Intern Miljö- och/eller kvalitetsrevision vid SLU

Transkript

1 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark (40) Intern Miljö- ch/eller kvalitetsrevisin vid English versin further dwn in this dcument 1 Revisinens syfte Internrevisin genmförs årligen för att bekräfta att verksamheten lever upp till standardens krav. Intern miljö- eller kvalitetsrevisin innebär att stickprv görs mt samtliga delkrav i standarden ISO 14001/9001. Stickprv görs ckså mt de rutiner sm tagit fram. Resultatet från revisner ska dkumenteras i en revisinsrapprt. Revisinsrapprten ska diarieföras. 2 Interna Miljö-/kvalitetsrevisrer Revisinerna ska utföras av gdkända miljö-/kvalitetsrevisrer inm den egna verksamheten eller av en miljö- eller kvalitetsrevisr sm anlitas. De interna revisrerna ch revisinsledaren ska uppfylla följande krav: vara berende av de verksamheter de reviderar ch därmed inte revidera den egna enheten ha genmgått en kurs m de lika delkraven i SS EN ISO ch/eller 9001, eller på annat sätt erhållit mtsvarande kunskaper ha genmgått en kurs i revisinsteknik, eller på annat sätt erhållit mtsvarande kunskaper ha kunskap m relevant miljölagstiftning ha kunskap m verksamhetens miljöpåverkan ha varit medföljande på minst en internrevisin Två likartade verksamheter sm båda har tillgång till persnal sm har genmgått utbildning i miljörevisin kan utföra en revisin i varandras verksamheter. Mtsvarande gäller även för intern kvalitetsrevisin. Utskrifter av det här dkumentet är kpir sm inte är styrande. Om du skriver ut ett dkument, stäm av utgåvan mt riginalet varje gång du använder dkumentet. Printing f this dcument are nt cntrlled. If yu print a dcument, check the riginal every time yu use the dcument.

2 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: 3 Ansvar Jhanna Sennmark Ej fastställd Miljösamrdnaren ska se till att miljörevisinen blir genmförd. Utsedd Miljörevisr ansvarar för att upprätta revisinsplan, leda ch genmföra miljörevisinen, skriva revisinsrapprt inklusive avvikelser ch förbättringsförslag, samt diarieföra rapprten enligt gängse rutiner för diarieföring på. En intern miljö-/kvalitetsrevisin kan alltid initieras av verksamhetens ledning m man vill undersöka någn särskild del av verksamheten eller standarden. 2 (40) 4 Revisinsplan för Internrevisin på planeras från 2015 i treårscykler. Planeringen finns i Excell arket -68. Tanken med att samplanera interna miljörevisinen är: Gd framförhållning för vilka revisiner sm ska genmföras under året ch av vem. Planeringen för internrevisinen ska vara klar i december ch ansvaret för det ligger på miljöchef. Fkus på samma delar över hela rganisatinen gör att man kan lära mycket av varandra, se trender ch m möjligt släcka avvikelser tillsammans. Ha kntrll på att hela rganisatinen blir internreviderad på hela standarden under en treårsperid. Minskad arbetsbelastning för rganisatinen sm helhet eftersm allt inte behöver revideras överallt årligen. Om önskvärt kan man styra internrevisinen i tid så att all internrevisiner genmförs under samma perid. Det blir enklare ch effektivare att ta fram gemensamma checklistr för mrådet sm ska revideras. Det är möjligt att göra en samlingsrapprt för hela rganisatinen sm enklare kan delges ledning.

3 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: 5 Revisinsprcess Jhanna Sennmark Ej fastställd 3 (40) Återföring av resultat från revisiner sm underlag för upprättande av kmmande revisinsprgram Ledningens genmgång Ledningen fastställer syftet för revisinen (kriterier) Planera Genmföra Rapprtera Krrigerande åtgärd Följa upp Återföring av erfarenheter från tidigare revisiner för att planera kmmande revisiner 5.1 Planering Upprättande av detaljerad revisinsplan ch inläsning av dkumentatin. Genmgång av eventuell egenkntrll, planera vilka stickprver man planerar att genmföra. Se mall Bilaga Genmförande Den interna miljörevisinen genmförs genm granskning av dkument, intervjuer ch arbetsplatsbesök. Använd gärna checklistan Bilaga Rapprtering Revisrn författar en skriftlig rapprt enligt mall i Bilaga 2 sm skickas till miljösamrdnaren senast tre veckr efter slutförd revisin. Avvikelserna dkumenteras antingen i rapprten ch/eller på avvikelseblanketten. Se text nedan m hur man skriver avvikelser. Revisinsrapprten består av revisinsplan, eventuella avvikelseblanketter ch en sammanfattning. Rapprter från revisiner sparas ch arkiveras sm redvisande dkument. Miljösamrdnaren ansvarar för att rapprtens resultat delges ledning samt övriga medarbetare.

4 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 4 (40) 5.4 Åtgärda ch följa upp avvikelser Respektive chef utser ansvarig för att fastställa rsak till avvikelsen, vidta krrigerande åtgärder för respektive avvikelse ch följa upp m krrigeringen varit verkningsfull. Resultatet av krrigerande åtgärder följs upp vid nästkmmande revisiner. Fkus ligger då på att kntrllera m de krrigerande åtgärderan har haft avsedd effekt Respektive chef svarar för att verksamheten tar del av de avvikelser sm uppkmmit, vid såväl intern sm extern revisin, ch att eventuella krrigerande åtgärder vidtas inm den tidsangivelse man kmmit överens m. En bra utgångspunkt är 6 veckr. 6 Hur skriver man avvikelser? Lägg möda på att skriva avvikelser så tydligt sm möjligt. De ska vara lätt att förstå vad revisrn avser även m man inte varit närvarande vid revisinen eller m det har gått en tid. Ange plats, företeelse, bevis för att någt krav inte är uppfyllt samt kravet sm företeelsen inte uppfyllde. T.ex.: Vid Labratinsavdelningen XX fanns vid tillfället för revisin inget säkerhetsdatablad vid stickprv på acetn. Detta överensstämmer inte med rutin xxxxx sm säger att 7 Ersättning till revisrn För att undvika nödig administratin är det fördelaktigast att kmma överens m att utbyta interrevisinstjänster med någn annan institutin/enhet. Är det inte möjligt kan en revisr sm genmför intern miljö- eller kvalitetsrevisin internfakturera den institutin/enhet sm blivit reviderade. Belppet sm används är kr/revisin. Berende på mfattning (kvalitet + miljörevisin, verksamhet på många platser etc.) kan summan justeras. Bilaga 1 Mall Revisinsplan Internrevisin av miljö-/kvalitetsledningssystemet vid XXX institutinen/enheten, Datum ch tid: datum månad 201X, kl Plats: Revisrer: Revisinen kmmer att genmföras enligt nedanstående tidsschema:

5 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 5 (40) Tid Plats Aktivitet EX Medverkande Inledande möte Orientering m ändamål ch mfattning av revisinen. Upplägg ch genmförande. Ledning, miljösamrdna re ch övriga intresserade på institutinen. Tidigare revisiner Genmgång av avvikelser från förra internrevisinen samt uppföljning av avvikelser från förra externa revisinen. Ledningens rll, miljö-/kvalitetsplicy, miljöaspektlista, mål, rganisatin ch ansvar, Ledningens genmgång, mvärldsanalys, intressentanalys Ledning, miljösamrdna re Lagar ch andra krav Kmpetens, utbildning ch medvetenhet. Kmmunikatin ch dkumentstyrning Inköp Grundutbildning Delmråden: - Frskarutbildning Delmråden: Fältarbete Delmråden: Platsbesök T.ex. labb, avfallshantering, nödlägesberedskap, etc. - Kvarvarandefrågr Revisr sammanställer slutrapprt. Avslutande möte Redvisning av revisinsresultatet Ledning, miljösamrdna re ch övriga

6 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 6 (40) intresserade på institutinen. Genmförs revisinen mt ISO standarden 9001 samtidigt ska minst följande punkter ckså in i Agendan: Prduktframtagning Övervakning ch Mätning

