Kom igång med. Monitor ERP System AB. Utgåva 2

Transkript

1 Kom igång med Monitor ERP System AB Utgåva 2

2

3 Kom igång med MONITOR G5 Välkommen till MONITOR G5! Denna handbok och vänder sig till er som är nya användare av affärssystemet. MONITOR G5 används i huvudsak som ett program installerat i Windows. Det finns också en "light" webbklient av programmet, som du kör i en vanlig webbläsare eller som app till Android och IOS. I handboken kan du läsa om programmets gränssnitt och de olika funktioner som finns och om webbklienten. Du kan också ladda ned handboken som PDF på online-hjälpens startsida. Innan ni påbörjar utbildning i affärssystemet och senare skarp drift, är det olika förvalda inställningar som ska kontrolleras och eventuellt ändras. Även olika grunddata ska registreras. Om företaget konverterar från en tidigare generation av MONITOR följer allt data med, förutom visst grunddata som måste registreras på nytt. Om företaget byter från ett annat affärssystem till MONITOR G5 kan ni importera artiklar, kunder och leverantörer från det gamla affärssystemet. Arbetet med grunddata måste göras innan det går att skapa förfrågningar, offerter, olika order osv. I online-hjälpen och i handboken Konfigurera MONITOR G5 kan du läsa mer om vilket grunddata som normalt ska registreras. Du kan också ladda ned den handboken som PDF på online-hjälpens hemsida. Det finns olika orderflöden som ni behöver ha kännedom om för att förstå hur man arbetar med förfrågningar, offerter och olika order i MONITOR G5. I online-hjälpen kan du se en beskrivning av detta. Läs också om olika tillämpningar i MONITOR G5 i online-hjälpen. Systemadministratören måste lägga upp er som användare och även konfigurera olika delar i systemet innan ni kan börja använda MONITOR G5. 1

4 Inloggning När du startar MONITOR G5 visas en inloggningsruta. Här väljer du företag och anger användarnamn och lösenord. När du startar MONITOR G5 nästa gång kommer det företag och den användare du angav senast att vara förvalda i inloggningsrutan. Inloggningsrutan visas också om du loggar ut från MONITOR G5. Utloggning gör du i skrivbordets backstage. Med knappen Stäng uppe till höger kan du avsluta programmet. 2

5 Om systemadministratören kopplar ditt användarkonto i MONITOR G5 till ditt Windows-konto blir du automatiskt inloggad när du startar MONITOR G5. Inloggningsrutan visas då under ett ögonblick men försvinner sedan. 3

6 Skrivbordet Skrivbordet i MONITOR G5 är själva huvudfönstret. Gränssnittet är överskådligt och flexibelt. Det innehåller olika menyer, verktygsfält och funktioner. Skrivbordet visar i grundutförande olika bakgrundsbilder, beroende av vald färgskala/tema. Du kan även skapa skrivbordskonfigurationer och fylla skrivbordet med interaktiva skrivbordskomponenter som visar olika typer av information. Skrivbordskonfigurationer och val av färgskala/tema hittar du under Skrivbord respektive Inställningar i backstage. Skrivbordet kan du också minimera på bildskärmen. Är skrivbordet minimerat kan du fortfarande se, öppna och stänga rutinfönster som vanligt eftersom de inte är låsta till skrivbordet. Längst upp på skrivbordet finns namnlisten. Till vänster på namnlisten finns knapparna Fönster (1), Meddelandecenter (2), Urval (3) och fältet Sök rutin (4). I mitten av namnlisten finns en titelrad (5) som talar om i vilket företag, databasnummer, lagerställe, bokföringsår och period som du arbetar. Ditt användarnamn visas sist på titelraden. Till höger på namnlisten finns en hjälpknapp (6) som öppnar startsidan för online-hjälpen. Bredvid finns fältet MONITOR-sökning (7) som du använder för att söka efter poster i hela systemet. I online-hjälpen kan du läsa mer om de olika funktionerna i namnlisten. 4

7 Uppe till vänster på skrivbordet finns Backstage (1) där du hittar olika generella funktioner och inställningar. Bredvid backstage finns Modulmenyn (2) med en knapp för varje modul som listar alla rutiner som du har rättigheter till. 5

