PRESIDIET PROTOKOLL. från sammanträdet måndag den 16 december 2002 kl Louise Weiss-byggnaden, rum R 1.1. Strasbourg INNEHÅLL

Transkript

1 PE-5/BUR/PV/ PRESIDIET PROTOKOLL från sammanträdet måndag den 16 december 2002 kl Louise Weiss-byggnaden, rum R 1.1 Strasbourg INNEHÅLL Sida PROTOKOLL Justering av protokollet från sammanträdet den 4 december Meddelanden från talmannen Meddelande av den 26 november 2002 från generalsekreteraren om ett förslag från STOA:s panel att STOA:s regler borde ändras skrivelse från G. Schmid, ansvarig vice talman, samt yttrandet från rättstjänsten Läget avseende fastighetspolicy för Bryssel... 9 BILAGA Meddelande av den 18 september 2002 från generalsekreteraren: Resultat av och framtidsutsikter för säkerhetspolitiken Skrivelse från Smet av den 4 december 2002 om kvestorernas förslag till revidering av reglerna för besöksgrupper och Euroscolaprogrammet Skrivelse från Gargani om rättstjänstens yttrande om offentliggörande av registret över assistenter skrivelse från Corbett om registret över lobbygrupper <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>

2 Denna punkt uppsköts till ett kommande sammanträde Skrivelse från Smet (den 4 december 2002) om förslaget att resebidraget på euro skulle inkluderas i det årliga indexeringssystemet för ledamöternas kostnader och ersättningar från och med 2003 ekonomisk redovisning BILAGA lyssnade till ett uttalande av generalsekreteraren, Meddelande från generalsekreteraren om en förnyelse av hyreskontraktet för informationskontoret i Madrid ekonomisk redovisning kvestorernas yttrande Sammanträdesrum för grupplösa ledamöter Datum och plats för nästa sammanträde...20 PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 2/20

3 PRESIDIET PROTOKOLL från sammanträdet måndag den 16 december 2002 Strasbourg Pat Cox, Europaparlamentets talman, inledde sammanträdet kl Närvarande Pat Cox, talman Vice talmän Frånvarande D. Martin G. Schmid Dimitrakopoulos Cederschiöld Imbeni Vidal-Quadras Roca Podestà Friedrich Lalumière Colom i Naval Pacheco Pereira Provan Onesta Puerta Kvestorer Banotti Quisthoudt-Rowohl Poos Smet Balfe <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 3/20 PE

4 Övriga Priestley, generalsekreterare Tjänstemän närvarande vid sammanträdet Talmannens kansli Jensen Ribera d'alcalà Suarez Mella Dunne Generalsekreterarens kansli Stratigakis Pitt Aguiriano Nalda Clark Generaldirektorat GD 1 Rømer / F. Ratti / Condomines Beraud / Drexler GD 2 Martinez Olivares GD 3 Lahousse / Harley GD 4 Cioffi GD 5 Wilson GD 6 Rieffel GD 7 Bokanowski GD 8 Vanhaeren Rättstjänsten Garzón Clariana, juridisk rådgivare Företrädare för de politiska gruppernas sekretariat Ruhrmann Laforest / Oberhauser Corlett Servellon Wehrling Vangrunderbeeck Bugalho/Ratti (PPE-DE) (PSE) (ELDR) (GUE/NGL) (Verts/ALE) (EDD) (NI) Kyst, Lane, Vandenbosch och Calinoglou var sammanträdets sekreterare. PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 4/20

5 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista - tog del av förslaget till föredragningslista (PE /PRES.), - godkände förslaget till föredragningslista så som framgår av detta protokoll. <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 5/20 PE

6 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 4 december tog del av protokollet från sammanträdet den 4 december 2002 (PE /PRES.), - justerade protokollet. PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 6/20

7 3. Meddelanden från talmannen - tog del av ett meddelande från talmannen om resultatet av Europeiska rådet i Köpenhamn och förhandlingarna om den politiska planeringen för Talmannen nämnde även ledamotsstadgan och framförde åsikten att presidiet borde påbörja arbetet med stadgan i januari <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 7/20 PE

8 A. BESLUT 4. Meddelande av den 26 november 2002 från generalsekreteraren om ett förslag från STOA:s panel att STOA:s regler borde ändras skrivelse från G. Schmid, ansvarig vice talman, samt yttrandet från rättstjänsten Ärendet sköts upp till ett kommande sammanträde i avvaktan på att STOA-panelens styrelse skulle hinna undersöka frågan ytterligare. PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 8/20