7 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 7 (40) Bilaga 2 Mall Revisnsrapprt Intern revisin av miljö-/kvalitetsledningssystemet 201X-XX- XX Sammanfattning Den datum månad 201X genmförde undertecknade en intern revisin av miljö- /kvalitetsledningssystemet vid Institutinen på förfrågan av prefekt/intendent/enhetschef Namn Namnssn. Krt beskrivning av verksamheten infgas här: t. Avvikelser, sammantaget X stycken skrevs. Inledande möte Vid det inledande mötet deltg föreståndare, prefekt för etc. Skriv namn Agendan ch syftet för dagen gicks igenm, inga större förändringar gentemt planen gjrdes. Införande ch tillämpning Krt beskrivning av det senaste årets fkus inm ledningssystemet. En kmmentar m måluppfyllnad skrivs ckså. X avvikelser rapprterades vid internrevisinen gällande: XXX YYY ZZZ XX stycken förbättringsförslag har ckså rapprterats. Avslutande möte Tillsammans med xx, yy, zz, inleddes det avslutande mötet med en sammanfattning av dagen. Sedan avrapprterade undertecknade de funna avvikelserna ch förslagen på förbättringsåtgärder för miljö-/kvalitetsledningssystemet. Efter detta fördes en krt diskussin kring tankarna m de funna avvikelserna. Uppföljnigen av avvikelserna ska göras senast 201X-XX-XX (rekmmendatin: 6 veckr efter internrevisien) Internrevisrerna uppmärksammade flera mråden sm var särskilt psitiva: kkkkkkk llllllllll yyyyyyyy

8 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Uppsala den 201x Jhanna Sennmark Ej fastställd 8 (40) Revisr Namn Namnssn

9 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Bilaga 3 Checklista ISO 14001:2015 Jhanna Sennmark Ej fastställd 9 (40) Exempel på frågr vid platsbesök Nedan finns exempel på frågr sm kan ställas vid platsbesök inm den interna miljörevisinen. Fler frågr kan ställas, förslagsvis utifrån standarden. All text nedan är hämtad från den nya standarden 14001: Organisatinens förutsättningar 4.1 Att förstå rganisatinen ch dess förutsättningar Organisatinen ska avgöra vilka externa ch interna frågr sm är relevanta för dess syfte ch sm påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt miljöledningssystem. Sådana frågr ska mfatta miljöförhållanden sm påverkas av eller sm kan påverka rganisatinen. Hur har rganisatinen tänkt gällande externa risker ch möjligheter sm kan kmma att påverka möjligheten att nå de uppsatta målen med miljöledningssystemet? T ex frågr gällande: klimat, luft- ch vattenkvalitet, markanvändning, naturresurstillgångar, glbalt eknmiskt läge, förändringar i lagkrav. Hur har rganisatinen tänkt gällande interna risker ch möjligheter sm kan kmma att påverka möjligheten att nå de uppsatta målen med miljöledningssystemet? T ex frågr gällande: rganisatinens resurser, aktiviteter, strategiska inriktning, kultur ch förmåga. Är frågrna relevanta sett till vald tidshrisnt i mvärldsanalysen? 4.2 Att förstå intressenters behv ch förväntningar Organisatinen ska bestämma: a) vilka intressenter sm är relevanta för miljöledningssystemet; b) dessa intressenters relevanta behv ch förväntningar (dvs. krav); c) vilka av dessa behv ch förväntningar sm ska bli rganisatinens bindande krav. Hur ser rganisatinens relevanta intressenters relevanta krav ut? Har rganisatinen bestämt vilka krav sm ska bli bindande? Hur har intressenternas betydelse för rganisatinen utvärderats? Hur har rganisatinen valt att samverka med relevanta intressenter?

10 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 4.3 Att bestämma miljöledningssystemets mfattning Organisatinen ska bestämma avgränsningar ch tillämplighet av miljöledningssystemet för att fastställa dess mfattning. När rganisatinen bestämmer denna mfattning ska den beakta: 10 (40) a) de externa ch interna frågr sm det hänvisas till i 4.1; b) de bindande krav sm det hänvisas till i 4.2; c) sina rganisatriska enheter, funktiner ch fysiska gränser; d) sina aktiviteter, prdukter ch tjänster; e) sina befgenheter ch sin förmåga att utöva styrning ch påverkan. När mfattningen fastställts ska alla rganisatinens aktiviteter, prdukter ch tjänster inm denna mfattning innefattas i miljöledningssystemet. Omfattningen ska hållas uppdaterad sm dkumenterad infrmatin ch vara tillgänglig för intressenter. 4.4 Miljöledningssystem För att uppnå avsett resultat, inklusive att förbättra sin miljöprestanda, ska rganisatinen upprätta, införa, underhålla ch ständigt förbättra ett miljöledningssystem, inklusive nödvändiga prcesser ch deras samverkan, enligt kraven i denna standard. Organisatinen ska beakta de kunskaper sm inhämtats enligt 4.1 ch 4.2 när miljöledningssystemet upprättas ch underhålls. Hur har rganisatinen upprättat miljöledningssystemet? Finns alla bitar på plats? Hur har rganisatinen definierat mfattningen av miljöledningssystemet? Hur är detta dkumenterat? Hur har punkt 4.1 ch 4.2 beaktats? Hur har man dkumenterat miljöledningssystemet? Var finns dkumenten? Hur får man en ständig förbättring av miljöledningssystemet?

11 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 11 (40) 5 Ledarskap 5.1 Ledarskap ch åtagande Högsta ledningen ska tydligt visa ledarskap ch åtagande i fråga m miljöledningssystemet genm att: a) ta ansvar för miljöledningssystemets verkan; b) säkerställa att miljöplicy ch miljömål är upprättade ch är förenliga med rganisatinens strategiska inriktning ch förutsättningar; c) säkerställa att miljöledningssystemets krav integreras i rganisatinens verksamhetsprcesser; d) säkerställa att miljöledningssystemet ges nödvändiga resurser; e) kmmunicera betydelsen av att miljöarbetet leds ch styrs på ett väl fungerande sätt ch att kraven i miljöledningssystemet uppfylls; f) säkerställa att miljöledningssystemet uppnår avsett resultat; g) leda ch stödja persner så att de bidrar till ett väl fungerande miljöledningssystem; h) främja ständig förbättring; i) ge stöd till andra relevanta ledande befattningshavare så att de tydligt utövar sitt ledarskap på ett sätt sm är tillämpligt inm deras ansvarsmråden. ANM. Begreppet verksamhet i denna standard kan tlkas i vid bemärkelse sm de aktiviteter sm är av central betydelse för syftet med rganisatinens existens. Hur märks högsta ledningens ledarskap ch åtagande? Hur skulle högsta ledningens engagemang kunna förenkla arbetet med miljöledningssystemet? 5.2 Miljöplicy Högsta ledningen ska upprätta, införa ch underhålla en miljöplicy sm, inm den definierade mfattningen av rganisatinens miljöledningssystem; a) är anpassad till rganisatinens syfte ch förutsättningar, inklusive typ, mfattning ch miljöpåverkan från dess aktiviteter, prdukter ch tjänster; b) ger ett ramverk för att sätta miljömål; c) innefattar ett åtagande att skydda miljön, inklusive förebyggande av förrening, ch andra specifika åtaganden sm är relevanta för rganisatinens förutsättningar; ANM. Andra specifika åtaganden att skydda miljön kan innefatta hållbar resursanvändning, begränsning av ch anpassning till klimatförändringar, samt skydd av bilgisk mångfald ch eksystem.

12 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 12 (40) d) innefattar ett åtagande att uppfylla bindande krav; e) innefattar ett åtagande att ständigt förbättra miljöledningssystemet för att uppnå bättre miljöprestanda. Miljöplicyn ska: upprätthållas sm dkumenterad infrmatin; kmmuniceras inm rganisatinen; vara tillgänglig för intressenter. Finns det en fastställd miljöplicy? Är den signerad/beslutad av högsta ledningen? Innehåller miljöplicyn samtliga delar? (a-e van) Hur är miljöplicyn kmmunicerad till alla anställda? Hur är miljöplicyn tillgänglig för intressenter? 5.3 Rller ansvar ch befgenheter inm rganisatinen Högsta ledningen ska säkerställa att relevanta rller har tilldelats ansvar ch befgenheter ch att dessa är kmmunicerade inm rganisatinen. Högsta ledningen ska tilldela ansvar ch befgenhet för att: a) säkerställa att miljöledningssystemet uppfyller kraven i denna standard; b) rapprtera till högsta ledningen m hur miljöledningssystemet fungerar, inklusive miljöprestandan. Hur har man fördelat rller, ansvar ch befgenheter inm miljöledningssystemet? Hur säkerställs att lika rller tilldelas ansvar ch befgenheter? Hur kmmuniceras detta inm rganisatinen? Hur kmmuniceras miljöledningssystemets status ch miljöprestanda till högsta ledningen?

