Utvärdering av budgetprocessprojektet (BPP)

Transkript

1 Dnr LIU (17) Utvärdering av budgetprocessprojektet (BPP) LINKÖPINGS UNIVERSITET

2 2(17) Sammanfattning Budgetprocessprojektet (BPP) var ett utvecklingsprojekt som genomfördes med mål att ta fram en för universitetet gemensam process för budgetering och ekonomisk uppföljning omfattande all verksamhet vid universitetet. BPP skapades utifrån universitetsledningens bedömning att det saknades en sammanhållen budgetprocess vid universitet, vilket gett negativa effekter både för universitetsledningens möjlighet att styra verksamheten, och övriga nivåers förutsättningar att med långsiktighet och säkerhet planera arbetet. Utvärderingen av genomförandet av budgetprocessprojektets förslag och universitetsstyrelsens och rektors beslut i anslutning till detta, visar att övervägande delen av förslagen och besluten genomförts eller är under genomförande. Införandet av nytt it-stöd för ekonomiprocesser som hjälpmedel för budgetering och prognoser, införandet av LiU:s verksamhetsplan som en gemensam utgångspunkt för planering och resursfördelning omfattande tre år, införandet av en uppföljningsprocess med tertialrapporter, införandet av gränsvärden för balanserat kapital, införandet av en gemensam internhyra för hela LiU och slopandet av särskild tilldelning av resurser för lokaler är några effekter av projektet. Arbetet fortsätter under hösten 2017 främst kopplat till driftsättningen av budgetmodulen i det nya ekonomisystemet Raindance. Några beslut har dock inte effektuerats. Exempelvis tillämpar ett par fakulteter regelverk och rutiner som gör att det är mera tveksamt om ambitionen att fakulteterna ska tilldela institutionerna fasta resursramar för första året i planeringscykeln kan sägas vara genomförd. Utveckling av fakultetsövergripande modeller för resursfördelning liksom för prognosframtagande är andra exempel på beslut som inte heller har genomförts.

3 3(17) Innehåll 1 Inledning Syfte med budgetprocessprojektet Disposition Planerings-, budget- och uppföljningsprocesserna Beslut Genomförande Gemensamma modeller för resursfördelning, budget, prognoser och uppföljning Beslut Genomförande Resursfördelningen till institutionerna Beslut Genomförande Avräkning av takbelopp mellan central nivå och fakultetsnivå Beslut Genomförande Lokaler Beslut Genomförande Slutsatser och fortsatt arbete... 16

4 4(17) 1 Inledning Åren genomfördes budgetprocessprojektet med mål att ta fram en för universitetet gemensam process för budgetering och ekonomisk uppföljning omfattande all verksamhet vid universitetet. Budgetprocessprojektets slutrapport presenterades i juni Utvärdering av genomförande och resultat av projektet skulle ske 2016, då den första 3-års perioden hade passerat. 1.1 Syfte med budgetprocessprojektet Budgetprocessprojektet (BPP) var ett utvecklingsprojekt med mål att ta fram en för universitetet gemensam process för budgetering och ekonomisk uppföljning omfattande all verksamhet vid universitetet. BPP skapades utifrån universitetsledningens bedömning att det saknades en sammanhållen budgetprocess vid universitet, vilket gett negativa effekter både för universitetsledningens möjlighet att styra verksamheten, och övriga nivåers förutsättningar att med långsiktighet och säkerhet planera arbetet. Därför skapades detta utvecklingsprojekt med mål att ta fram en för universitetet gemensam process för budgetering och ekonomisk uppföljning som förutsätts komma att användas inom hela universitetet, på alla nivåer och täcka all verksamhet, alla intäkter och alla kostnader. I processen innefattas ansvars- och arbetsfördelning för budgetarbetet och den ekonomiska uppföljningen, tidplaner, modeller och verktyg. Målet sattes att omfatta hela ledningssystemet, d.v.s. utöver budgetering/verksamhetsplanering med strategikartan som grund omfattas också prognoser, redovisning, uppföljning och analys samt inte minst den organisation som fordras för att förvalta och utveckla budgetprocessen. Den omedelbara effekten av projektet avsågs vara etablering av förutsättningar för en effektiv ledning och styrning av verksamheten inom universitetet avseende bl.a. alla ekonomiska flöden. 1.2 Disposition Dokumentet är nedan disponerat i tematiska avsnitt och varje sådant avsnitt inleds med de till temat kopplade beslut som fattats av universitetsstyrelse eller rektor. Budgetprocessprojektet pågick under en tvåårsperiod och ett flertal delbeslut fattades löpande under den tiden.

