Minnesanteckningar från projektmöte Projekt Ekonomiskt bistånd

Transkript

1 Minnesanteckn proj.möte av 8 Minnesanteckningar från projektmöte Projekt Ekonomiskt bistånd Deltagare: Karl-Enar Widman (KEW) Göran Säwén (GS) Gunilla Bergqvist (GD) Inger Larsson (IL) Kerstin Persson (KP) Maria Richter (MR) Lena Gelin-Johansson (LGJ) Sven Håkan Olsson (SHO) Göran Goldkuhl (GG) Owen Eriksson (OE) Claes-Olof Olsson (COO) Christer Marklund (CM) Skellefteå Sundsvall Sundsvall Kumla Botkyrka Botkyrka Södertälje Konsult, Definitivus AB FoU FoU PL, Sambruk Kammarkollegiet Diskussions- och beslutspunkter, genomgångna under projektmötet 1. Inledning COO inledde med att fastslå syftet med dagens möte; att slutföra specifikationsfasen i projektet så att tillverkningsfasen kan initieras. De två huvudpunkterna är därmed att fastställa datainnehållet i de aktuella informationstjänsterna från de myndigheter som ingår, samt att komma överens om lämpligt gränssnitt för och användningssätt av den tänkta multifrågefunktionen ( Multiklienten ). Mellan projektmötestillfällena har en hel del arbete genomförts i projektkonsortiet; dels har OE haft fortsatta och fördjupade dialoger med flera av de aktuella myndigheterna, dels har SHO och COO diskuterat förutsättningar för realisering av Multiklienten, bl a med Kammarkollegiet. 2. Infratjänstens komponenter CM presenterade kort sin bild av hur projektets föreslagna Multiklient kan ses i sammanhanget Infratjänst -ramavtalet. Ur bl a sekretessperpsektivet kan jämföras med elektroniskt informationsutbyte vid upphandling e4820.

2 Minnesanteckn proj.möte av 8 F n pågår projekt, där Kammarkollegiet är pilotmyndighet, för infoutbyte med Skatteverket. CM påpekade även behov av infoutbyte med andra myndigheter än de som omfattas av den nya lagen; Kronofogdemyndigheten Bolagsverket Transportstyrelsen (enl CM den äldsta, befintliga SHS-tjänsten i Sverige) Lantmäteriet Pensionsmyndigheten Migrationsverket Konstaterades att dessa instanser kan lösas i efterföljande etapper, dvs vidareutveckling av den Multiklient som nu ska realiseras. CM:s OH-presentation bifogas. Avslutningsvis diskuterades förhållningssättet för Multiklienten i relation till i Infratjänst-ramavtalet ingående komponenter; Handläggarfråga, respektive Integrationskomponent. Bägge ansatserna går att applicera på Multiklienten 3. Genomgång av design och datainnehåll för informationstjänster från myndigheter OE redovisade förslag för information från CSN se bifogad dokumentation. 4. Genomgång av handläggningsprocessen i ProCapita korta noteringar Finns en personbild där personer läggs upp, och sen skapas hushåll manuellt genom att koppla ihop dessa personer. Aktualisering: För att börja jobba. Utredning: Där syns hushållet Registerledare är ett persnr som identifierar hushåll. Och här är det det enda som identifierar ärendet. Utredningsdokument skrivs i Word. Nås via Journal-bilden. Sundsvall sparar ner på filserver. Automatiskt förifyllnad av vissa saker. Del av wordfilnamnet skulle möjligen kunna motsvara en slags ärendenummer (men bara i de fall som wordfil faktiskt skapas). o Normalt katalogfilskydd för worddokumenten. Words lösenordsordsskydd används (dock lättkrackbart). Kommunicering: Postas utskrift av worddokumentet. Bläckpenneunderskrift av denna utredning. Slutligt dok: Blir nu först allmän handling

