Mini-Projekt ver 1.0. Projektplan 1(20)

Transkript

1 Projektplan 1(20) Projektnamn: Handlingsplan för framtida kollektivtrafik i (Handlingsplan FRAMKOLLUS ) Projektägare: Johan Wadman, Kollektivtrafikförvaltningen/UL Joachim Danielsson, Uppsala kommun Checklista inför beslut, BP2 JA NEJ Målen för projektet är tydliga och dokumenterade med kostnad, resurser, tid och resultat Effektmålen är dokumenterade och beskriver hur de skall följas upp och av vem Dokumenten nyttokalkyl och överenskommelse för realisering av nytta finns framtagna och är godkända av mottagaren och bilagda detta dokument Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande att använda projektets slutresultat enligt överenskommelse Förväntat resultat från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier Risker och andra osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem Projektplanen är resurs- och tidsatt per fas Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med åtagandet Projektets begränsningar är tydligt definierade och dokumenterade Tidpunkt för leverans är vald och överenskommen med mottagaren Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade Juridiska och finansiella aspekter har beaktats Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de huvudsakliga leveranserna i projektet

2 Projektplan 2(20) Kryssa i rutan för det alternativ som gäller Beslut att starta genomförandefasen ( BP2) Beslut att inte starta genomförandefasen (BP2) Beslut att bordlägga beslutet JA NEJ Kommentar: : : Underskrift styrgruppsordförande Underskrift projektledare Namnförtydligande Namnförtydligande

3 Projektplan 3(20) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. GRUNDLÄGGANDE INFORMATION Bakgrund Syfte 5 2. MÅL Effektmål Projektmål 7 3. KRAV PÅ PROJEKTET Förutsättningar Miljö Avgränsningar 8 4. KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER Aktualisering av ÖP2010 samt förberedelse för revidering Tidplaner Resursplan Budget och finansiering (kostnadsplan) PROJEKTORGANISATION Organisationsplan Roller, ansvar och befogenheter Externa kontakter 17

4 Projektplan 4(20) 6. KOMMUNIKATION Kommunikation och rapportering inom projektet Dialog med intressenter Kommunikationsplan till projektets intressenter Dokumentationsplan KVALITET Kvalitetsstrategier Granskningar och bedömningar Kvalitetssäkring av externa leverantörer Projektrutiner RISKER OCH MÖJLIGHETER LEVERANS OCH ÖVERLÄMNINGSARENA PROJEKTAVSLUT REFERENSER 20

5 Projektplan 5(20) 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund I Uppsala kommun översiktsplan 2010 konstateras att trafik och infrastrukturområdet är en stor utmaning för att nå visionen. Ett arbete gjordes kring kollektivtrafiken och stomlinjestråk identifierades som också blev till utvecklingsområden och uppdrag gavs att göra fördjupningsstudier. Projektet Attraktiva stomlinjer och stadsstråk bildades, men innan det slutfördes infördes den nya kollektivtrafiklagen och ansvaret för kollektivtrafiken övergick till den nybildade regionala kollektivtrafikmyndigheten på landstinget. Kommunens ansvar ligger nu i infrastrukturen med bl.a. framkomligheten samt givetvis samhällsplaneringen. Sedan 1 januari 2012 är Landstinget i Uppsala län regional kollektivtrafikmyndighet med huvudansvar för utvecklingen av länets regionala kollektivtrafik. Myndigheten ansvarar för att ta fram ett regionalt trafikförsörjningsprogram som ska omfatta alla typer av regional kollektivtrafik och upprätta de långsiktiga målen för länets kollektivtrafikförsörjning. Programmet har sin utgångspunkt i en hållbar regional utveckling och vad som krävs för att kollektivtrafiken ska kunna bidra till en ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar region. Sedan 2012 har Kollektivtrafikförvaltning/UL och kommunen ett samarbete och en gemensam organisation i syfte att samverka och samordna allt arbete som rör kollektivtrafiken i syfte att nå det gemensamma målet om fördubblad kollektivtrafik. Då vissa oklarheter har funnits när det gäller det strategiska arbetet struktureras detta arbete upp ytterligare genom denna projektplan KSAU