5 5(17) 2 Planerings-, budget- och uppföljningsprocesserna 2.1 Beslut Universitetsstyrelsen beslutade (Dnr LiU ) att en gemensam process och modell för budgetering och uppföljning av all verksamhet vid universitetet skall gälla fr.o.m. år Den nya modellen ska omfatta en budget för tre år i syfte att öka förutsägbarheten och underlätta institutionernas planering av verksamhet och ekonomi. Vidare beslutades att uppföljningen av ekonomi och verksamhet skall ske i form av tertialbokslut (per 30/4 och 31/8) samt helårsbokslut. Härutöver måste tills vidare också delårsbokslut (per 30/6) upprättas på grund av föreskrift från regeringen. För budget- och uppföljningsarbetet ska en sammanhållen 3-årig tidplan för hela universitet gälla. Tidplanen skall vara styrande för sammanträdesplaneringen i samtliga berörda organ inom universitetet. Processen och modellen för budgetering och uppföljning förutsätter att en kvalificerad och väl sammanhållen central funktion inom ramen för universitetsförvaltningen. Styrelsen uppdrog åt rektor att särskilt överväga hur en sådan funktion skulle dimensioneras och bemannas för att säkerställa erforderlig kvalitet. Rektor beslutade (Dnr LiU ) att under varje budgetår ska på fakultetsstyrelsernas initiativ dialoger genomföras mellan fakulteterna och institutionerna t.ex. i anslutning till tertialboksluten, vilka fokuserar på utbildningsverksamhetens kvantitativa och kvalitativa utveckling, och det ekonomiska utfallet. Universitetsstyrelsen beslutade att den gemensamma processen och modellen för budgetering och uppföljning skall bli föremål för en utvärdering. Mot bakgrund av att den första treåriga budgetperioden bör ha passerat bör utvärderingen genomföras under år Styrelsen förutsätter emellertid att den årligen erhåller information om erfarenheterna av det nya arbetssättet, exempelvis inom ramen för återrapporteringen av arbetet med den interna styrningen och kontrollen (FISK-arbetet).

6 6(17) 2.2 Genomförande Från och med 2015 tar LiU årligen fram en 3-årig verksamhetsplan i syfte att förbättra möjligheterna till systematisk styrning och ledning samt besluta om anslagsfördelning. Syftet med planen är att nå visionen och de övergripande strategiska målen för grundutbildning, forskning och samverkan i strategikartan. Vidare ska verksamhetsplanen ge en bild av vårt nuläge och vart vi vill nå genom att beskriva och analysera vår omvärld, vilka trender och risker som finns samt de förutsättningar och utmaningar som LiU står inför. Den ska även tydliggöra de övergripande prioriteringarna och satsningarna de närmaste tre åren. I den sista delen av verksamhetsplanen presenteras den interna anslagsfördelningen och finansieringen av gemensam stödverksamhet. Verksamhetsplanen innehåller även universitetsstyrelsens uppdrag till fakultetsstyrelser, såsom gemensamma planeringsförutsättningar och uppdrag samt specifika uppdrag till respektive fakultet. Här återfinns även uppdraget till fakultetsstyrelserna att ta initiativ till att dialoger genomförs mellan fakulteterna och institutionerna. Från och med 2017 kommer även arbetet med den interna styrningen och kontrollen på ett tydligare sätt integreras i LiU:s verksamhetsplan. En universitetsgemensam tidplan för verksamhets- och ekonomiarbetet tas fram årligen under oktober månad till nästkommande kalenderår. Där finns tider fastställda för beslut och inlämning för avräkning av helårsstudenter (HST) och helårsprestationer (HPR), årsredovisning, budgetunderlag, underlag till central OH, budget, tertialrapporter, bokslut etc. Den övergripande tidplanen kompletteras under året med mer detaljerade tidplaner och anvisningar för arbetet med ovanstående processer. Därutöver finns ett årshjul framtaget i syfte att illustrera planerings- och uppföljningsprocessen på LiU på en övergripande nivå. Redan 2013 infördes en gemensam process och modell för budgetering och uppföljning av all verksamhet vid universitetet (se vidare avsnitt 3). Modellen innebär att samtliga institutioner/bokslutsenheter lämnar en budget och därtill kopplade verksamhetskommentarer för år 1 samt plan för år 2 och 3. Inlämnade verksamhetskommentarer och budgetar sammanställs till en universitetsgemensam rapport.

