Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Stödja verksamhet

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 2 Stödja verksamhet Version 1.5 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1255/2017 Dnr för föregående version: 1411/2016 Beslutsdatum: Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.4 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 2 Stödja verksamhet Process: Hantera kundfakturor Process: Hantera leverantörsfakturor Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Process: Förvalta fonder och stiftelser Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering Process: Upphandla och köpa in Process: Sälja varor och tjänster Process: Rekrytera Process: Administrera anställning Process: Samverka med fackliga organisationer Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: Hantera pensioner och försäkringar Process: Ansöka om docentur Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera ITstöd Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: Hantera lokalfrågor Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: Genomföra byggprojekt Process: Administrera utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Process: Hantera inresande studenter Process: Hantera lärarutbyten Process: Bedriva studenthälsovård Process: Ge stöd till studenter med funktionshinder

3 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Bevaras Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställnignar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. RAFS 1991:6, Korrespondens av vikt Bevaras Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut Se Rektorsbeslut Se Bevaras Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör.

4 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera kundfakturor Fakturor Gallras efter 17 år, se Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. RAFS 2015: Kundreskontra Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Kundreskontrans verifikationer Gallras efter 17 år, se Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera leverantörsfakturor Fakturor Gallras efter 17 år, se Pappersfakturor som har skannats får RAFS 2015:2 gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år Leverantörsreskontra Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Leverantörsreskontrans verifikationer Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Leverantörsverifikationer Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 RAFS 2015:2

5 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings och Bevaras Ekonomiavdelningen När systemet tas ur drift ska inventarieregister UF informationen bevaras Betalningsbekräftelse Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 (SU08) Betalningsförslag (SU07) Gallras efter 10 år RAFS 2015: Dagbok/verifikationsjournal Fellistor och avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso Bevaras Gallras efter 1 månad, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Ekonomiavdelningen UF Huvudbok Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning. Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning. RAFS 1991:6, Huvudboksverifikationer Gallras efter 17 år Ekonomiavdelningen UF Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015: Inventeringslistor Inventarieblanketter Gallras efter 10 år RAFS 2015: Kodplan/Redovisningsmodell Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto och objektplan.

6 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Kontoplan Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser Kontoutdrag Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 checkkonton i bank Objektplan/Projektplan Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar ekonomiska händelser Pack/fraktsedlar samt ordererkännande Rekvisitioner samt följesedlar Utbetalningar avstämningar Utbetalningar specificerade kontoutdrag Gallras vid inaktualitet, se Gallras efter 17 år Om pack/fraktsedeln inte stämmer med beställning och leverans ska ordererkännandet bevaras i 10. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 1991:6 RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år RAFS 2015: Utdatalistor från Agresso Gallras vid inaktualitet, Återredovisning från Plusgirot (GL18B) Bevaras Ekonomiavdelningen UF Utdatalistor som ingår i årsbokslutet bevaras centralt. Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras RAFS 1991:6, Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor Gallras efter 10 år RAFS 2015: Deklarationer Gåvobrev UF/Institutio Bevaras n Permutationer Ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Permutationer Beslut UF Bevaras UF:s arkiv

7 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Placeringsrådets beslut UF Bevaras Testamenten UF Bevaras UF:s arkiv Årsredovisningar Bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Resestipendium/bidrag Utlysning Lista över sökande Beslut Lista över beviljade, avslag samt summor. Letter of Agreement mellan handledare. Reserapport Bevaras Avser tex Minor Fields Studies MFS Stipendium Beslut om inrättande med bilagor Bevaras Stipendium kan utbetalas för grundutbildning, doktorandutbildning (tilläggsstipendium) och postdoktoralutbildning. Bilagor: Försäkran Kursplan/individuell plan Finansiärens medgivande CV Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Finansiell administration UF Bevaras UF:s arkiv Avser Grants Offices avtal med av EU projekt institutioner Finansieringsavtal UF/ Bevaras Är handlingarna övergripande för KI eller, UFspecifika ska de diarieföras och se arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution

