Hantera projekt med bidrag. Rotary Foundation seminarium Hans Johansson &12

Transkript

1 Hantera projekt med bidrag Rotary Foundation seminarium Hans Johansson &12

2 Målsättningen är att projekten skall vara framgångsrika så att vi kan vara stolta över vår insats såväl under som efter projektet och med glädje berätta för andra vad vi varit med om. TITLE 2

3 Stewardship att vårda sitt projekt Med bra Stewardship menar vi ansvarsfull förvaltning och kontroll över tilldelade medel. Det betyder bland annat: Rotarianer skall ha tillsyn över projektet Projektet skall genomföras på det sätt som det presenterats och godkänts God affärssed skall tillämpas Eventuella avvikelser skall meddelas klubb/rf Finansiell transparens Rapportering enligt överenskommelse TITLE 3

4 Välj ett projekt Välj det projekt som baseras på mottagarens behov och säkras av dess medverkan. Bedöm klubbens tillgängliga resurser och eventuell samarbetspartners förmåga. Etablera dialog med representanterna för mottagarsamhället för att verifiera och värdera aktuella behov. TITLE 4

5 Projektet får inte startas innan bidraget beviljats! Det är ok att planera och förbereda, men man får inte i förtid binda upp sig för aktiviteter eller inköp. TITLE 5

6 Projektplanering Tillsätt en styrgrupp med (minst) tre medlemmar Fördela arbetsuppgifterna Sätt mätbara och hållbara mål Gör en budget Ta fram en översiktsplan (aktivitet, tid, pengar) Förbered plan för oförutsedda händelser (plan B ) TITLE 6

7 Projektledning Projektledningens viktigaste deluppgift är att ha koll på resursanvändningen med beaktande av projektets syfte och mål. Uppdraget är inte att göra av med budgeterade resurser utan att i största möjliga mån täcka det behov som projektets målgrupp har. TITLE 7

8 Vikten av en detaljerad budget Realistiska ekonomiska förväntningar minskar risken för oförutsedda utgifter och därmed hotet mot projektets fullföljande. Basers budgeten på arbetsplanen? Är alla delmoment kostnadsberäknade? Är priser skäliga/leverantörer tillförlitliga? Finns besparingsmöjligheter? Finns alternativa/tävlande anbud? Kan/vill projektet ta in sponsorer? Var observant på möjliga intressekonflikter TITLE 8

9 Involvera genom kommunikation Det är viktigt att arbetsplanen på ett lättförståeligt sätt kommuniceras till alla berörda och att den inkluderar alla uppgifter som måste utföras för att nå målet: Specifika arbetsmoment Enskilda ansvarsområden Resurser Budget Tidplan och delmål TITLE 9

10 Genomförandet Säkerställ att alla inblandade förstår och utför sina arbetsuppgifter och samverkar väl med varandra. Övervaka noga hur arbetsplanen följs. Korrigera vid behov. Dokumentera och motivera förändringarna Informera fortlöpande alla berörda hur projektet framskrider. TITLE 10

11 Ekonomin Klubben är ansvarig för användningen av bidrag, oavsett vem som har kontrollen över pengarna. Alla kostnadsposter måste kunna redovisas och verifieras med kvitton. Glöm inte att verifiera att leveranser har fullgjorts enligt beställning och faktura. Gör fortlöpande avstämning mot budget. Oanvända bidragsmedel skall returneras till Rotary Foundation. TITLE 11

12 Resultatuppföljningen Målgruppen har förväntan på att få den nytta man förespeglats. Finansiärerna/bidragsgivarna förväntar sig att pengarna används på avsett sätt. Korrigera därför arbetsplanen vid behov. Det är bättre att minska omfattningen än att tvingas stoppa genomförandet med oförrättat ärende. Alternativet är att försöka allokera större resurser. TITLE 12

13 Intressekonflikt Existerar när en rotarian gynnas ekonomiskt eller personligen av projektet. Gynnandet kan vara direkt (rotarianen får själv vinning av projektet) eller indirekt (när någon som är nära relaterad, eller associerad, till rotarianen gynnas). TITLE 13

14 Dokumentation Dokumentera fortlöpande och ta vara på handlingar (gärna foto) som beskriver och verifierar genomförda aktiviteter. Säkerställ skyddad förvaring av dokumenten utan att för den skull göra avkall på överskådlighet och lättåtkomlighet. Det är aldrig fel att ha papperskopior på de viktigaste dokumenten. TITLE 14

15 Rapportera i tid Rotary Foundation har kvantitativa och kvalitativa rapporteringskrav. Rapporteringsperioden räknas från den tidpunkt pengarna först betalas ut. För fleråriga projekt skall årliga lägesrapporter presenteras. Brister i efterlevnad äventyrar framtida möjligheter till bidrag. TITLE 15

16 Projektrapportens omfattning Utgå från ursprungligt mål och syfte när projektets resultat beskrivs och utvärderas. Redovisa vem som gjort vad. Vilka resurser har använts och till vad. Bifoga dokumentation (bilder, intyg, deltagarlistor..) som förtydliganden. Bifoga verifikationer (kvitton, kontoutdrag ) som styrker påståenden. Erfarenheter från genomförandet används för att förbättra för framtida projekt. TITLE 16