Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Version: 1.3 Dnr: 1-792/2015 Fastställd: Giltig fr. o.m Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur. Detta dokument tillsammans med arkivhandboken ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna och Hanteringsanvisningarna.

2 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Läsanvisningar Denna dokumenthanteringsplan gäller för alla Karolinska Institutets handlingar och ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna från Strukturen i detta dokument följer processerna i klassificeringsstrukturen version 1.5. Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. I första kolumnen "Diarieföring" framgår det om handlingen ska diarieföras och om den si sådant fall ska diarieföras vid UF eller vid. Kolumnen Registrering anger i vilket/vilka verksamhetssystem som handlingen ska registreras. Kan t.ex. vara W3D3, men även andra verksamhetssystem såsom Ladok och Agresso förekommer. I kolumnen Bevaras/Gallras anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Därefter kommer kolumnen Förvaring/Arkivering och anger om handlingen ska förvaras ute på respektive och/eller levereras till Universitetsförvaltningen. Exempel på handlingar som ska levereras till Universitetsförvaltningen är s.k. arkivlistor från Ladok, handlingar tillhörande doktorandakten och avhandlingar. Näst sista kolumnen, Anmärkning, talar om om det finns något gällande den handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. Den sista kolumnen" RA-FS/RA-MS" anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns. Man kan även gå via innehållsförteckningen för att hitta den process man är intresserad av. Innehållsförteckningen är länkad så det räcker att ni klickar på den process ni vill komma till så hamnar ni där automatiskt.

3 Innehållsförteckning Läsanvisningar Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Process: 1.1 Hantera extern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Process: Administrera möten och fatta beslut inom KI:s nämnder och råd Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Process: Planera och budgetera verksamheten Process: Följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Process: Hantera kundfakturor Process: Hantera leverantörsfakturor Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Process: Förvalta fonder och stiftelser Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering Process: Upphandla och köpa in Process: Sälja varor och tjänster Process: Förvalta avtal - utgick Process: Rekrytera Process: Administrera anställning Process: Samverka med fackliga organisationer Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: Hantera pensioner och försäkringar Process: Ansöka om docentur Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering

4 Process: Göra kompetensbedömningar för att hantera djur - utgick Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera IT-stöd Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider utgått Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: Hantera lokalfrågor Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: Genomföra byggprojekt Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter - flyttad till 2.18 Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda - flyttad till 2.18 Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt - flyttad till 2.18 Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskning - flyttad till 2.18 Process: Administrera utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Process: Hantera inresande studenter Process: Hantera lärarutbyten Process: Bedriva studenthälsovård Process: Ge stöd till studenter med funktionshinder Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Process: Hantera klagomål och synpunkter Process: Hantera högtider och ceremonier Process: Hantera konferenser Process: Hantera externa besök Process: Hantera överklaganden Process: Hantera överprövningar Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskning

5 Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Process: Utreda siciplinära åtgärder rörande anställda Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier misstanke om brott och dylikt Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt Process: Hantera utbildningsutbudet på grund- och avancerad nivå Process: Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund- och avancerad nivå Process: Planera och genomföra grund- och avancerad utbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund- och avancerad nivå Process: Utfärda examen på grund- och avancerad nivå Process: Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Process: Hantera antagning till forskarutbildning Process: Planera och genomföra forskarutbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Process: Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning Process: 4.1 Planera forskningsprojekt - utgått Process: 4.2 Genomföra forskningsprojekt - utgått Process: 4.3 Redovisa forskningsprojekt - utgått Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Process: 5.1 Ta fram och publicera elektronisk information utgår Process: 5.2 ta fram och publicera tryckt information - utgår Process: 5.3 Samverka och inhämta information till myndighetens verksamhet - utgår Process: 5.4 Förbereda och ta emot externa besök - utgår Process: 5.5 Hantera internationell samverkan för forskning och utbildning - utgår Process: 5.6 Hantera nationell samverkan för forskning och utbildning - utgår Process: Ta fram och publicera information Process: Inhämta information Process: Hantera samverkan för forskning och utbildning Process: Delta i externa evenemang

6 Process: Hantera alumni

7 Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer - Avtal W3D3 Bevaras Respektive Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. - Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse - Korrespondens av vikt - - Gallras när det inte finns något behov av informationen. - Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställnignar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna W3D3 Bevaras Respektive Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information.

