Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet Version: 1.2 Fastställd: Giltig fr. o.m Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur. Detta dokument tillsammans med arkivhandboken ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna och Hanteringsanvisningarna.

2 Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer - Handlingar/korrespondens av tillfällig och ringa betydelse - - Gallras när det inte finns något behov av informationen. - Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställnignar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. - Korrespondens av vikt - Avtal Bevaras Respektive Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Bevaras Respektive Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.1 Hantera extern styrning 1.1 Förordning UF Bevaras UF:s arkiv 1.1 Regleringsbrev UF Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev. 1.1 Återrapportering UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Fastställande av röstlängd UF Bevaras UF:s arkiv Förordnande av nominerade UF Bevaras UF:s arkiv

3 1.2.1 Korrespondens rörande ledamotskap - Gallras efter 1 månad Avser avsägelser, entlediganden, etc Personalförteckningar, organisationsplaner Bevaras Respektive Valresultat UF Bevaras UF:s arkiv Röstlängder - Gallras efter 1 år Röstsedlar - Gallras efter 1 år Valprotokoll - Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv årligen alternativt efter avslutat val Webbsidor Bevaras UF:s arkiv Skärmdump tas efter valavslut eller innan större förändringar av samtliga webbsidor som rör valet. Skrivs ut och arkiveras tillsammans med protokoll Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Administrera möten och fatta beslut Ansökningar om mindre ekonomiska bidrag och liknande Beslut Gallras vid, se anmärkning Beslutsförslag - Bevaras, se anmärkning Gäller under förutsättning att det framgår av protokollet vem som sökt vad, belopp samt beslut. Bevaras Respektive Beslut diarieförs och en hänvisning görs från protokollet till diariet och tvärtom. Underlagen för besluten bör ligga tillsammans med beslutet. Respektive Bevaras tillsammans med protokollet om det inte framgår vad förslaget handlar om i protokollstexten Dekanusbeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Föredragningslistor - Gallras vid Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp.

4 1.2.2 Kallelser och dagordningar - Gallras vid Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär Minnesanteckningar från personalmöten - Gallras vid - Gallras efter 5 år Respektive De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/protokoll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBL-protokoll Ordförandebeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Prefektbeslut Bevaras Respektive Programdirektörbeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen för programnämnden Protokoll (avser övergripande - Bevaras UF:s arkiv protokoll för styrning av KI:s verksamhet) Protokoll för styrning av - Bevaras Respektive Avser tex. Institutionsrådets protokoll Protokollsutdrag/beslut Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Arbetsordning UF Bevaras UF:s arkiv Delegation av besluts- och attesträtt Bevaras Respektive

5 1.2.3 Delegationsordning, sspecifik Bevaras Respektive Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen Delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet Fullmakt Bevaras Respektive Bevaras Respektive Fullmakter för postöppning ska inte diarieföras utan hålls enbart samlade Handböcker för anställda UF Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken Interna riktlinjer och föreskrifter Bevaras Respektive Returnering av delegerad Bevaras Respektive arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Planera och budgetera verksamheten Begäran om extra anslag från UF Bevaras UF:s arkiv erna Beräkningsunderlag - Bevaras UF:s arkiv Beslut om intern resursfördelning UF Bevaras UF:s arkiv Beslutas av konsistoriet Budgetunderlag - Bevaras UF:s arkiv Investeringsbeslut Bevaras Respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras vid ) Personalstatistik Primula Gallras vid Primula Bevaras tills vidare i Primula. RA-FS 2006: Verksamhetsplan Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten

6 Process: Följa upp och redovisa verksamheten FoUU-enkäter - Bevaras Respektive Endast för kliniska er Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras vid Specifikationer till delårsrapport Agresso Gallras efter 10 år EkonomiavdelningenUF RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Specifikationer till årsredovisningar Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonto) Register för anläggningstillgångar och inventarier Anläggnings och inventarieregister Specifikation av konto 1632, 1672 Kundreskontra total Lverantörsreskontra total Semesterlöneskuld Redovisning av handkassa Verifikationsnummerlista Verksamhetsberättelse Bevaras Respektive Årsredovisning UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sät 1.4 Inspektionsrapporter Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.4 Intrastatsrapporter - Gallras efter 2 år Ekonomiavdelningen UF RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras vid

7 1.4 Rapporter till statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 1.4 Revisionsplan UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen 1.4 Svar till tillsynsmyndigheter Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.4 Övriga rapporter till statsredovisningen - Gallras efter 2 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av. 1.5 Korrespondens Ja/Nej Bevaras eller gallras vid Respektive Korrespondens av vikt ska diarieföras och bevaras. Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär kan gallras när handlingen inte längre behövs. 1.5 Projektbeskrivning/projektidé 1.5 Projektbeställning 1.5 Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt 1.5 Projektplan Bevaras Respektive Se generell anmärkning. Bevaras Respektive. Se generell anmärkning. - Gallras vid projektavslut Bevaras/Gallras vid projektavslut Respektive Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut, se även generell anmärkning 1.5 Projekttidrapporter - Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges.