7 7(17) Uppföljning av verksamhet och ekonomi sker under verksamhetsåret i form av tertialrapporter per 30 april respektive 31 augusti samt i samband med årsbokslut. Syftet är att tidigt kunna fånga avvikelser från den planerade verksamheten. Vid tertialrapporterna är fokus på verksamheten och varje bokslutsenhet gör även en prognos på det ekonomiska årsutfallet vid tertialrapporterna. Även här sammanställs och analyseras inlämnade uppföljningar till en universitetsgemensam rapport. Uppföljningarna kompletteras även med rektors verksamhetsdialoger. LiU har även krav på sig att lämna en delårsrapport till regeringen per 30 juni. Delårsrapporten rapporterar den externa redovisningens utfall och prognos för helårsresultat. Analyser görs på helhetsnivå och fokuserar inte på enskilda organisatoriska delar inom universitetet. Som ett led i arbetet med att omsätta budgetprocessprojektets intentioner och stärka den centrala funktionen med arbetet för budget och uppföljningsprocesserna anställdes en ekonomidirektör Arbetet har fortskridit och processerna har utvecklats steg för steg. Implementering av ett nytt stödsystem för ekonomi genomfördes 2017, där nya funktioner som budgetmodul och projektmodul förväntas ge effektivare och mer kvalitativa processer. Den centrala planerings- och ekonomiavdelningen har från 2017 fått ett tydligare uppdrag att ansvara för en övergripande, integrerad verksamhets- och ekonomisk planering. 3 Gemensamma modeller för resursfördelning, budget, prognoser och uppföljning 3.1 Beslut En tydlig modell för budgetering/resursfördelning avseende forskning och forskarutbildning skall utarbetas och underställas universitetsstyrelsen för beslut senast vid styrelsens sammanträde i april Vissa strategiska forskningsmedel fördelas av rektor efter bemyndigande från universitetsstyrelsen. (US ) Vid universitetsstyrelsens möte beslutades att rörande budgeteringen/ resursfördelningen till institutionerna avseende utbildningen på grundnivå och avancerad nivå skall med utgångspunkt i de uppdrag, mål, ramar och riktlinjer som universitetsstyrelsen fastställer fattas av fakultetsstyrelserna respektive

8 8(17) styrelsen för utbildningsvetenskap med tillämpning av en gemensam modell, som styrelsen avsåg fastställa senare under hösten Vidare beslutades vid samma tillfälle att en för institutionerna gemensam modell för budgeteringen och uppföljningen skulle utarbetas inom ramen för det fortsatta budgetprocessprojektet. Modellen skulle stödjas med ett eller flera gemensamma verktyg som också skulle tas fram inom projektet. Rektor fick styrelsen uppdrag att fastställa den nämnda budget- och uppföljningsmodellen och besluta om de stödjande verktygen. Samtidigt beslutades också att det som stöd för budgetarbetet på de tre organisationsnivåerna skulle utvecklas metoder och tekniker för prognoser för t.ex. helårsstuderande, helårsprestation och externa bidrag/uppdrag avseende utbildning och forskning samt gemensamma verktyg för prognosarbetet. Vid universitetsstyrelsens möte beslutades om en utredning avseende den stora variation i OH (overhead) pålägg som tillämpas av institutionerna. Ett par framtida områden att utveckla nämns särskilt: Fördelningen av medel för forskning avseende bastilldelning respektive strategiska satsningar och eventuell tillämpning av ett prestationsbaserat system (US ). Här uttalades ambitionen att såväl bastilldelning som strategiska satsningar ska inrymmas inom ramen för det årliga basanslaget för forskning. Säkerställa att medel för forskning fördelas på ett sådant sätt att grundutbildningens behov av forskningsöverbyggnad tillgodoses. (US ) 3.2 Genomförande Utvecklingen av fakultetsgemensamma modeller för resursfördelning har varit ytterst begränsad. Planerings- och ekonomiavdelningen har inom ramen för den s.k. ekonomiprocessgruppen genomfört en kartläggning av hur resursfördelning sker från fakulteterna till institutionerna. Avrapportering skedde i PM-form I rapporten konstateras att det då rådde, och såvitt känt fortfarande råder, stora olikheter i hur

