Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 5 Version 1.5 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1255/2017 Dnr för föregående version: 1411/2016 Beslutsdatum: Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.4 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Process: 1.1 Hantera extern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Process: Administrera möten och fatta beslut inom KI:s nämnder och råd Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Process: Planera och budgetera verksamheten Process: Följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Institution Bevaras Institution Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Tex handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställningar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. RAFS 1991:6, Korrespondens av vikt Institution Bevaras Institution Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut Se Bevaras Institution Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och anmärkning ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Rektorsbeslut Se anmärkning Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör.

4 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.1 Hantera extern styrning 1.1 Förordning UF Bevaras UF:s arkiv 1.1 Regleringsbrev UF Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev. 1.1 Återrapportering UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Fastställande av röstlängd UF Bevaras UF:s arkiv Förordnande av UF Bevaras UF:s arkiv nominerade Personalförteckningar, organisationsplaner Institution Bevaras Institution Röstlängder Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, Röstsedlar Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, Valprotokoll Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv årligen alternativt efter avslutat val Valresultat UF Bevaras UF:s arkiv Webbsidor Bevaras UF:s arkiv Skärmdump tas efter valavslut eller innan större förändringar av samtliga webbsidor som rör valet. Skrivs ut och arkiveras tillsammans med. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Administrera möten och fatta beslut inom KI:s kommittéer, nämnder och råd Ansökningar om mindre ekonomiska bidrag och liknande Gallras vid inaktualitet, se anmärkning Beslutsförslag Bevaras, se anmärkning Institution Gäller under förutsättning att det framgår av protokollet vem som sökt vad, belopp samt beslut. Bevaras tillsammans med protokollet om det inte framgår vad förslaget handlar om i protokollstexten. RAFS 1991:6,

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Bilagor Institution Bevaras Institution Dekanusbeslut Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Föredragningslistor Gallras vid inaktualitet Kallelser och dagordningar Gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar från personalmöten Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Gallras efter 5 år Institution De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/protokoll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBLprotokoll Ordförandebeslut Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Protokoll (avser Bevaras UF:s arkiv övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) Protokoll för styrning av Bevaras Respektive institution Avser tex. Institutionsrådets protokoll institution Protokollsutdrag/beslut Institution Bevaras Respektive institution RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

6 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Arbetsordning UF Bevaras UF:s arkiv Delegation av besluts och Institution Bevaras Institution attesträtt Delegationsordning, institutionsspecifik Institution Bevaras Institution Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen Delegering av Institution Bevaras Institution arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet Fullmakt Institution Bevaras Institution Fullmakter för postöppning ska inte diarieföras utan hålls enbart samlade Handböcker för anställda UF Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken Interna riktlinjer och Institution Bevaras Institution föreskrifter Mottagande av delegering av beslutsrätt till prefekt UF Bevaras UF:s arkiv Avser dokument som prefekten ska kvittera när hen mottagit delegationen och skicka tillbaka till UF. Ärendet kopplas till delegationsordningen Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Institution Bevaras Institution Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Planera och budgetera verksamheten Begäran om extra anslag UF Bevaras UF:s arkiv från institutionerna Beräkningsunderlag Bevaras UF:s arkiv Beslut om intern UF Bevaras UF:s arkiv Beslutas av konsistoriet. resursfördelning Budgetunderlag Bevaras UF:s arkiv Investeringsbeslut Institution Bevaras Institution Personalstatistik Gallras vid inaktualitet Primula Bevaras tills vidare i Primula. RAFS 2006: Verksamhetsplan Institution Bevaras Institution

7 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Följa upp och redovisa verksamheten FoUUenkäter Bevaras Institution Endast för kliniska institutioner Specifikationer till delårsrapport Gallras efter 10 år EkonomiavdelningenU F Specifikationer till Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. årsredovisningar Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonto) Register för anläggningstillgångar och inventarier Anläggnings och inventarieregister Specifikation av konto 1632, 1672 Kundreskontra total Lverantörsreskontra total Semesterlöneskuld Redovisning av handkassa Verifikationsnummerlista RAFS 2015: Verksamhetsberättelse Institution Bevaras Institution Årsredovisning UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.4 Inspektionsrapporter Institution Bevaras Institution Se generell anmärkning. 1.4 Intrastatsrapporter Gallras efter 2 år Ekonomiavdelningen UF RAFS 2015:2 1.4 Rapporter till statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen Institution Gallras efter 10 år Institution RAFS 2015:2 1.4 Revisionsplan UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen

8 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 1.4 Svar till tillsynsmyndigheter 1.4 Övriga rapporter till statsredovisningen Institution Bevaras Institution Se generell anmärkning. Gallras efter 2 år RAFS 2015:2

9 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.5 Projektbeskrivning/projekt Institution Bevaras Institution Se generell anmärkning. idé 1.5 Projektbeställning Institution Bevaras Institution Se generell anmärkning. 1.5 Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Projektplan Institution Bevaras/Gallras vid projektavslut 1.5 Projekttidrapporter Gallras vid projektavslut Institution Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut, se även generell anmärkning Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Rapporter Institution Respektive Se generell anmärkning. institution 1.5 Utredningar Institution Respektive institution Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.6 Inkommande enkäter UF Bevaras UF:s arkiv 1.6 Medarbetarundersökning UF Bevaras UF:s arkiv Gäller KI övergripande sammanställning 1.6 Remisser Institution Bevaras Institution Se generell anmärkning. 1.6 Remissvar Institution Bevaras Institution Se generell anmärkning. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

10 Verksamhetsområde 2 Stödja verksamhet Process: Hantera kundfakturor Process: Hantera leverantörsfakturor Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Process: Förvalta fonder och stiftelser Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering Process: Upphandla och köpa in Process: Sälja varor och tjänster Process: Rekrytera Process: Administrera anställning Process: Samverka med fackliga organisationer Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: Hantera pensioner och försäkringar Process: Ansöka om docentur Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera ITstöd Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: Hantera lokalfrågor Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: Genomföra byggprojekt Process: Administrera utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Process: Hantera inresande studenter Process: Hantera lärarutbyten Process: Bedriva studenthälsovård Process: Ge stöd till studenter med funktionshinder

11 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Institution Bevaras Institution Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställnignar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. RAFS 1991:6, Korrespondens av vikt Institution Bevaras Institution Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut Se anmärkning Rektorsbeslut Se anmärkning Bevaras Institution Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör.

12 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera kundfakturor Fakturor Gallras efter 17 år, se anmärkning Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. RAFS 2015: Kundreskontra Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Kundreskontrans verifikationer Gallras efter 17 år, se anmärkning Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera leverantörsfakturor Fakturor Gallras efter 17 år, se anmärkning Pappersfakturor som har skannats får RAFS 2015:2 gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år Leverantörsreskontra Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod Leverantörsreskontrans verifikationer Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Leverantörsverifikationer Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 RAFS 2015:2

13 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings och Bevaras Ekonomiavdelningen När systemet tas ur drift ska inventarieregister UF informationen bevaras Betalningsbekräftelse Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 (SU08) Betalningsförslag (SU07) Gallras efter 10 år RAFS 2015: Dagbok/verifikationsjournal Fellistor och avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso Bevaras Gallras efter 1 månad, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Ekonomiavdelningen UF Huvudbok Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning. Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning. RAFS 1991:6, Huvudboksverifikationer Gallras efter 17 år Ekonomiavdelningen UF Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015: Inventeringslistor Inventarieblanketter Gallras efter 10 år Institution RAFS 2015: Kodplan/Redovisningsmodell Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto och objektplan.

