f\necronarkrver Bodil Fndriks on, ki 0tl-701 t0 5t

Transkript

1 f\necronarkrver Bodl Fndrks on, ki 0tl-701 t0 5t b o d {n d r k : : o n@ a rk t' n øn n ù n go le b o tg. y Kalarna L.ennartsnn, tel 0t l k a t ar n a. le n n a rí s o n@ark t n an n de n.go te b 0ry. re TJÄNSTEUTIÄTANDE UtPrdat ,8 Tll,{rkvnämnden Dt 392/75 73 Gallrng av handlngar av tllfällg eller dnga bewdelse fr myndgheter Göteborss Stad Förclag tll beslut,\rkvnämnden beslutar enlgt I $ arkvreglemente för Göteborgs stad att o Fastställa galbngsfrstet för handlngar av tllfállg eller rnga betydelse som anges detta tjänsteutlåtande. RE,GIONARKTVET Torçn Beslutet skckas tll Samtlga myndgheter Göteborgs Stad. Ärendet Såvda nte annzt är föteskrvet lag eller förordnng, krävs gallrngsbeslut för att fà galha allmänna handlngar. För myndgheter Göteborgs Stad är beslutanderätten genom arkvreglemente delegerad tll Regonarkvet. Enlgt Arkvnämndens beslut , $ 47 om rkttnjer tll arkvreglemente föt Göteborgs Stad avseende redovsnng och gallrng av a[mànnahandlngar upphävs sam rga befntlga gallrngsbeslut/dokumenthanterngsplaner f.orn L Besluten/dokumenthanterngsplanelnakommer dock fotfarande att kunna tllämpas på handlngar som nkommer eller upprättas r.o.m. 201s Det behövs därmed ett nytt beslut om gallrng av handlngar som är av tltfállþ eller dnga betydelse och som tllkommer fr.o.m Reg onark vet Box 2154, GÖTEBORG Besök : Otterh I legata n 5 Tel: 'l Fax: 03' E-post: arkvnamnden@arkvnamnden. goteborg.se Yat Arkvmynd ghet för Västra côtalandsrcgonen orh Göteborgs Stad V w

2 It\n.EcroNARKrvEr Sda2 av 5 Galldng nnebär avsktlg och planmässg fötstörng av allmänna handlngat eller uppgfter enlghet med ett förväg fattat myndghetsbeslut. Som galkng täknas även åtgärder som utföts med handlngarna och som ger upphov tll: - födust av betydelsebätande data (nformatonsförlust), - födust av möjlga sammanställrngar, - fötlust av sökmöjlgheter, eller - födust av möjlgheter Ltt bedöma handlngarnas autendctet. Gallrng ska ske vd den tdpunkt eller eftet den frst som fastställs av myndgheten. Vd fastställande av tdpunkt/frst ska uppmärksammas att handlngarna nte galbas nnan: - föteskrven beatbetnng, tedovsnng eller konttoll har slutföts, - tdsfrst för revson och preskrpton hat gått ut och - betydelsen föt styrkande av tättgheter och skyldgheter samt övrgt ftån rättslg synpunkt har upphöt Regonarkvet utftdar två typer av gallrngsbeslut: - Generella beslut vlka gäller de flesta ellet sam rga myndgheter Götebotgs Stad, och ntetas första hand av Regonarkvet. - Myndghetsspecfka vlka gället en enda eller ett fåtal myndgheter Göteborgs Stad, och nteras första hard av myndghetema. Gallrng får dock enlgt 3 $ arkvlagen (1.990:782) endast ske under förutsättnng att allmànhetens rätt tll nsyn nte åsdosätts och att handlngarna bedöms sakna värde för rättskpnng, förvaltnng och forsknng. Handlngar som hat tllfülg betydelse genom att nnehållethar överförts tll nya flya handlngar, ffu enlgt databàtare, eller genom att de hat ers tts ^v undet förutsättnngatt galnne kan ske utan eller Regonarkvets förslag gallras endast med rnga födust avseende betydelsebärande uppgftetf data, sarnmanställangs- och sökmöjlgheter, samt möjlgheter âtt fastställa autentcteten (äktheten, ursprunglgheten). Ytterlgare en förutsättnng fu att de utsprunglga handlngatna nte längre har någon funkton. Detta förslag tll beslut nnehåller zllmänna galbngsreglet, dvs. reglerna kan tllämpas av s tlga myndgheter och röt handlngar som kan förekomma nom olka verksamhetsområden. Beslutet är tllämplgt pä sädana allrrränna handlngat som endast är av ttllfàlltgeller rnga betydelse. Beslutets omfattnng Handlngar som omfattas av detta beslut är av tvä typer: A. Handlngâr som genom stt nformatonsnnehåll eller sn funkton är av tllfüllg ellet rnga betydelse för myndghetens verksamhe! under förutsättnng att galldngen nte medför att allmänhetens rätt tll nsyn åsdosätts och att handlngarna bedöms s kna vätde för rättsskpnng, förvaltnng och forsknng. B. Handlngar som är av tllfllg betydelse efter att de ers tts nya handlngar ^vunder samband med överförng av nformaton tll nya databàrare, förutsättnng att överförngen skett utan eller med endast rnga förlust sammanställnngs - och avs eende betydels ebätande uppgftet/ d ^t^, nformatonens autentctet. sökmöjlgheter, samt möjlgheter att fastställa

