Projektplan. Cancerstrategi i Gävleborg. Patientfokuserad, samlad och effektiv cancervård. PROJEKTiL Landstinget Gävleborg. Version R01,

Transkript

1 Cancerstrategi i Gävleborg Patientfokuserad, samlad och effektiv cancervård Version R01, Landstinget Gävleborg

2 2(15) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. GRUNDLÄGGANDE INFORMATION Bakgrund Syfte 4 2. MÅL Effektmål Nyckeltal Projektmål 6 3. KRAV PÅ PROJEKTET Förutsättningar Miljö och jämställdhet Avgränsningar 7 4. KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER 8 5. PLANER Tidplaner Resursplan Budget och finansiering (kostnadsplan) PROJEKTORGANISATION Organisationsplan Roller, ansvar och befogenheter Externa kontakter KOMMUNIKATION Kommunikationsplan och rapportering inom projektet 12

3 3(15) 7.2. Intressentanalys Kommunikationsplan till projektets intressenter Dokumentationsplan KVALITET Kvalitetsstrategier Granskningar och bedömningar enligt Projektrutiner RISKER OCH MÖJLIGHETER ÖVERLÄMNING AV PROJEKTRESULTAT PROJEKTAVSLUT (BP5) REFERENSER CHECKLISTA OCH BESLUT, BP2 15

4 4(15) 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Den nationella cancerstrategin från 2009 föreslår för den framtida cancersjukvården i Sverige ett antal åtgärder och förslag på hur landsting och regioner på ett resurseffektivt sätt kan möta de utmaningar som cancersjukvården står inför. Strategin har fem övergripande mål: Minska risken att insjukna i cancer Förbättra omhändertagandet Förlänga överlevnad och förbättra livskvaliteten efter diagnos Minska regionala skillnader i överlevnad Minska skillnader mellan befolkningsgrupper i insjuknande och överlevnadstid Cancerstrategin genomförs på olika plan - nationell, regional och lokal nivå. Till grund för implementeringen hos sjukvårdshuvudmännen ligger en årlig överenskommelse mellan regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting. Ett av förslagen som utredningen föreslår är att ett antal regionala cancercentrum bildas för den samlade cancerverksamheten inom respektive sjukvårdsregion (RCC). Regionalt cancercentrum (RCC) är en kunskaps- och kompetensorganisation i sjukvårdsregionen. RCC bidrar genom regional och nationell samverkan till att cancervården blir mer patientfokuserad, jämlik, säker och effektiv. Ett Cancerråd ska etableras i Gävleborg. Cancerrådet har bl.a. uppgift att bevaka de utvecklingsområden som RCC arbetar med. Medarbetare inom Landstinget Gävleborg är och kommer att vara involverade i de utvecklingsarbeten som RCC Uppsala Örebro initierar och driver. Cancerrådet utser representanter i arbetsgrupper. Se vidare Landstinget Gävleborg har därtill ett behov av att med utgångspunkt från den nationella cancerstrategins övergripande mål, initiera och genomföra egna utvecklingsprojekt. Ett projekt för att ta fram en optimal patientprocess för misstänkt hudcancer pågår och ett projekt för att erbjuda tobaksprevention inom specialiserad vård planeras. Vidare pågår verksamhetsutveckling inom bl.a. områdena cancerrehabilitering och kontaktsjuksköterska. Landstingsdirektören har beslutat om arbete med handlingsplaner utifrån Öppna Jämförelser Syfte Projektet ska samordna och driva utvecklingsprojekt inom cancerområdet.

