Kallelse till ordinarie årsmöte i Skogsbyns Samfällighetsförening

Transkript

1 Kallelse till ordinarie årsmöte i Skogsbyns Samfällighetsförening Tidpunkt: Tisdagen den 17 mars 2009 kl Plats: Grå kvartersgård Förslag till dagordning: 1. Årsmötets öppnande och behöriga utlysande. 2. Närvarolista och fullmakter. 3. Godkännande av föreslagen dagordning. 4. Val av ordförande och sekreterare för stämman. 5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare. 6. Styrelsens årsberättelse och ekonomisk redovisning (Bilaga 1 o 2) 7. Revisionsberättelse och ansvarsfrihet för styrelsen. (Bilaga 1) 8. Motioner från medlemmarna och styrelsen. (Bilaga 3-5) 9. Ersättning till styrelsen och revisorerna. 10. Styrelsens förslag till budget och medlemsavgift för 2009 (Bilaga 1 o 6) 11. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter (Bilaga 7) 12. Val av revisorer och revisorssuppleanter. (Bilaga 7) 13. Val av valberedning varav en sammankallande. (Bilaga 7) 14. Övriga frågor. 15. Årsmötesprotokollets kungörande. 16. Årsmötets avslutande. STYRELSEN Inför omröstningar, lämnas för de som inte kan närvara, högst en skriftlig fullmakt/ombud per fastighet, till respektive områdes ledamot eller till ordförande Björn Klebe, Gitarrvägen 77. Bilagor: 1. Verksamhetsberättelse för 2008 med ekonomisk redovisning, revisionsberättelse, budgetförslag för 2009 och uppdaterad medlemsförteckning. 2. Elförbrukning för Motion om ändring av förfallodagar för utdebitering av medlemsavgifter. 4. Motion om slopande av avier för debitering av medlemsavgifter. 5. Motion om 6 mandattid för styrelsen. 6. Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening Valberedningens förslag till funktionärer för Kallelse årsmöte

2 Bilaga 2 SKOGSBYNS SAMFÄLLDA EL - FÖRBRUKNING AVSEENDE ÅR 2008 Uppdatering för år 2008 av den samfällda el-förbrukningen. Utredningen baserar sig på beslut ursprungligen fattat på stämman år 1997 samt på stämman år Med hjälp av samfällighetsföreningens el-undermätare i kvartersgårdarna och E.ON s mätare har 2008 års el-utredning utförts. Nedan är de tre senaste årens samfällda el-avläsningar tabellerade i kwh: E.ON s mätare Uttaxerat samma år per färggrupp År Blå Röd Grå Gul Totalt Blå Röd Grå Gul Uttax. Netto Uttax/total ,5 % ,0 % ,8 % I grås siffror ovan ingår stolpbelysningen med kwh. Under år 2008 har en minskning med 9 % skett av den totala samfällda el-förbrukningen i förhållande till år Uttaxerade el-förbrukningen är fördelad per kvartersgrupp och garagelänga omräknad till kwh. Efter avdrag för medlemmarnas anmälda extra el-förbrukning erhålls nettoförbrukningen. Nettoförbrukningen av el är den som medlemmarna i respektive färggrupp får betala via medlemsavgiften. Under år 2008 har en minskning med 9 % skett av nettoförbrukningen i förhållande till år Permanenta el- förbrukningen har beräknats till kwh. Till den hör stolpbelysningen, belysningen ute på garagen och centralantennen. Stolpbelysningen har egen el-undermätare med timmätare. Påverkbara el- förbrukningen är den som åtgår för uppvärmning och belysning i kvartersgårdar samt belysning och andra el-förbrukare i garagen. Den påverkbara el-förbrukningen är visad i bifogad tabell. För år 2009 föreslås samma el-uttaxeringar som för år Den påverkbara el-förbrukningen har under el-förbrukningsåret 2007 minskat med 2019 kwh till 2268 kwh! Anm. El-utredningen för år 2008 utförd av Stig Fristad och Ingmar Jegelius under januari 2009 Nedan visas: Sidan 2 Historiska värden för Skogsbyns el-förbrukning Sidan 3 Samfälld el-förbrukning i Skogsbyn år 2008 El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening för år 2008 Sidan 1

