Lyhördhet Passion Ärlighet Kvalitet Entreprenörskap

Transkript

1 Lyhördhet Passion Ärlighet Kvalitet Entreprenörskap

2 Användare och internt engagemang i fokus med nya boverket.se Jonas Fränne, Dan Jansson & Marie Appelros Sida 2

3 Förstudien grunden för utvecklingsarbetet Förstudien togs fram under slutet av 2012 och början av Utvecklingen av Nya boverket.se har utgått ifrån förstudiens slutsatser. Nya boverket.se ska sätta användarens behov i fokus. Utifrån och in perspektiv. Sida 3

4 Om metoden för förstudien Förstudien har genomförts av Meridium i samarbete med Transformator Design med hjälp av metoden Service Design. Metoden identifierar situationer som är kritiska för användarupplevelsen och genererar en förståelse till varför det är som det är. I förstudien har ett 80-tal av Boverkets typiska användare intervjuats. Dessutom har en majoritet av ledningsgruppen samt experter inom Boverket intervjuats. Sida 4

5 Obekväma sanningar kom fram ur vår förstudie Sida 5

6 Våra beteendegrupper - identifierade i förstudien Språkrör Vad gäller? Tolkar Boverkets bestämmelser Förklarar och sprider informationen vidare Eftersträvar att skapa en bred och djup förståelse Jobbar oftast på en myndighet eller branschorganisation Utförare Vad gäller för mig? Behöver hitta och förstå tolkningen av bestämmelser Arbetar med att applicera tolkningen Vill veta vad som gäller för dem i sitt specifika fall Jobbar oftast i byggbolag eller är byggkonsult Ansökare Hur gör jag? Hur gör jag för att genomföra ansökan och använda e-tjänsterna? Hur gör jag med mitt enskilda ärende hos Boverket? Är oftast privatperson och har blivit hänvisad till Boverkets webbplats för att utföra något specifikt

7 Vad vill vi uppnå med Nya boverket.se? Våra besökare ska förstå vad Boverket gör och vad Boverkets roll är i olika sammanhang uppleva att Boverket vill hjälpa till och är en tillgänglig och öppen myndighet enklare hitta den information eller de tjänster de söker samt lösa uppgiften som föranleder deras besök kunna använda webbplatsen oavsett typ av klient (dator, surfplatta eller mobil), följsam design kunna använda våra sociala medier som en naturlig del av vår information. Sida 7

8 Utvecklingsområden enligt förstudien Delaktighet Transparens Överblick Förståelse Empowerment (medinflytande) Kontroll Sida 8

9 Artikelsidan grunden i kommunikationen Delaktighet Transparens Överblick Förståelse Empowerment (medinflytande) Kontroll Ingångar till kundprocesser (guider) Rubrik Ingress Ämnestext Flikar: Allmänt Frågor och svar Fördjupning/rättsfall Diskussion Relaterad information Kundprocesser Vem gör vad? Aktuella aktörer, t.ex. Boverket och länsstyrelsen Sida 9

10 Hur blev det i verkligheten? Delaktighet Hjälpte denna sida dig? Dela via Facebook och Twitter. Transparens Våra uppdrag Överblick Start-/kategori- och artikelsidor. Flikar. Vem gör vad? Förståelse Våra guider. Lättläst Empowerment (medinflytande) Diskussionsforum Kontroll E-tjänster Sida 10

11 Genomförande Sida 11

12 Hela verksamheten involverades Intern förankring, delaktighet och kommunikation har varit oerhört centrala delar i projektet det är viktigt att alla medarbetare känner ett gemensamt ansvar för den nya webbplatsen. Tidigare webbprojekt har varit drivna av informations- och ITenheten med så liten påverkan på verksamhetens arbete som möjligt. Den här gången beslutades att verksamheten skulle involveras på bredden i utvecklingen. En treenig projektgrupp tillsattes. Jonas Fränne, sakverksamheten (projektledare) Dan Jansson, info (bitr. proj.ledare / ansvar innehåll o struktur) Marie Appelros, IT (bitr. proj.ledare / ansvar tekn. funktioner) Sida 12

