KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL. från sammanträdet den 16 februari 2000 i Strasbourg

Transkript

1 PV 02/00 KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL från sammanträdet den 16 februari 2000 i Strasbourg INNEHÅLL Sida 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Justering av protokollet från den 19 januari Meddelanden från ordföranden 3.1. Beviljande av tillstånd för utställningar och evenemang...3 i utrymmen i nära anslutning till plenarsalen 3.2. Föreningen för f.d. ledamöter vid Europaparlamentet Radioinslag från BBC om ledamöter Ekonomiska frågor 4.1. Förslag från enskilda ledamöter Språk- och datakurser för ledamöter och deras assistenter 5.1. Ändringsförslag till bestämmelserna om kostnadsersättningar... 5 och andra ersättningar till ledamöterna i fråga om språk- och datakurser: behandling av ett meddelande från generaldirektoratet för personal 5.2. Förslag från enskilda medlemmar Byggnader och lokaler 6.1. Förfarande när det gäller förslag om att ändra inredningen...6 i ledamöternas kanslier godkänt: PV\411946SV.doc PE /KVEST.

2 6.2. Frisörsalonger i Strasbourg och Bryssel Rom: tilldelning av kontorsutrymmen för de politiska grupperna skrivelse från medgeneralsekreteraren för V/ALE-gruppen 6.4. Lokaler i Strasbourg: rökförbudszoner och färgsättning... 7 Uppskjutande av diskussion 7. Säkerhet 7.1. Klagomål från Forcella: förslag till svarsbrev...7 från talmannen till Europeiska ombudsmannen 7.2. Uppskjutande av diskussionen av frågor i samband med säkerheten Utnämning av en kvestor till samordningskommittén... 8 vid generaldirektoratet för forskning 9. Rapport från COM-ART-kommittén om konstinköp, gåvor...8 och konstutställningar 10. Kortaste arkiveringstid för underlag rörande... 8 ledamöternas assistenter: behandling av ett yttrande från rättstjänsten 11. Övrig information Skrivelse från Flesch om ett initiativ till förbättring... 9 av tågförbindelserna Bryssel-Luxemburg-Strasbourg Förslag från Onesta om iordningställandet av ett kansli Förslag från Ahern om luftkvaliteten i tornet Införande av det nya enhetliga kortet (badge) Kontakt med de belgiska myndigheterna i fråga om säkerhetsfrågor Datum och plats för nästa sammanträde...10 BILAGA: Närvarolista PE <NoPE> /KVEST.</NoPE> 2/10 <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>

3 Sammanträdet öppnades kl av ordföranden, Ducarme. -ooooo- 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista (PE /KVEST.) - godkände förslaget till föredragningslista. 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 19 januari 2000 (PE /KVEST.) På Poos initiativ företogs några ändringar i texten under punkt justerade protokollet med hänsyn tagen till dessa ändringar i texten, - bekräftade att den ansvarige kvestorn på grund av den överenskomna ansvarsfördelningen bland kollegiets ledamöter ensam ansvarar för sitt område och att de berörda ärendena skall överlämnas till honom, - beslutade dessutom att minoritetsståndpunkten inte skall tas upp separat i protokollet i samband med kollegiets beslut. 3. Meddelanden från ordföranden 3.1. Beviljande av tillstånd för utställningar och evenemang i utrymmen i nära anslutning till plenarsalen Banotti berättade om en utställning som ägde rum den 2 3 februari 2000 i parlamentsbyggnaderna i Bryssel - på gångbron mellan PHS- och ASP-byggnaderna och som verkade störande på det plenarsammanträde som pågick samtidigt. Ducarme uttalade sig för att i detta sammanhang förbjuda utdelning av dokument i lobbyn utanför plenarsalen. - lyssnade till Gavriil från generaldirektoratet för administration som informerade om erfarenheterna från evenemang i parlamentsbyggnaderna, <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>3/10 PE <NoPE> /KVEST.</NoPE>

