EUROPAPARLAMENTET KVESTORERNA PROTOKOLL. från sammanträdet den 19 september 2006 kl rum 06B054 Paul Henri Spaak-byggnaden (PHS) BRYSSEL

Transkript

1 EUROPAPARLAMENTET PV QUAEST PE-6/QUAEST/PV/ PV 10/2006 KVESTORERNA PROTOKOLL från sammanträdet den 19 september 2006 kl rum 06B054 Paul Henri Spaak-byggnaden (PHS) BRYSSEL INNEHÅLL 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Justering av protokollet från sammanträdet den 5 juli Meddelanden från ordföranden Informationskontoret i Warszawa Ledamöternas administrativa faciliteter Skrivelse från Mirosław Mariusz Piotrowski, ordförande för den polska delegation i gruppen Självständighet/Demokrati Externa organs tillgång till kontor i parlamentets fastigheter Användningen av meditationsrummet i Bryssel och Strasbourg Skrivelse av den 7 augusti 2006 från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning eventuellt: s verksamhet Arbetsprogram för kommande kvartal Prognoser från generaldirektoraten för parlamentets ledning, information, personal, infrastruktur och tolkning, översättning och publicering respektive för ekonomi Nya passerkort till ledamöternas assistenter Framställning från ett antal ledamotsassistenter Förslag till donation av konstverk... 7 Sida PV\ doc PE /QUAEST

2 PV QUAEST Förflyttning av verket United Earth Louise Weiss-byggnaden, Strasbourg Förslag till donation av skulptur av Todor Azmanov ( East West One Europe ) Förslag till donation av målning av Viorel Marginean ( The Panoramic ) Förslag till utbyte av minnesplaketter mellan Europaparlamentet och det centralamerikanska parlamentet Arbetet i köket vid ledamöternas restaurang Begäran om tillstånd att stänga ledamöternas restaurang den juli 2007 Skrivelse av den 30 juni 2006 från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning Enskilda förfrågningar/skrivelser från ledamöter Ledamöters skyldigheter gentemot sina assistenter vid officiella tjänsteresor mellan medlemsstaterna Begäran om ersättning för sjukvårdskostnader Begäran om ersättning för kostnader för språkkurs för icke-ackrediterad ledamotsassistent Justering av kostnader för parlamentets officiella bilar Meddelande av den 4 september 2006 från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning Justering av ersättningen för taxiresor till och från flygplats och järnvägsstationer i Strasbourg respektive Bryssel Meddelande av den 7 september 2006 från generaldirektoratet för ekonomi Övriga frågor Stölder i ledamöternas kontor Viner och särskilda kostönskemål i ledamöternas restauranger Tillträde till ledamöternas bar Reservation av vissa ytor i parlamentets lokaler för ledamöter Besvär för ledamöterna på grund av att företrädare för icke-statliga organisationer blockerat ingången till kammaren Förbättrade förhållanden vid mottagningen av besöksgrupper i Strasbourg Språklärare för ledamöter Jul- och nyårskort Extra telefon i assistenternas kontor Direktsamtal utanför Europa...10 PE /QUAEST 2/11 PV\ doc

3 14.9 Programvaran Intellisync Övrig information Datum och plats för nästa sammanträde Bilaga: Närvarolista PV\ doc 3/11 PE /QUAEST

4 Sammanträdet öppnades kl tisdagen den 19 september 2006 av ordföranden Godelieve Quisthoudt-Rowohl. o0o 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista - tog del av och godkände föredragningslistan med de ändringar som framgår av detta protokoll (PE /QUEST.). 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 5 juli tog del av och justerade protokollet från sammanträdet den 5 juli 2006 (PE /QUEST.). 3. Meddelanden från ordföranden Inga meddelanden. 4. Informationskontoret i Warszawa Ledamöternas administrativa faciliteter Skrivelse från Mirosław Mariusz Piotrowski, ordförande för den polska delegation i gruppen Självständighet/Demokrati - tog del av - en skrivelse av den 12 juli 2006 från Mirosław Mariusz Piotrowski, ordförande för den polska delegation i gruppen Självständighet/Demokrati, med begäran om kontorsutrymme i Warszawa (PE /QUEST.), - en skrivelse av den 12 juli 2006 från Pauli, ALDE-gruppens biträdande generalsekreterare och Georgs Andrejevs, ledare för den lettiska delegationen i ALDE-gruppen, med begäran om kontorsutrymme för ALDE-gruppen vid parlamentets informationskontor i Riga (PE /QUEST.), PE /QUAEST 4/11 PV\ doc