8 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering ATmedel Ansökan UF, se Gallras 2 år, se En lista över sökande diarieförs. Ansökningarna kan gallras efter 2 år ATmedel Utlysning Lista över sökande Meritvärdering Beslut UF Bevaras UF:s arkiv Avser finansierad forskningstid under ATutbildningen CSTPmedel Ansökan Gallras 2 år, se CSTPmedel Utlysning Lista över sökande Fonder och stiftelser vid KI Ansökan Ansökningarna kan gallras under förutsättningar att en lista över alla sökande diarieförs. UF Bevaras Ramsanslag för delfinansiering av doktorander. Gäller läkare, tandläkare, psykolog och logoped. Ansökan Gallras efter10 år Stiftelsearkivet En sökandelista sammanställs. Ansökan diarieförs inte vid institution Fonder och stiftelser vid KI Utlysning Utlysning Sökandelista Granskarnas utlåtande Jävsdeklarationer Förslag till beslut (missiv) Beslut (FSprotokoll/dekanbeslut) Dekanbeslut avseende granskare för utlysning Stiftelsens stadgar UF Bevaras UF:s arkiv KIDmedel Ej beviljad ansökan Gallras efter 2 år RAFS 1991:6,

9 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS KIDmedel Utlysning UF Bevaras UF:s arkiv Beslut fattas av Styrelsen för forskning och Beslut Sökandelista Beviljad ansökan Intyg om KIDdoktorand dokumenteras i protokoll. Ett protokollsutdrag diarieförs. En lista med alla sökande diarieförs samt att de beviljade ansökningarna läggs som bilagor i ärendet. När en doktorand har anställts så ska blanketten "intyg om KIDdoktorand" diarieföras för varje doktorand Resebidrag sökt utanför KI Ansökan Beslut Bevaras Resebidrag vid institution Utlysning Bevaras Sökandelista Beslut/Lista över beviljade sökande Ansökningar som fått tilldelning Reserapporter Resebidrag vid institution Ej beviljad ansökan Gallras efter 2 år Verksamhetsområde: 2 Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Upphandla och köpa in Anbud antaget Bevaras, upphandlingsakt Inklusive samtliga bilagor samt begärda förtydliganden och kompletteringar Anbud antaget Bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) Gallras efter 5 år Anbud ej antaget Gallras efter 5 år, se Anbudsutvärdering Bevaras, upphandlingsakt Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. RAFS 2013:1 RAFS 2013:1

10 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Bevaras, upphandlingsakt Annonsering av förfrågningsunderlag/ anbudsinbjudan Avser annons där förfrågningsunderlag läggs ut med syfte att få in anbud som motsvarar kraven Avtal Bevaras, upphandlingsakt Begäran om UF Bevaras UF:s arkiv upphandlingsstöd Behovsanalys Bevaras, upphandlingsakt Beställning eller motsvarande handlingar vid avrop mot ramavtal Bevaras, arkiveras med avtalet Följesedel Gallras efter 1 år, se Förfrågningsunderlag Bevaras, upphandlingsakt Får gallras vid inaktualitet under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusive prövningar och tester, samt referenstagning Förnyade/förändrade avtal Bevaras Kopplas till ursprungsärendet Korrespondens av vikt under anbudstiden Bevaras, upphandlingsakt Serviceavtal Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut Sändlista Bevaras, upphandlingsakt Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Tackbrev till ej antagna leverantörer Gallras efter 10 år I mån av förekomst. RAFS 2013: Tilldelningsbeslut Bevaras, upphandlingsakt Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut.

11 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Undantag/Avsteg från Beviljad ansökan Bevaras ansöker om avsteg från ramavtal Beslut ramavtal till upphandlingsenheten UF Öppningsprotokoll Bevaras, upphandlingsakt Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Sälja varor och tjänster Anbud Bevaras Avtal Bevaras Beställning Bevaras Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Rekrytera Annons Bevaras Avser även utlysning av doktorandplats Annonseringsplatser, lista Bevaras Anställningsärende avbruten rekrytering Ansökan om anställning inom anställningsärende Ansökan om anställning som doktorand Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Bevaras eller gallras vid inaktualitet, se Gallras/Bevaras, se Gallras/Bevaras, se Gallras/Bevaras, se Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras Beslut om anställning Bevaras Avser även beslut om tillsättning av doktorandplats Beslut om rekrytering Bevaras Gäller tillsättning av akademiska tjänster. RAFS 1991:6, RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 RAFS 1991:6, Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från de sökande som anställs Bevaras

