Revisionsrapport Granskning av kulturoch fritidsnämndens interna kontroll avseende kommunens hantering av konst Malin Kronmar Kalmar kommun
Innehåll 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.2.1. Kontrollmål... 1 1.3. Avgränsning och metod... 1 2. Iakttagelser... 2 2.1. Organisation... 2 2.2. Förändring med anledning av granskningen år 2005.... 2 2.3. System och rutiner... 3 2.4. Rutiner från inköp till deponering... 4 2.5. Inventering... 4 2.6. Inköp och attest... 5 2.7. Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring... 5 2.8. Stickprovskontroll... 5 3. Revisionell bedömning... 8 3.1. Kontrollmål... 8 Kalmar kommun
1. Inledning 1.1. Bakgrund År 2005 genomfördes en granskning av kommunens konstregister. Den samlade bedömningen var att det fanns väl dokumenterade rutiner. Rutinerna och de funktioner som krävs bedömdes behöva göras kända i förvaltningarna. Stickprov som togs i konstregistret visade flera felaktigheter. I Kalmar kommun är det kultur- och fritidsnämnden som ansvarar och beslutar om inköp av konstnärliga objekt. Kommunallagen 6 kap 7 beskriver att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 1.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kultur- och fritidsnämnden tillräcklig intern kontroll över kommunens konsthantering? 1.2.1. Kontrollmål - Vilka förändringar gjordes med anledning av granskningen år 2005? - Vilka system och rutiner för intern kontroll har kultur- och fritidsnämnden beslutat om? - Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? (märkning, registrering, inventering m.m.) - Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt? - Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? - Finns tillräckliga kontrollrutiner i samband med överflyttning av konst internt eller vid utlåning till externa aktörer, exempelvis museer, gallerier? 1.3. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till konstregister som innefattar den konst som kultur- och fritidsnämnden köper in och handhar åt kommunen. Granskningen har utförts genom intervjuer, dokumentstudier och stickprovskontroll av konstregistret. Stickprovskontrollen innefattar konst som förvaras hos kommunstyrelsen, omsorgsnämnden samt barn- och utbildningsnämnden. Rapporten är sakgranskad av den konstansvarige inom kultur- och fritidsförvaltningen. Kalmar kommun 1 av 9
2. Iakttagelser 2.1. Organisation Inköpen görs av ett konstutskott som kultur- och fritidsnämnden har utsett. Attesträtt har delegerats till en av enhetscheferna inom kultur- och fritidsförvaltningen, som tillika ansvarar för konstregistret. Utöver den ansvarige chefen, fanns tidigare en person anställd på 80 procent som arbetade med kommunens konsthantering. Denna person har nu gått i pension och ska ersätta med en person som ska arbeta 25 procent med konsthanteringen. Kultur- och fritidsnämnden har ett register över kommunens samlade konst som köps in av konstutskottet. Registret är indelat efter enheter. Enheterna kan vara uppdelade efter enhet inom kommunen, efter fysisk avdelning, byggnad eller våningsplan. 2.2. Förändring med anledning av granskningen år 2005. Med anledning av tidigare granskning uppdrog kultur och fritidsnämnden förvaltningen att genomföra åtgärder. Åtgärderna var följande: Revisionens synpunkter Reglerna för konstutplaceringen och ansvarsfördelningen utlånare/mottagare behöver göras mer kända hos mottagande förvaltningar/enheter. Kultur- och fritidsförvaltningens åtgärder (1) Se till att det finns konstansvariga utsedda på samtliga enheter och att dessa får erforderlig information. Det saknas riktlinjer för hanteringen av skänkt konst. Konstregistret är inte ännu helt aktuellt. Fel i överensstämmelsen mellan register och verklighet. Otydligt ansvar när det gäller statyer och konstverk i yttre miljöer. (2) Upprättas i samband med inventering i äldreomsorgen som har en stor mängd skänkt konst. (3) Fortsätta arbetet tills hela kommunen är genomgången. (4) Kvalitetssäkra genom tydligare beskrivning av arbetsmomenten. (5) Åtgärdas i samband med att ett planerat skötselavtal mellan kultur -och fritidförvaltningen och gatu-och parkkontoret upprättas. (Hämtat från sammanträdesprotokoll 2006-02-16, kultur- och fritidsnämnden) (1) Konstansvariga på respektive enhet ska enligt kultur- och fritidsförvaltningen vara utsedda. Vid granskningstillfället år 2012 är konstansvariga inte uppdaterade i konstregistret. (2) Inventering av konst hos omsorgsnämnden har ännu inte genomförts. Kalmar kommun 2 av 9
