SchoolSoft för administratörer

Transkript

1 SchlSft för administratörer

2 1. Underhåll... 4 Fria grupper... 4 Undervisningsgrupper... 4 Elev - Grupper... 9 Ämnen Salar ch resurser Persnal Elever Elev Vårdnadshavare Undervisningsgrupper Egna fält Admin Elevlgg Krthantering Inaktivera ch ta brt elever Vårdnadshavare Vikarier Infrmatin Sklkalender Publicerade nyheter Sklinfrmatin Filer ch länkar Administratin Kmmuner ch kmmunrapprter För grundsklan För gymnasiesklan Rapprt Fakturaunderlag vårdnadshavare Elevfilter Elevrapprter ch rapprtbeställning Elevrapprtering CSN Alternativ Skla... 52

3 Systeminställningar Användarinställningar Användarkder Persnal prfilfält Fälttyper/Egna fält Bilduppladdning Objektbilder Elev- ch persnalbilder System Filuppladdning Skickade sms Generell infrmatin Utskrift av listr Etiketter Matsedel SCB- ch UHR-rapprt i SchlSft SCB UHR Exprtera anmäld frånvar till annat elev-adminsystem Meddelanden SMS Flytt av elev mellan två sklr i samma rganisatin Persnal på flera sklr Kppla syskn till samma vårdnadshavare Om barnen går på samma skla Om barnen inte går på samma skla. (t.ex. på försklan ch grundsklan) Skapa filter för myndiga elever Övrigt Funktiner sm finns i SchlSft... 84

4 1. Underhåll Fria grupper I adminläget används fria grupper till att skapa grupper sm inte ska schemaläggas, men sm persnalen på sklan kan behöva publicera nyheter ch aktiviteter till. Dessa grupper kallas Glbala grupper. Så här skapar du en fri grupp: 1. Klicka på Fria grupper i menyn UNDERHÅLL. 2. Klicka på Skapa grupp. Ge gruppen ett namn ch eventuellt en beskrivning. Flytta persnal, elever ch vårdnadshavare från vänster sida till höger sida ch klicka på Spara när du är klar. 3. Om du vill att elevernas vårdnadshavare ska ingå i gruppen, men inte vet vad de heter, markerar du Inkludera vårdnadshavare till valda elever 4. Spara. Undervisningsgrupper Undervisningsgrupper är de grupper sm används i schemat. Grupperna kan vara klasser, mentrsgrupper ch övriga undervisningsgrupper t ex en grupp med elever sm läser spanska i år 8. En elev kan endast ingå i en klass, men i flera mentrsgrupper ch undervisningsgrupper. Undervisningsgrupperna används ckså vid publicering av aktiviteter ch nyheter. Så här skapar du en undervisningsgrupp:

5 1. Klicka på Undervisningsgrupper i menyn UNDERHÅLL. 2. Klicka på Skapa grupp. 3. Namnge gruppen (namnet syns bl. a. på scheman). 4. Lägg till en eventuell beskrivning. 5. Välj m gruppen är en klass ch/eller en mentrsgrupp eller en resursgrupp ch markera m gruppen ska användas i elevdkument eller användas till hämtningstider. 6. Persnal i en mentrsgrupp kan se allt sm rör eleverna i gruppen. De ser elevernas elevkrt, ka göra frånvaranmälningar bakåt i tiden, se frånvarrapprter, se ch ändra i matriser, skapa elevdkument, skapa bkningar till gruppen mm. 7. En resursgrupp fungerar sm en mentrsgrupp med vissa begränsningar. Persnal i en resursgrupp kan se elevkrt, göra frånvaranmälan ch se närvarrapprter. Persnal i en resursgrupp kan inte ändra i ämnesmatriser eller skapa elevdkument. Resursgrupper kan användas för exempelvis specialedagger, speciallärare, elevassistenter ch liknande persnal sm ska ha tillgång till en begränsad grupp elever, utan att vara mentr. 8. Fyll i Använd till elevdkument m de lektiner sm undervisningsgruppen är kpplade till ska ingå i elevdkumenten. 9. Markera Klassplanering m klassen ska användas till klassplanering. Den eller den persnal sm ingår i klassen kan ändra alla klassens lektiner samt planeringar. En veckplanering för klassen sm inte är kpplad till någt ämne kan skapas. 10. Markera Använd till hämtningstider m gruppen ska användas för hämtning ch lämning på fritids eller förskla. Vårdnadshavarna ges möjlighet att ange tillsynstider för sina barn. Tiderna ger persnalen en tydlig överblick över antalet barn fördelat under dagen. Persnalen sm ingår i gruppen kan ta ut dag- ch vecklistr för barnen i gruppen. 11. Om gruppen är en mentrsgrupp eller resursgrupp flyttar du minst en lärare från vänster sida till höger sida. Läraren får då tillgång till all infrmatin m de elever du sedan väljer ska ingå i gruppen. 12. Du kan inte kppla persnal till grupper sm inte är klasser, mentrsgrupper eller ska användas till hämtningstider. Kpplingen mellan lärare ch undervisningsgrupp görs alltid i schemat. 13. Spara. Persnal kan endast inkluderas till undervisningsgruppen m undervisningsgruppen är markerad sm Klass, Mentrsgrupp, Resursgrupp ch/eller Använd till hämtningstider. I grupper sm inte är klasser, mentrsgrupper, resursgrupper eller grupper för hämtning/lämning kmmer persnalen inte att ligga kvar efter att grupper är sparad. All kppling mellan undervisning ch lärare görs via schemat. 5

6 Vid skapandet av en ny grupp kan man göra ett filtrerat urval. Över klumnerna med elever kan man klicka på länken Visa filter. På grundsklan kan man filtrera på Mdersmål, Mderna språk, År, Undervisningsgrupp ch/eller Fritids (elever sm har Fritids markerat på sidan Elev-elev). Flera urvalskriterier kan användas tillsammans. På så sätt kan sklan exempelvis få fram alla elever i år 8, sm ingår i undervisningsgrupp 8A ch läser franska ch kan således snabbt skapa en ny grupp. På gymnasiet kan man filtrera på elever sm läser någn av två valda kurser, kurser med specifik status, kurser sm är aktiva, kurser med en specifik kursansvarig, elever på ett specifikt prgram, klass, år eller sklfrm. Flera urvalskriterier kan användas tillsammans. Filtreringen nedan är gjrd på en grupp eleven sm är schemalagda med En1202. Filtreringen är gjrd på alla har EN1202 på sin studieplan. Eleven Malin Hanssn markeras med *, vilket innebär att hn ingår i gruppen men inte har EN1202 på sin studieplan. 6

7 Flytta de elever sm ska ingå i gruppen från vänster sida till höger sida ch klicka på Spara. Det går att kpiera en redan existerande undervisningsgrupp med alla elever ch inställningar. Klicka på Ändra på den grupp du vill ändra. Klicka: Det skapas då en kpia av hela gruppen inklusive lärare ch elever. Om riginalgruppen var en klass kmmer inte klassflaggan vara ikryssad på nya gruppen. Detta för att undvika att skapa nya klasser av misstag. Du kan se en klassöversikt genm att klicka på länken Du kan se en ämnesöversikt genm att klicka på länken Där ser man både vilken undervisningsgrupp eleverna ingår i i varje ämne samt vilken lärare sm undervisar eleverna i lika ämnena. Det går att filtrera per klass ch på ett eller flera ämnen. Detta kan exempelvis användas för att få en tydligare överblick på att alla elever gjrt sina individuella val eller läser språk. 7

8 Under Grupplistr Visa alternativ för utskrift kan flera grupplistr skrivas ut på samma gång. Håll CTRL-knappen nedtryckt för att välja flera grupper samtidigt. Du kan ge listan en rubrik genm att skiva in rubriken i rutan Rubrik. Gör sedan ett val av vilken infrmatin du vill ha med i listan genm att markera dessa. Om du vill ha tmma klumner i din lista väljer du önskat antal klumner i Antal extra klumner. Du kan även ge klumnerna en rubrik genm att skriva in dem under varandra i Klumnrubriker. 8

9 Grupper sm är klasser kan inaktiveras vid nytt läsår m de inte längre används. När klassen inaktiveras inaktiveras ckså alla elever sm ingår i klassen. För att kunna inaktivera en klass krävs att klassen inte är kpplad till någn schemapsitin. Så kmmer fallet att vara för alla klasser efter att SchlSft arkiveras på smmarlvet. När klassen inte längre används i schemat kmmer knappen Inaktivera visas i redigeringsläget. Om man aktiverar en elev sm ingår i en inaktiv klass kmmer eleven förlra sin klasskppling. Detta eftersm en aktiv elev inte kan ingå i en inaktiv klass. Elev - Grupper Här kan du söka fram en elevs alla grupptillhörigheter. Du kan ckså snabbt ändra alla grupper, förutm klassen, på en elev. 1. Sök på en elev eller välj eleven i listan. 2. Nu visas elevens schema samt elevens befintliga undervisningsgrupper. 3. Rutan anteckningar är samma anteckningsruta sm visas för administratörerna på elevens studieplan. Rutan visas enbart m eleven har en studieplan. Rutan visas inte för elev eller vårdnadshavare. 4. En länk till visa-läget på elevens studieplan visas under anteckningsrutan m eleven har en studieplan. Studieplanen öppnas i ett ppup-fönster. 9

10 5. Om du vill ta brt en grupp från en elev markerar du rutan Ta brt ch klickar sedan Ta brt grupper. 6. Om du klickar på pilen under Schema visas alla schemalagda lektiner för gruppen. 7. För att lägga till grupper till eleven söker du fram en grupp, kryssar i Lägg till ch klickar sedan på Lägg till grupper. 8. Du kan ckså söka på kurs m eleven har en studieplan ch ni använder kursgrupper. Det innebär att du kan söka fram alla undervisningsgrupper sm är kpplade till en viss kurs i kurs-grupper. Ämnen Ämnena imprteras från det schemasystem sm används eller skapas direkt i SchlSft m man gör schemat manuellt. Oavsett vilket finns några inställningar sm är bra att gå igenm. Grundsklan Gymnasiet 1. Krtnamn skrivs ut på schemat. 2. I beskrivning kan du lägga in en länk sm blir klickbar, exempelvis till sklverkets kursplaner. 10

11 3. Klicka i rutan Schemafärg. Nu öppnas en färgpalett där du kan välja en färg till ditt ämne. Du kan ckså välja Slumpa färg eller skriva in en färgkd i RGB. 4. I schematextfärg kan du välja m du vill att texten för ämnet ska vara mörk eller ljus berende på vilken bakgrundsfärg du har valt. 5. Om inget val görs kmmer ämnena i schemat frtsätta vara vita ch textfärgen vara svart. 6. Visas för elever innebär att ämnet dyker upp i elevernas ch vårdnadshavarnas vänstermeny 7. Visas på elevdkumenten innebär att ämnet tas med vid mdömen 8. Visas på närvarrapprter innebär att ämnet kan närvarrapprteras 9. Rapprtera mvänd närvar innebär att alla elever är från början frånvarande ch måste ändras av läraren för att få närvar. Används t ex vid idrttsdagar när eleverna är utspridda på lika ställen ch ska rapprteras av flera lika lärare. 10. Rapprtera avvikande ämne innebär att läraren kan bestämma vid rapprteringen vilket ämne sm lästes vid lektinstillfället. Används m det inte är förbestämt vilket ämne sm ska läsas på en lektin. 11. Grundsklan: Betygsämne ska anges m ämnet ska finnas med i betygsättningen. Kppla ämnet till det fficiella ämnet från Sklverket. 12. Grundsklan: Specialisering används vid B-språk, C-språk ch mdersmål för att definiera vilket språk sm läses. 13. Gymnasiet: Kurs här kan man kppla sklans ämnen till sklverkets kurser. Detta skapar en kppling mellan studieplaner ch schemat vilket kmmer ge ett stöd vid rapprter, betygssättning mm. 14. Välj en ämnesbild ch en ämnesikn sm sedan visas på elevernas ämnessidr. Ämnesikn Ämnesbild Gör så här för att skapa ett Bildbiblitek med ämesbilder ch ikner: Klicka på Ämnen i menyn UNDERHÅLL. 11

12 Klicka på länken Bildbiblitek på höger sida. Ladda upp en bild eller ikn från din datr. Bilderna bör vara liggande för att passa bäst in på ämnessidan. Iknerna bör ha transparent bakgrund för snyggare visning i mbil ch surfplattr. Välj m det ska vara en bild eller ikn (liten symbl sm kmmer att hamna bredvid ämnesnamnet). Spara ch upprepa. Salar ch resurser Här lägger du upp alla salar ch övriga resurser, t ex videprjektr, TV, digitalkamera mm., sm ska kunna schemaläggas. Dessa salar ch resurser kan du ckså göra bkningsbara för persnal. Klicka på Sal/Resurs i menyn UNDERHÅLL. Klicka på knappen Skapa sal/resurs. Fyll i ett namn ch en beskrivning. Välj m salen/resursen ska vara bkningsbar. Med det menas att den blir bkningsbar för all persnal. De kan då se hur salen/resursen är schemalagd under länken Alla scheman i vänstermenyn ch bka den via länken Bka Sal/Resurs. Det går att tillåta dubbelbkning m du vill. Det kan vara bra m sklan t ex har en idrttshall sm kan delas i flera delar. Persnal Under Persnal hanterar du persnalregistret. Antingen imprterar man den persnal sm finns på sklan via ett annat persnalregister eller så skapar man nya pster via denna sida. Persnalen kan själva fylla i sina kntaktuppgifter. E-pstadresser, telefnnummer till arbetet, övrig kntaktinf ch rller är synliga för elever ch vårdnadshavare. Det är mycket viktigt att aldrig återanvända ett persnalknt. Om ny persnal anställs ska alltid ett nytt knt skapas. Annars kmmer stra fel uppstå i histriken. Detta gäller ckså m man skapar persnalen i ett annat system sm ett schemasystem eller ett annat administrativt system. 1. Starta från menyn ch välj Persnal i menyn UNDERHÅLL. 2. Här kan du söka på en persn i registret genm att skriva in namn, persnnummer eller användarnamn. Du kan ckså välja mellan att visa aktiv persnal, inaktiv persnal alternativt all persnal. När du kmmer in så visar systemet all aktiv persnal. 12