14 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Kontoplan Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser Kontoutdrag Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 checkkonton i bank Objektplan/Projektplan Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar ekonomiska händelser Pack/fraktsedlar samt ordererkännande Rekvisitioner samt följesedlar Utbetalningar avstämningar Utbetalningar specificerade kontoutdrag Gallras vid inaktualitet, se anmärkning Gallras efter 17 år Om pack/fraktsedeln inte stämmer med beställning och leverans ska ordererkännandet bevaras i 10. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 1991:6 RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år RAFS 2015: Utdatalistor från Agresso Gallras vid inaktualitet, Återredovisning från Plusgirot (GL18B) Bevaras Institution Ekonomiavdelningen UF Utdatalistor som ingår i årsbokslutet bevaras centralt. Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras RAFS 1991:6, Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor Gallras efter 10 år RAFS 2015: Deklarationer Gåvobrev UF/Institutio Bevaras Institution n Permutationer Ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Permutationer Beslut UF Bevaras UF:s arkiv

15 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Placeringsrådets beslut UF Bevaras Testamenten UF Bevaras UF:s arkiv Årsredovisningar Bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Resestipendium/bidrag Utlysning Lista över sökande Beslut Lista över beviljade, avslag samt summor. Letter of Agreement mellan handledare. Reserapport Institution Bevaras Institution Avser tex Minor Fields Studies MFS Stipendium Beslut om inrättande med bilagor Institution Bevaras Institution Stipendium kan utbetalas för grundutbildning, doktorandutbildning (tilläggsstipendium) och postdoktoralutbildning. Bilagor: Försäkran Kursplan/individuell plan Finansiärens medgivande CV Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Finansiell administration UF Bevaras UF:s arkiv Avser Grants Offices avtal med av EU projekt institutioner Finansieringsavtal UF/ Bevaras Institution Är handlingarna övergripande för KI eller Institution, UFspecifika ska de diarieföras och se arkiveras vid UF. Handlingar som är anmärkning institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution

16 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till forskningsfinansiering ATmedel Ansökan UF, se anmärkning Gallras 2 år, se anmärkning En lista över sökande diarieförs. Ansökningarna kan gallras efter 2 år ATmedel Utlysning Lista över sökande Meritvärdering Beslut UF Bevaras UF:s arkiv Avser finansierad forskningstid under ATutbildningen CSTPmedel Ansökan Gallras 2 år, se anmärkning CSTPmedel Utlysning Lista över sökande Fonder och stiftelser vid KI Ansökan Ansökningarna kan gallras under förutsättningar att en lista över alla sökande diarieförs. UF Bevaras Ramsanslag för delfinansiering av doktorander. Gäller läkare, tandläkare, psykolog och logoped. Ansökan Gallras efter10 år Stiftelsearkivet En sökandelista sammanställs. Ansökan diarieförs inte vid institution Fonder och stiftelser vid KI Utlysning Utlysning Sökandelista Granskarnas utlåtande Jävsdeklarationer Förslag till beslut (missiv) Beslut (FSprotokoll/dekanbeslut) Dekanbeslut avseende granskare för utlysning Stiftelsens stadgar UF Bevaras UF:s arkiv KIDmedel Ej beviljad ansökan Gallras efter 2 år RAFS 1991:6,

17 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS KIDmedel Utlysning UF Bevaras UF:s arkiv Beslut fattas av Styrelsen för forskning och Beslut Sökandelista Beviljad ansökan Intyg om KIDdoktorand dokumenteras i protokoll. Ett protokollsutdrag diarieförs. En lista med alla sökande diarieförs samt att de beviljade ansökningarna läggs som bilagor i ärendet. När en doktorand har anställts så ska blanketten "intyg om KIDdoktorand" diarieföras för varje doktorand Resebidrag sökt utanför KI Ansökan Beslut Institution Bevaras Institution Resebidrag vid institution Utlysning Institution Bevaras Institution Sökandelista Beslut/Lista över beviljade sökande Ansökningar som fått tilldelning Reserapporter Resebidrag vid institution Ej beviljad ansökan Gallras efter 2 år Verksamhetsområde: 2 Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Upphandla och köpa in Anbud antaget Bevaras Institution, upphandlingsakt Inklusive samtliga bilagor samt begärda förtydliganden och kompletteringar Anbud antaget Bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) Gallras efter 5 år Institution Anbud ej antaget Gallras efter 5 år, Institution se anmärkning Anbudsutvärdering Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. RAFS 2013:1 RAFS 2013:1

