Inför styrelsemöte

Transkript

1 Cl-Olof Olsson 1 (5) Till: Styrelsen Beslutsunderlag till punkt 7, enligt utsänd agenda Samarbetsavtal mellan Sambruk och Acando Bakgrund Sambruk har tillsammans med bl a Skellefteå kommun genomfört ett samordnat avrop från Vervas avtal om informationsförsörjning Det samordnade avropet har resulterat i ett Samarbetsavtal, daterade , mellan Acando och Sambruk. I Samarbetsavtalet ingår bl a mall för kommande Leveransavtal. Inom ramen för Samarbetsavtalet har sedermera Skellefteå kommun tecknat Leveransavtal baserat på, men inte helt identiskt med ovan nämnda mall. I samband med framtagning av detaljspecifikation och plan för utveckling av den i avtalet definierade Nämndsmodulen, har det framkommit diametralt olika tolkning av avtalets innebör, från Acandos sida, i förhållande till Sambruks och Skellefteås tolkning och intentioner vid avtalstecknande. Den skrivning som ligger som grund för diskussionen är punkt 2.12 i Samarbetsavtalet; I samband med framtida tecknande av avtal förbinder sig Acando att utveckla en modul i Documentum för nämndsadministration utan tillkommande kostnader. Nämndsadministration definieras i Avropsförfrågan. Kraven kommer att definieras i beställningen från pilotkunderna. Rangordning av handlingar Av Leveransavtalets punkt 1.2 framgår att priser (bilaga 1 till Leveransavtalet) som avtalats i samarbetsavtalet mellan Sambruk och Acando gäller före Vervas ramavtalspriser (bilaga 16 till Leveransavtalet). Av punkt 1.3 i Leveransavtalet anges att Förekommer mot varandra stridande uppgifter i samma dokument gäller Kundens tolkning.

2 Cl-Olof Olsson 2 (5) Hittills genomförda diskussioner/förhandlingar Den modul Nämndsadministration som enligt Skellefteås och Sambruks tolkning ansågs ingå i det avtalade fasta priset, visar sig nu, med Acandos avtalstolkning och detaljanalys, kosta c:a 4 MKR att realisera. Skellefteå kommun har både enskilt och tillsammans med Sambruks Verkställande tjänsteman träffat ledande företrädare för Acando (några av nyckelpersonerna vid avtalstecknandet har slutat och/eller fått andra arbetsuppgifter inom Acando) för att försöka komma till en konstruktiv lösning på den uppkomna situationen. För att få en säkrare juridisk bedömning av avtalstolkningen, har såväl bolagsjurist hos Kommentus (som bistod både i avropsprojektet och vid avtalsframtagningen), som Skellefteås kommunjurist konsulterats. Bägge jursiter har inkommit med skriftligt utlåtande som styrker Skellefteås och Sambruks tolkning av avtalet. Utdrag ur respektive jurists utlåtande återfinns som bilaga till denna skrivelse. Trots detta vidhåller Acando sin tolkning och kräver en avsevärd ersättning för att realisera den för kommunal ärende- och nämndsadministration fullständigt nödvändiga modulen. Konklusionen efter ett flertal överläggningar har blivit att Skellefteå valt att avbryta samarbetet med Acando och därmed initierat ett separat anskaffningsprojekt, för att kunna implementera en nämndsmodul. Kvarstår alltså att ta ställning till hur Sambruk ska förhålla sig till Acando i allmänhet och det ovan nämnda samarbetsavtalet i synnerhet. Med hänsyn till den ovan beskrivna historiken och Acandos avvisande inställning till en konstruktiv och affärsmässig uppgörelse i sakfrågan, är det tämligen självklart att ingen kommun kommer att teckna något motsvarande leveransavtal för dokument- och ärendehantering. Återstår alltså att besluta om eventuella åtgärder, utöver att formellt säga upp samarbetsavtalet mellan Sambruk och Acando. Handlingsalternativ förslag Visserligen redovisar de bägge juristerna var för sig en samsyn i tolkning av avtalet, till Sambruks fördel. Dock kvarstår det faktum att Acando knappast, med detta som underlag, kan tvingas att tillverka den specificerade nämndsmodulen. Till detta ska läggas att Skellefteå kommun väljer att inte föra någon talan mot företaget, då man anser att grundvillkoren som vi gemensamt anser Acando brutit mot finns i det samarbetsavtal som tecknats mellan Sambruk och Acando.

3 Cl-Olof Olsson 3 (5) Sammanfattningsvis vill jag därmed återge några alternativa förslag till (re-)aktion från Sambruks sida gentemot Acando: 1. Stämning Sambruk stämmer Acando för kontraktsbrott föreningen som sådan har dock inte i strikt bemärkelse åsamkats skada = ekonomisk förlust (utöver de arbetstimmar och resekostnader för undertecknad som uppkommit under förda förhandlingar). Skadeståndet borde rätteligen utmätas i förhållande till de tidsförluster och extraarbetet som uppkommit i Skellefteå. Mycket vanskligt att bedöma utgången i en rättslig tvist av detta slag. Vid förlust torde kostnader för juridisk assistans och rättegång bli avsevärda 2. Ingen åtgärd Sambruk meddelar Acando att föreningen, på motsvarande sätt och av samma skäl som Skellefteå bryter Samarbetsavtalet med omedelbar verkan, samt avslutar alla eventuellt förekommande relationer och uppdrag med Acando. Som mellanting mellan 1 och 2 kan vi givetvis försöka ge publicitet i ärendet, dvs att ge föreningens och Skellefteå kommun syn på hur vi anser oss orättfärdigt behandlade av en stor leverantör. Detta förfarande ger i och för sig ingen ekonomisk kompensation, för vare sig föreningen eller Skellefteå, men kan i bästa fall ge såväl Acando som andra leverantörer en tankeställare inför kommande avtalsförhandlingar och projekt av liknande slag. Enligt uppdrag Cl-Olof Olsson Verkställande tjänsteman