5 5(15) 2. Mål 2.1. Effektmål De övergripande mål som landstinget vill uppnå genom detta projekt är desamma som i nationella cancerstrategin. Övergripande mål i Cancerstrategin 1. Minska risken för insjuknande i cancer 2. Förbättra kvaliteten i omhändertagandet av patienter med cancer 3. Förlänga överlevnadstiden och förbättra livskvaliteten efter en cancerdiagnos 4. Minska regionala skillnader i överlevnadstid efter en cancerdiagnos 5. Minska skillnader mellan befolkningsgrupper i insjuknande och överlevnadstid 2.2. Nyckeltal Mer specifika effektmål för Gävleborg ska formuleras under hösten 2012 i samråd med Cancerrådet. Nedan anges exempel på sådana effektmål. Vi ska eftersträva att använda etablerade nyckeltal. Respektive delprojekt identifierar relevanta nyckeltal enligt följande modell. Övergripande mål i Cancerstrategin 1. Minska risken för insjuknande i cancer 2. Förbättra kvaliteten i omhändertagandet av patienter med cancer 3. Förlänga överlevnadstiden och förbättra livskvaliteten efter en cancerdiagnos 4. Minska regionala skillnader i överlevnadstid efter en cancerdiagnos 5. Minska skillnader mellan befolkningsgrupper i insjuknande och överlevnadstid Effektmål i Gävleborg Nuläge Nyckeltal Exempel: Samtliga patienter tillfrågas om tobaksvanor, vilket noteras i journal. Patienter i specialiserad vård erbjuds lättillgänglig och effektiv rökavvänjning. Exempel: Kontaktsjuksköterska finns för fler patienter och diagnosgrupper. Optimala patientprocesser. Exempel: Följsamhet till nationella riktlinjer och vårdprogram Exempel: Ökad 5-årsöverlevnad i cancer utifrån Socialstyrelsens öppna jämförelser. Tidigare upptäckt av hudcancer. Exempel: Landstinget bibehåller en deltagarfrekvens för mammografi på minst 80 % respektive för gynekologisk cellprovskontroll på 85 % samt analyserar bortfallet och utarbetar handlingsplan

6 6(15) 2.3. Projektmål Projektet Cancerstrategi är ett övergripande projekt och ska leverera följande. 1. Projektet ska stödja etableringen av Cancerråd 2. Projektet ska sammanställa och löpande uppdatera fakta om cancer i Gävleborg 3. Projektet ska samordna och driva genomförandet av projekt som ligger i linje med nationella cancerstrategin. Projektägaren eller landstingsdirektören beslutar löpande under projekttiden om vilka projekt som ska genomföras inom ramen för de övergripande målen och förslagen i den Nationella Cancerstrategin. De förslag i Nationella Cancerstrategin som direkt berör det enskilda landstinget är följande. Primärprevention Samtliga primärvårdsenheter erbjuder lättillgänglig och effektiv rökavvänjning Alla patienter tillfrågas om tobaksvanor och uppgifter om tobaksrökning ingår i patientjournalen Ökade satsningar på information och utbildning om tobak för personal inom hälso- och sjukvården samt skolan Ökade insatser för dem som röker mest Tidig upptäckt Åtgärder för att öka andelen tumörer som upptäcks i tidigt stadium, bl.a. genom att underlätta allmänhetens möjligheter att få hudförändringar undersökta Mer ändamålsenlig rollfördelning mellan hudläkare och allmänläkare vid diagnostik Landstinget uppnår täckningsgrad för gynekologisk cellprovskontroll på 85 % Landstinget uppnår en deltagarfrekvens för mammografi på minst 80 % Vidta särskilda insatser för att nå grupper som i dag deltar i mindre utsträckning än andra Patientperspektivet Skapa rutiner så att varje patient vid diagnostillfället ska få en fast kontaktperson på den cancervårdande enheten/verksamhetsområdet Skapa rutiner så att ett multidisciplinärt vårdteam redan från början engageras i vården av varje cancerpatient Skapa rutiner så att en individuell vårdplan tas fram för varje patient. Tidsramar för ledtiderna från remissutfärdande till första besök hos läkare på specialistmottagning, från diagnostisk åtgärd till besked om diagnos respektive från behandlingsbeslut till terapeutisk åtgärd (inkluderas i nationella kvalitetsregister) (jfr Ledning och styrning) (Livskvalitet och patientnöjdhet inkluderas i nationella kvalitetsregister) Överväga etablering av vårdkoordinatörer för bevakning av patientflöden och ledtider Patientföreträdare bereds nya möjligheter att delta i planering och utformning av cancervården Palliativ vård Minska skillnaderna i tillgänglighet och kvalitet genom att tillföra resurser? Ledning styrning och verksamhetsutveckling Regelbundna sammanställningar av kvalitetsregisterdata om väntetider och ledtider, hälsorelaterad livskvalitet och patientnöjdhet inkluderas i verksamheternas och landstingets ledningsinformation (jfr patientperspektivet). Lokalt RCC-råd Etablera lokalt RCC-råd Administrativt stöd till lokalt RCC-råd Framtida kompetensförsörjning Göra plan för landstingets långsiktiga kompetensförsörjning inom cancervården (Beroende av RCC:s arbete med nivåstrukturering) 4. Specificerade projektmål definieras för respektive delprojekt.