12 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Gallras vid RAFS 1991:6, överklagandetide ns utgång Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Blanketter för företrädesrätt till återanställning Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång Gallras efter 1 år, se Se Litteraturförteckningen bevaras RAFS 1991:6, Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på institutionen fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt Korrespondens Se Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid inaktualitet Kravprofil Bevaras I mån av förekomst Ledamot till Pedagogiska Akademin Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess Annons Ansökan Tillsättningsbeslut UF Bevaras UF:s arkiv Gallras vid inaktualitet Avser t.ex. meddelanden om att ansökan har inkommit, hur ärendet fortskrider och att beslut har fattats. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Personlighetstest Bevaras/gallras, se. Personlighetstest för den sökande som RAFS 1991:6, har anställts (i mån av förekomst) bevaras. För övriga sökande kan de gallras efter överklagandetidens utgång.

13 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Referensupptagningsuppgi Bevaras fter för sökande som anställts Rekryteringsunderlag Bevaras I mån av förekomst. Även vid rekrytering av doktorand Rekryteringsutskottet Protokoll Bevaras UF:s arkiv Sammanställningar av Bevaras intervjuer Tillbakatagande av ansökan Bevaras Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Administrera anställning Adressändring, avisering om Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Anknytningsbeslut Code of coduct Bevaras Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) Gallras efter 10 år UF:s arkiv RAFS 2006:5, Anställningsavtal Code of coduct Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder Ansökan om bidrag till Bevaras UF:s arkiv, arbetshjälpmedel personalakt Ansökan om entledigande Bevaras UF:s arkiv, personalakt Arvodesuppgifter Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, Aviseringslistor Gallras vid inaktualitet Bevaras idag tillsvidare i Primula RAFS 2006:5, Avsked/uppsägning/ompla cering Bevaras UF:s arkiv, personalakt

14 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Gallras efter 2 månader Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. RAFS 2006:5, Avtal om lönekostnader Bevaras Bisysslor Singerad rapport Rapporterade bisysslor Bevaras Avser av prefekt singerad rapport samt varje enskild redovisad bisyssla Bisysslor avseende UF Bevaras UF Beslutas av universitetsdirektören. anställning i bolag med samarbete eller ekonomisk relation till KI Bisysslor gällande jhgv UF Bevaras UF Beslutas av rektor prorektor, prefekter, dekaner, prodekaner och vicerektor Distansavtal Bevaras UF:s arkiv, personalakt Ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Beslut från Försäkringskassan Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan. Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, Individuella beslut Bevaras UF:s arkiv, personalakt Intyg Bevaras UF:s arkiv, personalakt

15 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Kompetensutveckling, Bevaras UF:s arkiv, Avser enskild anställd (bevaras i mån av handlingar rörande personalakt förekomst) Kurskatalog personalutbildning Bevaras UF:s arkiv Ledighetsansökningar Gallras efter 2 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, Loggsammanställningar Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, Läkarintyg Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF en gång i månaden. Avser RAFS 2006:5, läkarintyg för kortare tids sjukfrånvaro som behålls vid KI Mottagningsavtal Bevaras Namnändring, avisering Bevaras UF:s arkiv, om personalakt Personalbeslut UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalutredning UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula Bevaras Primula Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Sjukförsäkran Gallras efter 10 år UF:s arkiv, se Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare Bevaras UF:s arkiv, personalakt Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. RAFS 2006:5,

16 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Tjänstgöringsintyg Bevaras UF:s arkiv personalakt utfärdade vid KI Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper Gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula. RAFS 1991:6, Tjänstgöringsjournaler, digitala Bevaras Primula Tjänstledighetsansökningar (över sex månader) Varsel rörande anställningar Överenskommelse om forskarflytt Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, Bevaras UF:s arkiv, personalakt Bevaras Diarieförs vid den institution som har upprättat överenskommelsen Övertids/mertidsrapporter Gallras efter 2 år HRavdelningen Levereras till UF:s HRavdelning en gång i månaden. RAFS 2006:5, Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal UF Bevaras UF:s arkiv MBLprotokoll Bevaras UF:s arkiv Protokoll från samverkansgrupp och andra partsgemensamma möten Bevaras UF/ Centrala samverkans protokoll arkiveras vid UF, annars vid respektive institution. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Jämkningar preliminärt skatteavdrag Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, Kontrollistor för retroaktiva löneberäkningar Kontrolluppgifter till Skatteverket Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, Löneartsförteckningar Bevaras Primula

