PROJEKTPLAN Lån för alla

Transkript

1 PROJEKTPLAN Lån för alla webbadress Projektnamn Lån för alla - det Nya biblioteket Fastställt av Lina Hallblom, Erika Enberg och Jenny Mörk Dokumentansvarig Lina Dokumentidentitet 1213 Version 1 Datum Status Under framtagande

2 Dokumenthistorik Version Datum Ändrad av Utförda förändringar Sidan 2 av 12

3 Innehållsförteckning 1 DIREKTIVET DEFINITIONER OCH FÖRKORTNINGAR... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2 BESKRIVNING OMFATTNING PROJEKT-/ PRODUKTMÅL AVGRÄNSNING TIDPLAN KOSTNAD AVSLUTSKRITERIER AVVIKELSER... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2.8 BEROENDEN... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3 ORGANISATION... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3.1 BESKRIVNING AV ANSVAR... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3.2 RESURSER... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4 GENOMFÖRANDE... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4.1 START AV PROJEKTET... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4.2 BESLUTSPUNKT... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4.3 UPPFÖLJNING/ RAPPORTERING... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4.4 AVSLUT AV PROJEKTET... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 5 PÅVERKAN PÅ/AV PROJEKTET... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 6 NYCKELANTAGANDE... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 7 SAMVERKAN... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 8 KOMMUNIKATION... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 8.1 INOM PROJEKTET... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 8.2 KOMMUNIKATIONSPLAN... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 9 KVALITETSPLAN... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 10 RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. Sidan 3 av 12

4 1 Direktivet Avsikten är att ge en kort beskrivning till vad som ligger till grund för projektet, vilka problem skall lösas och varför/vad syftet är med projektet. Beroende på storleken på uppdraget kan man välja att klista in direktivet, sammanfatta direktivet eller lägga in webbadressen till direktivet. Statens kulturdepartement fått större utrymme i sin budget och vill att biblioteken ska utvecklas så att fler medborgare ska kunna få ta del av deras utbud. Idag kan boklånaren beställa böcker från andra kommuners bibliotek via tjänst kallad Fjärrlån. Denna tjänst kräver involvering av den lokala bibliotekarien som sköter den administrativa delen av fjärrlånet. Den vanlige boklånaren kan alltså inte sköta denna process på egen hand. Med internets framväxt och samhällets utvecklign kommer nya krav på tillgänglighet, både fysisk och tidsmässig, och biblioteken vill inte vara sena med att hänga med denna utveckling. Internet möjliggör ett nytt slags bibliotek - ett bibliotek som kan nås var som helst, när som helst. Syftet med detta projekt är att undersöka hur kan IT möjliggöra lån av böcker från valfritt svenskt bibliotek samt ett förslag på en design av ett system som hanterar detta. Genom att möjliggöra sökning av böcker hemifrån samt möjligheten att få böcker hemskickade innebär att alla medborgare får tillgång till alla Sveriges biblioteks samlade resurser. Det finns dessutom en grupp som speciellt tjänar på ett sådant system, och det är alla de personer som av olika anledningar inte kan, eller finner det mycket svårt att ta sig till ett bibliotek på grund av hög ålder, sjukdom eller handikapp. 2 Beskrivning 2.1 Omfattning Ange ev. delmoment i projektet och vad som omfattas, kan avse både moment, antal eller tid. Projektet som löper mellan v. 17 och v. 21 kommer att omfatta följande moment: 1. undersöka och lära oss om situationen med hjälp av SSM s Finding out. Detta görs genom att kontakta bibliotekspersonal, låntagare och ev. andra intressenter. Vi kommer att arbeta med rollanalys, social och politisk analys som ingår i den kulturella analysen. Då vi undersöker värderingar, uppfattningar och åsikter lämnar vi den logiska analysen. En rik bild över situationen kommer att produceras. 2. analysera det vi kommit fram till med hjälp av modeller från Modelling-steget, genom att ta fram modeller över meningsfulla aktiviteter i relevanta system, för att få ytterligare förståelse för och lära om problemsituationen 3. diskutera och vidareutveckla med hjälp av Comparison & Debate, som leder till ett designförslag för ett nytt system, en lösning som alla berörda parter kan enas om (eg intressenterna som ska göra det kan vi använda det ändå?) 4. Take action: genomföra förändringarna som vi och våra intressenter enats om. 5. Baserat på insikter från ovan (presentationen ingår inte i projektet utan som en del av kursen?? /J) Sidan 4 av 12