7 7(15) 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Projektet har sin utgångspunkt i den nationella cancerstrategin samt aktuell situation för cancervården inom Landstinget Gävleborg. Nationella riktlinjer finns för sjukdomsförebyggande metoder och lungcancer. Uppdatering pågår av befintliga riktlinjer för bröst-, kolorektal- och prostatacancer. En preliminär version beräknas vara klar våren Riktlinjer för palliativ vård är under utarbetande och en preliminär version blir tillgänglig under sommaren Nationellt vårdprogram för palliativ vård blev klart i mars RCC driver utveckling och revision av regionala vårdprogram. Projektet förväntas över tid innehålla olika delprojekt och uppdrag. Endast projektägaren eller landstingsdirektören äger rätt att fatta beslut om nya och förändrade delprojekt eller uppdrag inom cancerstrategi projektet. Förankring och beslut i strategiska frågor kommer att krävas både i linjeorganisation och i politiska organ. Projektets uppdrag att stödja etableringen av ett Cancerråd är tidsbegränsat fram tills rådet bedömer att det klarar sig utan stöd från projektet, dock längst till Cancerstrategiprojektets slut. Cancerpatienter vårdas inom stora delar av sjukvården och det är viktigt att alla delar av vårdkedjan finns med i projektet. Patientföreträdare skall också bjudas in för att delta i förbättringsarbetet. Linjeorganisationen skall aktivt medverka i arbetet och vara väl informerad vilka krav och beslut som finns i Nationella cancerstrategin Miljö och jämställdhet Den yttre miljön bedöms inte direkt påverkas av projektet. Arbetsbelastningen för personal inom cancervården kan tillfälligt komma att öka vid medverkan i projektarbete. Projektets resultat förväntas dock medföra ett effektivare resursutnyttjande. Jämställhetsperspektivet ska beaktas i delprojekt och faktaunderlag, som en del av likvärdig vård Avgränsningar I projektet ingår att - samordna och driva beslutade projekt/delprojekt/uppdrag