13 3. Om det finns ett eller flera egna fält skapade går det att göra ett urval på dessa. Klicka på Sökalternativ för egna fält ch välj de fält sm urvalet ska gälla. 4. Klicka på Skapa persnal för att skapa ny persnal. Klicka på Ändra för att ändra infrmatin eller titta på ett knt. 5. Skriv in Förnamn, Efternamn ch Användarnamn. 6. Bild Du kan ladda upp bilder på persnalen manuellt (du kan även imprtera en fil med flera bilder på en gång, se kapitel Elev- ch persnalbilder). Klicka på Ladda upp bild Klicka på Välj fil, bläddra fram aktuell bild från din datr ch klicka sedan på Bifga fil. Bilden kan vara max 200 kb. Ta brt/ändra en felaktig bild genm att klicka på Ändra. Och sedan på Ta brt eller Ändra för att ladda upp en annan bild. 13

14 Du kan inte ha två bilder med samma namn i SchlSft. 7. Persnnummer - Systemet sparar men ger en varning m: det finns bkstäver där inte "TF" ingår. det inte är 10 eller 12 tecken- checksiffran inte stämmer En röd ram markerar att persnnumret är giltigt. Genm att spara igen kan man välja att ignrera varningen. Om ett externt schemasystem används måste persnnummer vara samma i SchlSft ch i schemasystemet. 8. Signatur - Visas på schemat ch vid betygssättning. Om ett externt schemasystem används måste signatur vara samma i SchlSft ch i schemasystemet. 9. Persnalen kan ges lika behörigheter i SchlSft genm att välja typ ch adminbehörighet (detta kan enbart uppdateras av administratören på sklan). Typ - Berende på typ får man tillgång till lika funktiner i SchlSft. Det är inte bara typen sm styr vilka funktiner man har tillgång till, utan även m man är uppsatt sm mentr ch m man har lektiner på schemat. Principen gäller att man får tillgång till de funktiner man har behv av, exempelvis har en icke undervisande sklledare inte tillgång till planeringar ch mitt schema men har tillgång till frånvarn för samtliga elever. Persnallistan grupperas efter typ. Lärare ges till lärare. Lärare är standarsinställningen i SchlSft. Sklledare ges till rektrer, biträdande rektrer, sklchefer ch försklechefer. Sklledare får tillgång till all infrmatin m alla elever, statistik m undervisningsnivå ch hur lärarna sköter sin närvarrapprtering. De kan ckså ges möjlighet att kunna lgga in på persnalens startsidr. Sklledare kan frånvarrapprtera bakåt i tiden. Elevvårdare ges till SYV. sklsköterska, kuratr ch även ibland till expeditinspersnal. Elevvårdare ser alla elevers elevkrt ch kan frånvarrapprtera bakåt i tiden. Övrig persnal ges till persnal sm inte behöver se studieresultat ch närvar. Övrig persnal kan se scheman, klasslistr, nyheter ch aktiviteter. Extern persnal Ges till persnal sm inte ingår i sklpersnalen. Extern persnal visas ingenstans ch det är bara administratören sm kan hitta extern persnal i persnalregistern. Extern persnal kan inte sätta betyg. 14

15 Behörighet Administratör: Ja Ger fulla administratörsrättigheter. Behörigheten ges till dem sm ska kunna sköta allt underhåll, elevdkument, enkäter, betyg, studieplaner, exprter ch imprter samt göra inställningar i SchlSft. Administratör: Nej innebär att man inte är administratör. Om man inte är administratör kan man ändå få tillgång till vissa delar av adminfliken. Vid valet Administratör: Nej syns Visa behörigheter där man kan kryssa för vilka lika behörigheter persnen ska ha. Alternativen mtsvarar de lika menyerna i SchlSft. Väljer man UNDERHÅLL kan persnen administrera hela underhållsmenyn. Väljer man enbart Ämnen ch Undervisningsgrupper är det enbart de två undermenyerna man kmmer åt. 10. Det är viktigt att fylla i persnalens e-pstadress. Har en persnal glömt sitt lösenrd kan ett nytt engångslösenrd skapas ch skickas via länken "Skicka ett nytt lösenrd till angiven epstadress". Observera att persnalen måste ha en giltig e-pstadress inlagd i systemet. Du kan även manuellt mata in ett nytt lösenrd till persnalen. Du måste skriva in detta två gånger samt bekräfta med ditt egna lösenrd till SchlSft. 11. Övrig kntaktinfrmatin är synlig för elever ch vårdnadshavare ch är tänkt att användas för exempelvis alternativ e-pstadress, andra telefnnummer. Om du skriver in en länk i rutan Övrig kntaktinf kmmer den bli klickbar. Här kan du exempelvis länka till en sklrelaterad blgg eller hemsida. 12. Rller: För att elever ch vårdnadshavare ska veta vilka rller persnalen har på sklan har så ska en eller flera rller kpplas till persnalen (biträdande rektr, matematiklärare, 15

16 fysiklärare, bespisningspersnal, kanslist mfl). Rllerna är kdvärden ch sklan skapar dem i ADMIN/ALTERNATIV/Användarkder/Persnal:Rller. 13. Lektinsrapprtera för. Här ger man persnalen rätt att lektinsrapprtera för utvalda kllegr. 14. Visa egna fält öppnar de egna fält sm sklan skapat för att föra ett eget register på sklan. Egna fällt sätts upp under ALTERNATIV/Användarkder/Persnal: Egna fält. De kpplas där till en Fälttyp vilket skapas under ALTERNATIV/Fälttyper. 15. Skriv in ett lösenrd i Nytt lösenrd ch i Bekräfta lösenrd. För att kunna spara måste du ckså ange ditt eget lösenrd i Bekräfta ändringen med ditt lösenrd. Lösenrdet måste vara minst 8 tecken varav minst 1 siffra ch minst 1 tecken. Lösenrdet är av engångskaraktär vilket innebär att persnalen kmmer att få byta ut det första gången de lggar in. 16. Lgga in sm den här användaren. Genm att klicka på länken kmmer du till användarens sida ch kan se det användaren ser. Om du gör några ändringar kmmer de göras i ditt namn. Du kan inte se eller göra ändringar i uppgifter av privat karaktär, sm enkäter, meddelanden ch frum. 17. Inaktivera Persnalen inaktiveras ch försvinner från alla listr, lektiner etc. Persnalen kan inte längre lgga in. Inaktivering innebär persnalen läraren tas brt visuellt från systemet. Om du klickar på Ta brt inaktiv persnal så får du en lista med samtlig inaktiv persnal där du ges möjligheten att välja den inaktiverade persnal du önskar ta brt. En persnal sm tas brt kan inte aktiveras igen. Om läraren har satt betyg eller fört närvar sparas infrmatin m lärarens namn så att det går att spåra bakåt i tiden. Om du klickar på Ändra för en persnal sm är inaktiverad får du möjlighet att aktivera läraren igen m du klickar på Aktivera. Då dyker läraren upp i samtliga fall då läraren kan väljas, samt att det syns i samtliga scheman igen på det sätt sm det gjrde före inaktiveringen. 18. Glöm inte att Spara dina ändringar. 19. Uppgifter markerade med * är synlig för elever ch vårdnadshavare. 20. Du kan göra en utskrift under rubriken Persnallista. Där kan du välja vilken utfrmning du vill ha på listan genm att markera ett eller flera alternativ. Du kan även välja vilka persnalkategrier du vill inkludera. Antal extra klumner vid utskrift är till för att du ska kunna skriva ut listr ch använda dessa klumner för att markera, bcka av, ingående 16

17 individer i gruppen. Du kan även sätta rubriker genm att skriva dem i textbxen Klumnrubriker. Varje rubrik måste stå på en egen rad i textbxen. 21. Etiketter. Genm att klicka på Etiketter - "Visa fler alternativ" kan du skriva ut en pdf-fil med etiketter till persnalen. Alla etiketter skapas sm pdf-filer i strleken 3,6 cm x 7 cm. Ttalt 3 x 8 = 24 etiketter per ark. Du väljer m du vill skriva ut etiketter till all persnal eller några enstaka. Om du håller Ctrl-knappen nedtryckt kan du välja flera persner samtidigt. Klicka sedan på knappen Skapa etiketter. Ett pdf-dkument skapas nu i ett nytt fönster. Persnal prfilfält Persnalfält i Min prfil Nu är det möjligt att lägga till s.k. prfilfält i Min prfil för persnalen. De nya fälten är avsedda för att persnalen själva ska kunna skriva in övrig infrmatin sm ska finnas i Min prfil, t.ex. närmaste anhörig. Administratören kan skapa nya fält under Min prfil via ADMIN/ALTERNATIV/ANVÄNDARKODER/PERSON:PROFILFÄLT. Skriv i klartext vad fältet heter. 17

18 Elever Här ser du all infrmatin sm rör eleverna på sklan så sm kntaktuppgifter, undervisningsgrupper, vårdnadshavare etc. Här arbetar du sm administratör med att uppdatera ch skapa elevuppgifter. På sidan finns upp till sju flikar berende på vilka delar av SchlSft sm sklan använder. För att skapa en helt ny elev klicka på Elever i menyn UNDERHÅLL ch sedan på Skapa elev. Elev Här syns den grundläggande infrmatinen m eleven så sm namn, persnnummer, adressuppgifter, användarnamn ch lösenrd. Elevens uppgifter kan inte ändras av vårdnadshavaren då det är sklans skyldighet att garantera att rätt uppgifter finns i systemet. Klass Här anger du elevens klass År Här anger du elevens årskurs. Detta är viktigt att det är rätt uppsatt m sklan ska skriva ut betyg eller ta ut rapprter till exempelvis SCB. Användarnamn Bestäms av sklan. E-pst Kan ändras av eleven m inget annat är angett. Mbiltelefn Kan ändras av eleven m inget annat är angett. Kmmun Anges på Admin-fliken. Startdatum Anges på Admin-fliken. Publicera ENDAST elevens namn till andra elever ch vårdnadshavare Kryssas i m eleven har hemligt telefnnummer eller av andra anledningar inte vill visa sin adress ch telefnnummer för andra elever ch vårdnadshavare. Tillåt eleven att publicera nyheter Kryssas i m eleven ska tillåtas att publicera nyheter. Se mer inf under kapitlet Nyheter från E ch V. Simkunnig Kan markeras på GR ch FÖR. Rapprt tas ut via Exprt/Imprt. Språk Kan väljas m sklan använder SchlSft både på svenska ch på engelska. Eleven kan själv ändra detta under Min prfil. Övrigt Här kan du skriva in övriga uppgifter m eleven. Infrmatin i rutan Övrigt syns bara för administratörer ch på elevens elevkrt (sm syns för mentrer, sklledare ch vårdnadshavare). Tillåt inlggning Kryssa ur m eleven inte ska tillåtas lgga in. Nytt lösenrd ch Bekräfta lösenrd Här kan du ge eleven ett nytt lösenrd. Lösenrdet måste vara minst 8 tecken varav minst 1 siffra. Lösenrdet skickas inte till eleven utan du måste överlämna det manuellt. Lösenrdet är av engångskaraktär vilket innebär att eleven kmmer få byta ut det första gången hn lggar in. 18

19 Bild Du kan ladda upp bilder på eleverna manuellt (du kan även imprtera en fil med flera bilder på en gång, se kapitel Elev- ch persnalbilder). Klicka på Ladda upp bild Bläddra fram aktuell bild från din datr ch klicka sedan på Bifga fil. Bilden kan vara max 200 kb. Ta brt/ändra en felaktig bild genm att klicka på Ändra. Och sedan på Ta brt eller Ändra för att ladda upp en annan bild. Du kan inte ha två bilder med samma namn i SchlSft. Via länken Skapa en ny vårdnadshavare till eleven skapar du ett till vårdnadshavarknt till eleven. Se mer infrmatin under kapitlet Vårdnadshavare. Via länken Lgga in sm den här eleven kmmer du till elevens sida ch kan se allt utm det sm är privat för eleven (enkätsvar, meddelanden, fruminlägg). Via länken Skicka ett nytt lösenrd till angiven e-pstadress skickar du ett nytt engångslösenrd till elevens angivna e-pstadress. Genm att klicka på Inaktivera blir eleven inaktiv. Eleven försvinner från alla listr, lektiner etc. Eleven kan inte längre lgga in. Inaktivering innebär att eleven tas brt visuellt från systemet. När en elev inaktiveras sätts gårdagens datum sm slutdatum på elevens aktiva statusrad på adminfliken, m inte ett annat datum har skrivits in manuellt. En inaktiv elev kan alltid aktiveras igen genm att klicka på Aktivera. Om en inaktiv elev aktiveras så skapas en ny statusrad i elevens adminflik ch med dagens datum sm startdatum. När eleven 19

20 inaktiveras igen blir dagens datum slutdatum. Om eleven bara aktiveras tillfälligt så kan sklan behöva gå in ch justera, då eleven kmmer att stå sm aktiv den aktuella dagen i kmmunrapprten Vårdnadshavare Under fliken Vårdnadshavare ser du infrmatin m elevens vårdnadshavare. Ändra infrmatinen genm att klicka på ÄNDRA. Se mer infrmatin under kapitlet Vårdnadshavare. Undervisningsgrupper Under fliken Undervisningsgrupper kan du lägga till eller ta brt eleven i lika undervisningsgrupper. Detta kräver att du först har skapat grupperna under Undervisningsgrupper i menyn UNDERHÅLL. 20

21 På gymnasiet tar länken Lägg till/ändra kurser för studieplanen dig direkt till elevens studieplan. Egna fält Under fliken Egna fält kan du fylla i infrmatin m eleven sm sklan själv har valt ska finnas i elevregistret. Se kapitlet Egna fält för mer infrmatin. 21

22 Admin Under fliken Admin hanterar du de elevadministrativa uppgifter sm används för bland annat kmmunfakturering, grundsklans rapprter till SCB ch exprter till lika eknmisystem. Här visas elevens aktuella statusrad. Vilka lika uppgifter sm kan fyllas i berr på vilka delar av SchlSft sm sklan använder samt m ni är en grundskla eller en gymnasieskla. All infrmatin behöver självklart inte fyllas i. De uppgifter sm ni ska fylla i är de sm ni fakturerar kmmunen. Statusraderna gör det möjligt att arbeta med lika tidsintervall. Man kan exempelvis ange att en elev har btt i en kmmun fram till ett vist datum ch sedan flyttat till en annan kmmun. Då går det att även bakåt i tiden ta ut en rapprt på vilka elever sm hörde till vilken kmmun. Välj här vilken kmmun eleven tillhör. Kategrier kan sättas upp under Admin/Alternativ/Elevstatus: Kategri. Kategrierna används enbart för sklans egen skull ch är inte nödvändig att använda. En kategri kan exempelvis vara PRIV m man vill markera att eleven är en PRIV-elev på gymnasiet. Ersättning tm används m eleven flyttar från kmmunen ett visst datum, men ska generera ersättning från kmmunen fram till ett annat datum. År anges här för att markera elevens år i det aktuella datumintervallet samt på Elev-fliken för att ange vilket år elever tillhör nu. Mdersmål bcka i m eleven deltar i mdersmålsundervisning. Studiehandledning på mdersmålet bcka i m eleven får studiehandledning på sitt mdersmål enligt 5 kap. 4 sklförrdningen (2011: 185). SVA bcka i m eleven deltar i svenska sm andraspråk. Särskild undervisningsgrupp bcka i m eleven får särskilt stöd enligt 3 kap 11 skllagen i en annan undervisningsgrupp än den sm eleven nrmalt tillhör (särskild undervisningsgrupp). Särskilt stöd enskilt bcka i m eleven får särskilt stöd enligt 3 kap 11 skllagen ch får enskilt stöd utanför den undervisningsgrupp eleven nrmalt tillhör. 22

