Kallelse till ordinarie årsmöte i Skogsbyns Samfällighetsförening

Transkript

1 Kallelse till ordinarie årsmöte i Skogsbyns Samfällighetsförening Tidpunkt: Måndagen den 14 mars 2011 kl Plats: Grå kvartersgård Förslag till dagordning: 1. Årsmötets öppnande och behöriga utlysande. 2. Närvarolista och fullmakter. 3. Godkännande av föreslagen dagordning. 4. Val av ordförande och sekreterare för stämman. 5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare. 6. Styrelsens årsberättelse och ekonomisk redovisning (Bilaga 1 o 2) 7. Revisionsberättelse och ansvarsfrihet för styrelsen. (Bilaga 1) 8. Motioner från medlemmarna och framställningar från styrelsen. (Bilaga 3-5) 9. Ersättning till styrelsen och revisorerna. 10. Styrelsens förslag till budget och medlemsavgift för 2011 (Bilaga 1 o 6) 11. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter (Bilaga 7) 12. Val av revisorer och revisorssuppleanter. (Bilaga 7) 13. Val av valberedning varav en sammankallande. (Bilaga 7) 14. Övriga frågor. 15. Årsmötesprotokollets kungörande. 16. Årsmötets avslutande. STYRELSEN Inför omröstningar, lämnas för de som inte kan närvara, högst en skriftlig fullmakt/ombud per fastighet, till respektive områdes ledamot eller till mötesordförande. Bilagor: 1. Verksamhetsberättelse för 2010 med ekonomisk redovisning, revisionsberättelse, budgetförslag för 2011 och uppdaterad medlemsförteckning. 2. Elförbrukning för Framställan om upprustning av kvartersgårdar. 4. Framställan om trygghetsåtgärder i Skogsbyn. 5. Framställan om ersättning till styrelsen och revisorerna. 6. Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening Valberedningens förslag till funktionärer för 2011 (delas ut separat).

2 Bilaga 2 IJ/ms SKOGSBYNS SAMFÄLLDA EL- FÖRBRUKNING AVSEENDE ÅR 2010 Uppdatering för år 2010 av Skogsbyns samfällda el-förbrukning. Utredningen baserar sig på beslut ursprungligen fattat på stämmorna år 1997 och år Med hjälp av de nio el-undermätarna i kvartersgårdarna och E.ON s fyra elmätare har 2010 års el-utredning utförts. Nedan är de tre senaste årens samfällda el-avläsningar tabellerade i kwh: E.ON s mätare Uttaxerat samma år per färggrupp År Blå Röd Grå Gul Totalt Blå Röd Grå Gul Uttax. Netto Uttax/total ,8 % ,7 % ,0 % I grås siffror ovan ingår stolpbelysningen med kwh. Under år 2010 har en ökning med 2 % skett av den totala samfällda el-förbrukningen i förhållande till år Uttaxerade el-förbrukningen är fördelad per kvartersgrupp och garagelänga omräknad till kwh. Efter avdrag för medlemmarnas anmälda extra el-förbrukning erhålls nettoförbrukningen. Nettoförbrukningen av el är den som medlemmarna i respektive färggrupp får betala via medlemsavgiften. Under år 2010 har nettoförbrukningen ökat med 12,1 % i förhållande till år Permanenta el- förbrukningen har beräknats till kwh. Till den hör stolpbelysningen, belysningen ute på garagen och centralantennen. Stolpbelysningen har egen el-undermätare och timmätare. Påverkbara el- förbrukningen är den som åtgår för uppvärmning och belysning i kvartersgårdar samt belysning och annan el-förbrukning i garagen. Den påverkbara el-förbrukningen är visad i bifogad tabell. För år 2011 föreslås samma el-uttaxeringar som för år Påverkbara el-förbrukningen har under år 2010 ökat med 3802 kwh till 8404 kwh! Anm. El-utredningen avseende år 2010 är utförd av Stig Fristad och Ingmar Jegelius under januari Nedan visas: Sidan 2 Historiska värden för Skogsbyns samfällda el-förbrukning Sidan 3 Samfälld el-förbrukning i Skogsbyn år 2010 El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening avseende år 2010 Sidan 1

