Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 5 Version 1.6 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1989/2017 Dnr för föregående version: 1255/2017 sdatum: : Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.5 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Process: 1.1 Hantera extern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Process: Administrera möten och fatta beslut inom KI:s nämnder och råd Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Process: Planera och budgetera verksamheten Process: Följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Institution Bevaras Institution Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Tex handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställningar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. RAFS 1991:6, Korrespondens av vikt Institution Bevaras Institution Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut Se Bevaras Institution Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Rektorsbeslut Se Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.1 Hantera extern styrning 1.1 Förordning UF Bevaras UF:s arkiv 1.1 Regleringsbrev UF Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev.

4 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 1.1 Återrapportering UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Fastställande av röstlängd UF Bevaras UF:s arkiv Förordnande av UF Bevaras UF:s arkiv nominerade Personalförteckningar, organisationsplaner Institution Bevaras Institution Röstlängder Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, Röstsedlar Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, Valprotokoll Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv årligen alternativt efter avslutat val Valresultat UF Bevaras UF:s arkiv Webbsidor Bevaras UF:s arkiv Skärmdump tas efter valavslut eller innan större förändringar av samtliga webbsidor som rör valet. Skrivs ut och arkiveras tillsammans med. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Administrera möten och fatta beslut inom KI:s kommittéer, nämnder och råd Ansökningar om mindre Gallras vid Gäller under förutsättning att det framgår RAFS 1991:6, ekonomiska bidrag och liknande inaktualitet, se. av protokollet vem som sökt vad, belopp samt beslut sförslag Bevaras, se Institution Bevaras tillsammans med protokollet om det inte framgår vad förslaget handlar om i protokollstexten Bilagor Institution Bevaras Institution Dekanusbeslut Bevaras UF:s arkiv en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen.

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Föredragningslistor Gallras vid inaktualitet Kallelser och dagordningar Gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar från personalmöten Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Gallras efter 5 år Institution De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/protokoll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBLprotokoll Ordförandebeslut Bevaras UF:s arkiv en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Protokoll (avser Bevaras UF:s arkiv övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) Protokoll för styrning av Bevaras Respektive institution Avser tex. Institutionsrådets protokoll institution Protokollsutdrag/beslut Institution Bevaras Respektive institution Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Arbetsordning UF Bevaras UF:s arkiv Delegation av besluts och attesträtt Institution Bevaras Institution Delegationsordning, institutionsspecifik Institution Bevaras Institution Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen Delegering av Institution Bevaras Institution arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet Fullmakt Institution Bevaras Institution Fullmakter för postöppning ska inte diarieföras utan hålls enbart samlade. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

6 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handböcker för anställda UF Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken Interna riktlinjer och Institution Bevaras Institution föreskrifter Mottagande av delegering av beslutsrätt till prefekt UF Bevaras UF:s arkiv Avser dokument som prefekten ska kvittera när hen mottagit delegationen och skicka tillbaka till UF. Ärendet kopplas till delegationsordningen Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Institution Bevaras Institution Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Planera och budgetera verksamheten Begäran om extra anslag UF Bevaras UF:s arkiv från institutionerna Beräkningsunderlag Bevaras UF:s arkiv om intern UF Bevaras UF:s arkiv as av konsistoriet. resursfördelning Budgetunderlag Bevaras UF:s arkiv Investeringsbeslut Institution Bevaras Institution Personalstatistik Gallras vid inaktualitet Primula Bevaras tills vidare i Primula. RAFS 2006: Verksamhetsplan Institution Bevaras Institution Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Följa upp och redovisa verksamheten FoUUenkäter Bevaras Institution Endast för kliniska institutioner Specifikationer till delårsrapport Gallras efter 10 år EkonomiavdelningenU F RAFS 2015:2

