PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF 2015-10-20 Närvarande: Berit Nrén, Christina Kvarnström, Erika Hanssn, Fredrik Nilssn, Inger Engström, Lena Sjölin, Peder Hanssn, Sture Veräjä, Åsa Israelssn, Eva Åkerlund Infrmatin från scialkntrets ledningsgrupp Scialkntrets ledningsgrupp har verksamhetsplaneringsdagar 9-10 december EKU har skapat en mall för budgetfördelning sm alla avdelningar ska använda Nya fyrfältaren i Skelis kmmer att driftsättas på enhetsnivå Integratinsfrågan, sysselsättning, praktikplatser. Vad kan vi bidra med - vad är kmmunens ansvar ch vad är inte kmmunens ansvar? Situatinen i Skellefteå just nu är den, att här finns 1200 vuxna (+ barn) asylsökande. Migratinsverket har ansvar för dessa persner. Utöver det finns här 310 persner med permanent uppehållstillstånd, varav 200 är vuxna. För dessa har kmmunen ansvar för integratinen. MAS efterlyser en prcessgenmgång för medicinhantering. EKU får uppdraget. Ramar för strategi för kmmande lönerörelse är klara. Scialkntret behöver effektivisera rehabprcessen. Scialkntret anrdnar en halvdag för chefer 5 nvember. Åsa har 15 minuter till förfgande till en prgrampunkt med temat "Därför är vi på jbbet - så arbetar avdelningen för att utveckla det prfessinella stödet". Vid SSF:s ledningsträff efterlyser Åsa förslag på innehåll ch ledningsgruppen föreslår att SSF visar film m delaktighetsmdellen. Scialkntrets ledningsgrupp såg en film m hur arbetssätten är i fkus för att nå önskade resultat Huvudfkus i kvalitetsrådet just nu är avvikelsehantering. Det finns ett förslag m nya riktlinjer vad gäller representatin, gåvr, tjänsteresr med mera. Åsa kmmer att sprida infrmatinen inm SSF. Ledningsgruppen nterar infrmatinen Åsa tar hjälp av utvecklingsenheten att förbereda för inslaget på chefsdagen.
Infrmatin m överföringen av resursavdelningen till SSF Nuläge i arbetsgrupperna: Infrmatin ch kmmunikatin Arbetsplanen klar. Det mesta av det praktiska arbetet ska göras i nvember/december, så sm annnsering, webb, affischering ch utskick, men resursavdelningen rdnar underlag för utskicken redan nu. Intern kunskapsöverföring i kundtjänst från grupp 2 (skla) till grupp 1 (sc) påbörjas. Gruppen gör ingen risk- ch knsekvensanalys. Det går att redan nu förbereda för de ändringar sm ska ske på intern- ch externwebben vid årsskiftet, genm att inventera på vilka sidr ändringarna behöver göras ch förbereda ny text. Inte påbörjat än. Persnalfrågr Bemanningsprcessen skiljer sig åt mellan rganisatinerna. Sture Veräjä kmmer att träffa resursavdelningens chefer ch chefen för bemanningen under veckan. Resursavdelningen har manuella rutiner för schema, medan Stöd ch service har digitala. Frågan m samma rätt till heltid för resursavdelningens persnal sm för SSF:s skjuts till 2016 för att kunna uppnås under 2017. Eknmi/ Administratin Arbetsgruppen har tagit fram arbetsplan ch risk- ch knsekvensanalys. Man knstaterar ckså att många av gruppens frågr tangerar gruppen persnal ch gruppen