23 Individintegrerad särskleelev bcka i m eleven är en individintegrerad särskleelev enligt 7 kap 9 Skllagen (används främst av sklr i Västra Götaland sm använder SchlSfts exprt till Indra). Anpassad studiegång bcka i m Eleven har anpassad studiegång enligt 3 kap 12 skllagen. Timmar fritids Här fyller du i antal timmar sm eleven deltar i fritidsverksamhet. Om sklan inte får ersättning av kmmunen per antal timmar eleven deltar räcker det med att du fyller i en schabln tid (ex 10 timmar) för att markera att eleven deltar på fritids. Obekväma tider bcka i m eleven är inskriven i fritidshemmet på bekväma tider, dvs vardagar ch/eller helger. Avtalspris fylls i m sklan har kmmit överens med kmmunen m en avvikande ersättning för den specifika eleven. Belppet ersätter den interkmmunala ersättningen. Detta kan exempelvis användas för PRIV-elever. Avtalspris vårdnadshavare fylls i m sklan vill skapa fakturaunderlag till vårdnadshavare för avgifter för fritids ch förskla. Det finns en enskild rapprt för detta ändamål. Belppsjustering fylls i m sklan ska få en extrasumma för eleven från kmmunen. Belppet summeras med den interkmmunalaersättningen. Ntering kan du fylla i m sklan vill göra en ntering i fritext. Om eleven exempelvis byter kmmun avslutar du den tidigare statusraden (genm att skiva in ett till-datum sm anger hur länge eleven ska tillhöra kmmunen) ch skapar en ny statusrad med ett från-datum sm anger när eleven flyttar till den nya kmmunen. Om eleven ska sluta på sklan ch sklan vill ha ett slutdatum i systemet i förväg skriver du in det i den sista Till-rutan på elevens statusrad. Mderna språk, språkval välj det språk sm eleven läser sm språkval (M2). Mderna språk, elevens val välj det språk sm eleven evenuellt läser sm elevens val (M1) Mdersmål - välj det språk sm eleven eventuellt läser sm mdersmål (ML). Genm att klicka på Inaktivera blir eleven inaktiv. Eleven försvinner från alla listr, lektiner etc. Eleven kan inte längre lgga in. Inaktivering innebär att eleven tas brt visuellt från systemet. När en elev inaktiveras sätts gårdagens datum sm slutdatum på elevens aktiva statusrad på adminfliken, m inte ett annat datum har skrivits in manuellt. En inaktiv elev kan alltid aktiveras igen genm att klicka på Aktivera. Om en inaktiv elev aktiveras så skapas en ny statusrad i elevens adminflik ch med dagens datum sm startdatum. När eleven inaktiveras igen blir dagens datum slutdatum. Om eleven bara aktiveras tillfälligt så kan sklan behöva gå in ch justera, då eleven kmmer att stå sm aktiv den aktuella dagen i kmmunrapprten. 23

24 Elevlgg Under fliken Elevlgg kan du spåra ändringar sm är gjrda på en elevs uppgifter. 1. Välj ett fält i lggen ch klicka på Visa ändringar för att se alla ändringar sm är gjrda på just det fältet samt vem sm har gjrt ändringen. 2. Genm att klicka på Exprtera elevlgg får du en exprt på alla uppgifter i elevens lgg sm du sedan kan arbeta vidare med i Excel. Krthantering Krthanteringen i SchlSft är tänkt att användas för busskrthantering men kan med fördel även användas för andra typer av krt, exempelvis Passerkrt. Krtnumren läggs upp på varje elev eller imprteras via Exprt/imprt. Under menyn Kmmuner finns rapprter för krten kpplade till elevens kmmun vid krtets utfärdande datum. Rapprterna är tänkta att användas i samband med kmmunfakturering. SKAPA KORTKATEGORIER Gör så här för att skapa de lika krtkategrierna: 1. Klicka på Användarkder i menyn ALTERNATIV. 2. Klicka på Krthantering: Kategri. 3. Skapa ett kdvärde genm att skriva in namnet på krttypen i den översta rutan. 24

25 4. Om rdning väljs kmmer 1 överst i listan. Om ingen rdning väljs visas kategrierna i bkstavsrdning. 5. Spara. SKRIV IN KORTNUMRET MANUELLT 1. Klicka på Elever i menyn UNDERHÅLL. 2. Klicka på aktuell elev. 3. Klicka på fliken Krthantering. 4. Ställ markören i rutan Skapa nytt krtnummer ch skriv in krtnumret. 5. Välj vilken kategri krtet ska vara kpplat till. 6. Skriv in Datum för utfärdande (rapprtfunktinen för krten är kpplad till krtets utfärdande datum). 25

26 7. Skriv in från- ch tilldatum. 8. Skriv in en eventuell ntering. 9. Alla fält utm tilldatum ch ntering är bligatriska. 10. Spara. 11. För att ta brt en skapad rad, kryssa i rutan Ta brt ch klicka sedan på Spara. 12. Det går inte att ha två krt med samma kategri ch samma krtnummer. IMPORTERA KORTNUMMER VIA EXPORT/IMPORT 1. Klicka på Elever i menyn EXPORT/IMPORT. 2. Välj fliken Exprt. 3. Välj Alla klasser eller en specifik klass m ni vill jbba med en klass i taget. 4. Klicka på Visa. 5. Kpiera infrmatinen ch klistra in i Excel. 6. Klicka nu på Elever krthantering i menyn EXPORT/IMPORT. 7. Välj fliken Imprt 8. Kpiera översta raden (den med rubrikerna) ch klistra in i ett tmt Excel-dkument. 9. Klistra in infrmatinen m elevens klass, förnamn, efternamn ch persnnummer ifrån det första Excel-dkumentet till mtsvarande klumner i det andra dkumentet (se till att rubrikerna finns kvar, men enbart kmmer 1 gång). 10. Ta brt klumnen ID. 11. Fyll på med infrmatin gällande era krt. Sequence här fyller du i krtets ID från SchlSft m du ska uppdatera någt på ett redan existerande krt. Lämna sequence tm m du skapar ett nytt krt. 26

27 Cardnumber här fyller du i krtnumret. Categry Här fyller du i krtets kategri. Det är viktigt att du använder exakt samma namn sm det du skapade under Användarkder. Issuedate Här fyller du i krtets utfärdande datum. Frmdate Här fyller du i krtets från ch med-datum. Tdate Här fyller du i krtets till ch med-datum. Cmment Här fyller du i en eventuell kmmentar. 12. Alla fält utm Tdate ch Cmment är bligatriska. 13. Kpiera all infrmatin i Excel-dkumentet. Se till att du får med rubrikerna. 14. Gå tillbaks till SchlSft ch klicka på Elever krthantering i menyn EXPORT/IMPORT. 15. Klicka på Imprt. 16. Ta brt all infrmatin sm finns i rutan. 17. Klistra in din infrmatin från Excel. 18. Klicka på Imprtera data. 19. Det går inte att ha två krt med samma kategri ch samma krtnummer. KOMMUNRAPPORT Under menyn Kmmunrapprter finns rapprter för krten kpplade till elevens kmmun vid krtets utfärdande datum. Rapprterna är tänkta att användas i samband med kmmunfakturering. 1. Klicka på Kmmunrapprter under menyn ADMINISTRATION. 2. Klicka på en specifik kmmun m du vill ta ut infrmatin m just den kmmunen. 3. Titta på rapprten Rapprt krthantering. 4. Välj vilken typ av krt du vill ta ut rapprten på eller m du vill ha rapprten på alla krt. 5. Välj Datum för utfärdande, från ch med ch till ch med. 27

28 6. Klicka på Visa för att få en utskriftsbar rapprt eller på Exprtera för att få infrmatinen i ett nytt fönster. Infrmatinen kan kpieras ch klistras in i Excel för vidare bearbetning. Inaktivera ch ta brt elever Inaktiva elever tas visuellt brt från systemet men all infrmatin m eleven finns kvar. En inaktiverad elev kan när sm helst aktiveras igen ch då kmmer elevens knt att se ut sm det gjrde innan eleven blev inaktiv. För att inaktivera en elev klicka på Ändra på eleven sm du vill inaktivera. Klicka sedan på Inaktivera sm ligger mitt emellan Spara ch Avbryt. Eleven försvinner från alla listr, lektiner etc. Eleven kan inte längre lgga in. Inaktivering innebär att eleven tas brt visuellt från systemet. När en elev inaktiveras sätts gårdagens datum sm slutdatum på elevens aktiva statusrad på adminfliken, m inte ett annat datum har skrivits in manuellt. Klicka sedan på länken Ta brt inaktiva elever. Länken finner du längst ned på höger sida. När en elev Arkiveras töms elevens uppgifter (adressuppgifter, elevdkument, gruppkpplingar, resultat etc.) ch enbart namn, persnnummer, elevadminuppgifter ch eventuella betyg finns kvar i SchlSft. Elevens knt går då att hitta under Arkiverade elever. Kntt kan aktiveras på nytt genm att administratören klickar på knappen Aktivera. Elevens knt blir då aktivt på nytt i SchlSft, men inga uppgifter (förutm namn, persnnummer ch betyg) finns kvar på eleven. (Om eleven har gått vidare till en annan skla i samma rganisatin går det dck inte att aktivera eleven) Man kan även ta brt en elev helt ch hållet, antingen på grund av att det är en testelev, eller på grund av att man inte använder SchlSft sm elevadministrativt system. Detta gör man genm att välja Ta brt istället för Arkivera. Det går dck inte att ta brt en elev har fått betyg, utan att först rensa betygen. Om en elev har betyg kmmer den istället att arkiveras enligt van. 28

29 När en elev flyttas mellan sklr i samma rganisatin kmmer kntt synas under Arkiverade elever men kan inte aktiveras på nytt eftersm eleven är aktiv på den andra sklan. Vårdnadshavare Här hanterar du vårdnadshavare till eleverna. Vårdnadshavarna kan själva fylla i adresser ch telefnnummer. Om eleven har vårdnadshavare sm br på lika adresser skapar du ytterligare vårdnadshavare genm att klicka på Skapa ny. Lägg till eleven eller eleverna persnen är vårdnadshavare till. Om vårdnadshavaren har fler än ett barn på sklan kan du lägga till barnen i rullgardinsmenyn Lägg till elev. Markera m eleven är flkbkförd hs den vårdnadshavare du är inne på. Om vårdnadshavarens adress ch telefnnummer ska döljas för andra vårdnadshavare ch elever markerar du Publicera EJ till andra elever ch vårdnadshavare. Detta är någt sm vårdnadshavaren själv kan ändra. Om sklan är en del av en rganisatin (kmmun/frisklekncern etc.) med flera sklr i samma SchlSft visas en rad med namn på barn på andra sklr sm vårdnadshavaren ckså är kpplad till. Namnen på eventuella inaktiverade barn sm en vårdnadshavare är kpplad till på samma skla syns på samma ställe. Om vårdnadshavaren inte har tillgång till Internet kryssar du ur rutan Tillgång till Internet. Då kmmer ett veckbrev autmatiskt skapas till vårdnadshavaren när mentrn skapar veckbrev till sin mentrsgrupp. Om vårdnadshavare ska tillåtas att publicera nyheter kryssar du i rutan Tillåt vårdnadshavaren att publicera nyheter. Se mer inf under kapitlet Nyheter från E ch V. Via länken Lgga in sm den här vårdnadshavaren kmmer du till vårdnadshavarens sida ch kan se allt utm det sm är privat för vårdnadshavaren (enkätsvar, meddelanden, fruminlägg). 29

30 Vikarier Återkmmande vikarier eller vikarier sm vikarierar någn enstaka dag kan läggs in i SchlSft sm vikarier. Vikarien får då tillgång till den rdinarie lärarens planering, schema ch närvarrapprtering. Klicka på Vikarier i menyn UNDERHÅLL. Klicka på Skapa vikarier. Fyll i namn, användarnamn ch kntaktuppgifter. Välj hur många dagar vikarien ska vara aktiv ch välj vem eller vilka lärare vikarien ska vikariera för. Ge vikarien ett lösenrd. Det går även bra att skriva ut vikarielistr precis sm man gör med persnal. Om vikarien återkmmer eller får förlängt vikariat går du in ch ändrar antalet dagar vikarien ska vara aktiv. Vikarier sm vikarierar en längre tid läggs upp sm vanlig 30

31 persnal ch kpplas till aktuellt schema. 2. Infrmatin Sklkalender I Sklkalendern är det tänkt att sklans administratör lägger ut sklans läsårsdata så sm sklstart, lvdagar, idrttsdagar mm. Sklkalendern används för att skapa sklans kalendarium. En händelse sm är skapad i sklkalendern syns för mttagens dagsflik den dag sm den inträffar samt i veckfliken den vecka sm den inträffar. Gå till Sklkalender i menyn INFORMATION, gör sedan så här för att skapa en händelse i sklkalendern: 1. Klicka på Skapa sklkalenderhändelse. 2. Skriv in texten sm är händelsen. 3. Klicka på för att infga en bild i kalenderhändelsen. 4. Välj m det är persnal, elever ch/eller vårdnadshavare sm ska kunna se händelsen. 5. Välj vilka datum händelsen inträffar. Här är det viktigt att lägga upp det datum sm händelsen faktiskt inträffar. 6. Markera Heldag m händelsen gäller hela dagen. Om händelsen inte gäller hela dagen fyller du istället i mellan vilka klckslag händelsen inträffar. Använd frmatet hh:mm. 7. Klicka på Publicera för att spara nyheten. Om du vill bifga en fil klickar du på knappen Bifga fil ch laddar upp en fil från din datr. 31