(3) Arbetet med att inventera hela kommunens konst pågår fortfarande. För tillfället ligger arbetet med inventeringen nere på grund av pensionsavgång. (4) Sedan föregående revision har rutiner för inventering av konst upprättats. (5) Skötselavtal har upprättats med serviceförvaltningen när det gäller statyer och konstverk i yttre miljöer. Den typen av konstverk innefattas inte av denna granskning. 2.3. System och rutiner Vi har tagit del av följande riktlinjer: Riktlinjer för konstinköp och Stöldmärkning av konst. Kultur- och fritidsförvaltningens konstansvarige har tagit fram Anvisningar vid konstinventering. Riktlinjer för konstinköp Riktlinjerna antogs av kultur- och fritidsnämnden 16 juni 2011. Här framgår att kultur- och fritidsnämnden har tillsatt ett utskott för konstinköp. Konstutskottet har till uppgift att bevaka konstutställningar i Kalmar kommun och tillsammans besluta om inköp av konstverk. Utskottet är även referensgrupp för samråd av donationer. Av riktlinjerna framgår även konsten i första hand ska köpas in på gallerier och konstmuseer/konsthallar i Kalmar kommun. Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för registrering och placering av inköpt konst. Förvaltningen ska även underhålla konstverken samt regelbundet inventera konstsamlingen. Stöldmärkning av konst Stöldmärkningen innebär att konsten förtecknas i ett register. Varje konstverk ska registreras, fotograferas och värderas. Konstregister ska finnas på varje enhet, skola och förvaltning. Varje konstverk ska ha ett registernummer. Stöld av konstverk ska polisanmälans och rapporteras till kultur- och fritidsförvaltningen. Anvisningar vid konstinventering Anvisningen beskriver vilka förberedelser som ska genomföras inför inventeringen, hur inventeringen ska gå till samt vad som ska göras efter inventeringen. Förberedelserna innebär att inventeraren kontaktar respektive förvaltning eller enhet samt tar fram utdrag ur konstregistret. Under konstinventering uppdateras de uppgifter som finns i registret med hur det ser ut i verkligheten. Inventeraren ska efter inventeringen lämna en rapport över kommunens utsmyckningssituation. Rapporten har lämnats muntligen till konstansvarig. Efter inventeringen läggs de nya uppgifterna in i registret. Därefter skickas det ut till respektive enhet ett utdrag från konstregistret om vilka uppgifter som finns registrerade. Kalmar kommun 3 av 9
2.4. Rutiner från inköp till deponering - Kultur- och fritidsnämndens budget för konstinköp uppgår till 100 tkr per år. - Konsten köps in av fyra ledamöter i konstutskottet. - Konstverken märks och registreras efter inköp när de levereras till kultur- och fritidsförvaltningen. Verken förvaras hos förvaltningen fram tills att de deponeras hos en annan förvaltning. - De under året inköpta konstverken visas i december månad. Denna visning är öppen för kommunalt anställda och för allmänheten. - Information om visning av nyinköpt konst går ut till förvaltningarna 2-3 veckor före visningen. - Information om visning sänds till lokaltidningarna och radio i god tid före visning. - Konstverken visas även på kommunens interna webbsida. - Innan fördelning av konsten sker har kommunens förvaltningar rätt att lämna in önskemål. - Konstansvarig på kultur- och fritidsförvaltningen beslutar om hur konsten ska fördelas. Här prioriteras samlingslokaler och gemensamma utrymmen framför enskilda kontor. - När fördelningen är klar skickas meddelande ut om tilldelning och tid bestäms för avhämtning av den konstansvarige på den mottagande förvaltningen, som ska kvittera ut konstverket. Konstverken registreras i samma dataregister som år 2005. Där registreras följande: registreringsnummer, titel, konstnär, teknik, enhet/förvaltning, placering och pris. Det finns även möjlighet att skriva en anteckning. Rutinen med registerkort som var relativ ny år 2005 kvarstår. Rutinen innebär att ett registerkort fungerar som kvitto för varje konstverk. När kultur- och fritidsnämnden deponerar konst på olika enheter inom kommunen skrivs ett registerkort där uppgifter om kostverket framgår. Kortet signeras av den som mottar konstverket. Kultur- och fritidsförvaltningen behåller originalet och mottagaren får en kopia på registerkortet. 2.5. Inventering Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar löpande med att göra en grundlig uppdatering av konstregistret. Inventeringen går till på det sättet att den personen som arbetar med konsthanteringen åker ut till de olika förvaltningarna och inventerar. Grundinventering har genomförts på samtliga enheter utom på dem som finns under omsorgsnämnden. Utöver den grundliga inventeringen ska det ske en uppdatering varje år på respektive förvaltning. Det har gått till på det sättet att den person som arbetar med konstregistret på kultur- och fritidsförvaltningen har skickat ut ett utdrag till respektive enhet och bett dem gå igenom listan och se om något behöver uppdateras. I vilken utsträckning detta har skett går inte att få fram då denna person inte arbetar kvar. Kalmar kommun 4 av 9
