Dokumenthanteringsplan för Färdtjänstavdelningen gällande fr o m

Transkript

1 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 1 Dokumenthanteringsplan för Färdtjänstavdelningen gällande fr o m Förklaring av de olika kolumnerna: Alla typer av handlingar som förekommer inom Färdtjänstavdelningen är uppräknade här - med vissa undantag. För handlingar som inte finns med hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner, som finns på Landstingsarkivets hemsida. Kolumnen anger vilka gallringsfrister som gäller för respektive handling. betyder att handlingen sparas för alltid, gallras att den kan slängas efter fastställd tid. Vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre är aktuell för verksamheten. Verksamheten avgör då själv när den inte längre behöver handlingen. Sekretesshandlingar skall förstöras på ett korrekt sätt. Det finns speciella sekretesstunnor där sekretesshandlingar läggs som ska förstöras. Beskrivning av vad det är för typ av handling, hur den används etc. Om handlingen skall diarieföras anges det i denna kolumn med ett ja eller nej. Sorterings Här anger man hur handlingarna är ordnade om de t.ex. är sorterade i alfabetisk, eller om de finns i och ordnas. Förvaringsplats/ansvar Var någonstans inom verksamheten som handlingen finns före arkivläggning, om de t.ex. finns i eller i diarier hos registrator. Här anges också vem/vilka som har ansvar för att arkivering sker. Till arkiv När ska handlingarna ställas i arkivet och vilka arkiv avses? Arkiven är dels närarkiv hos Färdtjänstavdelningen, (arkivskåp) dels centralarkiv för Färdtjänstavdelningen. I de fall handlingarna skall till när- eller centralarkiv är det Färdtjänstavdelningen som ansvarar för att arkivering sker. Arkivering Färdtjänstavdelningen s handlingar (förutom ekonomihandlingar) skall arkiveras varje till närarkivet på plan 5. Ekonomihandlingar skall arkiveras varje till centralarkivet i källaren på plan 1½. Medium/ Här anges vilket medium som används vid arkivering. Observera att formatet skall vara godkänt för långtidslagring. Ta kontakt med Landstingsarkivet för rådgivning. Här anges vilket serie handlingstypen har i arkivförteckningen. Det är bara bevarandehandlingar som förtecknas. 1

2 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 2 Sorterings- Adressregister GIA Uppdateras kontinuerligt i Heroma Nej Centralt LSF Akter till diariet Diskussioner påg med LSF om att - Dnr - Registrator införa Edit som diarieföring av akter ännu inte klart. Dokumenthanteringsplanen kommer efter införandet av Edit att ändras. 1 efter ärendets avslut Analyslistor GIA Nej Pärm SL ekonomi Anbud/offerter Antagna med bilagor Dnr - 1 efter avtalstidens Ej antagna eller för sent inkomna 2 efter avtalstidens slut Anbudsförfrågningar Till anbudsförfrågan hör ett antal bilagor, bl.a. sortimentsförteckning /kravspecifikation, eller utsändningslista Anbudsprotokoll/ Öppningsprotokoll Nej Dnr - Dnr - Dnr - Anbudssammanställningar Bifogas tjänsteutlåtande eller kopia av beslutet. Anläggningsregister Färdtjänstavdelningen har ingen själv - finns hos SL:s ekonomiavdelning Anmälningar om arbetsskador Arbetsgivarens exemplar bevaras i personalakt. Kopior kan gallras vid inaktualitet Dnr - Nej - Raindance - Alfabetisk Adm.sekreterare Personalakt/arkiv skåp slut 1 efter avtalstidens slut 1 efter avtalstidens slut 1 efter avtalstidens slut - - Digitalt 1 efter avslut - - F1 Anmälningar om brott/händelser Dnr - Arkivbox Papper Anmälningar till 2 Arbetsgivarens exemplar bevaras i Alfabetisk Adm. sekreterare F1 2