9 5. Läget avseende fastighetspolicy för Bryssel - tog del av skrivelsen av den 16 december 2002 från Priestley om förslaget till avtal mellan parlamentet, Brysselregionen, Ixelles kommun och SEL i enlighet med artikel 15 i konventionen av den 6 mars 2002 om D4/D5-projektet (PE /PRES. med bilaga), - lyssnade till uttalanden av Colom i Naval, Friedrich, Provan och generalsekreteraren, - godkände villkoren i förslaget till avtal som upprättats mellan parlamentet, Brysselregionen, Ixelles kommun och SEL i enlighet med artikel 15 i konventionen av den 6 mars 2002 om D4/D5-projektet, - uppdrog åt vice talmannen med ansvar för fastigheter att för parlamentets räkning underteckna förslaget till avtal när det hade godkänts av kommunfullmäktige i Ixelles, så att byggherren så snart som möjligt skulle kunna lämna in en ansökan om ändring av bygglovet till de behöriga myndigheterna. BILAGA <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 9/20 PE

10 6. Meddelande av den 18 september 2002 från generalsekreteraren: Resultat av och framtidsutsikter för säkerhetspolitiken - behandlade ovan nämnda meddelande av den 18 september från generalsekreteraren (PE /PRES. med en bilaga, om läget i rekryteringsförfarandet för säkerhetstjänsten + ekonomisk redovisning), - lyssnade till uttalanden av generalsekreteraren, Vidal Quadras, Imbeni, Balfe, Friedrich, Onesta, Pacheco Pereira, Provan, Lalumière och talmannen, - tog del av och godkände de åtgärder som föreslagits i generalsekreterarens meddelande och de budgetmässiga effekterna, framför allt i samband med utarbetandet av planer för skärpt beredskap och utökningen av systemet med övervakningskameror (CCTV), - krävde ett utökat samarbete med värdlandets myndigheter, framför allt berörda belgiska myndigheter, för att förstärka säkerheten runt parlamentets byggnader och uppmanade därför talmannen att ta kontakt med den belgiska regeringen för att se till att den genomför de åtgärder som redan diskuterats och överenskommits, - beslutade att ett särskilt informationsmöte om säkerhetsfrågor skulle organiseras för vice talmännen och kvestorerna under sammanträdesperioden i januari. PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 10/20

11 7. Skrivelse från Smet av den 4 december 2002 om kvestorernas förslag till revidering av reglerna för besöksgrupper och Euroscolaprogrammet - tog del av ovanstående skrivelse av den 4 december från Smet, kvestorernas ordförande, till talmannen med en bilaga som innehöll ett reviderat förslag till regler för besöksgrupper och Euroscolaprogrammet samt meddelanden till kvestorerna från vice generalsekreteraren, generaldirektören för information och kontakter med medborgarna samt generaldirektören för administration (PE /PRES. + bilagor + ekonomisk redovisning), - lyssnade till uttalanden från Imbeni, Smet, Vidal Quadras, Balfe, Podestà, Onesta, Pacheco Pereira, Colom i Naval, Lalumière, Banotti, Quisthoudt och talmannen, - antog de ändrade förslagen till regler för mottagning av besöksgrupper och Euroscolaprogrammet, med undantag av bilagan om grundbelopp och korrigeringskoefficienter för besöksgrupper och medföljande personal vid måltider, som skulle behandlas ytterligare av kvestorerna; reglerna skulle träda i kraft den 1 januari 2003 och revideras efter sex månader, - beslutade att bestämmelser avseende inofficiella besöksgrupper (artikel 3 och 5 i reglerna) skulle börja tillämpas gradvis under första kvartalet 2003 innan de trädde i kraft fullt ut den 1 april 2003, - godkände samtliga övriga förslag som lagts fram av kvestorerna i samband med uppgraderingen av faciliteterna i besökslokalerna i Bryssel, inklusive utökningen av dessa lokaler med tre ytterligare sammanträdesrum på femte våningen i PHS-byggnaden och godkännande av de nödvändiga kostnaderna. BILAGA <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 11/20 PE

12 8. Skrivelse från Gargani om rättstjänstens yttrande om offentliggörande av registret över assistenter skrivelse från Corbett om registret över lobbygrupper Denna punkt uppsköts till ett kommande sammanträde. PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 12/20

