Dokumenthanteringsplan Socialnämnden förslag

Transkript

1 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Innehåll 1. Styr Verksamhetsutveckla projektform 7 2.Ge verksamhetsstöd Hantera ekonom Kundfakturerng och reskontra Leverantörsfakturor reskontra Upphandla och köpa Försäkrngshanterng Hantera personal Rekrytera Hantera arbetsrättslga frågor Utblda och utveckla personal Bedrva systematskt mljöarbete Hantera lön och arvoden och ersättnngar Rehabltera personal Hantera IT Hantera allmänna handlngar Hantera ärenden darum och regster Hantera dokument och arkv Hantera nformaton/kommunkaton Hantera verksamhetslokaler Kärnverksamhet 30 Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

2 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) 3.1 Indvd- och famljeomsorg Personakter som ska bevaras forsknngsurval Rättsäkerhetsurval Personakter som ska gallras Handlngar som kan förekomma personakter Handlngar som rör enskld men ej föranleder åtgärd Allmän admnstraton IFO Äldreomsorg Personakter enl SoL som ska bevaras forsknngsurval Personakter enl SoL som ska gallras Handlngar som kan förekomma personakter ÄO Boendesamordnare äldreomsorgen Rksfärdtjänst Handlngar som rör enskld men ej föranleder åtgärd Medcnskt ansvarg sjuksköterska MAS Kostkonsulent Allmän admnstraton nom äldreomsorg Funktons nedsättnng Personakter LSS som ska bevaras forsknngsurval Personakter LSS som ska bevaras rättsäkerhetsurval placerade barn Personakter LSS som ska gallras Handlngar som kan förekomma personakter LSS Personakter SoL som ska bevaras forsknngsurval Handlngar som kan förekomma personakter SoL Handlngar som rör enskld men ej föranleder åtgärd Allmän admnstraton funktonshnder 65 Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

3 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) 5.1 Stöd och servce tll funktonshndrade Bostadsanpass-nngsbdrag Serverngstllstånd Programchefer Styr Sammanträdesplan för socalnämnden Dareförs Platna Grön akt daret/platna Protokoll Socalnämnden Nej Pärm, kronologsk ordnng Årsvs Socalnämnden sekretess del Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs Papper Bevaras 5 år Papper Bevaras 5 år Inbndnng, se rutn från arkvet. Arkvet lämnar protokollet för nbndnng. Vd arkverng ska protokollet delas en offentlg del och en sekretessdel nför nbndnngen Papper Bevaras 5 år Inbndnng, se rutn från arkvet. Arkvet bnder n. Vd arkverng ska protokollet delas en offentlg del och en sekretessdel nför Nämndsekreterar e Nämndsekreterar e Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

4 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) AU-protokoll (arbetsutskottet) Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs SU-protokoll (socala utskottet) Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs AU-antecknngar (arbetsutskottet) Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs nbndnngen Papper Bevaras 5 år Inbndnng, se rutn från arkvet. Arkvet lämnar protokollet för nbndnng. Papper Bevaras 5 år Inbndnng, se rutn från arkvet. Arkvet lämnar protokollet för nbndnng. Papper Bevaras 5 år Inbndnng, se rutn från arkvet. Arkvet lämnar protokollet för nbndnng. Nämndsekreterar e Nämndsekreterar e Nämndsekreterar e KHR (Kommunala handkapprådet) KPR (Kommunala pensonärsrådet) Regstrerng Platna, ej dareförng Regstrerng Platna, ej dareförng Pärm kronologsk ordnng Årsvs Pärm kronologsk ordnng Årsvs Handlngar tll KHR/KPR Nej Pärm KHR/KPR Årsvs Kallelser KHR och KPR Nej Pärm KHR/KPR Svenskt Arkv Bevaras 5 år Delges socalnämnden Assstent stödoch utvecklngsavdeln ngen Svenskt Arkv Bevaras 5 år Delges socalnämnden Assstent stödoch utvecklngsavdeln ngen Papper Bevaras 5 år Assstent stödoch utvecklngsavdeln ngen Papper Bevaras 1 år Assstent stödoch Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

5 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Överläggnngsprotokoll MBL-protokoll 19 nformaton 11 och 38 förhandlng Dareförs Platna stående dnr Protokollet regstreras Platna, ej dareförng + regstrera på varje beslutsärende på resp. socalnämnd (se medsänd kallelse) Årsvs utvecklngsavdeln ngen Daret/Platna Papper Bevaras 5 år Ev sekretess Personalkonsulte n Pärm Svenskt Arkv Bevaras 5 år Delges socalnämnden Assstent/chefsse kronologsk kreterare Stödordnng och Årsvs utvecklngsavdeln ngen Samverkansprotokoll Socalförvaltnngen Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs Papper Bevaras 5 år Assstent/chefsse kreterare Stödoch utvecklngsavdeln ngen Samverkansprotokoll Järfälla Stöd och behandlng Samverkansprotokoll Vård och Omsorg Nej Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs Pärm kronologsk ordnng Årsvs Papper Bevaras 5 år Järfälla Stöd- och behandlng Papper Bevaras 5 år Vård och Omsorg Mötesantecknngar Stöd- och utvecklngsavdelnngen (SUA) Nej Pärm kronologsk ordnng Papper Bevaras 5 år Assstent/chefsse kreterare Stödoch Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