18 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Annonsering av förfrågningsunderlag/ anbudsinbjudan Avser annons där förfrågningsunderlag läggs ut med syfte att få in anbud som motsvarar kraven Avtal Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Begäran om UF Bevaras UF:s arkiv upphandlingsstöd Behovsanalys Bevaras Institution, upphandlingsakt Beställning eller motsvarande handlingar vid avrop mot ramavtal Institution Bevaras Institution, arkiveras med avtalet Följesedel Gallras efter 1 år, se anmärkning Institution Förfrågningsunderlag Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Får gallras vid inaktualitet under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusive prövningar och tester, samt referenstagning Förnyade/förändrade avtal Institution Bevaras Institution Kopplas till ursprungsärendet Korrespondens av vikt under anbudstiden Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Serviceavtal Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut Sändlista Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Tackbrev till ej antagna leverantörer Institution Gallras efter 10 år Institution I mån av förekomst. RAFS 2013: Tilldelningsbeslut Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut.

19 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Undantag/Avsteg från Beviljad ansökan Institution Bevaras Institution Institution ansöker om avsteg från ramavtal Beslut ramavtal till upphandlingsenheten UF Öppningsprotokoll Institution Bevaras Institution, upphandlingsakt Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Sälja varor och tjänster Anbud Institution Bevaras Institution Avtal Institution Bevaras Institution Beställning Institution Bevaras Institution Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Rekrytera Annons Institution Bevaras Institution Avser även utlysning av doktorandplats Annonseringsplatser, lista Institution Bevaras Institution Anställningsärende avbruten rekrytering Institution Institution Ansökan om anställning inom anställningsärende Ansökan om anställning som doktorand Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Institution Institution Bevaras eller gallras vid inaktualitet, se anmärkning Gallras/Bevaras, se anmärkning Gallras/Bevaras, se anmärkning Gallras/Bevaras, se anmärkning Institution Institution Institution Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras Beslut om anställning Institution Bevaras Institution Avser även beslut om tillsättning av doktorandplats Beslut om rekrytering Institution Bevaras Institution Gäller tillsättning av akademiska tjänster. RAFS 1991:6, RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 RAFS 1991:6, Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från de sökande som anställs Institution Bevaras Institution

20 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Gallras vid RAFS 1991:6, överklagandetide ns utgång Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Blanketter för företrädesrätt till återanställning Institution Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång Gallras efter 1 år, se anmärkning Se anmärkning Litteraturförteckningen bevaras RAFS 1991:6, Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på institutionen fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt Korrespondens Institution Se anmärkning Institution Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid inaktualitet Kravprofil Institution Bevaras Institution I mån av förekomst Ledamot till Pedagogiska Akademin Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess Annons Ansökan Tillsättningsbeslut UF Bevaras UF:s arkiv Gallras vid inaktualitet Avser t.ex. meddelanden om att ansökan har inkommit, hur ärendet fortskrider och att beslut har fattats. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Personlighetstest Institution Bevaras/gallras, se anmärkning. Institution Personlighetstest för den sökande som RAFS 1991:6, har anställts (i mån av förekomst) bevaras. För övriga sökande kan de gallras efter överklagandetidens utgång.

21 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Referensupptagningsuppgi Institution Bevaras Institution fter för sökande som anställts Rekryteringsunderlag Institution Bevaras Institution I mån av förekomst. Även vid rekrytering av doktorand Rekryteringsutskottet Protokoll Bevaras UF:s arkiv Sammanställningar av Institution Bevaras Institution intervjuer Tillbakatagande av ansökan Institution Bevaras Institution Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Administrera anställning Adressändring, avisering om Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Anknytningsbeslut Code of coduct Bevaras Institution Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) Gallras efter 10 år UF:s arkiv RAFS 2006:5, ändrad 2012: Anställningsavtal Code of coduct Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder Ansökan om bidrag till Bevaras UF:s arkiv, arbetshjälpmedel personalakt Ansökan om entledigande Bevaras UF:s arkiv, personalakt Arvodesuppgifter Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Aviseringslistor Gallras vid inaktualitet Bevaras idag tillsvidare i Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Avsked/uppsägning/ompla cering Bevaras UF:s arkiv, personalakt

