EUROPAPARLAMENTET KVESTORERNA PROTOKOLL. från sammanträdet onsdagen den 16 december 2009 kl Lokal S 3.4 i LOW-byggnaden STRASBOURG INNEHÅLL

Transkript

1 PV QUAEST PE-7/QUAEST/PV/ EUROPAPARLAMENTET PV 14/2009 KVESTORERNA PROTOKOLL från sammanträdet onsdagen den 16 december 2009 kl Lokal S 3.4 i LOW-byggnaden STRASBOURG INNEHÅLL 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Justering av protokollet från sammanträdet den 25 november Meddelanden från tjänstgörande ordföranden Stängning av postkontoret (La Poste) i ASP-byggnaden Förslag till tidsplan för kvestorernas sammanträden Förslag till meddelande till ledamöterna: ny resebyrå för parlamentet fr.o.m. den 1 januari Bestämmelser om rökning i parlamentets lokaler i Strasbourg Tillträde till ledamöternas bar i ASP-byggnaden i Bryssel Översyn av reglerna för anordnandet av utställningar och kulturella evenemang i parlamentets lokaler... 6 Sida PV\ doc PE /QUAEST

2 10. Inom stängda dörrar: övriga frågor och förfrågningar/skrivelser från enskilda ledamöter Övriga och brådskande frågor Punkter för kännedom Datum och plats för nästa sammanträde...12 BILAGA: Närvarolista PE /QUAEST 2/15 PV\ doc

3 Tjänstgörande ordförande HIGGINS öppnade sammanträdet kl onsdagen den 16 december * * * 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista - tog del av förslaget till föredragningslista (PE /QUAEST) och godkände föredragningslistan i den form som framgår av detta protokoll. 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 25 november 2009 protokollet från sammanträdet av den 25 november 2009 (PE /QUAEST) - godkände protokollet. 3. Meddelanden från tjänstgörande ordföranden 3.1 Europaparlamentets köp av maltesiska konstverk - lyssnade till den tjänstgörande ordföranden som redogjorde för skälen till att man inte valt att införskaffa vissa maltesiska konstverk under 2009, - konstaterade att utöver köp av konstverk från Slovenien och Slovakien under 2010 bör hänsyn även tas till Malta. PV\ doc 3/15 PE /QUAEST

4 4. Stängning av postkontoret (La Poste) i ASP-byggnaden en skrivelse från GOEBBELS av den 16 november 2009 (PE /QUAEST) - lyssnade till den tjänstgörande ordföranden som redogjorde för ärendet och konstaterade att det finns en möjlighet att det belgiska postkontoret kan få stanna i parlamentets lokaler, - lyssnade till MASTALKA, kvestor med ansvar för extern service i parlamentets lokaler, som redogjorde för den senaste utvecklingen i de förhandlingar som DURANT, vice ordförande med ansvar för förbindelserna med de belgiska myndigheterna, har fört om den framtida stängningen av postkontoret i parlamentets lokaler i Bryssel, och de ansträngningar som gjorts tillsammans med de belgiska myndigheterna för att finna en lösning, eventuellt med ett privat företags medverkan, som innebär att postkontoret inte behöver stängas med kort varsel. 5. Förslag till tidsplan för kvestorernas sammanträden 2010 ett förslag till kvestorernas sammanträdeskalender för 2010 (PE /QUAEST) - godkände sammanträdeskalendern för perioden januari december Förslag till meddelande till ledamöterna: ny resebyrå för parlamentet fr.o.m. den 1 januari 2010 ett meddelande från generaldirektören för GD Ekonomi av den 8 december 2009 (PE /QUAEST) PE /QUAEST 4/15 PV\ doc