3 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 3 Sorterings försäkringskassan personalakt. Kopior kan gallras vid inaktualitet Annonser/artiklar, Dnr - egenproducerade Annonser, tillsättning av tjänst Anställningsbevis tillsvidare Nej Alfabetisk och vikariat Ansökningar om reseersättning Ansökningshandlingar rörande anställning: - Sökande som fått anställning - Sökande som ej fått anställning - Spontana ansökningar, sökande som inte fått anställning Arbetsgivarintyg: - Som innehåller omdömen om den anställde - Utbildningsbevis, externa och interna diplom - Kopior från tidigare anställningar som har bifogats ansökan 3 efter att ärendet har avslutats Arbetsgivarens exemplar bevaras i personalakt. Kopior kan gallras vid inaktualitet. Alfabetisk 2, efter anställningsär endets upphörande Personalakt/arkiv Skåp Registrator / Adm. sekreterare Personalakt/arkiv skåp Nej - Lönekonsult KS/ Heroma (Personaladminist rativt systemet ) Adm. Sekreterare Personalakt/arkiv skåp GIA Nej - Adm. sekreterare/ Arkivskåp Nej Alfabetisk Nej Alfabetisk 2 efter anställningen s upphörande Nej Alfabetisk Adm. sekreterare Personalakt/arkiv skåp Adm. sekreterare Personalakt/arkiv skåp Adm. sekreterare Personalakt/arkiv skåp Arkivbox Papper F1 Efter avslut Arkivbox Papper F1 Arkivbox Papper efter avslut efter avslut efter avslut Arkivbox Papper F1 Arkivbox Papper F1 Arkivbox Papper 3

4 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 4 Arkivbeskrivningar Skickas till Landstingsarkivet för samråd. Arkivförteckningar Skickas till Landstingsarkivet för samråd. Sorterings- Arvoden, underlag 2 Gäller samverkansrådets ledamöter Nej - LSF Kansli Personaladministrativa systemet Heroma Attestansvariga, förteckningar över - Original Tas upp i nämnd eller utskott. Adm. beslut - Kopia GIA Nej Avskrivningar, samtliga 7 T.ex. avskrivningar över fordringar Nej Kronologisk och inventarier Avstämningshandlingar 2 kassa-, likvid-, månads-, tertial- och plus-/bankgiroavstämningar Avtal - Varaktig betydelse T.ex. service- leasing-, konsultavtal. Aktuella avtal hos Färdtjänstavdelningen Nej Kronologisk arkivskåp efter upprättande efter upprättande vid avslut - Tillfällig betydelse 2 efter avtalstidens utgång T.ex. service- leasing-, konsultavtal Förlängningar av avtal till SL Balans- och resultaträkningar - Månatliga 2 Upp i utskottet per månad Dnr - Kronologiskt Nej Kronologiskt SL Upphandling - - Del Upp i utskottet ing som delsbokslut per 30/6 - Årliga Ing per 31/12 i sredovisning Upp i utskottet 4

5 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 5 Behörighetsblanketter avseende IT-system 2 efter avslutad behörighet Gäller system där förvaltningen har ansvar för tillträde t.ex. Sekund och Heroma, Raindance etc. Sorterings- Nej Ordebekräftelse sparas Systemförvaltaren vid respektive system - Digitalt i Digitalt systemen Beslut, egna Adm. Beslut, Personalbeslut, Utbildningsbeslut Beställningar/ Inköpsuppdrag - Beslut i inköpsärenden Adm. beslut Beställningar av tillfällig betydelse GIA T.ex. kontorsmaterial Nej - Beställningsunderlag som GIA Nej - Registrator t.ex. ordersedlar - Verifikationer 7 Summor över kronor finns Nej Verifikations bland administrativa beslut enligt nummer delegations. Betalningspåminnelser från GIA Nej leverantör Bevakningslistor GIA Uppdateras kontinuerligt Nej Blanketter för ansökan om färdtjänst: - Ansökan Efter revidering: Pappersutskrift från webbportalen - blanketthotellet - Läkarintyg Efter revidering: Pappersutskrift från webbportalen - blanketthotellet efter revidering efter revidering Arkivbox Papper Arkivbox Papper 5

6 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 6 - Utredning från kommuner/stadsdelsförvaltning Bokföringsfiler, originalfiler från andra system än ekonomisystemet, t.ex. Heroma Efter revidering: Pappersutskrift från webbportalen - blanketthotellet Sorterings- GIA Nej - Digitalt Raindance - Miljöredovisning Färdtjänstavdelningen ing i SL:s miljöledningssystem Avdelningen skriver i sredovisningen - Månads-, med Årsprognos Tas upp i utskottet - Delsbokslut Tas upp i utskottet - Underlag 3 Nej Nummer Broschyrer och trycksaker, Spara ett exemplar av varje version Dnr - egenproducerade svis 31/12 kronologisk Arkivbox Papper efter revidering Nej - - E1 SL ekonomi Broschyrer och trycksaker, inkomna GIA Nej - arkivskåp Budget: - Prognoser Ing i månadsbokslut Bokföringsorder/-underlag 7 Nej Nummer - Bokslut/Årsredovisningar: - Helsbokslut = Tas upp i nämnd Årsredovisning/Verksamhetsberättelse/Förvaltningsberättelse - Kontoavstämningar 7 Nej Nummer - - Underlag 3 Färdtjänstavdelningen ansvarar för arkivet Nej Nummer - Årsbudget ligen Arkivbox Papper B