4 - prövade på grund av två incidenter under den senaste tiden på nytt villkoren för beviljande av tillstånd för utställningar och evenemang i utrymmen i nära anslutning till plenarsalen, - beslutade med omedelbar verkan att inte tillåta några officiella vernissager och liknande aktiviteter och evenemang under pågående plenarsammanträden på platser som t.ex. den lobby som ligger i direkt anslutning till plenarsalarna i Strasbourg och Bryssel, eller på gångbron mellan PHS- och ASP-byggnaderna i Bryssel, samt under en tre månaders försöksperiod, på tredje våningen i ASP-byggnaden i Bryssel, - uppmanade administrationen att genomföra detta beslut, - uppdrog åt administrationen att utarbeta en utförlig rapport om dessa frågor, på grundval av vilken kollegiet om så behövs skall pröva ytterligare åtgärder som t.ex. införande av ett fridlyst område Förening för f.d. ledamöter av Europaparlamentet Ordföranden informerade ledamöterna om att det till sekretariatet hade influtit många positiva svar på den enkät som efter kollegiets beslut av den 30 november 1999 skickats till ca 1200 f.d. ledamöter om bildandet av en förening för f.d. ledamöter. - beslutade att invänta ytterligare svar och behandla frågan om hur man skall gå vidare vid ett av sina följande sammanträdena Radioinslag från BBC om ledamöter behandlade ett brev undertecknat av McMillan-Scott, Kirkhope och Purvis där det hänvisades till ett radioinslag från BBC om förklaringar i registret över ledamöternas ekonomiska intressen. Talmannen hade vid parlamentets sammanträde den 14 februari 2000 vid ett motsvarande inlägg av Davis förklarat att hon ville diskutera denna fråga med kvestorerna. Krück, rättstjänsten, tog upp frågan om Europaparlamentet eventuellt kan stödja ledamöter i domstolen i dylika fall. - instämde i McMillan-Scotts och de andra undertecknarnas framställningar, - fastställde att de berörda ledamöterna har uppfyllt sina skyldigheter i enlighet med artikel 2.1 i Europaparlamentets arbetsordning och - förklarade ärendet för avslutat, PE <NoPE> /KVEST.</NoPE> 4/10 <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>

5 - beslutade på förslag från Krück att inhämta ett yttrande från rättstjänsten i detta ärende. 4. Ekonomiska frågor 4.1. Förslag från enskilda ledamöter behandlade förslag från enskilda ledamöter. 5. Språk- och datakurser för ledamöterna och deras assistenter 5.1. Ändringsförslag till bestämmelserna om kostnadsersättningar och andra ersättningar till ledamöterna i fråga om språk- och datakurser (artikel 8, 12, 22, 22A och bilaga VI): behandling av ett meddelande från generaldirektoratet för personal) behandlade de av generaldirektoratet för personal framlagda ändringsförslagen (PE /KVEST.) till bestämmelserna om kostnadsersättningar och andra ersättningar till ledamöterna i fråga om språk- och datakurser samt ändringsförslag (PE /KVEST. och PE /KVEST.) från Balfe om dessa. Dessutom lyssnade man till Engstfeld från avdelningen för fortbildning om de enskilda ändringsförslagen. - uppmanade administrationen att, på grundval av Balfes ändringsförslag och dagens diskussion, lägga fram ett förslag till revidering av bestämmelserna om kostnadsersättningar och andra ersättningar till ledamöterna när det gäller språk- och datakurser för ledamöterna och deras assistenter, så att det berörda förfarandet förenklas och formuleringarna blir lättare att begripa, - beslutade mot bakgrund av ärendets brådskande natur att under tiden förelägga presidiet ett separat förslag om att stryka den regel (artikel 22A 2.2.) enligt vilken minst 50 procent av datakurserna för assistenter måste äga rum i Bryssel. Det hänvisade samtidigt till sitt beslut av den 19 januari 2000 om att föreslå presidiet en höjning av timpriset för språkkurser från 30 till 40 euro Förslag från enskilda ledamöter behandlade förslag från enskilda ledamöter. 6. Byggnader och lokaler 6.1. Förfarande när det gäller förslag om att ändra inredningen i ledamöternas kanslier <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>5/10 PE <NoPE> /KVEST.</NoPE>