5 - lyssnade till VANHAEREN, generaldirektör för GD Ekonomi, ESTELA BURRIEL, chef för enheten för ersättning till ledamöterna, och SNIJDERS, GD Ekonomi, som redogjorde för de viktigaste tjänsterna som den nya resebyrån kan erbjuda ledamöterna, inklusive möjligheten att boka resor hos lågprisflygbolag, - lyssnade till LULLING, kvestor med ansvar för de tjänster som resebyrån tillhandahåller ledamöterna, som reste invändningar mot upphandlingsförfarandet och begärde att frågan bordlades till ett senare datum, - godkände efter omröstning förslaget till meddelandet till ledamöterna om den nya resebyrån som inleder sin verksamhet den 1 januari Bestämmelser om rökning i parlamentets lokaler i Strasbourg Europaparlamentets resolution av den 26 november 2009 om rökfria miljöer en skrivelse från ROGER av den 29 juli 2009 (PE /QUAEST) - förde en lång diskussion med deltagande av bl.a. MASTALKA, kvestor med ansvar för extern service i parlamentets lokaler, GERINGER DE OEDENBERG och NEWTON DUNN, kvestorer, KRÜCK, rättstjänstens enhetschef, THOMANN, säkerhetstjänstens enhetschef, och De BACKER, enhetschef för fastighetsförvaltningen, om tillämpningen av bestämmelserna om rökning i parlamentets lokaler i Strasbourg, - tog del av den resolution av den 26 november 2009 om tobaksfria miljöer som parlamentet röstade om, och påpekade att denna antogs med 530 röster för, 53 röster emot och 45 nedlagda röster, - lyssnade till De BACKER, enhetschef för fastighetsförvaltningen, som konstaterade att till följd av kvestorernas beslut av den 18 juni 2009 har en anbudsinfordran utfärdats för att installera två rökbås i Bryssel, på en för detta anvisad plats nära baren i Alterio Aspinelli-byggnaden; De BACKER förklarade att ett sådant system med framgång redan har installerats i Luxemburg, och att det skulle vara möjligt att installera ett liknande system i Strasbourg, - beslutade att ett meddelande skulle skickas ut för att påminna om de gällande bestämmelserna om rökning i parlamentets lokaler och, om problemet kvarstår, att se över eventuella straffåtgärder, - godkände den framtida installeringen av ett rökbås nära ledamöternas bar i Strasbourg. PV\ doc 5/15 PE /QUAEST

6 8. Tillträde till ledamöternas bar i ASP-byggnaden i Bryssel ett e-postmeddelande från BRADBOURN av den 2 december 2009 om ledamöternas bar (PE /QUAEST). - diskuterade tillämpningen av bestämmelserna om tillträde till ledamöternas bar i Europaparlamentets ASP-byggnad i Bryssel, - lyssnade till HIGGINS, tjänstgörande ordförande, som krävde strikt tillämpning av bestämmelserna om tillträde till ledamöternas bar och som erinrade om att ledamöterna får ha med sig högst två besökare, - lyssnade till MASTALKA, kvestor, som underströk att samma bestämmelser om tillträde till ledamöternas barer bör gälla i Bryssel som i Strasbourg och att de bör tillämpas på samma sätt på båda platser, - uppmanade parlamentets administration att placera vaktmästare vid ingången till ledamöternas bar i ASP-byggnaden i Bryssel, i första hand vid lunchtid, för att se till att bestämmelserna efterlevs. 9. Översyn av reglerna för anordnandet av utställningar och kulturella evenemang i parlamentets lokaler de gällande reglerna för utställningar och kulturella evenemang i parlamentets lokaler - lyssnade till GERINGER DE OEDENBERG, ansvarig kvestor, som presenterade de viktigaste punkterna i den planerade översynen av reglerna för utställningar och kulturella evenemang i parlamentets lokaler och noterade de resultat som hittills uppnåtts, - gick med på att återkomma till denna fråga vid nästa sammanträde. PE /QUAEST 6/15 PV\ doc

7 PV\ doc 7/15 PE /QUAEST

8 10. Inom stängda dörrar: övriga frågor och förfrågningar/skrivelser från enskilda ledamöter 11. Övriga och brådskande frågor 11.1 Begäran om tillstånd för elektroniska meddelanden (e-post) från GB Express en skrivelse från Jean-Pierre HENNART, ordförande för personalkommittén, av den 3 november 2009 med begäran om tillstånd för elektroniska meddelanden (e-post) från GB Express (PE /QUAEST) - gav sitt tillstånd till att elektroniska meddelande skickas ut fredagar på kvällen (för mottagande måndagar på morgonen), inklusive meddelanden med anvisningar för att hitta GB Express Shop Frågor om insyn som berör de tvärpolitiska grupperna, e-postmeddelande från CLAUSEN, Europeiska observationscentrumet för företag ett e-postmeddelande från CLAUSEN, Europeiska observationscentrumet för företag, av den 4 december 2009 (PE /QUAEST) - konstaterade att förslagen om bildande av tvärpolitiska grupper för den aktuella mandatperioden för närvarande behandlas av de politiska grupperna, - lyssnade till LINNUS, sekretariatets tjänstförrättande enhetschef, och CORREA, enhetschef för GD PRES, som presenterade ytterligare bakgrundsmaterial om det aktuella läget beträffande bildandet av tvärpolitiska grupper och de frågor om insyn som rests i samband med detta, - förde en diskussion i ärendet med deltagande av HIGGINS, tjänstgörande ordförande, och LULLING och NEWTON-DUNN, kvestorer, - underströk vikten av att det råder insyn i de tvärpolitiska gruppernas verksamhet, PE /QUAEST 8/15 PV\ doc