7 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Specifikationer till årsredovisningar Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonto) Register för anläggningstillgångar och inventarier Anläggnings och inventarieregister Specifikation av konto 1632, 1672 Kundreskontra total Lverantörsreskontra total Semesterlöneskuld Redovisning av handkassa Verifikationsnummerlista Verksamhetsberättelse Institution Bevaras Institution Årsredovisning UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Generell : Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.4 Inspektionsrapporter Institution Bevaras Institution Se generell. 1.4 Intrastatsrapporter Gallras efter 2 år Ekonomiavdelningen UF RAFS 2015:2 1.4 Rapporter till statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen Institution Gallras efter 10 år Institution RAFS 2015:2 1.4 Revisionsplan UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen 1.4 Svar till tillsynsmyndigheter Institution Bevaras Institution Se generell. 1.4 Övriga rapporter till statsredovisningen Gallras efter 2 år RAFS 2015:2 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt

8 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Generell : Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.5 Projektbeskrivning/projekt Institution Bevaras Institution Se generell. idé 1.5 Projektbeställning Institution Bevaras Institution Se generell. 1.5 Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Projektplan Institution Bevaras/Gallras vid projektavslut 1.5 Projekttidrapporter Gallras vid projektavslut Institution Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut, se även generell Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Rapporter Institution Respektive Se generell. institution 1.5 Utredningar Institution Respektive institution Se generell. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell : Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.6 Inkommande enkäter UF Bevaras UF:s arkiv 1.6 Medarbetarundersökning UF Bevaras UF:s arkiv Gäller KI övergripande sammanställning 1.6 Remisser Institution Bevaras Institution Se generell. 1.6 Remissvar Institution Bevaras Institution Se generell. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

9 Verksamhetsområde 2 Stödja verksamhet Process: Hantera kundfakturor Process: Hantera leverantörsfakturor Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Process: Förvalta fonder och stiftelser Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering Process: Upphandla och köpa in Process: Sälja varor och tjänster Process: Rekrytera Process: Administrera anställning Process: Samverka med fackliga organisationer Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: Hantera pensioner och försäkringar Process: Ansöka om docentur Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera ITstöd Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: Hantera lokalfrågor Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: Genomföra byggprojekt Process: Administrera utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Process: Hantera inresande studenter Process: Hantera lärarutbyten Process: Bedriva studenthälsovård Process: Ge stöd till studenter med funktionshinder

10 Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Process: Hantera klagomål och synpunkter Process: Hantera högtider och ceremonier Process: Hantera konferenser Process: Hantera externa besök Process: Hantera överklaganden Process: Hantera överprövningar Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskning Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Process: Utreda siciplinära åtgärder rörande anställda Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier misstanke om brott och dylikt Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

11 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Institution Bevaras Institution Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställnignar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. RAFS 1991:6, Korrespondens av vikt Institution Bevaras Institution Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut Se Rektorsbeslut Se Bevaras Institution Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör.

12 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera kundfakturor Kundfakturor Gallras efter 17 år, se UBW RAFS 2015: Kundreskontra Bevaras UBW Bevaras tillsvidare i UBW. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Kundreskontrans verifikationer Gallras efter 17 år, se UBW Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera leverantörsfakturor Fakturor Gallras efter 17 år, se Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. RAFS 2015: Leverantörsreskontra Bevaras UBW Bevaras tillsvidare i UBW. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Leverantörsreskontrans verifikationer Gallras efter 17 år UBW samt institution Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Leverantörsverifikationer Gallras efter 17 år UBW Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 RAFS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings och inventarieregister Bevaras UBW/institution När systemet tas ur drift ska informationen bevaras.

13 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Betalningsbekräftelse (SU08) Gallras efter 10 år RAFS 2015: Betalningsförslag (SU07) Gallras efter 10 år RAFS 2015: Dagbok/verifikationsjournal Bevaras UBW Bevaras tillsvidare i UBW. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning Fellistor och avstämningsrapporter Gallras efter 6 månad, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Avstämningslistor scannas in i hel/delårsrapporten Huvudbok Bevaras UBW Bevaras tillsvidare i UBW. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning. RAFS 1991:6, Huvudboksverifikationer Gallras efter 17 år UF och institution Gallringsfristen förlängd med hänsyn till RAFS 2015:2 EUrevisioner Inventeringslistor Inventarieblanketter Gallras efter 10 år Institution Skickas in till UF. RAFS 2015: Kodplan/Redovisningsmodell Bevaras UBW Bevaras tillsvidare i UBW. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto och objektplan Kontoplan Bevaras UBW Bevaras tillsvidare i UBW. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser Följesedlar Gallras efter 3 mån, se Om följdesedeln inte stämmer ska den sparas i 10 år. RAFS 1991:6