8 Backstage I backstage på skrivbordet finns olika generella funktioner och inställningar för MONITOR G5 och dig som användare. Funktion Inställningar Lagerställe Språk Förklaring Välj olika inställningar för tema, påminnelser, utskrifter osv. Se och välj tillgängliga lagerställen i systemet. Se och välj förvalt språk och nuvarande språk. Bokföringsår Se och välj förvalt och nuvarande bokföringsår. Skrivbord Välj layout och skrivbordskomponenter för ditt skrivbord. Om Information om MONITOR G5. Logga ut Logga ut från MONITOR G5. I avsnittet Backstage i online-hjälpen kan du läsa mer om respektive funktion i backstage. 6

9 Modulmenyn Modulmenyn i MONITOR G5 innehåller knappar med en symbol för varje modul. När du klickar på en sådan modulknapp öppnas en rutinmeny för den modulen. På rutinmenyn är rutinerna grupperade i undermoduler (sektioner) enligt tabellen nedan. Både modulmenyn och rutinmenyn styrs av rättigheter. Om du inte har visa-rättighet till någon rutin i en modul syns inte den modulknappen. Rutinmenyn listar de rutiner som du minst har visa-rättighet till. Ikon Namn Undermoduler Tillverkning Artiklar, Konfigurator, Kalkyler, Order, Planering, Operationslego, Avrapportering, Statistik/Uppföljning, Produktionsgrupper Inköp Leverantörer, Förfrågan, Order, Inleverans, Statistik/Uppföljning, Leverantörsreskontra, Likviditetsprognos Försäljning Kunder, Säljstöd, Offerter, Order, Utleverans, Fakturering, Statistik/Uppföljning, Kundreskontra, Likviditetsprognos Lager Artiklar, Behovsplanering, Inventering, Värdering, Spårbarhet, Ärenden, Beräkning 7

10 Ikon Namn Undermoduler Tidrapportering Personal, Stämpling, Avstämning, Grunddata Redovisning Generella register Kontoplan/Dimensioner, Automatkontering/-fördelning, Periodiseringar, Verifikationer, Rapporter/Uppföljning, Projekt, Budget, Period-/Årsbyte, Anläggningsregister, Skapa rapport Grundinställningar, Ekonomi, Dokumenthantering, Filhantering, Export/Import, EDI, Användare/Personal, Kategorier, Övriga tabeller, Systemunderhåll Som alternativ till att öppna rutiner via modulmenyn finns sökfältet Sök rutin på namnlisten. Det är en snabbsök för att hitta och öppna rutiner. 8

11 Rutinfönster Rutinfönster i MONITOR G5 är fristående från huvudfönstret. Du kan placera dem var du vill på bildskärmen. Har du flera skärmar kan du även flytta runt rutinfönstren mellan de olika skärmarna. Rutinfönstren är anpassade för en minsta bildskärmsupplösning av pixlar (HD). Rutinfönstren innehåller alltid följande delar: backstage (1) med olika generella alternativ och inställningar för rutinen, verktygsmeny (2), namnlist (3), boxar (4) med olika innehåll. Funktionsmeny (5) finns i vissa boxar. En del rutinfönster är också uppdelade på flera flikar (6). Det finns i huvudsak tre olika typer av rutinfönster i MONITOR G5. Det är enpostrutiner, listrutiner och tabellrutiner. 9

12 Enpostrutiner Enpostrutiner används för att registrera och uppdatera en datapost åt gången. Det är dataposter som innehåller mycket information som exempelvis artiklar, kunder och kundorder. Rutinfönstren innehåller även följande delar: huvudrad (1) med postväljare, statusrad (2) med information om när posten senast ändrades och senast skrevs ut, valideringsruta (3) som visar eventuella varningar och fel från olika valideringar i rutinen och sidopanel (4) med användbar information från olika register kopplat till den aktuella dataposten. 10

13 Listrutiner Kom igång med MONITOR G5 Listrutiner används för att selektera och hämta upp flera dataposter till olika listor för att göra utskrifter och rapporteringar. Rutinfönstren innehåller även följande delar: listtyper (1), presentationer (2), selekteringsrader (3), inställningar (4) och grupperingshuvud i listor (5). Några listor har även en sidopanel. 11

14 Tabellrutiner Denna typ av rutin används för att registrera olika grunddata i tabellform, exempelvis villkor, koder, prislistor och kategorier. Rutinfönster av denna typ innehåller en eller flera tabeller (1) uppdelade på olika flikar. Underordnade fönster Det finns även underordnade fönster till många rutinfönster i MONITOR G5. Det är modala fönster (dialogrutor). Vissa boxar samt fönster under olika knappar går att häfta loss till underordnade fönster, fristående från rutinfönstret. Läs mer om underordnade fönster i online-hjälpen. 12