3 Minnesanteckn proj.möte av 8 RFV-bilden ("Omvärlden > RFV"): o Beställning. o Flikarna visar idag bara utbetalningarna, Multifrågan kommer att visa mycket mer info. o Flikar: Pension, Bostadsbidrag, Bidrag, Ersättning. Samt nyare CSN-flik. Beräkning: o Man ska egentligen kunna hämta siffror direkt från RFV-bilden genom att klicka därinne, men det har strulat, eller inte varit tillräckligt användarvänligt, så i praktiken skriver handläggare i Sundsvall ner siffrorna på papper och för in manuellt! o (För WM-Omsorg nämns att man kan få problem med retroaktiva siffror, men annars kan man mer automatiskt i praktiken sköta inmatning och koppling till beräkningen.) o En viktig fråga för kopiera/klistra-in med Multiklienten (där vi ju tänker att man dubbelklickar på en siffra på dess webbsida, gör kopiera och sedan klistrar in i beräkningen): Klaras då tusen-punkt e dyl? Vi kanske måste visa utan vacker formattering på webbsidan. o I grunden kan inte Procapita hantera mer än Sökande och Medsökande, alltså ifall det finns en inkomst på en barnpension lägger man det som en rad under Sökande t.ex, med en kommentar. o Således : Multiklienten ska inte summera hushåll, det ska göras i beräkningsmodulen inne i Procapita. Kommentar från Sven-Håkan efter mötet: På lunchen gick Göran S och jag igenom deras utbyggda rutin för stickprov och koll av infomissbruk. Den logg som finns i planen för Multiklienten bör gå fint att importera i deras typ av lösning (Excel-skript mm). 5. Realisering av Multiklienten Med underlag från hittills genomförda projektmöten, har SHO ställt samman en uppskattning av tidsåtgång för tillverkning av en första version av Multiklienten. Denna version kommer att fungera som samordnad frågefunktion till och mottagande av data från FK och CSN. Kalkylsammanställningen bifogas. Planering Multiklient Vår planering är att kunna ta något i drift till , naturligtvis också beroende på externa faktorer såsom myndigheternas snabbhet. Hellre prioritera driftsättning av CSN och/eller FK så snart som möjligt, de tre andra myndigheterna får vi ta allteftersom de kommer upp på banan. Transportstyrelsen (för bilfråga) kom på tal, borde också tekniskt gå att infoga i Multiklienten. Göran G ska titta på den legala aspekten av detta. Idag används SEMA Infotorg för sådana frågor enligt vilket lagrum?

4 Minnesanteckn proj.möte av 8 Sven-Håkan och troligen Owen åker till Botkyrka före sommaren och studerar arbetsprocessen kring WM-Omsorg för att kolla av relativt det vi nu vet mer detaljerat om för Procapita. Användargränssnitt Multiklient Kursiverade avsnitt måste utredas ytterligare och fastställas, under tillverkningsfasen! Gruppen accepterade huvudupplägget med trädvy till vänster och detaljvisning till höger, som Owen gjort. Man bör se både veckonr och veckans start/slutdatum. Ev som s.k. hover-tip (när musen vilar över fältet). Hover-tip används även för en del korta begreppsförklaringar men det får inte dyka upp långa tip-texter, då blir det irriterande. Gruppen önskade hålla ihop hushåll när fråga ställs så att alla frågorna åker iväg samtidigt. Vi kan begränsa antalet hushållsmedlemmar till 15 (skulle det behövas fler någon enstaka gång så är det ju lätt att ställa en separat fråga till). Kommentar från Sven-Håkan efter mötet: Flera personer på en gång påverkar dock upplevd svarstid eftersom de flesta myndigheterna verkar kräva en separat teknisk delfråga per person. Varje teknisk delfråga kan möjligen tänkas ta 1-5 s hos myndigheten, så med 10 hushållsmedlemmar kan det dröja 50 s. Vi ska dock anstränga oss för hög parallellitet och att kunna presentera svaren allteftersom de anländer, men den sortens programmering är komplex och tidskrävande så vi måste samtidigt tänka på vår tidsram och vår budget. Det kanske också kan bli fråga om en optimeringsetapp efter första driftstart. Men kanske användaren också har förståelse för att om man frågar på 10 personer så kan det ta lite mer tid. Däremot finns det ingen anledning att försöka summera per hushåll inne i Multiklienten, det arbetet måste ändå göras och redovisas i beräkningsmodulen inne i verksamhetssystemet, och ett urval av siffrorna måste bedömas manuellt och föras dit. Risk att dubbelräkna CSN Hemutrustningslån, måste redas ut hur hushållsmedlemmarna redovisas. FK:s statussiffror bör helst skrivas i klartext. Men siffran behöver också synas eftersom man vid ev kompletterande telefonkontakt med FK behöver ha samma språk som dem. Av samma anledning är det inte bra att bara att översätta FK:s Ärendetyp till Ärendestatus (som det egentligen är), i så fall behöver både-och synas. Förklaringssida behövs med en länk, troligen på siffersidan. Ett minimum är förstås att i en bild kunna visa all info som kommer från myndigheterna.