8 8(15) - utarbeta och sammanställa underlag till Cancerrådet, både avseende projekt och verksamhetsutveckling, inklusive landstingets medverkan i utvecklingsarbeten initierade av RCC Uppsala Örebro I projektet ingår inte att - driva verksamhetsutveckling utöver vad som definierats som projekt/delprojekt/uppdrag. För detta svarar Cancerrådet och linjeorganisationen. - samordna och driva utvecklingsarbeten som styrs och leds av RCC Uppsala Örebro, även om medarbetare från Landstinget Gävleborg ingår i regionala arbetsgrupper. Däremot ska projektet samverka med dessa medarbetare och processer. Linjeorganisationen ansvarar för tillämpning av projektets leveranser efter godkännande av projektägaren. Projektet har inte något verksamhetsansvar. 4. Kopplingar till andra projekt och verksamheter RCC Uppsala Örebro driver ett landstingsgemensamt utvecklingsarbete av cancervården inom sjukvårdsregionen med hjälp av medarbetare från de enskilda landstingen, vilket kräver samverkan från projektets sida. RCC kan också ta initiativ som direkt påverkar innehållet och arbetet i detta projekt. Cancersjukvård utförs inom många verksamhetsområden och därför blir stora delar av hälsooch sjukvårdsorganisationen involverad. Projektet är helt beroende av linjeorganisationen för genomförande av framtagna förslag. Kopplingar finns även till andra projekt och utvecklingsarbeten som Hållbar väg, VÄV 12, kommunalisering av hemsjukvården och projekt anhörigstöd. 5. Planer 5.1. Tidplaner Projektet startar juni 2012 och skall vara slutfört december Slutrapport lämnas under kvartal 1 (Q1) Den grova tidplanen för de delprojekt, som är beslutade vid projektstart, framgår av följande. Aktivitet Cancerstrategi (övergripande projekt) Hudcancerprocessen Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Tobaksprevention inom specialiserad vård Löpande sammanställning av fakta om cancer i Gävleborg Projektavslut Komplettering av tidplanen sker löpande i enlighet med kommande beslut om nya delprojekt och uppdrag.

9 9(15) Beslutsplan Beslut Benämning Kommentar Datum BP2 Beslut att starta projektet. Projektplan finns framtagen för projektägarens beslut. De första delprojekten är definierade. BP3:or Beslut att fortsätta projektet Ev. korrigerande beslut och ev. beslut om att komplettera med nya Löpande BP4 Leverans klar till mottagaren. delprojekt. Beslut om att godkänna genomförandet, besluta om överlämnande och starta avslutningsfasen. Delprojektens leveranser hanteras enligt respektive tidplan. BP5 Projektet avslutat Presentation och godkännande av slutrapport Aktivitetslista/delprojekt Delprojekt Startdatum Slutdatum Ansvarig Hudcancerprocessen Carin Berg Wedren Tobaksprevention inom specialiserad vård Camilla Larssen Sammanställning och löpande uppdatering av fakta relaterad till cancer i Gävleborg Åke Lundqvist/ /SMG Stöd vid implementering av Cancerråd Åke Lundqvist/ /Lena Hörberg Kommunikation internt och externt Kristina Johnson Delprojekt xx, yy, etc. Milstolpar Milstolpar Benämning Kommentar Datum MS1 Projektplan godkänd MS2 Cancerråd bildat Cancerrådet viktig samverkanspart och Cancerrådets AU kommer att utses till styrgrupp MS3 Delprojekt

10 10(15) Hudcancerprocess levererat MS4 Delprojekt Tobaksprevention levererat MS5 Projektet avslutat Milstolpeplanen kommer att utvecklas under projektets gång 5.2. Resursplan Resursplanen omfattar endast projektledning och projektledare för beslutade projekt. Av respektive projektplan framgår fullständig resursplan. Namn Uppdrag Antal timmar Period Muntligt /Skriftligt Åke Lundqvist Projektledare Skriftligt Cancerstrategi Lena Hörberg Projektadministratör / Skriftligt medlem projektledning Inger Nordmark Projektmedarbetare/ Muntligt medlem projektledning Kristina Johnson Kommunikation Muntligt Carin Berg Wedrén Projektledare Skriftligt Hudcancerprocess Camilla Larssen Projektledare Skriftligt Tobaksprevention Resurs SMG Faktaunderlag Muntligt 5.3. Budget och finansiering (kostnadsplan) Budget omfattar endast projektledning och projektledare för beslutade projekt. Av respektive projektplan framgår fullständig resursplan. Projektkostnader Antal timmar Interna kostnader Externa leverantörer Budget (kr) Projektledare kr kr Projektadministratör kr kr Delprojektledare Hudcancer & Tobak kr kr Projektmedlemmar/projektledning kr kr Övriga interna resurspersoner kr kr Resor/kost/logi vid seminarium, studiebesök etc kr kr Oförutsett (10 % av ext kostn) kr kr Totalt kr