15 Backstage i rutiner Varje rutin har en backstage med olika funktioner som är beroende på typ av rutin. Funktion Favorit Sidopanel Länkar Instruktion Förklaring Spara rutin som favorit. Välj vilka komponenter som ska visas i sidopanelen. Kopiera hyperlänk till denna rutin och post. Skapa egna instruktioner för denna rutin. Selekteringsrader Välj selekteringsrader att visa i fliken Selektering. Förvalda värden Presentationer Inställningar Formatmallar Skapa, ändra, ta bort förvalda värden. Skapa egna presentationer till olika listtyper. Inställningar för beslutsstöd. Skapa egna formatmallar för import av grunddata. I avsnittet Backstage i rutiner i online-hjälpen kan du läsa mer om varje funktion i rutinernas backstage. 13

16 Verktygsmenyn I verktygsmenyn i alla rutiner finns knappar med allmänna funktioner för den aktuella rutinen. Vilka knappar som finns på verktygsmenyn skiljer sig åt beroende på vilken typ av rutin det är. Om du håller muspekaren över en knapp så visar en tooltip knappens funktion. I bilden nedan ser du ett exempel på en verktygsmeny. I avsnittet Verktygsmenyn i online-hjälpen hittar du en förteckning på de vanligaste knapparna och deras funktioner på verktygsmenyn. 14

17 Funktionsmenyn Det finns en funktionsmeny i vänster kant av alla listor, selekteringsrader och olika tabeller i rutinerna. Menyn innehåller knappar med olika funktioner. Om du håller muspekaren över en knapp så visar en tooltip knappens funktion. I bilden nedan ser du ett exempel på en funktionsmeny vid kanten av en lista. Många av knapparna på funktionsmenyn finns även på kontextmenyn under höger musknapp, som ett komplement för de användare som föredrar att använda den menyn i stället. I avsnittet Funktionsmenyn i online-hjälpen finns en förteckning på de vanligaste knapparna på funktionsmenyn, förklaring av deras funktioner och eventuella kortkommandon. 15

18 Kontextmenyn I MONITOR G5 finns en kontextmeny som du kan öppna med höger musknapp. Kontextmenyn har olika innehåll beroende på var i rutinfönstret du öppnar den. Den finns i inmatningsfält, boxar, listor, tabeller och kolumnrubriker i tabeller. Kontextmenyn har samma innehåll som funktionsmenyn. Har rutinen länkar till andra rutiner på verktygsmenyn så finns även de länkarna tillgängliga på kontextmenyn. Kontextmenyn innehåller även vissa specialfunktioner. Detta gäller om du öppnar den menyn i inmatningsfält, listor och kolumnrubriker i tabeller. Se nedan vilka de funktionerna är. 16

19 Inmatningsfält Listor Klipp ut klipper ut markerad text i fältet. Kopiera kopierar markerad text i fältet. Klistra in klistrar in text i fältet (från Urklipp i Windows). Radera raderar markerad text i fältet. Välj allt markerar all text i fältet. Filtrera på xxxxxxx med värde "yy" med vilken du snabbfiltrerar på markerad post. Färgskalor med vilken du graderar kolumnvärden i färgskalorna grön-gul-röd, grön-vit eller vit-röd. Datastaplar med vilken du graderar kolumnvärden som liggande datastaplar i blå eller grön färg. Kolumnrubriker Sortera stigande sorterar kolumnen stigande. Sortera fallande sorterar kolumnen fallande. Rensa sortering tar bort en tidigare gjord kolumnsortering. Dölj kolumn gör att kolumnen döljs och flyttas in under kolumnen med knappen Mer info tabellen. sist i Bästa passform gör att bredden på en kolumn anpassas efter den rad som har den bredaste texten i kolumnen. 17

20 Bästa passform (alla kolumner) som ovan men för alla kolumner. Redigera filter öppnar editorn för avancerad filtrering av data i kolumnen. Visa sökruta öppnar en sökruta för sökning av data i alla kolumner (i tabeller). Visa filtrerade rader tar fram rader som filtrerats bort. 18