6 behandlade ett meddelande (PE /KVEST.) från generaldirektoratet för administration med ett förslag till meddelande till ledamöterna samt ett förslag till anvisning för generaldirektoratet för administration om utrustningen av ledamöternas kanslier i Bryssel och Strasbourg. - beslutade att skicka ett meddelande till ledamöterna om hur den som vill byta ut sina kontorsmöbler skall gå till väga, - godkände med en ändring (samtycke till att man får ta bort garderober och klädhängare) förslaget till anvisning för generaldirektoratet för administration om utrustningen av ledamöternas kanslier i Bryssel och Strasbourg Frisörsalonger i Strasbourg och Bryssel - behandlade ett meddelande (PE /KVEST.) från generaldirektoratet för administration om placeringen av frisörsalongen i Strasbourg samt kostnadsberäkningen (PE /KVEST.) för dess restaurering, - godkände administrationens förslag att låta frisörsalongen vara kvar på sin nuvarande plats i Strasbourg och låta restaurera den, - tog samtidigt del av administrationens information om framstegen i fråga om öppnandet av en frisörsalong i Bryssel Rom: upplåtande av kontorsutrymmen för de politiska grupperna - skrivelse från medgeneralsekreteraren för V/ALE-gruppen behandlade ett meddelande (PE /KVEST.) från chefen för informationskontoret i Rom, Salimbeni samt en skrivelse (PE /KVEST.) från medsekreteraren för V/ALE-gruppen, Behrendt om upplåtande av kanslier vid informationskontoret i Rom för de enskilda politiska grupperna. Balfe förklarade den fördelning av kontoren som han föreslagit och som kollegiet fastställde vid sitt sammanträde den 15 december 1999 (PE /KVEST.) och föreslog att V/ALE-gruppen skall underrättas om att ett kontor ställs till dess förfogande om den framdeles kommer att ha en fast medarbetare i Rom. Detta skulle kunna möjliggöras genom att ett nytt kontor ställs iordning i samband med flytten av biblioteket under innevarande år. - beslutade att på lämpligt sätt besvara breven från Behrend och chefen för informationskontoret i Rom, Salimbeni. PE <NoPE> /KVEST.</NoPE> 6/10 <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>

7 6.4. Lokaler i Strasbourg: rökförbudszoner och färgsättning - sköt upp denna diskussion på grund av att den ansvarige kvestorn, Poos, var frånvarande. 7. Säkerhet 7.1. Klagomål från Forcella: förslag till svarsbrev från talmannen till Europeiska ombudsmannen - godkände förslaget till svarsbrev (PE /KVEST.) och vidarebefordrar det till talmannen Säkerhetsfrågor - sköt upp diskussionen om säkerhetsfrågor till nästa sammanträde. 8. Utnämning av en kvestor till samordningskommittén vid generaldirektoratet för forskning - behandlade ett meddelande (PE /KVEST.) från generaldirektoratet för forskning (GD 4) om den samordningskommitté som inrättats vid GD 4 i enlighet med presidiets beslut av den 23 juni 1999, - beslutade att utse Banotti till företrädare för kvestorskollegiet i denna samordningskommitté vid generaldirektoratet för forskning. 9. Rapport från COM-ART-kommittén om konstinköp, gåvor och konstutställningar <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>7/10 PE <NoPE> /KVEST.</NoPE>