32 Publicerade nyheter Under Publicerade nyheter i menyn INFORMATION listas alla nyheter sm är skapade på sklan. Du kan ändra eller ta brt nyheter genm att klicka på den ch sedan välja Ändra eller Ta brt. När du ändrar en nyhet kan du inte ändra texten i nyheten. Du kan enbart ändra kategri, mttagare ch datum. Du kan ta brt bifgade filer, men inte ändra dem eller lägga till nya. Genm att klicka på Äldre nyheter ser du nyheter sm inte längre är publicerade. Under Elever/Vårdnadshavare med tillåtelse att publicera nyheter ser du vilka elever ch vårdnadshavare sm har möjlighet att publicera nyheter. Under Visa endast nyheter från vårdnadshavare ch elever se du enbart de nyheter sm är publicerade av elever ch vårdnadshavare. Under Visa endast nyheter från persnal se du enbart de nyheter sm är publicerade persnalen på sklan. Gör så här för att tillåta elever/vårdnadshavare att publicera nyheter: 1. Klicka på Elev/Vårdnadshavare i menyn UNDERHÅLL 2. Klicka på aktuell elev/vårdnadshavare. 3. Kryssa i rutan Tillåt eleven att publicera nyheter respektive Tillåt vårdnadshavaren att publicera nyheter. För att elever ch vårdnadshavare ska kunna publicera nyheter måste nyhetskategrier för detta finnas. Gör så här för att skapa kategrier för nyheter publicerade av elever eller vårdnadshavare: 1. Klicka på Användarkder i menyn ALTERNATIV. 32

33 2. Klicka på Nyheter: Kategri. 3. Lägg till ett nytt kdvärde, exempelvis Nyheter från elever eller Nyheter från vårdnadshavare ch välj användartyp elever respektive vårdnadshavare. Sklinfrmatin Ytterligare en rubrik kan läggas in i tppmenyn, Sklinf. Där är det tänkt att sklan kan lägga in lättillgänglig infrmatin till persnal, elever ch vårdnadshavare. Gör så här för att aktivera funktinen: 1. Klicka på Systeminställningar i menyn ALTERNATIV. 2. Markera Ja på Använd sklinfrmatin. 3. Klicka på Användarkder i menyn ALTERNATIV. 4. Gå in på Sklinfrmatin: typer 5. Skriv in namn på de fält ni vill använda. 6. Förslag på fält kan vara Adresser & telefnnummer, Infrmatin från sklan, Läsårsinfrmatin ch Vikarier. 7. Här väljer man ckså vilka på sklan sm ska se infrmatinen i fältet. Välj mellan Alla, Persnal eller Elever & vårdnadshavare. 33

34 8. Klicka på Sklinfrmatin i menyn INFORMATION. 9. Här ser du nu tmma fällt där du kan skriva infrmatin till mttagarna. 10. Fyll i infrmatin i fälten. 11. Klicka på för att infga en bild i sklinfrmatinen. 34

35 12. Spara. 13. Tänk på att rubrikerna till fälten inte syns för mttagarna utan enbart texten i fälten. Du behöver alltså själv skriva in en rubrik i texten. Infrmatinen ligger kvar tills någn administratör tar brt den. Infrmatinen kan aktiveras på tppnivån för de sklr sm använder SchlSft i en kmmun eller kncern. Tips: Det går att lägga in länkar i infrmatinen sm blir klickbara. Om man skriver in en länk från YuTube visas sekvensen i Sklinf. Detta kan användas exempelvis m sklan har gjrt egna instruktinsmanualer ch lagt upp på YuTube. Övrig infrmatin sm förs in under Admin/Alternativ/Skla syns ckså på Sklinf. Filer ch länkar Här hanterar du viktiga filer ch länkar sm du vill att valda delar av persnal, elever ch vårdnadshavare ska få tillgång till. T ex handlingsplaner, utrymningsplaner, lkala kursplaner ch målbeskrivningar mm. Klicka på Filer & länkar i menyn INFORMATION. Klicka på Skapa fil/länk. Namnge filen eller länken ch lägg till en beskrivning. Om det är en länk skriver du adressen (URL:en) i rutan Länk. Ta inte med Om det är en fil klickar du på Bifga fil ch ladda upp din fil. Du kan kategrisera dina filer ch länkar så du får en tydlig struktur. Skapa kategrier under Användarkder/Filer ch länkar: Kategrier i menyn ALTERNATIV. 35

36 Filerna ch länkarna finns sedan tillgängliga under Filer & länkar i vänstermenyn på startsidan. Om du har knutit filen eller länken till ett ämne finns de ckså under Ämnen eller Kurser i vänstermenyn för elever ch vårdnadshavare. 3. Administratin Kmmuner ch kmmunrapprter Kmmuner används för att skapa ett underlag för kmmunal ersättning. Här kan du få en rapprt m vilka elever sm kmmer från respektive kmmun ch hur str ersättning eleverna genererar. Denna funktin ger sklan möjlighet att ange de uppgifter sm används sm debiteringsunderlag baserat på datum. Sklans administratör beskriver förändringar i elevens uppgifter genm att spara de elevuppgifter sm behövs i fakturaunderlaget tillsammans med ett datum. För varje ändring sm påverkar faktureringen, t ex att eleven byter kmmun eller språkval på grundsklan eller byter prgram på gymnasiet, så skapar administratören ett nytt datumintervall för eleven. I elevadmin hanteras elevens individuella uppgifter. De uppgifter sm är gemensamma för alla elever i en viss kmmun hanteras på kmmunnivån. Det finns två rapprter; Rapprt kmmunal ersättning med varje elevs uppgifter för ett visst datum ch Rapprt ändringar sm ger alla ändringar för angivet intervall. För grundsklan AKTIVERA KOMMUNERNA 1. Lägg till de kmmuner din skla har elever från. Klicka på Kmmuner i menyn ADMINISTRATION. Klicka på Aktivera kmmun. Välj en kmmun ch fyll i kntaktuppgifter för kmmunen. Klicka på Spara. 36

37 När man arbetar med ersättningsbelppet i kmmunrapprten är det viktigt att bestämma hur fta man ska fakturera kmmunerna. Om kmmunerna faktureras månadsvis ska alla ersättningar sm fylls i gälla per månad Kmmunal ersättning Grundskla: Här anger du vilken ersättning sm sklan får från kmmunen per elev. Fyll i en summa för varje årskurs. Mdersmål: Här anger du vilken ersättning sm sklan får från kmmunen för elever sm deltar i mdersmål. SVA: Här anger du vilken ersättning sm sklan får från kmmunen för elever sm deltar i svenska sm andraspråk. Måltidsersättning: Här anger du m sklan får måltidsersättning från kmmunen per elev. Fritids: Om sklan erbjuder fritids sätter du här upp hur mycket ersättning ni får för eleverna per årskurs ch antal timmar. Fyll i de årskursintervall sm kmmunen baserar ersättningsbelpp för sklbarnsmsrgen genm att ange högsta årskursen ch max antal timmar. Ger t.ex. msrgen för äldre årskurser en annan ersättning, skapar ni ytterligare en pst för det. I Max årskurs anger ni den högsta årskurs en elev ska gå för att få ett vist ersättningsbelpp av kmmunen. I Max timmar anger ni hur många timmar eleven maximalt får vara på fritids för att sklan ska få ersättningsbelppet från kmmunen. Om ingen övre gräns finn så föreslår vi ett schabln värde sm får representera full tid. I Belpp anger ni vilket belpp sm gäller för de två tidigare värdena. 37

38 2. Upprepa för alla kmmuner där sklan har elever. JUSTERA INFORMATIONEN PER ELEV 1. Gå in på Elever i menyn UNDERHÅLL. Klicka på ÄNDRA på en elev. Klicka sedan på fliken Admin. 2. Här visas elevens aktuella statusrad. Vilka lika uppgifter sm kan fyllas i berr på vilka delar av SchlSft sm sklan använder. All infrmatin behöver självklart inte fyllas i. De uppgifter sm ni ska fylla i är de sm ni fakturerar kmmunen. Statusraderna gör det möjligt att arbeta med lika tidsintervall. Man kan exempelvis ange att en elev har btt i en kmmun fram till ett vist datum ch sedan flyttat till en annan kmmun. Då går det att även bakåt i tiden ta ut en rapprt på vilka elever sm hörde till vilken kmmun. 3. Välj här vilken kmmun eleven tillhör. Välj ckså elevens mderna språkval, m eleven läser språk sm elevens val, eventuellt mdersmål ch m eleven deltar i mdersmålsundervisning eller SVA. 4. Kategrier kan sättas upp under Admin/Alternativ/Elevstatus: Kategri. Kategrierna används enbart för sklans egen skull ch är inte nödvändig att använda. 38

39 5. Ersättning tm används m eleven flyttar från kmmunen ett visst datum, men ska generera ersättning från kmmunen fram till ett annat datum. 6. År måste anges här för att markera elevens år i det aktuella datumintervallet samt på Elevfliken för att ange vilket år elever tillhör nu. 7. Timmar fritids Här fyller du i antal timmar sm eleven deltar i fritidsverksamhet. Om sklan inte får ersättning av kmmunen per antal timmar eleven deltar räcker det med att du fyller i en schabln tid (ex 10 timmar) för att markera att eleven deltar på fritids. 8. Avtalspris fylls i m sklan har kmmit överens med kmmunen m en avvikande ersättning för den specifika eleven. Belppet ersätter den interkmmunala ersättningen. 9. Avtalspris vårdnadshavare ch Avtalspris vårdnadshavare 2 fylls i m sklan vill skapa fakturaunderlag till vårdnadshavare för avgifter för fritids ch förskla. Det finns en särskild rapprt för detta ändamål. 10. Belppsjustering fylls i m sklan ska få en extrasumma för eleven från kmmunen. Belppet summeras med den interkmmunalaersättningen. 11. Ntering kan du fylla i m sklan vill göra en ntering i fritext. 12. Om eleven exempelvis byter kmmun avslutar du den tidigare statusraden (genm att skiva in ett till-datum sm anger hur länge eleven ska tillhöra kmmunen) ch skapar en ny statusrad med ett från-datum sm anger när eleven flyttar till den nya kmmunen. 13. Om eleven ska sluta på sklan ch sklan vill ha ett slutdatum i systemet skriver du in det i den sista Till-rutan på elevens statusrad. KOMMUNRAPPORTEN När det är dags för kmmunrapprteringen klickar du på Kmmunrapprter i menyn ADMINISTRATION. 39

40 1. Välj en kmmun för att ta fram en rapprt för just den kmmunen eller välj på alla under Rapprt Kmmunal ersättning för en sidbruten rapprt för alla kmmuner. En rapprt skapas med en översikt på hur många, ch vilka, elever sm kmmer från respektive kmmun samt kmmunal ersättning per elev ch ttalt. Här syns ckså m någn elev har slutat på sklan eller börjat mitt i en termin. 2. Det går att välja datum för när rapprten ska gälla. Detta innebär att du kan se hur rapprten såg ut även förra månaden. 3. Om rutan Endast elever sm saknar aktiv status eller kmmunkppling kryssas i får du en rapprt över alla elever sm inte har någn kmmunkppling eller aktiv statusrad. 4. Genm att markera Exprtera får du infrmatinen i ett nytt fönster. Infrmatinen kan kpieras ch klistras in i Excel för vidare bearbetning. 5. Rapprt ändringar gör det möjlig att ta ut en rapprt på alla förändringar sm gjrts i elevernas statusrader mellan två datum. Alla rader där från- eller till datumet ingår i intervallet kmmer med i rapprten. Även denna rapprt kan exprteras ch marbetas i Excel. För gymnasiesklan SKAPA PROGRAM; INRIKTNING För att kpplingen mellan kmmuner ch prgram ska göras i kmmunrapprten måste varje prgram kpplas till kmmunerna. Lägg in de Prgram/inriktningar sm ni erbjuder på sklan. 1. Klicka på Användarkder i menyn ALTERNATIV. Klicka sedan på Gymnasieskla: Prgram, inriktning. 2. De prgram sm listas är de kmmunala prgrammen. Om ni vill lägga till fler prgram gör ni det genm att skiva in det i raden Skapa kdvärde. Om kmmunen vill veta studievägskden (FR-kden) är det lämpligt att skriva in även den här. 40

41 3. Klicka sedan på Prgram i menyn KURS. Klicka på ÄNDRA på ett prgram ch kppla det till Prgram, inriktning. AKTIVERA KOMMUNERNA 1. Lägg till de kmmuner din skla har elever från. Klicka på Kmmuner i menyn ADMINISTRATION. Klicka på Aktivera kmmun. Välj en kmmun ch fyll i kntaktuppgifter för kmmunen. Klicka på Spara. 41

42 När man arbetar med ersättningsbelppet i kmmunrapprten är det viktigt att bestämma hur fta man ska fakturera kmmunerna. Om kmmunerna faktureras månadsvis ska alla ersättningar sm fylls i gälla per månad Kmmunal ersättning Gymnasieskla: Här anger du vilken ersättning sklan får för eleverna på respektive prgram: 1. Välj ett prgram i listan ch ange vilket belpp ni får från kmmunen. 2. Spara. 3. Upprepa tills alla sklans prgram är aktiverade. 2. Upprepa för alla kmmuner där sklan har elever. 42

43 JUSTERA INFORMATION PER ELEV 1. Gå in på Elever i menyn UNDERHÅLL. Klicka på ÄNDRA på en elev. Klicka sedan på fliken Admin. 2. Här visas elevens aktuella statusrad. Vilka lika uppgifter sm kan fyllas i berr på vilka delar av SchlSft sm sklan använder. All infrmatin behöver självklart inte fyllas i. De uppgifter sm ni ska fylla i är de sm ni fakturerar kmmunen. Statusraderna gör det möjligt att arbeta med lika tidsintervall. Man kan exempelvis ange att en elev har btt i en kmmun fram till ett vist datum ch sedan flyttat till en annan kmmun. Då går det att även bakåt i tiden ta ut en rapprt på vilka elever sm hörde till vilken kmmun. 3. Välj här vilken kmmun eleven tillhör. 4. Kategrier kan sättas upp under Admin/Alternativ/Elevstatus: Kategri. Kategrierna används enbart för sklans egen skull ch är inte nödvändig att använda. En kategri kan exempelvis vara PRIV m man vill markera att eleven är en PRIV-elev. 5. Ersättning tm används m eleven flyttar från kmmunen ett visst datum, men ska generera ersättning från kmmunen fram till ett annat datum. 6. Avtalsbelpp fylls i m sklan har kmmit överens med kmmunen m en avvikande ersättning för den specifika eleven. Belppet ersätter den interkmmunala ersättningen. Detta kan exempelvis användas för PRIV-elever. 7. Belppsjustering fylls i m sklan ska få en extrasumma för eleven från kmmunen. Belppet summeras med den interkmmunalaersättningen. 43