21 Sidopanelen Under Sidopanel i rutinens backstage kan du välja att lägga till eller ta bort olika registerkomponenter för sidopanelen i den aktuella rutinen. Sidopanelen (1) finns i högra delen av rutinfönstren. Du tar fram sidopanelen med F10 eller knappen Visa sidopanelen. När sidopanelen visas så kan du också dölja den med samma knapp eller F10. Komponenterna i sidopanelen visar information och värden relaterade till den aktuella posten i en rutin eller till markerad post i en lista. Vissa värden har även hyperlänkar, så att du når berörda rutiner och direkt kan se bakomliggande information till det specifika värdet. Under Inställningar Allmänt i skrivbordets backstage kan du ställa in att sidopanelen förvalt ska visas i rutiner. 19

22

23 Generella funktioner I MONITOR G5 finns många olika generella funktioner som du kan använda i hela systemet. I det här kapitlet är de viktigaste generella funktionerna beskrivna. I online-hjälpen kan du läsa mer om de generella funktionerna. Datavalidering i rutiner I alla enpostrutiner och uppdateringsbara listor och tabeller gör systemet valideringar i vissa fält. Systemet kontrollerar då om data saknas eller om angivet data är felaktigt. Valideringen kan resultera i felmeddelanden och varningar. Exempelvis om ett leveranssätt saknas på en kundorder visar valideringen en felsymbol bredvid fältet. Om leveransdatum på en kundorderrad inte är en arbetsdag eller inte är en av kundens rekommenderade leveransdagar visar valideringen en varningssymbol bredvid fältet. Om du då håller muspekaren över en av dessa symboler i rutinen visas orsaken som text i en tooltip. När det finns fel eller varningar i fält i en rutin visas också en valideringsruta i det nedre högra hörnet av rutinfönstret. 21

24 Valideringsrutan visar alla förekommande fel och varningar och tillhörande orsaker. I de fall hela orsakstexten inte får plats kan du hålla muspekaren över ett fel eller en varning för att visa texten i en tooltip. Om du dubbelklickar på ett fel eller en varning i valideringsrutan flyttas markören till det berörda fältet. Du kan minimera rutan med knappen om du för tillfället inte vill se informationen eller om rutan skymmer bakomliggande information. Du behöver inte korrigera fel direkt i en rutin, utan kan fylla i andra uppgifter. Men när fel finns är det inte möjligt att spara i rutinen. Detta förtydligas med att knappen Spara på verktygsmenyn är röd och visar ett utropstecken. Om varningar finns är det möjligt att spara eftersom en varning bara informerar dig om att den uppgiften kan vara mindre lämplig att spara. Egenskapshantering En administratör (användare med rollen MONITOR-ansvarig eller Systemadministratör) kan ställa in egenskaper på olika objekt i rutiner och lagra dessa ändringar i egenskapsuppsättningar som sen appliceras på användare. Objekten som det går att ställa in egenskaper på är kryssrutor, fält, knappar och flikar. Funktionen kommer administratören åt med knappen Egenskapshantering på rutinernas verktygsmeny. Under knappen öppnas ett fönster där administratören lägger till en (eller flera) egenskapsuppsättningar och väljer vilka användare, grupper eller roller som egenskapsuppsättningen ska appliceras på. Administratören ställer in en egenskap på berörda objekt i egenskapsuppsättningen. Flytta och gömma kolumner I listor och tabeller kan du flytta om kolumner inbördes, alternativt gömma undan kolumner. För att flytta en kolumn så drar du kolumnrubriken i sidled med muspekaren och släpper den där du vill ha kolumnen, mellan två andra kolumner. Du får hjälp av två pilar som visas när du kan släppa kolumnrubriken. 22

25 För att gömma en kolumn så drar du kolumnrubriken och släpper den ovanför eller nedanför de andra rubrikerna i listan eller tabellen. Du får hjälp av ett kryss som visas när du kan släppa kolumnrubriken. Funktionsknapparna på tangentbordet De flesta av funktionsknapparna F1 F12 på tangentbordet är i MONITOR G5 knutna till centrala funktioner som ofta används i det dagliga arbetet. I tabellen nedan beskrivs dessa funktioner. Knapp F1 Shift + F1 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 Förklaring av funktion Öppna online-hjälp för den aktuella boxen/sektionen/listan osv. Öppna online-hjälp för den aktuella rutinen. Förhandsgranska markerat dokument. Öppna eller stäng Sök & hämta i fält för stora register. Lägg till en ny rad i en tabell eller t.ex. en ny orderrad. Ta bort markerad rad i en tabell eller t.ex markerad orderrad. Gå till föregående fält. Gå till nästa fält. Öppna/stäng temporära modulmenyn. Öppna/stäng sidopanelen. 23

