FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV UPPHANDLINGSKONSULTTJÄNST

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV UPPHANDLINGSKONSULTTJÄNST

1. Allmän information... 3 1.1 Om Tredje AP-fonden... 3 1.2 Upphandlande Myndighet... 3 1.3 Upphandlingen... 3 2. Anbudsspecifikation... 3 2.1 Leverantörsuppgifter... 3 2.2 Formella krav... 4 2.3 Övriga krav... 4 2.4 Särskilda krav på upphandlingskontult... 5 3. Kommersiella villkor... 7 3.1 Pris... 7 4. Övriga villkor... 7 4.1 Underleverentör... 7 4.2 Överlåtelse av avtal... 7 5. Utvärdering... 7 6. Allmänna förutsättningar för anbudet... 8 6.1 Upphandlingsförfarande... 8 6.2 Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag)... 9 6.3 Undertecknande, behörig firmatecknare... 9 6.4 Inlämnande av anbud... 9 6.5 Meddelande om beslut... 9 6.6 Information i detta förfrågningsunderlag... 9 6.7 Ingen ersättning för anbud... 9 6.8 Antal leverantörer och delat anbud... 9 6.9 Antal exemplar och format... 9 6.10 Språk... 9 6.11 Allmänt om anbudet... 10 6.12 Uteslutningsgrunder... 10 6.13 Anmälningsskyldighet... 10 6.14 Sekretess... 10

1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 OM TREDJE AP-FONDEN Tredje AP-fonden presenteras på www.ap3.se där även den senaste årsredovisningen 2011 och halvårsrapport kan laddas ner. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är Tredje AP-fonden (AP3). 1.3 UPPHANDLINGEN 1.3.1 Avtalsform Upphandlingen syftar till att avtal ingås mellan den upphandlande myndigheten och leverantören enligt vilket fastställes samtliga villkor för upphandlingskonsulttjänst under tre år från och med att avtal ingås med leverantör. 1.3.2 Omfattning AP3 avser att upphandla konsulttjänster inom området offentlig upphandling. De efterfrågade tjänsterna ska stödja den upphandlingsrelaterade verksamhet som bedrivs på AP3 såsom kapitalförvaltning, IT och administration. Inköpsvolymen av tjänst uppskattas till 400-1 200 timmar. Någon inköpsvolym kan inte garanteras utan kommer bero på AP3s behov under avtalsperioden. Ytterligare krav på tjänsten framkommer under särskilda krav nedan. 1.3.3 Upplysningar Frågor avseende upphandlingen kan ställas fram till 7 dagar innan anbudstidens utgång och ska tillställas: Katarina Utterström, CFO katarina.utterstrom@ap3.se, tel 08-555 17 126 Samtliga frågor kommer att besvaras i ett sammanhang och gentemot alla anbudsgivare och intressenter senast 23 oktober 2012 om inte särskilda skäl föranleder annat (exempelvis frågor och svar av enklare art). Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP3s hemsida (www.ap3.se). Anbudsgivare uppmanas därför att löpande följa den information som publiceras på hemsidan. 2. ANBUDSSPECIFIKATION 2.1 LEVERANTÖRSUPPGIFTER 2.1.1 Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och

ledningsorganisation. AP3 kommer, när avtalet är på plats, att vilja ha möjlighet att godkänna eventuella underleverantörer. 2.1.2 Referenser Med anbud ska bifogas referensförteckning (två stycken som ej är äldre än två år) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av kontaktperson och telefonnummer. AP3 förbehåller sig rätten att själv söka och kontakta referenser. 2.1.3 Kontaktperson I anbud ska anges två personer som är tilltänkta att bli AP3s kontaktpersoner. Vid personalförändringar hos anbudsgivaren som kan innebära ändrade kontaktpersoner ska anbudsgivaren i god tid meddela AP3. 2.2 FORMELLA KRAV 2.2.1 Registreringsbevis Med anbud ska bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket. 2.2.2 Skatteregistrering Anbudsgivaren ska intyga innehav av godkännande för F-skatt. 2.2.3 Skattekontroll Anbudsgivaren ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader. 2.2.4 Företag under bildande Anbud kan inte inges av företag under bildande. 2.2.5 Kreditupplysning Med anbud ska bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UCs skala) eller motsvarande. Blanketten får inte vara äldre än tre månader. 2.3 ÖVRIGA KRAV 2.3.1 Årsredovisning Med anbud ska bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning ska innehålla undertecknad revisionsberättelse. För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, ska med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning ska vidimeras av företagets revisor.