13 Organisation för genomförandet av boverket.se Styrgrupp Susann Bard (ordförande styrgruppen, beställare) Irene Nyman (systemägare, avd.chef Administrativa avd.) Anders Sjelvgren (avd.chef Verksamhetsavd. 1) Yvonne Svensson (rättschef) Adjungerade medlemmar är Birgitta Frejd (informationschef) samt Peter Thorsson (IT-chef) Projektgrupp Jonas Fränne (projektledare) Dan Jansson (bitr. proj.ledare / ansvar innehåll o struktur) Marie Appelros (bitr. proj.ledare / ansvar tekn. funktioner) Webbgrupp Projektgruppen ovan samt: Ola Svensson / ersättare Anna Dyberg Ek (Enheten för Styrmedel och fastighetsekonomi) Sara Elfving (Enheten för Hållbara byggnader och byggprodukter) Caroline Cronsioe Bernelius (Enheten för Tekniska eg. ) Lars Corneliusson (Enheten för Energi och samhälle) Anna Andersson (Enheten för Boende och stadsutveckling) Roland Thörnquist (Enheten för Stad och land) Mark Mostert (Enheten för Strategisk planering) Lina Magnusson (Enheten för Plan och Bygg) Marie Rosberg (Analysavdelningen) Ingemar Ericsson (webbokhandel, Adm. avdelningen) Anna Svensson (svarstjänst, Adm. avdelningen) OBS! Ersättare måste alltid delta om ordinarie inte kan. Utökad projektgrupp Susanne Giger (Sökmotor, kategorisering/taggning, sprintar, publicering) Linda Nordin (texter och sprintar, publicering) Jenny Hellgren (sociala medier) Elsa Mångård (språk/texter och sprintar) Lotta Blom (bildspråk, bildbeställningar) Anna-Karin Boulliant (kommunikation, bildspråk) Lina Magnusson (verksamhetsavd. 2) Caroline Cronsioe Bernelius (verksamhetsavd. 1) Administratörer Christina Harrysson (textadministratör) Catharina Horn-Ceginskas (Projektadministratör) Externa resurser Niklas Jägerklou/Klas Andreasson (konsult projektledare, Meridium) Anna Hass (konsult skrivcoach, Expressiva) Gustav Gullberg (konsult användarfokus, Transformator)) Sida 13

14 Några händelser under resan Förstudien togs fram under slutet av 2012 och början av Förstudien presenterades för alla medarbetare april Ett förberedande arbete inleddes i juni med workshop om design med deltagare från hela verksamheten. Presentation av prototyp och designskiss i juli för webbgruppen, informationsenheten och utökade ledningsgruppen. Intern testperiod av prototyp och designskiss juli-augusti extern användartest av prototyp och designskisser Workshop om kundprocesser med webbgruppen i augusti. Sida 14

15 Några händelser under resan Styrgruppsbeslut om designskisser och prototyp i september Styrgruppsbeslut i oktober om start av genomförande. Utvecklingsarbete med verksamheten med workshops om personas, ämnen och innehåll samt user stories för att ta fram detaljerade krav till den tekniska utvecklingen. Styrgruppsbeslut i december om textplan (innehåll, ej struktur). Därefter kunde fördelning av ansvar för produktion av de olika texterna ske till verksamheten. Ett av Boverkets etappmål 2014 är att Vi arbetar med och kommunicerar genom boverket.se (Strategiskt mål att Förenkla medborgarnas och företagens vardag inom målområdet Effektiv statsförvaltning). Sida 15

16 Några händelser under resan Utbildning i början av februari 2014 av drygt 100 medarbetare i att skriva för webben och att skriva klarspråk. Alla skribenter som önskar har fått boka individuell extern skrivcoachning för att utveckla sitt skrivande och komma vidare. En skrivarverkstad har varit öppen torsdagar och fredagar varje vecka under våren. Dit har skribenterna kommit för att diskutera ämnen, innehåll och texter. Projektets sida på Boverkets intranät har innehållit allt material om projektet och ett samlat underlag för skribenterna. En intern utvecklingsblogg har löpande informerat om hur arbetet framskrider. Webbgruppen har informerat sina enheter löpande. Sida 16