44 8. Ntering kan du fylla i m sklan vill göra en ntering i fritext. 9. Om eleven exempelvis byter kmmun avslutar du den tidigare statusraden (genm att skiva in ett till-datum sm anger hur länge eleven ska tillhöra kmmunen) ch skapar en ny statusrad med ett Från-datum sm anger när eleven flyttar till den nya kmmunen. 10. Om eleven ska sluta på sklan ch sklan vill ha ett slutdatum i systemet skriver du in det i den sista Till-rutan på elevens statusrad. KOMMUNRAPPORTEN När det är dags för kmmunrapprteringen klickar du på Kmmunrapprter i menyn ADMINISTRATION. 1. Välj en kmmun för att ta fram en rapprt för just den kmmunen eller välj på alla under Rapprt Kmmunal ersättning för en sidbruten rapprt för alla kmmuner. En rapprt skapas med en översikt på hur många, ch vilka, elever sm kmmer från respektive kmmun samt kmmunal ersättning per elev ch ttalt. Här syns ckså m någn elev har slutat på sklan eller börjat mitt i en termin. 2. Det går att välja datum för när rapprten ska gälla. Detta innebär att du kan se hur rapprten såg ut även förra månaden. 3. Om rutan Endast elever sm saknar aktiv status eller kmmunkppling kryssas i får du en rapprt över alla elever sm inte har någn kmmunkppling eller aktiv statusrad. 44

45 4. Genm att markera Exprtera får du infrmatinen i ett nytt fönster. Infrmatinen kan kpieras ch klistras in i Excel för vidare bearbetning. Rapprt statusändringar gör det möjlig att ta ut en rapprt på alla förändringar sm gjrts i elevernas statusrader mellan två datum. Alla rader där från- eller till datumet ingår i intervallet kmmer med i rapprten. Även denna rapprt kan exprteras ch marbetas i Excel. Rapprt Fakturaunderlag vårdnadshavare 1. Välj en kmmun för att ta fram en rapprt för just den kmmunen eller välj på alla under Rapprt Kmmunal ersättning för en sidbruten rapprt för alla kmmuner. 2. En rapprt skapas med infrmatin m föräldrar ch barn så att det utifrån rapprten ska gå att skapa fakturr till vårdnadshavarna. 3. Det går bra att föra in kstnadsställe på varje skla m man har flera sklr, detta görs via admin/alternativ/systeminställningar/admin: kstnadsställe. 4. Det går även bra att exprtera denna infrmatin till en xml-fil sm sedan kan läsas in till eknmisystem. Elevfilter Elevfilter innebär att man skapar urvalskriterier för elever sm man kan spara. Man kan exempelvis skapa ett urval med elever sm går i år 7, läser franska ch vars förnamn börjar på And. 1. Klicka på Elevfilter i menyn ADMINISTRATION. 2. Klicka på Skapa filter. 3. Skriv in namnet på ditt filter samt en eventuell beskrivning. 4. Välj en eventuell kategri (skapas under Alternativ/Användarkder/Filter: Kategri). 5. Välj m filtret ska vara aktivt eller inte. 6. Spara. 7. Du får nu möjlighet att skapa ditt första villkret i filtret. Du kan välja mellan de flesta faktrer sm är kpplade till eleven (namn, språk, år, egna fält, adress, senast inlggad etc.). 45

46 8. Spara. 9. Du kan du välja att testa ditt filter eller lägga till fler villkr. 10. När du har lagt till alla vilkr du vill ha kan du testa filtret. 11. Genm att klicka Ändra (pennan) på någn elev kmmer du till elevens elevkrt ch kan ändra i elevens uppgifter. 12. Filtret uppdateras autmatiskt m du byter uppgift på någn elev. 46

47 13. Om ett filter har fler än ett villkr, så måste alla villkr vara uppfyllda för de elever sm ska visas i filtret. 14. Om ett villkr har mer än ett värde valt, så visas alla elever sm har någt av dessa värden. 15. Elevfiltren kan sedan användas på andra ställen i SchlSft där man gör urval på elever. Exempelvis i Admin/Underhåll/Elever ch i Admin/Exprt/Imprt/Elever. Elevrapprter ch rapprtbeställning Elevrapprter är en funktin sm ger sklan möjlighet att utfrma egna rapprter på elever. I Administratin/Elevrapprter kan man skapa ch underhålla rapprter sm visar enbart de fält på elever sm man är intresserad av, exempelvis namn eller klass Till rapprten skickas en lista med elever, ch ut från rapprten kmmer en elevlista utfrmad efter hur rapprten är definierad. En elevrapprt har ett namn, en beskrivning ch en kategri ch sedan har den ett antal klumner. Dessa klumner utgörs av fält från eleven, ch man väljer de fält sm man är intresserad av. I rutinen Administratin > Elevrapprter skapar ch underhåller man sina rapprter. Rapprterna kan tilldelas en kategri sm skapas i Alternativ > Användarkder : Rapprt: Kategri. För att skapa en ny kategri gör du följande: 1. Gå till Admin/Alternativ/Användarkder. 2. Klicka på Rapprt: Kategri. 3. Skriv in det namn du vill ha på kategrin. 4. Klicka på spara. För att skapa en rapprt så går man till Elevrapprter i menyn ADMINISTRATION ch klickar på Skapa rapprt. Därefter ger man rapprten ett namn ch eventuellt en beskrivning ch en kategri. Klicka därefter på spara 47

48 . Sedan skapar man innehållet i rapprten, dvs. de fält från eleverna man ha med i rapprten. 1. Klicka på ändra på en rapprt sm skapats. 2. Under ny klumn lägger man till ett nytt fält sm man vill ha med, 3. Därefter anger man rdning dvs. i vilken rdning de lika klumnerna ska hamna i, minst värde hamnar längst till vänster. 4. Srtering innebär vilket av fälten eleven ska srteras på i första hand ch i andra hand sv.. En tm srteringsruta innebär att eleverna inte srteras på det fältet. T.ex. kan man srtera på efternamn ch sedan förnamn genm att ange srtering 1 för efternamn ch 2 för förnamn. 5. Det går även bra att ge klumnen en alternativ rubrik istället för namnet på fältet 6. Det finns ckså möjlighet att lägga till en tm klumn eller ett löpnummer för att ange löpnummer i rapprten. 7. Klicka på spara. 8. Upprepa vanstående steg för alla de fält sm du vill ska finnas i elevrapprten. 48

49 9. Det går därefter att testa rapprten genm att klicka på Testa rapprt för att kntrllera att rapprten ser ut sm man har tänkt sig. RAPPORTBESTÄLLNING Rapprtbeställning, sm nås via menyn ADMINISTRATION, är en funktin där man kmbinerar elevfilter med elevrapprter för att ta fram listr av elever för visning eller för utskrift. Man kan välja ett urval av elever med ett elevfilter eller en klass ch låta detta urval ligga till grund för innehållet i en rapprt. När man kör rapprtbeställningen kan man istället för ett filter göra urval på aktiva ch inaktiva elever, sökvillkr på namn ch även välja klass. Det går ckså att kmbinera dessa tillsammans med ett elevfilter. 1. Gå till Administratin/Rapprtbeställning. 2. Välj vilket urval av elever du vill använda i din rapprt, elevfilter, klass, aktiva eller inaktiva elever eller sökvillkr på namn. 3. Välj vilken elevrapprt du vill använda. 4. Klicka på Visa för att visa rapprten direkt i SchlSft. 5. Klicka på Skriv ut för att få en utskriftsbar versin av rapprten. Om ingen rapprt är vald, visas en enkel lista med elever för urvalet. 49

50 Elevrapprtering CSN Gå igenm följande innan filen till CSN skapas: 1. CSNs sklkd måste vara krrekt uppsatt i SchlSft. Den består av 4-5 siffrr sm ni fått från CSN. Den lägger ni in under Admin/Alternativ/Sklr. 2. Alla elever sm skall rapprteras måste tillhöra ett prgram i SchlSft, annars tas de inte med. Kppla eleverna under Admin/Kurs/Studieplaner. 3. Alla elever sm skall rapprteras måste tillhöra en årskurs (1-4). Ändra under Admin/Underhåll/Elever eller via Exprt/Imprt. 4. Prgrammen sm eleverna är kpplade till måste ha rätt studievägskd, ex 3FR0796. Ändra under Admin/Kurs/Prgram När uppgifterna är krrekta går ni in under Elevrapprtering till CSN i menyn ADMINISTRATION. 1. Fyll i datumen för läsåret ch jullvet. 2. Klicka på Generera elevdata. Nu skapas en lista på alla elever sm kmmer att skickas med till CSN. Stäm av att alla elever är med. 3. För att skapa m elevdata för samtliga elever, kryssa i rutan Ta brt tidigare genererad elevdata. 4. Fyll ifrån vilket datum ändringar ska tas med i filen. Om du skapar filen för första gången för läsåret fyller du i dagens datum. 5. Klicka på Skapa fil till CSN. 6. Spara filen på datrn ch ladda sedan upp den på CSNs hemsida enligt instruktiner från CSN. 50

51 Detaljer för varje elev går att redigera m ni klickar på elevens namn i listan ch sedan ändrar direkt i frmuläret ch klickar Spara. När elevdatan är fullständig, fyll i datum från när ändringarna ska tas med i filen ch klicka sedan på Skapa fil till CSN för att skapa en datafil. Infrmatinen kan ckså uppdateras direkt på CSN. Varje gång ändringar görs i elevdatan bör en ny fil skickas till CSN. För att skapa m elevdata för samtliga elever, kryssa först i rutan Ta brt tidigare genererad elevdata. 51

52 4. Alternativ I alternativmenyn finns ett antal inställningar att gå igenm. De viktigaste för att få SchlSft så väl fungerade sm möjligt är följande: Skla Under rubriken Skla sätter du upp infrmatin rörande din skla. Klicka på Skla i menyn ALTERNATIV. Det är viktigt att du sätter upp rätt Sklenhetskd (GR11, GRS11, GY11 ch GYS11) samt Sklkd ch sklid (GR, GRS, GY, GYS) för att alla rapprter ska fungera krrekt. Persnen sm sätts upp sm rektr kmmer autmatiskt stå på sklans betyg. Adressen sm skrivs in i Hemsida kmmer att bli länkad till sklans lgga. Om man klickar på lggan öppnas sklans hemsida i ett nytt fönster. Infrmatinen i Kntaktinf skrivs ut på inlggningssidan. Där kan det vara lämpligt att skiva in telefnnummer ch e-pstadress till den sm ska hjälpa elever ch vårdnadshavare med inlggningsprblem. Detta fungerar enbart m man är en egen skla ch inte en del av en kmmun eller frisklerganisatin. 52

53 Systeminställningar Antal siffrr av persnnumret sm visas i listr Antal siffrr i persnnummer sm ska visas i listr. Om antalet sätt till "6" så visas enbart födelsedatumet (förutsatt att frmatet ååmmdd-nnnn används) ch inte de fyra sista siffrrna. Alla värden över "11" gör att hela persnnumret visas. Admin: Kstnadsställe Skriv in kstnadsställe sm ska användas vid rapprten: Fakturaunderlag vårdnadshavare. Admin: Lgtyp på betygsdkument GY Vid Ingen lgtyp så skrivs inte sklans lgtyp ut alls, vid Utskrift på förtryckt papper lämnas plats på för ett sidhuvud där den förtryckta lgtypen finns ch vid valet Skriv ut lgtyp skrivs sklans lgtyp ut på betygsdkumenten. Admin: Persnnummerfrmat Oavsett hur persnnumret skrivs in i SchlSft kmmer det frmeras efter valt alternativ. Om sklan använder elevkön är det viktigt att frmatet är satt till yymmss-nnnn adress till expeditinen Är den adress sm används för att infrmera m att förändring har skett under "Min prfil". På detta sätt så kan man upprätthålla riktiga uppgifter i, lärar-, elev- ch föräldermatrikel. Ett skickas till angiven adress m exempelvis adress, telefn etc. ändras av användaren. Flera adresser kan anges med "," ":" ";" eller " " sm separatr. Grundskla: Kursplaner: Vid Ja kan sklan jbba med kursplaner ch ämnesmatriser i SchlSft. Grundskla: Symbler upp till åk 5 i ämnesmatriser: Vid Ja ersätts betygsstegen E, C ch A i ämnesmatriserna med symbler för elever upp till år 5. Grundsklebetyg: Exprt till Indranet, sklkd Här lägger de sklr sm använder gymnasieantagningssystemet Indranet upp sin sklkd för Indranet. Detta gör att de under Grundsklebetyg/Betyg kan ta en exprt anpassad för Indranet. Hämtning/Lämning: Tillåt vårdnadshavare lämna kmmentar på tider Vid Nej kan vårdnadshavarna inte lämna kmmentarer vid närvarn/frånvarn på Hämtning/lämning. Inlggning: Månader innan lösenrd måste ändras Ställ in hur länge att lösenrd ska gälla för persnal, elever ch vårdnadshavare. Kurs-/ämnesmatris: Ange publiceringsdatum Om man använder publiceringsdatum kan lärarna publicera matrisen för en enstaka elev i sitt ämne eller för hela undervisningsgruppen i sitt ämne. Elevernas mentr kan publicera matriserna per ämne för alla eleverna i 53

