Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 2 Stödja verksamhet Version 1.7 Gäller från Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1894/2018 Dnr för föregående version: 1255/2017 sdatum: : Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.6 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 2 Stödja verksamhet Process: Hantera kundfakturor Process: Hantera inköp och leverantörsfakturor Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Process: Förvalta fonder och stiftelser Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering Process: Upphandla och köpa in Process: Sälja varor och tjänster Process: Rekrytera Process: Administrera anställning Process: Samverka med fackliga organisationer Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: Hantera pensioner och försäkringar Process: Ansöka om docentur Process: Karriär och kompetensutveckling av personal Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera ITstöd Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: Hantera lokalfrågor Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: Genomföra byggprojekt Process: Administrera utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Process: Hantera inresande studenter Process: Hantera lärarutbyten Process: Bedriva studenthälsovård

3 Process: Ge stöd till studenter med funktionshinder Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Process: Hantera klagomål och synpunkter Process: Hantera högtider, cermonier och priser Process: Hantera konferenser Process: Hantera externa besök Process: Hantera överklaganden Process: Hantera överprövningar Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskning Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Process: Utreda siciplinära åtgärder rörande anställda Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier misstanke om brott och dylikt Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. /Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet?

4 För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring /Gallras Format Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer och ska diarieföras på den process där avtalet uppstår. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Korrespondens av vikt Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. RAFS 1991:6, Prefektbeslut Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras i den process ärendet rör. Projekt Tjänsteanteckning Projekt bedrivs inom vitt skilda områden, men ska alltid diarieföras. En tjänsteanteckning kan behöva göras om information av vikt för ett ärende inkommit till exempel via telefon och sms. Rektorsbeslut Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera kundfakturor Kundfakturor Gallras 17 år Digitalt UBW Kundreskontra Digitalt UBW Kundreskontrans verifikationer Gallras 17 år Digitalt UBW Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera inköp och leverantörsfakturor Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 RAFS 2015:2

6 2.1.2 Fakturor Gallras 17 år Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. RAFS 2015: Inköpsordrar Digitalt UBW Leverantörsreskontra Digitalt UBW Leverantörsreskontrans verifikationer Gallras 17 år UBW Leverantörsverifikationer Gallras 17 år UBW Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 RAFS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings och Digitalt När systemet tas ur drift ska inventarieregister UBW informationen bevaras Betalningsbekräftelse (SU08) Gallras efter 10 år RAFS 2015: Betalningsförslag (SU07) Gallras efter 10 år RAFS 2015: Dagbok/verifikationsjournal Digitalt UBW Felrapporter och Gallras avstämningsrapporter Följesedlar Gallras 3 mån Papper Huvudbok Digitalt UBW Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning. Kan gallras efter 6 månad, de fellistor och RAFS 1991:6, avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Om följdesedeln inte stämmer ska den RAFS 1991:6 sparas i 10 år. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning Huvudboksverifikationer Gallras 17 år Digitalt UBW Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2

7 2.1.3 Kodplan/Redovisningsmodell Digitalt UBW Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto och objektplan. Klassificerar typer av händelser Kontoplan Digitalt UBW Rekvisitioner Gallras 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till RAFS 2015:2 EUrevisioner. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor Gallras 10 år RAFS 2015: Gåvobrev Permutationer Ansökan Permutationer Placeringsrådets beslut Testamenten Årsredovisningar Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Resestipendium/bidrag Utlysning Ansökan Lista över beviljade, avslag samt summor. Letter of Agreement mellan handledare. Reserapport /Gallras Avser tex Minor Fields Studies MFS. Ej beviljade ansökningar kan gallras efter 2 år.