8 1.5 Rapporter, diarieförs vid Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.5 Utredningar, diarieförs vid Bevaras Respektive Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av. 1.6 Inkommande enkäter UF Bevaras UF:s arkiv 1.6 Medarbetarundersökning UF Bevaras UF:s arkiv Gäller KI -övergripande sammanställning 1.6 Remisser 1.6 Remissvar Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera kundfakturor Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär Bevaras Respektive Se generell anmärkning. Bevaras Respektive Se generell anmärkning. - Gallras efter 1 månad Kundreskontra Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Kundreskontrans verifikationer Agresso Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera leverantörsfakturor RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4

9 Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras efter 1 månad Leverantörsreskontra Agresso (extra modul) Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Leverantörsreskontrans verifikationer Agresso Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Leverantörsverifikationer Agresso Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings- och inventarieregister Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen När systemet tas ur drift ska informationen UF bevaras Avtal, Agresso Bevaras Respektive RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Betalningsbekräftelse (SU08) Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Betalningsförslag (SU07) Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Dagbok/verifikationsjournal Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Fellistor och avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso Agresso Gallras efter 1 månad, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning.

10 2.1.3 Huvudbok Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning Huvudboksverifikationer Agresso Gallras efter 17 år Ekonomiavdelningen UF Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Inventeringslistor/Inventarieblanket ter - Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Kodplan/Redovisningsmodell Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto- och objektplan Kontoplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser Kontoutdrag checkkonton i bank Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras efter 1 månad Objektplan/Projektplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Pack-/fraktsedlar samt ordererkännande - Gallras vid, se anmärkning Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar ekonomiska händelser. Om pack/fraktsedeln inte stämmer med beställning och leverans ska ordererkännandet bevaras i 10. RA-FS 1991:6 och 2012: Utbetalningar - avstämningar Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Utbetalningar specificerade kontoutdrag Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Rekvisitioner samt följesedlar Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner.

11 2.1.3 Utdatalistor från Agresso Agresso Gallras vid,utdat alistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Respektive ( ) Återredovisning från Plusgirot (GL18B) Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor - Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012: Avtal, Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Deklarationer Gåvobrev Bevaras Respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras efter 1 månad Permutationer - Ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Permutationer - Beslut UF Bevaras UF:s arkiv Placeringsrådets beslut Bevaras Testamenten UF Bevaras UF:s arkiv Årsredovisningar - Bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Beslut Bevaras Respektive

12 2.1.5 KID-medel, utlysning UF Bevaras UF:s arkiv Annons KID-medel, utlysning Beslut KID-medel, utlysning Ansökan KID-medel Kontrakt Resebidrag Ansökan Resebidrag Beslut Stipendium Ansökan med bilagor, beviljad Stipendium Beslut UF Bevaras UF:s arkiv Beslut fattas av Styrelsen för forskning och dokumenteras i protokoll. Ett protokollsutdrag diarieförs. UF Bevaras UF:s arkiv Avser ansökningarna från handledarna. UF Bevaras UF:s arkiv Diarieförs på ett samlingsnummer per omgång. Bevaras Respektive Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Finansieringsavtal, Agresso Gallras 10 år efter Respektive beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats medel ska bevaras. Överklagade ansökningar ska dock bevaras i en besvärsakt. Bevaras Respektive Avser de stipendier som Karolinska Institutet utger för mottagarens utbildning på grund och avancerad nivå samt på postdoc nivå. Bevaras Respektive Är handlingarna övergripande för KI eller UFspecifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

13 2.1.6 Inbjudningar och program till - Gallras efter 10 Respektive Förvaras och gallras som ett underlag till forskningsseminarier år, se anmärkning verifikationen. Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras efter 1 månad Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Upphandla och köpa in Upphandlingsnivåer Över tröskelvärdet: EU-upphandling. Genomförs av Inköps- och upphandlingsenheten. Under tröskelvärdet: Förenklad och urvalsupphandling. Genomförs av Inköps- och upphandlingsenheten men får göras av erna om kompetens finns. Direktupphandling: Formell nivå för direktupphandling bestäms i lagstiftningen LOU som är en spegling av EU-direktiv. Aktuellt belopp framgår av Inköps- och upphandlingsenhetens internwebb Annonsering av förfrågningsunderlag/anbudsinbjud an TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Anbud (antaget) TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Avser annons där förfrågningsunderlag läggs ut med syfte att få in anbud som motsvarar kraven Inklusive samtliga bilagor samt begärda förtydliganden och kompletteringar Anbud (antaget) bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) TendSign Gallras efter 5 år Respektive Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. RA-FS 2013: Anbud (ej antaget) TendSign Gallras efter 5 år, se anmärkning. Respektive Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. RA-FS 2013: Anbudsutvärdering Avtal Bevaras Respektive, upphandlingsakt Bevaras Respektive, upphandlingsakt Begäran om upphandlingsstöd UF Bevaras UF:s arkiv

