigare beviljats bidrag 2016 (27 000:- ) för samma verksamhet. I reglerna för Föreningsbidrag framgår att föreningar kan söka rubricerat bidrag (se bilaga). Medlen för detta ryms inte i budgeten för föreningsbidrag. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Ljungberg Administrativ handläggare

151

152

153 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (7) KS-SA Bidrag till utomstående föreningar 2018 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Föreningr i kommunen Xxxxx Justerare......

154 Vårt datum Vårt Dnr KS-SA Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Ljungberg Kommunstyrelsen Bidrag till utomstående föreningar Kommunstyrelsen beslutar enligt nedanstående förslag Ärendebeskrivning Nedanstående föreningar har inkommit med bidragsansökan för verksamhetsåret Bidraget används till ideella insatser för att möjliggöra tillhandahållande av öppna samlingslokaler för kommunens invånare samt bidrag till övriga utomstående föreningar där regelverket för föreningsbidrag inte är lämpligt. Förening Bidrag 2017 Sökt bidrag 2018 Förslag 2018 Gusums Folkets Hus Östra Ed/Tryserum Bygdegårdsförening BRIS Region Öst Synskadades Riksförbund Summa VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Ljungberg Adm handläggare Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro Valdemarsvik Storgatan kommun@valdemarsvik.se Valdemarsvik Telefax Webbadress valdemarsvik.se

155 Vårt datum Vårt Dnr KS-SA Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro Valdemarsvik Storgatan Valdemarsvik Telefax Webbadress valdemarsvik.se

156

157

158

159

160

161

162

163

164

165

166

167

168

169

170

171

172

173

174

175

176

177

178

179

180

181

182

183

184

185

186

187

188

189

190

191

192

193

194

195

196

197

198

199

200

201

202

203

204

205

206

207

208

209

210

211

212

213

214

215

216

217

218

219

220

221

222 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) KS-SA Investerings- och upprustningsbidrag samt bidrag till förfogande 2018 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Föreningar i kommunen Xxxxx Justerare......

223 Vårt datum Vårt Dnr KS-SA Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Ljungberg eva.ljungberg@valdemarsvik.se Kommunstyrelsen Investerings- och upprustningsbidrag samt bidrag till förfogande 2018 Förslag till beslut Fördelning av medel för 2018 sker enligt nedan: Mixdala Bygdegård Ringarums IF Hammarkinds Ryttarkamrater Gusums Hembygdsförening Ärendebeskrivning Mixdala Bygdegård ansöker om bidrag för att bygga nytt kök. (Köksinredning, vitvaror, el, vatten) Ansökt om :-. Redovisat : Ringarums IF ansöker om bidrag för renovering av tvättstuga och bollbod, inköp av ny varmvattenberedare samt uppsättning och inköp av skyltar till Ringvallen. Ansökt om :-. Redovisat : Hammarkinds Ryttarkamrater ansöker om bidrag för inköp och installation av tvättmaskin och torktumlare samt för anläggande av utebana av sand. Ansökt om :-. Redovisat 6 319: Gusums Hembygdsförening ansöker om bidrag för installation av luftvärmepump, div inköp för renovering av byggnader, inköp av häcksax, material till midsommarfirande samt tryckning av bok. Ansökt om :-. Redovisat : Tidigare år har :- avsatts i budgeten. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Ljungberg Administrativ handläggare

224 Vårt datum Vårt Dnr KS-SA

225

226

227

228

229

230

231

232

233

234

235

236

237

238

239

240

241

242

243

244

245

246

247

248

249

250 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) KS-KcS Stöd till hembygdsföreningen i Gryt Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

251 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-KcS (2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Kommunchef och Stab Monika Hallberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Stöd till Sockenföreningen i Gryt Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beviljar Sockenföreningen i Gryt ett bidrag med 30 tkr för föreningens arbete med att etablera en containermack i Gryt. 2. Bidraget finansieras genom ianspråktagande av medel för kommunstyrelsens oförutsedda utgifter. Ärendebeskrivning En skrivelse har inkommit från Sockenföreningen i Gryt gällande anläggande av en containermack i Gryt. Föreningen har köpt en tomt för detta ändamål till en ringa summa, av en privat markägare. För att en station ska kunna etableras krävs ett gediget markarbete, som är kostnadsberäknat till ca 120 tkr. Föreningen begär ett stöd av kommunen med 45 tkr för att täcka delar av denna kostnad. Föreningsbidrag I riktlinjerna för Föreningsbidrag i Valdemarsviks kommun anges följande: Bidrag till förfogande Bidraget är avsett att utbetalas i de fall kommunstyrelsen finner det angeläget att stödja verksamhet som faller utanför övriga föreningsbidrag som kommunen ger. Efter särskild prövning kan bidrag utbetalas till lokal organisation som inte är att betrakta som ungdomsorganisation. Förvaltningen bedömer att föreningens begäran bygger på att föreningen tar på sig ansvar och arbete för att privatpersoner och företagare ska ha tillgång till drivmedel i Grytsområdet.

252 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-KcS (2) Skrivelse med beslutsförslag Detta bedöms underlätta både företagande och boende i området. Utan tankställe skapas egna depåer och risken för stölder och brand/säkerhet ökar. Det är rimligt att stödja föreningens arbete med en del av den totala kostnaden, förslagsvis 30 tkr. Stödet utbetalas när arbetet är slutfört och containermacken är på plats. Monika Hallberg kommunchef Beslutet skickas till: Sockenföreningen i Gryt

253 Gryts Sockenförening Valdemarsviks kommun Containermack En bensinstation (containermack) planeras till Gryt (Lundbyvägen) på Kalerum 1:9 under våren Byggärende 2017:174 Bakgrund. När Qstar lade ner bensinstation i centrala Gryt lämnade sockenföreningen ett yttrande över att kommunen skulle ställa ett område till förfogande. En nedlagd mack gör att enskilda och företagare skapar egna depåer i form av farmartankar motsv. Detta gör att stöldriskerna ökar samt ur brand/miljösundpunkt ett sämre alternativ Eftersom Gryt blev av med sin bensinstation har vi inom Sockenföreningen försökt påverka kommunen att avsätta ett område för ny tankstation. Kommunen äger ingen mark som kan ges tillstånd för att etablera en tankstation i tätorten Gryt. Därför har vi nu sökt utanför tätorten och erbjudits ett område från Kalerum 1:9 med ett löfte om avstyckning av en fastighet som säljs för en symbolisk summa, tex 1 krona till Gryts sockenförening Utförande På en yta av ca 500m 2 ställs en containermack innehållande 2 x 10 m 3 inneslutna tankar (diesel o bensin). Bilaga 1 Trafikverket ställer krav på att vägen mot Lundby breddas till 6 meter på en strecka av 30 meter = infart till mackområde. Kostnader Beräknade kostnader för att iordningställa marken (mtrlkostnad), med fördyring av breddning in/utfartsväg till ca kr. Se bilaga 2 Hemställer att kommunen stödjer sockenföreningen med kr exkl moms för markberedning. Förslagsvis mot faktura direkt från det företag som kommunen har avtal med (Gållösa), för leverans av fyllnadsmtrl/begkross/ motsv. Gryt som ovan Sivert Sahlström Projledare

254

255

256