Minnesanteckningar från projektmöte Projekt Ekonomiskt bistånd

Transkript

1 Minnesanteckn proj.möte av 8 Minnesanteckningar från projektmöte Projekt Ekonomiskt bistånd Deltagare: Kerstin Wexell Ulrika Hage Inger Larsson Linda Dahlquist Gunilla Bergqvist Karl-Enar Widman Dan Gustavsson Sven Håkan Olsson Owen Eriksson Göran Goldkuhl Claes-Olof Olsson Botkyrka Botkyrka Kumla Sundsvall Sundsvall Skellefteå Borlänge Definitivus FoU/Uppsala universitet FoU/Linköpings universitet Sambruk, Projektledare 1. Föregående minnesanteckningar (muntliga) projektmötet i Gbg den 9 nov COO rekapitulerade beslutspunkter och utestående frågor från senaste projektmötet; Göran Säwén utlovade kopia på Sundsvalls granskningsrutin av användarloggar i ProCapita IFO och Multifråga KEW meddelar fortsatt strul, men att produktionsstart nu är nära i Skellefteå (vid tidpunkt för minnesanteckningarna har info inkommit att Skellefteå nu är i drift!) Diskussion om Dödsboanmälan o I vissa fall upprättas bouppteckning av kommunen o Multifråga går att använda som den fungerar idag (även ur juridisk synpunkt), MEN data som kan fås m h a denna utgör endast en liten del av den totalt erforderliga informationen o ALLA kollar på hemmaplan, ev behov och nytta o Tills vidare avgränsas denna del/funktionalitet utanför projektets vidare arbete och aktiviteter, dvs läggs på is Datainspektionens granskning i Botkyrka o KW redogjorde för DI:s besök och första utgåva av protokoll (bifogas detta dokument) o Endast ett utredningsprotokoll, inga slutsatser eller rekommendationer ingår o Mkt fokus på myndigheternas försäkran att frågor endast ställ i aktivt ärende o Ny webbenkät ska tas fram (med samma frågor som vid besöket) GS ALLA

2 Minnesanteckn proj.möte av 8 2. Genomgång av status Multifråga ALLMÄNT Stabil drift och funktionalitet nu i alla kommuner som är/har varit i drift Ibland uppstår problem i informationsöverföringen från myndigheterna; o FK skyller på Multifråga, MEN problemen finns egentligen i FK:s onlinesystem (LEFI) o Dessutom uppstår också interna problem med rutiner mellan olika instanser inom FK o FK:s kundtjänst förstår inte skillnad på LEFI Online och Multifråga ALLTSÅ; viktigt att anmäla FEL formellt, inklusive begära ärendenummer till FK:s kundtjänst SHO kommer att implementera en utvecklad hjälpsida; o Förtydligad felanmälansrutin o Lista över rapporterade/kända fel o Sidan etableras på Sambruks webbplats, med länk hit från resp Multifrågainstans Borlänge Dan G visade hur Multifråga integrerats med ILABS VIVA, så att Multifråga initieras inifrån VIVA och ärende-id skickas till Multifråga FoU-kommentarer; GG påpekade att initieringen av Multifråga från VIVA innebör att Multifråga:s första sida, som innehåller en pedagogisk beskrivning av de juridiska förutsättningarna förbigås, dvs användaren ser aldrig denna text, så som sker när Multifråga startas som enskild applikation. Därmed viktigt att alla användare fortbildats i vad som gäller vid informationsinsamling från myndigheter i ett socialärende OE framhöll att kopplingen mellan Multifråga och VIVA utgörs av ett standardiserat gränssnitt, som är öppet att nyttja även för leverantörer av andra system. Därför bör alla kommuner som har andra verksamhetssystem än VIVA nu ställa tydliga krav på sina leverantörer att utnyttja möjligheten till att koppla sitt verksamhetssystem till Multifråga! KW informerar att Botkyrka, i förhandling med Pulsen, fått uppgift om att Pulsen kan vara intresserad att nyttja Multifråga. COO följer upp, efter att KW och UH diskuterat vidare med Pulsen-företrädare. ALLA KW/COO