9 9(17) resurserna till utbildning beräknades, fördelades och avräknades. Dessa olikheter avsåg metod för att beräkna anslagens storlek, hur de särskilda lokalanslagens borttagande på central nivå hanterades på fakultetsnivå, hur medel för senare fördelning hanterades samt hur beslutet om fasta ramar kontra någon typ av avräkning av prestationer faktiskt hanterades. Fakulteternas resursfördelning till forskning konstateras också vara relativt olika även om prestationer t.ex. bibliometri, antal forskarstuderande etc. ingår på olika sätt i beräkningarna. Inte heller när det gäller resurser för säkerställandet av grundutbildningens forskningsöverbyggnad har någon modell utvecklats på central nivå utan det ligger på respektive fakultet att göra denna avvägning. Den finansiering av rektors strategiska satsningar som tidigare finansierades via OH har, såvitt de kvarstår, införlivats i ordinarie fördelning av forskningsanslag fr.o.m. budgetåret LiU har sedan år 2013 en gemensam struktur för budget- och uppföljningsarbetet genom en standardiserad mall i vilken alla bokslutsenheters inlämning av budget ska vara ifylld. Mallen visar för vilka resultat och balansposter som budget ska specificeras samt gör en uppdelning på verksamheterna utbildning, forskning och stödverksamhet samt på finansieringsformerna anslag, extern finansiering och OHfinansiering. Budgeten fördelas även på respektive fakultet. En uppföljningsrapport i samma struktur finns i ekonomisystemet. Underlag avseende personalkostnader (i excel) som stödjer budgetarbetet på bokslutsenheterna har utformats och levererats till bokslutsenheterna inför budgetarbetet. Från och med budgetarbetet inför 2018 finns motsvarande underlag i det nya systemstödet. Det inre budgetarbetet vid respektive institution har däremot inte varit föremål för någon typ av standardisering. Förutsättningarna för ett IT-stöd i mer utvecklad mening förbättras i samband med att nytt it-stöd för ekonomiprocesserna (Raindance) togs i drift fr.o.m I samband med detta kan standardiseringen öka något men fortfarande handlar det till stor del om enskilda bokslutsenheters interna rutiner. När det gäller prognosarbete för helårsstuderande och helårsprestationer samt för externa forskningsbidrag, har inga gemensamma metoder för prognosarbete utvecklats för LiU som helhet.