11 11(15) Projektet finansieras enligt följande Kostnad Finansiering Kostnadsställe Projektkod Externa kostnader Projektet Projektledare Projektet Projektmedlemmar som enligt interna affärer interndebiteras (LOV) Projektet Projektmedlemmar övriga 6. Projektorganisation 6.1. Organisationsplan I linjen Politisk styrgrupp Hälso- och sjukvårdsutskottet Projektägare Staffan Gullsby, Utvecklingsdirektör Styrgrupp Cancerrådets AU: Staffan Gullsby, Projektägare / Utvecklingsdirektör Johan Ahlgren, VC Onkologi Johan Hansson, VC Kirurgi Ingegerd Lantz, VC Kvinnosjukvård Berit Fredriksson, Chef Hälsovalskontoret Projektledningsgrupp Åke Lundqvist, projektledare Lena Hörberg, projektadministratör Inger Nordmark, vårdutvecklare/rcc-kansli Kristina Johnson, kommunikatör Delprojektledare Intern och extern kommunikation Ansvarig: Kristina Johnson Referensgrupper Patientföreträdare/patient- och anhörigföreningar Cancerrådet (RCC-rådet) Verksamhetsutvecklare, Chefläkare i divisionsstaber Företrädare för den kommunala omvårdnadsverksamheten 1 Hudcancerprocessen Projektledare Carin Berg Wedrén 2 Tobaksprev. Specialiserad vård Projektledare Camilla Larssen 3 Faktaunderlag Projektledare Åke Lundqvist 4 Framtida delprojekt 5 Framtida delprojekt

12 12(15) 6.2. Roller, ansvar och befogenheter Projekt ägare är ordförande i styrgruppen och ansvarar för - projektets budget - projektets resultat - projektets finansiering - utse en mottagare till projektets resultat Styrgrupp ansvarar för - att tillföra de resurser som projektet behöver - att säkerhetsställa att projektet följer projektplanen Projektledare ansvarar för att genomföra projektet i enlighet med projektplan Projektadministratör utgör internt administrativt stöd till projektledningen. Arbetar på uppdrag av projektledningen Delprojektledare ansvarar för att genomföra delprojektet enligt delprojektbeskrivning med tilldelade resurser. Rapporterar till projektledaren och projektägaren. Referensgrupp utgör bollplank åt projektledningen inom givet referensområde Externa kontakter Namn Funktion E-post Telefon Verksamhetschef RCC Lars Holmberg Uppsala Örebro lars.holmberg@akademiska.se Övrig personal RCC*) Gunilla Gunnarsson SKL:s kontaktperson för Cancerstrategi gunilla.gunnarsson@skl.se *) För personal på RCC Uppsala Örebro se hemsidan: 7. Kommunikation 7.1. Kommunikationsplan och rapportering inom projektet Kommunikationen inom projektet sker enligt följande. Projektmöten och mötesanteckningar. Delprojektansvariga lämnar uppföljningsrapport på projektledningsmöte eller per mejl Styrgruppsmöten med statusrapporter och mötesanteckningar I arbetsrummet för projektet på Pleus samlas de dokument som upprättas inom projektet. Dialog och resurskontrakt med resursansvariga chefer.

