EUROPAPARLAMENTET KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL. från sammanträdet den 17 november 2004 kl rum S 3.4 Louise Weiss-byggnaden (LOW) STRASBOURG

Transkript

1 EUROPAPARLAMENTET KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL PV 13/04 från sammanträdet den 17 november 2004 kl rum S 3.4 Louise Weiss-byggnaden (LOW) STRASBOURG INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Justering av protokollet från sammanträdet den 27 oktober Meddelanden från ordföranden Parlamentarisk konferens om WTO Användning av ledamöternas restaurang och personalmatsalen i Bryssel Förslag beträffande informationskontoret i Lissabon (parkeringsplatser) Förslag om att slå samman artiklarna 14 och 15 i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter (sekretariatsersättning) Meddelande från generaldirektoratet för ekonomi av den 20 oktober 2004 Rättstjänstens yttrande Förfrågningar om utställningar Förslag till meddelande om snabbköpsbutik med basvaror i ASP-byggnaden Ersättning för resekostnader enligt artikel 10 i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter med avseende på en brittisk ledamot som reser till Gibraltar Reviderat förslag från generaldirektoratet för ekonomi...6 PV\ doc PE /QUEST

2 9. Genomförande av bestämmelserna om rökning i Europaparlamentets lokaler, antagna av presidiet den 13 juli Fortsatt diskussion om det centrala registrets placering med anledning av de planerade förändringarna av ASP-byggnadens entréutrymme Nytt förslag från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning Kvaliteten på de tjänster som erbjuds av kemtvättsföretaget i parlamentets lokaler i Bryssel Övriga frågor Skrivelse av den 22 oktober från Patrizia Toia med förslag om två fredskonserter och donation av en klocka för fred Öppnande av den centrala närvarolistan i samband med talmanskonferensen för samtliga ledamöter i Bryssel den 21 december Övrig information Tid och plats för nästa sammanträde... 9 BILAGA I : Närvarolista. Godkännande: Den 15 december PE /QUEST 2/10 PV\ doc

3 Sammanträdet öppnades den 17 november 2004 kl med James Nicholson som ordförande. ooo 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista - tog del av förslaget till föredragningslista (PE /QUEST.), - godkände förslaget till föredragningslista i dess lydelse enligt detta protokoll. 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 27 oktober tog del av protokollet från sammanträdet den 27 oktober 2004 i Strasbourg (PE /QUEST.), - justerade ovanstående protokoll. 3. Meddelanden från ordföranden 3.1 Parlamentarisk konferens om WTO Användning av ledamöternas restaurang och personalmatsalen i Bryssel - tog del av en skrivelse av den 16 november 2004 från WTO-styrgruppens ordförande Enrique Barón Crespo beträffande en parlamentarisk konferens om WTO, som skulle hållas i parlamentets lokaler i Bryssel den november 2004, - beslutade, som ett undantag för den 25 november 2004, a) att konferensdeltagarna skulle få beställa lunch i ledamöternas restaurang, b) att deltagarna skulle få tillträde till Europaparlamentets personalmatsal från kl , PV\ doc 3/10 PE /QUEST

4 - uppmanade enheterna att underrätta ledamöter och personal om dessa åtgärder så snart som möjligt. 4. Förslag beträffande informationskontoret i Lissabon (parkeringsplatser) Ärendet bordlades. 5. Förslag om att slå samman artiklarna 14 och 15 i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter (sekretariatsersättning) Meddelande från generaldirektoratet för ekonomi av den 20 oktober 2004 Rättstjänstens yttrande Ärendet bordlades. 6. Förfrågningar om utställningar - tog del av (begäran om tillstånd till utställning om människoliknande robotar, framställd av parlamentsledamot Glyn Ford), ett utkast till skrivelse till Glyn Ford (PE /QUEST.), innefattande en skrivelse av den 25 augusti 2004 från Glyn Ford, en skrivelse av den 6 augusti 2004 från Com-Art till Glyn Ford, ett e-brev av den 20 april 2004 från Glyn Ford, ett utvärderingsformulär från Com-Art, - tog del av handlingarna (begäran om tillstånd till utställning om EEA (European Express Association), framställd av parlamentsledamot Toine Manders), en skrivelse av den 11 november 2004 från Toine Manders (PE /QUEST.), en skrivelse av den 5 november 2004 från Peder Kyst till Toine Manders (PE /QUEST. + bilagor), - förde en diskussion med inlägg av ordförande James Nicholson samt kvestorerna Genowefa Grabowska, Mia De Vits, Astrid Lulling och Godelieve Quisthoudt-Rowohl, - lyssnade till Peder Kyst, som förklarade bakgrunden till förfrågningarna och det befintliga regelverket, och till chefen för säkerhetstjänsten, PE /QUEST 4/10 PV\ doc