26 Knapp F11 Shift + F11 F12 Shift + F12 Förklaring av funktion Öppna Tillverkningsorderfråga för den aktuella/markerade posten. Öppna Leverantörsregister för den aktuella/markerade posten. Öppna Artikelregister för den aktuella/markerade posten. Öppna Kundregister för den aktuella/markerade posten. Färdiga och anpassningsbara dokumentmallar I MONITOR följer det med en komplett uppsättning dokumentmallar för olika ändamål som täcker behovet för de flesta företag, exempelvis förfrågan, offert, olika order och fakturor samt olika rapporter. Dessa dokumentmallar är färdiga att börja användas direkt. Om du skulle få behov av att anpassa en dokumentmall, exempelvis ändra innehåll eller layout av dokumentmallen, finns det möjlighet att skapa varianter av dokumentmallen och använda ett rapportverktyg integrerat i MONITOR G5 för detta ändamål. Färdiga och anpassningsbara listtyper Det finns många listrutiner i MONITOR G5. Rutinerna innehåller ofta flera listtyper som kan visas i olika presentationer. Listtyper och presentationer har olika ändamål som t.ex. att hämta dataposter till en lista för att visa en grafisk presentation, skriva ut, analysera eller uppdatera värden i poster i databasen. Listtyperna och presentationerna som följer med är färdiga att använda. Som komplement kan du för varje listtyp ställa in från vilka kolumner i ett register som du vill kunna selektera dataposter. Du kan även skapa egna presentationer till listtyper. På så sätt kan du anpassa selekteringsmöjligheterna och komplettera listtyperna. 24

27 Som tidigare nämnts så kan du enkelt skapa nya presentationer till listtyper. Du kan då utgå från en standardpresentation som mall eller börja med en tom presentation. En presentation styr exempelvis vilka kolumner som ska vara med i listan och vilka kolumner som ska aggregeras, hur listan ska grupperas och/eller filtreras. Inbyggd kalkylator i numeriska fält I numeriska fält kan du skriva formler för att räkna ut ett värde. Ett formeluttryck visas i röd färg om uttrycket inte är korrekt. Är det korrekt visas det i grön färg. När du lämnar fältet räknas värdet ut och visas i fältet. Se bild nedan. Inbyggd tolk i datumfält I datumfält finns det en tolk för inmatning av datum. Tolken översätter koder till datum enligt tabellen nedan. När du lämnar fältet tolkas koden och datumet visas i fältet. I förvalda värden i selekteringsrader kan dessa koder användas för att t.ex. få datumet en viss dag i veckan, alternativt ett datum i förhållande till dagens datum. Kod Förklaring 1 7 Dag i aktuell vecka Dag i aktuell månad t Dagens datum 25

28 Kod m n y z Förklaring Första dagen i aktuell månad Sista dagen i aktuell månad Första dagen i aktuellt år Sista dagen i aktuellt år Alla bokstavskoder kan kombineras med siffror. Om du exempelvis anger m-3 blir datumet första dagen i månaden, tre månader före aktuell månad. Om du anger y+2 blir datumet första dagen i året, två år efter aktuellt år. Om du inte anger +/- tecken tolkas det som + tecken, dvs. y2 tolkas som y+2. Integrerat beslutsstöd Beslutsstöd finns integrerat i systemet och består av de två rutinerna Beslutsstöd Försäljning och Beslutsstöd Inköp. I de här rutinerna kan du se orderingång, försäljningsstatistik eller inköpsstatistik och olika viktiga nyckeltal i form av mätare, diagram och listor. Du kan också skapa egna vyer ifrån rutinernas backstage. Interaktivt skrivbord Skrivbordet i MONITOR G5 är interaktivt på så sätt att du kan bygga en egen skrivbordskonfiguration och fylla skrivbordet med interaktiva skrivbordskomponenter som visar olika typer av information i form av mätare, diagram och listor. Du kan också välja en färdig skrivbordskonfiguration som en administratör har byggt. Allt detta gör du från skrivbordets backstage. På skrivbordet kan du sedan dubbelklicka i komponenterna och få fram detaljerad information i relaterade rutiner. Har du en egen skrivbordskonfiguration kan du också ändra 26

29 inställningar i komponenterna direkt på skrivbordet. Kommentarer och fritexter I registrerings- och rapporteringsrutiner kan du skriva texter som kommentarer, instruktioner, anmärkningar osv. till inlästa poster. För ändamålet finns det en liten texteditor som innehåller funktioner för formatering av texterna. Förutom att skriva text kan du även infoga bilder, fraser (från ett frasregister) och din signatur (som består av dagens datum och ditt användarnamn). Fönstret med texteditorn kan också häftas loss med knappen uppe i högra hörnet. 27