13 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 6 Planering 6.1 Åtgärder för att hantera risker ch möjligheter Allmänt Organisatinen ska upprätta, införa ch underhålla den eller de prcess(er) sm behövs för att uppfylla kraven i till När rganisatinen planerar miljöledningssystemet ska den beakta: 13 (40) a) de frågr sm hänvisas till i 4.1; b) de krav sm hänvisas till i 4.2; c) mfattningen av miljöledningssystemet; ch avgöra risker ch möjligheter rörande rganisatinens miljöaspekter (se 6.1.2), bindande krav (se 6.1.3) ch andra frågr ch krav, sm identifierats i 4.1 ch 4.2, ch sm behöver hanteras för att: ge en försäkran m att miljöledningssystemet kan uppnå avsedda resultat; förebygga eller minska önskade effekter, inklusive möjlig påverkan på rganisatinen från externa miljöförhållanden; uppnå ständig förbättring. Inm miljöledningssystemets mfattning ska rganisatinen fastställa ptentiella nödlägen, inklusive sådana sm kan ha miljöpåverkan. Organisatinen ska upprätthålla dkumenterad infrmatin rörande: risker ch möjligheter sm behöver hanteras; den eller de prcess(er) sm behövs enligt till 6.1.4, i den mfattning sm är nödvändig för att ha tilltr till att de utförs sm planerat Miljöaspekter Inm miljöledningssystemets mfattning ska rganisatinen fastställa miljöaspekterna för sådana aktiviteter, prdukter ch tjänster sm den kan styra ch sådana sm den kan påverka, samt deras miljöpåverkan, under beaktande av ett livscykelperspektiv. Vid fastställande av miljöaspekter ska rganisatinen ta hänsyn till: a) förändring, inklusive planerad eller ny utveckling, samt nya eller ändrade aktiviteter, prdukter ch tjänster; b) nrmala förhållanden ch rimligt förutsägbara nödlägen. Organisatinen ska fastställa vilka aspekter sm har eller kan ha en betydande miljöpåverkan, dvs. betydande miljöaspekter, genm användning av fastställda kriterier.

14 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd Organisatinen ska i lämplig mfattning kmmunicera sina betydande miljöaspekter inm rganisatinens lika nivåer ch funktiner. 14 (40) Organisatinen ska upprätthålla dkumenterad infrmatin rörande: miljöaspekter ch åtföljande miljöpåverkan; kriterier sm används för fastställande av betydande miljöaspekter; betydande miljöaspekter. ANM. Betydande miljöaspekter kan medföra risker ch möjligheter sm asscieras med antingen negativ miljöpåverkan (ht) eller psitiv miljöpåverkan (möjlighet). Finns det en aktuell bruttlista på alla rganisatinens miljöaspekter? Hur tar rganisatinen hänsyn till livscykelperspektivet vid fastställande av miljöaspekter? Hur dkumenteras de risker ch möjligheter sm behöver hanteras? Finns det en aktuell lista på rganisatinens betydande miljöaspekter? Finns det en beskrivning hur man systematiskt km från miljöaspekter till betydande miljöaspekter? Hur vet man att de betydande miljöaspekterna frtfarande är aktuella? Hur tar man hänsyn till de betydande miljöaspekterna i den frtsatta planeringen av miljöledningssystemet? Bindande krav Organisatinen ska: a) fastställa ch ha tillgång till de bindande krav sm rör dess miljöaspekter; b) fastställa hur dessa bindande krav är tillämpliga på rganisatinen; c) ta hänsyn till dessa bindande krav när miljöledningssystemet upprättas, införs, underhålls ch ständigt förbättras. Organisatinen ska upprätthålla dkumenterad infrmatin m dess bindande krav. ANM. Bindande krav kan medföra risker ch möjligheter för rganisatinen.

15 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Planering av åtgärder Organisatinen ska planera: Jhanna Sennmark Ej fastställd 15 (40) a) åtgärder för att hantera sina: 1) betydande miljöaspekter; 2) bindande krav; 3) risker ch möjligheter sm identifieras i 6.1.1; b) hur den ska: 1) integrera ch införa åtgärderna i miljöledningssystemets prcesser (se 6.2, avsnitt 7, avsnitt 8 ch 9.1), eller andra verksamhetsprcesser; 2) utvärdera m åtgärderna har gett avsedd verkan (se 9.1). Vid planering av dessa åtgärder ska rganisatinen beakta tekniska möjligheter samt dess eknmiska, verksamhetsrelaterade ch affärsrelaterade krav. Finns det aktuella lag- ch kravlistr för rganisatinens aktiviteter? Har man tillgång till de lagar ch övriga krav sm finns i listan? Hur infrmeras persnalen m listrna ch lagstiftningen? Kan persnalen hitta det sm berör deras verksamhet? Hur tar man hänsyn till lagstiftningen i den frtsatta planeringen av miljöledningssystemet? 6.2 Miljömål ch planering för att uppnå dem Miljömål Organisatinen ska upprätta miljömål för relevanta funktiner ch nivåer, med hänsyn tagen till rganisatinens betydande miljöaspekter ch tillhörande bindande krav, under beaktande av dess risker ch möjligheter. Miljömålen ska: a) stå i överensstämmelse med miljöplicyn; b) vara mätbara (m det är praktiskt möjligt); c) övervakas; d) kmmuniceras; e) uppdateras efter behv. Organisatinen ska upprätthålla dkumenterad infrmatin m miljömålen.

16 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd Planering av åtgärder för att uppnå miljömål När rganisatinen planerar för hur den ska uppnå sina miljömål ska den avgöra: a) vad sm ska göras; b) vilka resurser sm kmmer att krävas; c) vem sm ska vara ansvarig; d) när det ska vara genmfört; e) hur resultaten ska utvärderas, vilket innefattar indikatrer för övervakning av framsteg mt uppnående av mätbara miljömål (se 9.1.1). 16 (40) Organisatinen ska beakta hur åtgärder för att uppnå miljömålen kan integreras i rganisatinens verksamhetsprcesser. Finns övergripande ch detaljerade miljömål fastställda? Har man tagit hänsyn till lagkrav ch betydande miljöaspekter då man satte målen? Finns det en ansvarsfördelning, så att man kan se vem sm skall arbeta med vad för att uppfylla målen ch m det finns några resurser för detta? Hur har åtgärder för att uppnå miljömålen integrerats i verksamheten? 7 Stöd 7.1 Resurser Organisatinen ska bestämma ch tillhandahålla de resurser sm behövs för att upprätta, införa, underhålla ch ständigt förbättra sitt miljöledningssystem. Hur har man avsatt resurser för att införa ch styra miljöledningssystemet? Räcker detta eller har man gjrt eknmiska bedömningar m hur mycket en rimlig kstnad är?