6 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Årsvs Lednngsgrupp Nej Pärm kronologsk ordnng Mötesantecknngar från tllfällg samverkan med andra om framtda samarbete eller arbetssätt m m Dareförs Platna Dareförda handlngar utvecklngsavdeln ngen Papper Bevaras 5 år Assstent/chefsse kreterare Stödoch utvecklngsavdeln ngen Papper Bevaras 5 år Ett samlngsnummer per samverkansgrupp/år Mötesantecknngar från fasta samarbetsgrupper, nätverk etc Kronologsk ordnng Papper Bevaras 5 år Kallelser Socalnämnden Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs Papper Bevaras 5 år Inbndnng med protokollen Nämndsekreterar e Socalnämnden egen reg Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs Arbetsutskottet (AU) Nej Pärm kronologsk ordnng Årsvs Socala utskottet (SU) Nej Pärm kronologsk Papper Bevaras 5 år Inbndnng med protokollen Papper Bevaras 5 år Inbndnng med protokollen Papper Bevaras 5 år Inbndnng med protokollen Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Nämndsekreterar e Nämndsekreterar e Nämndsekreterar e

7 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) ordnng Årsvs Expederngsprotokoll (kopa av orgnal-protokoll) Ej regstrerng (manuell hanterng) Endast arbetsmaterel vd expederng, gallras efter exp. Regstrator Verksamhetsutveckla projektform Projekt Projektdrektv Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv Projektplan Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv Mlstolpeplan Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv Statusrapport Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator Protokoll/Mötesantecknngar med dagordnng och deltagarlsta Dareförs Platna närarkv Aktomslag hos regstrator närarkv Åldrngsbeständ gt papper Åldrngsbeständ gt papper Åldrngsbeständ gt papper Åldrngsbeständ gt papper Åldrngsbeständ gt papper Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Se dareförda handlngar Se dareförda handlngar Se dareförda handlngar Se dareförda handlngar Se dareförda handlngar Utan dagordnng och deltagarlsta Från styrgrupp, projektgrupp, referensgrupp o.dyl. Hos Papper/dgtalt Gallras vd Nej Antecknngar utan Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

8 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Övrga projektmötesantecknngar Kronologskt projektledaren naktualtet dagordnng och deltagarlsta Korrespondens Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv Åldrngsbeständ gt papper Bevaras Se dareförda handlngar Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser m.m. av långsktg betydelse Korrespondens, rutnmässg Kronologskt Pärm/dator Papper/Dgtalt Gallras vd naktualtet Aktvtetslsta Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv Åldrngsbeständ gt papper Bevaras Se dareförda handlngar *Aktvtetslsta som fortlöpande används och revderas projektarbetet kan gallras vd naktualtet. Gattschema Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv Åldrngsbeständ gt papper Bevaras Se dareförda handlngar * Gattschema som fortlöpande används och revderas projektarbetet kan gallras vd naktualtet. Övrga antecknngar Kronologskt Hos projektledaren Papper/dgtalt Gallras vd naktualtet Nej Rskanalys Dareförs Platna Aktomslag hos Åldrngsbeständ Bevaras Se dareförda * Rskanalys som Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

9 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) regstrator närarkv Slutrapport Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv Utvärderng Dareförs Platna Aktomslag hos regstrator närarkv gt papper handlngar fortlöpande används och revderas projektarbetet kan gallras vd naktualtet. Åldrngsbeständ gt papper Åldrngsbeständ gt papper Bevaras Bevaras Se dareförda handlngar Se dareförda handlngar 2.Ge verksamhetsstöd 2.1 Hantera ekonom Kundfakturerng och reskontra Admnstraton av skulder och krav Återkravs ärenden, kopa samt påmnnelse Ansöknngar tll kronofogde vd Dareförs Pärm kronologskt Dareförda Papper 10 år Orgnal akten efter avskrvnng eller återbetalnng Assstent Papper Bevaras Assstent hyresskuld handlngar Oreglerade hyresskulder, kopa för Pärm Papper Vd naktualtet När skuld reglerats eller Assstent Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

10 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) bevaknng kronologsk avskrvts Underlag bokförngsmässgt avskrvna Dareförs W3D3 Papper/dgtalt 10 år Nej Underlag och beslut tll kundfordrngar nedskrvnngar. Assstent Leverantörsfakturor reskontra Leverantörsfakturor/ Orgnal fakturor Ordnas efter verfkatonstyp och verfkatonsnummer Papper Bunt pärm 10 år - Orgnalfakturor från leverantör. Avser pappersfakturor som ej har skannats n Randanceportalen. Assstent Orgnalfakturor rörande klenter Kronologskt Papper 10 år Kopa utan klentuppgfter Assstent med sekretessuppgfter tll kassa ÄO/HO Leverantörsfakturor med Ordnas efter Papper Bunt pärm 10 år Avdentferade fakturor Assstent underlag verfkatonstyp och verfkatonsnummer skannas n Randanceportalen Fakturor på egna betalnngar Pärm Papper 10 år Assstent kronologskt PG/BG kontoavstämnngar på egna Pärm Papper 10 år Assstent betalnngar kronologskt Balansavstämnngar Pärm Papper 10 år Assstent kronologskt Fakturor/kopor Pärm/leverantör alfabetsk Papper 2 år Assstent Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