30 När en kommentar finns visas en fylld pratbubbla pratbubblan ofylld på knappen. på kommentarsknappen. Finns ingen kommentar visas Texteditorn finns även på fritextrader (radtyp 4) på offert, förfrågan och order. Där innehåller editorn även en funktion för att välja på vilka dokument som fritexten ska visas. Kontexthjälp I MONITOR G5 kan du med knappen F1 öppna online-hjälpen för det område som du har markerat eller där markören står i en rutin (så kallad kontexthjälp). På hjälpsidan finns en beskrivning av det valda området. Det finns också en sidomeny på hjälpsidan med länkar till hjälpsidor för andra områden i rutinen. Du kan också öppna online-hjälpen för en hel rutin med hjälpknappen som finns på namnlisten i alla rutiner. 28

31 Koppla filer Kom igång med MONITOR G5 I registrerings- och rapporteringsrutiner kan du koppla filer till inlästa poster. För ändamålet finns det under knappen Filer ett fönster för koppling och visning av filer. Du kan även koppla flera filer till en post och då välja vilken av filerna som ska vara Förvald att visas. Som standard kan du i visningsfönstret Förhandsgranska filen om den är i PDF-format. Med tilläggsfunktionen Utökad filvisare får du stöd för visning av fler filtyper, bl.a. olika ritningsformat och Office-filer som Word, Excel osv. Meddelandecenter Under knappen Meddelandecenter på namnlisten kan du se notiser från systemet, chatta med andra användare eller se om det finns uppgifter för dig att utföra. 29

32 Om du har fått en notis, en ny chatt eller en ny uppgift (med dagens datum som planerat datum) visas en röd symbol med ett utropstecken på knappen för Meddelandecenter, för att göra dig uppmärksam på detta. MONITOR-sökning I fältet MONITOR-sökning (Ctrl + F) på namnlisten kan du söka efter poster i hela systemet. Det görs en mönstersökning av den text du knappar in. Om du t.ex. söker efter "123" så kommer du att få träff på alla poster som innehåller "123", oavsett om det är ett ordernummer, artikelnummer, kundnummer, kontonummer osv. Du kan också söka efter poster i ett visst register genom att ange registernamnet (på engelska) och ett kolon som sökuttryck före den fras du söker på. Exempelvis för att söka efter "123" i kundorderregistret, så skriver du "customerorder:123". MONITOR-till-MONITOR MONITOR-till-MONITOR är ett stöd för att förenkla din kommunikation med kunder och leverantörer som också använder MONITOR. Om du exempelvis skickar en inköpsorder med e-post ifrån MONITOR till din leverantör, så är ordern bifogad både som PDF och XML i e-posten. E-posten innehåller också information som talar om vad som är bifogat, i det här fallet en inköpsorder. Leverantören använder sedan den mottagna e-posten för att automatiskt registrera kundordern i sitt MONITOR. Leverantören kan sedan skicka ordererkännandet tillbaka till dig med e-post, som du sedan använder för att ordererkänna inköpsordern i ditt MONITOR. Leverantören kan sedan också skicka kundfakturan med e-post och du använder sedan den e-posten för att registrera en leverantörsfaktura. Språkhantering Språk i MONITOR finns på flera nivåer. Företaget har ett språk och användaren har ett språk. Postadresser, 30

33 fakturaadresser och leveransadresser på företaget, kunder och leverantörer har också ett språk. Alla datauppgifter som är möjliga att ha på olika språk kan översättas, exempelvis olika benämningar. Dokumentfraser kan översättas till olika språk i rutinen Dokumenttexter. En grundläggande princip är att alla datauppgifter som användaren ser ska kunna visas på den användarens språk. Om sådana datauppgifter inte är översatta visas de på företagets språk. Sök & hämta i stora register I stora register, som t.ex. artikelregister och olika orderregister, finns det en kraftfull sökfunktion för att söka och hämta upp poster i registret. Funktionen kallas Sök & hämta. Med funktionen kan du både bläddra efter poster, göra mönstersökningar och se dina senast hämtade posterna i registret. En finess är att du kan skapa presentationer för sökningar. Där anger du vilka kolumner i registret som ska vara sökbara och/eller lägger in filter med urval av olika typer av poster som ska vara sökbara. Sök rutin I fältet Sök rutin (Alt + D) på namnlisten finns en snabbsök för att hitta och öppna rutiner. Den är ett alternativ till att leta rutiner i modulmenyn. Det görs en mönstersökning av den text du knappar in. Om du exempelvis börjar att skriva "ång" så kommer du att få träff på de rutiner som innehåller "ång" i namnet, som Ångra inleverans och Orderingång. Uppdatering i listor I många listor i MONITOR går det att uppdatera data på så sätt att du kan ändra på olika värden direkt i listorna och spara till databasen för de aktuella posterna. Det går även att använda funktionen Sök & ersätt i listor för att 31

