Styrgruppsmöte nr 3. Kravspecifikation för upphandling av gemensamt operationsplaneringssystem. 14 oktober 2009

Transkript

1 Styrgruppsmöte nr 3 Kravspecifikation för upphandling av gemensamt operationsplaneringssystem 14 oktober 2009

2 Agenda 1. Dagordningen 2. Föregående minnesanteckningar 3. Nuläge/status 4. Resultat från intervjuer av Per-Anders Larsson, Bengt Nellgård, Eva-Mari Petersson och Magnus Lord. 5. Planering/risker 6. Nästa möte 7. Övrigt [Vem kan ta anteckningar?]

3 3. Nuläge/status

4 Arbete sedan sist Tagit fram leverablerna 2 heldags-workshops 2 extra workshops i den mindre gruppen Sammanställning Intergranskning och korrigeringar Gått igenom kommentarerna med Olof Wikstrand (an-läk) Remissutskick Bokat möten (försökt) Leverabler 1) Kravspecifikation (Dokument) Bilaga: Kravlista OPS 2) Övriga leverabler Bilaga: Regelverk (rekommendation, vilken info i vilket system)

5 Remiss, deltagare

6 Kvar att göra Sammanställa remissvar + möte med ref.gruppen (nästa vecka) Teknikkrav (få acceptans på kravlista från RSIT). Fick ett nytt namn idag (Mattias Larsson). Info.säkerhetskrav (skall eller bör på kraven), Britt Lagerlund: Blandat skall/bör -> 100% skall med lapsus Semester -> kortare försening Generella systemegenskapskrav

7 4. Resultat från intervjuer av Per-Anders Larsson, Bengt Nellgård, Eva-Mari Petersson och Magnus Lord.

8 Frågeställning Vad behövs för att kunna mäta och analysera utnyttjandegrad/ flaskhalsar? (ingen kunde undvika att komma med förbättringsförslag)

9 Per-Anders Larsson (HBG) Problem Automatisk planering svårt; för mycket sista-minuten-omplanering pga med. prio. Ser inte alltid till helheten (kan man medicinera istf att operera) Vad kostar planeringen? Effektivisera utan att minska kvalitet Tungrott att skifta resurser mellan specialiteter (måste ändra grundförutsättningar) Behov för att kunna mäta och analysera utnyttjandegrad Statistikverktyg (qlikview) för ek, tider/operatör Trender för typer av operationer, andel akut/elektiv Sällanhändelser som komplikationer Kvalitetsregister Kostnad istf beläggning Förslag för att effektivisera verksamheten idag Rimligt med överskott på salar för högre effektivitet, den rörliga kostnaden är huvudparten. Större salar, dagens är för trånga. Mindre dubbeldokumentation, bättre systemintegrationer och lättåtkomlig information (effektiv informationsflöde). Notifieringar i op-systemet istf att ringa

10 Bengt Nellgård (UMAS) Problem Har identifierat de vanligaste flaskhalsarna inom OPERA, känner till problemen Risk för övertid medför strykningar DRG orättvis, tar inte hänsyn till sjuk/frisk pat Behov för att kunna mäta och analysera utnyttjandegrad Statistik (grafiska rapporter) Hur många OP per sjukhus/avd Hur länge pat ligger inne per OP-typ OP-tid/operatör Jämföra utfall mot plan/uppdrag. Tillgänglig för alla. Mäta avvikelser (ej fylla i själv, en mätvecka då och då) Förslag för att effektivisera verksamheten idag Ett OPS. Jobba var som helst.

11 Eva-Mari Petersson Problem Hålla uppe ett bra flöde Behov för att kunna mäta och analysera utnyttjandegrad Undanröja störningar som påverkar flödet Knivtider, bytestider, alltid per enskild läkare Väntetider varje månad Hitta sängplatser (tvärs org) Förslag för att effektivisera verksamheten idag Har uppdukningsrum Årsplan som påverkar när man får ta ledigt Helautomatisk kallelsesystem (använder PASiS idag).