11 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) 2.2 Upphandla och köpa Upphandlngar Revderas efter fastställd ansvarsfördelnng mellan socalförvaltnng och upphandlngsenhet. Dareförs Platna Upphandlngar är sekretessbelagda tlls beslut tagts om vem som vunnt upphandlngen och tlldelnngsbeslut gått ut Darenummero rdnng Papper Bevaras/gallras 5 år Se rutn från Upphandlngsenheten och Gallrngsbeslut 2006:1 (Revderas efter fastställd dokumenthanterngsplan för kommunstyrelsen). Upphandlngsenhetens daresystem heter Tend-Sgn Se kommungemensam dokumenthanterngsplan från kommunstyrelsen. Upphandlngsenheten hanterar begäran om utfående av handlngar upphandlngsärenden Chef/handläggare Vnnande anbud på CDskvor/USB-mnne (kopor på pappershandlngar) I akten 2 år om handlngen fnns pappersform Gallrngsbeslut 2006:1 Vnnande anbud bevaras Ej antagna anbud, pappersform I akten 2 år Gallrngsbeslut 2006:1 Ej antagna anbud, Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

12 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) elektronsk form (TendSgn), bevaras tlls vdare. Avtal Dareförs Platna I akten Svenskt Arkv Bevaras 5 år Delges socalnämnden va förtecknng som tas ut från Platna Upphandlngsenh eten/chef/regstr ator 2.3 Försäkrngshanterng Försäkrngar (Kopor på försäkrngsbesked/avtal) Kronologsk ordnng Papper Gallras vd naktualtet Assstent 2.4 Hantera personal Rekrytera Rekryterngsguden Systematsk ordnng Dgtalt Flkatalog Bevaras Papper Kopa Portalen arkvbox/ 5 år Offentlga jobb - Dgtalt Server 3 år Används sedan Ärendehanterngssystem för Varje rekryterngsärende rekryterng ska dareföras Platna. Beslut, sammanställnng över samtlga sökanden samt CV och anställnngshandlngar för den som erhållt anställnng ska skrvas ut på papper och bevaras dels bland dareförda Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Externt system och systemägare

13 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Annons Ansökan där sökanden nte fått tjänsten Besked tll de sökande som nte var kallade tll ntervju Anställnngsunderlag Dareförs/ Darenummerordnng Regstrerng Offentlga jobb handlngar, dels personalakt. Se arkvmyndghetens gallrngsbeslut 2007:2-3. Dgtalt Platna Bevaras Papper Annons som skapats arkvbox/5 år Offentlga jobb. Dgtalt Offentlga jobb 3 år Nej Kan komma va Offentlga jobb, va post eller e-post. 3 år Nej Kan även fnnas på tjänsteman papper. Dgtalt Flkatalog 3 år Nej Se även Systematsk ordnng Dgtalt Hos ansvarg Regstreras Respons/ Personnummerordnng Anställnngsöverenskommelse Personakt Papper Närarkv Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngsupphörande Sekretessförbndelse Personakt Papper Närarkv Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngsupphörande Spontansansöknngar om anställnng Papper/dgtalt Vd naktualtet Skrvs under av den anställda och arbetsgvarrepresentant. Orgnal tll den som anställts, kopa tll arbetsplatsen och kopa tll personalakten. Fnns endast vd vssa anställnngar Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

14 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Hantera arbetsrättslga frågor Löneöversyn Överläggnng, kopa Löneöversyn Förhandlngsprotokoll, kopa Löneöversyn - blagor MBL-förhandlngar Ensklda överenskommelser Besked om upphörande av anställnng Dscplnär åtgärd; varsel och brev om tlltänkt åtgärd samt beslut Dareförs/ Darenummerordnng Dareförs/ Darenummerordnng Dareförs/ Darenummerordnng Dareförs/ Darenummerordnng Dareförs/ Darenummerordnng Dareförs/ Darenummerordnng Dareförs/ Darenummerordnng Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Papper Närarkv Bevaras Papper arkvbox/ 5 år Papper Närarkv Bevaras Papper arkvbox/ 5 år Överläggnngs-protokoll anmäls tll kommunstyrelsens arbetsutskott Förhandlngsprotokoll anmäls tll kommunstyrelsens arbetsutskott Se även uppsägnngsblankett under Förhandlngschef kopa hos personalkonsult Förhandlngschef kopa hos personalkonsult Förhandlngschef kopa hos personalkonsult Förhandlngschef kopa hos personalkonsult Förhandlngschef Utblda och utveckla personal Sammanställnng av svar Dareförs/ Dgtalt Platna Bevaras Papper Metod, statstk, analys Enhetschef Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

15 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) (avdentferade) på personalenkäten Enkätsvar gallras efter svar Darenummerordnng arkvbox/5 år mm. Avdelnngschefernas kopa av resultaten gallras vd naktualtet Bedrva systematskt arbetsmljöarbete LISA - ärendehanterngssystem för arbetsskadeanmälan och tllbud/ncdenter Dgtalt Server Avvaktar systemanalys Arbetsskadeanmälan Personakt Papper Närarkv Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngsupphörande Arbetsmljönspekton Dareförs/ Dgtalt Platna Bevaras Papper Darenummerordnng arkvbox/5 år Skyddsronds protokoll Kronologsk ordnng Papper Närarkv Bevaras Papper arkvbox/ 5år Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Systemanalys med bevarande- och gallrngsutrednng ska göras. Skrvs ut skckas tll personalavdelnng. Upprättas av fastghetsavdelnngen. Omfattar kommunalhuset posthuset samt kommunarkvets fyra arkvlokaler kommunalhuset, posthuset (gamla och nya arkvlokalen), Kvarnhuset Sekreterare Staben