17 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 17 (40) 7.2 Kmpetens Organisatinen ska: a) avgöra vilken kmpetens sm är nödvändig hs den eller de persner sm arbetar inm eller åt rganisatinen ch sm påverkar dess miljöprestanda ch dess möjligheter att uppfylla sina bindande krav; b) säkerställa att dessa persner är kmpetenta baserat på lämplig utbildning, upplärning eller erfarenhet; c) fastställa utbildningsbehv kpplade till miljöaspekterna ch miljöledningssystemet; d) vidta åtgärder, där så är tillämpligt, för att införskaffa den nödvändiga kmpetensen ch utvärderaverkan av de vidtagna åtgärderna. ANM. Tillämpliga åtgärder kan exempelvis vara att ge anställda möjlighet till vidareutbildning, mentrstöd eller andra arbetsuppgifter, eller att hyra in eller anlita kmpetenta persner. Organisatinen ska bevara lämplig dkumenterad infrmatin sm belägg för kmpetens. Hur avgör rganisatinen vilken kmpetens sm är nödvändig för miljöledningssystemets mål? Hur har rganisatinen identifierat behven av utbildning ch praktisk erfarenhet? Vilka persners arbete kan ge upphv till betydande miljöpåverkan? Vilken utbildning har de fått ch vilken erfarenhet har de? Hur kan detta kntrlleras? Finns det dkumenterat? Hur vet cheferna vilka sm gått relevant miljöutbildning? 7.3 Medvetenhet Organisatinen ska säkerställa att persner sm arbetar inm eller åt rganisatinen ska vara medvetna m: a) miljöplicyn; b) betydande miljöaspekter ch tillhörande faktisk eller ptentiell miljöpåverkan sm är förenad med deras arbete; c) sina bidrag till ett väl fungerande miljöledningssystem, inklusive fördelarna med att miljöprestanda förbättras; d) knsekvenserna av att inte uppfylla kraven i miljöledningssystemet, inklusive att inte uppfylla rganisatinens bindande krav. Beskriv hur anställda eller andra berörda på varje relevant funktin är insatta i a) d) van?

18 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 7.4 Kmmunikatin Allmänt Organisatinen ska upprätta, införa ch underhålla den eller de prcess(er) sm behövs för intern ch extern kmmunikatin sm är relevant i fråga m miljöledningssystemet, vilket innefattar: 18 (40) a) vad kmmunikatinen ska handla m; b) när kmmunikatinen ska ske; c) med vem kmmunikatinen ska ske; d) hur kmmunikatinen ska ske. När kmmunikatinsprcesserna upprättas ska rganisatinen: ta hänsyn till bindande krav; säkerställa att den miljöinfrmatin sm kmmuniceras överensstämmer med den infrmatin sm genereras i miljöledningssystemet, ch är tillförlitlig. Organisatinen ska besvara relevant kmmunikatin m sitt miljöledningssystem. Organisatinen ska i lämplig mfattning bevara dkumenterad infrmatin sm belägg för dess kmmunikatin Intern kmmunikatin Organisatinen ska: a) i lämplig mfattning kmmunicera inm rganisatinens nivåer ch funktiner, infrmatin sm är relevant för miljöledningssystemet, inklusive ändringar av miljöledningssystemet; b) säkerställa att kmmunikatinsprcesserna gör det möjligt för persner sm arbetar inm eller åt rganisatinen att bidra till ständig förbättring Extern kmmunikatin Organisatinen ska externt kmmunicera infrmatin sm är relevant för miljöledningssystemet, på sätt sm fastställts i rganisatinens kmmunikatinsprcesser ch sm krävs av de bindande kraven. Hur har ni lagt upp intern ch extern kmmunikatin? Känner de anställda att de får den infrmatin sm behövs rörande miljöledningssystemet? Vet de anställda till vem de ska vända sig m de har frågr? Hur har ni externt kmmunicerat era betydande miljöaspekter?

19 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 19 (40) 7.5 Dkumenterad infrmatin Allmänt Organisatinens miljöledningssystem ska innefatta: a) dkumenterad infrmatin sm krävs enligt denna standard; b) dkumenterad infrmatin sm rganisatinen har bestämt är nödvändig för ett väl fungerande miljöledningssystem. ANM. Omfattningen av den dkumenterade infrmatinen för ett miljöledningssystem kan variera från en rganisatin till en annan berende på: rganisatinens strlek ch dess slag av aktiviteter, prcesser, prdukter ch tjänster; behvet att visa att bindande krav uppfylls; prcessernas kmplexitet ch samverkan; persners kmpetens. Finns den dkumentatin sm rganisatinen bestämt är nödvändig för ett välfungerande miljöledningssystem? Skapande ch uppdatering När dkumenterad infrmatin skapas ch uppdateras ska rganisatinen säkerställa lämplig: a) identifiering ch beskrivning (t.ex. rubrik, datum, författare eller referensnummer); b) frm (t.ex. språk, prgramvaruversin, grafik) ch medium (t.ex. papper, elektrniskt frmat); c) granskning ch gdkännande i fråga m lämplighet ch tillräcklighet Styrning av dkumenterad infrmatin Dkumenterad infrmatin sm krävs av miljöledningssystemet ch av denna standard ska styras för att säkerställa att: a) den är tillgänglig ch lämplig för användning där den behövs ch när den behövs; b) den är tillräckligt skyddad (t.ex. mt förlust av knfidentialitet, lämplig användning eller förvanskning). För denna styrning av dkumenterad infrmatin ska rganisatinen i tillämplig utsträckning behandla: distributin, åtkmst, inhämtning ch användning; förvaring ch bevarande, inklusive bevarande av läsbarhet; styrning av ändringar (t.ex. versinshantering); arkivering ch gallring.

20 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 20 (40) Dkumenterad infrmatin av externt ursprung, sm rganisatinen har bestämt är nödvändig för planering ch användning av miljöledningssystemet, ska i lämplig utsträckning identifieras ch styras. ANM. Åtkmst kan förutsätta att det tagits ett beslut m behörighet att endast läsa den dkumenterade infrmatinen, eller att både läsa ch ändra den dkumenterade infrmatinen. Hur ser dkumenten ut inm miljöledningssystemet? Vem gdkänner lika dkument i systemet? Vem uppdaterar dkumenten? Vad har ni gjrt för att dkument skall gå att identifiera på ett bra sätt? Hur kan anställda hitta dkumenten? Går detta att förenkla? Hur hittar persnalen dkumenteringen från t ex revisiner ch ledningens genmgångar? Hur gör ni med inaktuella dkument? Hur arkiveras dkument sm skall bevaras? Är dkumenten skyddade mt förlust (vid t ex tekniskt haveri)? 8 Verksamhet 8.1 Planering ch styrning av verksamheten Organisatinen ska upprätta, införa, underhålla ch styra de prcesser sm behövs för att uppfylla krav ch utföra de åtgärder sm fastställts i 6.1 ch 6.2 genm att: upprätta kriterier för dessa prcesser; införa styrning av prcesserna enligt kriterierna. ANM. Styrning kan innefatta styrmedel i teknisk mening ch rutiner. Styrmedel kan införas enligt en hierarkisk rdning (t.ex. eliminering, substitutin, administrativ) ch kan användas var för sig eller i kmbinatin. Organisatinen ska styra planerade ändringar ch granska knsekvenserna av avsiktliga ändringar samt vid behv vidta åtgärder för att mtverka negativa effekter. Organisatinen ska säkerställa att utkntrakterade (utsurcade) prcesser är styrda eller påverkade. Typ ch mfattning av den styrning eller påverkan sm ska tillämpas på prcesserna ska definieras inm miljöledningssystemet.

21 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 21 (40) I överensstämmelse med ett livscykelperspektiv ska rganisatinen: a) upprätta styrning, i lämplig mfattning, för att säkerställa att miljökraven hanteras under knstruktins- ch utvecklingsprcessen för prdukten eller tjänsten, under beaktande av varje del av dess livscykel; b) fastställa lämpliga miljökrav för upphandling av prdukter ch tjänster; c) kmmunicera relevanta miljökrav till externa leverantörer, inklusive entreprenörer; d) beakta behvet av att ge infrmatin rörande ptentiell, betydande miljöpåverkan sm kan kpplas till transprt eller leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd ch slutlig avfallshantering av dess prdukter ch tjänster. Organisatinen ska upprätthålla dkumenterad infrmatin i den mfattning sm är nödvändig för att ha tilltr till att prcesserna har utförts sm planerat. Vilka verksamheter ch aktiviteter har ni identifierat sm kan sättas i samband med de betydande miljöaspekterna? Hur hittar persnalen rutiner ch styrdkument för dessa verksamheter ch aktiviteter? Hur upprättas styrning för att säkerställa att miljökraven hanteras från vagga till grav (livscykelperspektivet)? Finns dkumenterad infrmatin m detta? Hur kmmuniceras miljökrav till externa leverantörer? Kan ni visa verksamheterna på plats ch förklara hanteringen? 8.2 Beredskap ch agerande vid nödlägen Organisatinen ska upprätta, införa ch underhålla den eller de prcess(er) sm behövs för att förbereda sig för ch agera vid ptentiella nödlägen enligt Organisatinen ska: a) förbereda sig genm att planera åtgärder för att förebygga eller mildra negativ miljöpåverkan till följd av nödlägen; b) agera vid faktiska nödlägen; c) vidta åtgärder för att förhindra eller mildra knsekvenserna av nödlägen, lämpliga för nödlägets mfattning ch ptentiella miljöpåverkan; d) regelbundet öva planerade respnsåtgärder, där så är praktiskt möjligt; e) regelbundet granska ch revidera prcesser ch planerade respnsåtgärder, i synnerhet efter inträffade nödlägen eller övningar; f) i lämplig mfattning tillhandahålla relevant infrmatin ch utbildning rörande beredskap för ch respns vid nödlägen till relevanta intressenter, inklusive persner sm utför arbete inm eller åt rganisatinen.