54 mentrsgruppen. Om funktinen slås på när man redan har använt matriserna under en perid kmmer dagens datum bli publiceringsdatum. Alltså, allt skrivet fram till ch med i dag kmmer att visas för elever ch föräldrar. Kurs: Använd kursmdöme Används på gymnasiesklr m lärarna ska kunna ge ett krtfattat mdöme i studieplanerna på pågående kurser. Kurs: Kursmatris Markera Ja för att använda Sklverkets kursmatriser. Kurs: Kursmatris, Sklverket indelning Välj hur kursmatriserna ska visas: Stycke Matrisen visas uppdelad per stycke, efter Sklverkets indelning. Mening - Matrisen visas uppdelad per mening. Om sklan väljer att visa per mening kmmer INTE det sm tidigare är ifyllt per stycke att visas. Därför kmmer det gå att visa matrisen även per stycke i de fall där någt finns i fyllt per stycke. Förvalt kmmer dck att vara per mening. Om lärarna har börjat markera i matrisen per stycke i en kurs kmmer de kunna frtsätta med det. Om sklan väljer att arbeta per mening så är det endast meningsindelning sm går att välja i kpplade uppgifter. Kurs: Natinella kursprv Om funktinen är påslagen kan lärarna på gymnasiet ch GYS rapprtera resultat i de natinella kursprven. Administratören kan sedan ta ut en rapprt till SCB. Kurs: Tillåt elever sätta eget målbetyg per kurs Används på gymnasiesklr m eleverna ska kunna sätta ett målbetyg i studieplanen på pågående kurser. Undervisande lärare kan se ch kmmentera elevens målbetyg. Matsedel: Använd Matsedel Ja/Nej. Behörig att ändra matsedel anges i persnalregistret. Närvar: Använd heldagsrapprtering, grundskla Används t ex m en klasslärare i grundsklans lägre åldrar ska kunna närvarrapprtera sin klass en hel dag istället för lektin för lektin. Närvar: Meddelandetyp för anmäld frånvar Här väljer ni m ch hur ni vill använda er av SchlSft för att hantera kntakten med vårdnadshavarna m eleverna har anmäld frånvar: 54

55 Inget (detta är förvalt) innebär att SchlSft endast meddelar vårdnadshavarna på startsidan. Inga utskick kan göras till vårdnadshavarna. Avstängd väljs m sklan inte vill använda funktinen. E-pst innebär att ett e-pstmeddelande skickas till vårdnadshavarna i samma stund sm eleven markeras sm anmält frånvarande. SMS innebär att ett SMS-meddelande skickas till vårdnadshavarna i samma stund sm eleven markeras sm anmält frånvarande. E-pst (ch SMS) innebär att meddelande m anmäld frånvar skickas sm E-pst i första hand ch ligger sm förvalt alternativ hs vårdnadshavarna, men vårdnadshavaren kan själv ändra till SMS. SMS (ch e-pst) innebär att meddelande m anmäld frånvar skickas sm SMS i första hand ch ligger sm förvalt alternativ hs Vårdnadshavarna, men vårdnadshavaren kan själv ändra till e-pst. Detta alternativ rekmmenderas av ss eftersm ni då allra säkrast når ut till vårdnadshavarna. För att kunna använda SMS-funktinen måste sklans rektr mejla supprt@schlsft.se ch meddela att vi ska slå på möjligheten att skicka sms. Sklan måste sm vanligt köpa SMS:en i förväg genm att sklans rektr skickar ett mejl till supprt@schlsft.se med uppgifter m hur många SMS sklan vill köpa. SMS:en aktiveras på en gång ch sklan får sedan en faktura på köpta. Minsta enhet att köpa är 1000 sms. Närvar: Skicka detaljer i frånvarmeddelande Här markerar ni m vårdnadshavaren skall ha möjlighet att välja ifall de ska få detaljer skickade i meddelandet. Vårdnadshavarna kmmer då att få infrmatin m att eleven har varit frånvarande ch vilken lektin det gäller. Annars får de ett meddelande m att de har infrmatin att ta del av i SchlSft. Närvar: Tillåt vårdnadshavare lämna kmmentar vid frånvar Styr möjligheten för föräldrar ch myndiga elever att lämna en kmmentar vid frånvaranmälan. Planering: Använd klassplanering, grundskla Klassplaneringen används i de lägre årskurserna. Planeringar skapas då klassvis istället för per lärare. Schema: klckslag då skldagen börjar/slutar SchlSfts rekmmendatin är att visa schemat mellan 08:00-17:00 för att ett utskrivet schema ska få plats på ett A4-papper. Schema: Tillåt resursbkning utanför skltid Används m resurser ska kunna bkas på helger ch kvällar. Verksamhetslgg: Använd verksamhetslgg Aktiverar verksamhetslggen för alla sklfrmer förutm YH. I verksamhetslggen kan persnalen enkelt lägga upp text ch bild för att dkumentera den dagliga verksamheten ch presentera den för föräldrar ch elever. Ämnes/kurslärare kan knyta ett inlägg i lggen till sitt ämne/kurs ch inlägget kmmer då att visas på elevernas ämnes/kurssida. Vårdnadshavare: Använd persnnummer på vårdnadshavare Om "Ja" kan vårdnadshavare i en rganisatin/kmmun få ett enda inlggningsknt även m de har barn på lika sklr i rganisatinen/kmmunen. 55

56 Vårdnadshavare: Systemtillgång för myndig elevs vårdnadshavare Innebär att eleven under "Min prfil" har möjlighet att stänga ute sina vårdnadshavare den dag eleven blir myndig. Detta innebär även att vårdnadshavaren inte längre får någt frånvarmeddelande m sklan har den inställningen Alltid innebär att eleven inte får möjlighet att välja m vårdnadshavare ska ha tillgång till SchlSft eller inte. Vårdnadshavaren har alltid tillgång till SchlSft. Elevstyrd (tillgång), innebär att eleven har möjlighet att stänga ute vårdnadshavaren. När eleven fyller 18 år så har vårdnadshavaren tillgång till SchlSft. Det är först när eleven aktivt har gått in under "Min prfil" ch markerat att vårdnadshavare ej har tillgång sm det slår igenm ch vårdnadshavaren kan inte längre lgga in till SchlSft. Elevstyrd (ej tillgång), är samma sak sm "Elevstyrd (tillgång)" men med den skillnaden att vårdnadshavaren blir autmatiskt avstängd från SchlSft den dag eleven blir myndig. Eleven får gå in under "Min prfil" ch markera att vårdnadshavare kan lgga in till SchlSft. Vårdnadshavare: Tillåt vårdnadshavareinlggning gör det möjligt att stänga av inlggningsmöjligheterna för vårdnadshavarna. Ämnesmatris: VY. Vissa sklr jbbar enbart med ämnesmatriserna, vissa enbart med sammanställningen ch vissa både med ämnesmatriserna ch med sammanställningen. Det möjligt att välja vilka delar sklan visar för elever, vårdnadshavare ch persnal. Ämnesmatris ch sammanställning Endast Ämnesmatris Endast Sammanställning Sammanställning förvald, med ämnesmatris Om valet Ämnesmatris ch sammanställning är gjrt kmmer elever, vårdnadshavare ch persnal kunna välja m de vill se båda två samtidigt, eller en åt gången. Om valet Endast sammanställning är gjrt kmmer persnalen ändå kunna jbba med ämnesmatrisen, men den kmmer inte att visas för elever ch vårdnadshavare. Om valet Sammanställning förvald, med ämnesmatris är gjrd ser elever ch vårdnadshavare enbart sammanställningen när de tittar på ämnesmatrisen, men kan välja att även titta på matrisen. 56

57 Användarinställningar Admin: Max antal rader per sida i listr Flera rutiner under admin innehåller en sökfunktin. Denna sökfunktin finns för att förenkla när man har många pster. Med denna parameter så sätter man antalet pster sm man ska få fram per sida. Admin: Max antal rader sm visas utan sökfilter Flera rutiner under admin innehåller en sökfunktin. Denna sökfunktin finns för att förenkla när man har många pster. Här anger du hur många rader du vill få fram utan att behöva genmföra en sökning. Exempel, du har 1000 elever på sklan ch har satt parametern till 300 då måste man genmföra en sökning i rutinen för att någn elev ska synas när du kmmer in i rutinen. Om du har 100 undervisningsgrupper så kmmer samtliga att listas utan att en sökning behöver genmföras. Admin: Visa antal flickr ch pjkar i klasslistr Denna inställning styr infrmatin m antal flickr ch pjkar på klass- ch grupplistr. Färdigheter: Visa på elevens nya skla Om "Ja" väljs kmmer elevens ämnesmatris/kursmatris visas på elevens nya skla m eleven byter skla inm en kmmun/frisklerganisatin. Hämtning/Lämning: Sluttid Här kan en schablntid anges för elevernas/barnens sluttid på försklan/fritids. Det innebär att m någt barn/elev inte har någn angiven hämtningstid kmmer schablntiden visas sm barnets/elevens sluttid. Hämtning/Lämning: Starttid Här kan en schablntid anges för elevernas/barnens starttid på försklan/fritids. Det innebär att m någt barn/elev inte har någn angiven lämningstid kmmer schablntiden visas sm barnets/elevens starttid. Hämtning/Lämning: Uppföljning av faktiska tider Uppföljningen visar när barnet faktiskt var på plats på försklan. Här väljer man m sklan ska ha faktiska hämtnings- ch lämningstider. Försklan kan välja att: Inte fylla i faktiska tider alls utan bara registrera den föranmälda tiden. Att endast persnalen ser den faktiska tiden Att både persnal ch vårdnadshavare ser den faktiska tiden. Hämtning/Lämning: Ändra tid, minimum dagar i förväg vid heldag/lv Här sätter man ett lås på hur många dagar före idag sm vårdnadshavaren kan ändra ch lägga in tider för hämtning/lämning för de dagar sm är angivna i periden Veckr med lv/avvikande verksamhet. Persnalen kan alltid ändra tiderna. Eftersm dagar med heldagsverksamhet/lv/avvikande verksamhet har en annan inställning för hur många dagar föräldrarna senast kan ändra tider innebär det att man kan låsa tiderna för den rdinarie verksamheten tidigt men låta anmälan av tider för lv ske senare under läsåret. 57

58 Hämtning/Lämning: Ändra tid, minimum dagar i förväg Här sätter man ett lås på hur många dagar före idag sm vårdnadshavaren kan ändra ch lägga in tider för hämtning/lämning. Persnalen kan alltid ändra tiderna. Kursmatris: Använd/visa färdigheter Här markerar man vilken typ av färdigheter sm ska visas i matriserna för persnal, elever ch vårdnadshavare. Alla Alla typer av färdigheter visas. Sklverket förvalt Sklverkets färdigheter visas i första hand, men det går att välja att ckså se lkala färdigheter. Lkala förvalt Lkala färdigheter visas i första hand, men det går att välja att ckså se Sklverkets färdigheter. Endast Sklverket Visar enbart Sklverkets färdigheter. Det går inte att se eller jbba med lkala färdigheter. Administratörerna kan heller inte skapa lkala färdigheter. Endast lkala Visar enbart lkala färdigheter. Det går inte att se eller jbba med Sklverkets färdigheter. Valet slår ckså igenm när lärarna skapar uppgifter ch kpplar färdigheter till dessa. Har sklan exempelvis valt att visa endast lkala färdigheter kmmer inte lärarna kunna kppla Sklverkets färdigheter till uppgifterna. Närvar: Rapprtera minuter för sen ankmst separat I samband med frånvarrapprtering av lektin kan man per elev mata in ett antal minuter m man markerat denna parameter. Syftet är att på detta sätt föra statistik över antal minuter sen ankmst. Om man inte markerar denna flagga så får man statistik per rsak, dvs hur många gånger en elev har kmmit för sent, inte ttalt hur många minuter. Närvar: Frånvaranmälan från elever Välj mellan tre värden: "Myndiga elever", innebär att myndig elev kan frånvaranmäla sig hel dag ch lektinsanmäla sig själv via SchlSft. "Inga elever", innebär att man inte kan frånvaranmäla sig via SchlSft avsett m man är myndig eller inte. "Alla elever", innebär att samtliga elever avsett ålder kan frånvaranmäla sig hel dag ch lektinsanmäla sig själv via SchlSft. Närvar: Frånvaranmälan från vårdnadshavare Markerad innebär att förälder kan frånvaranmäla, hel dag ch lektinsanmäla sina barn via SchlSft. Närvar: Tillåt elever att ändra anmäld frånvar Denna inställning gör det möjligt för elever att i efterhand ändra anmäld frånvar till någt av alternativen för föranmäld frånvar. Gäller enbart för innevarande dag. 58

59 Närvar: Tillåt vårdnadshavare att ändra anmäld frånvar Denna inställning gör det möjligt för vårdnadshavare att i efterhand ändra anmäld frånvar till någt av alternativen för föranmäld frånvar. Gäller enbart för innevarande dag. Närvar: Visa frånvar för mentrer på startsidan Visar för dagen frånvaranmälda elever (hel dag) på mentrernas startsida. Samt en direktlänk till mentrsgruppens vecköversikt. Närvar: Visa frånvar för vårdnadshavare Innebär att vårdnadshavare ser all infrmatin gällande frånvarrapprtering. Planering: Visa lektinsplanering på startsidan Om ej ifylld syns lektinsplaneringen hs eleven under ämnet samt på lektinen i schemat. Schema: Antal veckr framåt veckschema visas Styr hur många veckr framåt schemat ska vara synligt för elever ch vårdnadshavare. "0" visar innevarande vecka, "1" visar innevarande samt nästa sv. "-1" visar alla veckr. Persnal kan alltid se alla veckr. Schema: Visa elevscheman för elever Tillåter elever ch föräldrar att se andra elevers schema. Schema: Visa lärares namn på schemautskrift Skriver ut hela lärarens namn på schemautskriften. Annars skrivs endast initialerna ut. Schema: Visa lärarscheman för elever Tillåter elever ch föräldrar att se alla lärares schema. Schema: Visa salscheman för elever Tillåter elever ch föräldrar att se schema för alla salar. Schema: Visa undervisningsgrupper i schemat Styr m undervisningsgrupperna ska visas i schemat eller ej. Schema: Visa veckschema sm standard Ett schema kan vara av termin eller veckkaraktär. Arbetar man med flera lika perider där schemat förändras över tiden så är det att föredra att ha veckschema sm standard. Denna parameter styr endast "Mitt schema", "Alla scheman" för läraren, klasschema för elev ch förälder är alltid terminsbaserade. Uppgifter: Visa resultat för vårdnadshavare Vårdnadshavare ser inte rapprterade resultat för eleven. Övrig infrmatin, gällande kursen/ämnet framgår på samma sätt sm m flaggan är markerad. Vårdnadshavare: Tillåt vårdnadshavare att ändra sitt eget namn Vårdnadshavare kan ändra sitt för- ch efternamn m denna inställning är markerad. 59