8 - godkände rapporten (PE /KVEST.) från COM-ART-kommittén om konstverk och de åtgärder som vidtagits när det gäller inköp och gåvor samt utställningar. 10. Kortaste arkiveringstid för underlag rörande ledamöternas assistenter: behandling av ett yttrande från rättstjänsten efter förslag från Soltwedel-Schäfer, f.d. ledamot - tog del av yttrandet (PE /KVEST.) från rättstjänsten om arkiveringstiden för personliga uppgifter om ledamöternas assistenter. Denna drar slutsatsen att enligt gällande bestämmelser handlingar som t.ex. avtal med tillhörande underlag skall sparas i fem år efter beslutet om beviljande av ansvarsfrihet för budgeten. Under vissa omständigheter uppgår arkiveringstiden till högst sju år, nämligen till slutet av det år som följer på avtalets utgång, - beslutade att informera Soltwedel-Schäfer om detta. 11. Övrig information Skrivelse från Flesch om ett initiativ till förbättring av tågförbindelserna Bryssel- Luxemburg-Strasbourg - behandlade en skrivelse (PE /KVEST.) från Flesch om ett initiativ till förbättring av tågförbindelserna Bryssel-Luxemburg-Strasbourg. Ordföranden hänvisade till att man skall kontakta de belgiska myndigheterna om detta och återkomma till ärendet Förslag från vice ordföranden Onesta om iordningställandet av ett lämpligt kansli - tog del av meddelandet (PE /KVEST.) från generaldirektoratet för administration, enligt vilket de politiska grupperna sedan dess löst det problem som hade påtalats av Onesta - iordningställande av ett kansli som motsvarar hans ställning som vice ordförande på det sätt som kollegiet hade föreslagit Förslag från Ahern om luftkvaliteten i tornet PE <NoPE> /KVEST.</NoPE> 8/10 <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>

9 - tog del av meddelandet (PE /KVEST.) från generaldirektorat 1, enligt vilket problemen med luftkvaliteten i Louise Weiss-byggnaden, vilka Ahern med hänvisning till Lynnes redogörelse (PE /KVEST.) hade påtalat i kammaren, sedan dess blivit lösta Införande av det nya enhetliga kortet (badge) - godkände förslaget till meddelande till ledamöterna (PE /KVEST.), i vilket dessa skall informeras om införandet av ett enhetlig kort som officiellt identitetskort för ledamöterna. Kortet kan fås t.o.m. den 30 juni 2000 från de angivna tjänsteställena, - beslutade att skicka detta meddelande (CM 4/2000) till ledamöterna Kontakt med de belgiska myndigheterna i fråga om säkerhetsfrågor Balfe informerade kollegiet om att den ansvariga vice ordföranden, Colom y Naval, hade tagit kontakt med de belgiska myndigheterna i fråga om säkerhetsfrågorna. Ducarme konsulterades i sin egenskap av ansvarig kvestor för förbindelserna med de belgiska myndigheterna (ansvarig tillsammans med Poos) i detta ärende. 12. Datum och plats för nästa sammanträde Nästa sammanträde äger rum onsdagen den 15 mars 2000 kl i Strasbourg. Sammanträdet avslutades kl <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>9/10 PE <NoPE> /KVEST.</NoPE>

10 BILAGA NÄRVAROLISTA Strasbourg, den 16 februari 2000 NÄRVARANDE: Ducarme, ordförande Banotti Quisthoudt-Rowohl Poos Balfe ÄVEN NÄRVARANDE: Talmannens kansli Generalsekreterarens kansli Ehlers Clark Rättstjänsten Krück Punkt 4.1, 10 Caiola Nielsen GD 3 Lahousse Punkt 6.3 GD 5 Engstfeld Punkt 5 GD 7 Gavriil Punkt 3.1, 6 Glass Punkt 6.3 Kraewinkels Punkt 6.1, 6.2 Valentin Punkt 6.1, 6.2 Van Hoof GD 8 Chamier Punkt 4.1 Hentges Punkt 4.1 SEKRETERARE: Kyst Von Lingen Lane Assistent: Ranz PE <NoPE> /KVEST.</NoPE> 10/10 <PathFdR>PV\411946SV.doc</PathFdR>