14 2.2.1 Behovsanalys - Bevaras Respektive, upphandlingsakt Tilldelningsbeslut Bevaras Respektive, upphandlingsakt Följesedel - Gallras efter 1 år, se anmärkning Förfrågningsunderlag Korrespondens av vikt under anbudstiden Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Sändlista Tackbrev till ej antagna leverantörer Öppningsprotokoll Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Sälja varor och tjänster Anbud Avtal TendSign Tendsign Bevaras Bevaras - Gallras efter 1 månad TendSign Bevaras Respektive Respektive, upphandlingsakt Respektive, upphandlingsakt Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut. Får gallras vid under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusive prövningar och tester, samt referenstagning. Respektive Respektive, upphandlingsakt Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag. Gallras efter 10 år Respektive I mån av förekomst. RA-FS 2013:1 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Bevaras Respektive Bevaras Respektive

15 2.2.2 Beställning Bevaras Respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras efter 1 månad Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Förvalta avtal Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av Avtal/kontrakt med bilagor Bevaras Respektive Beställning eller motsvarande handlingar vid avrop mot ramavtal Förnyade/förändrade avtal Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär Bevaras Respektive, arkiveras med avtalet Bevaras Respektive, arkiveras med originalavtalet - Gallras efter 1 månad Se generell anmärkning Statistik - Bevaras Respektive Se generell anmärkning Serviceavtal Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Rekrytera Annons Registreras och diarieförs vid MyNetwork, Bevaras Respektive Avser även utlysning av doktorandplats.

16 2.3.1 Ansökan om anställning som MyNetwork, Gallras/Bevaras, Respektive doktorand se anmärkning Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Anställningsärende avbruten rekrytering Registreras och diarieförs vid - Gallras/Bevaras, se anmärkning Registreras och diarieförs vid MyNetwork, Bevaras eller gallras vid, se anmärkning Respektive Respektive Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft (RA-FS 2004:1, ändrad 2012:3). Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering Behovsanalys/Rekryteringsunderlag Beslut om anställning Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från de sökande som anställs Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju Bevaras Respektive I mån av förekomst. Även vid rekrytering av doktorand. Bevaras Respektive Avser även beslut om tillsättning av doktorandplats. Bevaras Respektive - Gallras vid överklagandetide ns utgång Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Registreras och diarieförs vid MyNetwork, Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång Litteraturförteckningen bevaras

17 2.3.1 Blanketter för företrädesrätt till - Gallras efter 1 år, Se anmärkning återanställning se anmärkning Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på en fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt Korrespondens Se anmärkning Respektive Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid ( ) Kravprofil Annonseringsplatser, lista Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess Personlighetstest Bevaras Respektive I mån av förekomst Bevaras Respektive - Gallras vid Bevaras/gallras, se anmärkning. Respektive Avser t.ex. meddelanden om att ansökan har inkommit, hur ärendet fortskrider och att beslut har fattats. Personlighetstest för den sökande som har anställts (i mån av förekomst) bevaras. För övriga sökande kan de gallras efter överklagandetidens utgång Referensupptagningsuppgifter för sökande som anställts Sammanställningar av intervjuer Bevaras Respektive Bevaras Respektive

18 2.3.1 Tillbakatagande av ansökan Bevaras Respektive Överklagande UF Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Administrera anställning Adressändring, avisering om - Gallras vid Anknytningsbeslut - KIMKAT Bevaras Respektive Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) - Gallras efter 10 år UF:s arkiv RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Anställningsavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder Ansökan om bidrag till - Bevaras UF:s arkiv, personalakt arbetshjälpmedel Ansökan om entledigande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Arvodesuppgifter Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Aviseringslistor Primula Gallras vid Bevaras idag tillsvidare i Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Avsked/uppsägning/omplacering - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Avtal om lönekostnader Primula Gallras efter 2 månader Bevaras Respektive Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