8 - Prefektbeslut Se anmärkning W3D3 Bevaras Respektive Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. - Rektorsbeslut Se anmärkning W3D3 Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.1 Hantera extern styrning 1.1 Förordning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.1 Regleringsbrev Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev. 1.1 Återrapportering Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Fastställande av röstlängd Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Förordnande av nominerade Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Personalförteckningar, organisationsplaner W3D3 Bevaras Respektive Röstlängder - Gallras efter 1 år Röstsedlar - Gallras efter 1 år Valprotokoll - Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv årligen alternativt efter avslutat val Valresultat Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Webbsidor Bevaras UF:s arkiv Skärmdump tas efter valavslut eller innan större förändringar av samtliga webbsidor som rör valet. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Skrivs ut och arkiveras

9 Process: Administrera möten och fatta beslut inom KI:s kommittéer, nämnder och råd Ansökningar om mindre ekonomiska bidrag och liknande Gallras vid inaktualitet, se anmärkning. Gäller under förutsättning att det framgår av protokollet vem som sökt vad, belopp samt beslut Beslut W3D3 Bevaras Respektive Beslut diarieförs och en hänvisning görs från protokollet till diariet och tvärtom. Underlagen för besluten bör ligga tillsammans med beslutet Beslutsförslag - Bevaras, se anmärkning Respektive Bevaras tillsammans med protokollet om det inte framgår vad förslaget handlar om i protokollstexten Dekanusbeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Föredragningslistor - Gallras vid inaktualitet Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp Kallelser och dagordningar - Gallras vid inaktualitet Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp Minnesanteckningar från personalmöten - Gallras efter 5 år Respektive De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/proto koll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBLprotokoll.

10 1.2.2 Ordförandebeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Programdirektörbeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen för programnämnden Protokoll (avser övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) Protokoll för styrning av Protokollsutdrag/beslut - Bevaras UF:s arkiv - Bevaras Respektive Avser tex. Institutionsrådets protokoll W3D3 Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Arbetsordning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Delegation av besluts- och W3D3 Bevaras Respektive attesträtt Delegationsordning, sspecifik W3D3 Bevaras Respektive Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen Delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet W3D3 Bevaras Respektive Fullmakt W3D3 Bevaras Respektive Fullmakter för postöppning ska inte diarieföras utan hålls enbart samlade Handböcker för anställda Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken Interna riktlinjer och föreskrifter W3D3 Bevaras Respektive Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet W3D3 Bevaras Respektive

11 Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Planera och budgetera verksamheten Begäran om extra anslag från Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv erna Beräkningsunderlag - Bevaras UF:s arkiv Beslut om intern resursfördelning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Beslutas av konsistoriet Budgetunderlag - Bevaras UF:s arkiv Investeringsbeslut W3D3 Bevaras Respektive Personalstatistik Primula Gallras vid inaktualitet Primula Bevaras tills vidare i Primula. RA-FS 2006: Verksamhetsplan W3D3 Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Följa upp och redovisa verksamheten FoUU-enkäter - Bevaras Respektive Endast för kliniska er Specifikationer till delårsrapport Agresso Gallras efter 10 år EkonomiavdelningenUF RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Specifikationer till årsredovisningar Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonto) Register för anläggningstillgångar och inventarier Anläggnings och inventarieregister Verksamhetsberättelse W3D3 Bevaras Respektive Årsredovisning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner

12 Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras 1.4 Inspektionsrapporter W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.4 Intrastatsrapporter - Gallras efter 2 år Ekonomiavdelningen UF RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 1.4 Rapporter till statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen W3D3 Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 1.4 Revisionsplan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen 1.4 Svar till tillsynsmyndigheter W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.4 Övriga rapporter till statsredovisningen - Gallras efter 2 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras 1.5 Projektbeskrivning/projektidé W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.5 Projektbeställning W3D3 Bevaras Respektive. Se generell anmärkning. 1.5 Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt - Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Projektplan W3D3 Bevaras/Gallras vid projektavslut Respektive Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut, se även generell anmärkning 1.5 Projekttidrapporter - Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges.