2.6. Inköp och attest Som tidigare nämnts görs inköpen av kultur- och fritidsnämndens konstutskott. Vid inköpen finns en rekvisition som bifogas fakturan. Fakturan skickas till konstansvarig på kultur- och fritidsnämnden som attesterar inköpet. 2.7. Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring Den konst som inte är deponerad på förvaltningarna, förvaras i ett förråd hos kultur- och fritidsförvaltningen. För tillfället håller den konstansvarige tillsammans med en konstkonsulent från Kalmar konstmuseum på att gallra i förrådet. Arbetet innefattar att slänga eller reparera konstverk. För vissa tavlor slängs ramen medan målningen bevaras. Därefter ska konstkonsulenten visa hur konstverk som inte ska deponeras förvaras på ett hållbart sätt. Exempelvis planeras att köpa in speciella hyllor för förvaring av tavlor. Konsten omfattas av kommunens övergripande försäkring. Den konstansvarige på kultur- och fritidsförvaltningen ska på begäran lämna ett utdrag ur konstregistret till den försäkringsansvarige i kommunen, som lämnar detta vidare till försäkringsbolaget. Kommunen har även en intern försäkring eftersom självrisken är hög i kommuns allmänna försäkring. 2.8. Stickprovskontroll Totalt har stickprov tagits på 11 enheter. Enligt konstregister har dessa enheter tillsammans 337 konstverk. I kultur- och fritidsförvaltningens konstregister finns det total 2 685 konstverk registrerade med inköpsspris som uppgår till 4,0 mnkr. Noteras bör att det saknas inköpspris på 1 507 konstverk. Generella iakttagelser för samtliga granskade enheter: - Konstregistret är inte fullständigt och innehåller många fel. Vi har hittat tavlor som inte är registrerade hos den aktuella enheten, fotografier som inte stämmer överrens med konstverket i verkligheten, konstverk som är registrerade i registret men som inte har påträffats inom enheten. - Det sker ingen årlig inventering som initieras av kultur- och fritidsförvaltningen. - Endast en av de totalt 11 granskade enheterna har en konstansvarig utsedd. - Inom samtliga granskade enheter finns det tavlor som inte nyttjas utan är undanstoppade i ett förråd eller i en garderob. - Vi har inte hitta några skadade konstverk. - Årliga besök på enheterna görs inte av kultur- och fritidsförvaltningen. Kalmar kommun 5 av 9
- När det gäller stöldmärkning har omärkta konstverk påträffats vid några tillfällen eller att märkningen var gammal. Vid ett fåtal tillfällen har även märkning med blyets påträffats. - Vid granskningen har vi noterat att de konstverk som är utlånade av konstmuseet, ibland registreras i kultur- och fritidsnämndens register. Men denna registrering görs inte alltid. Den konstansvarige framhåller att meningen har varit att inte registrera konstmuseets tavlor i registret. - Två av de granskade enheterna har egna förteckningar över konsten. Den ena enhetens register uppdaterades under år 2011 och den andra enhetens register uppdaterades senast år 2004. Kommunstyrelsen För den konst som finns deponerad hos kommunstyrelsen har inventering skett av kultur- och fritidsförvaltningen de senaste 2-3 åren för samtliga granskade enheter med ett undantag. En av enheterna utmärkte sig med att konstregistrets överrensstämmelse med verkligheten var dålig. Förklaringen till detta var att enheten år 2010 fick byta lokaler. Det som fick tas med var enbart datorerna och kontorsstolen. De flesta konstverken blev alltså kvar vid flyttningen. Personalen kände igen flera av konstverken i registret och beskrev att dessa finns kvar i de gamla lokalerna. Vid en enhet finns konstverk med i konstregistret som köpts in av enheten. Dessa konstverk har kommit med i registret efter den senaste inventeringen. I övrigt stämmer konstregistret för enheterna under kommunstyrelsen relativt väl överrens med verkligheten. Omsorgsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen har inte genomfört någon inventering av enheter under omsorgsnämnden sedan granskningen år 2005. Vårt stickprov visar att det finns stora brister. Hos granskade enheterna inom omsorgsnämnden finns konst från kultur- och fritidsförvaltningen, konstmuseet och konst som blivit kvar efter omsorgstagare. Inom en enhet står det i registret att en tavla är placerad i expeditionen. Vid samtal med enhetens vaktmästare framkom att denna expedition byggdes bort vid renovering på 1990-talet. Vid ett av stickproven framkom att en mängd tavlor har slängts. Varken enhetschefen eller personalen kunde svara på om dessa var märkta eller inte. På samma enhet fanns även ett antal konstverk med en annan typ av märkning. Enhetschefen kunde inte svara på vad detta var för konstverk. I samband med stickprov har det framkommit att personalen saknar kunskap om vilka system och rutiner som är beslutade avseende kommunens konsthantering. Kalmar kommun 6 av 9