22 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 22 (40) Organisatinen ska upprätthålla dkumenterad infrmatin i den mfattning sm är nödvändig för att ha tilltr till att prcesserna har utförts sm planerat. Har ni identifierat vilka lycksrisker sm finns hs er? Vet persnalen vad de skall göra i händelse av lyckr? Finns utrymningsplaner med återsamlingsplats? Visa var de sitter! Hur ch när genmför ni övningar? Hur ch när reviderar ni er beredskap? Vilka åtgärder har rganisatinen gjrt för att förebygga eller minska miljöpåverkan till följd av ett nödläge/lycka? 9 Utvärdering av prestanda 9.1 Övervakning, mätning, analys ch utvärdering Allmänt Organisatinen ska övervaka, mäta, analysera ch utvärdera sin miljöprestanda. Organisatinen ska fastställa: a) vad sm behöver övervakas ch mätas; b) vilka metder sm i tillämplig utsträckning behövs för övervakning, mätning, analys ch utvärdering för att säkerställa tillförlitliga resultat; c) kriterier samt lämpliga indikatrer enligt vilka rganisatinen ska utvärdera miljöprestandan; d) när övervakning ch mätning ska utföras; e) när resultaten från övervakning ch mätning ska analyseras ch utvärderas. Organisatinen ska säkerställa att kalibrerad eller verifierad utrustning för övervakning ch mätning används ch underhålls i lämplig mfattning. Organisatinen ska utvärdera sin miljöprestanda ch verkan hs miljöledningssystemet. Organisatinen ska både internt ch externt kmmunicera relevant infrmatin rörande miljöprestandan, enligt vad sm är fastställt i rganisatinens kmmunikatinsprcesser ch enligt vad sm erfrdras i bindande krav. Organisatinen ska bevara lämplig dkumenterad infrmatin sm visar resultaten av övervakning, mätning, analys ch utvärdering. Hur övervakar ch mäter ni de verksamheter ch aktiviteter sm kan ha en betydande miljöpåverkan? Använder ni nyckeltal eller andra metder för att säkerställa tillförlitlighet vid utvärdering av miljöprestanda? Hur vet ni att dessa nyckeltal/metder är krrekta/kvalitetssäkrade? Hur fta mäts ch utvärderas resultaten?

23 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd Utvärdering av efterlevnad Organisatinen ska upprätta, införa ch underhålla den eller de prcess(er) sm behövs för att uppfylla bindande krav. 23 (40) Organisatinen ska: a) fastställa frekvensen för utvärdering av efterlevnad; b) utvärdera efterlevnad ch vid behv vidta åtgärder; c) underhålla kunskap m, ch förståelse för, efterlevnadsstatus. Organisatinen ska bevara dkumenterad infrmatin sm belägg för resultaten av utvärdering av efterlevnad. Hur utvärderar ni regelbundet att tillämpliga lagkrav efterföljs i rganisatinen? Hur dkumenteras detta? Hur utvärderar ni regelbundet att tillämpliga andra miljökrav efterföljs i rganisatinen? Hur dkumenteras detta? 9.2 Intern revisin Allmänt Organisatinen ska med planerade intervall genmföra interna revisiner för att få infrmatin m huruvida miljöledningssystemet: a) överensstämmer med: 1) rganisatinens egna krav på sitt miljöledningssystem; 2) kraven i denna standard; b) har införts ch underhållits på ett ändamålsenligt sätt Internt revisinsprgram Organisatinen ska upprätta, införa ch underhålla ett eller flera interna revisinsprgram, vilket innefattar frekvens, metder, ansvar, planeringskrav ch rapprtering av interna revisiner. När det interna revisinsprgrammet upprättas ska rganisatinen beakta de berörda prcessernas betydelse för miljön, ändringar sm påverkar rganisatinen ch resultaten från tidigare revisiner.

24 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 24 (40) Organisatinen ska: a) definiera revisinskriterier ch mfattning för varje revisin; b) välja revisrer ch genmföra revisiner på ett sätt sm säkerställer revisinsprcessens bjektivitet ch berende; c) säkerställa att revisinsresultaten rapprteras till relevanta ledningsfunktiner; Organisatinen ska bevara dkumenterad infrmatin sm visar genmförandet av revisinsprgrammet ch revisinsresultaten. Finns det en plan för interna miljörevisiner? Hur fta revideras rganisatinen? Vem utser revisrer? Hur säkerställs bjektivitet ch partiskhet? Hur hanterar ni revisinsprtkll från miljörevisiner? Hur hanteras avvikelser ch förbättringsförslag från revisiner? 9.3 Ledningens genmgång Högsta ledningen ska med planerade intervall ha en genmgång av rganisatinens miljöledningssystem för att säkerställa systemets frtsatta lämplighet, tillräcklighet ch verkan. Ledningens genmgång ska innefatta beaktande av: a) status för åtgärder sm beslutats vid ledningens tidigare genmgångar; b) förändringar i: 1) externa ch interna frågr sm är relevanta för miljöledningssystemet; 2) intressenters behv ch förväntningar, inklusive bindande krav; 3) dess betydande miljöaspekter; 4) risker ch möjligheter; c) i vilken utsträckning rganisatinens miljömål har uppnåtts; d) infrmatin m rganisatinens miljöprestanda, vilket innefattar trender i fråga m: 1) avvikelser ch krrigerande åtgärder; 2) resultat från övervakning ch mätning; 3) efterlevnad av bindande krav; 4) revisinsresultat; e) resursers tillräcklighet; f) relevant kmmunikatin från intressenter, inklusive klagmål; g) möjligheter till ständig förbättring.

25 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 25 (40) Resultatet av ledningens genmgång ska mfatta: slutsatser m miljöledningssystemet är frtsatt lämpligt, tillräckligt ch verkningsfullt; beslut sm rör möjligheter till ständig förbättring; beslut sm rör behv av ändring av miljöledningssystemet, inklusive resurser; åtgärder, m så behövs, när miljömål inte uppnåtts; möjligheter att förbättra integrering av miljöledningssystemet i andra verksamhetsprcesser, m så behövs; eventuella knsekvenser för rganisatinens strategiska inriktning. Organisatinen ska bevara dkumenterad infrmatin sm visar resultaten av ledningens genmgångar. Hur fta har ni ledningens genmgång? Hur dkumenteras ledningens genmgång? Hur säkerställer ni att ni får med alla viktiga delar (a-g van) vid ledningens genmgång? Hur gör ni med beslut från ledningens genmgång? Hur kan ledningens genmgång förbättras hs er? 10 Förbättringar 10.1 Allmänt Organisatinen ska fastställa möjligheter till förbättring (se 9.1, 9.2 ch 9.3) ch genmföra erfrderliga åtgärder för att uppnå avsedda resultat med sitt miljöledningssystem Avvikelse ch krrigerande åtgärd När en avvikelse inträffar ska rganisatinen: a) reagera på avvikelsen, ch i tillämplig utsträckning: 1) vidta åtgärder för att hantera ch krrigera den; 2) hantera knsekvenserna, inklusive att mildra negativ miljöpåverkan; b) utvärdera behvet av åtgärder för att eliminera rsakerna till avvikelsen, så att den inte inträffar på nytt eller på annat håll, genm att: 1) granska avvikelsen; 2) fastställa rsakerna till avvikelsen; 3) undersöka m liknande avvikelser finns eller skulle kunna inträffa; c) vidta nödvändiga åtgärder; d) granska vilken verkan genmförda krrigerande åtgärder har haft; e) göra ändringar i miljöledningssystemet m det är nödvändigt.