22 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Gallras efter 2 månader Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Avtal om lönekostnader Institution Bevaras Institution Bisysslor Singerad rapport Rapporterade bisysslor Institution Bevaras Institution Avser av prefekt singerad rapport samt varje enskild redovisad bisyssla Bisysslor avseende UF Bevaras UF Beslutas av universitetsdirektören. anställning i bolag med samarbete eller ekonomisk relation till KI Bisysslor gällande jhgv UF Bevaras UF Beslutas av rektor prorektor, prefekter, dekaner, prodekaner och vicerektor Distansavtal Bevaras UF:s arkiv, personalakt Ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Beslut från Försäkringskassan Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan. Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Individuella beslut Bevaras UF:s arkiv, personalakt Intyg Bevaras UF:s arkiv, personalakt

23 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Kompetensutveckling, Bevaras UF:s arkiv, Avser enskild anställd (bevaras i mån av handlingar rörande personalakt förekomst) Kurskatalog personalutbildning Bevaras UF:s arkiv Ledighetsansökningar Gallras efter 2 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Loggsammanställningar Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Läkarintyg Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF en gång i månaden. Avser RAFS 2006:5, läkarintyg för kortare tids sjukfrånvaro ändrad 2012:9 som behålls vid KI Mottagningsavtal Institution Bevaras Institution Namnändring, avisering Bevaras UF:s arkiv, om personalakt Personalbeslut UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalutredning UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula Bevaras Primula Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Sjukförsäkran Gallras efter 10 år UF:s arkiv, se anmärkning Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare Bevaras UF:s arkiv, personalakt Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9

24 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Tjänstgöringsintyg Bevaras UF:s arkiv personalakt utfärdade vid KI Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper Gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula. RAFS 1991:6, Tjänstgöringsjournaler, digitala Bevaras Primula Tjänstledighetsansökningar (över sex månader) Varsel rörande anställningar Överenskommelse om forskarflytt Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Bevaras UF:s arkiv, personalakt Institution Bevaras Institution Diarieförs vid den institution som har upprättat överenskommelsen Övertids/mertidsrapporter Gallras efter 2 år HRavdelningen Levereras till UF:s HRavdelning en gång i månaden. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal UF Bevaras UF:s arkiv MBLprotokoll Bevaras UF:s arkiv Protokoll från samverkansgrupp och andra partsgemensamma möten Bevaras UF/Institution Centrala samverkans protokoll arkiveras vid UF, annars vid respektive institution. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Jämkningar preliminärt skatteavdrag Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Kontrollistor för retroaktiva löneberäkningar Kontrolluppgifter till Skatteverket Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Löneartsförteckningar Bevaras Primula

25 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Lönebesked Primula Lönekostnadsspecifikationer Gallras efter 10 år Primula, tas ut på papper Räknas som loggsammanställningar RAFS 2006:5, ändrad 2012: Lönelistor Bevaras Primula Rekvisitioner för mervärdesskatt Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner Reseräkningar med bilagor Gallras efter 10 år Institution RAFS 2006:5, ändrad 2012: Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Gallras vid inaktualitet Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Signalistor Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Skatteredovisning (uppgifter för) Gallras efter 10 år Primula Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Skatteuppgifter Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Tidsredovisning/underlag till flextidssystem Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Underlag för lön Gallras efter 2/10 Se anmärkning Underlag för manuellt utbetalad lön får RAFS 2006:5, år, se anmärkning gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga ändrad 2012:9 underlag såsom underlag till tidsredovisning/flextidssystem får gallras efter 2 år Utdatalistor för skatteredovisning Gallras efter 10 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012: Utmätningsbeslut Gallras efter 2 år Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Hantera pensioner och försäkringar Ansökan om pension Bevaras UF:s arkiv, personalakt