5 2.2 Mål Målet är att ta fram en design av ett nytt IT-system för bibliotekets tjänster som möjliggör lån från valfritt svenskt bibliotek Effektmål De effekter som skall uppstå i verksamheten. Effektmålen är ofta definierade (eller finns antydda) i direktiven. Ofta är det så att ett projekt inte ensamt levererar till effektmålen utan effekterna uppnås i kombination med andra projekt och/eller andra verksamheter. Effektmålen påverkar hur produktmålen definieras. Frågor: Om vi lyckas med projektet vad händer i organisationen då? Vad vill vi skall hända? Är effekten mätbar. Hur vet vi om/när vi uppnår effekten? Direkta respektive indirekta effekter De direkta effekterna av ett lyckat projekt blir att fler människor kan utnyttja bibliotekets tjänster. Det kan leda till ett ökat användande som på sikt kan innebära fler arbetstillfällen. Blir efterfrågan på tjänsterna stor kan det finnas möjlighet att diskutera kultursponsring då sponsorerna kan se ett intresse i att nå ut till alla som använder tjänsten. Detta kan göras genom sponsrade bokpåsar t.ex. Indirekta effekter av att ett bibliotek är modernt, användbart och nåbart av alla Sveriges medborgare kan komma att ses genom högre bildning hos befolkningen, ökad läskunnighet hos skolbarn, bättre forsknings- och studieresultat. Effekten kan mätas genom att se flödet i systemet. Utöver det kommer de biblioteksanställda som administrerar själva utskicken att märka en ökad arbetsbelastning. Ett ökat användande av bibliotekens tjänster innebär en uppnådd effekt. Direkta effekter: Produktmål De egenskaper och innehåll en tänkt produkt (produkt i den vidaste av definitioner) ska ha samt det projektet avser leverera. Vad krävs av produkten för att nå effekterna (eller delar av effekterna) (funktion/innehåll, egenskaper, övriga leveranser). Försök ställa upp målen så att de är mätbara, relaterade i tid (d v s när de skall uppstå - jmf milstolpar). Ett designförslag över en produkt som ska vara: Lättillgänglig, det ska gå att logga in via nätet från alla tänkbara moduler (dator, mobil etc.) Lättmanövrerad, det ska vara få knapptryck och lättläst text, tydliga bilder, stora knappar att trycka på så att sidan fungerar med såväl stor dataskärm som liten mobilskärm. Uppdaterad och aktuell information, både vad gäller sortiment och tillgängliga böcker (el andra resurser) Flexibel, man ska kunna få produkten hemskickad i bokpåse, hämta på biblioteket samt som e-bok(om det finns). Gratis, bibliotekets tjänster ska inte kosta något. (Ev kan ett samarbete med t.ex Posten, CityMail el liknande vara aktuellt för att bekosta portokostnaden) Sidan 5 av 12

6 Den nya tjänsten ska vara väl kommunicerad i landet, och de som vill ha genomgång av tjänsten kan få det antingen via sitt lokala bibliotek eller i en instruerande film på nätet. Alla ovanstående punkter ska fungera innan produkten sjösätts. 2.3 Avgränsning Endast lån inom Sverige är möjligt. Biblioteken ställning till vilka produkter som inte går att skicka exempelvis uppslagsverk, cd-skivor eller referensmaterial. 2.4 Tidplan Vilken tidplan gäller? Skriv åtminstone ner start och avslutsdatum. Om det är ett stort projekt så bör även delprojektens tidplan redovisas exempelvis med en milstolpeplan. Momenten bör även tidsuppskattas. Finns det beslutspunkter under projektets gång? Startdatum för projektet är den 27 april och slutdatum den 31 maj. Under april månad genomförs Finding out och Modelling. Under maj de andra två stegen (samt testkörningar och implementeringar). I maj tas kontakt med kommunikationsbyrå som hjälper till med informationskampanj. I augusti lanseras tjänsten lagom till skolorna börjar och människor börjar komma tillbaka från sina sommarsemestrar. En massiv informationskampanj drar igång. Lägger in GANT schema bara för att visa att det går- från VISIO ID Task Name Start Finish Duration 1 Skapa projektplan d 2 Kontakta resurspersoner d 3 Task 3 4 Task 4 5 Task 5 6 Task 6 7 Task 7 8 Task 8 9 Task 9 10 Task 10 apr 2010 maj Milstolpar: Sidan 6 av 12