10 10(17) Någon formell utredning avseende just variationen i OH-pålägg har inte genomförts. Däremot har utredningar om såväl hur påläggsbas bäst beräknas, möjligheter att inför enhetliga påläggsprocent, principer för direktifiering 1 av indirekta kostnader samt om reducerat pålägg för uppdragsverksamhet genomförts under 2013 och Universitetsledningen har därutöver fått presentationer kopplade till de årliga jämförelserna mellan lärosätena som genomförts i SUHF:s regi och till det årliga budgetarbetet då bokslutsenheternas olika OH-pålägg fastställts. Vid flera tillfällen har uppföljningar visat att graden av direktifiering av verksamhetsstöd varierar kraftigt mellan bokslutsenheter varför möjligheterna till jämförelser minskar. Direktifieringen medför också svårigheter att ur ekonomisystemet ta fram t ex uppgifter om verksamhetsstödets totala kostnader. Rektor har i planeringsdirektiv inför verksamhetsplan och budget gett samtliga bokslutsenheter i uppdrag att göra en analys och återrapportering av sin egna OH-finansierade verksamhet. Återrapporteringen ska visa hur den inför 2016 förändrade finansieringen av vissa poster har påverkat respektive bokslutsenhets egna OH-kostnader samt även visa hur bokslutsenhetens OH-kostnader utvecklats de senaste tre åren. Redovisningen ska även ge förslag på hur effektiviseringar skulle kunna göras i den egna verksamheten och vilka konsekvenser dessa bedöms få. Resultatet av det uppdraget kan kortfattat sägas vara att stora olikheter föreligger om vad som ska finansieras av OH och utfall i de ingående kostnadsposterna kan variera stort mellan år. Vad gäller förslag till effektiviseringar framför ett flertal institutioner att utrymmet för effektiviseringar på deras nivå nu är begränsat. Det stöd som kärnverksamheten behöver blir alltmer komplex och kräver specialisering i allt större utsträckning. Man efterlyser därför någon typ av samordning över institutionsgränser kring verksamhet som kräver speciell kompetens. 1 Med direktifierade kostnader menas kostnader som är gemensamma för flera kostnadsbärare men som inte fördelas utifrån den valda fördelningsbasen för OH-kostnader (för LiU löne- och driftskostnader i kärnverksamhetsprojekt) utan fördelas med hjälp av en annan relevant fördelningsbas (t ex arbetade timmar) och bokförs direkt på kostnadsbäraren.

11 11(17) 4 Resursfördelningen till institutionerna 4.1 Beslut Beslut rörande budgeteringen/resursfördelningen avseende forskningen och utbildningen på forskarnivå skall med utgångspunkt i de uppdrag, mål, delramar och riktlinjer som universitetsstyrelsen fastställer fattas av fakultetsstyrelserna och styrelsen för utbildningsvetenskap. (US ) För utbildning på grund- och avancerad nivå ska fakultetsstyrelserna besluta om fasta budgetramar för institutionerna för det första året i den rullande, treåriga planeringsperioden, och övergripande ramar för de båda senare åren. Budgeten avstäms årsvis, och avvikelser påverkar resursramarna för påföljande år. Den hittills tillämpade skarpa avräkningen med retroaktiva återkrav respektive tilläggsersättningar från fakulteternas sida i förhållande till institutionerna upphör. (Rektor ) Fakultetsstyrelsernas resursfördelning ska ske genom att man till institutionerna lägger ut uppdrag samt resurser kopplade till dessa uppdrag. Uppdragen sammanställs komprimerad format i en för samtliga fakulteter gemensam presentation, i vilken varje enskild institution kan se samtliga sina uppdrag och till dessa knutna resurser. (Rektor ) 4.2 Genomförande Det som framgår av fakulteternas budgetbeslut inför 2017 är att samtliga fakulteter fastställer budgetramar för det första året samt planeringsförutsättningar för år två och tre. Det följer också uppdrag kopplade till dessa resurser. I några fall preciserade program- och kursbeställningar. Verksamhets- och budgetdialoger genomförs varje år mellan respektive fakultet och berörda institutioner där fokus ligger på kvalitativ, kvantitativ och ekonomisk utveckling. Det sker också en uppföljning och avstämning av budgetramarna för det första året. Avvikelser mot budget hanteras däremot olika. Tekniska fakulteten och Filosofiska fakulteten har fattat mer precisa beslut om hur och när avvikelser skall hanteras medan Medicinska fakulteten och Styrelsen för utbildningsvetenskap hanterar avvikelser mot budget mer situationsanpassat.