34 ändra på alla värden i en viss kolumn. Detta är mycket användbart för att göra olika "massuppdateringar" av poster i databasen. Urval Funktionen Urval finns på namnlisten och är en tabell som kan innehålla olika temporära dataposter som du kopierar från listor för att återanvända som ett urval i selekteringar till andra listor. Syftet är att kunna göra ytterligare databehandling av ett visst urval av dataposter. Ändringslogg och utskriftslogg I alla rutiner som kan uppdatera olika poster görs alltid en loggning av varje post som ändras. Ändringar på fältnivå sparas i ändringsloggen med uppgifter om vad värdet var före och efter ändringen, när posten ändrades och av vilken användare. I rutiner som kan skriva ut dokument görs alltid en loggning av varje utskrift. Utskriften sparas i utskriftsloggen så som den såg ut vid utskriftstillfället samt med uppgifter om när utskriften gjordes och av vilken användare. Oavsett vad som ändrats efter att utskriften gjordes kan du alltså i efterhand se hur den ursprungliga utskriften såg ut. Utskriftsloggen används även för att kunna göra återutskrifter. 32

35 Tilläggsfunktioner Denna del i online-hjälpen dokumenteras löpande allteftersom tilläggsfunktioner utvecklas i MONITOR G5. Det finns möjlighet att komplettera MONITOR G5 med olika tilläggsfunktioner. Här finns en förteckning med de tilläggsfunktioner som du kan komplettera med i dagsläget. Tilläggsfunktioner får du köpa separat. Kontakta Monitor ERP System AB om prisuppgifter för olika tilläggsfunktioner till MONITOR G5. Anläggningsregister Anläggningsregister är en undermodul i Redovisning. Med anläggningsregistret tillkommer ett antal rutiner för registrering av företagets anläggningstillgångar, försäljning/utrangering och anläggningsimport. Här gör du även olika typer av avskrivningar samt utskrift av anläggningsjournal. Elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering förkortas EFH och innebär bl.a. stöd för att scanna in pappersfakturor du fått från leverantörer och att koppla respektive inscannad fakturabild till den registrerade leverantörsfakturan. Vidare innebär EFH stöd för att registrera attestanter, attestlistor och attestgrupper. Attestanter kan få påminnelser och meddelanden om attesteringar och definitivbokningar att utföra. Läs mer i kapitlet Elektronisk fakturahantering (EFH) under Tillämpningar i online-hjälpen. Export av löneunderlag Tidrapportering kan kompletteras med Export av löneunderlag i det fall du vill kunna exportera löneunderlagen till 33

36 ett löneprogram. Det är närvaro-, frånvaro- och övertidsstämplingar som exporteras till en textfil som du sedan importerar i ditt löneprogram. Till Export av löneunderlag väljer du ett tillägg för det löneprogram som du ska exportera löneunderlag till. I dagsläget finns tillägg för PAXml, Agda eller Visma. Lagerställe Lagerställe kan användas om du har lager och tillverkande enheter utlokaliserade på olika orter. I lagerställefunktionen ingår lagerorder för försäljning och inköp för att kunna anskaffa artiklar mellan lagerställen. De är som vanliga kundorder och inköpsorder och har avsändande och mottagande lagerställen. Lagerställena representeras av interna kunder och leverantörer som dessa order läggs på. I lagerställefunktionen ingår också värdering mellan lagerställen. Det innebär värdering av de artiklar som är på väg mellan lagerställen. Läs mer i kapitlet Lagerställe under Tillämpningar i online-hjälpen. Tidrapportering Tidrapportering är en hel modul i MONITOR G5. Här finns rutiner för att hantera scheman och schemacykler, hantera personaluppgifter för närvaro och arbete, stämpling av närvaro, arbete och frånvaro, korrigering och attestering av stämplingar samt löneexport. Till Tidrapportering kan du välja att komplettera med en tilläggsfunktion för export av löneunderlag (se ovan). Utökad filvisare Utökad filvisare ger stöd för visning av flera olika filtyper i det visningsfönster som finns där du kopplar filer till olika poster. Den utökade filvisaren stöder visning av olika ritningsformat, MS Office-dokument och andra filtyper. Utan tilläggsfunktionen går det enbart att visa PDF-filer. 34