14 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Rekvisitioner Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor Gallras efter 10 år RAFS 2015: Deklarationer Gåvobrev UF/Institutio Bevaras Institution n Permutationer Ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Permutationer UF Bevaras UF:s arkiv Placeringsrådets beslut UF Bevaras Testamenten UF Bevaras UF:s arkiv Årsredovisningar Bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Resestipendium/bidrag Utlysning Lista över sökande Lista över beviljade, avslag samt summor. Letter of Agreement mellan handledare. Reserapport Institution Bevaras Institution Avser tex Minor Fields Studies MFS Stipendium om inrättande med bilagor Institution Bevaras Institution Stipendium kan utbetalas för grundutbildning, doktorandutbildning (tilläggsstipendium) och postdoktoralutbildning. Bilagor: Försäkran Kursplan/individuell plan Finansiärens medgivande CV

15 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Finansieringsavtal UF/ Institution, se Bevaras Institution Är handlingarna övergripande för KI eller UFspecifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering ATmedel Ansökan UF, se Gallras 2 år, se En lista över sökande diarieförs. Ansökningarna kan gallras efter 2 år ATmedel Utlysning Lista över sökande Meritvärdering UF Bevaras UF:s arkiv Avser finansierad forskningstid under ATutbildningen CSTPmedel Ansökan Gallras 2 år, se CSTPmedel Utlysning Lista över sökande Fonder och stiftelser vid KI Ansökan Ansökningarna kan gallras under förutsättningar att en lista över alla sökande diarieförs. UF Bevaras Ramsanslag för delfinansiering av doktorander. Gäller läkare, tandläkare, psykolog och logoped. Ansökan Gallras efter10 år Stiftelsearkivet En sökandelista sammanställs. Ansökan diarieförs inte vid institution.

16 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Fonder och stiftelser vid KI Utlysning Utlysning Sökandelista Granskarnas utlåtande Jävsdeklarationer Förslag till beslut (missiv) (FSprotokoll/dekanbeslut) Dekanbeslut avseende granskare för utlysning Stiftelsens stadgar UF Bevaras UF:s arkiv KIDmedel Ej beviljad ansökan Gallras efter 2 år RAFS 1991:6, KIDmedel Utlysning Sökandelista Beviljad ansökan Intyg om KIDdoktorand UF Bevaras UF:s arkiv fattas av Styrelsen för forskarutbildning och dokumenteras i protokoll. Ett protokollsutdrag diarieförs. En lista med alla sökande diarieförs samt att de beviljade ansökningarna läggs som bilagor i ärendet. När en doktorand har anställts så ska blanketten "intyg om KIDdoktorand" diarieföras för varje doktorand Resebidrag sökt utanför KI Ansökan Institution Bevaras Institution Resebidrag vid institution Utlysning Institution Bevaras Institution Sökandelista /Lista över beviljade sökande Ansökningar som fått tilldelning Reserapporter Resebidrag vid institution Ej beviljad ansökan Gallras efter 2 år Verksamhetsområde: 2 Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Upphandla och köpa in