26 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar rörande sjukoch arbetsskadeersättning på individnivå Bevaras UF:s arkiv, personalakt Pensionsutredning (beslut om pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Ansöka om docentur Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Docenturansökan Ansökan med bilagor Sakkunnigutlåtande Docenturbevis Förnyelse/förlängning av Ansökan docentur Beslut Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Karriär och kompetensutveckling av personal Forskarhandledarutbildning Bevaras UF:s arkiv, personalakt UF Återsändes/gallra s efter besvärstidens utgång UF:s arkiv RAFS 1991:6, UF Bevaras UF:s arkiv Bilagor kan t.ex. vara meritportfölj, CV och intyg från prefekt. UF Bevaras UF:s arkiv Inget nytt docenturbevis utfärdas. Intyg Bevaras UF:s arkiv Forskarhandledarutbildning Kursplan Bevaras UF:s arkiv Kursplanerna skrivs ut från KIWAS Kompetensbedömningar av försöksledare Beslut Diarieförs vid Komparativ medicin Bevaras Komparativ medicin

27 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Ansökan med bilagor Bevaras Komparativ medicin Intyg Kompetensbedömningar för hantering av djur Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser Ledarskap för forskargruppsledare Diarieförs vid Komparativ medicin Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) Intyg Bevaras UF:s arkiv TAmedel Ansökan Gallras efter 2 år En sökandelista sammanställs TAmedel Utlysning Sökandelista Beslut Redovisningar från beviljade ansökningar UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Arbetsmiljögruppen UF Protokoll Bevaras UF:s arkiv Arbetsmiljönämnden Protokoll Bevaras Institution Biosäkerhetskommittén Protokoll Bevaras UF:s arkiv Central UF Bevaras UF:s arkiv likabehandlingsplan Dokumentation från skyddsronder Institution Bevaras Institution Hälsobokslut UF Bevaras UF:s arkiv T.ex. resultat av friskvårdssatsningar Hälsovård, handlingar rörande förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar UF Bevaras Se anmärkning Arkiveras i personalakt på individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna Miljörådets protokoll Bevaras UF:s arkiv

28 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Utredningar rörande Institution Bevaras Institution arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Överenskommelse Institution Bevaras Institution gällande lokal miljösamverkan Övriga handlingar rörande arbetsmiljöfrågor UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Anmälan om arbetsskada Institution Bevaras Institution Anmälan skickas till Försäkringskassan Avvikelserapporter Institution Bevaras Institution Beslut om arbetsskada Institution Bevaras Institution Kopior av läkarintyg Gallras efter 10 år HRavdelningen Gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan. RAFS 2006:5, ändrad 2012: Kvitton rörande läkevårdsoch läkemedelsersättningar Persondatalista över personer som fått recept på fysisk aktivitet från Previa Gallras efter 10 år HRavdelningen Levereras till UF. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Gallras 1 år efter att uppgifterna har förts in i registret Friskvården Avser persondatalista i Excel som upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka vilka personer som fått recept på fysisk aktvitet utfärdat av Previa Rehabiliteringsutredningar Bevaras UF:s arkiv, personalakt Övriga handlingar rörande individuella arbetsskador Bevaras UF:s arkiv, personalakt Processgrupp: Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar 2.5 Arbetsmiljöverket Anmälan Beslut Riskbedömning Institution Bevaras Institution 2.5 Kemikalieregister Bevaras Klara Klara = KI:s kemikalieregister RAFS 1991:6,

29 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: Process: 2.6 Administrera ITstöd 2.6 Förvaltningsplan Institution Bevaras Institution Gäller för ett år. När en ny version diarieförs så ska det nya dnr kopplas till den gamla versionens dnr. 2.6 Incidentrapporter Gallras vid Institution inaktualitet 2.6 Loggningsfiler och logglistor för epost och Gallras efter 100 dagar, se ITavdelningen Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. RAFS 1991:6, fax anmärkning cacheminnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre. 2.6 Supportärenden Vid systembyte Ärendehanteringssystem vid institution 2.6 Systemdokumentation Institution Bevaras Institution 2.6 Överenskommelser UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Arkivredovisning Bevaras Institution I arkivredovisningen ingår försättsblad, arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt förteckningsblad Diarium Bevaras UF:s arkiv Gallringsutredningar Institution Bevaras Institution Endast mer omfattande gallringsutredningar behöver diarieföras Handlingar som inkommer i icke autentiserad form (ej underskrivna) Se anmärkning Gallras Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet RAFS 1991:6,