17 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Lönebesked Primula Lönekostnadsspecifikationer Gallras efter 10 år Primula, tas ut på papper Räknas som loggsammanställningar RAFS 2006:5, Lönelistor Bevaras Primula Rekvisitioner för mervärdesskatt Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Reseräkningar med bilagor Gallras efter 10 år RAFS 2006:5, Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Gallras vid inaktualitet Primula RAFS 2006:5, Signalistor Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, Skatteredovisning (uppgifter för) Gallras efter 10 år Primula Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. RAFS 2006:5, Skatteuppgifter Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, Tidsredovisning/underlag till flextidssystem Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, Underlag för lön Gallras efter 2/10 Se Underlag för manuellt utbetalad lön får RAFS 2006:5, år, se gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga underlag såsom underlag till tidsredovisning/flextidssystem får gallras efter 2 år Utdatalistor för skatteredovisning Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, Utmätningsbeslut Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Hantera pensioner och försäkringar Ansökan om pension Bevaras UF:s arkiv, personalakt

18 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar rörande sjukoch arbetsskadeersättning på individnivå Bevaras UF:s arkiv, personalakt Pensionsutredning (beslut om pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Ansöka om docentur Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Docenturansökan Ansökan med bilagor Sakkunnigutlåtande Docenturbevis Förnyelse/förlängning av Ansökan docentur Beslut Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Karriär och kompetensutveckling av personal Forskarhandledarutbildning Bevaras UF:s arkiv, personalakt UF Återsändes/gallra s efter besvärstidens utgång UF:s arkiv RAFS 1991:6, UF Bevaras UF:s arkiv Bilagor kan t.ex. vara meritportfölj, CV och intyg från prefekt. UF Bevaras UF:s arkiv Inget nytt docenturbevis utfärdas. Intyg Bevaras UF:s arkiv Forskarhandledarutbildning Kursplan Bevaras UF:s arkiv Kursplanerna skrivs ut från KIWAS Kompetensbedömningar av försöksledare Beslut Diarieförs vid Komparativ medicin Bevaras Komparativ medicin

19 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan med bilagor Bevaras Komparativ medicin Intyg Kompetensbedömningar för hantering av djur Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser Ledarskap för forskargruppsledare Diarieförs vid Komparativ medicin Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) Intyg Bevaras UF:s arkiv TAmedel Ansökan Gallras efter 2 år En sökandelista sammanställs TAmedel Utlysning Sökandelista Beslut Redovisningar från beviljade ansökningar UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Arbetsmiljögruppen UF Protokoll Bevaras UF:s arkiv Arbetsmiljönämnden Protokoll Bevaras Biosäkerhetskommittén Protokoll Bevaras UF:s arkiv Central UF Bevaras UF:s arkiv likabehandlingsplan Dokumentation från skyddsronder Bevaras Hälsobokslut UF Bevaras UF:s arkiv T.ex. resultat av friskvårdssatsningar Hälsovård, handlingar rörande förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar UF Bevaras Se Arkiveras i personalakt på individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna Miljörådets protokoll Bevaras UF:s arkiv

20 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Utredningar rörande Bevaras arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Överenskommelse Bevaras gällande lokal miljösamverkan Övriga handlingar rörande arbetsmiljöfrågor UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Anmälan om arbetsskada Bevaras Anmälan skickas till Försäkringskassan Avvikelserapporter Bevaras Beslut om arbetsskada Bevaras Kopior av läkarintyg Gallras efter 10 år HRavdelningen Gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan. RAFS 2006:5, Kvitton rörande läkevårdsoch läkemedelsersättningar Persondatalista över personer som fått recept på fysisk aktivitet från Previa Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, Gallras 1 år efter att uppgifterna har förts in i registret Friskvården Avser persondatalista i Excel som upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka vilka personer som fått recept på fysisk aktvitet utfärdat av Previa Rehabiliteringsutredningar Bevaras UF:s arkiv, personalakt Övriga handlingar rörande individuella arbetsskador Bevaras UF:s arkiv, personalakt Processgrupp: Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar 2.5 Arbetsmiljöverket Anmälan Beslut Riskbedömning Bevaras 2.5 Kemikalieregister Bevaras Klara Klara = KI:s kemikalieregister RAFS 1991:6,