17 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Anbud antaget Bevaras Institution, Inklusive samtliga bilagor samt begärda upphandlingsakt förtydliganden och kompletteringar Anbud antaget Bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) Gallras efter 4 år Institution Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. RAFS 2013: Anbud ej antaget Gallras efter 4 år, se. Institution Anbudsutvärdering Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Annonsering av Institution Bevaras Institution, förfrågningsunderlag/ upphandlingsakt anbudsinbjudan Avtal Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. Avser annons där förfrågningsunderlag läggs ut med syfte att få in anbud som motsvarar kraven Begäran om upphandlingsstöd UF Bevaras UF:s arkiv Behovsanalys Bevaras Institution, upphandlingsakt Beställning eller motsvarande handlingar vid avrop mot ramavtal Institution Bevaras Institution, arkiveras med avtalet Följesedel Gallras efter 1 år, se Institution Förfrågningsunderlag Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Får gallras vid inaktualitet under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusive prövningar och tester, samt referenstagning. RAFS 2013:1 RAFS 1991:6, Förnyade/förändrade avtal Institution Bevaras Institution Kopplas till ursprungsärendet Korrespondens av vikt under Institution Bevaras Institution, anbudstiden upphandlingsakt Serviceavtal Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut RAFS 1991:6,

18 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Sändlista Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag Tackbrev till ej antagna leverantörer Institution Gallras efter 10 år Institution I mån av förekomst. RAFS 2013: Tilldelningsbeslut Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut Undantag/Avsteg från ramavtal Beviljad ansökan Institution Bevaras Institution Institution ansöker om avsteg från ramavtal till upphandlingsenheten UF Öppningsprotokoll Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Sälja varor och tjänster Anbud Institution Bevaras Institution Avtal Institution Bevaras Institution Beställning Institution Bevaras Institution Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Rekrytera Annons Institution Bevaras Institution Avser även utlysning av doktorandplats Annonseringsplatser, lista Institution Bevaras Institution Anställningsärende avbruten rekrytering Institution Institution Ansökan om anställning inom anställningsärende Institution Bevaras och delvis gallras vid inaktualitet, se Gallras/Bevaras, se Ansökan om doktorandplats Institution Gallras/Bevaras, se Ansökan om plats som postdoc Institution Gallras/Bevaras, se Institution Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft RAFS 1991:6, RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 Institution RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 Avser både visstidsanställning samt RAFS 2004:1, postdoktoralt stipendium. ändrad 2012:3

19 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan om anställning utanför Intresseanmälningar/spo Gallras/Bevaras, Institution Ansökan som ej leder till anställning får RAFS 1991:6, anställningsärenden ntanansökningar se gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras om anställning Institution Bevaras Institution Avser även beslut om tillsättning av (tillsättningsbelut) doktorandplats om rekrytering Institution Bevaras Institution Gäller tillsättning av akademiska tjänster Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från de sökande som anställs Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Blanketter för företrädesrätt till återanställning Institution Bevaras Institution Gallras efter 2 år RAFS 1991:6, Institution Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång Gallras efter 1 år, se Se Litteraturförteckningen bevaras RAFS 1991:6, Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på institutionen fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt. RAFS 1991:6, Korrespondens Institution Se Institution Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid inaktualitet Kravprofil (kravspecifikation) Institution Bevaras Institution I mån av förekomst Ledamot till Pedagogiska Akademin Annons Ansökan Tillsättningsbeslut UF Bevaras UF:s arkiv RAFS 1991:6,

20 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Gallras vid Avser t.ex. meddelanden om att ansökan RAFS 1991:6, inaktualitet har inkommit, hur ärendet fortskrider och Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess Personlighetstest Dokumentation av referenstagning, anställnignsintervjuer och tester Referensupptagningsuppgifter för sökande som anställts Institution Bevaras/gallras, se. Institution att beslut har fattats. Personlighetstest för den sökande som RAFS 1991:6, har anställts (i mån av förekomst) bevaras. För övriga sökande kan de gallras efter överklagandetidens utgång. Institution Bevaras Institution Rekryteringsunderlag Institution Bevaras Institution I mån av förekomst. Även vid rekrytering av doktorand Rekryteringsutskottet Protokoll Bevaras UF:s arkiv Sammanställningar av Institution Bevaras Institution intervjuer Tillbakatagande av ansökan Institution Bevaras Institution Kungörelse om anställning Gallras vid inaktualitet Anslås på digitala anslagstavlan i Aula Medica. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Administrera anställning Adressändring, avisering om Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Anknytningsbeslut Code of coduct Institution Bevaras Institution Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) Gallras efter 10 år UF:s arkiv RAFS 2006:5, ändrad 2012: Anställningsavtal Code of coduct Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder Ansökan om bidrag till arbetshjälpmedel Bevaras UF:s arkiv, personalakt Ansökan om entledigande Bevaras