13 1.5 Rapporter W3D3, diarieförs vid Bevaras Respektive Se generell anmärkning. respektive 1.5 Utredningar W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Respektive Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras 1.6 Inkommande enkäter Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.6 Medarbetarundersökning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Gäller KI -övergripande sammanställning 1.6 Remisser W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.6 Remissvar W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera kundfakturor Fakturor - Gallras efter 17 år, se anmärkning Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. RA-FS 2015: Kundreskontra Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Kundreskontrans verifikationer Agresso Gallras efter 17 år, se anmärkning Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RA-FS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera leverantörsfakturor

14 2.1.2 Fakturor Gallras efter 17 år, se anmärkning Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år Leverantörsreskontra Agresso (extra modul) Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Leverantörsreskontrans verifikationer Agresso Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Leverantörsverifikationer Agresso Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings- och inventarieregister Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. RA-FS 2015:2 RA-FS 2015:2 RA-FS 2015: Betalningsbekräftelse (SU08) Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Betalningsförslag (SU07) Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4

15 2.1.3 Dagbok/verifikationsjournal Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning Fellistor och avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso Agresso Gallras efter 1 månad, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt Huvudbok Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning Huvudboksverifikationer Agresso Gallras efter 17 år Ekonomiavdelningen UF Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Inventeringslistor/Inventariebl anketter - Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Kodplan/Redovisningsmodell Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto- och objektplan.

16 2.1.3 Kontoplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser Kontoutdrag checkkonton i bank Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Objektplan/Projektplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar ekonomiska händelser Pack-/fraktsedlar samt - Gallras vid inaktualitet, se Om pack/fraktsedeln inte RA-FS 1991:6 och 2012:2 ordererkännande anmärkning stämmer med beställning och leverans ska ordererkännandet bevaras i Utbetalningar - avstämningar Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Utbetalningar specificerade kontoutdrag Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Rekvisitioner samt följesedlar Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Utdatalistor från Agresso Agresso Gallras vid inaktualitet,utdatalistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Respektive ( )

17 2.1.3 Återredovisning från Plusgirot (GL18B) Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor - Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Deklarationer Gåvobrev W3D3 Bevaras Respektive Permutationer - Ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Permutationer - Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Placeringsrådets beslut W3D3 Bevaras Testamenten Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Årsredovisningar - Bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Stipendium Beslut om inrättande med bilagor W3D3 Bevaras Respektive Stipendium kan utbetalas för grundutbildning, doktorandutbildning (tilläggsstipendium) och postdoktoralutbildning. Fattas av prefekt efter förslag av stipendiatens kursansvariga lärare/handledare. Bilagor: Försäkran Kursplan/individuell plan Finansiärens medgivande CV Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning

18 2.1.6 Finansieringsavtal W3D3, Agresso Bevaras Respektive Är handlingarna övergripande för KI eller UF-specifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive Inbjudningar och program till forskningsseminarier - Gallras efter 10 år, se anmärkning Respektive Förvaras och gallras som ett underlag till verifikationen. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering Fonder och stiftelser vid KI Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Annons/utlysning Fonder och stiftelser vid KI Ansökan - - Gallras efter10 år Stiftelsearkivet En sökandelista sammanställs. Ansökan diarieförs inte vid Fonder och stiftelser vid KI Beslut med bilagor Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv I ärendet ingår: Utlysning Sökandelista Granskarnas utlåtande Jävsdeklarationer Förslag till beslut (missiv) Beslut (FSprotokoll/dekanbeslut) Dekansbeslut avseende granskare för utlysningen Stiftelsens stadgar KID-medel Kontrakt KID-medel, utlysning Beviljad ansökan KID-medel, utlysning Ej beviljad ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Diarieförs på ett samlingsnummer per omgång. Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Avser ansökningarna från handledarna. Diarieförs vid UF W3D3 Gallras efter 2 år Avser ansökningarna från handledarna.

19 2.1.7 KID-medel, utlysning Annons Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv KID = KI-Delfinansiering för nya doktorander KID-medel, utlysning Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Beslut fattas av Styrelsen för forskning och dokumenteras i protokoll. Ett protokollsutdrag diarieförs Resebidrag sökt utanför KI Ansökan Resebidrag sökt utanför KI Beslut W3D3 Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 2 Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Upphandla och köpa in Upphandlingsnivåer Över tröskelvärdet: EU-upphandling. Genomförs av Inköps- och upphandlingsenheten. Under tröskelvärdet: Förenklad och urvalsupphandling. Genomförs av Inköps- och upphandlingsenheten men får göras av erna om kompetens finns. Direktupphandling: Formell nivå för direktupphandling bestäms i lagstiftningen LOU som är en spegling av EU-direktiv. Aktuellt belopp framgår av Inköps- och upphandlingsenhetens internwebb Anbud (antaget) TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Inklusive samtliga bilagor samt begärda förtydliganden och kompletteringar Anbud (antaget) bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) Anbud (ej antaget) TendSign Gallras efter 5 år, se anmärkning Anbudsutvärdering TendSign Gallras efter 5 år Respektive Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Respektive W3D3 Bevaras Respektive, upphandlingsakt Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. RA-FS 2013:1 RA-FS 2013:1