2.4 SÄRSKILDA KRAV PÅ UPPHANDLINGSKONTULT 2.4.1 Särskilda krav I denna upphandling ställs krav på anbudsgivarens, inklusive eventuella underleverentörers, leverenskapacitet. Nedan redogörs för de krav som ställs på leverenskapacitet och redovisning av leverenskapacitet i anbud. Den efterfrågade leverenskapaciteten avser namngivna personer som har erfarenhet av och som konsult kan axla rollen som upphandlare/upphandlingsspecialist såsom det beskrivs nedan i detta avsnitt. Rollen innebär att ha mycket god kunskap om offentlig upphandling, inklusive tillämpning av LOU (Lag 2007:1091 om offentlig uppandling) och erfarenhet av att praktiskt genomföra offentliga upphandlingar avseende tjänster och varor. De arbetsuppgifter som utförs inom ramen för rollen är: a) Att självständigt arbeta med och utgöra kvalificerat stöd vid konstruktion av hela eller delar av förfrågningsunderlag enligt LOU inklusive hela eller delar av kravspecifikationer inklusive formulering av enskilda krav, utvärderingskriterier, utvärderingsmodeller samt därtill kopplade avtal och avtalsvillkor. b) Att självständigt arbeta med och utgöra kvalificerat stöd vid planering och genomförande av anbudsprövning och anbudsutvärdering samt i eventuella överprövningssituationer avseende upphandlingar enligt LOU. c) Att genomföra rådgivning och kvalificerad problemlösning mm i frågor direkt relaterade till ovanstående punkter, såväl inför och under upphandlingsprojekt, inklusive under eventuella överprövningar, som under efterföljande avtalsperiod. Att genomföra rådgivning och kvalificerad problemlösning i frågor direkt relaterade till ovanstående punkter och som avser frågor till AP3 avseende av AP3 upphandlade avtal och ramavtal. d) Att kvalitetssäkra LOU-relaterade upphandlingsdokument som t.ex. (hela eller delar av) förfrågningsunderlag samt planeringsdokument för upphandlingsrelaterade projekt ur primärt LOU-perspektiv med syfte att minimera risker för problem för AP3 i senare skeden av arbetet (ur t.ex. ett överprövningsperspektiv och eller under efterföljande avtalsperiod). e) Arbetet innebär att utföra ovan nämnda arbetsuppgifter med primärt fokus på att självständigt identifiera och proaktivt hantera de möjligheter och risker som uppstår i ovan nämnda (a-d) upphandlingssituationer utifrån gällande lagstiftning (LOU) och tillhörande rättspraxis, på ett sätt som bidrar till att AP3:s mål med respektive upphandling uppnås. De områden vi efterfrågar tjänster för är IT-tjänster, kapitalförvaltningstjänster och administrativa tjänster. Exempel på dessa kan vara upphandnling av konsulter, system, förvaltning, kontorsmateriel och diverse administrativa tjänster. Med upphandling enligt ovan ska förstås upphandling enligt samtliga förekommande förfaranden enligt LOU samt även avrop från ramavtal, t.ex. från statliga ramavtal. Varje offererad konsult (se vidare 2.4.2 nedan) ska ha praktisk erfarenhet av att genomföra upphandling enligt LOU (Lag 2007:1091 om offentlig upphandling) av såväl tjänster som varor samt även av IT-baserade informationssystem.