7 Milstolpe Projektplan färdigställd Fasen Finding out (inkl analys ett, två och tre samt rik bild) utförd Fasen Modelling utförd Datum 5 Maj 7 Maj 13 Maj Fasen Comparision/Depate utförd Fasen Take action utförd Designförslag färdigt 18 Maj 20 Maj 25 Maj 2.5 Kostnad Ange projektets totala budget eller beräknade kostnad om det inte finns i direktivet. Vi kommer att bekosta alla omkostnader för detta projekt, ex resor för egna pengar. För ett riktigt projekt tror vi den beräknade kostnaden är: 3 systemutvecklare á 20 h / vecka (kostnadsfria pga studentarbete) Bibliotekarie som stöd i processen ca 10 h / vecka under arbetstid? (Fokusgrupp á 15 personer ca 10 h / månad)gäller inte detta projet? (Informationskampanj över hela landet i 2 månader)gäller inte detta projekt? Projektets totala budget beräknas därför till 0 kr (?) 2.6 Avslutskriterier Vad gäller vid avslut av projektet? Vilket perspektiv ska vi ha? Ska vi skriva om vårt projekt eller ett Låssas projekt? Projektet avslutas då ett förslag på ett förändringsarbete som all berörda parter kan acceptera har åstadkommits, samt ett designförslag på det nya systemet producerats. (Projektet avslutas i och med att designen implementeras och fungerar som den ska. Beräknad tid för att upptäcka ev barnsjukdomar och buggar beräknas till ca 2 månader efter start. Då detta projekt avslutas tar ett nytt projekt vid som blir att underhålla och uppdatera designen.)/utanför dett projektets ramar? 2.7 Avvikelser Vid varje projektmöte kommer avvikelser att diskuteras, protokollföras och en plan för att arbeta med avvikelsen kommer att tas fram om behovet finns. Varje aktivitet och milstolpe i projektet kommer att kontrolleras gentemot projektplanen varje vecka.om det behövs kommer arbetsuppgifter att omfördelas. 2.8 Beroenden Påverkas projektet av något annat projekt eller planerat arbete Projektet har systemutvecklarnas fulla fokus. Däremot kommer både bibliotekens representanter och de fokusgrupper som deltar ha andra åtaganden vid sidan av Sidan 7 av 12

8 projektet. Hur detta kommer att påverka vet vi ännu inte men alla inblandade godkänner projektplanen med ett löfte om att lägga ner de resurser som planerats för. 3 Organisation Beskriv vilka roller som ska finnas, Vilket ansvar som gäller för olika roller, Hur arbetsuppgifterna är fördelade, Vilken beslutsordning som skall gälla. 3.1 Beskrivning av ansvar Uppdragsgivarens ansvar Uppdragsgivaren är statens kulturutskott. De ansvarar för att bidra med utlovade finansiella medel. De ansvarar även för att ta fram en uppdragsbeskrivning Styrgruppens ansvar Styrgruppens ansvar är bidra med sina specialkunskaper samt att fullfölja sin del av arbetet med projektet ska följa den utsatta planen Projektledarens ansvar Projektledarens ansvar är att ta fram en projektplan som utgår från uppdragsbeskrivningen, övervaka och avsluta projektet samt reda ut eventuella problem Projektmedlemmars ansvar Projektmedlemmarnas ansvar är att lägga ner de i förväg bestämda resurserna samt att förhålla sig till projektplanen. Medlemmarna ska slutföra sina uppgifter under den tid som är avsatt. I de fall tiden eller kunskaperna inte räcker till ansvarar medlemmarna för att kontaktas de andra medlemmarna för eventuell omfördelning av ansvar eller diskussion. 3.2 Resurser Uppdragsgivare Statens kulturutskott. 2 personer ansvarar för att ta fram en tydlig uppdragsbeskrivning. Uppdragsgivaren bör tillhandahålla den information som är nödvändig för projektets slutförande Styrgrupp Består av biblioteksrepresentanter (2 st) och systemutvecklare (3 st) Projektgranskare Projektgranskare är en grupp bestående av en representant från kulturutskottet, en representant från bibliotekens ledning samt fem representanter från lokala bibliotek. Sidan 8 av 12