20 2.2.1 Annonsering av förfrågningsunderlag/anbudsi nbjudan W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Avtal W3D3 Bevaras Respektive, upphandlingsakt Begäran om upphandlingsstöd Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Behovsanalys - Bevaras Respektive, upphandlingsakt Beställning eller motsvarande handlingar vid avrop mot W3D3 Bevaras Respektive, arkiveras med avtalet ramavtal Följesedel - Gallras efter 1 år, se anmärkning Respektive Förfrågningsunderlag Förnyade/förändrade avtal W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt W3D3 Bevaras Respektive, arkiveras med originalavtalet W3D3 Tendsign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Korrespondens av vikt under anbudstiden Serviceavtal Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut Sändlista W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Avser annons där förfrågningsunderlag läggs ut med syfte att få in anbud som motsvarar kraven Får gallras vid inaktualitet under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusive prövningar och tester, samt referenstagning. Kopplas till ursprungsärendet. Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag Tackbrev till ej antagna leverantörer W3D3 Gallras efter 10 år Respektive I mån av förekomst. RA-FS 2013:1

21 2.2.1 Tilldelningsbeslut Öppningsprotokoll Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Sälja varor och tjänster Anbud Avtal Beställning Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Förvalta avtal - utgick W3D3 Bevaras Respektive, upphandlingsakt W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt W3D3 Bevaras Respektive W3D3 Bevaras Respektive W3D3 Bevaras Respektive Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Rekrytera Annons Registreras och diarieförs vid respektive Annonseringsplatser, lista Anställningsärende avbruten Registreras och diarieförs rekrytering vid respektive Ansökan om anställning som doktorand Registreras och diarieförs vid respektive MyNetwork, W3D3 Bevaras Respektive Avser även utlysning av doktorandplats. W3D3 Bevaras Respektive MyNetwork, W3D3 MyNetwork, W3D3 Bevaras eller gallras vid inaktualitet, se anmärkning Gallras/Bevaras, se anmärkning Respektive Respektive Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft (RA- FS 2004:1, ändrad 2012:3).

22 2.3.1 Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Beslut om anställning Beslut om rekrytering Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från de sökande som anställs Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten - Gallras/Bevaras, se anmärkning Respektive W3D3 Bevaras Respektive Avser även beslut om tillsättning av doktorandplats. W3D3 Bevaras Respektive Gäller tillsättning av akademiska tjänster. W3D3 Bevaras Respektive - Gallras vid överklagandetidens utgång Registreras och diarieförs vid respektive MyNetwork, W3D3 Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. Litteraturförteckningen bevaras Blanketter för företrädesrätt till återanställning - Gallras efter 1 år, se anmärkning Se anmärkning Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på en fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt.

23 2.3.1 Korrespondens Kravprofil Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess Personlighetstest Referensupptagningsuppgifter för sökande som anställts Rekryteringsunderlag W3D3 Se anmärkning Respektive Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6). W3D3 Bevaras Respektive I mån av förekomst - Gallras vid inaktualitet Avser t.ex. meddelanden om att ansökan har inkommit, hur ärendet fortskrider och att beslut har fattats. W3D3 Bevaras/gallras, se anmärkning. Respektive W3D3 Bevaras Respektive Personlighetstest för den sökande som har anställts (i mån av förekomst) bevaras. För övriga sökande kan de gallras efter överklagandetidens utgång. W3D3 Bevaras Respektive I mån av förekomst. Även vid rekrytering av doktorand. W3D3 Bevaras Respektive 1997: Sammanställningar av intervjuer Tillbakatagande av ansökan W3D3 Bevaras Respektive Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Administrera anställning Adressändring, avisering om - Gallras vid inaktualitet Anknytningsbeslut - KIMKAT Bevaras Respektive