7 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 7 Sorterings- Delegationsbeslut Behandlas av nämnd Delegationsar Behandlas av nämnden - diarieförs. Med regler för bl.a. attestinstruktion; riktlinjer för representation, resor i tjänsten Diarier Nej Dokumenthanteringsplan Skickas till Landstingsarkivet för beslut, tas sedan upp i nämnd för antagandebeslut. Ett ex av varje version. Enkäter: - gällande den egna verksamheten Sammanställning och slutrapport till nämnd eller utskott. Samarbete med SL t.ex. enkät. Accesskortet resor med allmänna kommunikationer Arkivbox Papper C1 Arkivbox Papper - Underlag GIA Under förutsättning att sammanställning är gjord. Nej Fakturor, samtliga 7 Nej Nummer Fakturakopior 2 Nej Nummer- Fellistor/signallistor GIA Nej - Fotografier, egna: - Varaktig betydelse T.ex. från den egna verksamheten Dnr - Gäller inte resenärer från SL. Övriga kronologisk GIA Färdtjänstansökningar: Färdtjänstansökningar med bilagor, tillstånd och tilldelningar samt ev. kompletterade intyg: pappersunderlag 3 månader efter inskanningsdagen Gallringen gäller pappersunderlaget Som skannats in under förutsättning att det inskannande är läsbart. Nej - 7

8 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 8 Sorterings digitala färdtjänstansökningar 2 efter ärendets avslut digitala färdtjänstansökningar, extra tilldelning ev. kompletterade intyg - samtliga digitala uppgifter och kopplade dokument i ett färdtjänstärende 1 efter att ärendet har avslutats 2 efter att ärendet har avslutats Med avslut menas att tillståndet upphört av någon anledning (vid dödsfall) eller att ansökan har avslagits. - - Nej - SeKund (kundadministrativt system) Nej - SeKund (kundadministrativt system) - - Nej - SeKund (kundadministrativt system) Följesedlar, samtliga 7 /2 7 gäller om följesedeln är bilaga till fakturan, annars 2. Nej Nummer Förteckningar över sökande till tjänst Handkassor: - Avstämning 7 Nej Nummer - Redovisning 7 Kassör Nej Nummer - Utbetalningsorder 7 Kassör Nej Nummer- Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning Huvudböcker också kallade Grundböcker GIA T.ex. underlag till rapporter, förslag, beslut etc. Nej Nummer Inbetalningar/Bokföringsorder 7 Nej Nummer Kassör och SL ekonomi/ Kassör och SL ekonomi/ Kassör och SL ekonomi/ Nej - Hos respektive handläggare/ Arkivbox Papper Digitalt Informationsmaterial, egenproducerat och eller från 8

9 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 9 SL gällande förvaltningens verksamhet: - Informationsblad - broschyrer T.ex. informationsbroschyrer rörande Färdtjänstens verksamhet, och trycksaker rörande utbildningar som anordnas av Färdtjänsten Ett exemplar av varje version per Sorterings Nej Kronologisk svis Arkivskåp - Nyhetsbrev Nyhetsbreven g ut digitalt av SL och tas ut på papper svis Nej Kronologiskt, svis Arkivskåp Internbankslista 2 Nej - Digitalt i Heroma (Personaladministrativt system) Inventarieförteckningar/ Se anläggningsregister T.ex. anläggningsregister Färdtjänstavdelningen har ingen inventarieförteckning ing i SL IT-supportrapporter GIA T ex anmälan av datorfel ing i SL:s support via SL:s insida Kallelser och dagar till möten och sammanträden Nej - GIA Nej - Respektive handläggare /digitalt Klagomålshandlingar: - Varaktig betydelse T.ex. Klagomål på Färdtjänstens verksamhet, riktlinjer och föreskrifter samt på enskilda handläggare. Även från SL:s klagomålshantering Bumerang kundserviceavdelning. - Tillfällig betydelse GIA T.ex. klagomål på förseningar till Arkivbox Papper B1 Arkivbox Papper B1 D2 - SL IT närcervice Nej - Registrator ev. SL för åtgärd Kodplaner/kodförteckning Nej - Kollektivavtal GIA Lokala/centrala finns på LSF Nej - Adm. sekreterare /digitalt Kontoutdrag, samtliga 7 Ligger i avstämnings SL Nej Nummer - G2 ligen 9