3 Historiska värden för Skogsbyns elförbrukning Påverkbara elförbrukningen fördelar sig per kvartersgårdsområde de senaste 15 åren enligt nedan i kwh: Grå Blå Röd fd Brun Gul Totalt År År År År År År År År År År År År År År År Historiska data: Skogsbyns totala El-förbrukning under åren i kwh Grå Blå Röd fd Brun Gul Alla Medel Max Min samt dito för åren i kwh År År År År År År År År År År År OBS! Elkablar till bilar framför garageportarna ska vara spänningslösa, då de ej nyttjas! Detta gäller även om bilen är försedd med inbyggd timer! Garageinnehavaren ansvarar för tillsyn av kablarna och deras skick! El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening för år 2008 Sidan 2

4 Samfälld el-förbrukning i Skogsbyn år 2008 Avläst av S Fristad och I Jegelius Differens Differens Hänsyn har tagits till anmäld extraförbrukning i garagen enligt elavtal år 2008 mot mot anmäld anmäld Avläsningar i kwh Års- Dygns- Anmäld års- Anmäld dygns- förbr. per förbr. per förbr. förbr. förbrukning * förbrukning länga garage BLÅ Plats garage , , Plats garage , , RÖD Plats garage , , Plats garage , , GUL Plats garage , , Plats garage , , GRÅ Plats garage , , Plats garage , , S:a Grå Stolpbelysning kwh timmätare för dito h Summa differens i garagen E.ON's ber. Kvg. exkl. årsför- garage, bel. Påverkbar brukn. och antenn elförbr. Blå E.ON s mätare GV Röd E.ON s mätare GV Gul E.ON s mätare GV Grå E.ON s mätare GV ** *** Totalt E.ON Summa påverkbar förbr * I anmäld årsförbrukning av el i garagen ingår även belysningen utomhus på garageväggarna med 1120 kwh. ** E.ON s nya elmätarna gör att siffrorna blir negativa för 31 dec För år 2009 blir det samma siffror i tabell som på mätare! *** När E.ON's fjärravläsning är fullt införd ska vår avläsning bli lika E.ON's. Anm. Röds garage 37 har anmält motorvärmare utan klocka. I tabellen ovan har endast inkluderats 3 h daglig elförbrukning under vinterhalvåret. Avläsning av 37's egen elmätare lär ytterligare minska garagelängans påverkbara elförbrukning! Gul's garage 59 har förutom schabloniserad elförbrukning även egen mätning för annan elförbrukning, som ytterligare minskar garagelängans påverkbara elförbrukning. Permanenta elförbrukningen har beräknats kwh Varav: röds extralampa på kvg 500 kwh lampor på garage 1120 kwh kabeltv 2800 kwh stolpbelysning kwh El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening för år 2008 Sidan 3

5 Motion från Skogsbyns styrelse Bilaga 3 Förslag till ändrade förfallodagar för utdebitering av medlemsavgift. Bakgrund I den nuvarande debiteringslängden sker utdebitering 4 ggr per år med datumen: 31 mars (vid detta tillfälle debiteras även elavtal) 30 juni 30 september 31 december Debitering vid dessa datum vållar problem för styrelsens arbete: - Den första debiteringen, 31 mars, ligger så pass nära årsmötet och den nytillsatta styrelsen får svårt att praktiskt hinna hantera denna. - Den sista debiteringen sker i direkt anslutning till årsbokslutet. Sent registrerade betalningar skapar extra arbete med redovisningen eftersom de bokförs på kontot utanför räkenskapsåret. - Löpande avstämningar av våra konton görs normalt varje månadsslut för genomgång på styrelsemötena. Sent registrerade betalningar skapar extra arbete i dessa avstämningar. Förslag till ändring Styrelsen föreslår att utdebiteringen tidigareläggs en månad, samt att datumen ändras till den 27:e i respektive månad. Uppdelningen med 4 ggr per år kvarstår. Nya förfallodagar mellan årsmötena: 31 mars* 27 maj (+elavtal) 27 augusti 27 november 27 februari 2010 * För 2009 kommer utdebitering även att ske 31 mars, detta för att det ska ske 4 debiteringar under räkenskapsåret Förändringen påbörjas genom att juni ändras till maj /Styrelsen