21 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: Process: 2.6 Administrera ITstöd 2.6 Förvaltningsplan Bevaras Gäller för ett år. När en ny version diarieförs så ska det nya dnr kopplas till den gamla versionens dnr. 2.6 Incidentrapporter Gallras vid inaktualitet 2.6 Loggningsfiler och logglistor för epost och Gallras efter 100 dagar, se ITavdelningen Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. RAFS 1991:6, fax cacheminnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre. 2.6 Supportärenden Vid systembyte Ärendehanteringssystem vid institution 2.6 Systemdokumentation Bevaras 2.6 Överenskommelser UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Arkivredovisning Bevaras I arkivredovisningen ingår försättsblad, arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt förteckningsblad Diarium Bevaras UF:s arkiv Gallringsutredningar Bevaras Endast mer omfattande gallringsutredningar behöver diarieföras Handlingar som inkommer i icke autentiserad form (ej underskrivna) Se Gallras Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet RAFS 1991:6,

22 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS JKlistor UF Bevaras UF:arkiv Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet Sekretessförbindelse Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Gallras vid inaktualitet Gallras under förutsättning att de inte förutsätts att de inte fyller någon funktion eller tillför ett ärende sakuppgift. Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Beslut om att neka Bevaras Beslutet kan överklagas. utlämnande Sekretessförbindelse Bevaras I de fall en sekretessförbindelse upprättas i samband med ett utlämnande. RAFS 1991: Begäran om utlämnande av allmän handling, se Bevaras/Gallras, se Utlämnande av enkel och rutinartad RAFS 1991:6 karaktär, tex examensbevis, ladokutdrag och liknande diarieförs inte och kan gallras efter 6 månader. Processgrupp: Process: 2.8 Kommunicera internt 2.8 Internwebb Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 2.8 Interna nyhetsbrev Bevaras 2.8 Personaltidning Bevaras 2.8 Underlag för KI:s interna arbete Gallras när ärendet är avslutat RAFS 1991:6,

23 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet 2.10 Artikelbeställningar Gallras KIB RAFS 1991:6, 2.10 Avtal med leverantörer av KIB Bevaras KIB informationsdatabaser 2.10 Bibliotekskatalog Bevaras KIB 2.10 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se KIB Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. RAFS 1991:6, Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera lokalfrågor Besiktningsprotokoll UF Bevaras UF:s arkiv Hyresavtal UF Bevaras UF:s arkiv Lokalrapporter (per yta) Fastighetsavd UF Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Lokalregister Fastighetsavd UF Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Avtal/kontrakt för KIkort Gallras efter 2 år KIkorten är endast giltiga i 2 år, därefter slutar korten att fungera. RAFS 1991:6,

24 Nyckelkvittenser Gallras vid inaktualitet UF:s receptions lista över besökare Gallras vid inaktualitet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Genomföra byggprojekt Projekthandlingar Separat lista över vad som ska ingå i ärendet finns att tillgå Ritningar Bevaras, se Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Administrera utbytesprogram Finansieringsavtal med Erasmus och Linnaeus Palme RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 East coast RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 UF Bevaras UF:s arkiv Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Brandskyddsdokumentation Bevaras Handlingar som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive institution. Fastighetsavdelningen (Pythagoras) CADritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet. UF Bevaras UF:s arkiv RAFS 1991:6,

25 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Linnaeus Palme Partnerskap Planeringsansökan alt. RAM ansökan Tilldelningsbeslut Kontrakt för varje projekt Slutrapport för varje projekt RAMrapport Avslutningsbrev Ev. återkrav UF Bevaras UF:s arkiv Linnaeus Palme Planering Ansökan UF Ansökingarna diareförs på ett gemensamt dnr Utbytesavtal UF Bevaras UF:s arkiv Återrapportering UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Ansökan med bilagor Gallras efter 5 år Studentakt, hos studenthandläggaren Ansökan till partneruniversitet (med bilagor) Antagningsbesked/ Learning Agreement Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Code of conduct Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