10 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 10 Sorterings- Kontoplaner Nej Nummer Digitalt G4 Korrespondens: - Som tillför ett ärende sakuppgift Besvarande av brev klargöranden etc. - Av tillfällig eller ringa GIA T.ex. inkomna handlingar för Nej - Registrator betydelse kännedom Arkivskåp Kvittenser/kvittenslistor 2 efter För t.ex. rikskuponger läkarkvitton Nej - Lönekonsult KS inaktualitet friskvd etc. digitalt i Heroma (Personaladminist rativt system) Ledighetsskuldlistor 7 Nej - Lönekonsult KS digitalt i Heroma (Personaladminist rativt system) Leverantörs- och kundreskontrajournaler 7 Ligger i avstämnings per månad hos SL Nej Nummer Leverantörsregister GIA Nej - Likviditetsplanering: Betalningsplaner/ 7 Görs varje månad Nej Nummer- prognoser månad Pärm Betalningsplaner/ 7 Nej prognoser Listor över löneavdrag 2 För t.ex. rikskuponger, friskvd hem-pc Listor över överföring mellan löne- och ekonomisystem Pärm Nej - Lönekonsult KS digitalt i Heroma (Personaladminist rativt system) 2 Nej - Listuttag, spontana GIA Nej - 10

11 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 11 Loggar, förändringar 7 T.ex. behörighetsförändringar, upplägg av leverantörer, utbetalningsjournaler. Sorterings- Nej - Löneförhandlingar: - Beslutsprotokoll Dnr - - Underlag 2 Nej - Adm. sekreterare/ Lönelistor 7 Nej - Lönekonsult KS digitalt Heroma (personaladminist rativt system) Lönespecifikationer Nej - Lönekonsult KS digitalt Heroma (personaladminist rativt system) Manualer: - Original Gäller t ex Sekund Dnr - kronologisk - Kopior GIA Till system som förvaltas av LSF, t ex Raindance, Heroma och Contempus Momsdeklarationer 7 Rapporteras per månad Nej Nummer Verksamhetsförvaltare/ Nej - Hos respektive handläggare SL ekonomi / Arkivbox Papper Arkivbox Papper D1 Mål- och verksamhetsplaner Ing i budgetunderlagen Behandlas av nämnd eller utskott, t.ex. budget Pensionsärenden: - Varaktig betydelse T.ex. ansökan om tjänstepension, pensionsbrev, pensionsbeslut, Nej Alfabetisk Adm. sekreterare/ Personalakt/arkiv vid Arkivbox Papper F1 11

12 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 12 - Tillfällig betydelse 2 efter pensionsbesl ut har fattats Sorterings- pensionsutbetalningar skåp avslut 2 efter pensionsbeslut har fattats Nej Alfabetisk Adm. sekreterare/ Arkivbox Papper Personalakt arkiv vid Personalbeslut T.ex. anställningsbeslut Projekthandlingar: - Administrativt material T.ex. projektplan och beskrivning, minnesanteckningar från möten skåp Registrator Nej Dnr - - Arbetsmaterial GIA Nej - Hos respektive handläggare - Redovisningsmaterial Delrapporter samt slutrapporter tas oftast upp i nämnden eller utskottet. kronologisk Protokoll och minnesanteckningar: - Arbetsplatsträffar (APT) personalmöten Beredningen för sjötrafik protokoll Färdtjänstutskottets protokoll Färdtjänst- och tillgänglighetsberedningens protokoll Nej Kronologisk Tas ut från nätet Nej Kronologisk Tas ut på nätet Nej Kronologisk Tas ut på nätet Nej Kronologisk Tas ut på nätet MBL-protokoll Nej Kronologisk Tas ut på nätet Samverkansrådets protokoll och beredning Nej Kronologisk Adm.sekreterare/ Pärm avslut Arkivbox Papper F3 Arkivbox Papper A7 Arkivbox Papper A4 Arkivbox Papper A2 Arkivbox Papper A3 Arkivbox Papper A6 Arkivbox Papper A5 12