26 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 26 (40) Krrigerande åtgärder ska vara lämpliga i förhållande till betydelsen av effekterna av de påträffade avvikelserna, inklusive miljöpåverkan. Organisatinen ska bevara dkumenterad infrmatin sm visar: arten av avvikelser ch åtgärder sm vidtagits i efterhand; resultaten av krrigerande åtgärder. Hur fungerar hanteringen av avvikelser/förbättringsförslag hs er? Har ni några exempel sm medfört förändringar i rganisatinen? Hur gör persnalen när man vill lämna en avvikelse i systemet? Hur håller ni rdning på avvikelserna? Hur stänger/avslutar ni avvikelser? Hur hanteras avvikelserna efter att de kmmit in i systemet? Hur ch hur fta följs avvikelser upp? 10.3 Ständig förbättring Organisatinen ska, för att förbättra miljöprestandan, ständigt förbättra lämpligheten, tillräckligheten ch verkan av sitt miljöledningssystem. Vet alla hur de går tillväga m de har ett förbättringsförslag? Hur kan detta uppmuntras hs er?

27 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Bilaga 4 Revisinschecklista för ISO 9001:2008 Jhanna Sennmark Ej fastställd 27 (40) För intern revisin av ledningssystem för kvalitet tillämpas den av SIS utgivna revisinschecklistan för ISO 9001:2008. Se separat handbk. OBS! De kursiva frågrna nedan är ett urval av frågrna i revisinschecklistan ch därmed inte en fullständig lista över frågr rörande ledningssystemet. 4. Innehåll i revisinschecklista ISO 9001:2008 (Dispsitin enligt ISO 9001:2008) 4. Ledningssystem för kvalitet 4.1. Allmänna krav Finns ett upprättat, dkumenterat, infört, underhållet ch ständigt förbättrat ledningssystem för kvalitet? Har rganisatinen för att införa ch underhålla ledningssystemet identifierat ch fastställt nödvändiga prcesser? Fastställt rdningsföljden ch samverkan mellan dessa prcesser? Fastställt kriterier ch metder för att säkerställa att prcesserna fungerar ch styrs på avsett sätt? Styrt ch hanterat dessa prcesser enligt kraven i ISO 9001? 4.2. Dkumentatinskrav Allmänt Innefattar ledningssystemets dkumentatin dkumenterad verksamhetsplicy ch dkumenterade verksamhetsmål? En verksamhetsmanual? De specificerade ch redvisande dkument ch sm krävs i ISO 9001? Kvalitetsmanual Har en verksamhetsmanual upprättats ch underhållits sm beskriver ledningssystemets mfattning ch giltighetsmråde? Innefattar systemets dkumenterade rutiner eller hänvisningar till dem? Beskriver rdningsföljd ch samverkan mellan de prcesser sm ingår i ledningssystemet? Styrning av specificerande dkument Styrs de specificerande dkument sm rganisatinen behöver? Har en dkumenterad rutin upprättats sm säkerställer att specificerande dkument gdkänns innan de ges ut? Granskas ch efter behv uppdateras ch på nytt gdkänns? Visar aktuell ändringsstatus? Tillämpliga dkument är tillgängliga i rätt versin där de används? Styrning av redvisande dkument Styrs de redvisande dkument sm rganisatinen har upprättat?

28 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Har en dkumenterad prcess införts för att styra redvisande dkument? Ej fastställd 28 (40) 5. Ledningens ansvar 5.1. Ledningens åtagande Har högsta ledningen gett bevis på sitt åtagande när det gäller att utveckla, tillämpa ch ständigt förbättra ledningssystemet? Är alla medarbetare medvetna m betydelsen av att uppfylla kundkrav ch författningskrav? Är visin, affärsidé, plicy ch strategi fastlagda ch anpassade till intressenterna? Har högsta ledningen säkerställt att mål upprättats? Är beslut vid ledningens genmgångar påvisbara? Säkerställer ledningsprcessen att nödvändiga resurser finns tillgängliga? 5.2. Kundfkus Är kundens grundläggande krav kända ch klarlagda? Är dessa krav definierade gentemt rganisatinen? Används de känna kraven till att öka kundtillfredsställelsen? 5.3. Kvalitetsplicy Har högsta ledingen säkerställt att kvalitetsplicyn sm en del av verksamhetsplicyn är anpassad för rganisatinens syfte? Innefattar ett åtagande att uppfylla krav ch ständigt förbättra ledningssystemet? Ger förutsättningar för att upprätta ch se över kvalitetsmål? Har meddelats till samt förståtts ch tillämpas på alla nivåer inm rganisatinen? Granskas med hänsyn till frtsatt lämplighet? 5.4. Planering Kvalitetsmål Har mål upprättats för alla relevanta funktiner ch nivåer inm rganisatinen? Är målen mätbara ch står i överensstämmelse med verksamhetsplicyn? Beaktar dessa mål kraven på varr ch tjänster samt tillhörande prcesser? Planering av ledningssystem för kvalitet Omfattar planeringsprcessen att identifiera ch fastställa relevanta prcesser? Att identifiera ch tillhandahålla nödvändiga resurser? Att förbättra respektive anpassa ledningssystemet? Att dkumentera resultaten?

29 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dk.nr -127 Dkumentägare: Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 29 (40) Är det säkerställt att ändringar i systemet genmförs på ett styrt sätt ch att ledningssystemets funktin bibehålls under förändringarna? 5.5. Ansvar, befgenhet ch kmmunikatin Ansvar ch befgenhet Har ansvar ch befgenheter definierats ch kmmunicerats inm rganisatinen? Ledningens representant Har högsta ledningen utsett en medlem av ledningen att vara ledningens representant? Har ledningens representant ansvar ch befgenheter att säkerställa att de prcesser sm erfrdras för ledningssystemet införs, underhålls ch vidareutvecklas? Rapprtera till högsta ledningen m ledningssystemets funktin ch behv av förbättring? Säkerställa att medvetenheten m kundkrav befrämjas i hela rganisatinen? Intern kmmunikatin Har högsta ledningen säkerställt att prcesser för kmmunikatin har upprättats inm rganisatinen? Har den interna kmmunikatinen säkerställts mellan lika nivåer ch funktiner? 5.6. Ledningens genmgång Allmänt Granskar högsta ledningen ledningssystemet med planerade, fastställda intervall? Bedöms behvet av ändringar i ledningssystemet vid genmgångarna? Är dkumentatin från ledningens genmgångar tillgänglig? Underlag för genmgång Innefattar underlaget för ledningens genmgång infrmatin m resultat av revisiner? Kundreaktiner? Prcessers prestanda ch prdukters överensstämmelse med ställda krav? Status hs krrigerande ch förebyggande åtgärder? Uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genmgångar? Förändringar sm skulle kunna påverka ledningssystemet? Rekmmendatiner till förbättringar? Resultat av genmgång Har beslut tagits ch åtgärder definierats för förbättring av ledningssystemet ch dess prcesser?

30 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd Förbättring av prdukt? Att tillgdse behvet av resurser för att genmföra de definierade åtgärderna? Har resultaten från ledningens genmgång dkumenterats? 30 (40) 6. Hantering av resurser 6.1. Tillhandahållande av resurser Har rganisatinen fastställt behvet av resurser ch tillhandahållit dem för att upprätta ch underhålla ledningssystemet ch att ständigt förbättra dess verkan? Öka kundtillfredsställelsen genm att uppfylla kunders krav? 6.2. Persnalresurser Allmänt Har persnalen sådan kmpetens att de kan utföra arbetet på föreskrivet sätt, så att prduktkraven uppfylls? Kmpetens, praktisk utbildning ch medvetenhet Har rganisatinen fastställt kravet på kmpetens hs persnal? Definierat ch genmfört praktisk utbildning eller vidtagit andra åtgärder för att uppnå eller bibehålla nödvändig kmpetens? Utvärderad verkan av utbildning eller andra åtgärder för att uppnå eller bibehålla kmpetensen? Säkerställt att medarbetarna är medvetna m relevansen ch betydelsen av egna aktiviteter? Säkerställt att medarbetarna förstår hur de själva ska medverka till att målen uppnås? Säkerställt att teretisk ch praktisk utbildning, färdigheter ch erfarenhet dkumenteras? 6.3. Infrastruktur Är den nödvändiga infrastrukturen definierad, tillgänglig ch underhållen? Ingår lkaler, arbetsutrymmen ch tillhörande försörjningssystem? Ingår prcessutrustning? Ingår stödsystem? 6.4. Verksamhetsmiljö Har rganisatinen fastställt, påverkat ch styrt de fysiska, eklgiska ch andra faktrer rörande verksamhetsmiljön sm erfrdras för att ställda krav på prdukt ska kunna uppfyllas? 7. Prduktframtagning 7.1. Planering av prduktframtagning Har rganisatinen under planeringen fastställt kvalitetsmål för ch krav på prdukt? Behvet av nya prcesser?