4 Cl-Olof Olsson 4 (5) BILAGA utdrag ur utlåtande från Kommentus, respektive Skellefteås jurister. Henrik Palmér, Bolagsjurist & certifierad upphandlare Kommentus Kommentus har blivit tillfrågade om hur man anser att Avropsförfrågans kravspecifikation för Dokument- och ärendehanteringssystem, daterad , nedan Kravspecifikationen, ska tillämpas för att definiera begreppet Nämndadministration. I Kravspecifikationen beskrivs systemets funktionella krav främst i kapitel 3, men nämns även i kapitel 2, Översikt, samt i kapitel 7, Begreppsförklaring. Ärendehanteringen, till vilken Nämndadministrationen hör, beskrivs mer specifikt i avsnitt 3.2. I detta avsnitt beskrivs tre huvudsakliga kategorier för ärendehantering. Dessa är Diarieföring/eregistratur/Ärendehantering, Workflow/Process Management och Nämndadministrationen. Var och en av dessa kategorier har sina funktioner specificerade. Beskrivning av Nämndadministration finns främst i avsnitt Specifikationen utgår dels från en beskrivning av Nämndadministrationen som en kategori av ärendehantering, dels från en lista med konkreta skall-krav. Men Nämndadministrationen som sådan utgör dock bara en kategori av hela ärendehanteringen. Samtliga krav på Nämndadministrationen måste sättas i sitt sammanhang för att bli fullständiga. Beskrivningen av Nämndadministrationen i punkt kan därför inte brytas ut och definieras för sig, utan kopplingen måste hela tiden finnas kvar till de övriga funktionerna. Och av Avropsförfrågans kravspecifikation framgår att diarieföring är en förutsättning för ärendehantering i Nämndadministration. En hänvisning till definitionen Nämndadministrationen i Samarbetsavtalet ska därför avse hänvisning till hela Kravspecifikationen i vilken Nämndadministration utgör en del av Ärendehanteringen, på samma sätt som Workflow/Process Management och diareföringen gör. Tolkning av 2.12 i Samarbetsavtalet Vid Samarbetsavtalets tecknande var inte samtliga variabler kända som var nödvändiga för att exakt specificera Nämndeadministrationen. Med sista meningen avses alltså att kunden kommer att behöva förtydliga och komplettera specifikationen för Nämndadministrationen, för att den ska vara möjlig att konstruera. Så länge som de tillkommande kraven är nödvändiga för att kunna konstruera Nämndadministrationen får och ska kunden komplettera med sådana uppgifter utan tillkommande kostnader för leverans av Documentum. Med detta avses alltså inte att kunden kan tillföra några nya funktioner utan att det skulle utgöra en tilläggsbeställning. Rolf Edlund, kommunjurist Skellefteå kommun Skellefteå kommun anser att begreppet nämndsadministration har en betydligt vidare betydelse än vad som framgår av kravspecifikationen. Detta har varit tydligt i de underhandskontakter som skett med leverantören inför avropet och även i den korrespondens som skett genom möten, telefon och e-post. Det har från vare sig Skellefteå kommun eller Acando varit någon tveksamhet om vad som ingår i nämndsadministration. Detta kan tydligt utläsas t ex av den exempelprocess som skickades från Acando till Skellefteå kommun innan avropet skedde.

5 Cl-Olof Olsson 5 (5) I Kravspecifikationen beskrivs ärendehantering under kapitlet 3.2. I detta avsnitt beskrivs tre huvudsakliga kategorier för ärendehantering. Dessa är Diarieföring/eregistratur/Ärendehantering, Workflow/Process Management och Nämndadministrationen. Var och en av dessa kategorier har sina funktioner specificerade. För samtliga de krav som finns under kapitlet 3.2 har Acando svarat att inlämnat avropssvar uppfyller de krav som ställts. I inget av fallen anger Acando att det behövs anpassning för att uppfylla kraven. Skellefteå kommun anser sammanfattningsvis att Acando är skyldiga att ta fram en nämndsmodul utan tillkommande kostnad i enlighet med avtalet och utifrån de krav som Skellefteå kommun definierar i detta arbete. Som skäl till detta anförs följande: Samarbetsavtalets punkt 2.12 Leveransavtalets punkt 1.3 Den dialog som förevarit mellan Acando och Skellefteå kommun innan avropet Att Acando i sitt avropssvar har svarat ja på alla frågor under avsnittet 3.2 utan krav på anpassning