19 2.3.2 Bisysslor PA-Webben Bevaras Respektive Ärendet innefattar både de som rapporterar att de har en eller flera bisysslor och de som rapporterar att de inte har några bisysslor. För de som rapporterar att de inte har några bisysslor räcker det med att den uttagna rapporten ("Bisyssla-Avslutade ärenden") över dessa personer registreras. För de som rapporterat bisysslor ska varje enskild persons anmälan registreras som en handling. Även dessa personer innefattas i rapporten "Bisyssla-Avslutade ärenden". Prefekt ska signera rapporten Bisysslor avseende anställning i bolag med samarbete eller ekonomisk relation till KI UF PA-Webben Bevaras UF I ärendet registreras varje persons anmälan om bisyssla som en handling. Avser bisysslor innefattandes anställning etc. i bolag med samarbete eller ekonomisk relation till KI. Beslutas av universitetsdirektören Bisysslor gällande prorektor, prefekter, dekaner, prodekaner och vicerektor UF PA-Webben Code of conduct - - Gallras vid upphörd anställning Distansavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Bevaras UF I ärendet registreras varje persons anmälan om bisyssla som en handling. Beslutas av rektor. Respektive Code of conduct dokumentet kommer endast finnas som enskild handling när det införs vid KI. Från våren 2015 kommer den att ingå i anställningsavtal samt anknytningsbeslut. När Code of conduct ingåri anställningskontraktet och anknytningsbesluten så kommer dessa att automatiskt bevaras. -

20 2.3.2 Ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro - Beslut från Försäkringskassan Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan Individuella beslut - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Intyg - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT Kompetensutveckling, handlingar rörande Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Avser enskild anställd (bevaras i mån av förekomst) UF Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras vid Kurskatalog personalutbildning Bevaras UF:s arkiv Ledighetsansökningar Primula Gallras efter 2 år UF:s arkiv, personalavdelningen Loggsammanställningar Primula Gallras efter 10 år UF:s arkiv, personalavdelningen Levereras till UF. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 Levereras till UF. RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Läkarintyg - Gallras efter 10 år UF:s arkiv, personalavdelningen Mottagningsavtal Bevaras Respektive Levereras till UF en gång i månaden. Avser läkarintyg för kortare tids sjukfrånvaro som behålls vid KI. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

21 2.3.2 Namnändring, avisering om Primula Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalbeslut UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalutredning UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula - Bevaras UF:s arkiv Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Resebidrag Ansökan Resebidrag - Beslut Bevaras Respektive Bevaras Respektive Sjukförsäkran Primula Gallras efter 10 år UF:s arkiv, se anmärkning Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Tjänstgöringsintyg utfärdade vid KI Primula Gallras vid Tjänstgöringsjournaler uttagna på Primula Gallras vid papper Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula Tjänstgöringsjournaler, digitala Primula Bevaras Primula Tjänstledighetsansökningar (över sex månader) Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Varsel rörande anställningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt

22 2.3.2 Överenskommelse om forskarflytt den som har upprättat överenskommelse n Bevaras Respektive Övertids/mertidsrapporter Primula Gallras efter 2 år UF:s arkiv, personalavdelningen Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras vid MBL-protokoll - Bevaras UF:s arkiv Protokoll från samverkansgrupp och - Bevaras Centrala samverkans andra partsgemensamma möten protokoll arkiveras vid UF, annars vid. Levereras till UF:s personalavdelning en gång i månaden. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Jämkningar preliminärt skatteavdrag Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Kontrollistor för retroaktiva löneberäkningar Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Kontrolluppgifter till Skatteverket Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär - Gallras vid Löneartsförteckningar Primula Bevaras Primula Lönebesked Primula Primula Lönekostnadsspecifikationer Primula Gallras efter 10 år Primula, tas ut på papper Räknas som loggsammanställningar RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

23 2.3.4 Lönelistor Primula Bevaras Primula Rekvisitioner för mervärdesskatt Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Reseräkningar med bilagor Primula Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Primula Gallras vid Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Signalistor Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Skatteredovisning (uppgifter för) Primula Gallras efter 10 år Primula Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Skatteuppgifter Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Tidsredovisning/underlag till flextidssystem Excel, Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Underlag för lön - Gallras efter 2/10 år, se anmärkning Se anmärkning Underlag för manuellt utbetalad lön får gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga underlag såsom underlag till tidsredovisning- /flextidssystem får gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9) Utdatalistor för skatteredovisning Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012: Utmätningsbeslut Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Hantera pensioner och försäkringar Ansökan om pension - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Handlingar rörande sjuk- och arbetsskadeersättning på individnivå Korrespondens Ja/Nej Diarieförs vid - - UF:s arkiv Bevaras eller gallras vid UF:s arkiv Korrespondens av vikt ska diarieföras och bevaras. Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär kan gallras när handlingen inte längre behövs.