6 Projektplan 6(20) Syfte Syftet är att samordna kommunens och regionala kollektivtrafikens arbete för en högkvalitativ kollektivtrafik för att uppnå målet om 2020 (basår 2006) samt möjliggöra en fördubblad kollektivtrafikandel till Mål 2.1. Effektmål Effektmålen ska i sin tur stödja KTF och Uppsalas kommuns gemensamma mål: Fördubblat antal kollektivtrafikresande 2020 (basår 2006) Fossilbränslefri kollektivtrafik senast 2020 Effektmålen ska i sin tur stödja KTF:s mål: Förbättra tryggheten för resenärer Förbättra resmöjligheter för en hållbar utveckling Minska restiden inom stadstrafiken o Förbättra turtätheten o Öka medelhastigheten Effektmålen ska i sin tur stödja Uppsalas kommuns mål: Omgående inleda införandet av stombussystem hög framkomlighet, hög turtäthet, tänk spårvagn kör buss Hälften av de motoriserade resorna ska bestå av kollektivtrafik 2030 Längs stomlinjestråk och stadsstråk prioriteras tillskott av bostäder, verksamheter och besöksfunktioner Skapa innerstadskaraktär Utveckla och ge identitet till ytterstaden Knut- och bytespunkter utvecklas till målpunkter med servicefunktioner Ger förutsättningar för stadsliv Buller och luftkvalitét Effektiv markanvändning

7 Projektplan 7(20) 2.2. Projektmål Upprätta en gemensam handlingsplan för kollektivtrafiken Skapa en tajt och förtroendeingivande samverkan mellan Uppsala kommun och Regionala kollektivtrafikmyndigheten inom strategiska frågor Handlingplanen ska bl.a. innehålla följande: En gemensam målbild för ett helhetsnät inklusive knutpunkter och hållplatser för åren 2015, 2020 och Förslag till systemval i olika stråk (buss, city-brt, spårväg och spårtaxi) Målgrupper och prioriteringar Åtgärdsområden Prioritering av åtgärder Investeringsplan bl.a. för väg (framkomlighet), spår och hållplatser samt trafikering (fordon och turtätheter) 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Två olika politikerstyrda organisationer med olika budgetar och beslutsvägar. Projektet ska hålla sig inom översiktsplanen 2010 och dess aktualisering, IVE samt trafikförsörjningsprogrammet och de mål som politikerna har beslutat om.

8 Projektplan 8(20) 3.2. Miljö Projektet och dess genomförande förväntas ha positiva effekter på koldioxid, buller och luftkvalitén, framför allt i de centrala delarna av Uppsala Avgränsningar Projektet avgränsning är: Stadstrafiken inom Uppsala stad, se karta Systemen buss, city-brt, spårväg och spårtaxi Stadsväven, ungefärlig utbredning 2030, ÖP2010

9 Projektplan 9(20) Projektet studerar inte: Drivmedel generellt Regiontrafiken (hänsyn tas) Direkta genomförandet Hållplatsutforming Beteendepåverkan (MM) Information och marknadsförning 4. Kopplingar till andra projekt och verksamheter Beskriv de beroenden som krävs för att projektet skall kunna nå sina mål. Varje beroende ska avtalas med den avsändande parten i samband med att projektplanen godkänns Aktualisering av ÖP2010 samt förberedelse för revidering Beskrivning av aktualiseringen samt revideringen Sju stycken utredningspaket finns i direktiven till aktualiseringen, varav framför allt berörs kollektivtrafiken av paket 1, 2 och 7, dvs. högre tillväxt och bostadsbyggande, scenarier för markanvändning och transportsystemet på horisont 2030 och 2050 samt innerstadsstrategi Tidpunkt för överlämnande av beroende 1 Våren 2014 beräknas kommunfullmäktige besluta om aktualiseringen och i december 2015 förväntas beslut tas om revideringen Kostnad för beroendet Ej aktuellt. Det snarare stödjer projektet med dess utredningar som kommer till nytta i det här Ansvarig för framställning av underlag för beroende 1 Uppsala kommun är ansvarig och Göran Carlén är projektledaren