8 2.1.5 Stipendium om inrättande inkl. bilagor Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Finansieringsavtal Stipendium kan utbetalas för grundutbidlning, doktorandutbildning (tilläggsstipendium) och postdoktoralutbildning. Är handlingarna övergripande för KI eller UFspecifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. Avser inte finansiering till enskilda forskare. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering CSTPmedel Utlysning Ansökan om tilldelning /Gallras Ej beviljad ansökan gallras efter 2 år Fonder och stiftelser vid KI Utlysning Utlysning Ansökan Granskarnas utlåtande Jävsdeklarationer Förslag till beslut (missiv) (FSprotokoll/dekanbeslut) Dekanbeslut avseende granskare för utlysning Stiftelsens stadgar /Gallras Ansökningarna gallras efter 10 år Forskar ATmedel Utlysning/Annons Lista över sökande Meritvärdering om tilldelning Avser finansierad forskningstid under ATutbildningen.

9 2.1.7 KIDmedel Utlysning Ansökan Protokollsutdrag Intyg om KIDdoktorand Resebidrag sökt utanför KI Ansökan Resebidrag vid institution Utlysning Ansökan /Lista över beviljade sökande Reserapporter Verksamhetsområde: 2 Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Upphandla och köpa in Anbud som inte har antagits (oavsett upphandlingsform) /Gallras /Gallras Anbud Gallras Avrop under kr Gallras Avrop över kr Avropsförfrågan Anbud Tilldelningsbeslut I mån av förekomst: Utvärderingsrapport Digitalt TendSign Beviljade ansökningarna läggs som bilagor i ärendet. Ej beviljade ansökningar gallras efter 2 år. När en doktorand har anställts så ska blanketten "intyg om KIDdoktorand" diarieföras för varje doktorand. Ansökningar som inte blivit beviljade gallras efter 2 år. Får gallras 4 år från den dag avtalets slöts eller upphandlingen avbröts. För ramavtal börjar fristen räknas från det att det inte längre är möjligt att utnyttja avtalet. Bilagor som utgörs av föremål bör bevaras alternativt på annat sätt dokumenteras i ärendet, tex genom avbildning. Gallras tidigast efter 10 år men gallringsfristen kan utökas pga behov av redovisning, kontroll och revision. RAFS 1991:6, RAFS 2018:3

10 2.2.1 Avrop Förnyad konkurrensutsättning Offertförfrågan Avropssvar Tilldelningsbeslut Avropsavtal I mån av förekomst: Utvärderingsrapport Avbruten upphandling Avsteg från ramavtal Motivering Direktupphandling som understiger kr Direktupphandling som överstiger kr Förfrågningsunderlag Anbud Tilldelningsbeslut Avtal I mån av förekomst: Förlängning av avtal Frågor och svar Avbruten direktupphandling Gallras Förnyade/förändrade avtal Serviceavtal Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut Gallras tidigast efter 10 år men gallringsfristen kan utökas pga behov av redovisning, kontroll och revision. Kopplas till ursprungsärendet. RAFS 1991:6,

11 2.2.1 Upphandling Annons Förfrågningsunderlag Frågor och svar Anbud Bilagor Öppningsprotokoll Tilldelningsbeslut Avtal I mån av förekomst: Begäran om upphandlingstöd Utvärderingsrapport Sekretessförbindelse Avbruten upphandling Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Sälja varor och tjänster Anbud Avtal Beställning Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Rekrytera Anställningsärende avbruten Ansökningshandlingar /gallras rekrytering /Tjänsteantecknin g Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Intresseanmälningar Spontanansökningar Gallras/, Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

12 2.3.1 Ansökan om behörighetsbedömning Annons Underlag för bedömning av behörighet. Utlåtande av bedömning av behörighet. Endast vid UF Varbi Alla ansökningar diarieförs på ett årsnummer. Utlåtande om bedömning av behörighet diarieförs även i ärendet Inrättande av doktorandplats i process Ansökan om plats som postdoc Gallras/, se anmärkning Ansökan om utlyst doktorandplats Annons Ansökan Ansökningshandlingar Utlåtande om bedömning av behörighet Tillsättningsbeslut Gallras/, se anmärkning Varbi Varbi Avser både visstidsanställning samt postdoktoralt stipendium. Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 2 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. Utlåtande om bedömning av behörighet diarieförs även i ärendet Inrättande av doktorandplats i process RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 RAFS 2004:1, ändrad 2012: om rekrytering Bilagor till ansökningar i form Gallras eller av vetenskapliga arbeten återsändes efter besvärstidens utgång Företrädesrätt till återanställning Ej återanställd Företrädesrätt till återanställning Återanställd Blankett Anställningsavtal Gäller tillsättning av akademiska tjänster. Litteraturförteckningen över de insända vetenskapliga arbetena bevaras. RAFS 1991:6, Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, Papper Personalakt UF Kungörelse om anställning Gallras vid inaktualitet Ledamot till Pedagogiska Akademin Annons Ansökan Tillsättningsbeslut Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt. Anslås på digitala anslagstavlan i Aula Medica. RAFS 1991:6,