17 Några händelser under resan För verksövergripande ämnen skapades flera arbetsgrupper. Gemensam publiceringsstart i maj 2014 då alla som gått EPiServerutbildning byggde upp strukturen. Från maj fanns en kombinerad skrivar- och publiceringsverkstad. Alla i verksamheten har varit välkomna dit för att tillsammans lösa de frågetecken som dyker upp. Testversionen av nya webbplatsen tändes siste augusti. Under september månad kompletterade verksamheten med de texter som saknades och publicerade dem. Användarsynpunkter som kom in på testversionen beaktades. Den 30 september släcktes gamla boverket.se ner och ersattes av nya boverket.se. Sida 17

18 Innehåll och struktur Sida 18

19 Hur bygger vi nya boverket.se? Befintlig Nya boverket.se webbplats Webbplatsen byggs nerifrån och upp först innehåll (ämnen och kundprocesser), sedan struktur. Struktur Ämnen

20 Utdrag ur struktur (framtagen i Xmind) Sida 20

21 Skribenternas verktygslåda Utbildning i att skriva för webben (klarspråk), EPiServer. Artikelmall i Word för hur artikelsidorna byggs upp. Workshops till exempel vid enhetsöverskridande ämnen. Skrivarverkstad metodstöd för att komma igång med skrivarbetet samt goda exempel på kundprocesser. Textcoachning individuell coachning för att komma vidare i skrivarbetet och få synpunkter på texter. Underlag gallringsplan, statistik över användarnas beteende på befintlig webbplats och sökfrågor utan svar. Publiceringsverkstad stöd för publicerare. Kvalitetssäkring färdig text innebär att texten är kvalitetssäkrad avseende innehåll, klarspråk och juridik. Sida 21

22 Teknisk utveckling Sida 22

23 Om utvecklingen Förstudien ligger till grund för utvecklingen en kompass som vi återkommer till hela tiden. User stories detaljerade användarkrav togs fram vid workshops med verksamheten User stories är beskrivningar i vardagligt språk av vad användaren vill uppnå. Kraven utformas så att de beskriver önskade händelser berättade ur användarnas perspektiv. Agil utveckling med leverans varannan vecka, två veckor testning i projektgruppen och med webbgruppen samt två veckor åtgärd. Boverket har deltagit i Funka.nu:s projekt om mobil navigering tillsammans med ett flertal myndigheter och större organisationer. Plattformen är EPiServer 7.5. Utvecklingen användar- och tillgänglighetstestades löpande. Sida 23

24 Följsam design Sida 24

25 Tänk mobilt Sida 25

26 Sida 26

27 Erfarenheter från projektet Sida 27

28 Hinder på vägen Att allt skriv- och publiceringsarbetet har utförts som linjearbete. >> Inget incitament finns för säkra att texterna levereras i tid. Långa beslutsvägar från förslag till beslut. >> Tar tid och energi. Brist på förståelse för en agil arbetsmetodik. >> Viktigt att beställarorganisationen förstår vad det innebär att arbeta agilt. Med en lättrörlig arbetsmetodik krävs också en snabbfotad beslutsprocess. Enhetschefer fick ansvar för att ta fram texter samtidigt som den ordinarie arbetsbelastningen var större än normalt (valår). Sida 28

29 Goda erfarenheter Att projektet utgått ifrån användarnas behov i förstudien. Den har varit vår ledstjärna som vi hänvisat till när det rått delade uppfattningar om utvecklingen. Att texterna tagits fram ur ett användarperspektiv har gjort dem begripliga och logiskt uppbyggda. Utbildning i att skriva för webben och individuell textcoachning har fått många att intressera sig för att ta fram bra texter. Att ett och samma utvecklingsteam har följt projektet hela vägen från start till mål har varit en stor tillgång. Sida 29

30 Goda erfarenheter Det nära samarbetet i sprintar (tekniska delleveranser) med leverans varannan vecka, två veckor testning och två veckor åtgärd. Ett omfattande internt förankringsarbete har gjort utvecklingsprojektet känt för alla och ökat engagemanget och delaktigheten. Projektgruppens olika tillhörighet i organisationen har gjort att vi kompletterat varandra bra. Medarbetarnas engagemang som gjort projektet möjligt att genomföra. Sida 30