3 Minnesanteckn proj.möte av 8 3. Lägesrapport diskussioner med myndigheter Skatteverket Skatteverket har nu tillsatt ny(a) resurs(er), med vilken Owen och Sven-Håkan haft ett par telefonmöten med (nästa möte den 8 dec). Vi uppfattar en positiv och konstruktiv attityd från SKV:s projektresurser, varför vi är försiktigt positiva till utvecklingen, dock har ingen projektplan med färdigtidpunkt meddelats ännu OE/SHO 4. Lägesrapport diskussioner med leverantörer Vi har fortsatt diskussionen med ILAB om fördjupat samarbetsavtal. Stort ömsesidigt intresse. En väsentlig parameter är vilka villkor som gäller för SHS-noden, som ägs av företaget Mogul. COO har inlett diskussion även med Mogul, troligen färdigförhandlat innan jul. Med ILAB diskuteras också integration för överföring av data från Multifråga till VIVA, samt förutsättningar för att ilab ska kunna ta ett förvaltningsansvar för Multifråga. COO COO 5. Genomgång av vidareutvecklad prototyp för eansökan, enligt tidigare projektmöte SHO gick igenom modulen. Diskuterades ett antal förändringar och justeringar, se separat bilaga. Genomgicks även förslag till stegvis vidareutvecklingsplan, enligt separat dokument (bilägges också) Beslut om fortsatt aktivitetsplan; SHO inför uppkomna synpunkter på förändringar, samt färdigställer prototypen till körbar modul, att installeras lokalt hos intresserade kommuner, för testanvändning, där handläggare tillsammans med klient nyttjar eansökanmodulen att fylla i relevanta uppgifter för en ansökan om fortsatt ekonomsikt bistånd (på plats hos handläggaren, dvs internt i kommunens miljö) Sundvall och Botkyrka utgör testkommuner Installation och start av test i skarp miljö kan ske i månadsskiftet jan/feb-11 SHO GG & OE gick igenom förslag till utvärderingsfrågor, för klienter som kommer att testa eansökan. Synpunkter på frågematerialet mottogs, enkäten revideras med dessa och distribueras inför testkörning av eansökan. GG/OE

4 Minnesanteckn proj.möte av 8 6. Projektekonomi COO presenterade projektbudget för vidare utveckling av Multifråga, respektive eansökan. Enligt tidigare diskussion och överenskommelse bör dessa två delprojekt planeras, budgeteras och genomföras separat, då det troligen finns olika intressegrupper för de båda utvecklingsspåren och relaterade applikationer. COO framhöll vidare att det finns ett antal kommuner som f n är kunder till ILAB, som bör vara särskilt intresserade av att nyttja Multifråga. Flera av dessa kommuner är också relativt stora, varför vi kan anta att nytillkommande användarkommuner kommer att bidra ekonomiskt till projektbudgeten för vidareutveckling av Multifråga. Därmed kan utdebitering av ny avgift för underhåll och vidareutveckling till befintliga användarkommuner troligen hållas låg. För vidareutveckling av eansökan kommer utskick att göras till samtliga Sambrukkommuner, då vi kan anta att intresset för och trycket på nya e-tjänster är stort även utanför den ordinarie projektgruppen för Ekonomiskt bistånd. Väsenligt för den fortsatta marknadsföringen av ffa Multifråga är att få dokumenterade nyttoeffekter från kommuner som nyttjar Multifråga. COO vädjar därför till projektdeltagarkommunerna att samla in och dokumentera användarerfarenheter, i form av både arbetstidbesparingsvinster och kvalitetshöjande erfarenheter! Med tanke på den osäkra ekonomiska prognosen genomförs ingen utdebitering direkt, dock bör samtliga deltagare förbereda respektive budgetansvarig chef/motsvarande på möjligt behov att täcka kommande projektkostnader, enligt samma principer som tidigare. COO ALLA ALLA 7. Fortsatt arbete, nästa steg/aktiviteter & projektmöten Fortsatt arbete enligt detta dokument Nästa projektmöte fysiskt i Stockholm, i slutet av januari/början av februari COO föreslår mötesdagar via doodle.com COO/ALLA För minnesanteckningarna svarade Claes-Olof Olsson Projektledare för Ekonomiskt bistånd och Verkställande tjänsteman i Sambruk BILAGOR; vidareutvecklingsplaner för Multifråga respektive eansökan