13 2.3.1 Rekrytering Anställd Annons Ansökan Betyg/tjänsteutlåtande Personlighetstest Referensuppgifter om anställning Rekrytering Ej anställd Ansökan Betyg/tjänsteutlåtande Referensuppgifter Gallras 2 år Digitalt Varbi Betyg/tjänsteutlåtande och personlighetstester diarieförs i den mån de finns. RAFS 2004:1, ändrad 2012: Rekryteringsutskottet Protokoll Papper Tillbakatagande av ansökan Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Administrera anställning Adressändring Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Anknytningsformulär pappersblankett som scannas Anknytningsformulär PDF i systemet Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) Bisyssleredovisning Gallras efter kontroll av inscanningen. Bisyssleredovisning Gallras 1 år efter upphörd anknytning Anställningsavtal Code of conduct Papper Personalakt UF Ansökan om bidrag till Gallras Papper arbetshjälpmedel. Personalakt UF Ansökan om entledigande Papper Personalakt UF Aviseringslistor Gallras vid Digitalt inaktualitet Avsked RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Gallras efter 10 år RAFS 2006:5, Gallras när anställning upphört. RAFS 2006:5,

14 2.3.2 Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Gallras efter 2 månader Digitalt Avtal om lönekostnader om att avbryta Papper provanställning Personalakt UF Bisyssloredovisning Digitalt Distansavtal Papper Personalakt UF Ersättning från första sjukdagen från Gallras efter 10 år Digitalt till arbetstagare med Försäkringskassan omfattande korttidsfrånvaro Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan. Gallras efter 10 år Digitalt Förbud mot bisyssla Individuella beslut såsom förmåner Papper Personalakt UF KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, Konsultuppdrag för KIpersonal Avtal Ledighetsansökningar Gallras efter 2 år RAFS 2006:5, Läkarintyg Gallras efter 10 år RAFS 2006:5, Mottagningsavtal Hosting Agreement Mottagningsavtal om uppehållstillstånd Namnändring, avisering om Gallras vid inaktualitet Omplacering Mottagningsavtalet utgör en bilaga till ansökan om uppehållstillstånd som gästforskaren skickar in till Migrationsverket.

15 2.3.2 Placeringsbeslut Papper Personalakt UF PostDoc Diploma Digitalt Arkivyta P: Skriftlig erinran Papper Personalakt UF Supervisor PostDoc Agreement Tidsbegränsat uppdragstillägg Papper Personalakt UF Tjänstgöringbetyg utfärdade vid Papper KI Personalakt UF Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper Gallras vid inaktualitet Om intyg utfärdas ska en kopia arkiveras. Arbetsuppgift utanför ordinarie arbete. Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i. RAFS 1991:6, Tjänstgöringsjournaler, digitala Digitalt Tjänstledighetsansökningar Gallras efter 2 år Digitalt RAFS 2006:5, (över sex månader) Uppsägning Varsel om uppsägning Bevars Papper Personalakt UF Överenskommelse om Diarieförs vid den institution som har forskarflytt upprättat överenskommelsen Övertids/mertidsrapporter Gallras efter 2 år Löneenheten UF RAFS 2006:5, Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal MBLprotokoll Papper Protokoll från samverkansgrupp Papper Centrala samverkans protokoll arkiveras och andra partsgemensamma vid UF, annars vid respektive institution. möten Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner

16 Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Arvodesuppgifter Gallras efter 10 år Digitalt angåenden Gallras efter 10 år Gäller icke anställd. Inte ersättning för vistelsebidrag arbete. Kontant bidrag under kort tid för att uppfylla den tredje uppgiften samverkan Enstaka uppdragstillägg Gallras 2 år UF Jämkningar preliminärt Gallras efter 2 år Digitalt skatteavdrag Kontrollistor för retroaktiva Gallras efter 2 år Digitalt löneberäkningar Kontrolluppgifter till Gallras efter 10 år Digitalt Skatteverket Löneartsförteckningar Digitalt RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, Lönekostnadsspecifikationer uttagna på papper Gallras efter 10 år Papper Tas ut ur. RAFS 2006:5, Lönelistor/lönespecifikationer Digitalt Rekvisitioner för mervärdesskatt Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Reseräkning med bilagor Gallras efter 17 år Reseordern ska bifogas reseräkningen. RAFS 2006:5, Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Gallras vid inaktualitet Digitalt RAFS 2006:5, Signalistor Gallras efter 2 år Digitalt Skatteredovisning (uppgifter Gallras efter 10 år Digitalt för) Skatteuppgifter Gallras efter 2 år Digitalt Tidsredovisning Gallras efter 2 år Papper Digitalt Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, RAFS 2006:5,

17 2.3.4 Underlag för lön/arvoden/ersättning Gallras 10 år Papper RAFS 2006:5, Utdatalistor för skatteredovisning Gallras efter 10 år Digitalt Utmätningsbeslut Gallras efter 2 år Digitalt Överenskommelse om ny lön Gallras 10 år Papper RAFS 2006:5, RAFS 2006:5, Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Hantera pensioner och försäkringar Deltidspension Papper Personalakt UF Pensionsutredning (beslut om pension, anstånd med pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Papper Personalakt UF Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Ansöka om docentur Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Docenturansökan Ansökan med bilagor Sakkunnigutlåtande Docenturbevis Förnyelse/förlängning av Ansökan docentur Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Karriär och kompetensutveckling av personal Återsändes/gallra s efter besvärstidens utgång Bilagor kan t.ex. vara meritportfölj, CV och intyg från prefekt. Inget nytt docenturbevis utfärdas Forskarhandledarutbildning Intyg Digitalt Arkivyta P: Forskarhandledarutbildning Kursplan Papper Kursplanerna skrivs ut från KIWAS. RAFS 1991:6,

18 2.3.7 Kompetensbedömningar av försöksledare Kompetensbedömningar för hantering av djur Ansökan med bilagor Intyg Endast KM Endast KM Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser Ledarskap för forskargruppsledare Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) Intyg Papper TAmedel Utlysning Ansökan Redovisningar från beviljade ansökningar Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsmiljöfrågor /Gallras Ej beviljad ansökan gallras efter 2 år Arbetsmiljögruppen UF Protokoll Papper Arbetsmiljönämnden Protokoll Papper Biosäkerhetskommittén Protokoll Papper Central likavillkorsplan Hälsovård, handlingar rörande förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar Personalakt UF Arkiveras i personalakt på individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna Miljörådets protokoll Papper Skyddsrondsprotokoll Gallras efter 10 Digitalt år. KI Survey Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Årlig SAMuppföljning Gallras efter 10 år Mynnar ut i en handlingsplan. Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö

