EUROPAPARLAMENTET KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL. från sammanträdet den 15 januari 2003, kl Rum N3.5 Louise Weiss-byggnaden (LOW) Strasbourg

Transkript

1 CQ PV EUROPAPARLAMENTET PV01/03 KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL från sammanträdet den 15 januari 2003, kl Rum N3.5 Louise Weiss-byggnaden (LOW) Strasbourg INNEHÅLL 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista 2 Sida 2. Justering av protokollen från sammanträdena den 4 och 18 december Meddelanden från tjänstgörande ordförande Butiker i parlamentets byggnader i Strasbourg 3.2. Nya regler om besöksgrupper 4. Förbud mot rökning i parlamentets lokaler 3 5. Tillämpning av artikel 1.1 och 1.5 i reglerna om ledamöternas kostnader och utgifter när det gäller att styrka närvaron vid parlamentets officiella sammanträden 3 6. Europaparlamentets arkiv 4 7. Övriga frågor 7.1. Begäran om att få organisera et seminarium i och framför parlamentets lokaler Regler för nya lösenord 5 8. Hörseltest i Europaparlamentet 5 9. Julkort för 2002/ Övrig information: Skrivelse från det franska transportministeriet Datum och plats för nästa sammanträde 6 BILAGA: Deltagarlista Godkänd: PV\ doc PE /KVEST.

2 Sammanträdet den 15 januari 2003 öppnades kl med tjänstgörande ordföranden Balfe som ordförande. ooo 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Förslaget till föredragningslista (PE /KVEST.) antogs med tillägg av två nya ärenden (butiker i parlamentets byggnad i Strasbourg och nya regler för besöksgrupper) som skulle behandlas under punkten Meddelanden från tjänstgörande ordföranden. 2. Justering av protokollen från sammanträdena den 4 och 18 december 2002 (PE /KVEST.) Protokollen från sammanträdena den 4 och 18 december 2002 (PE /KVEST.) justerades. 3. Meddelanden från tjänstgörande ordförande 3.1. Tidningskiosker i parlamentsbyggnaderna i Strasbourg - granskade den nuvarande situationen vad gäller kiosker i parlamentets byggnader i Strasbourg, - lyssnade till uttalanden från Balfe och Poos om de tre kioskernas placering, - lyssnade till Rieffel, generaldirektör för GD 6, som bekräftade att de tre kioskerna i parlamentets byggnader i Strasbourg skulle drivas vidare under ny ledning i full överensstämmelse med kraven i fransk lagstiftning från och med sammanträdesperioden i mars Nya regler för besöksgrupper bilaga om finansiell viktning och metoder för beräkning av avståndsfaktorn - tog del av presidiets beslut av den 13 januari 2003 som klargjorde beslutet av den 16 december 2002 om regler för besöksgrupper, med innebörden att besöksgrupperna skulle ersättas på grundval av det nuvarande systemet till dess kvestorerna och presidiet godkänt en ny bilaga om finansiell viktning, tillsammans med en ny metod för beräkning av avståndsfaktorn för det bidrag som anges i artikel 12 i ovanstående regler, PE /KVEST. 2/7 PV\ doc

3 - lyssnade till Lahousse från GD 3 i frågan, - beslutade uppmana de berörda enheterna att lägga fram ett reviderat förslag om dessa två faktorer för att beräkna bidraget vid ett kommande sammanträde, för att möjliggöra för kvestorerna att lägga fram ett förslag till ny bilaga inför presidiet. 4. Förbud mot rökning i parlamentets lokaler - tog del av den nuvarande situationen när det gäller tillämpning av rökförbudet på allmän plats i parlamentets lokaler samt ett flertal klagomål från ledamöterna om att reglerna om att inrätta rökfria områden i parlamentets lokaler på senare tid har åsidosatts vid ett flertal tillfällen, - lyssnade till ett uttalande från Banotti om rökfria zoner i parlamentets matsal, - konstaterade emellertid att situationen långsamt förbättrades, även om den fortfarande var långt ifrån tillfredsställande, - påminde om att ledamöterna informerats om det generella rökförbudet i parlamentets lokaler och om att rökning enbart var tillåten i särskilt markerade områden genom meddelande nr 15/01, - uttryckte sitt stöd för tanken att tydligare peka ut rökzoner i ett förslag till meddelande till ledamöterna, i syfte att uppmuntra rökare att flytta dit, och instruerade administrationen att tillsammans med den ansvarige kvestorerna ange dessa områden. 5. Tillämpning av artikel 1.1 och 1.5 i reglerna för ledamöternas kostnader och ersättningar när det gäller att styrka närvaron vid parlamentets officiella sammanträden - tog del av ett meddelande (PE /KVEST. + bilaga) från GD Finans och ekonomistyrning med förslag om reglerna för att acceptera alternativa handlingar för att styrka närvaro, baserat på det rättsliga yttrandet (PE /KVEST) från rättstjänsten, - lyssnade till Balfe och Quisthoudt-Rowohl, som påminde om hur detta ärende utvecklats och som föreslog att en lämplig formulering skulle antas som bekräftar nuvarande praxis, - lyssnade till inlägg i frågan från van Haeren, generaldirektör för GD 8 och Hentges, - påpekade att nuvarande praxis, som etablerats enligt reglerna, medger att kvestorerna godkänner andra styrkande handlingar som hotellräkningar som alternativa bevis för att vederbörande förmodligen närvarat vid parlamentets PV\ doc 3/7 PE /KVEST.

