Hörsalen Kulturum, Partille, 18:00 19:00

Transkript

1 1 Hörsalen Kulturum, Partille, 18:00 19: Plats och tid Paragrafer Lotten Winström Carlsson (L) Eva Magnusson (S) Björn Hesse (M) Rita Paparizou (M) Dick Andersson (V) Rosemarie Trönsdal (M) Martina Blazenin (M) Jan Nyström (L) Gunvor Westerberg (C) Jerry Johansson (S) Lena Jagers Bladini (V) Maggie Harake Monika Johansson Närvarande tjänstemän, bilaga C Ordförande V. ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Tjg Tjg Personalföreträdare VISION Personalföreträdare Kommunal Närvarande Rita Paparizou (M) och Dick Andersson (V) Partille bibliotek, måndagen den 19 november 2018 Lillwi Bäckman Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Lotten Winström Carlsson Ordförande Rita Paparizou (M) och Dick Andersson (V) Partille kultur- och fritidsnämnd Uppsättande: Nedtagande: Kultur- och fritidsförvaltningen, Partille ANSLAG/BEVIS Justerande Organ Sammanträdesdatum Datum för anslag Protokollet förvaras Lillwi Bäckman Underskrift

2 2 38 Informationspunkt tema konst Kultursamordnaren informerar om konsten i Partille och den konstsamling som kulturoch fritidsförvaltningen förvaltar för kommunen. Konstsamlingen omfattar såväl väggkonst dvs tavlor som yttre konst i form av statyer och liknande. Hon informerar även om de olika evenemang som varit under hösten och vad som är på gång för våren Förvaltningschefen informerar om projektet ARTSCAPE, ett gemensamt konstprojekt inom GR-kommunerna under Policy för kultur- och fritidsnämndens konsthantering (KFN/2018:28) Kommunens kultursamordnare har utarbetat ett förslag till reviderad policy för kulturoch fritidsnämndens konsthantering. Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 9 november BESLUT Kultur- och fritidsnämnden beslutar anta föreslagen policy för kultur- och fritidsförvaltningens konsthantering. Bilaga 1 40 Redovisning av internkontroll (KFN/2018:30) Kultur- och fritidsnämnden beslutade om att anta den för förvaltningen framtagna internkontrollplanen avseende verksamhetsområdet, diarienummer KFN/2015:33. Den internkontrollplan som kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram gäller förvaltningens processer/rutiner. Planen är för att fastställa så riktlinjer och policybeslut följs och även kunna se framtida förbättringsmöjligheter.

3 3 Förvaltningens ekonom redovisar och går igenom den av Kultur- och fritidsnämnden beslutade internkontrollplanen. Planen följs och inga avvikelser att rapportera. Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 9 november Förvaltningens internkontrollplan Redovisning av - Förvaltningsövergripande internkontroll avseende ekonomiska transaktioner 2018 (KFN/2018:26) I kommunallagen finns regler om nämndernas ansvar för den interna kontrollen (kommunallagen 6:7 och 9:7). Under 2018 har en internkontroll genomförts på samtliga förvaltningar i kommunen avseende ekonomiska transaktioner. Internkontrollen har granskat följande områden: Representation (underlag, anteckning, syfte, moms och attest) Gåvor och uppvaktning enligt reglemente Fakturans innehåll Manuella utbetalningar Kontroll i ekonomisystemet (enligt attestreglemente) Moms (lyft moms på fakturor) Rutin betalkort Internkontrollen har genomförts på samtliga förvaltningar av anställd på annan förvaltning eller av utomstående. Granskad period är maj 2017 till och med april Granskning av representationsfakturor visar att förvaltningen överlag har goda rutiner kring korrekt anteckning, att bilagor bifogas, rätt person attesterar och rätt moms lyfts. De brister som hittades inom representation är få och av lindrig karaktär, i några fall saknades dagordning och det är oklart om representationen alltid följer de uppsatta riktlinjerna. Vid granskning av fakturans innehåll har förvaltningen bra rutiner, tydliga anteckningar som underlättar förståelsen för vad fakturan avser bifogas. Endast i ett fall önskade de granskande en tydligare anteckning till fakturan. Manuella utbetalningar dokumenteras väl och syftet framgår tydligt i underlaget. De som granskade önskade att varje underlag skulle ha tre unika underskrifter. Förvaltningen har goda rutiner kring gåvor och hantering av moms, inga anmärkningar från de granskande. Sammanfattningsvis visar internkontrollen att Kultur och fritidsförvaltningen har god kontroll och de anmärkningar som framkommit är av ringa karaktär.

4 4 Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 8 november Policy för snöröjning av konstgräsplaner (KFN/2018:27) Förvaltningschefen informerar om arbetsordningen vid olika snölägen och om den förändring som gjorts i föreslagen revidering av snöröjningspolicyn för kommunens idrottsplaner. Förslag till reviderad snöröjningspolicy: Arbetsordning vid olika snölägen. Vilket snöläge som råder bedöms av enhetschefen, eller av denne utsedd person. Nivå 1 - Lite snö som kan bedömas töa bort inom kort Åtgärd - Ingen Nivå 2- Snömängd som kan sopas eller skottas bort utan problem inom konstgräsplanens avgränsning Åtgärd Förvaltningens personal snöröjer enligt följande prioriteringsordning: Vallhamra IP Jonsereds IP Lexby IP Öjersjö IP Furulunds IP Nivå 3 När plogning krävs och vallar bildas. Vid denna nivå snöröjs inte Öjersjö IP och Furulunds IP. Övriga planer snöröjs i enlighet med ovanstående prioriteringsordning i nivå 2. Snön körs ej bort från konstgräsytan, följden kan bli att den plogade ytan blir minder än en fullstor plan. Fördelning av tider vid nivå 3 sker i samråd med planfördelningsansvarig på Kultur och Fritid. Planerna snöröjs under perioden januari till och med sista mars.

5 5 Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 9 november BESLUT Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag 43 Sammanträdestider för kultur- och fritidsnämnden 2019 (KFN/2018:29) Sammanfattning Sammanträdestider för kultur- och fritidsnämnden 2019, föreslås enligt nedan. Tisdag kl februari* Torsdag 7 mars 11 april Tisdag 28 maj* Torsdag kl september 17 oktober 14 november 5 december Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 8 november BESLUT Kultur- och fritidsnämnden fastställer föreslagna sammanträdesdatum för Information från förvaltningschefen Förvaltningschefen informerar

6 6 45 Beslut enligt delegation Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisning enligt delegation - bilaga A 46 För kännedom Kultur- och fritidsnämnden tar del av informationen bilaga B