16 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Handlngsplan arbetsmljö - jämställdhet Dareförs/ Darenummerordnng Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Upprättas av fastghetsavdelnngen. Sammanställnng av skyddsrondsprotokoll. Kopa flkatalog Sekreterare Staben Hantera lön och arvoden och ersättnngar Anställnngsunderlag, Kopa Regstreras Personec P och pärm personummer ordnng. Dgtalt/ Papper Närarkv 3 år Nej Underlag tll anställnng se även Räknngar från uppdragstagare Regstreras Personec P Dgtalt Personec P 3 år Nej Kopa pärm personummerordnng. Sammanträdesarvoden och ersättnngar tll förtroendevalda Regstreras Personec P Dgtalt Personec P 3 år Nej Redovsnng av förlorad arbetsförtjänst, ersättnng för barntllsyn, reseräknngar och årsarvoden och andra arvoden vd sammanträden/förrättnn gar. Partavdrag på sammanträdesersättnng och årsarvoden för förtroendevalda nom socaldemokraterna och vänsterpartet. Kopa pärm personnummerordnng Löneadmnstratonen Löneenhetenadmnstratonen Löneenhetenadmnstratonen Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

17 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Löne- och reseförskott Regstreras Personec P Papper Närarkv 3 år Nej Avstämnng balanskonto Löneadmnstratonen Kostkuponger Regstreras Personec P Papper Närarkv 3 år Nej Löneavdrag Personec P Löne- Anställnngsbekräftelser/Tmrapporter Personnummerordnng Papper Närarkv Bevaras Papper Skckas årsvs tll löne- Löne- Ledghetsansöknngar Regstreras Personec P och pärm personnummer ordnng. Semesteransöknngar Personnnummer Papper 3år Assstent Blagor tll tjänstgörngsrapport Regstreras Personec P och pärm personnummer ordnng. Dgtalt/ Papper Närarkv 3 år Nej T 2:a, utlägg, kvttenser, ersättnngar/avdrag (kostavdrag, lägerarvode), reseräknngar, klometerersättnngar arkvbox/5 år admnstratonen Dgtalt/ Papper Närarkv 3 år Nej Semester, stude och tjänstledgheter admnstratonen Löneadmnstratonen Löneadmnstratonen Läkarntyg Kronologsk ordnng Papper Hos ansvarg 3 år Nej chef Avserng tll försäkrngskassa Regstreras Personec P Dgtalt Personec P Vd naktualtet Nej Löneadmnstratonen Tjänstgörngs ntyg/ Betyg Personakt Papper Närarkv Bevaras Skckas tll lönekontoret bevaras personalakt Arbetsgvarntyg, Utskrvet på begäran av anställd Papper Vd naktualtet Gallras efter utskrft Löne admnstratonen Rehabltera personal Ärendehanterngssystem för rehablterng Dgtalt Server Avvaktar systemanalys Papper arkvbox/2 år efter Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Handlngar från varje rehablterngsärende ska skrvas ut på papper och Personaldrektör systemägare

18 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Arbetsanpassnng/ Arbetstränng, dokumentaton Arbetsförmågebedömnng/ Funktonsbedömnng, medcnsk Arbetsgvarutlåtanden på begäran av Försäkrngskassan Beslut om förstadags-ntyg Rehabplan/ Rehablterngskontrakt Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år arkveras separat och skyddat personalakt samt ärendet dareföras Platna. Se arkvmyndghetens gallrngsbeslut 2005:1. Gallrngsbeslutet måste revderas. Sekretess, Offentlghetsoch sekretesslagen Kap Kopa ADATO Sekretess, Offentlghetsoch sekretesslagen Kap Kopa ADATO Sekretess Offentlghetsoch sekretesslagen Kap 39 2 Kopa ADATO Sekretess om uppgft om personens hälsotllstånd fnns med. Offentlghetsoch sekretesslagen Kap Kopa ADATO Handlngsplan Sekretess Offentlghets- och Ansvarg chef Ansvarg chef Ansvarg chef Ansvarg chef Ansvarg chef Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

19 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Läkarntyg och annat medcnsk underlag samband med rehabutrednngar Antecknngar/ Skrftväxlng av dgntet Omplacerng: underlag och beslut Rehablterngsutrednng/ nventerng av rehabbehov, rehabuppföljnng och eventuella rapporter från nsatser. Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO Dareförs/ Darenummerordnng Regstreras ADATO efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens upphörande Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/2 år efter anställnngens sekretesslagen Kap 39 2 Kopa ADATO Sekretess Offentlghetsoch sekretesslagen Kap 39 2 Kopa ADATO Beroende på vad som står skrftväxlngen, så kan det vara sekretess enlgt Offentlghets- och sekretesslagen Kap 39 2 Formulera beslutet så att nga sekretesskyddade uppgfter fnns med. Sekretess gäller för uppgft om ensklds personlga förhållanden. Offentlghets- och sekretesslagen Kap Underlag kan vara Omplacerngsutrednng, kompetensnventerng Kopa ADATO Sekretess Offentlghetsoch sekretesslagen Kap 39 2 Kopa ADATO Ansvarg chef Ansvarg chef Ansvarg chef Ansvarg chef Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