5 - bestämmelser om ledamöters och gruppers tillgång till kontorslokaler vid parlamentets informationskontor (PE /BUR), - tog del av de båda förfrågningarna om tillgång till kontorslokaler - från den polska delegationen i IND/DEM-gruppen beträffande informationskontoret i Warszawa, - från den lettiska delegationen i ALDE-gruppen beträffande informationskontoret i Riga, - lyssnade till ett inlägg från James Nicholson, kvestor med ansvar för ledamöternas utrymmen vid parlamentets informationskontor, som uppgav att villkoren enligt tillämpliga bestämmelser hade uppfyllts, framför allt när det gällde att personal från grupperna var baserad i de båda huvudstäderna, - lyssnade till ett inlägg från företrädaren från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning, - godkände de båda förfrågningarna på villkor att berörda ledamöter och politiska grupper lämnade positivt besked vid samråd. 5. Externa organs tillgång till kontor i parlamentets fastigheter - tog del av följande dokument: - ett meddelande av den 6 september 2006 från Guillen Zanon om kontorslokaler som ställts till externa organs förfogande (PE /QUEST.), - ett meddelande av den 20 juni 2006 från generalsekreteraren om kontorslokaler för International Association of Business and Parliament (IABP) (PE /QUEST.), - tog del av meddelandet från generalsekreteraren med begäran om att International Association of Business and Parliament (IABP) skulle få tillgång till kontorsutrymmen i Bryssel, - lyssnade till ett inlägg från företrädaren för generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning, - höll en diskussion med inlägg av Mia de Vits, James Nicholson, Astrid Lulling, Genowefa Grabowska och ordföranden med utgångspunkt från ett dokument som utarbetats av generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning som visade att ett stort antal kontorslokaler redan fanns tillgängliga på olika villkor i Bryssel för externa PV\ doc 5/11 PE /QUAEST

6 organisationer; konstaterade också att det rådde brist på kontorsutrymmen i parlamentets lokaler och att parlamentets egna enheter skulle ha högsta prioritet, - uppmanade Mia de Vits att tillsammans med administrationen utarbeta ett dokument till ett kommande sammanträde i syfte att fastställa enhetliga kriterier och villkor för externa organs användning av kontorslokaler. 6. Användningen av meditationsrummet i Bryssel och Strasbourg Skrivelse av den 7 augusti 2006 från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning 7. eventuellt: s verksamhet Arbetsprogram för kommande kvartal Prognoser från generaldirektoraten för parlamentets ledning, information, personal, infrastruktur och tolkning, översättning och publicering respektive för ekonomi Eftersom det saknades prognoser från flertalet generaldirektorat bordlades ärendet till ett senare sammanträde. 8. Nya passerkort till ledamöternas assistenter Framställning från ett antal ledamotsassistenter - tog del av - ett e-brev av den 12 juli 2006 från Edith Mastenbroek om en framställning om assistenternas passerkort (PE /QUEST.), - framställningen om ny passerkortspolicy inom Europaparlamentet, - ett meddelande från kvestorerna av den 30 november 2005 om passerkort till personer i ledamöternas sällskap (PE /QUEST. + bilagor), - utdrag ur protokollet från kvestorernas sammanträde den 16 november 2005, punkt 9. Bestämmelser för ackrediteringar och passerkort Meddelande från generaldirektoratet för parlamentets ledning, - tog del av framställningen som lagts fram av styrelsen för assistenternas sammanslutning vid Europaparlamentet (EPAA) med begäran om att kvestorerna skulle upphäva gällande genomförandebestämmelser för passerkort och tillträde till parlamentets lokaler där det anges att den berörda ledamotens namn skall synas på assistenternas passerkort, - höll en diskussion med inlägg av James Nicholson, Astrid Lulling och ordföranden samt företrädare för säkerhetsenheten, PE /QUAEST 6/11 PV\ doc

7 - bedömde att en stor andel av de 242 som undertecknat framställningen inte var assistenter, utan andra anställda, - hänvisade till tidigare överläggningar i ärendet och enades enhälligt om att bekräfta gällande bestämmelser; uppdrog åt sekretariatet att utarbeta ett officiellt svar till assistenternas sammanslutning vid Europaparlamentet, 9. Förslag till donation av konstverk 9.1 Förflyttning av verket United Earth Louise Weiss-byggnaden, Strasbourg 9.2 Förslag till donation av skulptur av Todor Azmanov ( East West One Europe ) 9.3 Förslag till donation av målning av Viorel Marginean ( The Panoramic ) 9.4 Förslag till utbyte av minnesplaketter mellan Europaparlamentet och det centralamerikanska parlamentet 10. Arbetet i köket vid ledamöternas restaurang Begäran om tillstånd att stänga ledamöternas restaurang den juli 2007 Skrivelse av den 30 juni 2006 från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning PV\ doc 7/11 PE /QUAEST