26 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Försäkringsintyg från Kammarkollegiet Intyg Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Nomineringsbesked Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Resebidrags/stipendieblan kett Reserapport Bevaras tillsvidare i Skutten Studentakter för utresande utbytesstudenter Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Internationella kansliet Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallras efter 5 år Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet Transcript of records Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera inresande studenter Generell : Studentakterna för inresande studenter hanteras vid Avdelningen för utbildning och forskarutbildningsstöd UFS Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. I mån av förekomst. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

27 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan inkl. bilagor Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Antagningsbesked Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Assesment form Clinical Bevaras UF:s arkiv, studentakt Rotation för inresande studenter Betygsunderlag Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Intyg Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Learning agreement Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Registrering Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Transcript of records Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter TEUSkunskapsprov för utländska sjukgymnaster Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret TEUSrapport UF Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen TULEkunskapsprov för utländska läkare Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret TULErapport UF Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen. Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera lärarutbyten

28 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan om lärarbyte Ansökan Beslut UFS:s närarkiv vilken rafs? Papperhandlingar gallras efter 5 år, elektroniska handlingar bevaras tillsvidare i Skutten Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet Resebidrag för lärarutbyte Ansökan Beslut Bevaras Reserapport Bevaras Skutten Teaching programme Gallras efter 5 år UFS:s närarkiv Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. vilken rafs? Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: Bedriva studenthälsovård Avtal med vårdgivare UF Bevaras UF:s arkiv Patientjournaler Bevaras tillsvidare i sin helhet UF:s arkiv, Studenthälsan Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: Ge stöd till studenter med funktionsnedsättning Ansökan om stöd Bevaras Bevaras tillsvidare i Nais Beslut/rekommendation om individuellt stöd Bevaras Bevaras tillsvidare i Nais Individuella intyg om kompensatoriska åtgärder Lämnas till studenten Redovisning av nationella medel UF Bevaras UF:s arkiv

29 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ändringar av beslut om individuellt stöd Bevaras Bevaras tillsvidare i Nais Processgrupp: Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning 2.15 Ansökan om särskilt förordnande att utöva tandläkaryrket för icke legitimerad tandläkare Ansökan Bilagor Beslut Ja, DENTMED Bevaras DENTMED Avser ansökan som skickas in av klinikchefen till Socialstyrelsen. Beslutet anges på ansökningsblanketten Tandläkarjournaler Bevaras/gallras, se DENTMED Journaler för personer födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska bevaras. Övriga journaler ska gallras 10 år efter sista uppgiften infördes i journalen. RAMS 1995: Tidbokningsliggare Gallras 1 år efter sista notering Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Allmänna brev i symbolfrågor till KI Bevaras/Gallras efter 1 år, se Förfrågningar Ja/Nej, Bevaras om de diarieförs, annars kan de gallras vid inaktualitet DENTMED För besök vid Odontologiska institutionens studentklinik Avser frågor i vilka KI har en symbolisk betydelse, t.ex som representant för djurförsök eller för medicinsk vetenskap. Brev som inte genererar ett ärende gallras. Brev som genererar ett ärende bevaras. Gäller även förfrågningar som inkommer via sociala medier. Förfrågningar av mer komplex karaktär ska diarieföras. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Korrespondens Ja/Nej, Bevaras eller gallras vid inaktualitet Korrespondens av vikt ska diarieföras och bevaras. Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär kan gallras när handlingen inte längre behövs. RAFS 1991:6,

30 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Obegripliga brev Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, Röstmeddelanden Se Skrivelser av ringa betydelse mottagna för kännedom som inte föranleder någon åtgärd Skrivelser rörande undergörande eller homeopatiska mediciner, behandlingar och upptäckter som saknar vetenskapliga referenser SMS se Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras efter 1 år Gallras vid inaktualitet Om meddelandena tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. Avser skrivelser av ringa betydelse för verksamheten, såsom inbjudningar till kurser och konferenser, upplysningar om andra myndigheter, privata företag, enskilda m.fl. som inte direkt angår institutionen. Svårtolkade fall överlämnas till lämpliga forskare för vidare handläggning. Om SMS:et tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när SMS:et inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Svar på förfrågningar, se Övriga inkomna handlingar som inte rör myndighetens verksamhetsområde Bevaras/Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet UF/institution Diarieförs och bevaras om det blir ett ärende, annars förvaras det i Outlook och gallras vid inaktualitet. RAFS 1991:6, Avser t.ex. reklam och spam. RAFS 1991:6,