persnlig assistans. Det finns ckså frågetecken kring avgiftshanteringen. LSS Bende samrdning Gruppen har jämfört resursavdelningens ch SSF:s krttidsbenden för att se var det finns skillnader ch likheter. Man har tagit fram risk- ch knsekvensanalys. Resursavdelningens bendechefer är från ch med nu inbjudna till de inplanerade mrådesträffarna för mråde syd. LSS handläggning samrdning Arbetet flyter på bra, det mesta i fråga m handläggning ser likadant ut i båda rganisatinerna. Det man ser sm en str skillnad från resursavdelningens sida är att gå från småskalighet till strskalighet. Persnlig assistans samrdning Det mesta ser likadant ut i båda rganisatinerna, en avstämning är gjrd. Kmpetensutveckling Gruppen har beskrivit vad respektive avdelning gör på utbildningssidan. Sm läget ser ut nu finns inget akut behv. Resursavdelningen kan vara med på de utbildningar Stöd ch service genmför under återstden av hösten 2015. Barnperspektivet lyfts
sm en fråga, men SSF ser inget prblem i det eftersm vi redan har många lika gruppers perspektiv att ta hänsyn till inm gruppen vuxna. Arbetsgruppen vill ckså veta så frt sm möjligt vilka eknmiska resurser man har till utbildning så att man kan planera för nästa år. Genmförandeplansutbildning ch titulatur ch yrkeskrav blir gemensam sak efter nyår. Vilken utbildning resursavdelningens persnal har ska ckså läggas in i Winlas. Lkaler ch kntr Förslagsvis kmmer beslutsenheten att flytta från stadshuset till kntrshuset Hjrten. Planerare/samrdningsfunktiner föreslås bli kvar på Hjrten. Sedan är planen att resterande funktiner ska inrymmas i plishuset. Behvet där är 10 rum. Arbetsgruppen ska kmma med ett nytt förslag. IT-frågr i samband med överföringen Det finns ingen arbetsgrupp specifikt för IT-frågr, men flera arbetsgrupper har identifierat arbetsuppgifter relaterade till IT. Peder Hanssn har, i egenskap av IT-ansvarig på Stöd ch service, fått i uppgift att titta på punkterna. Bemanning ny rganisatin Tas upp på nästa samverkan. Bilanvändning inm resursavdelningen Resursavdelningen vill ha en riktlinje för hur ch när man ska skjutsa persner till aktiviteter. Här är synen på barn ch vuxna helt lika. Vuxna förväntas lösa transprter med kllektivtrafik, egen bil eller taxi/färdtjänst. Kmmunen har inte laglig rätt att gynna enskilda medbrgare genm att erbjuda bilskjuts. Barn, däremt, beviljas inte färdtjänst eftersm att föräldrarna förväntas skjutsa. Inm resursavdelningen ger idag förälder gdkännande att barnet åker bil med persnalen. Bil leasas ftast, men det förekmmer även resr i persnalens privatbil när det av lika skäl inte går att lösa med leasing. Det sm talar mt det sättet är försäkringsfrågan m någt händer. Ledningsgruppen nterar infrmatinen. Kmpetens Ledningsgruppen behöver ta ställning till frtsatt arbete ch implementering av nedanstående punkter. En del av implementeringen/infrmatinen sker genm att bjuda in till frukstmöte med chefer i december. Förslag: Delaktighetsslingan, ett pririterat mråde.