13 9. Reviderad skrivelse från generalsekreteraren om att förbättra information och öppenhet: Europaparlamentets arkiv - tog del av ovanstående meddelande från generalsekreteraren av den 12 november 2002 (PE /PRES./ändrad, med tre bilagor), - lyssnade till uttalanden från generalsekreteraren, Smet, Cederschiöld och Pacheco Pereira, - godkände förslagen i generalsekreterarens meddelande, framför allt med avseende på: en ändring av arkivtjänstens roll, som skulle vara att centralisera Europaparlamentets handlingar och tillhandahålla omfattande dokumentation till forskare och allmänhet som önskade forska i frågor som gällde EU och dess historia, en koncentrering till arkivtjänsten av handlingar från samtliga generaldirektorat eller större administrativa enheter och av dokumentation av historisk natur som för närvarande förvarades i bibliotek i Bryssel och Luxemburg, teknologisk förnyelse av arkiven (konvertering av äldre handlingar och införande av dessa i databasen ARCDOC), omorganisation och rationalisering av organisation och personal (överföring av tjänsterna vid det nuvarande biblioteket i Luxemburg; omskolning och omfördelning av personalen vid det biblioteket), - godkände förslaget till interna regler för Europaparlamentets arkiv, med förbehåll för resultatet från den tekniska och språkliga granskningen, <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 13/20 PE

14 - rekommenderade budgetmyndigheten att stödja den nya arkivpolicyn med en adekvat finansiering. PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 14/20

15 10. Skrivelse från Smet (den 4 december 2002) om förslaget att resebidraget på euro skulle inkluderas i det årliga indexeringssystemet för ledamöternas kostnader och ersättningar från och med 2003 ekonomisk redovisning - tog del av ovanstående skrivelse av den 4 december 2002 från Smet, kvestorernas ordförande, till talmannen (PE /PRES.), - lyssnade till uttalanden från Smet och Martin, - antog en ändring till artikel 10 i reglerna för ledamöternas kostnader och ersättningar som innebar att den årliga reseersättningen hädanefter skulle indexregleras varje år och att reseersättningen för 2003 skulle bestämmas till euro som en följd av detta och med hänsyn till presidiets beslut att anpassa ersättningarna för 2003 som togs under sammanträdet den 4 december BILAGA <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 15/20 PE

16 11. Meddelande av den 25 november 2002 från generalsekreteraren om rapport nr 02/02 från parlamentets styrekonom (perioden den 1 januari till den 15 juli 2002) och administrationens svar - lyssnade till ett uttalande av generalsekreteraren, - tog del av styrekonomens rapport nr 02/02, tillsammans med administrationens svar som skickats till budgetkontrollutskottet (PE /PRES.). PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 16/20

17 B. FÖRSLAG TILL BESLUT UTAN DISKUSSION 12. Meddelande från generalsekreteraren om en förnyelse av hyreskontraktet för informationskontoret i Madrid ekonomisk redovisning kvestorernas yttrande, som fattade beslut utan diskussion, - tog del av en skrivelse av den 5 december 2002 från Smet, kvestorernas ordförande, till talmannen (PE /PRES.), - godkände slutligt: - omfördelningen mellan kommissionen och parlamentet av de areor som täcktes av deras respektive hyresavtal för att ta hänsyn till de lokaler som faktiskt utnyttjades av vardera institutionen, - villkoren för förlängning av hyreskontraktet från och med den 1 mars 2003, inklusive en höjning av hyran. <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 17/20 PE

18 13. Övriga och brådskande frågor 13.1 Sammanträdesrum för grupplösa ledamöter, som fattade beslut utan diskussion, - tog del av ett meddelande av den 10 december 2002 från generalsekreteraren till presidiet om ovanstående fråga (PE /PRES.), - antog en ändring till de administrativa reglerna för de politiska gruppernas sammanträden som innebar att en ny artikel 3a infördes om sammanträdesrum för grupplösa ledamöter. BILAGA PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 18/20

19 14. Övrig information - tog del av informationen av den 4 december 2002 från generalsekreteraren till presidiet om de politiska gruppernas rapporter för budgetåret 2001 avseende utnyttjandet av avsättningar under budgetrubrik 3701 (PE /PRES.). <PathFdR>PV\ doc</PathFdR> <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 19/20 PE

20 15. Datum och plats för nästa sammanträde - beslutade att nästa sammanträde skulle äga rum måndagen den 13 januari 2003, kl i Rum R 1.1 i LOW-byggnaden i Strasbourg. * * * Sammanträdet avslutades kl * * * PE <NoPE> /PRES./slutlig</NoPE>/slutlig 20/20