12 12(17) Tekniska fakulteten hanterar avvikelser mot budget genom att under pågående budgetår verkställa en preliminäravräkning som påverkar budgeten för nästkommande år. En slutavräkning görs efter budgetårets slut som kan komma påverka budgeten två år senare. En sådan preliminäravräkning kan knappast sägas vara i linje med ambitionen att för det första året i treårscykeln ska fasta ramar gälla för att institutionerna ska veta vilka resurser man disponerar. Filosofiska fakulteten hanterar negativa och positiva avvikelser från budgeterade HST/HPR olika. I de fall de är positiva (d.v.s. flera studenter/flera avklarade poäng, s.k. överproduktion) utgår normalt ingen ersättning utöver budget. Är avvikelsen negativ görs en justering av budgetbeloppet i den närmast följande budgeten. Inför 2017 har man, trots att fasta ramar ska gälla första året, ålagt institutionerna att göra reservering för eventuellt uppkommande underprestation inom fristående kurser. Medicinska fakulteten och styrelsen för Utbildningsvetenskap gör en avstämning efter varje budgetår. Utfallet kan komma att påverka kommande budgetramar. Hänsyn tas till institutionernas balanserade kapitalförändring inom respektive fakultetsområde. En för fakulteterna gemensam Qlikview-applikation (IT-verktyg för uppföljning) finns i vilken varje enskild institution kan se samtliga sina tilldelade resurser för utbildning. Detaljeringsgraden är dock mycket varierande mellan fakulteterna. För forskning saknas dock motsvarande sammanställning. 5 Avräkning av takbelopp mellan central nivå och fakultetsnivå 5.1 Beslut Universitetsstyrelsen beslutade att avräkning av intäkter skall ske på det sätt som föreslagits av budgetprocessprojektet. Justering av takbelopp skall normalt företas i samband med fördelning för kommande år. Ekonomiska risker, såväl vid överproduktion som underproduktion, skall hanteras av den centrala nivån och institutionsnivån. Information om riskexponeringen skall lämnas till styrelsen i anslutning till den riskanalys som presenteras i samband med årsbokslutet. Detta

13 13(17) beslut utgick ifrån att den skarpa avräkningen mellan central nivå och fakultetsnivån skulle upphöra. Universitetsstyrelsen beslutade att den skarpa avräkningen mellan fakultet och institution upphör men kvarstår mellan central nivå och fakultetsnivå. Utbildningsbudgeten avstäms årsvis och avvikelser påverkar resursramen påföljande perioder. Detta beslut upphäver således delvis det tidigare beslutet. I beslut daterat (Dnr LiU ) fastställer universitetsstyrelsen en högsta tillåten nivå av balanserade medel inom forskning respektive utbildning och på såväl fakultets- som institutionsnivå bestäms. Detta beslut reviderades av styrelsen samt (samma Dnr som ovan) då man upplevde att minskningen av det balanserade kapitalet skedde i alltför högt tempo. I rektors beslut Dnr LiU /10-11 gavs en arbetsgrupp uppdraget att utarbeta ett förslag om gemensam budgetmodell.gemensam innebär att den har en gemensam struktur och gemensamma parametrar. En arbetsgrupp formerades med representation från de olika fakulteterna med uppdraget att utarbeta ett förslag om gemensam budgetmodell. Övergripande mål för gruppen var: Hitta en modell som främjar att medel, avsedda för undervisning, används för detta och ej i obehövlig omfattning ackumuleras på någon nivå inom LiU Tillförsäkra LiU:s ledning med styrelse, rektor och fakulteter möjlighet att styra verksamhetens omfattning, sammansättning och kvalitet utifrån strategiska bedömningar, och Minska det arbete som läggs ner av befattningshavare på olika nivåer inom LiU för att lägga ut och följa upp fördelning av medel, avsedda för undervisning 5.2 Genomförande Budgetprocessprojektets intentioner var att LiU skulle frångå den modell där fakulteternas över- eller underproduktion reglerades strikt utefter utfall av HST och HPR. Istället skulle det dåvarande strategiska utbildningsrådet bereda och föreslå rektor beslut i frågan. Möjligheter till ett optimalt och strategiskt utnyttjande av takbeloppet, kopplat till verksamhetens mål och behov skulle då öka väsentligt.