6 Motion från Skogsbyns styrelse Bilaga 4 Förslag till slopade avier för debitering av medlemsavgift. Bakgrund Nuvarande rutin för utdebitering av medlemsavgifter innebär att 68 avier skrivs ut av kassören och delas ut i medlemmarnas brevlådor. Detta sker 4 gånger per år, dvs. totalt 272 avier. Utskrift och utdelning av avier är ett administrativt arbete för kassören som tar tid från annat styrelsearbete. Dessutom finns en kostnad för själva avierna. Idag sker de flesta inbetalningar via Internet och aviernas funktion har därmed ändrats. Förslag till ändring Styrelsen föreslår att hanteringen och utdelningen av avier för debitering av medlemsavgift tas bort i sin nuvarande form. Uppgifter om belopp, förfallodag, bankgirokonto och avsändare framgår då av den debiteringslängd som delas ut inför årsmötet för beslut. Medlemmarna ansvarar därmed själva att betalning sker till föreningens konto med belopp och förfallodag enligt debiteringslängden. Avisering av extra el-uttaxering kvarstår dock med utdelade avier. Vi föreslår att förändringen påbörjas till debiteringen den 27 maj /Styrelsen

7 Motion från Skogsbyns styrelse Bilaga 5 Motion om styrelsemedlemmarnas mandattid Styrelsen föreslår att mandattiden för ledamot i styrelsen ändras från 1år till 2 år. Med nuvarande lydelse av stadgarnas 6 kan hela styrelsen avgå vid samma tillfälle. 6 STYRELSE, Val Styrelsen utses vid ordinarie föreningsstämma för tiden mellan två ordinarie stämmor. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. För att säkerställa kontinuiteten inom styrelsen motionerar därför styrelsen om stadgeändring av 6 enligt nedan. 6 STYRELSE, Val Styrelsen utses vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Hälften av ledamöterna väljs vid jämnt årtal och andra hälften vid udda årtal. Stämman utser ordförande på ett år bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. Vid valet av ledamöter år 2010 väljs halva styrelsen på ett år och andra halvan på två år /Styrelsen

8 Bilaga 6 Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening Om styrelsens förslag inför års föreningsstämma, avseende bibehållen grundavgift men med ändring av förfallodag bifalles, gäller följande debiteringslängd fr.o.m. 1:a kvartalet Varje fastighet inom samfälligheten debiteras årligen enligt följande: Belopp Förfallodag kr 31 mars 2009 Enl. nedan 27 maj 2009 (separat faktura för extra el) kr 27 maj kr 27 augusti kr 27 november kr 27 februari 2010 Eluttaxering enligt separata avtal. Motorvärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Motorvärmare utan klocka under vintern Kupévärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Kupévärmare utan klocka under vintern Frys Värme 600W i avskärmad förrådsdel till ca 5 grader Värme i garagedelen Annan elförbrukning 350 kr Uppmätning 900 kr Uppmätning 850 kr 1400 kr Uppmätning Uppmätning alt. Beräkning Avgiften sätts in på: Bankgiro: Betalningsmottagare: Skogsbyns Samfällighetsförening Betalningsavsändare: Namn och adress Den som inte betalar via Internet och önskar få årets bankgiroblanketter i sin brevlåda, vänligen lämna ett meddelande i Skogsbyns brevlåda Gitarrvägen 16 senast Debiteringslängd

9 Valberedningens förslag till styrelse och funktionärer i Skogsbyns Samfällighetsförening år Bilaga 7 Ordinarie ledamöter (5-8) Christer Leuf Gitarrv. 62 Grå nyval /ordförande/ Else Risberg Gitarrv. 26 Blå nyval /kassör/ Sanna Lehtonen Gitarrv. 27 Röd nyval Henric Rosenius Gitarrv. 49 Gul omval Ingmar Jegelius Gitarrv. 66 Grå omval Suppleanter, tillsynsmän (4) Stig Fristad Gitarrv. 3 Röd omval Stig Sjölund Gitarrv. 52 Grå omval Lars Casseland Gitarrv. 30 Blå omval Esa Budh Gitarrv. 69 Gul nyval Revisorer Allan Unestrand Gitarrv. 65 Gul omval Gun-Britt Lindsten Gitarrv. 21 Röd omval Revisorssuppleanter Jan Ericsson Gitarrv. 54 Grå omval Peter Blomdahl Gitarrv. 47 Gul omval Valberedning Christer Berg Gitarrv. 4 Blå omval Mårten Norgren Gitarrv. 50 Grå omval Lena Dickson Gitarrv. 29 Röd omval Camilla Ström Gitarrv. 45 Gul omval Valberedningen i Skogsbyns Samfällighetsförening Christer Berg, blå Mårten Norgren, grå Camilla Ström, gul Lena Dickson, röd /sammankallande/ Järfälla den 3 februari 2009