5 Minnesanteckn proj.möte av 8 BILAGA Översiktlig vidareutvecklingsplan för Multifråga Anpassning till SaaS med Viva Div diskussioner med parter (lev & proj.grp) Införande av fler myndigheter, per myndighet XSL-dialoger ev WebServices istf SHS Prestandaoptimering Optimeringar och korrigeringar Övrigt; möten + korr m m TOTALT med en (1) myndighet, exkl WebS tilkommer, ytterligare myndighet (max tre) tillkommer ev WebServices-utveckling Kronor Projektledning & möteskostnader 2 dgr / mån 10 mån 1 fyfysikt möte var 6:e vecka 6 möten FoU-medel = budgettillskott c:a "MAXBUDGET", samtliga steg och alla myndigheter (bruttokostndader, exkl FoU-bidrag) kronor

6 Minnesanteckn proj.möte av 8 BILAGA Översiktlig vidareutvecklingsplan för eansökan Steg 1 - Handläggare och sökande sitter samtidigt framför datorn Steg 2 - I stort samma version, fast öppet nåbar på Internet för sökande (ingen inloggning) Steg 3 - Inloggning och elektronisk inlämning Steg 4 - Utöka formulären till fler målgrupper OBS! Mkt beroende på ambitionsnivå! Steg 5 - Inkluderande av info från Multifråga Steg 6 - E-ID Steg 7 - Läsintegration med verksamhetsapplikation Steg 8 - Uppdateringsintegration med verksamhetsapplikation Övrigt; möten + korr m m TOTALT kronor

7 Minnesanteckn proj.möte av 8 BILAGA eansökan specifikation av kompletteringar & justeringar Startsidan: Ta bort eller är bostadslös! - I Period: ta bort att få utbetalt i slutet av Måste vara strikt en månad: Redovisningsperiod SKA räknas om beroende på sökt månad, ovanst gäller mån 12. Vore det 1 skulle det bli mån 12 ovan. Du måste också ange alla ej tidigare redovisade inkomster/utgifter sedan förra ansökan - Inkomst: En ny fråga överst. Har du några inkomster Kryssruta. - Följande krav ställs på uttag av föräldraledighet: xxx!!!: Om du har rätt till föräldrapenning så krävs att du tar ut ersättning sju dagar per vecka från Försäkringskassan - Arbetssökande, istället för Typ: Uppgifter om vilka arbeten som du har sökt under <redovisningsperiod> Ska vara sju rader, på varje rad:, arbetsgivare, ort, typ av arbete, pratat med/kontaktperson, resultat - Handläggningsplan > Handlingsplan - Följande krav ställs på den som är arbetssökande: xxx!!! > Ta bort - Före Barnomsorg, gör en kapitelrubrik om typ 3 -Ta bort: Det är endast de två sorternas Försörjningsstöd man kan söka via den här e- tjänsten, inte Bistånd för sin livsföring i övrigt. I så fall får man använda traditionella pappersblanketter. -Lista över allt som ingår i riksnorm - I Godkännande: En tredje kat, typ: Nedan anges kostnadsvärden ifall jag söker Försörjningsstöd för skäliga kostnader för vanliga behov utanför riksnormen

8 Minnesanteckn proj.möte av 8 - Sidan Välkommen kan ha en hämta -knapp Godk-sidan ska bara skriva Spara undan - Provkörning: Slutet januari i Botkyrka + Sundsvall - Manus för handläggare som ska sitta tillsammans med sökande - Lägg in; Fyll i Rätta ev. Godkänn Skriv ut Underteckna Posta/lämna på alla sidor, kanske det ska stå överst?