14 14(17) Vidare skulle man genom detta förfarande också säkra universitets- och fakultetsledningarnas inflytande över processen. Intentionerna i budgetprocessprojektets förslag avseende avräkning av takbelopp var en ökad koppling till verksamheten och styrning av densamma. Planering, resursfördelning/avräkning samt ekonomisk och verksamhetsmässig uppföljning skulle leda fram till en mer effektiv resursanvändning. När den centrala nivån förfogar över riskkapitalet kan strategisk omfördelning av medel göras till verksamheter, som av strukturella eller andra orsaker behöver medel. Effekten av US beslut att behålla skarp avräkning mellan central- och fakultetsnivån har blivit att fakulteterna bygger upp ett balanserat kapital för att hantera riskerna för återbetalning gentemot central nivå. För de fakulteter som överproducerat utgår, om utrymme finns, ytterligare ersättning utöver givet takbelopp. För de fakulteter som underpresterar gentemot givet takbelopp ska differensen återbetalas. Detta effektueras i slutet av budgetåret samtidigt som verksamheten för ett nytt budgetår är planerad och budgeterad, med nya anslag. Följden kan då bli att resurser inte arbetar utan ackumuleras på de nivåer och verksamheter som överproducerar. Ambitionen i budgetprocessprojektet att underställa slutregleringen utbildningsrådets prövning har inte fullföljts. I enlighet med LiU:s nuvarande modell för avräkning flyttas anslag från verksamheter som av olika anledningar inte når upp till sitt tilldelade takbelopp till verksamheter som har ett utfall av HST/HPR som överstiger tilldelat takbelopp. 6 Lokaler 6.1 Beslut I beslut daterat beslutade universitetsstyrelsen att den särskilda budgeteringen/resursfördelningen på central nivå och fakultetsnivå av intäkter för partiell finansiering av lokaler vid institutionerna skall upphöra och integreras med budgeteringen av den egentliga verksamheten (utbildningen och forskningen). Verksamheter som behöver tillgång till mer kostnadskrävande lokaler än vad de rimligen kan finansiera inom ramen för den reguljära resursfördelningen kan emellertid erhålla ett riktat stöd, som dock bör omprövas med jämna mellanrum.

15 15(17) Detta beslut följdes upp då styrelsen tydligt uttryckte att inga särskilda lokalmedel fördelas i framtiden till institutionerna, en internhyra införs för alla campusområden, och nuvarande särartslokaler tas bort från modellen. Den årliga hyresnivån avsågs fastställas av rektor. 6.2 Genomförande Vid fördelning av medel från central nivå till fakulteter har de särskilda lokalanslagen tagits bort från och med verksamhetsåret Några fakulteter fortsatte dock med särskild tilldelning under ytterligare något år. Vid resursfördelningen från fakultet till institutioner för 2016 var det bara filosofiska fakulteten som hade särskild medelstilldelning till institutioner för lokaler. Ett gemensamt internpris per kvadratmeter har införts fr.o.m vilket fr.o.m också inkluderar lokalvård på en standardnivå. Ett enhetligt internpris motiveras bl.a. av att bokslutsenheterna inte har beslutsrätten över val av lokaler utan bara över volymen lokaler man vill förhyra. Internpriset har de senaste åren fastställts av universitetsarkitekten och inte av rektor vilket angavs i styrelsebeslutet skulle ske. Genom införandet av en standardkostnad för lokaler sker en omfördelning mellan campusområdena som uppgår till cirka 50 mnkr. På campus Valla debiteras verksamheterna en något högre hyra än den faktiska medan det omvända gäller på campus US och campus Norrköping. Resurser för s.k. strategiska lokaler inom forskning har avsatts från basanslaget fr.o.m då beloppet var 25 mnkr. För 2016 avsattes drygt 41 mnkr. I en särskild utredning av effekterna av slopandet av lokalanslaget redovisas en genomgång av hur institutionernas intäkter förändrats mellan 2012 och Det konstateras att det är många komponenter som avgör en institutions anslagstilldelning och slopat lokalanslag samt skillnader i verksamhetsvolymer och i totalt fördelat anslagsbelopp inom respektive verksamhetsgren gör det omöjligt att skilja ut respektive komponents inverkan på tilldelning. Totalt förändras respektive institutions anslagstilldelning marginellt, mellan cirka en och fem procent. I det senare fallet framförallt beroende på minskad verksamhetsvolym.