8 11. Enskilda förfrågningar/skrivelser från ledamöter 11.1 Ledamöters skyldigheter gentemot sina assistenter vid officiella tjänsteresor mellan medlemsstaterna 11.2 Begäran om ersättning för sjukvårdskostnader 11.3 Begäran om ersättning för kostnader för språkkurs för icke-ackrediterad ledamotsassistent 12. Justering av kostnader för parlamentets officiella bilar Meddelande av den 4 september 2006 från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning - tog del av ett meddelande från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning om behovet av att justera de sammanlagda tillåtna kostnaderna för officiella bilar till talmannen, generalsekreteraren och de politiska gruppernas ordförande med hänsyn till de prisförändringar som noterats av Eurostat mellan 2002 och 2006 (PE /QUEST. + bilagor), - samtyckte till justeringen av tillåtna kostnader för dessa officiella bilar, - uppmanade enheterna att inge förslag till ändringar av nuvarande bestämmelser, däribland en bestämmelse om automatisk indexjustering. 13. Justering av ersättningen för taxiresor till och från flygplats och järnvägsstationer i Strasbourg respektive Bryssel Meddelande av den 7 september 2006 från generaldirektoratet för ekonomi PE /QUAEST 8/11 PV\ doc

9 14. Övriga frågor 14.1 Stölder i ledamöternas kontor 14.2 Viner och särskilda kostönskemål i ledamöternas restauranger 14.3 Tillträde till ledamöternas bar Reservation av vissa ytor i parlamentets lokaler för ledamöter 14.4 Besvär för ledamöterna på grund av att företrädare för icke-statliga organisationer blockerat ingången till kammaren 14.5 Förbättrade förhållanden vid mottagningen av besöksgrupper i Strasbourg 14.6 Språklärare för ledamöter 14.7 Jul- och nyårskort - höll en diskussion med inlägg av Astrid Lulling, Genowefa Grabowska, James Nicholson, ordföranden och företrädare för generaldirektoratet för översättning och publicering om förslagen till jul- och nyårskort från generaldirektoratet för information, - enades om vilka varianter som skulle tryckas på de officiella språken i enlighet med sedvanlig praxis (inklusive nationella språk). PV\ doc 9/11 PE /QUAEST

10 14.8 Extra telefon i assistenternas kontor Direktsamtal utanför Europa PV QUAEST tog del av ett e-brev av den 31 augusti 2006 från Glenis Willmott till James Nicholson om telefoner på kontoren (PE /QUEST. + bilagor), - lyssnade till en muntlig rapport från ansvarig enhet om tidsplanen för kabeldragningar så att en tredje telefonlinje kunde installeras i ledamotsassistenternas kontor; konstaterade att detta arbete skulle läggas upp så att olägenheterna för ledamöterna minimerades, - höll en diskussion med inlägg av James Nicholson, ordföranden och säkerhetsenhetens företrädare, - uppdrog åt enheterna att utarbeta ett meddelande till ledamöterna med information om arbetet och tidsplanen Programvaran Intellisync 15. Övrig information I sammanträdeshandlingarna ingick - en skrivelse av den 14 september 2006 från Mia de Vits till generalsekreterare Priestley om postkontoret i parlamentets lokaler (PE /QUEST. och /QUEST.). 16. Datum och plats för nästa sammanträde - beslutade att hålla nästa ordinarie sammanträde onsdagen den 27 september kl i rum S 3.4, LOW-byggnaden, Strasbourg. o0o Sammanträdet avslutades kl PE /QUAEST 10/11 PV\ doc

11 BILAGA NÄRVAROLISTA Bryssel den 19 september 2006 Närvarande Godelieve Quisthoudt-Rowohl, ordförande James Nicholson Genowefa Grabowska Mia de Vits Astrid Lulling Övriga Generalsekreterarens kansli Rättstjänsten GD Parlamentets ledning GD Information GD Infrastruktur och tolkning GD Ekonomi Generalsekretariatet Assistenter Masur Heinlein Kraft Moore Lora-Tonet Verheyden Suarez Mella Lahousse Guillen Zanon Alabart Glass Quintela Acedo Castro Kyst Linnus Ranz Steffensen s personliga sekreterare Boyd Pilka Lamesch (James Nicholson) (Genowefa Grabowska) (Astrid Lulling) PV\ doc 11/11 PE /QUAEST