24 2.3.2 Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) - Gallras efter 10 år UF:s arkiv RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Anställningsavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder Ansökan om bidrag till - Bevaras UF:s arkiv, personalakt arbetshjälpmedel Ansökan om entledigande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Arvodesuppgifter Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Aviseringslistor Primula Gallras vid inaktualitet Bevaras idag tillsvidare i Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Avsked/uppsägning/omplaceri - Bevaras UF:s arkiv, personalakt ng Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Avtal om lönekostnader Bisysslor Primula Gallras efter 2 månader Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. W3D3 Bevaras Respektive PA-Webben W3D3 Bevaras Respektive Avser av prefekt singerad rapport samt varje enskild redovisad bisyssla. RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Bisysslor avseende anställning i bolag med samarbete eller ekonomisk relation till KI Diarieförs vid UF PA-Webben W3D3 Bevaras UF Beslutas av universitetsdirektören Bisysslor gällande prorektor, prefekter, dekaner, prodekaner och vicerektor Diarieförs vid UF PA-Webben W3D3 Bevaras UF Beslutas av rektor

25 2.3.2 Code of conduct - - Gallras vid upphörd anställning. Respektive Code of conduct dokumentet kommer endast finnas som enskild handling när det införs vid KI. Från våren 2015 kommer den att ingå i anställningsavtal samt anknytningsbeslut. När Code of conduct ingåri anställningskontraktet och anknytningsbesluten så kommer dessa att automatiskt bevaras Distansavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro - Beslut från Försäkringskassan Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan. Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Individuella beslut - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Intyg - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas Kompetensutveckling, handlingar rörande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Avser enskild anställd (bevaras i mån av förekomst) Bevaras UF:s arkiv Kurskatalog personalutbildning Ledighetsansökningar Primula Gallras efter 2 år UF:s arkiv, personalavdelningen Loggsammanställningar Primula Gallras efter 10 år UF:s arkiv, personalavdelningen Levereras till UF. Levereras till UF. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

26 2.3.2 Läkarintyg - Gallras efter 10 år UF:s arkiv, personalavdelningen Levereras till UF en gång i RA-FS 2006:5, ändrad månaden. Avser läkarintyg 2012:9 för kortare tids sjukfrånvaro som behålls vid KI Mottagningsavtal W3D3 Bevaras Respektive Namnändring, avisering om Primula Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalbeslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalutredning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula - Bevaras UF:s arkiv Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas Sjukförsäkran Primula Gallras efter 10 år UF:s arkiv, se anmärkning Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Tjänstgöringsintyg utfärdade vid KI Primula Gallras vid inaktualitet Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper Primula Gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula Tjänstgöringsjournaler, Primula Bevaras Primula digitala Tjänstledighetsansökningar (över sex månader) Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Varsel rörande anställningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt

27 2.3.2 Överenskommelse om forskarflytt Diarieförs vid den som har upprättat överenskommelsen W3D3 Bevaras Respektive Övertids/mertidsrapporter Primula Gallras efter 2 år UF:s arkiv, personalavdelningen Levereras till UF:s RA-FS 2006:5, ändrad personalavdelning en gång 2012:9 i månaden. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv MBL-protokoll - Bevaras UF:s arkiv Protokoll från samverkansgrupp och andra partsgemensamma möten - Bevaras Centrala samverkans protokoll arkiveras vid UF, annars vid respektive. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Jämkningar preliminärt skatteavdrag Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Kontrollistor för retroaktiva löneberäkningar Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Kontrolluppgifter till Skatteverket Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Löneartsförteckningar Primula Bevaras Primula Lönebesked Primula Primula Lönekostnadsspecifikationer Primula Gallras efter 10 år Primula, tas ut på papper Räknas som loggsammanställningar Lönelistor Primula Bevaras Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Rekvisitioner för mervärdesskatt Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Reseräkningar med bilagor Primula Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Primula Gallras vid inaktualitet Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Signalistor Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

28 2.3.4 Skatteredovisning (uppgifter för) Primula Gallras efter 10 år Primula Avser uppgifter som RA-FS 2006:5, ändrad redovisar preliminär skatt, 2012:9 kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m Skatteuppgifter Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Tidsredovisning/underlag till flextidssystem Excel, Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Underlag för lön - Gallras efter 2/10 år, se anmärkning Se anmärkning Underlag för manuellt utbetalad lön får gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga underlag såsom underlag till tidsredovisning- /flextidssystem får gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9) Utdatalistor för skatteredovisning Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Utmätningsbeslut Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Hantera pensioner och försäkringar Ansökan om pension - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Handlingar rörande sjuk- och arbetsskadeersättning på individnivå - - UF:s arkiv Pensionsutredning (beslut om - Bevaras UF:s arkiv, personalakt pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Ansöka om docentur Ansökan om docentur (med bilagor) Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Bilagor kan t.ex. vara meritportfölj, CV och intyg från prefekt.