9 3.2.4 Projektledare Projektledare är systemutvecklarna Erika Enberg, Jenny Mörk och Lina Hallblom Resurspersoner(uppdateras senare) I detta läge kan resurspersoner inte anges med namn. Vi tror att följande kompetenser kommer att behövas. Bibliotekarie: huvud eller special kompetens. Denna ska kunna svara på frågor om ex. fjärrlåns funktioner. Vi tror även att vi kommer att behöva resurspersoner i form av en fokusgrupp bestående av olika typer av låntagare; studenter, äldre medborgare, yngre, föräldrar och föreningsaktiva. I resurspersoner ingår även de programmerare som ska göra den utvecklade designen till verklighet. Om möjlig namnges personerna alternativt beskrivs vilken kompetens som projektet behöver. Försök att även beräkna omfattningen. Deltagarna i projektet ska redovisa nedlagd arbetstid i projektet, tiden bör rapporteras mot de planerade aktiviteterna i projektet Övriga resurser Materiella behov, tillgång till datorlabb mm. Materiella behov är tillgång till datorlabb, programmerare, resor etc. Vi kommer för denna uppgift att använda oss av våra personliga datorer och vår nuvarande och för tidigare kurser använd litteratur. Resor kommer den enskilde gruppmedlemmen att bekosta på egen hand. 4 Genomförande Etappindela projektet (etapp1, steg1, milstolpe1, moment1) Lägg upp de rubriker som är relevanta för projektet, beslutspunkterna bör framgå. 4.1 Start av projektet Projektet startar vecka 17 med med en projektkickoff. 4.2 Beslutspunkt Är projektet genomförbart? Har vi tillräckliga resurser i form av tid och männskliga resurser för att genomföra projektet? Svar: Ja Beslutspunkter är viktiga, de ligger till grund för om projektet skall fortsätta eller inte??? Sidan 9 av 12

10 4.3 Uppföljning/ Rapportering Alla gruppmedlemmar kommer att redovisa sin del av arbetet via någon av våra kommunikationsverktyg. Projektet rapporteras i form av en Rapport där genomförandet och resultatet beskrivs i detalj. De tre systemutvecklarna anvarar för att producera denna rapport. 4.4 Avslut av projektet Vilka kriterier skall vara uppnådda för att projektet skall avslutas Innan projektet avslutas ska alla grupper involverade i projektet vara nöjda eller acceptera den lösning som framkommit under projektets gång. Ett designförslag finn beskrivet. 5 Påverkan på/av projektet Exempel. Ange här om det identifierats att projeket kommer att påverka en viss personalgrupp eller den organisatoriska strukturen, eller påverkan av andra projekt. De resurspersoner vi kommer att tala med kommer att ta tid från sitt arbetsschema för att svara på våra frågor. Möjligen föds även en tanke hos någon av resurspersonerna om att genomföra det projekt vi ska utreda möjligheten för. Detta skulle i så fall påverka strukturen hos biblioteken på lång sikt. 6 Nyckelantagande Exempel. Projektdeltagare får tid avsatt att jobba i projetket när projektet behöver dem, förutsätttningar som måste uppnås, beslut som måste tas Biblotekarie får tid avsatt att jobba i projetet när projektdeltagarena behöver dem. 7 Samverkan Identifiera vilka enheter/funktioner/personer som det skall ske samverkan med. Samverkan ska ske mellan systemutvecklare, bibliotekarier och en grupp av representanter för bibliotekets användare (fokusgrupp). 8 Kommunikation 8.1 Inom projektet Hur skall kommunikationen ske, projektarkiv, projektplats på webben, anslagstavla, muntligt, epostsbrev, möte, internetkonferens, videokonferens, telefonkonferens? Vad skall den innehålla? Systemutvecklare kommer internt att kommunicera via det grupprum vi upprättat på Fronter. Här kommer vi att lämna rapporter, delar av arbeten och bestämma datum för träffar samt meddela diverse ändringar via vårt forum. Vi kommer även att kommunicera via Windows Live Messenger(MSN) och träffar kommer att ske via vårt Adobe grupprum eller Skype. Sidan 10 av 12