9 - underströk att de tvärpolitiska gruppernas förklaringar om ekonomiska intressen måste uppdateras årligen i enlighet med gällande bestämmelser Begäran om kvestorernas godkännande av installering av ett belysningssystem i ASP 03 D 035ES ett meddelande från RATTI, generaldirektör för GD Kommunikation, av den 9 november 2009 om begäran om kvestorernas godkännande av installering av ett belysningssystem i ASP 03 D 035ES (VoxBox-studion) (PE /QUAEST med bilaga). - godkände begäran att inköpa och installera ett belysningssystem för televisionsapparaten i ASP 03 D 035ES (VoxBox-studion) E-postadresser till ledamöternas ackrediterade assistenter en skrivelse från HIGGINS av den 2 december 2009 (PE /QUAEST) - dryftade de åtgärder som föreslagits av WIELAND, vice ordförande, varigenom meddelanden som sänds till de gamla adresserna vidarebefordras till de nya under en övergångsperiod, ledamöterna tilldelas extra funktionsadresser som kan användas av lokala assistenter, tidsfristen förlängs till den 15 februari lyssnade till NAEGEL, ansvarig för IT-stöd till ledamöterna, som yttrade sig positivt i frågan, - gav sitt stöd till de förslag som WIELAND framlade vid presidiets sammanträde den 14 december PV\ doc 9/15 PE /QUAEST

10 11.5 Säkerheten i parlamentets lokaler - förde en lång diskussion med deltagande av bl.a. NEWTON DUNN, kvestor med ansvar för säkerhetsfrågor, LULLING, kvestor, ESTELA BURRIEL, chef för enheten för ersättning till ledamöterna, och THOMANN, säkerhetstjänstens enhetschef, om den aktuella situationen för säkerheten i ledamöternas kontor i Bryssel och Strasbourg, - lyssnade till NEWTON DUNN, kvestor, som tog upp frågan om ersättning till ALVAREZ, ledamot, med stöd av parlamentets försäkringsavtal, - lyssnade till THOMANN som konstaterade att antalet stölder i parlamentets lokaler faktiskt minskade under 2009 (23 anmälda fall); THOMANN upplyste ledamöterna om de tekniska föranstaltningar som i dag vidtas för att skydda ledamöternas kontor, och pekade på två möjliga lösningar: installering av elektroniska lås (som sparar information om de senaste 300 upplåsningarna) kortläsare (som skulle tillåta avståndsidentifiering), - lyssnade till THOMANN som förklarade att det inte var möjligt för parlamentet att ersätta ALVAREZ för stölden av den handväska som hon i början av mandatperioden lämnat obevakad i ledamöternas inskrivningskontor, eftersom stölden på grund av de specifika omständigheterna inte täcks av parlamentets försäkringsavtal, - enades därför att det inte var möjligt för parlamentet att sörja för ersättning åt ALVAREZ för hennes förlust. PE /QUAEST 10/15 PV\ doc

11 11.6 Journalisters tillträde till Europaparlamentets presskontor i Strasbourg - lyssnade till HIGGINS, tjänstgörande ordförande, som vidarebefordrade en begäran från GD COMM om att journalister ges tillträde till presskontoret i Strasbourg under utfrågningarna av de nominerade kommissionsledamöterna den januari 2010, - beslutade att ge journalister tillträde till presskontoret i Strasbourg under dagarna januari 2010 liksom under andra specifika tillfällen Besök i parlamentsbyggnader i medlemsstaterna - lyssnade till MASTALKA, kvestor med ansvar för byggnader, som redogjorde för sina besök i Bratislava och Budapest Nya begäranden från den tjänstgörande ordföranden - lyssnade till HIGGINS, tjänstgörande ordförande, som tog upp frågan om möjligheten att anordna transporter för ledamöter mellan flygplatsen Frankfurt-Hahn i Tyskland och parlamentets arbetsplats i Strasbourg eftersom många ledamöter använder Frankfurt-Hahn som sin huvudsakliga flygplats då de reser till Strasbourg; vidare föreslog han att frågan om att förse ledamöterna med smarta telefoner och dokumentförstörare förs upp på dagordningen för kvestorernas nästa sammanträde, - uppmanade de berörda tjänsterna att göra en bedömning av huruvida dessa förslag är genomförbara. 12. Punkter för kännedom PV\ doc 11/15 PE /QUAEST