Med att genomföra upphandling enligt LOU i kraven ovan jämställs arbetsuppgifter enligt beskrivningen i fjärde stycket ovanifrån i detta avsnitt (punkterna a-e). Av respektive till anbudet fogat CV ska tydligt framgå att ovanstående krav är uppfyllda. 2.4.2 Krav på kompetensnivå Med kompetensnivå avses kompetensens höjd i termer av total erfarenhet och kunskap avseende den aktuella och ovan beskrivna rollen. Även ledningskapacitet och förmåga till självständighet ingår i bedömningen. Konsult Kunskap: Hög kompetens inom området. Erfarenhet: Minst 5 års erfarenhet som konsult eller motsvarande kvalificerad specialistbefattning inom området, är förebild för andra konsulter (motsv.) på lägre nivå. Ledning: Kan ta ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp. Självständighet: Kan arbeta självständigt Person som offereras som konsult ska ha minst 5 års erfarenhet av den roll som beskrivs ovan i avsnitt 2.4.1 (punkterna a-e). Detta innebär att personen under större delen av tid motsvarande en heltidsanställning under minst 5 år ska ha utfört sådana arbetsuppgifter som framgår av rollbeskrivningen i avsnitt 2.4.1 andra-sjätte styckena ovanifrån. Gällande kraven i stycket ovan räcker det alltså inte med att offerera konsulter som har minst 5 års allmän konsulterfarenhet med inslag av de arbetsuppgifter som anges under 2.4.1. För att kravet ska uppfyllas måste de huvudsakliga arbetsuppgifterna under dessa år ha rört punkterna under 2.4.1. Av respektive till anbudet fogat CV ska tydligt framgå att krav enligt detta avsnitt är uppfyllda. Observera alltså att det är upp till anbudsgivaren att tydligt beskriva att kraven är uppfyllda. Om beskrivningen är otydlig eller ofullständig kan det leda till att AP3 måste förkasta anbudet med hänsyn till bristande kravuppfyllnad även om konsulten de facto uppfyller kraven. Samtliga av anbudsgivaren offererade personer ska ha mycket goda kunskaper i svenska språket, både i tal och i skrift. Samtliga av anbudsgivaren offererade personer ska ha adekvat högskolekompetens eller motsvarande på annat sätt förvärvade kunskaper, som är relevanta vid genomförande av de efterfrågade konsulttjänsterna inom området offentlig upphandling. Utbyte av konsult som har offererats i upphandlingen mot annan konsult med motsvarande kompetens får endast ske i sådana fall där avtalsleverantören ej råder över omständigheterna. I dessa fall måste utbyte av konsult mot annan konsult med motsvarande kompetens godkännas av AP3 innan utbyte får ske. 2.4.3 Krav avseende leveranskapacitet De offererade konsulterna ska tillsammans kunna leverera konsulttimmar enligt minst följande:

År: 2013 2014 2015 Summa totalt timmar per år: 130-400 130-400 130-400 Observera att det ovan redovisade antalet timmar per kalenderår inte nödvändigtvis kommer att vara jämt fördelade över respektive år. Arbetet bedrivs till stor del i projektform och styrs delvis av förhållanden utanför AP3:s direkta kontroll och tillfälliga belastningstoppar i arbetet är därför ett naturligt inslag. Observera att timvolymen enligt ovan är att se som ett kvalificerat estimat. Någon inköpsvolym kan inte garanteras utan den faktiska volymen kommer att bero på AP3:s behov och situation under avtalsperioden. AP3 förväntar sig att leverentören kan erbjuda en upphandlad konsult för ett upphandlingsuppdrag när AP3 aviserar om hjälp tre veckor före planerat uppdrag. 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 PRIS Pris ska anges per timme. Priset anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset ska vara fast under de två första åren. För det fall resterande period ska indexuppräknas ska tillämpligt index anges i anbudet. 4. ÖVRIGA VILLKOR 4.1 UNDERLEVERENTÖR Underleverantör får ej anlitas utan AP3s skriftliga godkännande. För underleverantör svarar anbudsgivaren såsom för sig själv. 4.2 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtal får ej överlåtas på annan utan AP3s skriftliga medgivande. 5. UTVÄRDERING 1. Kvalificering 2. Utvärdering I steg 1 kommer AP3 att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och uppfyller samtliga ska-krav, samt nedan angivna krav a)-c). Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga att avtal inte kan fullföljas. a) Anbudsgivaren uppfyller de kvalifikationskrav som uppställs för anbudet vilka framgår av punkt 2-4 ; b) Anbudsgivare med anbudet bifogat efterfrågad information; c) Anbudsgivaren innehar den ekonomiska stabilitet och professionalism som är erforderlig för att kunna erbjuda de i upphandlingen efterfrågade tjänsterna (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt punkterna 2.1, 2.2 och 4 ovan).