5 - konstaterade att båda evenemangen helt klart hade bakomliggande kommersiella syften och därför inte kunde beviljas tillstånd enligt gällande bestämmelser om externa organs användning av parlamentets lokaler, - noterade att båda förfrågningarna hade framställts före det senaste valet och att dåvarande praxis medgav en avsevärd tidsrymd innan berörda ledamöter och enheter fullbordade dokumenten samt att det kan ha funnits skäl att tro att förberedelsearbetet skulle ha fortlöpt i sin helhet, - beslutade, mot bakgrund av ovannämnda överväganden och de framskridna förberedelserna, att som ett absolut undantag och utan att skapa ett prejudikat ge tillstånd till a) en utställning om människoliknande robotar den januari 2004 (begäran av Glyn Ford), b) en utställning om EEA (European Express Association) den november 2004 (begärd av Toine Manders), - beslutade att utarbeta ett snabbt meddelande för att påminna ledamöterna om behovet av att strikt följa de kriterier som finns i gällande bestämmelser i avsikt att ge alla ledamöter möjlighet att utnyttja dessa resurser under jämlika förhållanden och framhöll att dessa kriterier skulle tillämpas strikt, och med korta tidsfrister, från och med den 1 januari Förslag till meddelande om snabbköpsbutik med basvaror i ASP - byggnaden - tog del av ett förslag till meddelande till ledamöterna (PE /QUEST.), - lyssnade till en företrädare för generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning och chefen för säkerhetstjänsten, - förde en diskussion med inlägg av ordförande James Nicholson samt kvestorerna Mia De Vits, Godelieve Quisthoudt-Rowohl och Astrid Lulling, - noterade ett antal svårigheter med att klara de ursprungligen fastställda tidsgränserna, - beslutade att i princip godkänna förslaget till meddelande rörande snabbköpsbutikens öppnande den 2 februari 2005, förutsatt att enheterna bekräftade det senast den 30 november, och uppdrog åt administrationen att förhandla fram öppettider som gav ledamöterna möjlighet att använda den nya inrättningen mellan sammanträden under lunchtid och efter sammanträden på kvällarna. PV\ doc 5/10 PE /QUEST

6 8. Ersättning för resekostnader enligt artikel 10 i bestämmelserna för kostnadsersättning och andra ersättningar till Europaparlamentets ledamöter med avseende på en brittisk ledamot som reser till Gibraltar Reviderat förslag från generaldirektoratet för ekonomi Ärendet bordlades. 9. Genomförande av bestämmelserna om rökning i Europaparlamentets lokaler, antagna av presidiet den 13 juli tog del av ett meddelande till ledamöterna med bestämmelserna om rökning i Europaparlamentets lokaler (PE /QUEST.), ett meddelande av den 14 oktober 2004 från Nicolas-Pierre Rieffel, generaldirektör för generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning (PE /QUEST.), en rapport om inrättande av rökutrymmen vid parlamentets tre arbetsplatser och övergångsbestämmelser (PE /QUEST.), ett meddelande av den 21 oktober från generalsekreteraren om inrättande av rökutrymmen (PE /QUEST.), - lyssnade till generaldirektören för generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning samt chefen för säkerhetstjänsten, - förde en diskussion med inlägg av ordförande James Nicholson samt kvestorerna Mia De Vits och Godelieve Quisthoudt-Rowohl, - godkände i princip övergångsbestämmelserna på grundval av avsnitt II i ovannämnda rapport från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning, med förbehåll för följande justering, som innebar att rökavdelningar skulle inrättas i a) baren bakom kammaren i Bryssel och den allmänna baren i Strasbourg, b) ledamöternas barer i Bryssel och Strasbourg, PE /QUEST 6/10 PV\ doc