16 16(17) 7 Slutsatser och fortsatt arbete Det allra flesta av de många beslut som fattades under Budgetprocessprojektets gång och i anslutning till dess slutrapport har alltså genomförts. I många stycken handlar det om genomförande av genomgripande förändringar där nya processer inte kan förväntas finna optimala former från start utan där fortsatt behov av utvecklingsarbete funnits och fortsätter att finnas under lång tid. Det pågår nu också ett arbete med att tydliggöra strategiarbetets olika delar och hur nedbrytningen av denna är tänkt att ske för att återspeglas i handlingsplaner och budgetar. I samband därmed förväntas arbetet med planerings-, budgeterings- och uppföljningsprocesserna utvecklas ytterligare. Utvärderingen visar att några beslut inte har genomförts ännu och dessa kommenteras nedan. Ett flertal utredningar har genomförts kring OH-pålägg, fördelningsbas, direktifieringar m.m. men inte uttryckligen någon utredning kring variationen i OH-pålägg mellan bokslutsenheterna även om de förstnämnda faktorerna påverkar variationen. De utredningar som har genomfört belyser faktorerna som påverkar variationen mellan OH-påläggen. Beslutet att slutregleringen mellan central nivå och fakultetsnivå skulle göras efter en prövning i utbildningsrådet har inte fått genomslag. Delbeslut kopplade till projektet avseende främst utveckling av fakultetsövergripande modeller för resursfördelning liksom för prognosframtagande har heller ännu inte genomförts. LiU lämnar prognos till utbildningsdepartementet över helårsstudenter och helårsprestationer två gånger per år. Sådana prognoser görs därutöver på olika nivåer och i olika sammanhang redan idag, ibland i olika syften. Metoderna för att göra dessa prognoser på olika nivåer är idag inte dokumenterade, åtminstone inte på central nivå, och är inte nödvändigtvis gemensamma. Rektor avser fortsätta påbörjad kartläggning av vilka metoder och tekniker som används idag och därefter utveckla gemensamma metoder och tekniker för prognosarbete avseende helårsstudenter och helårsprestationer vilka täcker de olika syften för vilka prognoser görs.

17 17(17) Ett par fakulteter tillämpar regelverk och rutiner som gör att det är mera tveksamt om ambitionen att fakulteterna ska tilldela institutionerna fasta resursramar för första året i planeringscykeln kan sägas vara genomförd. Vad gäller den interna fördelningen av forskningsmedel har inte prestationsbaserad resurstilldelning baserad på indikatorer eller prestationer införts på central nivå. På fakultetsnivån finns inslag av detta men ingen fakultetsgemensam modell finns. Finansieringen av såväl strategiska satsningar som bastilldelning inom forskning inryms däremot numera huvudsakligen inom de årliga forskningsanslagen. Den OH-finansiering av strategiska satsningar som fanns tidigare togs bort inför budgetåret Beslutet om en årlig fakultetsgemensam sammanställning av uppdrag och resurser inom forskning som tilldelas institutionerna har inte effektuerats. Inte heller när det gäller resurser för säkerställandet av grundutbildningens forskningsöverbyggnad har någon modell utvecklats på central nivå utan det ligger på fakulteterna att göra denna avvägning. Diskussionerna om behovet av utveckling och likformning av resursfördelningsmodeller har fortsatt efter budgetprocessprojektet, och ett fortsatt utvecklingsarbete behöver ske. Med tanke på att regeringen gett en särskild utredare i uppdrag att göra en översyn av universitetens och högskolornas styrning, inklusive resurstilldelning, bedömer rektor att LiU bör invänta utredarens arbete och vilka konsekvenser de får innan ytterligare utredningar och förändringar görs inom LiU. Annars riskeras att arbete läggs ner på att utveckla resurstilldelningsmodeller som är inaktuella redan innan de implementerats. Utredarens arbete ska avrapporteras i december Finansieringen av forskningen vid LiU sker främst genom bidrag från externa finansiärer och uppgår i dagsläget till cirka 1 miljard kronor, d.v.s. cirka en tredjedel av LiU:s intäkter. Tillförlitliga prognoser över bidragsintäkter vid olika tidpunkter under året är därför en viktig komponent i den interna styrningen. Vilka parametrar som ska ingå i en sådan prognos behöver definieras och metod för att få fram värden på dessa parametrar behöver utvecklas. Med hänvisning till att LiU nyligen introducerat ett nytt stödsystem för ekonomiprocesser där en särskild modul för projektredovisning/-uppföljning tillkommit och där det ses en stor utvecklingspotential, är det rektors mening att behovet av prognoser även i detta avseende inarbetas i det fortsatta utvecklingsarbetet av nämnda stödsystem.