Därefter kommer endast de anbud som uppfyller samtliga kriterier ovan att utvärderas i ett andra steg, där de ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående omständigheter, kommer att antas. I steg 2 ingår en samlad utvärdering av följande kriterier: AP3 kommer att välja det för AP3 mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till nedanstående kriterier som kommer att vägas samman vid anbudsutvärderingen. Nummer: Kriterium: Prövning mot bakgrund av: 1. Pris Information given enligt punkt 3 2. Kvalitet och funktion Information enligt punkt 2.4 Vikt vid sammanräkning: 30% 70% Definition av pris: Pris per timme, exklusive moms, i svenska kronor. Definition av kvalitet: I anbud redovisade tjänster för upphandlingsstöd, kommer att viktas och poängbedömas (se nedan). Även angivna referenser och av AP3 intagna egna referenser kan komma att tillmätas betydelse i utvärderingen av kvalitet. För utvärdering i det andra steget gäller följande: För varje anbud kommer vart och ett av ovan kriterier att poängsättas mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta poängen. Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det anbud vars pris är mest fördelaktigt för AP3 att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer det anbud som bäst tillgodoser AP3s behov av kompetens, resurser och erfarenhet att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje anbud. 6. ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDET 6.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är förenklat förfarande. Deltagande leverantörer ska lämna skriftligt anbud.

Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. 6.2 TIDSFRISTER (SISTA ANBUDSDAG OCH BINDANDE T.O.M. DAG) Skriftligt anbud ska vara AP3 tillhanda senast den 30 oktober 2012 (receptionen stänger 17,00) och ska vara bindande tre månader därefter. 6.3 UNDERTECKNANDE, BEHÖRIG FIRMATECKNARE Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller annan dokumenterat behörig person. För det fall att firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket ska behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. 6.4 INLÄMNANDE AV ANBUD Skriftligt anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av upphandlingskonsulttjänst, Diarienr. 2012/233 insändes till: Tredje AP-fonden (AP3) Vasagatan 7 Box 1176 SE-111 91 STOCKHOLM Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan till anbuden kommande kompletteringar skickas med e-post. 6.5 MEDDELANDE OM BESLUT Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP3s tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande. 6.6 INFORMATION I DETTA FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till anbudsgivare. Anbudsgivare ska själva tillförsäkra sig om att sagda information är korrekt. AP3 har inget ansvar för given information häri. 6.7 INGEN ERSÄTTNING FÖR ANBUD AP3 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud. 6.8 ANTAL LEVERANTÖRER OCH DELAT ANBUD AP3 avser att teckna avtal med en leverantör. 6.9 ANTAL EXEMPLAR OCH FORMAT Anbud och informationsmaterial lämnas i 2 exemplar: ett original och en kopia. Anbudet lämnas även in i elektroniskt format (Word-format/pdf) via e-post till katarina.utterstrom@ap3.se. Intygen som ska lämnas enligt punkt 2 behöver enbart bifogas i ett exemplar. 6.10 SPRÅK Anbud ska avlämnas på svenska.

6.11 ALLMÄNT OM ANBUDET Anbudet ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att AP3 ska ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudet ska upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som förfrågningsunderlaget, och ska hänvisa till de punkter som anges i detta. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. 6.12 UTESLUTNINGSGRUNDER Enligt de grunder som redovisas i LOU 10 kap 1 och 2 kan anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingen. 6.13 ANMÄLNINGSSKYLDIGHET Under lag (2000:192) om allmänna pensionsfonder 7 kap 2, finns möjlighet för AP3s styrelse att besluta att uppdragstagare skriftligen ska anmäla sitt innehav och förändringar i innehavet av finansiella instrument som anges i 1 kap 1 lagen (1991:980) om handel med finansiella instrument. 6.14 SEKRETESS Anbud som lämnas in till AP3 omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats, i enlighet med 19 kap 3 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap 16-19 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Anbudsgivare ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som anses känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning anbudsgivaren kan antas lida skada om dessa röjs. Vänligen notera dock att AP3 inte är bunden av anbudsgivares bedömning utan kommer att företa självständig prövning i varje enskilt fall. TREDJE AP-FONDEN Enligt uppdrag Katarina Utterström CFO