11 Kommunikationen inom projektet sköts via webbsidan Projektplatsen.se där alla inblandade parter kan logga in och ta del av dokument och filer inlagda av övriga projektmedlemmar. Där kan även möten hållas vilket underlättar då alla parter inte behöver resa till mötesplatsen. På Projektplatsen sparas alla dokument som rör projektet och tjänsten tillåter att projektledaren utformar sin egen bästa lösning för det specifika projektet. All kommunikation som innebär att projektets medlemmar träffas (i verkligheten, via nätet el tfn) schemaläggs i matrisen nedan. När förändringar sker meddelas medlemmarna via Projektplatsen samt via mail eller sms om så önskas. Varje medlem gör sina personliga inställningar för hur de vill kontaktas. En hemsida som är öppen för alla startas om projektet där information uppdateras löpande. Detaljplan för intern kommunikation Aktivitet Datum Syfte Målgrupp Kanal Ansvarig Möte Inledande möte m proj.grupp. Uppdragsgivare, styrgrupp, projektledare, projektmedlemmar Möte Avstämning Projektledare, projektmedlemmar Webbinfo Löpande Informera om Internt och externt arbetet Etc. Konferensrum Stockholms Stadsbibliotek Webbmöte Projektets officiella hemsida Fig 1. Kommunikationsplan inspirerad av Kommunikationsplan Ta fram en kommunikationsplan, se mallen k_plan.doc Projektledare Projektledare Projektledare, projektmedlemmar Detaljplan för extern kommunikation Aktivitet Datum Syfte Målgrupp Kanal Ansvarig Webbinfo Informati on om projektet Webbinfo Löpande Informati on Informationskampanj och löpande Informati on om projektet Allmänheten Allmänheten Allmänheten Projektets officiella hemsida Projektets officiella hemsida TV, radio, lokala bibliotek, annonskampa nj Projektledare Fig 2. Kommunikationsplan inspirerad av Projektmedlemmar Projektledare (i samarbete med kommunikationsbyrå ) 9 Kvalitetsplan Processen för framtagandet av samt designens kvalitet tar hänsyn till organisatoriska och tekniska förutsättningar, informationskrav samt till användare i form av Sidan 11 av 12

12 bibliotekets anställda och medborgare (låntagare). Alla dessa aspekter ska tas hänsyn till i desigen för att hålla den kvalitet som efterfrågas. För att säkerställa denna kvalitet kommer systemutvecklarna att använda WISDM och SSM som metoder för framtagande av designen. En utvärdering gentemot användare (bibliotekarier, fokusgrupp) kommer att ske. Både processkvalitet och produktkvalitet kommer att värderas. Processkvaliteten utvärderas av systmvetare i slutet av projektet i form av reflektion och utvärdering av denna. 10 Risk- och sårbarhetsanalys Oftast bara aktuellt i större projekt För detta projekt är den största risken för projektets genomförande att resurspersoner vägrar samarbeta med vår grupp. Om vi inte kan få denna information blir resultatet lidande. Om detta sker kommer gruppen tvingas ta vissa antaganden och grunda sina analyser enbart på observation. Kvaliteten på projektet kommer därvid att riskeras då metoden SSM som används, förutsätter att alla intressenter engageras i diskussioner om förändringsprocessen Om gruppmedlemmarna inte lyckas slutföra uppgifterna i tid på grund av andra uppgifter, tidsbrist eller svårigheter att få fram information är projektet också i fara. Vi kommer att förebygga denna risk genom noggran kontroll av projektet genom tät uppföljning av aktiviteter och milstolpar. 11 Referenser Luleå Tekniska Universitets hemsida: Sidan 12 av 12