3 Historiska värden för Skogsbyns samfällda el-förbrukning Påverkbara el-förbrukningen fördelar sig per kvartersgårdsområde de senaste 17 åren enligt nedan i kwh: Grå Blå Röd fd Brun Gul Totalt År År År År År År År År År År År År År År År År År Historiska data: Skogsbyns totala El-förbrukning under åren i kwh Grå Blå Röd fd Brun Gul Alla Medel Max Min samt dito för åren i kwh År År År År År År År År År År År År År OBS! Elkablar till bilar framför garageportarna skall vara spänningslösa, då de ej nyttjas! Detta gäller även om bilen är försedd med inbyggd timer! Garageinnehavaren ansvarar för tillsyn av kablarna och deras skick! El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening avseende år 2010 Sidan 2

4 SAMFÄLLD ELFÖRBRUKNING I SKOGSBYNS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING ÅR 2010 Avläst av Stig Fristad och Ingmar Jegelius :00 Hänsyn har tagits till föranmäld extra elförbrukning i garagen. Avvikelse mot föran- Avläsningar i kwh Jan-Dec Dygns- Föranmäld års- Föranmäld mäld årselförbrukning förbr. förbr. elförbrukning * dygnsförbr per länga per garage BLÅ Plats garage ,4 56 0, Plats garage , , RÖD Plats garage , , Plats garage , , GUL Plats garage , , Plats garage , , GRÅ Plats garage , , Plats garage , , S:a Grå Stolpbelysning kwh timmätare för dito h S:a avvikande elförbr i garagen Kvg. exkl. E.ON s egna fjärravläsningar på nyårsafton kl 23:59 garage, bel. Påverkbar År 2009 År 2010 och antennanl elförbr. Blå E.ON s mätare GV Röd E.ON s mätare GV Gul E.ON s mätare GV Grå E.ON s mätare GV Totalt E.ON år 2010 kwh Summa påverkbar elförbrukning kwh 8404 * I anmäld årsförbrukning av el i garagen har även inkluderats belysningen utomhus på garageväggarna med totalt 1120 kwh. Permanenta el-förbrukningen har på årbasis beräknats till kwh Varav: röds extralampa typ stolpbelysning på kvg 500 kwh lampor utomhus på garage 1120 kwh antennanläggningen för kabel-tv 2800 kwh stolpbelysning kwh Rörligt elpris inkl.skatter och nätavgift har beräknats till 131 öre / kwh El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening avseende år 2010 Sidan 3

5 Framställan från styrelsen till stämman 2011 Bilaga 3 Upprustning av kvartersgårdar Våra kvartersgårdar har nu fungerat i 30 år och det märks att vård och underhåll av dessa byggnader har vissa brister. Enligt den underhållsplan som redovisades i verksamhetsberättelsen för 2009 (den lilla blå) har planerats underhållsåtgärder under åren för totalt kronor. Exempel på åtgärder, som kan variera mycket mellan olika gårdar är reparation av undertak ommålning/byte av ytskikt väggar, snickerier och gipstak byte innerdörrar byte golv reparationer elinstallationer byte varmvattenberedare byte blandare byte element byte spis renovering av köksinredning Styrelsen anser att det är viktigt att redan innevarande år inventera och utreda behovet av sådana underhållsåtgärder för att i god tid kunna planera genomförandet. Det är givetvis viktigt att inte genomföra onödiga åtgärder utan istället prioritera de som kan ge ökad säkerhet och kvalitet samt minskad energiförbrukning. Styrelsen föreslår därför stämman besluta att en särskild arbetsgrupp bildas för detta uppdrag. Redovisning ska kunna ske till styrelsen under 2011.