10 Projektplan 10(20) Planer 4.2. Tidplaner. Beslut Benämning Kommentar BP2 Beslut om Projektet är redan igång. Projektplan behövs för att projektplan samt delprojekt styra upp och leda arbetet. Delprojekt 1: Linjenät och trafikering Delprojekt 2: Framkomlighet Delprojekt 3: Spårvägsutredning MS1 PM förutsättningar Bakgrund, nuläge, tidigare arbeten Planeringsförutsättningar MS2 Slutrapporter för delprojekt 1 och BP4 Godkänna Delprojekt 1: Linjenät och trafikering resultat Delprojekt 2: Framkomlighet MS3 Slutversion handlingsplan och delprojekt Godkännan Handlingsplan godkänd av de av handlingspl an tjänstemannastyrgruppen samt godkännande av delprojekt 3 Godkännan de handlingspl an a Handlingsplan godkänd av politisk styrgrupp BP5 Projektet avslutat Beslut om Handlingsplan samt framtida system Projektavslut och överlämning till genomförande

11 Projektplan 11(20) Nedan är en aktivitetslista. Aktivitet - rapporter Startdatum Slutdatum Ansvarig PM förutsättningar Stefan Bojander och Jenny Kihlberg Delprojekt 1: Linjenät och trafikering Stefan Bojander Delprojekt 2: Framkomlighet inkl. konsekvenser för övr. trafikslag Sofia Gjerstad Uppsala stad Stefan och kn proj. ledare Delprojekt 3: Spårvägsutredning Nina Waara 4.3. Resursplan Lista krav på personal, kompetenser och andra resurser som behövs i projektet. Namn Uppdrag Antal timmar Period Muntligt /Skriftligt Stefan Bojander Projektledare KTF 800 (2d/v) Muntligt Mario Riviera Projektledare UK Muntligt from. April 2014 Sofia Gjerstad Projektledare Muntligt delprojekt 2, UK, Framkomlighet Nina Gustavsson Projektmedarbetare Muntligt Hussaine UK, samhällsplanering Martin Öberg Projektledare Muntligt Delprojekt 3, Infrastruktur och genomförande UK Nina Waara Projektledare delprojekt 3 helhet Spårvägsutredning, KTF Muntligt

12 Projektplan 12(20) Sampo Hinnemo Mario Rivera Karin Melin +konsult Sture Jonsson + Konsult Projektmedarabetare framkomlighet och infrastrutur och hållplatser Muntligt Framkomlighet och Muntligt infrastruktur Kommunikatör UK Muntligt Kommunikatör KTF Muntligt Utrustning: Benämning Syfte Kronor Muntligt/Skriftligt GIS Analys + presentation Muntligt VISUM Analys + presentation Skriftligt Avtal ska skrivas mellan kollektivtrafikförvaltningen och Uppsalakommun att vi arbetar i samma VISUM modell över Uppsala stad. Ansvariga för detta är Stefan Bojander KTF och Rolf Sundbom, KSU 4.4. Budget och finansiering (kostnadsplan) Kostnader Avdelning Kostnadsställe Period Kostnad Delprojekt 1- KTF Nov 2013-dec Linjenät och trafik Delprojekt 2 KSU Nov dec Framkomlighet Delprojekt 3 Spårvägsutredn ing KSU/KTF Nov dec Infrastuktur Fordon Depå Trafik Samhällsekono misk bedömning Total kostnad KSU KTF KTF KTF KTF/KLK KTF/KLK

13 Projektplan 13(20) Konsult KLK/KTF 300 /300 Apr 2014-nov Sammanställa handlingsplan Konsult KLK/KTF 600 /600 Apr feb info/kommunika tion Resor KSU/KLK/ Nov dec studieresa KTF Konferens KSU/KLK/ Nov dec KTF Workshops KSU/KLK/ Nov 2013 dec KTF 2014 Summa kostnad Projektorganisation 5.1. Organisationsplan 5.2. Roller, ansvar och befogenheter Projektägare: Johan Wadman KTF och Joachim Danielsson Uppsala kommun Styrgrupp politiker: Johan Örjes, Nicklas Malmberg för KTN samt Fredrik Ahlstedt, Stefan Hanna och Erik Pelling för Uppsala kommun Stygrupp chefer: Johan Wadman, KTF, Caj Rönnbäck KTF, Ulla Holmgren KLK, TomKarlsson KSU, Ulla-Britt Wickström KSU Projektledare: KTF och Mario Riviera Uppsala kommun