13 13(15) 7.2. Intressentanalys En intressentanalys har gjorts i projektledningsgruppen. Viktiga intressenter är - Cancerrådet - Patienter/föreningar/närstående - Politiker (LS, HSU) - Landstingsdirektör - Divisionschefer och divisionsledningsgrupper - Cheferna och personalen inom cancersjukvård både specialiserad vård och primärvård - Ansvariga för ersättningsmodellerna i Hälsoval och specialiserad vård - Befolkningen i Gävleborg - RCC Uppsala Örebro och övriga landsting inom sjukvårdsregionen - Kommunföreträdare inom omvårdnad 7.3. Kommunikationsplan till projektets intressenter Kommunikationsplan kommer att tas fram tillsammans med informationsenheten Viktigt samtliga intressenter omfattas Dokumentationsplan Projektets beslutsdokument kommer att diarieföras. Arbetsmaterial kommer att vara tillgängligt i Pleus arbetsrum. 8. Kvalitet 8.1. Kvalitetsstrategier Ett nära samarbete med linjeorganisationen är grundläggande för projektets genomförande. Projektmodellen kommer att användas för att kvalitetssäkra att projektmålen nås. Några viktiga instrument för att säkerställa projektets leverans är - statusrapporter från projektledare till styrgrupp - uppföljningsrapporter från projektmedarbetare till projektledare - återkommande riskanalyser följt av åtgärder - resurskontrakt och återkoppling från projektledare till resursägare Granskningar och bedömningar enligt. Projektägaren kan komma att besluta om särskild intern eller extern granskning av projektet. Landstingets revisorer kan också initiera granskning. Projektledaren ansvarar för att genomföra granskning enligt framtagna mallar i Projektrutiner Projektmodellen kommer att användas för att kvalitetssäkra att projektmålen nås.

14 14(15) 9. Risker och möjligheter De största riskerna som identifierats initialt är följande. Cancerstrategi trängs ut av andra frågor i linjeorganisationen Projektets förslag till förändringar genomförs inte Vi får inte tillgång till resurspersoner från verksamheten särskilt stor risk att primärvården inte deltar i arbetet Vi inte lyckas få med berörda patientföreningar i arbetet Kommunikationsplanen följs inte Förnyad riskanalys kommer att genomföras regelbundet under genomförandefasen. 10. Överlämning av projektresultat Överlämning av projektresultat från ingående delprojekt, kommer löpande att ske till Cancerrådet eller till den nivå i linjeorganisationen som har befogenheter att besluta om genomförande. Projektägaren är ytterst ansvarig för att utse mottagare av varje delresultat från projektet. Projektägaren har i samverkan med Landstingsdirektören ett övergripande ansvar för att effektmålen med cancerstrategin nås. 11. Projektavslut (BP5) Projektet är avslutat när slutrapporten är godkänd av projektägaren all projektdokumentation är arkiverad på bestämd plats när överlämnad leverans är godkänd av mottagaren ansvarig är utpekad för att följa upp projektets nytta för verksamheten projektägaren har förklarat projektet avslutat 12. Referenser - En nationell cancerstrategi för framtiden, SOU 2009:11 - Kriterier som skall utmärka ett regionalt cancercentrum; Socialdepartementet Regionalt cancercentrum (RCC) Uppsala Örebro - Överenskommelse mellan staten och SKL för Landstingsdirektörens beslut om handlingsplan utifrån Öppna Jämförelser

15 15(15) 13. Checklista och beslut, BP2 Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både gällande kostnad/resurser, tid och resultat. Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem. Realisering av effektmål finns framtagen och godkänd av Mottagaren samt bilagd detta dokument. Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande för att realisera den förväntade effekten från projektet. Förväntat resultat från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier. Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem. Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas. Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda. Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med åtagandet. Projektets begränsningar är tydligt definierade och dokumenterade. Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren. Eventuella följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade. Juridiska och finansiella aspekter har beaktats. Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de huvudsakliga leveranserna i projektet. JA Delvis Delvis Delvis NEJ Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller JA Beslut att starta Genomförandefasen, BP2 NEJ Kommentar: Staffan Gullsby Projektägare/Utvecklingsdirektör Åke Lundqvist Projektledare