12 Magnus Lord Problem Precision i planeringen Lägger mycket tid på planering (avlösning) Faktisk andel knivtid för låg Behov för att kunna mäta och analysera utnyttjandegrad Att teamen själva kan mäta Statistik Förslag för att effektivisera verksamheten idag Lean-ansats (flödesorienterad och självförbättrande). Provdagar/försök med autonoma team. Elektiv vård, ortopedi. Gemensam planering. 2 salar per team. Gå ifrån stordrift. Resultat: gått från 35% till 55% knivtid och har ett lugnare tempo/ fler raster. Minutprecision i planeringen, bl a genom klassificering av komplexitet, ständig uppföljning av avvikelser som avhandlas på veckomöten. Med hög precision slipper man dessutom koordinera. Väldigt lite av detta behöver IT-stöd. Op-program på väggen, grovplanering i OPS, avvikelser på papper

13 Prototyp visuell planering

14 Sammanfattning krav Statistik (vi täcker behoven) Jämföra mot plan/utfall, systemstöd ej nödvändigt Avvikelser/störningar, ej i OPS Kostnader (PKS) Effektivitetshöjning vs kvalitet. Måste mäta båda, se korrelation. OPS täcker effektivitet och komplikationer vid operation, kvalitetssystemen resten.

15 5. Planering / risker

16 Tidsplan, framöver Genomgång av remissynpunkter 22/10 Uppdatering av leverablerna Kommentarer Teknikkrav Info-säkkrav Generella arkitekturkrav Överlämnande/uppstart upphandlingsunderlag

17 Reviderad plan Augusti September Oktober aktivitet vecka Sammanställa krav Styrgruppsmöte Mindre grp WS WS5 WS6 Teknikkrav "andra" lev kravspec Granskning/Remiss (liten+stor) PL Genomgång remiss Sista uppdatering* (planen täcker inte överlämnande) *) Förutsätter att det inte blir några stora kravändringar som kräver utredningar.

18 Att reda ut (till upphandlingsunderlag) Poängsystem (påbörjat) Grupperat kraven Procentsats per kravgrupp Procentsats för användbarhetskrav Procentsats för teknikkrav

19 Risker, möte #1 Risk Orsak Konsekvens Risk 1-3 (1 lägst) Splittrad kravbild Tidsöverdrag Hoppar över integration Rätt sak på fel ställe Ny funktionalitet läggs där det går tekniskt, inte där det bör ligga. Melior & Pasis anpassningsbarhet. Kan inte lösas inom opplaneringsprojektet. Finansieringsmodell Olikheter i verksamhet och system har format användarnas behov och krav, vill inte se till helheten bara till egna behov Semesterperiod. Tar tid att få ihop en refgrp. Komplexa regelverk. Centrala system anses vara för svåra/för dyrt att integrera med. Osäkerhet om ekonomisk påverkan för de sjukhus som drabbas av förändringen För bred kravbild => anpassningsbehov => komplexa lösningar => dyrt Drar över tidsmässigt. Kravbilden ej optimal, förbättring begränsas Systemmässigt utspridd information, saknas ett nav. Pat.säkerhet? Onödigt motstånd till förändring 3 Nej, Grp ej splittrad -> 1 3 Ja 3 Delvis 3 Delvis, t ex fakturering fv mtrl 2 Nej Missnöje med beslut Ännu outtalat motstånd från de som kommer behöva förnya sin systemkompetens Förseningar i införande, äldre system hänger kvar och orsakar 3 Nej

20 Risker, möte #2 Risk Orsak Konsekvens Risk 1-3 (1 lägst) Planen för optimistisk Granskning drar ut på tiden/få svar Kravomfattningen, vissa utredningspunkter är svåra Tidsbrist hos granskare Tidsöverdrag, kompletterande möten Dålig eller okänd acceptans 2 2 Anv.vänlighets krav svårt få bra Konfigurerbara system -> divergens mellan sjukhus Svårt få mätbart m övergripande krav, undvika flum Flexibla system för att kunna utöka med lokala/regionsöverskridande behov medför också att oönskade olikheter växer fram Tidsöverdrag 2/- Ej tillåta divergens vid införande och drift 3

21 Risker, möte #3 Risk Orsak Konsekvens Risk 1-3 (1 lägst) Acceptans Infosäk.krav drar ut på tiden Teknikkrav drar ut på tiden Fler behöver granska. Vi har inte fått namn som chefsläkare, Nordöstra (?) nästan skall, skall med lapsus ok? Svårt få till möte Drar ut lite på tiden 1-2 Får tas om hand I upphandlingsunderlaget ( låg ) Får tas om hand i upphandlingsunderlaget ( låg ) 2 2

22 6. Nästa möte

23 Styrgruppsmöte 4? Samma styrgrupp för upphandlingsunderlaget? Telefonmöte

24 7. Övrigt

25 Övrigt / frågor?

26 Tack!