5 Minnesanteckn proj.möte av 8 Dock blir det väldigt mycket data, så vi bör undersöka ifall det går att automatiskt och maskinellt selektera fram de allra viktigaste siffrorna till en separat och mer kortfattad bild, t.ex utbetalningar. Troligen måste den utselekteringen göras med ett annat och snävare periodbegrepp än det som man använt när man ställt frågan till myndigheten. Vi bör också undersöka ifall det till och med går att göra en enkel förkalkyl där utbetalningsbelopp räknas ihop för att handläggaren med ett ögonkast ska kunna bedöma läget. Den riktiga kalkylen måste dock alltid göras inne i verksamhetssystemets beräkningsmodul. Ev skapande av dessa mer avancerade användargränssnittsdelar måste avvägas mot tillgången på kalendertid och budget. Det kan också tänkas bli en senare etapp. Gruppen accepterade Göran G.s användargränssnittsskisser för att ställa själva frågan, liksom för att få med legala krav och sekretessinfo. Ett hämta alla -kryss kan tillföras, liksom ett lösenordsfält. Visualisering av strukturen hos användargränssnittet för visning. Gruppen angav att strukturen hos vänstermenyn i användargränssnittet bör bli: Hushållsinformation Persnr1 Persnr2 Persnr3 All info Utbetalningar All info Utbetalningar All info Utbetalningar Som nämns ovan måste vi avväga mot tid/kostnad för att förstå om visningen av bara utbetalningar går att införa i etapp Fortsatt arbete COO konstaterar att specifikationsfasen av projektet härmed kan avslutas, i och med att projektgruppen är överens om den grundläggande beskrivning som ska utgöra grund för tillverkning/kodning av Multiklienten.

6 Minnesanteckn proj.möte av 8 Därmed vidtar fastställande av Projektplan för tillverkningsetappen, initialt bestående av följande aktiviteter; Baserat på den uppskattning som gjorts för tillverkningsetappen, behöver samtliga kommunrepresentanter förankra fortsatt deltagande i projektet, dels tidsmässigt, dels ekonomiskt klart under juni månad Förutsatt att vi kan etablera en projektgrupp av minst lika många (och lika engagerade som under specifikationsfasen COO:s anm) kommuner, så kan tillverkningen starta omedelbart Fortsatt dialog med myndigheterna och ev kompletteringar av specifikationen OE & SHO Målsättningen är den grova tidsplan som sattes upp vid förra projektmötet ska hållas; o Tillverkning/kodning under aug okt o Införande/pilotdrift under senare halvan av oktober o visa upp en fungerande applikation för multifråga till Sambruks höstkonferens i november 7. Argument för Multiklienten I det rådande, hårda ekonomiska klimatet diskuterades förutsättningar för att övertyga respektive kommuns budgetansvariga att satsa på att gemensamt finansiera realisering av Multiklienten. Vi enades om följande väsentliga argument; Minskad kostnad för RFV/Kominfo och SEMA Infotorg, kan lätt annars bli kr totalt i en kommun se faktiskt räkneexempel från Sundsvall (bifogas) Minskad utbetalning av felaktiga bidrag. T ex Södertäljes ÖKADE soc-utbetalningar med 40 MKr den senaste tiden, jämfört med kommnens andel i projektet med kr för Multiklienten, vilket motsvarar 2 promille av denna ökning! Detta belopp borde, med hjälp av Multiklienten, vara lätt att tjäna in. (Totalt i Sverige betalas det ut 20 miljarder kronor per år i försörjningsstöd..) Mindre telefontid gentemot myndigheter => mer klienttid