21 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Arvodesuppgifter Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Aviseringslistor Gallras vid inaktualitet Bevaras idag tillsvidare i Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Avsked/uppsägning/omplacerin g Bevaras Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Gallras efter 2 månader Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV Avtal om lönekostnader Institution Bevaras Institution Bisysslor Singerad rapport Institution Bevaras Institution Avser av prefekt singerad rapport RAFS 2006:5, ändrad 2012: Bisysslor avseende anställning i UF Bevaras UF as av universitetsdirektören. bolag med samarbete eller ekonomisk relation till KI Bisysslor gällande prorektor, UF Bevaras UF as av rektor prefekter, dekaner, prodekaner och vicerektor Distansavtal Bevaras UF:s arkiv, personalakt Ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro från Försäkringskassan Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan. Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Individuella beslut Bevaras UF:s arkiv, personalakt Intyg Bevaras UF:s arkiv, personalakt

22 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Kompetensutveckling, handlingar rörande Bevaras UF:s arkiv, personalakt Avser enskild anställd (bevaras i mån av förekomst) Kurskatalog personalutbildning Bevaras UF:s arkiv Ledighetsansökningar Gallras efter 2 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Loggsammanställningar Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Läkarintyg Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF en gång i månaden. Avser läkarintyg för kortare tids sjukfrånvaro som behålls vid KI Mottagningsavtal Institution Bevaras Institution Namnändring, avisering om Bevaras UF:s arkiv, personalakt RAFS 2006:5, ändrad 2012: Personalbeslut UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalutredning UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula Bevaras Primula Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Sjukförsäkran Gallras efter 10 år UF:s arkiv, se Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9

23 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Tjänstgöringsintyg som Bevaras UF:s arkiv, personalakt innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare Tjänstgöringsintyg utfärdade vid KI Bevaras UF:s arkiv, personalakt Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper Gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula Tjänstgöringsjournaler, digitala Bevaras Primula RAFS 1991:6, Tjänstledighetsansökningar Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, (över sex månader) ändrad 2012: Varsel rörande anställningar Bevaras UF:s arkiv, personalakt Överenskommelse om forskarflytt Institution Bevaras Institution Diarieförs vid den institution som har upprättat överenskommelsen Övertids/mertidsrapporter Gallras efter 2 år HRavdelningen Levereras till UF:s HRavdelning en gång i månaden Tjänstgöringsbetyg Bevaras UF:s arkiv, personalakt RAFS 2006:5, ändrad 2012: Supervisor PostDoc Agreement Institution Bevaras Institution PostDoc Diploma Bevaras UF:arkiv P: Om intyg utfärdas ska en kopia arkiveras. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal UF Bevaras UF:s arkiv MBLprotokoll Bevaras UF:s arkiv Protokoll från samverkansgrupp och andra partsgemensamma möten Bevaras UF/Institution Centrala samverkans protokoll arkiveras vid UF, annars vid respektive institution.

24 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Jämkningar preliminärt skatteavdrag Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Kontrollistor för retroaktiva löneberäkningar Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Kontrolluppgifter till Skatteverket Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Löneartsförteckningar Bevaras Primula Lönekostnadsspecifikationer Gallras efter 10 år Primula, tas ut på papper Räknas som loggsammanställningar RAFS 2006:5, ändrad 2012: Lönelistor/lönespecifikationer Bevaras Primula Rekvisitioner för mervärdesskatt Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Reseräkning med bilagor Gallras efter 17 år Institution Reseordern ska bifogas reseräkningen. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Gallras vid inaktualitet Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Signalistor Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Skatteredovisning (uppgifter för) Gallras efter 10 år Primula Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Skatteuppgifter Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Tidsredovisning/underlag till flextidssystem Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Underlag för lön Gallras efter 2/10 år, se Se Underlag för manuellt utbetalad lön får RAFS 2006:5, gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga ändrad 2012:9 underlag såsom underlag till tidsredovisning/flextidssystem får gallras efter 2 år Utdatalistor för skatteredovisning Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Utmätningsbeslut Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012:9