Under våren erbjuds kunskapsbärare att utbildas till vägledare. Målet är att hösten 2016 genmföra 5 slingr. Verksamhetscheferna behöver infrmera m vikten av att frigöra vägledare. Implementering av Våld i nära relatiner Utbildningsmaterialet är klart ch första steget är att under frukstmötet presenteras utbildningen samt valda delar visas. Andra steget är att alla chefer har genmfört utbildningen i sina arbetsgrupper senast 30 april. Verksamhetscheferna behöver infrmera sina chefer. Stöd ch service har ett uppdrag att ha reginal dialg med diskussinsfrågr m kmpetens ch uppdraget för stödpedagg, samt YH- utbildningens innehåll. Första steget, Berit ch verksamhetscheferna utser en arbetsgrupp med 4-5 chefer sm vid ett tillfälle sm genmför dialgen utifrån frågeställningarna, klart innan mitten av december. Andra steget, infrmatin på frukstmötet m det kmmande prjektet m titulaturer ch yrkeskrav, samt dialgen m YH kursinnehåll för stödpedagg. Ledningsgruppen beslutar att följa förslaget. Persnalläget/rekryteringar Bende LSS har tillsvidareanställt en chef. Första uppdraget blir sm vikarie för en kmmande föräldraledighet, sedan ersätter den nyanställda chefen en pensinsavgång. Scialpsykiatrin kmmer att inleda rekrytering av ny chef inm krt. Ledningsgruppen nterar infrmatinen. Delegatiner 2016 ch uppföljning av internkntrllplanen 2015 Scialnämnden fastställer årligen delegatinsrdningen för avdelningarna, d.v.s. vem sm får fatta beslut m vad. Innan dess går avdelningarna igenm gällande delegatiner för att se m någt behöver ändras. För Stöd ch service del kan det kmma att bli en liten ändring på handläggningssidan. De delegatiner sm gäller resursavdelningen finns idag i barn- ch grundsklenämndens delegatinsrdning ch ska nu överföras till scialnämnden. Internkntrll är ett system sm bl. a. syftar till att säkerställa att lagar följs ch att minimera risker. Internkntrll påverkar alla delar av rganinsatinen ch är inte enbart
ett sätt att följa upp eknmi, utan kan till exempel mfatta riskbedömningar för rganisatinens verksamhet, uppföljning av mål, utarbetandet av lämpliga arbetsrutiner ch hjälpmedel samt kntrll i efterhand av att rutiner följs. Internkntrllplanen följs upp en gång varje år. Vid dagens sammanträde går ledningsgruppen igenm delegatinsrdning för 2016 ch uppföljning av internkntrllplan 2015. Ledningsgruppen beslutar att färdigställa dkumenten ch lämna in dem till scialnämnden. Aktiviteter i styrkrtet Ledningsgruppen har en tid arbetat med att ta fram aktiviteter till Stöd ch service styrkrt för 2016. Vid dagens sammanträde presenteras förslag till aktiviteter. Efter diskussin beslutar ledningsgruppen att göra vissa krrigeringar i förslaget innan det lämnas till scialnämnden för beslut. När aktiviteterna är fastställda kmmer de att publiceras på Stöd ch service rganisatinsyta. Eknmi Arbetet med förslag till fördelning av internbudget för 2016 pågår. Vid dagens sammanträde presenterar avdelningens eknmer sammanställning av hittills kända siffrr ch behv. Eknmerna får i uppdrag att frtsätta arbetet. Ärendet tas upp igen nästa ledningsträff. Serviceförklaringar Utvecklings- ch eknmienheten har i uppdrag att se över ch ge förslag på hur Stöd ch service kan gå vidare med serviceförklaringar. Förslaget presenteras idag. Åsa meddelar att kmmunens revisrer lämnat synpunkten att serviceförklaringarna inte följs upp ch revideras tillräckligt fta.
I diskussinen sm följer menar ledningsgruppen att serviceförklaringarna ch infrmatinsmaterialet m insatserna tgs fram före det att Stöd ch service lanserade visinen för framtiden. Serviceförklaringarna i sig stämmer frtfarande ganska bra, medan det allmänna infrmatinsmaterialet behöver marbetas till att gå i linje med visinen. Infrmatinen visar inte på bredden av LSS-insatser ch att beviljade insatser kan förändras över tid. Åsa undersöker med förvaltningschefen vad revideringen ska innefatta. Ärenden till samverkan På nästa samverkan, 26 ktber, ska följande infrmatin lämnas till facken: Infrmatin m överföring av resursavdelningen Bemanning ny rganisatin (del av ärende 1 överföring av resursavdelningen) Infrmatin m styrkrtsmål ch förslag till aktiviteter Vid prtkllet Eva Åkerlund