Barn- och utbildningsnämnden Av konstregistret framgår att inventering har skett de senaste åren. Ingen av de anställda som vi har träffat kan komma ihåg att en inventering har genomförts. Vid en enhet uppger vaktmästaren att konst har lämnats tillbaka till kultur- och fritidsförvaltningens förråd. Vid det tillfället upprättades ingen kvittens. Det fanns heller ingen närvarande som prickade av vad som lämnades tillbaka. I samband med stickprov har det framkommit att personalen saknar kunskap om vilka system och rutiner som är beslutade avseende kommunens konsthantering. Kalmar kommun 7 av 9
3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kultur- och fritidsnämndens interna kontroll över kommunens konsthantering inte är tillräcklig. Även om kultur- och fritidsnämnden har dokumenterade system och rutiner för kommunens konsthantering måste systemen och rutinerna göras kända ute i verksamheterna för att hanteringen ska bli ändamålsenlig. Vi bedömer att kultur- och fritidsnämnden anlitar en sakkunnig som värderar den konst som inte är prissatt. Vi bedömer att kultur- och fritidsnämnden måste arbeta med att tydliggöra system och rutiner ute i verksamheterna. Vi bedömer att den konst som finns hos omsorgsnämnden bör inventeras snarast. Vi bedömer även att konstregistret behöver gås igenom ytterligare. Detta baserar vi på att stickprovskontrollen visar många brister i form av felregistreringar, otydliga placeringsangivelser och att fel fotografier har kopplats till fel konstverk i registret. 3.1. Kontrollmål Vilka förändringar gjordes med anledning av granskningen år 2005? Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar med att genomföra en grundlig inventering av konstregistret. Arbetet ligger nere för tillfället då personen som arbetade med detta har gått i pension. Sedan år 2005 har rutiner för inventering av konst upprättats. Skötselavtal har tecknats med serviceförvaltningen angående skötsel av statyer och konstverk i yttre miljöer. Dessa konstverk omfattas dock inta av denna granskning. Vilka system och rutiner för intern kontroll har kultur- och fritidsnämnden beslutat om? Kultur- och fritidsnämnden saknar internkontrollrutiner som undersöker om rutinerna för konstinköp och stöldmärkning och efterlevs. Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? (märkning, registrering, inventering mm) Rutinen för hur konstverk ska förtecknas är ändamålsenlig. Rutinen följs inte alla gånger. Vi har hittat konstverk som ej varit märkta. Inventering har de senaste åren skett på samtliga enheter utom på dem som ligger under omsorgsnämnden. Inom enheter där inventering har skett har vi identifierat brister avseende märkning, registrering och fotografering. Vi bedömer att registreringen av konstverkens placering ses över. Där exakt placering framgår, anges ofta namn på personal som har konstverket på sitt kontor. Eftersom personal flyttar, konstverken byter plats etcetera är det mer praktiskt att ange placering utan att ange den anställdes namn. Kalmar kommun 8 av 9
Vid stickprovskontrollen noterade vi att de konstverk som är utlånade av konstmuseet, ibland registreras i kultur- och fritidsnämndens register. Men denna registrering görs inte alltid. Vi anser att kommunen ska registrera samtliga konstverk. Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt? Konstverken omfattas av kommunens övergripande försäkring och utdrag ur konstregistret ska lämna till kommunens försäkringsbolag. Varje enhet har ansvaret för att konsten underhålls och hängs upp. Vi har inte identifierat brister avseende förvaring, underhåll eller upphängning. Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Vid bedömer att inköp och attest sker ändamålsenligt. Konstutskottet köper in på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden. Vid inköpet upprättar representant från konstutskottet en rekvisition som bifogas fakturan. Fakturan skickas till konstansvarig på kultur- och fritidsförvaltningen som attesterat inköpet. Finns tillräckliga kontrollrutiner i samband med överflyttning av konst internt eller vid utlåning till externa aktörer, ex museer, gallerier? Vid deponering av konst internt ska ett registerkort upprättas som signeras av mottagaren. Då förvaltningarna inte längre önskar ha konstverket ska återlämning ske till kultur- och fritidsförvaltningen. Vid stickprovskontrollen har ingen anställd angett att de har fått någon kopia på registerkortet när konst har hämtats ut. Ett fåtal anger att de har kvitterat ut konsten. Många anställda saknar kunskap om rutiner för deponering av konstverk och återlämning av konstverk. Konstverk lånas inte ut externt. 2012-11-06 Malin Kronmar Projektledare Stefan Wik Uppdragsledare Kalmar kommun 9 av 9