37 Webbklienten Till MONITOR G5 följer det med en webbklient som går att köra i en vanlig webbläsare eller som app till Android och IOS. Webbklienten har färre rutiner och funktioner än Windowsklienten. Innan det går att använda webbklienten måste först ett par inställningar på användare göras och MONITOR G5 Webbserver installeras. Inställningar på användare De användare som ska kunna använda webbklienten och appen måste ha några inställningar gjorda av administratören enligt nedan. Dessa inställningar görs i rutinen Användare i Windowsklienten. Inställningen Tillåt inloggning i webbklienten måste aktiveras. När den aktiveras måste någon av nedanstående inställningar också anges. Ett lösenord måste anges med inställningen Lösenord. Lösenordet används vid inloggningen i webbklienten. Alternativt kopplas användarens konto till ett konto i Windows med inställningen Windows-konto. Då behöver inte lösenord anges i lösenordsfältet. I stället använder användaren lösenordet i Windows-kontot vid inloggningen i webbklienten. 35

38 Installation av webbserver För att kunna använda webbklienten och appen måste MONITOR G5 Webbserver installeras i ert nätverk. Själva installationen av webbservern sköts av supporttekniker från Monitor ERP System AB. Läs mer om detta i den separata beskrivningen för installation av webbserver. Webbläsare Webbklienten går att köra i en vanlig webbläsare som stödjer HTML 5, t.ex. Google Chrome, Internet Explorer eller Mozilla Firefox. Adressen till webbservern får du av administratören. När du har angett adressen i webbläsaren kommer du till en inloggningssida, där du anger ditt användarnamn i MONITOR G5 samt det lösenord som du också ska ha fått av din administratör, alternativt det lösenord som du har i ditt Windows-konto. App för Android och IOS Webbklienten går även att köra som app på pekplatta och mobil. Det finns stöd för Android och IOS. Appen laddar du ned ifrån Google Play eller Apple App Store. Där heter den "MONITOR G5". 36

39 När du startar appen första gången saknas inställningar och du kommer till sidan för inställningarna. Du behöver där ange URL till webbservern och eventuellt slå på streckkodsinläsning och slå på visning av notiser. Uppgifter om de inställningarna får du av din administratör. Se även mer om det i den separata beskrivningen för installation av app. Rutiner i webbklienten Webbklienten innehåller i dagsläget följande rutiner som är lämpliga att använda på en pekplatta eller mobil: Inköp Attestera fakturor Försäljning Kundlista Säljstöd Lager Artikelregister Inventering 37

40 Inventering mot underlag Flytta lagersaldo Direkt inleverans Direkt uttag Tidrapportering Närvarotablå Stämplingsterminal Du har samma rättigheter i dessa rutiner som du har i motsvarande rutiner (och lagerställe) i Windowsklienten. Läs mer om webbklientens rutiner och övriga funktioner under knappen Hjälp på menyn i webbklienten. 38

41 Hur går jag vidare? Utbildning MONITOR G5 är användarvänligt och lätt att komma igång med. Trots detta kommer det att behövas ett visst mått av utbildning för att kunna utnyttja kapaciteten i affärssystemet och uppnå största möjliga nytta av systemet i ert företag. Under utbildningen kommer bl.a. olika grunddata och flöden att gås igenom. Utbildningen hålls på plats på ert företag av utbildare från Monitor ERP System AB. Det finns utbildningsmaterial som du kan ladda ned och skriva ut inför en utbildning. Du hittar det materialet på startsidan för online-hjälpen. Online-hjälp I MONITOR G5 finns online-hjälp via F1 för varje område eller box i ett rutinfönster. Trycker du Shift + F1 visas online-hjälp för hela rutinen. Du kan även använda knappen Hjälp på verktygsmenyn i en rutin för att läsa rutinens online-hjälp. Den här kom igång-handboken kan du också läsa i mer detaljerad form på online-hjälpens startsida. Du hittar den under hjälpknappen på namnlisten i MONITOR G5. I online-hjälpen kan du också läsa om olika tillämpningar. Handboken finns även som ett PDF-dokument som du hittar via en länk på startsidan för online-hjälpen. 39