7 Minnesanteckn proj.möte av 8 8. HÖSTENS MÖTEN Överenskoms två fysiska heldagsmöten, i Stockholm (lokal meddelas senare), samt att däremellan hålla kortare avstämningsmöten per telefon, enligt nedan (endast ett av varje bokades under mötet, kommande möten bokas vid augustimötet): Telefonmöte, den 17 augusti, kl 9:00 11:00 Projektmöte i Stockholm, den 8 september, kl 10:00 17:00 9. OE-material och information Prototypen som visats på projektmötet är tillgänglig genom att använda följande länk Vi kommer att uppdatera denna prototyp under tillverkningsprocessens gång så att ni successivt kommer att se hur den förändras, vilket också gör att ni lättare kan ge synpunkter på densamma. Ni kan kanske också visa prototypen på hemmaplan för att visa vad det är för IT-produkt som ni äskar pengar för. Observera att själva frågebilden inte fungerar, dvs, det händer inget när ni trycker på sändknappen. Vi har inte heller uppdaterat frågebilden enligt den specifikation som Göran redovisade på mötet i tisdags. Avstämning med CSN. Jag att åka upp till Sundsvall den 22/6 för att framföra de sista kraven. Med utgångspunkt från den information som visas i prototypen kommer jag att framföra följande krav på förändringar: a) Den tid som personen sökt studiemedel och studiehjälp för ska skickas med i svaret. Normalt så söker personen studiehjälp för ett helt läsår men personen kan i vissa fall söka för en kortare period. Om sökperioden är kortare än läsåret skall den kortare perioden finnas med i svaret. b) När det gäller beviljade tider för studiemedel anges startvecka och slutvecka, men även startdatum (måndag) och slutdatum (fredag) skall skickas med i svaret c) När CSN har beviljat studiemedel så betalas den första utbetalningen för perioden efter att kunden har skickat in en studieförsäkran. Så länge studieförsäkran inte kommit in så finns inget fastställt datum för den första utbetalningen. Inget datum skall presenteras på den första utbetalningen så länge CSN väntar på studieförsäkran.

8 Minnesanteckn proj.möte av 8 d) När det gäller ett delat hemutrustningslån mellan två personer visas hela lånet på varje person men med ett tillägg som visar att lånet är delat, och personnumret på den person som lånet är delat med. (Fråga till CSN; sker utbetalning på halva beloppet till vardera personen när lånet är delat?) Försäkringskassan a) Testmaterialet som vi fått från Försäkringskassan är bristfälligt och en del av material som ni ser i prototypen har jag lagt in på egen hand. b) Bifogar utbildningsmaterial från Försäkringskassan detta är två pp-presentationer en för förmåner och en för utbetalningar. c) Bifogar FK's begreppskatalog som skall uppdateras. d) Bifogar processbeskrivningar av sjukpenning och tillfällig föräldrapenning. Den här typen av processbeskrivningar måste komplettera begreppskatalogen för att informationen från FK ska kunna tolkas på ett riktigt sätt. Dokumentationsarbetet kring detta kommer att fortsätta och målet är att bygga in så mycket av den dokumentation som finns i begreppskatalogen i själva multi-frågan. Avstämning med de andra myndigheterna a) Ett möte hålls med Akassornas samorganisation den 23/6. b) Kontakter har tagits med AF och RSV där vi också fått en del material. För mötesanteckningarna svarade Claes-Olof Olsson, Sven-Håkan Olsson & Owen Eriksson