19 Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Anmälan om arbetsskada Avser anmälan till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan om arbetsskada Avser beslut som arbetstagaren lämnar in till personal för redigering av lön. en går direkt till arbetstagaren, inte till KI Incidentrapportering Sparas i systemet Digitalt tills det avvecklas. KeyConcept Kopior av läkarintyg Gallras efter 10 år Gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan Kvitton rörande läkevårds och läkemedelsersättningar Persondatalista över personer som fått recept på fysisk aktivitet från Previa RAFS 2006:5, Gallras efter 10 år RAFS 2006:5, Gallras 1 år efter Digitalt Avser persondatalista i Excel som RAFS 1991:6, att uppgifterna Excellista upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka har förts in i Friskvården vilka personer som fått recept på fysisk registret aktvitet utfärdat av Previa Rehabiliteringsplanering för återgång i arbete UF:s arkiv, personalakt Rehabiliteringsutredning UF:s arkiv, personalakt Görs av Försäkringskassan och skickas till KI. Processgrupp: Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar 2.5 Anmälan om register innehållande personuppgifter Anmälan Anmäls till KI:s dataskyddsombud. 2.5 Arbetsmiljöverket Anmälan Riskbedömning 2.5 Kemikalieregister Digitalt Klara Klara = KI:s kemikalieregister Processgrupp: Process: 2.6 Administrera ITstöd

20 2.6 Avveckling av system Projekthandlingar Rapport 2.6 Förvaltningsplan 2.6 Incidentrapporter Gallras vid inaktualitet 2.6 Loggningsfiler och logglistor för epost och fax Gallras efter 100 dagar, se anmärkning Digitalt ITavd 2.6 Supportärenden Vid systembyte Ärendehanteringssystem vid institution 2.6 Systemdokumentation 2.6 Överenskommelser Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Arkivredovisning Papper/Digitalt Visual Arkiv Diarium Papper/Digitalt Särskilt beslut enligt gallringsutredning Papper/Digitalt Ärendet kopplas till "Särskilt beslut enligt gallringsutredning". Gäller för ett år. När en ny version diarieförs så ska det nya dnr kopplas till den gamla versionens dnr. Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. cacheminnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre. I arkivredovisningen ingår försättsblad, arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt förteckningsblad. Endast mer omfattande gallringsutredningar behöver diarieföras. Om det är en gallringsutredning som rör avvecklingen av ett system ska gallringsutredningen kopplas till avvecklingsärendet. RAFS 1991:6,

21 2.7.1 Handlingar som inkommer i icke autentiserad form (ej underskrivna) JKlistor Gallras Papper/Digitalt Papper/Digitalt Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt. RAFS 1991:6, Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Gallras vid inaktualitet Papper/Digitalt om att neka utlämnande Papper/Digitalt Sekretessförbindelse Papper/Digitalt Gallras under förutsättning att de inte förutsätts att de inte fyller någon funktion eller tillför ett ärende sakuppgift. et kan överklagas. I de fall en sekretessförbindelse upprättas i samband med ett utlämnande. RAFS 1991: Begäran om utlämnande av allmän handling /Gallras, se anmärkning Papper/Digitalt Utlämnande av enkel och rutinartad karaktär diarieförs inte och kan gallras efter 6 månader. RAFS 1991:6 Processgrupp: Process: 2.8 Kommunicera internt 2.8 Internwebb Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 2.8 Interna nyhetsbrev 2.8 Personaltidning

22 2.8 Underlag för KI:s interna arbete Gallras när ärendet är avslutat RAFS 1991:6, Processgrupp: Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet 2.10 Artikelbeställningar Gallras RAFS 1991:6, 2.10 Avtal med leverantörer av informationsdatabaser Endast KIB 2.10 Bibliotekskatalog 2.10 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se anmärkning Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. RAFS 1991:6, Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera lokalfrågor Besiktningsprotokoll Hyresavtal Lokalrapporter (per yta) Digitalt Facility Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Pythagoras Lokalregister Digitalt Facility Pythagoras Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Avtal/kontrakt för KIkort Gallras efter 2 år Papper RAFS 1991:6,

23 Brandskyddsdokumentation Nyckelkvittenser Gallras vid inaktualitet UF:s receptions lista över besökare Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Genomföra byggprojekt Projekthandlingar Separat lista över vad som ska ingå i ärendet finns att tillgå. Gallras vid inaktualitet Ritningar, se anmärkning Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Administrera utbytesprogram Finansieringsavtal med Erasmus och Linnaeus Palme Digitalt East coast Digitalt Phytagoras Handlingar som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive institution. CADritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet. RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 RAFS 1991:6, Linnaeus Palme Partnerskap Ramansökan Projektansökan Beviljad ansökan om tilldelning/avslag Kontrakt för varje projekt Slutrapport för varje projekt RAMrapport Avslutningsbrev Ev. återkrav