6 Framställan från styrelsen till årsstämma 2011 Bilaga 4 Trygghetsåtgärder i Skogsbyn Styrelsen föreslog till årsmötet 2010 att anlägga bilspärrar vid infarterna till området i syfte att minska biltrafiken för att öka tryggheten speciellt för barnfamiljerna. Flera medlemmar uttryckte missnöje med styrelsens förslag varvid förslaget drogs tillbaka. Vid mötet angavs att styrelsen avsåg pröva andra åtgärder för att minska biltrafiken genom fasta asfalthinder, stora blomkrukor, bättre skyltning samt information till fastighetsägare och bilister. Information Styrelsen anser att de boende mycket väl är medvetna om riskerna med biltrafik i området, varför ytterligare informationsåtgärder ej är nödvändiga. Det är naturligtvis svårt att informera taxi och annan nyttotrafik. Bättre skyltning Det finns redan skyltar som anger begränsad hastighet till 30 km/h på Gitarrvägen samt varning för lekande barn inom området. Stora blomkrukor Styrelsen bedömer ej utplacering av blomkrukor som lämplig med hänsyn till skötselfrågan. Farthinder Fasta asfalthinder bedöms kosta ca kr per styck att anlägga, vilket enligt styrelsens uppfattning ej är kostnadseffektivt. Farthinder av gummi är betydligt billigare och ger samma effekt. Sådana hinder har monterats på flera ställen i området och bedöms ge god effekt på biltrafikens hastighet. Tyvärr har styrelsen hittills hindrats att montera ytterligare sådana farthinder. Andra trygghetsåtgärder Under våren 2011 kommer ett flertal häckar på föreningens mark att klippas ned till lämplig höjd i syfte att minska riskerna för olyckor. Föreningens medlemmar uppmanas att klippa ned egna häckar om de är belägna på utsatta ställen såsom korsningspunkter mellan gångvägar och bilvägar. Enligt kommunens anvisningar framgår att Om din tomt ligger intill en gång och cykelväg eller gata, ska du se till att dina växter och staket inte är högre än 80 cm i en sikttriangel som sträcker sig minst 10 m åt vardera hållet. Tillsynsman för respektive område kommer att följa upp detta. Styrelsens förslag Styrelsen förslår stämman besluta att anlägga kompletterande farthinder på två ställen enligt bifogad kartskiss och att kostnaden täcks genom medel i 2011 års budget. Kartskiss, se baksida.

7 Grön markering: Nuvarande omfattning av fartgupp. Röd markering: Förslag på tillkommande fartgupp.

8 Framställan från styrelsen till stämman 2011 Bilaga 5 Ersättning till styrelsen och revisorerna I föreningens budget finns posten styrelsekostnader vilket avser ersättning till styrelsen och revisorerna och denna kostnad har de senaste åren varit kronor. Styrelsen omfattar 5 ordinarie ledamöter och 4 suppleanter/tillsynsmän och revisorerna är 2 ordinarie och 2 suppleanter. I styrelsens arbete ingår styrelsemöten ca 10 gånger per år, årsmöte, skrivande av protokoll och andra handlingar, ekonomisk uppföljning, debitering, bokslut, utredningar, brev och telefonkontakter mm. Suppleanter/tillsynsmän är alltid med på styrelsemöten och har dessutom ett ansvar för tillsyn av belysning och andra anläggningar. Den sammanlagda arbetsinsatsen från styrelsen bedöms uppgå till mer än 350 arbetstimmar vilket ersätts med 7000 kronor eller mindre än 20 kr per arbetstimme. Styrelsen anser att det är viktigt att ersättningen till styrelsen och revisorerna höjes för att understryka vikten av ett engagerat styrelsearbete. Styrelsens förslag är att ordinarie styrelseledamöter och suppleanter/tillsynsmän ersätts med 990 kr per person, vilket är ett belopp som kan utbetalas utan att föreningen behöver betala arbetsgivaravgift och mottagaren behöver ej heller betala skatt. Dessutom föreslås att styrelsen tillsammans med revisorerna ges möjlighet att intaga en gemensam måltid. Förslaget innebär att styrelsekostnader för verksamhetsåret 2011 i budget 2012 höjs till kronor. Styrelsen förslår årsmötet besluta att ersättning till styrelsen och revisorerna för verksamhetsåret 2011 ska utgå med totalt kronor.

9 Bilaga 6 Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening Varje fastighet inom samfälligheten debiteras årligen enligt följande: Belopp Förfallodag kr 27 februari 2011 Enl. nedan 27 maj 2011 (separat faktura för extra el) kr 27 maj kr 27 augusti kr 27 november kr 27 februari 2012 Eluttaxering enligt separata avtal. Motorvärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Motorvärmare utan klocka under vintern Kupévärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Kupévärmare utan klocka under vintern Frys Värme 600W i avskärmad förrådsdel till ca 5 grader Värme i garagedelen Annan elförbrukning 350 kr Uppmätning 900 kr Uppmätning 850 kr 1400 kr Uppmätning Uppmätning alt. Beräkning Avgiften sätts in på: Bankgiro: Betalningsmottagare: Skogsbyns Samfällighetsförening Betalningsavsändare: Namn och adress