30 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS JKlistor UF Bevaras UF:arkiv Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet Sekretessförbindelse Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Gallras vid inaktualitet Institution Gallras under förutsättning att de inte förutsätts att de inte fyller någon funktion eller tillför ett ärende sakuppgift. Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Beslut om att neka Institution Bevaras Institution Beslutet kan överklagas. utlämnande Sekretessförbindelse Institution Bevaras Institution I de fall en sekretessförbindelse upprättas i samband med ett utlämnande. RAFS 1991: Begäran om utlämnande av allmän handling Institution, se anmärkning Bevaras/Gallras, se anmärkning Institution Utlämnande av enkel och rutinartad RAFS 1991:6 karaktär, tex examensbevis, ladokutdrag och liknande diarieförs inte och kan gallras efter 6 månader. Processgrupp: Process: 2.8 Kommunicera internt 2.8 Internwebb Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 2.8 Interna nyhetsbrev Bevaras Institution 2.8 Personaltidning Bevaras Institution 2.8 Underlag för KI:s interna arbete Gallras när ärendet är avslutat Institution RAFS 1991:6,

31 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet 2.10 Artikelbeställningar Gallras KIB RAFS 1991:6, 2.10 Avtal med leverantörer av KIB Bevaras KIB informationsdatabaser 2.10 Bibliotekskatalog Bevaras KIB 2.10 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se anmärkning KIB Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. RAFS 1991:6, Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera lokalfrågor Besiktningsprotokoll UF Bevaras UF:s arkiv Hyresavtal UF Bevaras UF:s arkiv Lokalrapporter (per yta) Fastighetsavd UF Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas Lokalregister Fastighetsavd UF Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Avtal/kontrakt för KIkort Gallras efter 2 år KIkorten är endast giltiga i 2 år, därefter slutar korten att fungera. RAFS 1991:6,

32 Nyckelkvittenser Gallras vid inaktualitet UF:s receptions lista över besökare Gallras vid inaktualitet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Genomföra byggprojekt Projekthandlingar Separat lista över vad som ska ingå i ärendet finns att tillgå Ritningar Bevaras, se anmärkning Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Administrera utbytesprogram Finansieringsavtal med Erasmus och Linnaeus Palme Institution RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 East coast RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 UF Bevaras UF:s arkiv Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Brandskyddsdokumentation Institution Bevaras Institution Handlingar som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive institution. Fastighetsavdelningen (Pythagoras) CADritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet. UF Bevaras UF:s arkiv RAFS 1991:6,

33 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Linnaeus Palme Partnerskap Planeringsansökan alt. RAM ansökan Tilldelningsbeslut Kontrakt för varje projekt Slutrapport för varje projekt RAMrapport Avslutningsbrev Ev. återkrav UF Bevaras UF:s arkiv Linnaeus Palme Planering Ansökan UF Ansökingarna diareförs på ett gemensamt dnr Utbytesavtal UF Bevaras UF:s arkiv Återrapportering UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Ansökan med bilagor Gallras efter 5 år Studentakt, hos studenthandläggaren Ansökan till partneruniversitet (med bilagor) Antagningsbesked/ Learning Agreement Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Code of conduct Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

34 Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Försäkringsintyg från Kammarkollegiet Intyg Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Nomineringsbesked Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Resebidrags/stipendieblan kett Reserapport Bevaras tillsvidare i Skutten Studentakter för utresande utbytesstudenter Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Internationella kansliet Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallras efter 5 år Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet Transcript of records Gallras efter 5 år Studentakt,hos studenthandläggaren Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera inresande studenter Generell anmärkning: Studentakterna för inresande studenter hanteras vid Avdelningen för utbildning och forskarutbildningsstöd UFS Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. I mån av förekomst. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15