4 officiella sammanträden, även om den ledamot det gällde av någon anledning hade varit förhindrad att underteckna det centrala registret, - sköt upp det slutliga beslutet om detta förslag till nästa sammanträde. 6. Europaparlamentets arkiv - tog del av vissa delar av ett meddelande (PE /PRES/ändrat) från generalsekreteraren till presidiet med en förteckning över nuvarande bestämmelser samt ett förslag till interna regler för Europaparlamentets arkiv, - lyssnade till uttalanden från Quisthoudt-Rowohl och Balfe, - lyssnade till den ansvarige direktören från GD 4, Toornstra, som klargjorde att meddelandet till presidiet om arkiven inte gäller oregistrerade personliga skrivelser, till vilka tillgång är förbjuden enligt de formella reglerna om insyn, - lyssnade till Kyst från presidiets, talmanskonferensens och kvestorskollegiets sekretariat, som lade till att det i princip inte görs någon registrering när det gäller kvestorernas korrespondens, som inkluderar personliga uppgifter. 7. Övriga frågor 7.1 Organisering av ett stort seminarium i och framför parlamentets lokaler i Bryssel - tog del av en begäran (PE /KVEST.) från Manders och andra nederländska ledamöter om att organisera ett seminarium med upp till 250 företrädare för näringsliv och politik i den nederländska provinsen Noord-Brabant i och framför parlamentets lokaler i Bryssel, - påminde om att alla sådana aktiviteter av en sådan omfattning framför, dvs. utanför, parlamentets byggnader, och därmed utanför parlamentets jurisdiktion, måste godkännas av myndigheterna i Bryssel, - påpekade att när det gällde att organisera ett sådant seminarium inom parlamentets lokaler den aktuella dagen, så skulle en ansökan skickas till presidiet eftersom ett så stort antal deltagare under en minisession i parlamentet skulle kunna orsaka vissa störningar i parlamentets officiella aktiviteter, - lyssnade till Smet, för vilken meddelandet inte var helt klart och som föreslog att man skulle be Banotti, i egenskap av ansvarig kvestor, klargöra detaljerna kring det aktuella evenemanget, PE /KVEST. 4/7 PV\ doc

5 - beslutade att hänskjuta frågan till den ansvarige kvestorn för ytterligare förtydliganden och uppföljning för att göra det möjligt för kvestorerna att lämna en rekommendation till presidiet Regler för nya lösenord - diskuterade ett meddelande från LSU-MEP-enheten till ledamöterna och deras assistenter om införandet av nya regler för hantering av nya lösenord för tillträde till Europaparlamentets nätverk, - lyssnade till Poos, Banotti och Quisthoudt-Rowohl om användningen av det nya systemet, - lyssnade till Naegel från LSU-MEP-enheten som förklarade varför detta nya system införs, som skulle bli operativt efter överflyttningen i mitten av 2003, - uppmanade enheterna att skicka in kompletterande information om denna operation och beslutade att skjuta upp eventuella förändringar med avseende på de nuvarande lösenorden till dess systemet med ett enda lösenord var helt klart. 8. Hörseltest i Europaparlamentet - tog del av en skrivelse (PE /KVEST.) från en ledamot som föreslog att en extern tjänsteleverantör skulle genomföra hörseltest i Europaparlamentet, - tog del av information (PE /KVEST.) från parlamentets medicinska enheter som uppgav att den genomför hörseltester systematiskt under den årliga läkarkontrollen och att dessa även kan arrangeras efter tidsbeställning på andra tider, - lyssnade till Quisthoudt-Rowohl, som bad om en förteckning över de tjänster som var tillgängliga för ledamöterna, - lyssnade till Paolantonio från den medicinska enheten som förklarade vilka tjänster som erbjuds från parlamentets medicinska enhet, - konstaterade att det inte fanns någon anledning att organisera ytterligare medicinska kontroller av externa tjänsteleverantörer, - uppmanade sekretariatet att tillsammans med den medicinska enheten utarbeta ett meddelande till ledamöterna som upptar alla de medicinska kontroller som står till ledamöternas förfogande. 9. Julkort för 2002/2003 PV\ doc 5/7 PE /KVEST.

6 - tog del av rapporten (PE /KVEST.) från generalsekreteraren om utförandet av julkorten för 2002/2003, - lyssnade till Banotti, som uttalade sig för att ändra det nuvarande systemet att välja julkorten, - beslutade att förbättra julkortens urval och kvalitet som erbjuds till ledamöterna 2003, framför allt genom att starta en tävling bland konstnärer i kandidatländerna. 10. Övrig information: Skrivelse från det franska transportministeriet - tog del av en skrivelse (PE /KVEST.) från ovanstående ministerium, i vilken det informerade parlamentet om att det tagit del av de svårigheter som vissa ledamöter ställts inför som flyger mellan London och Strasbourg med Air France och utlovade en grundlig undersökning av problemet. 11. Datum och plats för nästa sammanträde - beslutade att hålla sitt nästa sammanträde onsdagen den 12 februari kl i Strasbourg. PE /KVEST. 6/7 PV\ doc

7 BILAGA I DELTAGARLISTA Strasbourg, den 15 januari 2003 NÄRVARANDE Balfe, t.f. ordförande Banotti Quisthoudt-Rowohl Poos Smet ÖVRIGA NÄRVARANDE Talmannens kansli Generalsekreterarens kansli Rättstjänsten GD 1 GD 3 GD 4 Ryan Clark Sierck Naegel Lahousse McAvoy Toornstra Tonelotto GD 5 (medicinska enheten) Di Paolantonio GD 6 GD 8 SEKRETARIAT Assistenter s personliga sekretariat Rieffel Gavriil Kraewinkels Schaal Vanhaeren Hentges Kyst von Lingen Ranz Rysman (Poos) PV\ doc 7/7 PE /KVEST.