25 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Hantera pensioner och försäkringar Ansökan om pension Bevaras UF:s arkiv, personalakt Handlingar rörande sjuk och arbetsskadeersättning på individnivå Pensionsutredning (beslut om pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Bevaras UF:s arkiv, personalakt Bevaras UF:s arkiv, personalakt Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Ansöka om docentur Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Docenturansökan Ansökan med bilagor Sakkunnigutlåtande Docenturbevis Förnyelse/förlängning av Ansökan docentur Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Karriär och kompetensutveckling av personal UF Återsändes/gallra s efter besvärstidens utgång UF:s arkiv RAFS 1991:6, UF Bevaras UF:s arkiv Bilagor kan t.ex. vara meritportfölj, CV och intyg från prefekt. UF Bevaras UF:s arkiv Inget nytt docenturbevis utfärdas Forskarhandledarutbildning Intyg Bevaras UF:s arkiv Forskarhandledarutbildning Kursplan Bevaras UF:s arkiv Kursplanerna skrivs ut från KIWAS Kompetensbedömningar av försöksledare Diarieförs vid Komparativ medicin Bevaras Komparativ medicin

26 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan med bilagor Bevaras Komparativ medicin Intyg Kompetensbedömningar för hantering av djur Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser Ledarskap för forskargruppsledare Diarieförs vid Komparativ medicin Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) Intyg Bevaras UF:s arkiv TAmedel Ansökan Gallras efter 2 år En sökandelista sammanställs TAmedel Utlysning Sökandelista Redovisningar från beviljade ansökningar UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Arbetsmiljögruppen UF Protokoll Bevaras UF:s arkiv Arbetsmiljönämnden Protokoll Bevaras Institution Biosäkerhetskommittén Protokoll Bevaras UF:s arkiv Central likavillkorsplan UF Bevaras UF:s arkiv Hälsovård, handlingar rörande förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar UF Bevaras Se Arkiveras i personalakt på individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna Miljörådets protokoll Bevaras UF:s arkiv Skyddsrondsprotokoll Gallras efter 10 Institution Görs via KI Survey. år Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Institution Bevaras Institution Årlig SAMuppföljning Gallras efter 10 år Institution

27 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Anmälan om arbetsskada Institution Sparas tills systemet avvecklas. Institution Avser anmälan till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan Incidentrapportering Sparas i systemet Institution tills det avvecklas om arbetsskada Bevaras Institution Avser beslut som arbetstagaren lämnar in till personal för redigering av lön. en går direkt till arbetstagaren, inte till KI Kopior av läkarintyg Gallras efter 10 år HRavdelningen Gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan Kvitton rörande läkevårds och läkemedelsersättningar Persondatalista över personer som fått recept på fysisk aktivitet från Previa RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Gallras 1 år efter Friskvården Avser persondatalista i Excel som RAFS 1991:6, att uppgifterna upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka har förts in i vilka personer som fått recept på fysisk registret aktvitet utfärdat av Previa Rehabiliteringsutredningar Bevaras UF:s arkiv, personalakt Görs av Försäkringskassan och skickas till KI. Processgrupp: Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar 2.5 Arbetsmiljöverket Anmälan Riskbedömning Institution Bevaras Institution 2.5 Kemikalieregister Bevaras Klara Klara = KI:s kemikalieregister Processgrupp: Process: 2.6 Administrera ITstöd 2.6 Förvaltningsplan Institution Bevaras Institution Gäller för ett år. När en ny version diarieförs så ska det nya dnr kopplas till den gamla versionens dnr.

