Ramavtal mm. Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB. Serviceavtal och inköp av UE. Fastighetsdrift - Kritiska system och myndighetskrav

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ramavtal mm. Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB. Serviceavtal och inköp av UE. Fastighetsdrift - Kritiska system och myndighetskrav 2014-05-15"

Christoffer Anders Forsberg
för 8 år sedan
Visningar:

1 Ramavtal mm Per Lilliehorn Serviceavtal och inköp av UE Agenda 1. Kritiska system och myndighetskrav 2. Olika avtalstyper 3. Aff - Avtal för fastighetsförvaltning 4. Upphandlingsprocessen fastighetsdrift 5. Upphandling VT (FM), kontorsservice Fastighetsdrift - Kritiska system och myndighetskrav 1

Aff - Avtal för fastighetsförvaltning 4.

2 Exempel på myndighetskrav: Rapportkrav Hissar och rulltrappor OVK Tryckkärl/kokgrytor Sprinkleranläggning Anläggning för kyla Portar, lyftbord och telfrar Egenkontroller Lekplatsutrustning Brandskyddsarbete (SBA) Elrevision (försäkringsfråga) Brandlarm (automatiskt) Utrymningsskyltar & nödljus Serviceavtal Service ett otydligt begrepp Aff-definition, fastighetsskötsel/fm-tjänster Tidsmässigt samordnade drift- och underhållsåtgärder Om termen service används i ett avtal skall dess omfattning specificeras i varje enskilt fall Minst en gång per år, kräver specialkompetens och omfattar främst installationer, inredningar och utrustningar, t ex Kopieringsmaskiner Storköksutrustningar Hissar Ventilationsanläggningar. Gruppdiskussion Vilka olika exempel på serviceavtal kan ni komma på? 2

Tidsmässigt samordnade drift- och underhållsåtgärder Om termen service används i ett avtal skall dess omfattning specificeras i varje enskilt fall Minst en gång per år, kräver specialkompetens och

3 Exempel på serviceavtal: Fastighet Markskötsel Tillsyn & Skötsel Brandlarm, Sotning Hissar Ventilation Kyla Värmepumpar Pumpar & pumpgropar Verksamhet Brandskyddsutrustning Inbrottslarm Bevakning Passerkortsanläggning Storköksutrustning Fettavskiljare Sophämtning Skadedjursbekämpning Fastighetsdrift - upphandling Olika modeller: 1. Ramavtal 2. Driftavtal 3. Funktionsavtal 4. EPC-avtal 5. Egen regi 3

Bevakning Passerkortsanläggning Storköksutrustning Fettavskiljare Sophämtning Skadedjursbekämpning

Ramavtal 1 Vanligen minst ett år Avrop, vid behov Förväntad totalsumman Inget köptvång och ingen garanti för köp, men När inköp sker så ska det ske från avtalsbunden leverantör.

Ramavtal 2 À-priser per timme Materialpriser Övriga leveransvillkor (betalningsvillkor, kvalité, miljö etc.).

4 Ramavtal 1 Vanligen minst ett år Avrop, vid behov Förväntad totalsumman Inget köptvång och ingen garanti för köp, men När inköp sker så ska det ske från avtalsbunden leverantör. Avrop kan göras som enskild beställning ellersamtidigt för flera likartade leveranser så kallade leveransavtal. Ramavtal 2 À-priser per timme Materialpriser Övriga leveransvillkor (betalningsvillkor, kvalité, miljö etc.). Man köper de tjänster man har behov av, beroende på Egna resurser och kompetenser De olika system/installationer man har i sina fastigheter, tex ventilation, kyla, hissar etc. Myndighetsbesiktningar och underhållsplanering sköts av i regel av förvaltaren eller köps från konsulter. Drift- och underhållstermer 4