29 2.3.6 Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Diarieförs vid UF W3D3 Återsändes/gallras efter besvärstidens utgång UF:s arkiv Docenturbevis Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Sakkunnigutlåtande Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Karriär- och kompetensutveckling av personal Forskarhandledarutbildning - Bevaras UF:s arkiv Intyg Forskarhandledarutbildning Kursplan Kompetensbedömningar för hantering av djur Ansökningshandlingar med bilagor Kompetensbedömningar för hantering av djur Intyg Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser Ledarskap för forskargruppsledare Intyg TA-medel Ansökan TA-medel Utlysning och beslut Diarieförs vid Komparativ medicin Diarieförs vid Komperativ medicin KIWAS Bevaras UF:s arkiv Kursplanerna skrivs ut från KIWAS. W3D3 Bevaras Komparativ medicin W3D3 Centuri Bevaras Komparativ medicin - - Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) - - Bevaras UF:s arkiv - - Gallras efter 2 år - En sökandelista sammanställs. Diareförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Ärendet innehåller en sökandelista, beslut samt redovisningar från beviljade ansökningar. Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Arbetsmiljöprotokoll - - Bevaras Respektive Biosäkerhetskommitténs - Bevaras UF:s arkiv protokoll Central likabehandlingsplan Diareförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv

30 2.4.1 Dokumentation från W3D3, Bevaras Respektive skyddsronder Hälsobokslut Diareförs vid UF W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv T.ex. resultat av friskvårdssatsningar Hälsovård, handlingar rörande Diareförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF Bevaras Se anmärkning Arkiveras i personalakt på förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna Miljörådets protokoll Bevaras UF:s arkiv Utredningar rörande W3D3 Bevaras Respektive arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Överenskommelse gällande W3D3 Bevaras Respektive lokal miljösamverkan Övriga handlingar rörande arbetsmiljöfrågor Diareförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Anmälan om arbetsskada W3D3, diarieförs vid respektive W3D3 Bevaras Respektive Anmälan skickas till Försäkringskassan Avvikelserapporter W3D3, diarieförs vid W3D3 Bevaras Respektive respektive Beslut om arbetsskada W3D3, diarieförs vid W3D3 Bevaras Respektive respektive Kopior av läkarintyg - Gallras efter 10 år UF:s arkiv Levereras till UF. Observera, gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan Kvitton rörande läkevårds- - Gallras efter 10 år UF:s arkiv, Levereras till UF. och läkemedelsersättningar personalavdelningen Persondatalista över personer Excel Gallras 1 år efter att UF:s arkiv, Friskvården som fått recept på fysisk uppgifterna har förts in i aktivitet från Previa registret Avser persondatalista i Excel som upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka vilka personer som fått recept på fysisk aktvitet utfärdat av Previa. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

31 2.4.2 Rehabiliteringsutredningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Övriga handlingar rörande individuella arbetsskador - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Göra kompetensbedömningar för att hantera djur - utgick Processgrupp: - Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar 2.5 Anmälningar till Arbetsmiljöverket W3D3 Bevaras Respektive 2.5 Kemikalieregister Klara Bevaras UF:s arkiv Klara = KI:s kemikalieregister 2.5 Myndighetsbeslut W3D3 Bevaras Respektive 2.5 Riskbedömningar W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs med ansökan eller anmälan till Arbetsmiljöverket. Processgrupp: - Process: 2.6 Administrera IT-stöd 2.6 Förvaltningsplan? Bevaras Respektive Gäller för ett år 2.6 Incidentrapporter - UF:s arkiv