60 Vårdnadshavare: Visa listr för V & E Styr m elever ch vårdnadshavare ska kunna se klasslistr. Används av exempelvis försklan. Ämnesmatris: Använd/visa färdigheter Här markerar man vilken typ av färdigheter sm ska visas i matriserna för persnal, elever ch vårdnadshavare. Alla Alla typer av färdigheter visas. Sklverket förvalt Sklverkets färdigheter visas i första hand, men det går att välja att ckså se lkala färdigheter. Lkala förvalt Lkala färdigheter visas i första hand, men det går att välja att ckså se Sklverkets färdigheter. Endast Sklverket Visar enbart Sklverkets färdigheter. Det går inte att se eller jbba med lkala färdigheter. Administratörerna kan heller inte skapa lkala färdigheter. Endast lkala Visar enbart lkala färdigheter. Det går inte att se eller jbba med Sklverkets färdigheter. Valet slår ckså igenm när lärarna skapar uppgifter ch kpplar färdigheter till dessa. Har sklan exempelvis valt att visa endast lkala färdigheter kmmer inte lärarna kunna kppla Sklverkets färdigheter till uppgifterna. Användarkder Elevdkumentatin: Typ Ange de lika typer av elevdkumentatin sm ska användas. T.ex. Utvecklingssamtal eller IUP. Elevstatus: Kategri Här anges de lika kategrierna sm sklan använder vid kmmunrapprteringen. T.ex. PRIV. Filer ch länkar: Kategrier Används för att rdna filer ch länkar i lika kategrier. T. ex. Handlingsplaner, Måldkument, Blanketter m.fl. Filter: Kategri Här skapar du kategrier för elevfilter. Förmågr: Stycke Här skapar ni egna stycken i grundsklans ämnesmatriser. Förmågr: Klumner Här skapar ni egna klumner i grundsklans ämnesmatriser. Gymnasieskla: Prgram, inriktning. Här anger ni de prgram sm ni erbjuder på sklan. Om kmmunen vill veta studievägskden (FR-kden) är det lämpligt att skriva in även den här T ex. FR FR SP Eurpaprgrammet eller FR FR NV Miljö. De prgram sm redan finns är de lika natinella prgrammen. Krthantering: Kategri Här skapas de kategrier sm används vid krthatering på eleverna. T.ex. Busskrt, Matkrt ch Passerkrt. 60

61 Matsedel: Kategri För att kunna använda funktinen matsedel måste minst en matsedelskategri anges. T.ex. Dagens lunch. Nyheter: Kategri Ange de lika kategrierna sm ska kunna anges när persnal, elever ch vårdnadshavare skapar nyheter. T ex Rektrn har rdet, Inställda lektiner, Infrmatin från elevrådet m.fl. Glöm inte att ange vilken användartyp (persnal, elever eller vårdnadshavare) sm ska kunna använda användarkden. Närvarrapprtering: Orsak Här anges rsaker sm sklan vill kunna få statistik på. T.ex. Sen ankmst, Giltig frånvar, Beviljad ledighet m.fl. OBS! Orsaker sm relaterar till elevers hälsa får inte anges enligt Datainspektinen. De lika frånvartyperna sm finns att välja mellan är: Oanmäld frånvar Förinställt av SchlSft, används när eleven inte dyker upp på lektinen ch ingen föranmälan är gjrd. Föranmäld Förinställt av SchlSft, anges autmatiskt m föräldern har frånvaranmält sitt barn i SchlSft. Anmäld frånvar Ska anges när eleven har giltig frånvar. Flera lika kdvärden kan knytas till typen. T.ex. Ledig, Annan sklaktivitet etc. Närvar Ska anges när eleven är på lektinen, men kmmentar ska ges. Flera lika kdvärden kan knytas till typen. T.ex. Sen ankmst, Glömt material etc. Närvar ch Oanmäld frånvar används av läraren när läraren rapprterar lektinen. Anmäld frånvar används vid Frånvaranmälan. Persnal: Prfilfält Skapar ett fält under Min prfil där persnalen kan skriva övrig infrmatin sm ska finnas där. Till exempel närmaste anhörig. Det räcker med att skriva fältnamnet för att det ska kmma på Min prfil Persnal: Rller För att göra persnallistan tydligare kan sklan ange ett antal rller sm visas i persnallistan. T.ex. Sklsköterska, Rektr, IT-ansvarig m.fl. Rllerna har ingenting att göra med persnalens behörighet i SchlSft. Rllerna är enbart titlar. Prvresultat: Omdöme Används när lärare gör resultatrapprtering på uppgifter. Omdömen kan vara t.ex. Uppnått mål, Ej uppnått mål, A, B, C sv. Uppgift: Typ Här anges vilka typer av uppgifter lärarna ska kunna skapa. T.ex. Läxa, Prv, Inlämningsuppgift, Redvisning m.fl. 61

62 Fälttyper/Egna fält 1. Skapa en fälttyp 2. Lägg till fältet i persnal- eller elevregistret 3. Fyll i egna fält 4. Sökning med egna fält 5. Skriv ut listr med egna fält 1. Skapa en Fälttyp Klicka på Fälttyper under menyn ALTERNATIV. Klicka på Skapa fälttyp. Skriv i ett valfritt namn på fälttypen ch välj vilken typ av fält du vill använda dig av. Om du väljer flervalsfält skriver du in alla val i rutan Svar. Klicka på Spara. Fritext en rad: Ger ett fält där fritext kan skrivas på en rad. Fritext flera rader: Ger ett fält där fritext kan skrivas på flera rader. Radiknappar: Används när ett av flera alternativ ska kunna väljas. Kryssrutr: Används när ett eller fler alternativ ska kunna väljas. Envalslista: Rullgardin. Används när ett av flera alternativ ska kunna väljas. Flervalslista: Rullgardin. Används när ett eller fler alternativ ska kunna väljas. Numeriskt värde: Ger ett fält där enbart siffrr kan matas in. 2. Lägg till fältet i persnal- eller elevregistret 62

63 Klicka på Användarkder under menyn ALTERNATIV. Klicka Persnal: Egna fält, eller Elever: Egna fält. Här finns ti egna fält sm du kan använda. Skriv in ett namn på ditt fält ch välj den fälttypen sm du skapade. Ordning används m du inte vill ha fälten i bkstavsrdning. Klicka i rutan Aktiv. Fältet finns nu i persnaleller elevregistret. 3. Fyll i egna fält Klicka på Persnal eller Elever under menyn UNDERHÅLL. Klicka sedan på en elev eller en persnal. I elevregistret finns egna fält sm en egen flik ch i persnalregistret finns egna fält under Visa fler alternativ. Gör dina val ch klicka på Spara. 4. Sökning med egna fält Klicka på Sökalternativ för egna fält i persnal- eller elevregistret. Markera de val du vill söka efter ch klicka på Sök. 63

64 5. Skriv ut listr med egna fält Gör först en sökning ch klicka sedan på Visa alternativ för utskrift. Markera de egna fält du vill ha med i listan ch klicka på Skriv ut. 64

65 Bilduppladdning Objektbilder För att kunna anpassa SchlSft mer till sklans utseende ch prfil är det möjligt att ladda upp bjektbilder ch bjektikner sm visas för elever, persnal ch vårdnadshavare när de tittar på de lika sidrna i SchlSft. Objektbild Objektikn På följande sidr går det att ladda upp bilder ch ikner: Bkningar Frum Kalenderhändelser Lektinsplaneringar Matsedel Meddelanden Nyheter Sklkalender Sms-meddelanden Uppgifter Veckplaneringar Börja med att ladda upp en bild/ikn i bildbibliteket: 1. Klicka på Bildbiblitek ch sedan Ladda upp bild. 2. Ladda upp en bild från din datr. 3. Välj m det ska vara en bild eller ikn. 4. Klicka på Spara. 5. Du får nu möjlighet att beskära bilden så att den passar bra på sidan. Dra i den 6. lilla fyrkanten för att göra bilden större. 7. Spara. 65

66 Kppla sedan bilden/iknen till en sida i SchlSft: 1. Välj vilken sida du vill ladda upp en bild till ch klicka på Ändra (pennan). 2. Välj en bild ch/eller en ikn. 3. Spara. Bilden måste vara av typen PNG, GIF eller JPG Bildens strlek får inte vara större än 20kB m det är en ikn eller 300kB m det är en bild. Bilder sm är bredare än 735px kmmer att skalas ner till detta ch bilder sm är smalare än 360px kmmer att skalas upp till detta, använd därför hellre en för bred bild. Tänk på att bilderna sm du laddar upp i SchlSft måste vara bilder sm du/sklan faktiskt har rätt att publicera. Man får exempelvis inte kpiera eller ladda hem en bild från Internet m bilden ska visas för många, tryckas eller kpieras. Om man är säker på m man får sprida en bild, så måste man kntakta ftgrafen eller bildbyrån ch fråga m lv. Det är alltså inte tillåtet att publicera bilder på SchlSft m ni inte har rätt att publicera dessa bilder. Bilderna kan läggas upp på tpp/mellan-nivån ch visas då på alla underliggande sklr. Elev- ch persnalbilder Sklan kan själv lägga in prträttbilder på eleverna ch persnalen i SchlSft. Elevbilderna syns sedan t ex på elevkrten, vid närvarrapprtering, resultatrapprtering, elevdkument, ch kan skrivas ut i klasslistr eller grupplistr. Persnalbilderna visas i alla listr, på ämnes-/kurssidr, på eleveras scheman, i Min prfil sv. Km ihåg att se över sklans rutiner för publicering persnuppgifter (så sm bilder) på Internet. Se för mer infrmatin m detta, scrlla ned en bit för att läsa m vad sm gäller för arbetsplats ch skla. Bilderna kan antingen läggas in på varje elevs ch persnals sida via Admin/Alternativ/Bilduppladdning ch imprteras för flera elever ch persnal samtidigt. Kntakta då SchlSfts supprt m ni inte har funktinen för bilduppladdning aktiverad. Ladda upp bild på enskild elev/persnal: I elev- ch persnalregistret kan du ladda upp en bild på en enskild persn t ex m en ny elev tillkmmer efter ftgraferingen. Gör så här: 1. Klicka på Ändra på en persn i registret 2. Klicka på Ladda upp bild (m persnen redan har en bild visas en Ändra-knapp istället) 3. Klicka på Bläddra-knappen ch bifga bilden på eleven/persnalen. 66

67 Imprtera elev- ch persnalbilder 1. Ge er sklftgraf en lista på bildnamn sm finns i SchlSft. Om er sklftgraf använder sig av SchlSfts namnstandard för elevbilder förenklas uppladdningen av bilderna betydligt. Listan på bildnamn hittar du under Admin/Alternativ/Bilduppladdning/Ladda upp bilder på elever ch persnal. Klicka på länken Exprtera bildnamn. Ftgrafen kan sedan öppna filen i t ex Excel ch få en lista på elevernas ch persnalens bildnamn. Bilderna kan ckså döpas på följande sätt: student1234.jpg (där 1234 byts ut mt elevens id i SchlSft), teacher1234.jpg (där 1234 byts ut mt persnalens id i SchlSft, ååmmddnnnn.jpg, ååmmddnnnn.jpg, ååååmmdd-nnnn.jpg, ååååmmdd+nnnn.jpg, ååååmmddnnnn.jpg (elevens/persnalens persnnummer i SchlSft). Det måste vara krrekta persnnummer. Ni kan ckså döpa m bilderna själva m ftgrafen inte har gjrt det. 67

68 2. Ändra strlek på bilderna. Klla med er ftgraf m ni kan få bilderna förminskade till max 200kB/bild. Om inte det är möjligt finns det gratisprgram sm hanterar detta. Sök på Internet efter Resize images. Bilderna ska vara av typen.jpg eller.jpeg. 3. Dela upp bilderna i mappar. Maxstrleken per fil med bilder sm kan laddas upp i SchlSft är 10 MB. Om mappen är större än så måste bilderna delas upp i flera lika mappar innan de kan laddas upp i SchlSft. 4. Skapa zip-filer (kmprimera bilderna). För att bilderna ska kunna laddas upp måste de ligga i en zip-fil. OBS! Endast frmatet.zip stöds. Gör så här för att skapa en zip-fil: Öppna en mapp med bilder ch markera alla bilder Högerklicka ch välj Skicka till, Kmprimerad mapp OBS! Det är bilderna sm ska markeras ch kmprimeras, inte själva mappen. En zip-fil skapas i samma mapp sm dina bilder ligger i. Höger klicka på mappen, klicka på Egenskaper ch kntrllera att filen inte är större än 10 MB. 5. Ladda upp bilderna. Gå till Admin/Alternativ/Bilduppladdning/Ladda upp bilder på elever ch persnal. Klicka på länken Bilduppladdning. Klicka på Bläddra/Välj fil ch leta upp en av dina zip-filer. Klicka på Bifga fil. Längst ner på sidan visas bilderna tillsammans med bildinfrmatin. Om någt har gått fel får du infrmatin m detta. Kntaka supprt@schlsft.se m du inte förstår hur du ska hantera felmeddelandet. Om sklan är en del av en frisklerganisatin eller kmmun kmmer persnalens bild visas på alla sklr (sm tillåter bilder på persnal) sm persnalen jbbar på. Elevernas bilder flyttas med eleven m eleven byter skla. 5. System Filuppladdning Här kan du se hur strt filutrymme sklan har använt. Kntakta supprt@schlsft.se m sklans filutrymme börjar ta slut. 68

69 Skickade sms Om sklan använder SMS-funktinen i SchlSft så syns här alla skickade SMS samt hur många SMS sm finns kvar att skicka. 6. Generell infrmatin Utskrift av listr Listr kan skrivas ut på alla grupper i SchlSft. Listrna kan anpassas efter vilken infrmatin du behöver ha med i listan. För att skriva ut listr går du till Startsidan ch klickar på önskad typ av grupp i menyn GRUPPER. Välj en grupp, markera de val av infrmatin du vill ha, lägg till extra klumner ch namnge dem m du vill. Klicka på Skriv ut så får du först en förhandsgranskning på din lista. Om du sedan vill skriva ut den klickar du på knapen Skriv ut sm finns under din lista. 69

70 Etiketter I SchlSft kan du sm är administratör skapa etiketter till elever, persnal ch vårdnadshavare. Alla etiketter skapas sm pdf-filer i strleken 3,6 cm x 7 cm. Ttalt 3 x 8 = 24 etiketter per ark. Elever: Välj Elever i menyn UNDERHÅLL. På högersidan väljer du antingen Etiketter elever/visa fler alternativ eller Etiketter klasser/visa fler alternativ. 70