31 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: Hantera klagomål och synpunkter Inkommet klagomål Bevaras/Gallras vid inaktualitet Diarieförs och bevaras om det blir ett ärende, annars gallras det vid inaktualitet. RAFS 1991:6, Inkomna klagomål och synpunkter via röstmeddelanden och liknande Bevaras/Gallras vid inaktualitet Kampanjer/Upprop Bevaras/Gallras vid inaktualitet Svar på klagomål och synpunkter Ja/Nej Bevaras/Gallras vid inaktualitet Om meddelandet tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. Med kampanj/upprop avses organiserat brevskrivande/inlägg på sociala media med synpunkter på KI:s verksamhet. En kampanj blir ett ärende med en tjänsteanteckning om hur många brev/inlägg som kom in till KI. Breven kan gallras när de är räknande. Om svaret tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process: Hantera högtider och ceremonier Avtal med leverantör UF Bevaras UF:s arkiv Fotografier och filmer Bevaras UF:s arkiv Inbjudningar Bevaras UF:s arkiv Mall för diplom UF Bevaras UF:s arkiv Manuskript till hållna tal Bevaras UF:s arkiv Rektors tal Middagsmeny Bevaras UF:s arkiv RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

32 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Placeringslista Bevaras UF:s arkiv Deltagarlista/Gästlista Program Bevaras UF:s arkiv Sånghäfte Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process: Hantera konferenser Avtal med leverantör UF Bevaras UF:s arkiv Deltagarlista Bevaras Inbjudan Bevaras Presentationer/Abstracts Bevaras Program Bevaras Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process Hantera externa besök Formell inbjudan Bevaras I mån av förekomst Program Bevaras Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Hantera överklaganden Överklagande av kurs till Överklagandenämnden Överklagande Yttrande Beslut från ÖNH Rättning av avslagsbeslut UF Bevaras UF:s arkiv Överklagande till Förvaltningsrätten Överklagande Yttrande Domslut UF Bevaras UF:s arkiv Förvaltningsrättens dom kan överklagas till Kammarrätten.

33 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Överklagande UF eller Bevaras Yttrande programans Originalet skickas till Beslut från ÖNH varig ÖNH, kopia vid KI. Rättning av avslagsbeslut institution Överklagande till Överklagandenämnden för högskolan För överklaganden av studentärenden vid instituion med programansvar, så handläggs ärendet där. I de fall KI ändrar sitt beslut i enlighet med överklagan (omprövning av beslut) så skickas inte överklagandet in till ÖNH. Om KI vid en omprövning ändrar en del av beslutet, ska överklagandet skickas till ÖNH tillsammans med det nya beslutet. Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Hantera överprövningar Överklagande till Kammarrätten Föreläggande Yttrande Domslut UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskning Oredlighet i forskning Anmälan Utredning Beslut UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Anmälan till rektor Anmälan UF Bevaras UF:s arkiv Yttrande Beslut Protokollsutdrag Disciplinnämnden Protokoll Bevaras UF:s arkiv Skrivelser till andra myndigheter UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda Beslut UF Bevaras UF:s arkiv

34 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Personalansvarsnämnden Protokoll Bevaras UF:s arkiv Utredningar UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier, misstanke om brott och dylikt Anmälan UF Bevaras UF:s arkiv Rektors beslut UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet 2.19 Dagjournaler 2 år RAFS 1991:6, 2.19 Hantering av Ansökan Bevaras försöksdjursverksamhet Tillstånd 2.19 Hälsoinventering 2.19 Händelserapporter Bevaras 2.19 Inspektionsrapporter Bevaras 2.19 Journaler 5 år 2.19 Kopia på djuretisk prövning Gallras vid inaktualitet. Ansökan och belsutet diarieförs vid tillståndsinnehavarens institution Statistik Bevaras Skickas till Jordbruksverket. RAFS 1991:6,

35 Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Process: Hantera klagomål och synpunkter Process: Hantera högtider och ceremonier Process: Hantera konferenser Process: Hantera externa besök Process: Hantera överklaganden Process: Hantera överprövningar Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskning Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Process: Utreda siciplinära åtgärder rörande anställda Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier misstanke om brott och dylikt Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.