32 2.6 Loggningsfiler och logglistor för e-post och fax - Gallras efter 100 dagar, se anmärkning UF:s arkiv, IT-avdelningen Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. cacheminnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar (RA- FS 1991:6, ändrad 1997:6), endast under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre, samråd bör i sådant fall ske med arkivarie. 2.6 Planerade utvecklingar och buggfixar Buggzilla UF:s arkiv, IT-avdelningen, Buggzilla 2.6 Supportärenden Manage Engine UF:s arkiv, IT-avdelningen Servicedesk 2.6 Systemdokumentation W3D3 Bevaras Respektive 2.6 Säkerhetskopior av handlingar - Gallras vid inaktualitet UF:s arkiv, IT-avdelningen i KI:s datasystem 2.6 Teknisk dokumentation av - Gallras vid inaktualitet UF:s arkiv, IT-avdelningen Teknisk dokumentation av tillfällig och ringa betydelse betydelse ska bevaras inom ramen för respektive systems systemdokumentation. 2.6 Versionsändringar av kod EA programmeringssystem UF:s arkiv, IT-avdelningen, EA-systemet 2.6 Ändringsanmälningar Nilex UF:s arkiv, IT-avdelningen, Nilex 2.6 Överenskommelser, avtal - interna Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Tex Service Level Agreement (SLA) Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar

33 2.7.1 Arkivredovisning - Bevaras Respektive I arkivredovisningen ingår försättsblad, arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt förteckningsblad Diarium W3D3 Bevaras UF:s arkiv Gallringsutredningar Handlingar som inkommer i icke autentiserad form (ej underskrivna) W3D3 Bevaras Respektive Endast mer omfattande gallringsutredningar behöver diarieföras. Se anmärkning Gallras Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6) JK-listor Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:arkiv Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet - Gallras vid inaktualitet Respektive Gallras under förutsättning att de inte förutsätts att de inte fyller någon funktion eller tillför ett ärende sakuppgift. RA-FS 1991:6 ändrad Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Beslut om att neka utlämnande W3D3 Bevaras Respektive

34 2.7.2 Begäran om utlämnande av allmän handling, se anmärkning W3D3 Bevaras Respektive Utlämnande av enkel och rutinartad karaktär, tex examensbevis, ladokutdrag och liknande diarieförs inte. Processgrupp: - Process: 2.8 Kommunicera internt 2.8 Internwebb - Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. 2.8 Interna nyhetsbrev - - Bevaras Respektive 2.8 Personaltidning - Bevaras Respektive 2.8 Underlag för KI:s interna arbete - Gallras när ärendet är avslutat Respektive Processgrupp: - Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider utgått Processgrupp: - Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet 2.10 Artikelbeställningar - SAGA Gallras Universitets-biblioteket 2.10 Avtal med leverantörer av Diarieförs av Universitetsbiblioteket W3D3 Bevaras Universitets-biblioteket informationsdatabaser 2.10 Bibliotekskatalog Millenium Bevaras Universitets-biblioteket

35 2.10 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Låntagar-register Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se anmärkning Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera lokalfrågor Besiktningsprotokoll Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Hyresavtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Lokalrapporter (per yta) Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen Lokalregister Facility/Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen Universitets-biblioteket Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Avtal/kontrakt för KI-kort - Gallras efter 2 år KI-korten är endast giltiga i 2 år, därefter slutar korten att fungera Brandskyddsdokumentation W3D3 Bevaras Respektive Handlingar som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive Nyckelkvittenser - Gallras vid inaktualitet Respektive 1996:6 och 2012: UF:s receptions lista över besökare East coast Gallras vid inaktualitet UF, East coast 1996:6 och 2012:2 Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Genomföra byggprojekt

36 Projekthandlingar Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Separat lista över vad som ska ingå i ärendet finns att tillgå Ritningar Pythagoras Bevaras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen (Pythagoras) Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda - utgick Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter - Flyttad till Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda - Flyttad till Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt - Flyttad till Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskningen - Flyttad till CAD-ritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6). Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Administrera utbytesprogram Finansieringsavtal med Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Erasmus och Linnaeus Palme Skutten Utbytesavtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Återrapportering Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Ansökan med bilagor - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Ansökan till partneruniversitet - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos (med bilagor) respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Antagningsbesked/Learning Agreement - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet.

37 Code of conduct/ Uppförandekod Försäkringsintyg från Kammarkollegiet - Gallras efter 5 år Förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Intyg - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Nomineringsbesked - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Resebidrags- /stipendieblankett - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet Reserapport Skutten Bevaras tillsvidare Internationella kansliet, UF:s arkiv Studentakter för utresande utbytesstudenter - Gallras efter 5 år Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet Transcript of records - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera inresande studenter Generell anmärkning: Studentakterna för inresande studenter hanteras vid Avdelningen för utbildning- och forskarutbildningsstöd - UFS Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. I mån av förekomst.