PROJEKTDIREKTIV. Uppgradering av epostsystemet Exchange

Transkript

1 direktiv Sid 1 (6) PROJEKTDIREKTIV Uppgradering av epostsystemet Exchange Webbadress sida.aspx namn Uppgradering av epostsystemet Exchange Fastställt av Sören Berglund Dokumentansvarig Dokumentidentitet Version 1.0 Datum Status Fastställd

2 direktiv Sid 2 (6) Innehållsförteckning PROJEKTDIREKTIV...1 Uppgradering av epostsystemet Exchange...1 Innehållsförteckning... 2 Sammanfattning... 3 Bakgrund... 3 Uppdrag/ Mål... 3 Omfattning... 3 Påverkan på organisationen... 5 Beräknade kostnader och tidsåtgång... 5 Beräknade kostnader... 5 Beräknad tidsåtgång... 5 Antaganden... Fel! Bokmärket är inte definierat. Risker... 5 organisation... 6

3 direktiv Sid 3 (6) Sammanfattning Uppdraget består i att uppgradera befintligt epostsystem för Umeå universitets personal, Exchange version 2007, till Exchange version Bakgrund I juni 2008 beslutade rektor att välja Microsoft Exchange som e-postsystem för anställda vid Umeå universitet. Under 2012 bedrevs ett projekt som syftade till att uppgradera Exchange till version 2010, ett arbete som avbröts, till största del beroende på att kostnaderna vida skulle överstiga de siffror som initialt estimerades i projektet. Exchange 2007 börjar närma sig slutet av produktcykeln varpå säkerhetsuppgraderingar inte längre kommer vara tillgängliga. Vidare har införande av Lync och Intranätet behov av funktionalitet som inte är tillgänglig i dagens lösning. Studenterna använder sedan sommaren 2013 Office 365. Det är en miljö som på sikt kan vara aktuell för anställda och som skulle ge en stor besparing på förvaltningskostnaden, men för att få en säker och smidig övergång dit behöver vi först uppgradera Exchange lokalt. Under våren har en extern konsult genomfört en förstudie för att ta fram ett underlag för uppgradering av universitetets e-postsystem till Exchange Microsoft genomförde under våren 2014 en RAS (Risk Assesment Study). Uppdrag/ Mål Uppdraget består i att uppgradera befintligt epostsystem till Exchange et indelas i följande etapper där varje etapp avslutas med en beslutspunkt kring om projektet skall fortsätta, modifieras eller avbrytas. Planeringsfas Implementation och konfiguration av lösning Pilot och stabilisering Migrering till Exchange version 2013 Avslutsfas efter acceptanstest Parallellt med hela projektet skall systemdokumentation, användardokumentation samt övrigt supportmaterial tas fram. Information om projektet kommer att ske löpande under projektets gång och följer våra vanliga informationskanaler, Chefsinfo, nyheter i Aurora och riktat till våra två viktigaste kanaler ITkontaktpersoner och IT-systemadministratörer samt i detta fall även katalogansvariga då de ansvarar för administration av e-postadresser. För denna information ansvarar beställaren. Omfattning I projektet ingår:

4 direktiv Sid 4 (6) 1. Framtagande av en projektplan över hela arbetet inklusive kommunikationsplan och riskanalys. Kommunikationsplanen ska också inkludera de aktiviteter som beställaren ansvarar för. 2. Framtagande av detaljerad profilering av användningen av Exchange idag och en uppskattad målbild där informationsmängden ökar med 20 % per år. 3. Framtagande av en detaljerad design över serverhårdvara, programvaror inklusive en lagringsmodell. 4. Att planera och genomföra införande av primär generisk e-postadress till all personal. Aktiviteten omfattar lösningsförslag samt ska beakta de konsekvenser som uppstår. Box och Sympa är identifierade system där byte av primär adress bör slå igenom automatiskt. Fler system för automatisk uppdatering kan tillkomma baserat på lösningsförslaget och dialog med verksamheten. 5. Beställa hårdvara 6. Installation av hårdvara. 7. Ta fram migreringsstrategi 8. Ta fram en roll-back plan inför varje förändring. 9. Arbetet ska bedrivas på så sätt att ev. extern part inte behövs efter överlämning till drift. 10. Att säkerställa att övergången till nya frontservrar (CAS) sker med minsta möjliga avbrott för slutanvändarna. 11. Att samtliga förändringar som påverkar slutanvändare kommuniceras i god tid innan förändringen sker. 12. Framtagande av dokumentation för slutanvändare. 13. Att testa alla förändringar på de huvudsakliga klienterna/klientplattformarna. 14. Implementation och migrering av användare 15. Överlämnas till drift enligt etablerade processer och krav på systemdokumentation. Krav på Exchange 2013: Exchange 2013 skall vara placerat på plats i Umeå Universitets serverhallar Lösningen skall klara användare Lösningen skall erbjuda brevlådor med obegränsad storlek

5 direktiv Sid 5 (6) o Baserat på dagens användande är det c:a 1 GB/anv. o Lösningen skall kunna skala upp till c:a 2 GB/anv. Lösningen skall vara redundant. Lösningen skall vara placerad i två serverhallar och erbjuda site resilience Lösningen skall hantera Exchange UM En ny Exchange 2013 lösning skall integrera mot KKADSync och Kardia En ny Exchange 2013 lösning skall kunna integreras med Exchange Online/Office 365 Lösningen skall hantera de tjänster som Lync 2013 använder i Exchange 2013 o Kalenderåtkomst o Unified Contact Store o Högupplösta bilder Påverkan på organisationen Roller i organisationen som påverkas: Samtliga anställda Beräknade kostnader och tidsåtgång Beräknade kostnader et beräknas till cirka persontimmar. Beräknad tidsåtgång Lösningen bör vara driftsatt senast kvartal 2, Risker Kända risker som identifierats till detta projekt är: Kapacitetsbehoven är högre än identifierat i förstudien Profilering av Exchangeanvändare inte utförd som underlag för förstudiens pre-design Fördyring jämfört mot uppskattade timmar Förändring av förutsättningar för Office 365, ändrat fokus till Exchange Online Resultat av Microsofts genomgång av befintlig Exchange påverkar förstudiens pre-design

6 direktiv Sid 6 (6) Rätt kompetens projektledare och interna/externa tekniska resurser organisation Beställare:, IT-enheten Till projektet knyts en styrgrupp för hantering av övergripande frågor som uppkommer under projekttiden. grupp sätts samman av ITS.