71 Etiketter elever Här skapar du etiketter efter det urval du har gjrt i vänstermenyn. 1. Gör först ett urval via sök-rutan eller elevfilter ch klicka sedan på Etiketter elever. 2. Välj m etiketten ska skapas till Elev (adresseras till eleven), Adressera till vårdnadshavare (en rad med texten Vårdnadshavare till skapas vanför elevens namn) eller Skicka till vårdnadshavare (adresseras till vårdnadshavarna). 3. Klicka sedan på knappen Skapa etiketter. Ett PDF-dkument skapas nu i ett nytt fönster. Etiketter klasser Här väljer du m du vill skriva ut etiketter till eleverna i en viss klass på sklan eller till alla elever på hela sklan. 1. Välj en eller flera klasser. Om du håller Ctrl-knappen nedtryckt kan du välja flera klasser samtidigt. Om du väljer flera klasser samtidigt kmmer etiketterna frtfarande att srteras klassvis. 2. Om du kryssar i rutan Adressera till vårdnadshavare får varje etikett en extra adressrad överst där det står Till vårdnadshavare för ch sedan elevens namn ch adress. 3. Klicka sedan på knappen Skapa etiketter. Ett PDF-dkument skapas nu i ett nytt fönster. 71

72 Vårdnadshavare: Välj Vårdnadshavare i menyn Underhåll. På högersidan väljer du Etiketter/ Visa fler alternativ. Här väljer du m du vill skriva ut etiketter till vårdnadshavarna i en viss klass på sklan eller till alla vårdnadshavare på hela sklan. Om du håller Ctrl-knappen nedtryckt kan du välja flera klasser samtidigt. Om du väljer flera klasser samtidigt kmmer etiketterna frtfarande att srteras klassvis. Klicka sedan på knappen Skapa etiketter. Ett pdf-dkument skapas nu i ett nytt fönster. Persnal: Välj Persnal i menyn Underhåll. På högersidan väljer du Etiketter/Visa fler alternativ. Här väljer du m du vill skriva ut etiketter till all persnal eller några enstaka. Om du håller Ctrlknappen nedtryckt kan du välja flera persner samtidigt. Klicka sedan på knappen Skapa etiketter. Ett pdf-dkument skapas nu i ett nytt fönster. Matsedel Matsedeln på sklan aktiveras i fyra steg. 4. Slå på systeminställningen Använd matsedel från ALTERNATIV. 5. Skapa en eller flera kategrier för matsedeln (Ex. Dagens lunch, Dagens vegetariska lunch) på Användarkder/Matsedel: Kategri. 72

73 6. Välj vilka i persnalen sm ska kunna underhålla matsedeln genm att markera Matsedel på Admin/Underhåll/Persnal/Ändra/Administratör: Visa fler alternativ. Om man har fulla administratörsrättigheter kan man alltid underhålla matsedeln. 7. De i persnalen sm nu har rätt att underhålla matsedeln går in från sin startsida på Aktuellt/Matsedel/Skapa matsedel. Där fyller man i matsedeln vecka för vecka. 8. Det går att skriva in en länk direkt i matsedelsrutan m sklan har matsedeln på en extern webbplats. 73

74 SCB- ch UHR-rapprt i SchlSft SCB Tre rapprter ska skickas till SCB: En för elever, en för mdersmål på grundsklan ch en för mdersmål i förskleklass. Elevfilen skall rapprteras individuellt för varje elev med persnnummer, på liknande sätt sm betygen rapprteras. Mdersmålen skall frtfarande rapprteras gruppvis per årskurs, språk ch kön. Det finns två sätt att göra detta: 1. Fyll i SCBs Excelmallar sm finns på SCBs hemsida. 2. Skapa rapprterna direkt ur SchlSft under Admin/Exprt-Imprt/Elev, Exprtera elever till SCB ch Exprtera mdersmål till SCB. För att det skall fungera måste infrmatinen först finnas inlagd i SchlSft: 1. På elevens Admin-flik (Admin/Underhåll/Elever välj en elev, klicka på fliken Admin). Välj här vilken kmmun eleven tillhör. Ange elevens år. Mdersmål bcka i m eleven deltar i mdersmålsundervisning. 74

75 Studiehandledning på mdersmålet bcka i m Eleven får studiehandledning på sitt mdersmål enligt 5 kap. 4 sklförrdningen (2011: 185). SVA bcka i m eleven deltar i svenska sm andraspråk. Särskild undervisningsgrupp bcka i m eleven får särskilt stöd enligt 3 kap 11 skllagen i en annan undervisningsgrupp än den sm eleven nrmalt tillhör (särskild undervisningsgrupp). Särskilt stöd enskilt bcka i m eleven får särskilt stöd enligt 3 kap 11 skllagen ch får enskilt stöd utanför den undervisningsgrupp eleven nrmalt tillhör. Anpassad studiegång bcka i m eleven har anpassad studiegång enligt 3 kap 12 skllagen. Timmar fritids Om någt är ifyllt kmmer eleven rapprteras med fritids i rapprten. Det går ckså bra att bcka i Fritids på elevens Elev-flik. I de fall eleven hör till ett fritidshem utanför sklan måste textfilen manuellt justeras med det externa fritidshemmets sklkd ch namn. Lättast är att göra detta i SCBs egna Excel-mall. Obekväma tider bcka i m eleven är inskriven i fritidshemmet på bekväma tider, dvs vardagar ch/eller helger. Mderna språk, språkval välj det språk sm eleven läser sm språkval (M2). Mderna språk, elevens val välj det språk sm eleven evenuellt läser sm elevens val (M1) Mdersmål - välj det språk sm eleven eventuellt läser sm mdersmål (ML). 2. På elevens Elev-flik (Admin/Underhåll/Elever välj en elev, klicka på fliken Elev). Bcka i m eleven går på Fritids. Det går ckså att fylla i timmar på elevens Adminflik. I de fall eleven hör till ett fritidshem utanför sklan måste textfilen manuellt justeras med det externa fritidshemmets sklkd ch namn. Lättast är att göra detta i SCBs egna Excel-mall. 75

76 3. Övrigt Alternativ till mdernt språk sm eleven läser inm ramen för språkval detta hämtas autmatiskt m eleven har någt av följande valt i listan Mderna språk, språkval på Admin-fliken: EN = engelska ML = mdersmål SV = svenska SVA = svenska sm andraspråk TN = teckenspråk Om inte EN, ML, SV, SVA eller TN går att välja; gå till ADMIN/Grundsklebetyg/Betygsämnen sök exempelvis på Svenska på Specialiseringar. Klicka Ändra på ämnet ch markera sedan rutan Aktiv ch Spara. Upprepa för fler ämnen. Åtgärdsprgram detta anges autmatiskt m eleven har Åtgärdsprgram markerat på minst ett ämne i ämnesmatrisen. Uppgifterna måste fyllas i på alla elever innan man kan ta ut en rapprt (de går att exprtera/imprtera på sedvanligt sätt). Språkvalet gäller i första hand åk 6-9, men mdersmål gäller alla elever. När man väl fyllt i uppgifterna i SchlSft så kan man ta ut rapprterna. Utöver själva språkvalen så måste ckså sklans sklenhetskd fyllas i under ADMIN/Underhåll/Skla. Om en avvikande sklenhetskd ska anges för fritids eller m ni ska skicka med fritidshemmes namn ch avdelning får ni klistra in infrmatinen från SchlSfts textfil till SCBs Excel-mall ch lägga in infrmatinen manuellt då den inte går att ange i SchlSft. 76

77 UHR Gå till Admin/Kurs/Betyg. Klicka på länken Exprtfil till UHR. Markera de elever du vill ha med i filen ch välj m filen ska vara ett Examensbevis, Studiebevis eller Gymnasieintyg ch klicka på Exprtera. En textfil frmaterad till UHR skapas. Spara filen. Filen kan sedan laddas upp på UHR ( m sklan är medlem i Natinella betygsdatabasen. UHR rapprterar sedan till SCB. Om sklan inte är medlem ska betygsfilerna skickas till SCB ch eleverna får själva skicka sina betyg till UHR. Exprtera anmäld frånvar till annat elev-adminsystem För att exprtera anmäld frånvar till annat elevadministrativt system där betygen sätts går man till Admin/Exprt/imprt/Elever ch klickar på länken Exprtera anmäld frånvar till PrCapita HT. För att detta ska fungera måste sklan använda sig av ett annat elevadministrativt system än SchlSft. Meddelanden I SchlSft finns en funktin sm gör det möjligt att skicka meddelanden till en eller flera valda persner. Ktakta supprt för att få funktinen påslagen. Sklan måste först bestämma vilken typ av kmmunikatin ni vill göra möjlig. Välj mellan: 1. Persnal på sklan kan skicka meddelanden till varandra. 2. Persnal kan skicka meddelanden till alla på sklan. Elever ch vårdnadshavare kan svara på ett meddelande m läraren väljer att låta dem göra det. 3. Elever ch vårdnadshavare kan initiera ett meddelande till persnal på sklan. När detta är gjrt kan du skicka ett meddelande genm att klicka på länken under rubriken Meddelanden på startsidan. Klicka på Nytt meddelande, välj vem eller vilka sm ska få meddelandet, skriv ditt meddelande ch klicka på Skicka. 77

78 Berende av vilken typ av kmmunikatin sklan har valt, kan mttagarna eventuellt svara på ditt meddelande. Det är inte möjligt för elever ch vårdnadshavare att skicka meddelanden sinsemellan då det alltid måste finnas en persnal från sklan med i kmmunikatinen. I Inkrgen ser du meddelanden sm skickats till dig, i Skickade ser du meddelanden du skickat ch i Papperskrgen ser du meddelanden du har tagit brt. SMS I SchlSft finns en funktin sm gör det möjligt för sklan att skicka SMS till en eller flera mttagare. sms:en kan skickas till elever, vårdnadshavare ch persnal på sklan. Sklan köper sms:en i förväg genm att sklans rektr skickar ett mejl till SchlSfts supprt med uppgifter m hur många SMS sklan vill köpa. 1. Välj vilka i persnalen sm ska kunna skicka sms genm att markera Skicka sms-meddelande på Admin/Underhåll/Persnal/Ändra/Administratör: Visa fler alternativ. Om man har fulla administratörsrättigheter kan man alltid skicka sms. 78

79 2. De i persnalen sm nu har rätt att skicka sms går in från sin startsida på Aktuellt/Sms. 3. Mttagare kan vara både persnal, elever ch vårdnadshavare. Man kan även skicka till en hel grupp samt till fria grupper. 1 mttagare = 1 sms. Varje sms kan innehålla 160 tecken. Man kan skicka upp till 6 sms i varje meddelande (160 * 6 = 924 tecken). För att göra detta måste först rutan Tillåt flera meddelanden kryssas i. Glöm inte att skriva avsändare. I mttagarlistan markeras mttagarna med E (för elev), V (för vårdnadshavare) eller P (för persnal) för att visa vilken typ av användare mttagaren är. 79

80 Flytt av elev mellan två sklr i samma rganisatin 1. Öppna ett Excel-dkument. 2. Skriv in scialnumber i första rutan. 3. I rutan under scialnumber skriver du in elevens persnnummer. 4. Kpiera de rutr du har lagt in infrmatin i. 5. Gå in under Exprt/imprt ch klicka på Elever. Välj att arbeta med Imprt-fliken. 6. Ta brt all infrmatin sm står i rutan. 7. Klistra in infrmatinen från Excel ch klicka på Imprtera data. 8. Eleven ch all infrmatin sm rör eleven är nu flyttad till den nya sklan. Du får manuellt lägga in klass, undervisningsgrupper ch eventuell kppling till prgram. Persnal på flera sklr Persnalen på sklan kan arbeta på flera sklr i samma rganisatin ch ändå ha samma inlggningsuppgifter. Då kmmer de åt scheman, planeringar, elevuppgifter etc. på alla sklr men har bara en inlggning. Första gången persnalen läggs in på en skla är det viktigt att ni fyller i förnamn, efternamn, användarnamn ch persnnummer. 80

81 Om persnen ska flyttas från en skla till en annan, eller arbeta på två sklr lägger man in persnen på nytt på den nya sklan. Det är extra viktigt att ni fyller i förnamn, efternamn ch persnnummer på den nya sklan under ADMIN/Persnal. Då känner SchlSft av att persnen redan finns ch det bildas inte någt nytt knt. Finns inte persnnumret skapas ett nytt knt ch ni får en dubblett av persnen. Kppla syskn till samma vårdnadshavare Persnnummer måste finnas på vårdnadshavare för att funktinen ska fungera m barnen inte går på samma skla. Om barnen går på samma skla 1. Se till att det finns endast ett knt för vårdnadshavaren. Om det finns fler än ett vårdnadshavarknt, ta brt det/de knt/kntn sm har använts minst antal gånger. 2. Gå in under UNDERHÅLL/Vårdnadshavare ch välj en vårdnadshavare sm har fler än ett barn på sklan. Gå in på Lägg till elev ch välj ett syskn. Klicka på Spara. Vårdnadshavaren har nu tillgång till båda barnen på samma knt. Om barnen inte går på samma skla. (t.ex. på försklan ch grundsklan) 1. Se till att vårdnadshavaren endast finns på den ena sklan. Om det finns vårdnadshavarkntn på båda sklrna, ta brt det/de knt/kntn sm har använts minst antal gånger. 2. Kpiera det persnnummer sm vårdnadshavaren har. 3. Öppna ett nytt Excel-dkument ch klistra in persnnumret i cell A2. Skriv scialnumber sm rubrik. 4. Gå över till skla/förskla där vårdnadshavaren inte finns. 5. Sök reda på vårdnadshavarens barn ch kpiera dess persnnummer. Skriv in det i cell B2 i Excel-dkumentet. Skriv studentscialnumber sm rubrik. 81

82 6. Kpiera infrmatinen i Excel, gå till Exprt/Imprt - Vårdnadshavare. Välj Imprt-fliken ch ta brt allt sm redan står där. Klistra sedan in infrmatinen i rutan. Klicka på Imprtera data. 7. Nu har vårdnadshavaren fått tillgång till alla sina barn på lika sklr. Vid inlggning så kan vårdnadshavaren välja barn ch se infrmatinen sm rör just det barnet. Skapa filter för myndiga elever Många sklr efterfrågar möjligheten att filtrera fram vilka elever på sklan sm är myndiga. Gör så här: 1. Skapa ett nytt filter under ADMINISTRATION/Elevfilter. Döp det till exempelvis Myndiga elever Välj Fält: Persnnummer ch Villkr: Myndiga. Spara. 82

83 2. Skapa en ny rapprt under ADMINISTRATION/Elevrapprter. Ge rapprten ett namn. Välj vilka fält sm ska tas med i rapprten. Under Ordning väljer man i vilken rdning fälten ska visas. Under Srtering väljer man vilket fält sm srteringen görs på i första hand, andra hand sv. 3. Fga samman Elevfilter ch Elevrapprter under Rapprtbeställning. Välj Elevfilter ch Elevrapprt ch klicka Visa eller Skriv ut. 83