12 en skrivelse från Joseph DAUL, ordförande för PPE-gruppen, av den 8 december 2009 en skrivelse från Martin SCHULZ, ordförande för S&D -gruppen, av den 14 december Datum och plats för nästa sammanträde - beslutade att hålla sitt nästa sammanträde onsdagen den 20 januari 2010 kl i lokal S 3.4 i LOW-byggnaden i Strasbourg. * * * Sammanträdet avslutades kl * * * Jim HIGGINS tjänstgörande ordförande PE /QUAEST 12/15 PV\ doc

13 BILAGA I Julgran i gåva av generaldirektören för det polska statliga skogsförvaltningsbolaget har genom skriftligt förfarande beslutat att acceptera en julgran i gåva av det polska statliga skogsförvaltningsbolaget. Från: Questeurs Secrétariat Skickat: 7 december 2009 kl Till: GERINGER DE OEDENBERG Lidia Joanna, HIGGINS Jim, LULLING Astrid, MASTALKA Jiri, NEWTON DUNN Bill Kopia till: MASTALKA Jiri ASSISTANT, KONTAR Agnes, KEARNEY Aoife, WORUM Astrid, POPOWSKI Maciej, TEASDALE Anthony, BRASSEUR Monique, MEYER Claire, URBANSKA Maja, LINNUS Leena, VIILUP Elina, STRATIGAKIS Constantin, NAVARRO Daria, FLETCHER Michelle BILAGA II Tillstånd för att ge en grupp besökare från Serbien tillträde till parlamentets lokaler i Bryssel lördagen den 19 december 2009 Efter samråd om denna fråga meddelas kvestorerna om att eftersom det inte fanns några invändningar mot det föreslagna beslutet har den serbiska gruppen undantagsvis beviljats tillstånd att besöka Europaparlamentets lokaler i Bryssel lördagen den 19 december 2009 kl I samband med detta har kvestorerna återigen bekräftat sitt tidigare principbeslut av den 22 september 2009 om att inte tillåta att parlamentets byggnader öppnas under dagar då de vanligtvis är stängda, av hänsyn till de stora kostnader som detta medför. För evenemanget den 19 december 2009 behövs inte ytterligare tillstånd från generalsekreteraren. Vänliga hälsningar och trevlig helg, Sekretariatet Från: Questeurs Secrétariat Skickat: 10 december 2009 kl Till: GERINGER DE OEDENBERG Lidia Joanna, HIGGINS Jim, LULLING Astrid, MASTALKA Jiri ASSISTANT, NEWTON DUNN Bill Kopia till: LINNUS Leena, VIILUP Elina, PRANCKEVICIUS Arnoldas, MAZZI-ZISSIS Sabina, DREXLER Freddy, HAKALA Pekka, CHIOCCHETTI Alessandro, SUBELACK Thomas, WORUM Astrid, KONTAR Agnes, MASTALKA Jiri ASSISTANT, KEARNEY Aoife Om: Begäran om tillstånd att ge en grupp besökare från Serbien tillträde till parlamentets lokaler i Bryssel lördagen den 19 december 2009 PV\ doc 13/15 PE /QUAEST

14 NÄRVAROLISTA Strasbourg den 16 december 2009 NÄRVARANDE HIGGINS, tjänstgörande ordförande GERINGER DE OEDENBERG LULLING MAŠTÁLKA NEWTON DUNN ÖVRIGA: Talmannens kansli Generalsekreterarens kansli S&D-gruppen ALDE-gruppen Rättstjänsten GD Parlamentets ledning GD Kommunikation GD Personal GD Infrastruktur och logistik GD Ekonomi GD Innovation och tekniskt stöd SEKRETARIATET WORUM CHIOCCHETTI HORNAK BOUTER KRÜCK PADOWSKA CORREA THOMANN OBERHAUSER CARBAJO QUITIN QUINTELA ALABART DE BACKER VANHAEREN GUILLEN ZANON CAMPILHO ESTELA BURRIEL SNIJDERS NAEGEL LINNUS SCHROEDER CASALPRIM PE /QUAEST 14/15 PV\ doc

15 Assistenter s personliga sekretariat RANZ PLUMEREL ZIELINSKA (GERINGER DE OEDENBERG) KEARNEY (HIGGINS) LAMESCH (LULLING) REHOROVA (MAŠTÁLKA) KONTAR (NEWTON DUNN) PV\ doc 15/15 PE /QUAEST