5 Driftavtal Driftentreprenör utför ett antal periodiserade kontroller (tillsyn & skötsel) som ingår i den fasta ersättningen. Service av installationer-ventilation, kyla, hiss, värmepannor med mera kan inkluderas i driftavtalet. Felavhjälpande underhåll(reparationer) utförs av driftentreprenören alternativt av ramavtalsentreprenörer mot särskild ersättning. Avrop av myndighetsbesiktningarmed mera kan göras av driftentreprenören som även kan utföra en årlig statusbesiktning och upprätta en underhållsplan tillsammans med förvaltaren. Funktionsavtal Funktionsansvar för fastigheten Myndighetsbesiktningar Felavhjälpande underhåll Planerat underhåll ingår Vanligt med en beloppsgräns för vad som ingår i fast ersättning. Verksamhetsrelaterad service kan inkluderas Inbrottslarm Lås, passerkort, bevakning etc I regel mot särskild ersättning EPC-avtal EPC = Energy Performance Contracting Affärsmodell för energieffektivisering Investeringar i energiåtgärder finansieras med hjälp av garanterade besparingar EPC kan därmed möjliggöra energieffektivisering även för fastighetsägare med liten budget. 5

Felavhjälpande underhåll(reparationer) utförs av driftentreprenören alternativt av ramavtalsentreprenörer mot särskild ersättning.

Egen regi, exempel Egen förvaltare Myndighetsbesiktningar Underhållsplanering Upphandlar planerat underhåll Driver projekt och ombyggnader Egna fastighetstekniker och fastighetsskötare Tillsyn och

6 Egen regi, exempel Egen förvaltare Myndighetsbesiktningar Underhållsplanering Upphandlar planerat underhåll Driver projekt och ombyggnader Egna fastighetstekniker och fastighetsskötare Tillsyn och skötsel Mindre reparationer och underhållsåtgärder. Serviceavtal med extern part för Installationer -ventilation, el, kyla Backup och jour Gruppdiskussion Vilka för- och nackdelar ser ni med respektive avtalsform? Ramavtal Fördelar Stor flexibilitet Låg fast kostnad Nackdelar Hög belastning på Förvaltare Många kontaktytor Mycket administration Stor otrygghet -risk för oförutsedda kostnader Egna systemstöd och strukturkapital krävs 6

Serviceavtal med extern part för Installationer -ventilation, el, kyla Backup och jour Gruppdiskussion Vilka för- och nackdelar ser ni med respektive

7 Driftavtal Fördelar Liten administration Delegerat ansvar En kontakt, flera kompetenser Relativt låg fast kostnad Backup & jour ingår Ärendehanteringssystem och statistik genom driftsentreprenören Nackdelar Mindre flexibilitet för förvaltaren Högre fast kostnad än ramavtal Funktionsavtal Fördelar Liten administration Låg belastning En kontaktyta Budgeterbart underhåll Backup & jour ingår Delegerat ansvar Flera kompetenser Ärendehanteringssystem och statistik genom förvaltningsentreprenören Nackdelar Hög fast kostnad Riskpremie i kostnaden Liten flexibilitet EPC-avtal Fördelar Belastar ej befintlig organisation Rätt kompetens tillförs Kan bidra till kompetenshöjning i organisationen Snabbt genomförande av lönsamma åtgärder Finansieringsfrågan löst Nackdelar Energikunskapen och viktig kunskap om fastigheterna riskerar att fastna hos entreprenören Risk för suboptimering bara de mest lönsamma åtgärderna genomförs 7

Delegerat ansvar Flera kompetenser Ärendehanteringssystem och statistik genom förvaltningsentreprenören Nackdelar Hög fast kostnad Riskpremie i kostnaden Liten flexibilitet EPC-avtal Fördelar

8 Egen regi Fördelar Kompetens in house Inget management fee Större kontinuitet Nackdelar Rekrytering och personalledning Sårbara vid semester, sjukdom etc. Bred kompetens Investeringar i stödsystem (ärendehanteringssystem etc.) samt strukturkapital Fastighetsdrift - hur göra upphandlingen? Hjälpmedel för upphandling Hjälpmedel för upphandling av fastighetsförvaltning 1. Aff avtal för fastighetsförvaltning 2. ABFF Allmänna bestämmelser fastighetsförvaltning 8

Bred kompetens Investeringar i stödsystem (ärendehanteringssystem etc.