14 Projektplan 14(20) Projektdeltagare: se resurser Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av Projektägare Projektägare är den som ansvarar för projektets finansiering, genomförande och för att nyttorealisering görs. Har en viktig roll för förankring av projektet hos alla intressenter. Avgör om det finns motiv för att utse en styrgrupp. Projektets budget och finansiering. Att effektmålen mäts och uppnås plus att hemtagnings ansvarig utses för detta. Upprätta ett projektdirektiv. Utser en styrgrupp. Är sammankallande och ordförande i styrgruppen. Utser projektledare och stödjer denne i sitt arbete. Initiera granskning och revision av projektet. Har styrgruppen som hjälp och stöd att fatta beslut men är ytterst ansvarig och den som fattar besluten. Fattar beslut i enlighet med Projektils BP - beslutspunkter. Godkänna slutrapport. Styrgruppsmedlem Har kompetens och befogen-heter att stödja projektägaren vid beslutsfattande tillsammans med övriga styrgruppsmedlemmar. Ska avlasta och stödja projektägaren. Säkra att resultat är i linje med projektdirektiven. Säkerställa att projektet följer projektplanen och aktivt stödja projektledaren. Hålla sig informerade om projektet och omvärlden för att medverka till bra beslutsfattande. Deltar (delaktig) i beslut inom projektets ramar tillsammans med projektägaren. Säkerställa och ansvara för att projektledningen har kontroll och att projektet kommer att nå sina mål. Projektägare Säkerställa att projektet har de

15 Projektplan 15(20) Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av resurser som behövs. Projektledare Projektledaren leder arbetet och ansvarar för att projektmålen uppnås. För eventuellt kompletterande information om vilket ansvar som projektledaren har se eventuella preciseringar i projektplanen. Förankra projektet i hemmaorganisationen och fungera som en förenande länk. Att tillsammans med styrgruppen säkra att rätt kompetens och tillräckliga resurser är knutna till projektet. Projektets genomförande i enlighet med projektplanen. Projektdokumentation. Projektets budget. Projektets budget inför projektägaren. Sätta sig in i projektets bakgrund, effektmål och förutsättningar och informerar samtliga medarbetare om dessa. Planerar, leder, fördelar samt följer upp arbetet inom projektet. Leder de personer som tilldelats projektet. Rapporterar genomförandet gentemot plan till styrgruppen och andra intressenter med hjälp av statusrapporter. Rapportera större förändringar och förslag på förändringar till projektets styrgrupp. Hantera löpande avvikelser, förändringshantering och genomföra omplaneringar inom projektets ramar. Informera projektgrupp och styrgrupp om projektläget ur tid-, kostnads- och resurssynpunkt. Kommer överens och avtalar med resursansvariga om förfogande av personella och övriga resurser. Beslutar om omfördelning av kostnader inom projektets budgetram. Styrgrupp i samråd med Berörd linjechef och projektägare

16 Projektplan 16(20) Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av Skapa överlämningsarena för leverans till mottagaren. Projektdeltagare Att genomföra överenskomna åtaganden i projektet. Projektmedarbetaren sätter sig in i projektets bakgrund, effektmål och förutsättningar. Rapportera resultat och avvikelser för överenskomna aktiviteter. Projektledare enligt överenskomm else med berörda linjechefer eller resursägare. Delta i projektmöten. Resursägare Resursägare är de som tillhandahåller personella och övriga egna resurser till projekten. Att tillhandahålla resurser, personella eller andra, till projektet. Att tilldelad resurs har rätt kompetens. Säkerställa att resurserna har grundläggande projektkunskap. Rapportera arbetad tid i projektet. Tillsammans med projektledaren upprätta överenskommelse om resurstilldelning. Se till att resurser finns tillgängliga enligt de beslut som finns tagna för projektet. Att resursöverenskommelser med projektet hålls. Säkerställa att tilldelade resurser har avsatt tid för att delta i projektet. Delta i styrgruppsmöten som resursägaren kallats till. Tillhandahåller personella resurser utifrån konstaterat kompetensbehov. Tillhandahåller ev. övriga resurser till projektet som utrustning, material, metoder. Mottagare Ansvara för projektresultatet efter projektets Agerar för att ta emot resultat i en överlämningsarena innan BP4. Ansvara för projektresultatet Ska på lämpligt sätt kunna följa projektet och kunna bidra med viktiga referenser. Definieras av projektägaren