3 It\-EGroNARKrvEr Sda 3 av 5 Reglema detta beslut gäller nte om det fnns awkande bestämmelser om bevarande eller galkng lag eller förotdnng ellet förskdfter som grundat sg på lug. Gallrngbestämmelser för särsklt precsetade handlngstyper som fnns generella eller myndghetsspecfkâ gallrngsbeslut utpjrdade av arkvmyndgheten tllämpas ftamför reglerna detta förslag. Regonarkvet kan besluta om undantag av eller tllägg tll reglerna detta förslag t.ex. de fall flera myndgheter använder sg av ett gemensamt system eller om vssa handlngsq,per fnns hos flera myndghetet. Detta förslag tll gallrngsbeslut ska ersätta Servcenämndens beslut '-1"1, 92 $ om galtrng av handlngar som är av tllfállg eller rnga betydelse. Gallrngsbeslutet ska ttädakraft den l januarí201.6 ochgäller för handlngat som nkommer eller upprättas fr.o.m Beslutet gäller för arkv hos samtlga förvaltnngar, bolag och stftelser Göteborgs Stad. Beslutets tllämpnng Vd tllämpnngen av detta beslut ska myndgheten själv ta ställnng tll vlka handlngstyper som är av tllfállg eller rnga betydelse med hänsyn de bevarandemål som anges 3 $ arkvlagen (1990:782). För att beskrva vlka typet av handlngar som kan komma fuäga föt galkng, och för attundedätta tllämpnngen av detta förslag tll beslut, redovsas detta fötslag tll beslut exempel på handlngar av tllfllg eller rnga betydelse som kan komma fràga föt galkng. Myndgheten ska senastvd2077 års utgång dokumenteta tllämpnngen 2v gallrngsreglema myndghetens dokumenthanterngsplan. Under en övetgångsperod ffu myndgheten dokumentera tllämpnngen en särskld beslutssere.,{v tllämpnngsbeslutet ska namn på handlngstyper och gallrngsftst för v ar,1e handlngsty p ftamgà. Förstörng av ursprunglgahandlngar efter ovedörng':ll annan databärarc kräver normalt särsklda generella galkngsbeslut fån Regonarkvet. Det gäller t.ex. vd bldfångst (skannng) eller utskrft av upptagnngar för automatserad behandlng på papper.

4 R\-EGroNARKrvEr Sda 4 av 5 A. Exempel på handlngat som genom stt nfotmatonsnnehåll eller sn funkton är av tllfällg ellet rnga betydelse ftt myndghetens vetksamhet under färutsättnng att gallrngen nte medföt att allmänhetens nsyn åsdosätts och att handlngarna bedöms sakna värde för tättskpnng, förvaltnng och fotsknng. 1,. Kopor och dubbletter som nte har någon funkton då det fnns arkvexemplar hos mynrlgheten med safrmâ nnehåll. Gallrngen ffu nte leda tll att nformatonsvärdet hos aktet mnskat. 2. Inkomna eller expederade ftamstàllnngat, förfrägntngar och meddelanden av tllfüllg betydelse eller rutnmässg kataktär. 3. Handlngar som har nkommt för kännedom och som nte har fötanlett någon ätgfud, om de även övrþt àr av nnga betydelse. 4. Reklam och nkomna kurs- eller konfetensnbjudnngat. 5. Inkomna handlngar som nte berör myndghetens verksamhetsområde, ellet som är menngslösa eller obegtplga, om handlngarna nte krävet vdarebefordtan tll ^larran myndghet eller enskld för ätgfud. 6. Regster,lggare, lstor och andra tllfållga föttecknngar sâmt utskrfter av rnga betydelse från databaser som har tllkommt för ztt underlätta myndghetens arbete och som saknar betydelse när det gället att dokumentem myndghetens verksamhet, att förstå ett ätendes berednng och beslut, att åtetsöka handlngar eller att upprätthålla samband nom arkvet. 7. Mottagnngs- och deþvnngsbevs under förutsättnng att de nte har påförts antecknng som tllfört ätende sakuppgft. 8. Handlngat som endast tllkommt föt kontroll av postbefotdran, under förutsättnng att de nte längre behóvs som bevs för att en försändelse har nkommt tll eller utgått från myndgheten. 9. Loggar för e-post och fax under förutsättnng att de nte längre behövs för kontroll av överförngen och att de nte heller behövs föt återsöknng av de handlngat som nkommt tll eller utgått från myndgheten och som ska bevaras. 10. Handlngar som utgjort undedag för myndghetens nterna planerng och verksamhetsredovsnn g, nàr sammanställnng eller annan bearbetnng hat gjorts, undet förutsättnng att handlngarna nte heller övrgt har nägon funkton. 11. Cooke- och tempfler samt webbläsamas hstorkfler