24 Linnaeus Palme Planering Projektansökan tilldelning/avslag Kontrakt Slutrapport Avslutningsbrev inkl ev. återbetalningskrav Ansökningarna diareförs på ett gemensamt dnr Utbytesavtal Återrapportering Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Ansökan med bilagor Gallras efter 5 år Papper Gallringsfristen är tagen med hänseende Studentakt hos till de EUregler som gäller för studenthandlägga Erasmusprogrammet. ren RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013: Ansökan till partneruniversitet (med bilagor) Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

25 Antagningsbesked/ Learning Agreement Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013: Code of conduct Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013: Försäkringsintyg från Kammarkollegiet Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013: Intyg Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

26 Nomineringsbesked Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013: Resebidrags/stipendieblankett Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013: Reserapport tillsvidare i Skutten Studentakter för utresande utbytesstudenter Digitalt Skutten Gallras efter 5 år Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet Transcript of records Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för studenthandlägga Erasmusprogrammet. I mån av förekomst. ren RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera inresande studenter Generell anmärkning: Studentakterna för inresande studenter hanteras vid Avdelningen för utbildning och forskarutbildningsstöd UFS

27 Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student Papper Studentakt UF Ansökan inkl. bilagor Papper Studentakt UF Antagningsbesked Papper Studentakt UF Assesment form Clinical Rotation Papper Studentakt Betygsunderlag Papper Studentakt UF Intyg Papper Studentakt UF Learning agreement Papper Studentakt UF Registrering Papper Studentakt UF Transcript of records Papper Studentakt UF Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera lärarutbyten Ansökan om lärarbyte Ansökan /gallras Skutten Resebidrag för lärarutbyte Ansökan Reserapport Digitalt Skutten Pappershandlingar gallras efter 5 år. Digitala handlingar bevars tillsvidare i Skutten. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. vilken rafs?

28 Teaching programme Gallras efter 5 år Papper UFS:s närarkiv Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. vilken rafs? Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: Bedriva studenthälsovård Avtal med vårdgivare Patientjournaler Digitalt tillsvidare i sin Asynja helhet Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: Ge stöd till studenter med funktionsnedsättning Ansökan om stöd Digitalt Nais /rekommendation om Digitalt individuellt stöd Nais Individuella intyg om Lämnas till Papper kompensatoriska åtgärder studenten Redovisning av nationella medel Ändringar av beslut om Digitalt individuellt stöd Nais Processgrupp: Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning 2.15 Ansökan om särskilt Ansökan förordnande att utöva Bilagor Endast OF tandläkaryrket för icke legitimerad tandläkare 2.15 Tandläkarjournaler /gallras, se anmärkning Avser ansökan som skickas in av klinikchefen till Socialstyrelsen. et anges på ansökningsblanketten. Digitalt Journaler för personer födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska bevaras. Övriga journaler ska gallras 10 år efter sista uppgiften infördes i journalen. RAMS 2018:36

29 2.15 Tidbokningsliggare Gallras 1 år efter sista notering Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Allmänna brev i symbolfrågor / /Gallras till KI För besök vid Odontologiska institutionens studentklinik Avser frågor i vilka KI har en symbolisk betydelse, t.ex som representant för djurförsök eller för medicinsk vetenskap. Brev som inte genererar ett ärende gallras efter 1 år. Brev som genererar ett ärende diarieförs. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Förfrågningar Förfrågningen Svar Skrivelser av ringa och tillfällig betydelse Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: Hantera klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter Klagomål Svar / / /gallras Gallras vid inaktualitet /Gallras vid inaktualitet Gäller även förfrågningar som inkommer RAFS 1991:6, via sociala medier. Förfrågningar av mer komplex karaktär ska diarieföras medan övriga kan gallras vid inaktualitet. Avser skrivelser av ringa betydelse för verksamheten, tex inbjudningar till kurser och konferenser, reklam, spam och obegripliga brev. Diarieförs och bevaras om det blir ett ärende, annars gallras det vid inaktualitet. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Kampanjer/Upprop /Gallras Med kampanj/upprop avses organiserat brevskrivande/inlägg på sociala media med synpunkter på KI:s verksamhet. En kampanj blir ett ärende med en tjänsteanteckning om hur många brev/inlägg som kom in till KI. Breven kan gallras när de är räknande. RAFS 1991:6,