31 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dk.nr -127 Dkumentägare: Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 31 (40) Behvet av styrande dkument? Behvet av resurser specifikt för prdukten? Erfrderliga aktiviteter för verifiering, validering, övervakning, mätning ch prvning, specifika för prdukten? Acceptanskriterier för prdukten? Nödvändiga redvisande dkument? 7.2. Kundanknutna prcesser Fastställande av prduktanknutna krav Har rganisatinen fastställt de krav sm kunden specificerat på prdukten? Krav sm inte angetts av kunden men sm är nödvändiga med hänsyn till den specificerade eller avsedda användningen? Författningskrav sm rör prdukten? Några ytterligare krav sm rganisatinen funnit vara nödvändiga? Genmgång av prduktanknutna krav Har de angivna krav sm rör prdukten blivit genmgångna? Säkerställer denna genmgång, sm görs före en bindande ffert, att kraven på prdukt blir definierade? Kundkrav bekräftas innan rder accepteras? Krav i kntrakt eller rder sm skiljer sig från tidigare uttryckta krav klarläggs ch behandlas? Organisatinen har förmåga uppfylla definierade krav? Dkumenterat resultat av genmgången ch åtgärder till följd av denna? Säkerställts det att relevant dkumentatin ändras i de fall prduktkraven förändras? Säkerställs det att berörd persnal uppmärksammans på dessa ändringar? Kmmunikatin med kund Finns ett väl fungerande sätt för kmmunikatin med kunder? Täcker detta prduktinfrmatin? Förfrågningar, kntrakt eller rder, inklusive ändringar ch tillägg? Kundreaktiner, inklusive klagmål från kund? 7.3. Knstruktin ch utveckling Planering av knstruktin ch utveckling Är knstruktin ch utveckling av prdukter planerad ch styrd? Underlag för knstruktin ch utveckling Innefattar det fastställda ch dkumenterade underlaget sm rör krav på prdukt krav på funktin ch prestanda? Har detta underlag granskats med hänsyn till tillräcklighet? Har några fullständiga, tvetydiga eller mtstridande krav klarlagts? Resultat av knstruktin ch utveckling Redvisas resultat från knstruktins- ch utvecklingsarbetet på ett sätt

32 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dk.nr -127 Dkumentägare: Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 32 (40) sm möjliggör verifiering mt underlaget för knstruktin ch utveckling? Är det säkerställt att resultaten uppfyller kraven i underlaget för knstruktin ch utveckling? Gdkänns dkument sm visar resultat av knstruktins- ch utvecklingsarbetet innan de frisläpps? Genmgång av knstruktin ch utveckling Görs systematiska genmgångar av knstruktins- ch utvecklingsarbetet efter lämpliga etapper så att det säkerställs att det går att utvärdera hur resultaten från knstruktin ch utveckling uppfyller ställda krav? Eventuella prblem har identifierats ch nödvändiga åtgärder föreslagits? Är resultaten från genmgångarna ch från nödvändiga efterföljande åtgärder dkumenterade? Verifiering av knstruktin ch utvecklingsresultat Är det möjligt att utföra verifiering av knstruktins- ch utvecklingsresultat mt underlaget för knstruktin ch utveckling? Säkerställs med genmförd verifiering att resultat från knstruktinsch utvecklingsarbetet uppfyller krav i underlaget? Resultaten från verifieringen ch från nödvändiga efterföljande åtgärder är dkumenterade? Validering av knstruktin ch utvecklingsresultat Säkerställs med genmförd validering att den resulterande prdukten uppfyller de krav sm gäller för den specificerade tillämpningen eller avsedda användningen? Valideringen slutförts före leverans eller innan prdukten börjat användas? Är resultaten från valideringen ch från nödvändiga efterföljande åtgärder dkumenterade? Styrning av ändringar i knstruktin ch utvecklingsresultat Säkerställs att ändringar sm rör knstruktin ch utveckling är identifierade, dkumenterade ch styrda? Är resultaten från granskning av ändringar ch från nödvändiga efterföljande åtgärder dkumenterade? 7.4. Inköp Inköpsprcessen Säkerställs med den styrda inköpsprcessen att inköpt prdukt uppfyller specificerade krav? Leverantörer bedöms ch väljs på sin förmåga att leverera prdukter sm svarar mt rganisatinens krav? Kriterier för val ch bedömning samt förnyad bedömning har fastlagts?

33 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dk.nr -127 Dkumentägare: Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 33 (40) Resultaten från bedömningar ch från nödvändiga efterföljande åtgärder dkumenteras? Inköpsinfrmatin Anges i inköpsinfrmatin över den prdukt sm ska anskaffas krav för gdkännande eller kvalificering av prdukt, rutiner, prcesser ch utrustning? Verifiering av inköpt prdukt Har rganisatinen upprättat ch infört de åtgärder sm erfrdras för att verifiera inköpt prdukt? 7.5. Prduktin av varr ch utförande av tjänster Styrning av prduktin av varr ch utförande av tjänster Säkerställs genm styrning av prduktin av varr ch utförande av tjänster att rganisatinen har infrmatin tillgänglig sm specificerar egenskaperna hs prdukten? Håller arbetsinstruktiner tillgängliga där det är nödvändigt? Använder ch underhåller lämplig utrustning? Har tillgång till ch använder utrustning för övervakning ch mätning? Genmför övervakning ch mätning? Tillämpar förfaranden för frisläppning ch leverans samt i förekmmande fall aktiviteter efter leverans? Validering av prcesser för prduktin av varr ch utförande av tjänster Har man validerat alla prcesser för prduktin av varr eller utförande av tjänster där resultatet inte kan verifieras genm efterföljande övervakning eller mätning? Valideras prcesser med begränsad kntrllmöjlighet där brister hs prdukten kan märkas först när varan har tagits i bruk eller tjänsten har utförts? Har valideringen visat att prcesserna har förmåga att åstadkmma planerade resultat? Har sätt för validering fastställt genm att rganisatinen har definierat kriterier för kvalificering av prcesserna? Identifikatin ch spårbarhet Är enskilda föremål ch partier av prdukter märkta, tydligt identifierade ch hanterade på fastlagt sätt, ch dkumenteras detta? Kundens egendm Iakttas varsamhet med kundägd egendm när den är under rganisatinens uppsikt eller används av rganisatinen? Identifierar, verifierar, skyddar ch svarar rganisatinen för säkerheten för kundägd egendm sm ska användas eller ingå i prdukt? Dkumenteras ch rapprteras till kund m någt sm tillhör kunden förlras, skadas eller befinns vara lämpligt för användning?