20 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Antecknngar/Skrftväxlng av tllfällg betydelse/rutnartad Kronologsk ordnng Dgtalt Flkatalog När ärendet avslutas upphörande Nej Sekretess Offentlghetsoch sekretesslagen Kap 39 2 Ansvarg chef 2.5 Hantera IT Alk-T (alkoholtllstånd) Bevaras Socalförvaltnngen är systemägare Bevarande och gallrngsutrednng pågår. Se blaga nr xx Lsta över befntlga system med systemansvarga BABS (bostadsanpassnngsbdrag) Bevaras Socalförvaltnngen är systemägare Bevarande och gallrngsutrednng pågår. ProCapta (ndvd- och famljeomsorg, Vård och Omsorg) Bevaras Socalförvaltnngen är systemägare Bevarande och gallrngsutrednng pågår. Indvd- och famljeomsorgens modul se deras dokumenthanterngsplan Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

21 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Uppgfter på kommunens ntranät Portalen Uppgfter på kommunens web-plats Gallrngsutrednng nväntas Dokument- och ärendehanterngssystem Platna Bevaras Får ej användas som arkvplats Bevaras Får ej användas som arkvplats Bevaras Troman (system förtroendevalda) Bevaras E-postsystem Outlook, e-post som tllför sakuppgft Dareförs Platna Darenummerordnng Papper Bevaras 5 år Hanteras Outlook + daret E-postsystem Outlook, e-post av tllfällg eller rnga betydelse Ej dareförng Pärmar Årsvs Papper + dgtalt 1 år Nej Se gallrngsbeslut 2002:1 Se rutn för Skrvelser för kännedom e-post 2.7 Hantera allmänna handlngar Hantera ärenden darum och regster Dareförda handlngar Se rutn vad Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

22 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) ska dareföras/regs treras Platna. Se rutn vad ska delges/anmälas tll socalnämnden Dareförda handlngar orgnal gröna aktomslag (offentlga) Dareförs Platna Darenummerordnng Papper Bevaras 5 år Se rutn/lathund vlka handlngar som ska delges/anmälas tll socalnämnden Regstrator Dareförda handlngar orgnal gröna aktomslag (sekretess) Dareförs Platna Sekretess Darenummerordnng Dgtala handlngar Platna Dareförs Platna Darenummerordnng Dareförda handlngar röda Dareförs Platna Darenummerordnng aktomslag (kommunnterna remsser) Papper Bevaras 5 år Röd markerng på det gröna aktomslaget Markera sekretess med bock Platna på ärendet och handlngen Scanna ej n sekretesshandlngar Platna Regstrator Dgtalt Platna Bevaras Regstrator Papper Bevaras (mssv + remssvar bevaras) 5 år Se gallrngsbeslut från arkvet. Relatera hop ärendet med remtterande Regstrator Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

23 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Enkäter av vkt för verksamheten från andra myndgheter (SCB, Socalstyrelsen, Länsstyrelsen m.fl.) Dareförs Platna Darenummerordnng Förtecknng delegerngsbeslut (lstor) Dareförs Platna Stående darenummer Platna Delegerngsbeslut orgnal Delegerngslstor IFO/HO/ÄO/Bostadsanp.bdrag Dareförs Platna Anmäls tll socalnämnden Anmäls tll socalnämnden på förtecknng Worddokument K:katalogen. Sekretess Darenummero rdnng Pärm kronologsk ordnng Årsvs Förtecknng skrvelser för kännedom Dareförs Platna Stående darenummer Platna Blagor nämnds dnr Platna detaljplaneären den får gallras Papper Bevaras 5 år Se även enkäter under ej dareförda handlngar Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt /chef Den som tar emot en enkät ansvarar för att den blr dareförd Papper Bevaras 5 år Regstrator Papper Bevaras 5 år Anmäls socalnämnden va förtecknng som tas ut från Platna nför varje socalnämnd. n sköter ev. expederng av delegerngsbeslut tll berörd person/förenng. /chef Papper Bevaras 5 år Anmäls socalnämnden Ansvarg chef va förtecknng K:katalogen (Worddokument) Förtecknngen dareförs på stående darenummer Platna Papper Bevaras 5 år Regstrator Begäran om utlämnande av Dareförs Platna vd Darenummero Papper Bevaras 5 år Delegerngsbesluten Regstrator

24 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) sekretessbelagda handlngar/ärenden Brev från enskld person, sekretess, adresserad tll socalnämndens ledamöter eller tll socaldrektören (epost eller vanlg post) och tjänsteantecknngar (svar) från socaldrektören ensklda ärenden nekande tll utlämnande/partellt nekande tll utlämnande. Sekretess Dareförs Platna Sekretess rdnng Darenummero rdnng, stående dnr Platna anmäls tll socalnämnden va förtecknng som tas ut från Platna. Daret behöver få delegerngsbeslut från chef + avmaskad kopa av det som gått tll den ensklde Röd markerng på aktomslaget för sekretess Papper Bevaras 5 år Röd markerng på aktomslaget vd sekretess, markera Platna med bock på handlng och ärende att det är sekretess. Scanna ej n sekretess Platna. Kopa av handlngen tll resp. enhetschef /behörg chef Ärenden som rör enskld person (från Länsstyrelsen/Socalstyrelsen m.fl) Dareförs Platna Sekretess Darenummero rdnng Papper Bevaras 5 år Röd markerng på aktomslaget, markera Platna med bock på handlng och ärende att det är sekretess. Scanna ej n sekretess Platna Papper Bevaras 5 år Se rutn från Kommunstyrelsen Förslagsrätter (medborgarförslag) Dareförs Platna Darenummero rdnng Klagomål, e-post skrvs ut Dareförs Platna Darenummero Papper Bevaras 5 år E-post skrvs ut. Btr. Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

