Att byta själva journalsystemet var den enkla delen!

Transkript

1 Att byta själva journalsystemet var den enkla delen!

2 Vi som pratar Bengt Malmqvist Chefsläkare Landstinget Dalarna Marie Häggström Projektledare B3IT Healthcare AB Jens Bergqvist IT-direktör Landstinget Dalarna

3 Fakta och utgångsläge Ca invånare 2 akutsjukhus Falun och Mora 2 närsjukhus 31 vårdcentraler 3 journalsystem ca 60 unika databaser Översyn landstingets IS-strategi 2009 Upphandling av nytt gemensamt VIS 2010

4 Ökad patientsäkerhet Effektmål Ökad service och tillgänglighet Bättre stöd i vårdprocesser Bättre förutsättningar att följa upp och kvalitetssäkra vård och ekonomi Förbättra för användarna/vårdpersonalen Minska den vårdadministrativa tiden och öka tiden för vård Bidra till att effektivisera vården

5 Krav i upphandlingen Systemet skall vara ett (1) gemensamt system för primärvård och specialiserad vård Systemet skall vara etablerat på den svenska marknaden och beprövat både inom primärvård och specialiserad vård

6 Förutsättningar Inte bara ett nytt IT-stöd Nationellt fackspråk e-tjänstekort Landstingsgemensamma rutiner Nyttoanalys Arkivering

7 Projektmål 1. Avtal med utvald leverantör senast Breddinförande av TakeCare i Landstinget Dalarna skall genomföras så snabbt och effektivt som möjligt, det skall dock vara slutfört senast (utfall: 2 maj 2013)

8 Utmaning #1 Införandemodell Fas 1 Meliors funktioner Specialiserade vården Fas 2 Elvis funktioner Specialiserade vården Fas 3 Journal III Primärvården

9 Tidsplan 2011 Förberedelser Februari 2012 Pilot fas 1 Maj 2012 Breddinförande fas 1 Maj 2012 Pilot fas 2 Oktober 2012 Pilot fas 3 November 2012 Breddinförande fas 2 April/maj 2013 Breddinförande fas 3 1 införandeprojekt = 12 veckor

10 Utmaning #2 Projektorganisation

11 QA Styrgrupp MBA Information DELPROJEKT Huvudprojektledare LOKALA INFÖRANDEPROJEKT Projekt- Ledningsgrupp Projekt- Ledningsgrupp Utbildningsplanering Teknik o integration Pilot och införande Geriatrik, MOH BUP o Hab PAS Läkemedel Medicin Infektion Statistik o utdata Org/konfiguration Ögonsjukvård Paramedicin Akutjournal Kvalitet o test Kardiologi Barn o ungdom Kommuner/SVPL Kvalitetsregister Hud Skönvik Termer o begrepp Arkivering Akuten Kirurgi Remiss o svar TakeCare Miljöer Op/anestesi/IVA Psykiatri (APK) Kataloghantering Migrering BHV Ortopedi Pilot fas 2 Avesta Öron/Käk Avesta VC Kvinnosjukvård Långshyttans VC

12 De lokala projekten Central projektledare Lokal PL Lokal PL grupp Centralt projekt Lokalt projekt per Verksamhetsområde/ klinik Ev delprojekt/ ort Ev delprojekt/ ort Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner

13 Utmaning #3 Gå i takt!? Handbok! Mallar och verktyg Mobila utbildningssalar Gemensamma rutiner!

14 Utmaning #4 Delaktighet och förankring Höga förväntningar från verksamheten Användare delaktiva i krav, utvärdering, test och införande Kommunikationsplan! Mellanchefer som ambassadörer Förmedla målbild och entusiasmera

15 Fallgropar # 1 Kommunikation med läkargruppen - vad som gick fel och hur det vändes till något positivt # 2 Socialstyrelsen # 3 Tid vs Resurser

16 Framgångsfaktor #1 Fantastiska medarbetare! Ett verksamhetsutvecklingsprojekt med betoning på VERKSAMHET och UTVECKLING!

17 Fler framgångsfaktorer #2 Stöd från landstingsledningen #3 Beslutsmässig styrgrupp som kompletteras under resans gång #4 En projektledning som kan vården och kan styra

18 Fler fallgropar #4 Naiva kring nyttorealisering Intäkter XX tkr X tkr Utveckling & införande Nyttoperiod (förändring av verksamheten) Nytta 0 - X tkr Utvecklingskostnad Förvaltning 4 5 Tid - XX tkr Kostnader

19 En fallgrop till #5 Samverkan med leverantören

20 Å en sista #6 Tid för utvärdering av pilotdrift

21 Summering lessons learned Hög prio och offensiv tidsplan => bra förutsättningar Mer fokus på just FÖRÄNDRINGSLEDNING Nyttorealisering den röda tråden i förändringsarbete! Indata/ utdata Ta hand om guldkornen!

22 Avslutningsvis Alla har inte gjort vågen, det har varit jobbigt för många, framförallt för de som arbetar i verksamheten. Men det finns flera fördelar med att rycka bort plåstret fort!

23 Tack för er uppmärksamhet! Vinnaren har alltid en handlingsplan, förloraren har en ursäkt. (Gunde Svan)