30 Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process: Hantera högtider, ceremonier och priser Avtal med leverantör Papper/Digitalt Fotografier och filmer Om digitalt bevarande Arkivyta P: Inbjudningar Mall för diplom Papper/Digitalt Manuskript till hållna tal tex Rektors tal Middagsmeny Placeringslista Deltagarlista/Gästlista Program Sånghäfte Utdelande av pris Utlysning Nominerade Papper/Digitalt I ärendet kan även andra handlingar förekomma Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process: Hantera konferenser Avtal med leverantör Papper/Digitalt Deltagarlista Inbjudan Presentationer/Abstracts Fotografier Om digitalt bevarande Arkivyta P: Filmer Om digitalt bevarande Arkivyta P: Viktigt att fotografens namn framgår samt vad motivet föreställer Program Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process Hantera externa besök

31 Formell inbjudan Papper/Digitalt I mån av förekomst Program Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Hantera överklaganden Överklagande till Förvaltningsrätten Överklagande Yttrande Domslut Papper/Digitalt Förvaltningsrättens dom kan överklagas till Kammarrätten Överklagande till Överklagandenämnden för högskolan Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Hantera överprövningar Överklagande till Kammarrätten Överklagande Yttrande från ÖNH Rättning av avslagsbeslut Föreläggande Yttrande Domslut Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskning Oredlighet i forskning Anmälan Utredning Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Anmälan till rektor Anmälan Yttrande Protokollsutdrag Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Originalet skickas till ÖNH, kopia vid KI Disciplinnämnden Protokoll Papper Skrivelser till andra myndigheter Papper/Digitalt Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden

32 Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda Personalansvarsnämnden Protokoll / Utredningar Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier, misstanke om brott och dylikt Anmälan Rektors beslut Processgrupp: Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet 2.19 Ansökan om tillägg utan lidande till godkänd etisk ansökan Endast KM 2.19 Besiktning och slutgodkännande av försöksdjursanläggning Ansökan Endast KM 2.19 Djuretiskt godkännande kopia Gallras 5 år efter utgånget beslut. Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Originalprotokollen arkiveras i egen serie, men kopior av protokollet ska diarieförs tillsammans med ärendet. as av KI:s djurskyddsorgan. Huvudhandläggare är KM men även PI ska anges som handläggare. Ansökan och belsutet diarieförs vid tillståndsinnehavarens institution Förhandsgodkännande av försöksdjursanläggning Ansökan Endast KM Papper/Digitalt 2.19 Försöksdjursjournal 5 år 2.19 Hälsoinventering 2.19 Händelserapporter Papper/Digitalt Endast KM 2.19 Inspektionsrapporter Papper/Digitalt Endast KM 2.19 Intyg för tillgång till djurhus 2.19 KI:s djurskyddsorgan Protokoll Papper RAFS 1991:6,

33 2.19 Registrering för in eller utförsel Anmälan av djur, ägg, sperma och? embryo Endast KM Papper/Digitalt 2.19 Rumsjournal 5 år Ronder RAFS 1991:6, 2.19 Statistik Endast KM Papper/Digitalt Skickas till Jordbruksverket Tillstånd att använda Ansökan Papper/Digitalt försöksdjur Endast KM 2.19 Tillstånd att föda upp försöksdjur Ansökan Endast KM Papper/Digitalt 2.19 Tillstånd för innesluten användning av genetiskt modiferade organismer Ansökan Endast KM Papper/Digitalt