25 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Sekretess rdnng Se rutn klagomålshanterng. Läggs n va webplatsen, hamnar med automatk Platnas uppgftspanel. Röd markerng på aktomslaget, markera Platna med bock på handlng och ärende att det är sekretess. Scanna ej n sekretess Platna myndghetschef ansvarar Handlägger gör regstrator, assstent stödoch utvecklngsavdeln ngen och handläggare på resp. enhet Projekt Dareförs Platna Darenummerordnng Papper Bevaras 5 år Se avsntt projekt sd. 4-5 dokumenthanterngsplan en Chef/handläggare Upphandlngar Dareförs Platna Upphandlngar är sekretessbelagda tlls beslut tagts om vem som vunnt upphandlngen och tlldelnngsbeslut gått ut Darenummerordnng Papper Bevaras/gallras 5 år Se rutn från Upphandlngsenheten och Gallrngsbeslut 2006:1 (Revderng efter fastställd dokumenthanterngsplan för kommunstyrelsen). Chef/handläggare Upphandlngsenhetens daresystem heter Tend-Sgn Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

26 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Se kommungemensam dokumenthanterngsplan från kommunstyrelsen. Upphandlngsenheten hanterar begäran om utlämnande av handlngar upphandlngsärenden Ej dareförda handlngar (handlngar av rnga eller tllfällg betydelse) Skrvelser för kännedom Vssa handlngar regstreras se rutn Pärmar Årsvs Nej Papper 1 år Nej Se rutn för skrvelser för kännedom Gallrngsbeslut 2002:1 Regstrator Enkäter ej av vkt för verksamheten från förenngar m. fl Nej Pärm Årsvs Papper 1 år Nej Se rutn för skrvelser för kännedom Gallrngsbeslut 2002:1 Spontansöknngar (som nte hör tll ett rekryterngsärende) Nej Pärm Årsvs Papper /dgtalt Gallras vd naktualtet Nej Personalkonsult Söklstor ur Platna (Levereras med årets dareförda handlngar tll kommunarkvet) Darekort Svenskt Arkv + Papper Ja Söklstor + darekort Svenskt Arkv läggs gemensam arkvbox vd leverans tll arkvet Bevaras 5 år Tas ut ur Platna 2 exemplar/ärende, 1 ex vanlgt papper tll akten, Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

27 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) 1 ex. Svenskt Arkv tll arkvbox Ärendelsta darenummerordnng Svenskt Arkv Bevaras 5 år Tas ut ur Platna, läggs arkvbox Ärendelsta ärendetypsordnng Svenskt Arkv Bevaras 5 år Tas ut ur Platna, läggs arkvbox Ärendelsta sorterad efter nterare Svenskt Arkv Bevaras 5 år Tas ut ur Platna, läggs arkvbox Tabellrapport Svenskt Arkv Bevaras 5 år Tas ut ur Platna, läggs arkvbox E-post (system Outlook) Mappstruktur: Mappstrukturen fnns endast socalnämndens Gallrngsbara handlngar av tllfällg och/eller rnga betydelse för verksamheten: Dgtal förvarng Årsvs Dgtal förvarng offcella e-postlåda. 1 år Nej Se gallrngsbeslut 2002:1. Se rutn för Skrvelser för kännedom e-post Enkäter, förfrågnngar, Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan postlstor Nyhetsbrev, nformaton för Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan kännedom, crkulär Post sänd tll andra Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan förvaltnngar kommunen (felsänd post) Reklam, nbjudnngar Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan kurser/semnarer Intern korrespondens/nya Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan darenummer Ensklda ärenden Dgtal Gallras efter att Vdarebefordras tll Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

28 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) mottagnngskvtto erhållts kundtjänst socaltjänst vd nytt ärende. Om personen är aktuell tll funktonsbrevlåda resp enhet Klagomål, synpunkter Efter utskrft Se rutn Klagomål, Handlngar som bevaras: Tas ut på papper + dgtalt Platna Daret/Grön akt/platna Papper + dgtalt Platna Gallras e- posten efter 1 år Myndghetsenkäter Dareförs Platna Darenummer Papper Bevaras 5 år Remsser Dareförs Platna Darenummer Papper Bevaras 5 år Övrga handlngar att regstrera Dareförs Platna Darenummer Papper Bevaras 5 år synpunkter 5 år Se dareförda handlngar, s. 4 dok.hant.planen Hantera dokument och arkv Nämndens arkvbeskrvnng Dareförs Platna Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Nämndens arkvförtecknng Dareförs Platna Dgtalt Klara Bevaras Papper arkvbox/5 år Dokumenthanterngsplan Dareförs Platna Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Leveransreversal Dareförs Platna Dgtalt Platna Bevaras Papper arkvbox/5 år Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Kopa kommunarkvet Dgtalt Klara, arkvmyndghetens arkvnformatonssystem Kopa Portalen. Ett exemplar hos kommunarkvet med leveransuppgfter Klara arkvmyndghetens arkvnformatonssystem Arkvansvarg Arkvansvarg

29 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) 2.9. Hantera nformaton/kommunk aton Pressmeddelanden Kronologsk ordnng Dgtalt Flkatalog Bevaras PDF-A/1 år En kopa av kommunsnabben publceras också på webbplatsen samt skckas tll kommunens presskontakter Dgtala kanaler (Skärmdumpar av myndghetens startsda. Webbplats, ntranät, Twtter, Flckr, Facebook,) Kronologsk ordnng Dgtalt Flkatalog Bevaras PDF-A/1 år Gallrngsbeslut 2011:1 Skärmdumpar från startsda 2 ggr per år. Webbplats, ntranät, Twtter, Flckr, Facebook, Trycksaker Kronologsk ordnng Närarkv Papper Bevaras PDF-A/1 år Fnns dgtala kopor G- katalogen. 1 ex av alla trycksaker som avdelnngen producerar bevaras. Levereras årsvs tll arkvet. Gäller såväl egna produkter som annonsfnanserade. Handläggnngsstöd Handläggnngsstöd Handläggnngs stöd Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