7 - uppdrog åt ansvariga enheter att lägga fram ett förslag, som ändrats enligt dessa riktlinjer inför kvestorskollegiets slutliga godkännande vid efterföljande sammanträde (den 30 november) och framläggande för presidiet för slutligt beslut, om åtgärderna vilka ansågs nödvändiga för att fullt ut följa presidiets beslut av den 13 juli 2004, men att återkomma med en rapport om ledamotsbarerna i Bryssel och Strasbourg där det skulle finnas sektioner för både rökare och icke-rökare. 10. Fortsatt diskussion om det centrala registrets placering med anledning av de planerade förändringarna av ASP - byggnadens entréutrymme Nytt förslag från generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning - tog del av en plan över det centrala registrets placering (PE /QUEST.), - lyssnade till en företrädare för generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning, - förde en diskussion med inlägg av ordförande James Nicholson och kvestor Godelieve Quisthoudt-Rowohl, - noterade det framlagda förslaget med välvilja, - beslutade att anta ett slutligt förslag vid följande sammanträde inför framläggandet för presidiet för bekräftelse; samtliga kvestorer skulle besöka den föreslagna nya platsen. 11. Kvaliteten på de tjänster som erbjuds av kemtvättsföretaget i parlamentets lokaler i Bryssel - tog del av en skrivelse av den 9 april 2004 från Heinrich, chef för kemtvättsföretaget Pressing Wand (PE /QUEST.), en skrivelse av den 4 oktober 2004 från kvestor Mia De Vits (PE /QUEST.), ett utdrag ur protokollet från kvestorskollegiets sammanträde den 21 april 2004 i Strasbourg (PE /QUEST.), - lyssnade till inlägg av företrädare för generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning om förhållandena kring det tjänsteavtal som slutits med kemtvätten i Europaparlamentets lokaler i Bryssel, PV\ doc 7/10 PE /QUEST

8 - förde en diskussion med inlägg av ordförande James Nicholson samt kvestorerna Mia De Vits, Godelieve Quisthoudt-Rowohl och Astrid Lulling, - noterade det betydande antal klagomål som framförts av ledamöter avseende kemtvättens otillräckliga öppettider, bristen på personal i kemtvätten under öppettiderna, bristen på erbjudna tjänster, - beslutade att alla klagomål omedelbart skulle översändas till ansvarig enhet vid generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning, - uppdrog åt ansvarig enhet vid generaldirektoratet för infrastruktur och tolkning att omedelbart underrätta kemtvätten om alla inkomna klagomål, skriftligen påminna kemtvätten om att det avtal som slutits med Europaparlamentet kan sägas upp i förtid vid fortsatt undermåligt genomförande, omförhandla öppettiderna så att ledamöterna kunde få rimlig service utanför sammanträdestid, avlägga rapport till kvestorskollegiet vid sammanträdet i januari. 12. Övriga frågor 12.1 Skrivelse av den 22 oktober från Patrizia Toia med förslag om två fredskonserter och donation av en klocka för fred - tog del av en skrivelse av den 22 oktober från Patrizia Toia (PE /QUEST.), - lyssnade till ordförande James Nicholson, - uppmanade Genowefa Grabowska att som ansvarig kvestor undersöka de initiativ som lagts fram av Patrizia Toia och avlägga rapport till kvestorskollegiet vid sammanträdet i januari Öppnande av den centrala närvarolistan i samband med talmanskonferensen för samtliga ledamöter i Bryssel den 21 december lyssnade till ordförande James Nicholson, PE /QUEST 8/10 PV\ doc

9 - noterade att en talmanskonferens för samtliga ledamöter skulle hållas i Bryssel den 21 december 2004, med början kl. 9.30, och att ledamöter som önskade närvara i tid måste anlända till Bryssel på måndagen, - uppdrog åt administrationens enheter att vidta åtgärder för att öppna den centrala närvarolistan för ledamöter måndagen den 20 december 2004, så att den var tillgänglig inför talmanskonferensen den 21 december Övrig information Inga ärenden förelåg under denna punkt. 14. Tid och plats för nästa sammanträde - beslutade att hålla ett extra sammanträde tisdagen den 30 november 2004 kl i rum PHS 6 B 01 i Bryssel och att hålla nästa ordinarie sammanträde i Strasbourg onsdagen den 15 december 2004 kl i rum S 3,4 i LOW-byggnaden. ooo Sammanträdet avslutades kl PV\ doc 9/10 PE /QUEST

10 BILAGA I NÄRVAROLISTA Strasbourg den 17 november 2004 NÄRVARANDE Ordförande James Nicholson Genowefa Grabowska Mia De Vits Godelieve Quisthoudt-Rowohl Astrid Lulling ÖVRIGA Generalsekreterarens kansli Rättstjänsten GD Parlamentets ledning GD Infrastruktur och tolkning GD Ekonomi SEKRETARIAT Assistent Walter Masur Heinlein Hans Krück Karamarcos Fernando Suarez Mella Nicolas-Pierre Rieffel Angel Guillen Zanon Roger Glass Lambert Kraewinkels Pierre Parthoens Diego Quintela Hentges Hans Peder Kyst Huber Ranz (Kvestorernas personliga Piłka (Genowefa Grabowska) sekretariat) Wezel (Astrid Lulling) PE /QUEST 10/10 PV\ doc