34 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 34 (40) Bevarande av prduktegenskaper Säkerställs det att prdukten eller dess delar skyddas under hela framtagningsprcessen ch under leverans till avsedd mttagare så att överensstämmelse med krav vidmakthålls? 7.6. Behandling av övervaknings- ch mätutrustning Har rganisatinen fastställt vilken övervaknings- ch mätutrustning sm erfrdras? Har prcesser upprättats för styrning av övervaknings- ch mätutrustning? 8. Mätning, analys ch förbättring 8.1. Allmänt Har rganisatinen planerat ch infört de prcesser för övervakning, mätning, analys ch förbättring sm erfrdras för att visa att prdukten överensstämmer med krav? Säkerställa att ledningssystemet uppfyller gällande krav? Ständigt förbättra ledningssystemets funktin? Har man fastställt vilka metder sm ska användas ch i vilken mfattning det ska göras? 8.2. Övervakning ch mätning Kundtillfredsställelse Används den mfattande infrmatin sm rganisatinen skaffar sig över kundtillfredsställelse sm ett av måtten på ledningssystemets funktin? Intern revisin Utförs interna revisiner med planerade intervall för att avgöra m ledningssystemet överensstämmer med det sm planerats samt uppfyller kraven i ISO 9001 ch de krav sm rganisatinen fastställt? Har infört ch underhållits på ett ändamålsenligt sätt? Finns en dkumenterad rutin för interna revisiner där man anger ansvar ch krav på planering ch genmförande, dkumentering ch rapprtering av resultat? Har man definierat mfattning, frekvens ch metder för revisin? Genmförs interna revisiner av annan persnal än den sm utför den verksamhet sm revideras? Dkumenteras ch bevaras resultat av interna revisiner, ch meddelas de till ansvarig persnal inm det reviderade mrådet samt till högsta ledningen? Genmförs ch dkumenteras krrigeringar ch krrigerande åtgärder? Övervakning ch mätning av prcesser Används lämpliga metder för att övervaka ch mäta de prcesser sm ingår i ledningssystemet?

35 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dk.nr -127 Dkumentägare: Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 35 (40) Bekräftar användingen av metderna att varje prcess har frtsatt förmåga att åstadkmma planerade resultat? Vidtas lämpliga krrigeringar ch krrigerande åtgärder när planerade resultat inte uppnås? Övervakning ch mätning av prdukt Övervakar ch mäter rganisatinen egenskaper hs prdukten? Dkumenteras ch bevaras bevis på överensstämmelse med acceptanskriterier? Innehåller dkumentatinen uppgift m vem eller vilka sm ansvarat för frisläppning av prdukten för leverans till kund? 8.3. Behandling av avvikande prdukter Säkerställs att avvikande prdukt identifieras ch styrs för att förhindra avsiktlig användning eller leverans? Finns en fastställd rutin för styrning ch hantering av avvikande prdukter? Anges ansvar ch befgenheter för denna hantering i en rutinbeskrivning? Vidtar man åtgärder för att eliminera en upptäckt avvikelse? Upprättas ch bevaras dkumentatin över arten ch mfattningen av avikelser ch efterföljande åtgärder? 8.4. Analys av infrmatin Finns en fastställd metd för att samla in ch analysera infrmatin? Ger analysen infrmatin m kundtillfredsställelse? Överensstämmelse med krav på prdukt? Egenskaper ch trender hs prcesser ch prdukter, inklusive möjligheter till förebyggande åtgärder? Leverantörer? 8.5. Förbättring Ständig förbättring Säkerställs det att man gör en ständig förbättring av ledningssystemet? Krrigerande åtgärder Säkerställer rganisatinen att rsaker till avvikelser elimineras genm krrigerande åtgärder? Står de krrigerande åtgärderna i prprtin till knsekvenserna av de påträffade avvikelserna? Anges i en dkumenterad rutin, sm rör krrigerande åtgärder, krav för att granska ch bedöma avvikelser? Fastställa rsaker till avvikelser? Utvärder behvet av åtgärder för att hindra att avvikelser inte uppkmmer på nytt? Fastställda ch vidta nödvändiga krrigerande åtgärder? Dkumentera resultaten av vidtagna åtgärder? Granska verkan av genmförda krrigerande åtgärder?

36 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dk.nr -127 Dkumentägare: Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 36 (40) Ingår infrmatin m vidtagna krrigerande åtgärder i underlaget för ledningens genmgång? Förebyggande åtgärder Säkerställer rganisatinen att rsaker till tänkbara avvikelser elimineras genm förebyggande åtgärder? Står de förebyggande åtgärderna i prprtin till knsekvenserna av de tänkbara prblemen? Anges i en dkumenterad rutin, sm rör förebyggande åtgärder, krav för att fastställa vilka avvikelser sm kan tänkas uppkmma ch deras rsaker? Utvärdera behvet av åtgärder för att hindra uppkmst av avvikelser? Fastställa ch vidta nödvändiga förebyggande åtgärder? Dkumentera resultaten av vidtagna åtgärder? Inger infrmatin m vidtagna förebyggande åtgärder i underlaget för ledningens genmgång?

37 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark Ej fastställd 37 (40) 8 English versin Internal envirnment and quality audits at 1. Purpse f the audit The internal audit is perfrmed annually t cnfirm that the university lives up t the requirements f the standard. An internal envirnment/quality audit invlves sampling t check cnfrmity with all partial requirements in the ISO 14001/9001 standard, as well as with s wn prcedures. The audit results are t be dcumented in an audit reprt, which must be entered in the jurnal. 2. Internal envirnment/quality audits Audits must be perfrmed by accredited envirnment/quality auditrs, either frm the rganisatin itself r by auditrs t whm the task has been utsurced. Internal auditrs and the audit crdinatr must meet the fllwing requirements: Be independent f the activities they audit, and cnsequently nt audit their wn unit. Have cmpleted a curse n the requirements f EN ISO and/r 9001, r have acquired equivalent knwledge in ther ways. Have cmpleted a curse in audit techniques, r have acquired equivalent knwledge in ther ways. Be familiar with relevant envirnmental legislatin. Pssess knwledge abut the envirnmental impact f the business. Have acted as accmpanying auditr n at least ne ccasin. If tw units with similar peratins bth have staff trained in envirnmental auditing, they can audit each ther. The same applies fr internal quality audits. 3. Respnsibility The envirnmental crdinatr shall ensure that the envirnmental audit is cmpleted. The appinted envirnmental auditr is respnsible fr establishing an audit plan, managing and implementing the envirnmental audit, including dcumenting nn-cnfrmities and

38 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: Jhanna Sennmark prpsals fr imprvement. The audit reprt must be entered in the jurnal accrding t applicable prcedures. Ej fastställd 38 (40) If there is a need t audit a particular area f activities, r check cnfrmity with a specific part f the standard, management can initiate an internal envirnmental/quality audit. 4. audit prgramme As f 2015, internal audits at are planned in three-year cycles. The planning can be fund in the Excel sheet -68. The purpse f crdinated planning f the internal envirnmental audits is t achieve the fllwing: Gd frward planning f audits t be carried ut during the year and by whm. Planning f internal audits is t be cmpleted in December; this is the respnsibility f the envirnmental manager. Fcusing n the same aspects thrughut the rganisatin means units can learn frm each ther, it makes it easier t identify trends and if pssible take jint actin t crrect nn-cnfrmities. Make sure the whle rganisatin is audited t the entire standard during a three-year perid. Reduced wrklad fr the rganisatin as a whle as a result f nt having t perfrm annual audits. If needed, audits can be managed s that all internal audits are carried ut during the same time perid. Crdinated planning makes it easier and mre efficient t prepare cmmn checklists fr the area t be audited. Makes it pssible t draft a summary reprt fr the entire rganisatin which can mre easily be cmmunicated t management.

39 Dkumentnamn: Intern miljö- ch kvalitetsrevisin vid Dkumentägare: Dk.nr -127 Versin: 5. Auditing prcess Jhanna Sennmark Ej fastställd 39 (40) Planning Establish a detailed auditing plan and study dcumentatin. Perfrm any self-checks and plan sampling. See template in annex Implementatin The internal envirnmental audit is perfrmed by revising dcuments, ding interviews and carrying ut wrkplace visits. Using the checklist in annex 3 is recmmended Reprting The auditr drafts a written reprt using the template in annex 2. The reprt is sent t the envirnmental crdinatr n later than three weeks after cmpleting the audit. Any nncnfrmities are dcumented either in the audit reprt r using the nn-cnfrmity frm. Fr advice n hw t dcument nn-cnfrmities, please refer t sectin 6 belw. The audit reprt cnsists f the audit plan, any nn-cnfrmities frms and a summary. Audit reprts are saved and archived as recrds. The envirnmental crdinatr is respnsible fr cmmunicating the results t management and staff Crrective actins and fllw-up f nn-cnfrmities The manager respnsible fr the area appints smene t establish the cause f a nncnfrmity, take crrective actin and fllw up n whether the actin has been effective.