9 Fastighetsdrift - dokument för upphandling Förfrågningsunderlaget ABFF Aff Definitioner SF Objektsbeskrivning Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Teknik Adm Upphandlingsprocessen Förfrågningsunderlag (FFU) Särskilda föreskrifter (SF) Upphandlingsföreskrifter (UF) Utvärdering av anbud Avtal och kontraktsbilagor Beskrivning Administrativa och Tekniska arbetsuppgifter Gränsdragningslista Administration och Teknik Prislista Övriga Bilagor (fastighetsförteckning, DoU-instruktioner, installationsförteckning, serviceavtal sidoentreprenörer) 9

Utvärdering av anbud Avtal och kontraktsbilagor Beskrivning Administrativa och Tekniska arbetsuppgifter Gränsdragningslista

10 Exempel på driftinstruktioner 1. Mark 2. Tak 3. Fasad 4. Husgrund 5. VA- VVS- samt EL-system 6. Brandskyddsarbete (SBA) Fastighetsdrift - upphandling av entreprenörer Upphandling entreprenörer Exempel: Konsult/Projektledning Elektriker Glasmästare Golvläggare Mark och anläggning Målning Bygg Ventilation Styr-& reglerteknik VVS Lås Larm/brandlarm Jour & beredskap Felanmälan/kundtjänst Syftet är att säkra tillgången på kompetens och resurser samt att säkerställa rätt prisnivå och kvalitet för företaget 10

Konsult/Projektledning Elektriker Glasmästare Golvläggare Mark och anläggning Målning Bygg Ventilation Styr-& reglerteknik VVS

11 Ramavtal och villkor Byggentreprenader, avtal för UE (underentreprenörer) och SE (sidoentreprenörer) med villkor enligt; AB ABT Konsulttjänster ABK Förvaltningsentreprenader, bilagor till avtal/kontrakt SF Branschregler/-standard Verksamhetsanknutna tjänster Upphandling kontorsservice m m Vem ansvarar för vad? 11

Förvaltningsentreprenader, bilagor till avtal/kontrakt SF

12 Upphandling kontorsservice Exempel på olika servicetjänster: Reception Telefoni Post & gods Lokalvård Kontorsmaskiner Kontorsvaruförsörjning Konferensservice Syftet är att säkra tillgången på kompetens och resurser samt att säkerställa rätt prisnivå och kvalitet för företaget Dokumenthantering Inredning och flyttservice Säkerhet Personalrestauranger Vendingmaskiner Utrymmesoptimering Lönehantering Avtal och villkor Aff, VT 04 Kontraktsformulär VT 04 Gränsdragningslista VT04 Ansvar för olika tjänster, bekostar inredning, utrustning, förbrukningsvaror och material och varor för drift och underhåll samt om dessa åtaganden ingår i det fasta arvodet eller ersätts särskilt. Beskrivning VT 04 Förutsättningar för och innehåll i verksamhetsanknutna tjänster samt lämpliga funktionskrav, hur dessa skall mätas och vilka acceptanskriterier som skall gälla. Objektbeskrivning VT04 Redovisning om befintlig inredning och utrustning. 12

Lönehantering Avtal och villkor Aff, VT 04 Kontraktsformulär VT 04 Gränsdragningslista VT04 Ansvar för olika tjänster, bekostar inredning, utrustning, förbrukningsvaror och material och varor för

Relevanta dokument

Nya Aff. Varför en ny Aff? Projektmål 2015-04-19. Lilliehorn Konsult AB. Lilliehorn Konsult AB

Nya Aff. Varför en ny Aff? Projektmål 2015-04-19. Lilliehorn Konsult AB. Lilliehorn Konsult AB Nya Aff Varför en ny Aff? Lanserad 1995 Stor förändring på marknaden Branchpraxis Större uppdateringar 1999, 2004, 2006 Stor mängd dokument Obalans mellan tjänster 2 Projektmål Totala antalet dokument