28 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 2.6 Incidentrapporter Gallras vid Institution inaktualitet 2.6 Loggningsfiler och logglistor för epost och fax ITavdelningen Gallras efter 100 dagar, se Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. cacheminnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre. 2.6 Supportärenden Vid systembyte Ärendehanteringssystem vid institution 2.6 Systemdokumentation Institution Bevaras Institution 2.6 Överenskommelser UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Arkivredovisning Bevaras Institution I arkivredovisningen ingår försättsblad, arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt förteckningsblad Diarium Bevaras UF:s arkiv Gallringsutredningar Institution Bevaras Institution Endast mer omfattande gallringsutredningar behöver diarieföras Handlingar som inkommer i icke autentiserad form (ej underskrivna) Se Gallras RAFS 1991:6, Gallras när en autentiserad form RAFS 1991:6, inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet JKlistor UF Bevaras UF:arkiv Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet Gallras vid inaktualitet Institution Gallras under förutsättning att de inte förutsätts att de inte fyller någon funktion eller tillför ett ärende sakuppgift Sekretessförbindelse RAFS 1991:6

29 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling om att neka utlämnande Institution Bevaras Institution et kan överklagas Sekretessförbindelse Institution Bevaras Institution I de fall en sekretessförbindelse upprättas i samband med ett utlämnande Begäran om utlämnande av allmän handling Institution, se Bevaras/Gallras, se Institution Utlämnande av enkel och rutinartad karaktär, tex examensbevis, ladokutdrag och liknande diarieförs inte och kan gallras efter 6 månader. RAFS 1991:6 Processgrupp: Process: 2.8 Kommunicera internt 2.8 Internwebb Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 2.8 Interna nyhetsbrev Bevaras Institution 2.8 Personaltidning Bevaras Institution 2.8 Underlag för KI:s interna arbete Gallras när ärendet är avslutat Institution RAFS 1991:6, Processgrupp: Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet 2.10 Artikelbeställningar Gallras KIB RAFS 1991:6, 2.10 Avtal med leverantörer av KIB Bevaras KIB informationsdatabaser 2.10 Bibliotekskatalog Bevaras KIB

30 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 2.10 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se KIB Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. RAFS 1991:6, Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera lokalfrågor Besiktningsprotokoll UF Bevaras UF:s arkiv Hyresavtal UF Bevaras UF:s arkiv Lokalrapporter (per yta) Fastighetsavd UF Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Lokalregister Fastighetsavd UF Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Avtal/kontrakt för KIkort Gallras efter 2 år KIkorten är endast giltiga i 2 år, därefter slutar korten att fungera Brandskyddsdokumentation Institution Bevaras Institution Handlingar som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive institution Nyckelkvittenser Gallras vid inaktualitet UF:s receptions lista över besökare Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Genomföra byggprojekt Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Institution RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 East coast RAFS 1991:6, ändrad 1996:6

31 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Projekthandlingar Separat lista över vad UF Bevaras UF:s arkiv som ska ingå i ärendet finns att tillgå Ritningar Bevaras, se Fastighetsavdelningen CADritningar. Original ska bevaras, kopior RAFS 1991:6, (Pythagoras) kan gallras vid inaktualitet. Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Administrera utbytesprogram Finansieringsavtal med Erasmus och Linnaeus Palme UF Bevaras UF:s arkiv Linnaeus Palme Partnerskap Planeringsansökan alt. RAM ansökan Tilldelningsbeslut Kontrakt för varje projekt Slutrapport för varje projekt RAMrapport Avslutningsbrev Ev. återkrav UF Bevaras UF:s arkiv Linnaeus Palme Planering Ansökan UF Ansökingarna diareförs på ett gemensamt dnr Utbytesavtal UF Bevaras UF:s arkiv Återrapportering UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Ansökan med bilagor Gallras efter 5 år Studentakt, hos studenthandläggaren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

32 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Ansökan till partneruniversitet (med bilagor) Antagningsbesked/ Learning Agreement Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Code of conduct Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Försäkringsintyg från Kammarkollegiet Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Intyg Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Nomineringsbesked Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Resebidrags/stipendieblankett Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Reserapport Bevaras tillsvidare i Skutten Internationella kansliet Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013: Studentakter för utresande utbytesstudenter Gallras efter 5 år Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15