30 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) 2.11.Hantera verksamhetslokaler Kopor på rtnngar över dsponerade lokaler Hängmapp anläggnng/ kommundel Papper Gallras vd naktualtet Orgnal på fastghetsavdelnng Fastghetssamordnare Husmötesprotokoll Anläggnng/kro Papper 1 år Fastghetssamordnare nologsk Arbetsmateral pågående projekt Per anläggnng Papper 2 år Efter projektslut Fastghetssamordnare Verksamhetsanpassnng av lokaler/fastgheter Kronologskt Papper 2 år Fastghetssamordnare - Intern beställnng - Offert - Beställnng tll leverantör 3. Kärnverksamhet Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

31 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) 3.1 Indvd- och famljeomsorg Personakter som ska bevaras forsknngsurval Personakter (fysska) nom samtlga verksamheter berörande personer födda 5, 15, 25 Personakter hos utförare födda 5, 15, 25 Personakter Procapta födda 5, 15, 25 Regster ur Procapta över akter levererade tll slutarkv födda 5, 15, 25 P-nr Papper Bevaras 5 år Efter senaste uppgft regstret eller avslutad åtgärd enlgt SoL 12 kap. 1-2 Allt som ska bevaras skall skrvas ut. P-nr Papper Bevaras 5 år Utföraren ska överlämna handlngar enlgt avtal tll socalnämnden för nsorterng personakt Procapta P-nr Leveransår/ P-nr närarkv. Dgtalt Bevaras 5 år Efter utskrft av handlngar som ska bevaras (enlgt nedan) överförs behörgheten att ta del av akten tll arkvmyndgheten Papper Bevaras 5 år Tllsammans med leverans av fysska akter Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Utförare/ handläggare IT /IT

32 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Rättsäkerhetsurval Placerade barn Personakter(fysska) rörande placerade barn Personakter (fysska) rörande mottagande och placerng av ensamkommande flyktngbarn Personakter hos utförare rörande placerade barn Personakter Procapta rörande placerade barn Regster ur Procapta över akter levererade tll slutarkv rörande P-nr Papper Bevaras 5 år Efter senaste uppgft regstret eller avslutad åtgärd Enlgt SoL 12 kap 2 Allt som ska bevaras skall skrvas ut. P-nr Papper Bevaras 5 år Efter senaste uppgft regstret eller avslutad åtgärd Enlgt SoL 12 kap 2 Allt som ska bevaras skall skrvas ut. P-nr Papper Bevaras 5 år Utföraren ska överlämna handlngar enlgt avtal tll socalnämnden för nsorterng personakt närarkv. Procapta P-nr Leveransår/ P-nr Dgtalt Bevaras 5 år Efter utskrft av handlngar som ska bevaras (enlgt nedan) överförs behörgheten att ta del av akten tll arkvmyndgheten Papper Bevaras 5 år Tllsammans med leverans av fysska akter Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Utförare/ IT /IT

33 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) placerade barn Faderskaps- och föräldraskapsakter Personakter som ska bevaras rörande famljerätt t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden Personakter (fysska) faderskapsoch föräldraskapsärenden t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Personakter Procapta faderskapsoch föräldraskapsärenden. t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Regster ur Procapta över akter levererade tll slutarkv rörande faderskaps- och föräldraskapsärenden. t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Personakt P-nr Procapta P-nr Leveransår/ P-nr För detaljerad nnehåll akterna se famljerättens dokumenthanterngsplan Ssta gallrngs/leverans år 2013 Papper Bevaras 5 år Bevaras enl SoL 12 kap 2. Allt som ska bevaras skall skrvas ut. Dgtalt Bevaras 5 år Efter utskrft av handlngar som ska bevaras (enlgt nedan) överförs behörgheten att ta del av akten tll arkvmyndgheten Papper Bevaras 5 år Tllsammans med leverans av fysska akter IT /IT Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

34 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Adoptonsakter Adoptonsärenden t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden Personakter (fysska) genomförda adoptoner t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden Personakt P-nr För detaljerat nnehåll akterna se famljerättens dokumenthanterngsplan Ssta gallrngs/leverans år 2013 Papper Bevaras 5 år Bevaras enlgt 12 kap. 2 SoL Allt som ska bevaras skall skrvas ut. Personakter Procapta genomförda adoptoner t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Regster ur Procapta över akter levererade tll slutarkv rörande genomförda adoptoner t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Procapta P-nr Leveransår/ P-nr Dgtalt Bevaras 5 år Efter utskrft av handlngar som ska bevaras (enlgt nedan) överförs behörgheten att ta del av akten tll arkvmyndgheten Papper Bevaras 5 år Tllsammans med leverans av fysska akter IT /IT För detaljerad nnehåll Personakter ej akterna se famljerättens dokumenthanterngsplan genomförda adoptoner Ssta gallrngs/leverans år 2013 Personakter (fysska) ej genomförda P-nr Papper Bevaras 5 år Efter senaste uppgft Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