5 It\-EcroNARKrvEr Sda 5 av 5 B. Exempel på handlngar som är av tllfällg betydelse efter att de ersatts fty^handtngat samband med överfrrng av nformaton tll nya ^v databãrarc, undet fürutsättnng att överftrngen skett utan ellef med endas t rnga fätlust avs eende betydels eb ãtande uppgft et/data, sâmmanställnngs- och sökmölgheter, samt mölgheter att fastställa nformatonens autentctet. 7. Handlngar som har nkommt tll myndgheten ellet expedetats ftån myndgheten elektronsk form, t.ex. e-post, om handlngzrnahar överförts tll annat format eller annan dztabàrarc, t.ex. genom utskrft på papper. En förutsättnng är att överförngen endast har medfört nnga födust. Föt att förlusten ska anses nnga, krävs att handlngarnante àt autentcerade genom elektronska sþatuter eller motsvarande. De får nte heller vara strukturerade på ett sådant sätt tt betydande beatbetnngsmöjlghetet gåt förlotade. 2. Handlngar som upprättas och sprds elektonskt nformatonssyfte undet förutsättnng att handlngarnahar överförts tll annat lagdngsformat ellet databärare för bevarande. Om överförngen nnebär födust av samband ^nrrart med andra handlngar nom eller utom myndgheten, t.ex. genom elektronska länka4 fär en bedömnng göms varje ensklt fall' av länkamas värde' Sådana handlngar som avses första stycket och som är felaktga eler naktuella, under förutsättnng att de etsätts av rättadefuppdatetade handlngar. En förutsättnng är att de uppgfter som tättats/uppdaterats endast fu av tllêállgt ntresse (t.ex. adtesser, telefonnufunef, öppettdet). 3. Handlngar som nkommt tll myndgheten cke autentcerad form, t.ex. fax eller e-post, om en autentcerad handlng med samma nnehåll hat nkommt ett seflafe skede. En förutsättnng är att handlngen nte hat påförts rrâ,gm antecknngar av betydelse för myndghetens beslut eller för handläggnngens gång' Om den först nkomna handlngen påfötts ankomststämpel bör den bevatas tjll dess att ärendet har avslutats, om nte ankomsttden dokumenterats på sätt, t.ex. darum eller lätt nllgänglg logglsta. I de fall ätendet rör ^nîat myndghetsutövnng mot enskld bör handlngen bevaras tll dess att övetklagandetden har löpt ut. 4. Handlng som nkommt tll myndgheten form av SMS, MMS, meddelande röstbrevlåda, telefonsvatate och motsvafânde, och som tllfört ett ärende sakuppgft, undet förutsättnng att nnehållet dokumentemts en tjänsteantecknng som tllförts övrþa handlngat ärendet. 5. Felaktga uppgfter upptagnngar för automad.serad behandlng av regsterkaraktät, vlka tllkommt genom skrvfel, täknefel ellet motsvztande förbseendefel, under förutsättnng att tättnng har skett. 6. '1l annan databäme nom samma medum, Handlngat som hat överfötts behövs för stt ändamål, t.ex. nte längre de förutsâttnng att under arkvexemplar av upptagnngar för automatserad behandlng och mkroflm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har efs tts av nya exemplar, samt upptagnngar för automatserad behandlng som endast framställts föt överförng, utlämnande, utlån ellet sprdnng av handlngar-