13 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 13 Trafiknämndens protokoll Sorterings- Nej Kronologisk Tas ut på nätet Rapporter/utredningar T.ex. projektrapporter, konsultrapporter- tas oftast upp i nämnd eller utskott Rehab-utredning Nej Kronologisk Adm.sekreterare/ personalakt Remisser Oftast upp på nämnd eller utskott som ett tjänsteutlåtande Reseräkningar Innehåller information om - Original 7 genomförda resor samt utlägg i - Kopior 2 samband med resorna. Bokförs handlingen som en verifikation gäller 7 s gallringsfrist. Revisionsrapporter/ -berättelser Ränteberäkningsrapporter för koncernkontoräntor från banken kronologisk Nej - KS Lönekonsult/ digitalt i Heroma (personaladminist rativt system) Tas upp i nämnd eller utskott kronologisk 7 Till LSF per månad Nej - Sekretessförbindelser Personakt vid anställning Nej Alfabetisk Statistik, egenproducerad: Sammanställningar av verksamhetsstatistik ur SeKund (Kundadministrativt system) Sammanställning av verksamhetsstatistik ur Lagret (SL) (statistiksystem) I SeKund finns uppgifter om funktionskoder, färdsätt, kön, tilldelning, tillståndstid och ålder. Digitalt enligt Landstingsarkivets föreskrifter. Statistiken kan ingå i mån - del- och sbokslut samt i budget. I Lagret finns uppgifter om antal resor dag/mån/ kilometersträckor kostnad totalt/individ, trafikområde. Nej - Adm. sekreterare/ personalakt Hos respektive handläggare Digitalt Nej - Hos system - förvaltare och behöriga digitalt Arkivbox Papper A1 efter avslut Arkivbox Papper F1 Arkivbox Papper - - Digitalt efter avslut Arkivbox Papper F1 13

14 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 14 Digitalt enligt Landstingsarkivets föreskrifter. Statistiken kan ingå i mån- del och sbokslut samt i budget. Sorterings Underlag från SeKund och Lagret GIA Nej - Respektive handläggare Styrdokument: - Egenproducerade/av varaktig betydelse T.ex. policys, informationsar, rutin-/arbetsbeskrivning, handböcker, manualer, arbetsplan, styrkort. T.ex. användarinstruktion för Raindance och Heroma etc. som bilaga till arkivbeskrivning Dnr - Kronologisk närarkiv - Tillfällig eller ringa betydelse GIA Nej - Respektive handläggare/ Systembeskrivningar och Arkivbox Papper D1 systemdokumentation kronologisk Sökregister till diarium Som behövs för återsökning annars Nej Kronologisk Arkivbox Papper C1 GIA Tabellutskrifter GIA Gäller inte kontoplaner Nej - - Tidskriften Din Färdtjänst Skrivs och produceras av SL. Ett Nej Kronologisk Arkivbox Papper B2 exemplar av varje nummer arkiveras Arkivskåp svis hos Färdtjänstavdelningen Tjänsteutlåtanden Tjut rörande Färdtjänstavdelningen tas alltid upp i utskottet kronologisk Uppsägelser, handlingar Nej Kronologisk Adm. sekreterare/ personalakt Utananordnare - förteckningar Finns bland delegationsbeslut som fattats på FNF Kopia till SL Utansjournaler för utan, signerade och debiteringsbemyndigande 7 Tas ut varje måndag Nej Nummer Utbetalningsorder 7 T.ex. förskott, kvittenser vid resor och kurser Nej Nummer Utbetalningslistor, bankgiro 7 Varje månad Nej Nummer efter avslut Arkivbox Papper F1 14

15 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 15 Sorterings Utbildningar/kurser, egna: - Anmälningar GIA Nej - FNF utbildning/ handläggare digitalt webbportalen - Arbetsmaterial och underlag GIA Nej - FNF utbildning/ Handläggare digitalt webbportalen - Deltagarförteckningar Lämnas till registrator efter utbildning - Kurskatalog. egenproducerad Lämnas till registrator efter utbildning - Kursplaner, scheman Lämnas till registrator efter utbildning - Utbildningsmaterial Lämnas till registrator efter utbildning kronologisk kronologisk kronologisk kronologisk arkivs kåp arkivs kåp arkivs kåp arkivs kåp Verifikationer, samtliga 7 Se även under Beställningar sid 5 Nej Verifikations nummer Webbsidor: - Information av varaktig SL äger webbportalen Nej - SL betydelse som enbart kommunikation finns på webbsidan - Information av varaktig betydelse som återfinns någon annanstans GIA Nej - Respektive handläggare - Information av ringa och tillfällig betydelse - Förstasida/layout En webbsidas utseende/layout av Färdtjänstens sidor bevaras genom GIA Nej - Respektive handläggare Nej Dnr - Webbredaktör, kronologisk material till - - Digitalt - - Digitalt Arkivbox Papper F4 Arkivbox Papper F4 Arkivbox Papper F4 Arkivbox Papper F4 - - Digitalt - - Digitalt - - Digitalt Arkivbox Papper B3 15

16 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 16 att spara en gång per kvartal eller vid större förändringar. Till Registrator Sorterings registrator 16