35 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) adoptoner berörande personer födda 5, 15, 25 t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Personakter Procapta ej genomförda adoptoner födda 5, 15, 25 t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Regster ur Procapta över akter ej genomförda adoptoner levererade tll slutarkv födda 5, 15, 25 t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden. Procapta P-nr Leveransår/ P-nr regstret eller avslutad åtgärd enlgt SoL 12 kap. 1-2 Allt som ska bevaras skall skrvas ut. Dgtalt Bevaras 5 år Efter utskrft av handlngar som ska bevaras (enlgt nedan) överförs behörgheten att ta del av akten tll arkvmyndgheten Papper Bevaras 5 år Tllsammans med leverans av fysska akter IT /IT Personakt rörande vårdnad boende och umgänge berörande personer födda 5, 15, 25 För detaljerad nnehåll akterna se famljerättens dokumenthanterngsplan Ssta gallrngs/leverans år 2013 Personakt (fyssk)rörande vårdnad boende och umgänge berörande personer födda 5, 15, 25 t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden Personakt P-nr Papper Bevaras 5 år Efter senaste uppgft regstret eller avslutad åtgärd enlgt SoL 12 kap. 1-2 Allt som ska bevaras skall skrvas ut. Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

36 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) Personakter Procapta rörande vårdnad boende och umgänge berörande födda 5, 15, 25 t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden Regster ur Procapta över akter rörande vårdnad boende och umgänge levererade tll slutarkv födda 5, 15, 25 vårdnad boende och umgänge t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden Av socalnämnden godkända avtal om boende vårdnad umgänge. t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden Procapta P-nr Leveransår/ P-nr Dgtalt Bevaras 5 år Efter utskrft av handlngar som ska bevaras (enlgt nedan) överförs behörgheten att ta del av akten tll arkvmyndgheten Papper Bevaras 5 år Tllsammans med leverans av fysska akter Personakt Papper 5 år efter att barnet fyllt 18 år /bevaras Avtal för barn som ngår forsknngsurvalet (personer födda 5, 15 25) bevaras. Övrga avtal gallras. IT /IT Personakter som ska gallras Övrga (fysska) personakter (Även akter rörande ej genomförda adoptoner, vårdnad boende och umgänge t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden) Övrga personakter Procapta (Även akter rörande ej genomförda P-nr Papper 5 år Efter senaste uppgft regstret eller avslutad åtgärd enlgt SoL 12 kap. 1 Procapta P-nr Dgtalt 5 år Gallras efter att den fysska akten gallrats IT Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

37 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) adoptoner, vårdnad boende och umgänge t.o.m därefter överfört tll famljerättsnämnden) Handlngar som kan förekomma personakter Handlngar som kan förekomma personakter nom samtlga verksamheter Anmälnngar med ev blagor som Personakt Papper 5 år/bevaras tllhör ärende eller ger upphov tll ärende, förhandsbedömnngar Ansöknngar - med eventuella blagor Personakt Papper 5 år/bevaras Ärendeblad Personakt Papper/dgtalt 5 år/bevaras Journalantecknngar Procapta Papper/dgtalt 5 år/bevaras Skrvs ut för slutarkverng Utrednngar ensklt ärende Personakt Papper/dgtalt 5 år/bevaras Beslut och beslutsunderlag ensklt Personakt Papper/dgtalt 5 år/bevaras ärende om bstånd och/eller nsats Överklaganden, med blagor Personakt Papper 5 år/bevaras Beslut/domar förvaltnngsdomstol Personakt Papper 5 år/bevaras Dokumentaton av planerng som rör den ensklde t ex, utrednngsplan, Personakt Papper/dgtalt 5 år/bevaras Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt

38 Dokumenthanterngsplan Socalnämnden förslag OCH EVENTUELL INGSORDNING olka meder, SEKRETESS NÄRARKIV slutgltgt arkvformat fetstl) konsultatonsdokument, remsser vårdplan, genomförandeplan Behandlngskort, servcekort Personakt Papper 5 år/bevaras Ansöknngar tll nsttutoner om vård Personakt Papper 5 år/bevaras Inkomna och utgående handlngar av betydelse ärendet Upprättade handlngar av betydelse ärendet Personakt Papper 5 år/bevaras E-post och SMS, skrvs/koperas n journal Personakt Papper/dgtalt 5 år/bevaras E-post och SMS, skrvs/koperas n journal Regsterkontroller som utgör underlag för beslut Personakt Papper/dgtalt 5 år/bevaras Ska tllföras akten läsbar form Fullmakter Personakt Papper 5 år/bevaras T ex fullmakt - att hämta uppgfter från andra myndgheter; polsregsterutdrag, utdrag från socalregster, uppgfter från försäkrngskassa och kronofogde Yttranden körkortsärenden, vapenärenden m fl Yttranden tll åklagare, andra myndgheter och allmän domstol Skrftlg nformaton tll och från andra enheter nom socaltjänst och andra myndgheter Not. 1) Dareförda dgtala dokument fnns tllgänglga dokument- och ärendehanterngssystemet Platna. Not. 2) E-post och andra dgtala fler som ska bevaras ska skrvas ut på åldersbeständgt papper och läggas ärendets akt Personakt Papper 5 år/bevaras Personakt Papper 5 år/bevaras Personakt Papper 5 år/bevaras Avtal om handhavande av annans Personakt Papper 5 år/bevaras medel Meddelanden från hyresvärd Personakt Papper Gallras vd Sparas om de lgger tll