17 Projektplan 17(20) Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av genomförande. efter överlämnandet vid BP4 och är delaktig i att nyttorealisering genomförs. Stödjer projektledaren Hanterar eventuell restlista. Bör ej delta i styrgruppsmöten. Fungerar som ett stöd i projektet. Vara väl insatt i händelseutvecklingen i projektet. Skapa stödrutiner för projektgruppen. Administrera informationsflödet. Organisera möten. Projektadministratör Projektledaren i samråd med styrgruppen Ska kunna fatta löpande beslut i projektledarens frånvaro. Följa upp tid, kostnader och resursförbrukning. Ajourhålla projektets planer. Dokumenterar och gör projektets dokumentation tillgänglig för alla behöriga intressenter Externa kontakter En referensgrupp skapas med externa intressenter. 6. Kommunikation 6.1. Kommunikation och rapportering inom projektet Arbetet kommer eventuellt samordnas med översiktsplanens arbete och dess kommunikationsplan. Övrigt gäller: Mötesprotokoll. (Styrgrupperna samt för arbetsmötena) Dokumentlagring sker och ansvarar respektive part för

18 Projektplan 18(20) 6.2. Dialog med intressenter Medborgardialog? Intressentanalys? 6.3. Kommunikationsplan till projektets intressenter Upprätta en kommunikationsplan som grundar sig på intressentanalysen. Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid rätt tillfälle, via rätt informationskanal och få rätt informationsmängd. Allt för att få mesta möjliga engagemang. Ta hänsyn till projektets alla intressenter och redogör för hur och till vem informationen ska spridas. Redogör för följande punkter: Media Dokumentlagring. Informationsmöten. Ansvariga kommunikatörer från Kollektivtrafikförvaltningen samt Uppsala kommun 6.4. Dokumentationsplan Upprätta en dokumentationsplan som grundar sig på intressentanalysen. Syftet med planen är att rätt person ska få tillgång till rätt dokument vid rätt tillfälle. Redogör för vilka dokument som projektet avser producera genom att ange följande: Dokumentförteckning. Dokumentansvarig. Dokumentmottagare. Revisionsuppgifter. Arkiv. Projektadministratören ansvarar för detta. 7. Kvalitet 7.1. Kvalitetsstrategier Redogör för: Hur man jobbar med verksamhetens kvalitet och säkerhetspolicy inom projektet. Hur man tar erfarenheter av andra projekts erfarenheter och observationer. Hur man följer verksamhetens rutiner och arbetsinstruktioner. Vilka arbetsprocesser och arbetsmodeller används i projektet. Hur man sett över kontrakt eller överenskommelser med kunden.

19 Projektplan 19(20) Hur Projektdirektivet och Projektplanen detaljgranskats av dokumentets målgrupp Granskningar och bedömningar Specificera alla övriga typer av interna granskningar som ska genomföras under projektets gång med metoderna som ska användas och hur granskningarna ska bli koordinerade och rapporterade. Namnge vem som ansvarar för att granskningen ska genomföras. Se exempel nedan. Exempel: Granskningar/Bedömningar (exempel) Projektgranskning Dokumentgranskning Milstolpegranskning Ansvarig Projektledare/Styrgrupp Projektledare/Styrgrupp Projektledare Slutdatum 7.3. Kvalitetssäkring av externa leverantörer Projektet och delprojekten upphandlar vid behov externa konsulter Projektrutiner Ändring av projektplan delges och beslutas av tjänstemannastyrgrupp. 8. Risker och möjligheter Risker som identifierats är: Hård belastning av projektledare och projektmedlemmar Politisk oenighet Oenighet mellan Kollektivtrafikförvaltningen och Uppsala kommun Sjukdomar hos projektmedlemmar och konsulter Ändring av de ekonomiska förutsättningarna 9. Leverans och överlämningsarena PM förutsättningar tar upp var beslut ska tas någonstans och projektledare ansvarar för att rätt underlag levereras till rätt instans.

20 Projektplan 20(20) 10. Projektavslut Projektet är avslutat när: Slutrapporten är godkänd av projektägaren. All projektdokumentation är arkiverad på bestämd plats. När överlämnad leverans är godkänd av mottagaren. Ansvarig är utpekad för att följa upp projektets nytta för verksamheten. Projektägaren har förklarat projektet avslutat. 11. Referenser Ej aktuellt i nuläget.