Minnesanteckningar från samverkan Avdelningsnivå

Transkript

1 Minnesanteckningar från samverkan Avdelningsnivå Närvarande: Åsa Israelsson, Inger Engström, Christina Kvarnström, Peder Hansson, Sture Veräjä, Madelene Anefur Marklund, Therese Classon, Kommunal, Anne Andersson, Kommunal, Vibeke Nordström, SACO, Anna Janzén, Vision, Berit Noren, Vision (ärende 1) Annika Bäckström, Lärarförbundet, Stefan Persson, Lärarförbundet, Lilian Bergkvist, SACO/FSA, Eva Åkerlund, sekreterare. Överföring av resursavdelningen till SSF information om nuläge Nuläge i arbetsgrupperna och kommunikation Arbetsplanen klar. Det mesta av det praktiska arbetet ska göras i november/december, så som annonsering, webb, affischering och utskick, men resursavdelningen ordnar underlag för utskicken redan nu. Intern kunskapsöverföring i kundtjänst från grupp 2 (skola) till grupp 1 (soc) påbörjas. Gruppen gör ingen risk- och konsekvensanalys. Det går att redan nu förbereda för de ändringar som ska ske på intern- och externwebben vid årsskiftet, genom att inventera på vilka sidor ändringarna behöver göras och förbereda ny text. Inte påbörjat än. Personalfrågor Bemanningsprocessen skiljer sig åt mellan organisationerna. Sture Veräjä kommer att träffa resursavdelningens chefer och chefen för bemanningen under veckan. Resursavdelningen har manuella rutiner för schema, medan Stöd och service har digitala. Frågan om samma rätt till heltid för resursavdelningens personal som för SSF:s skjuts till 2016, för att kunna uppnås Det politiska beslutet kring överföringen säger att personal som överförs från resursavdelningen ska ha samma rätt till heltid som Stöd och service personal, men avdelningen får inga särskilda pengar för att genomföra detta. I och med organisationsförändringen kommer LAS:ad personal med titel barn- och ungdomsassistent att överföras till social-

2 kontorets LAS-lista. Arbetstidsmåtten skiljer sig åt mellan resursavdelningen och SSF, och det är något som arbetsgruppen tittar på. Resursavdelningen begär också in utdrag ur belastningsregistret för sin personal, något som SSF inte gör. Ekonomi/ Administration Arbetsgruppen har tagit fram arbetsplan och risk- och konsekvensanalys. Man konstaterar också att många av gruppens frågor tangerar arbetsgrupperna personal och personlig assistans. Det finns också frågetecken kring avgiftshanteringen, då administrativt center redan nu vet att man kommer att till viss del vara underbemannade under första kvartalet Arbetsgruppen kommer att komplettera underlaget med en nulägesbeskrivning över hur det ser ut på Stöd och service. Målet är att kunna slå samman vissa administrativa uppgifter som idag finns i båda organisationerna till en funktion, och på så vis frigöra administrativa resurser för andra arbetsuppgifter. LSS Boende samordning Gruppen har jämfört resursavdelningens och SSF:s korttidsboenden för att se var det finns skillnader och likheter. Man har tagit fram risk- och konsekvensanalys. Resursavdelningens boendechefer är från och med nu inbjudna till de inplanerade områdesträffarna för område syd. LSS handläggning samordning Arbetet flyter på bra, det mesta i fråga om handläggning ser likadant ut i båda organisationerna. Handläggarna har redan tidigare samarbetat i frågor om rutiner med mera, så arbetssättet är i stort detsamma. Det man ser som en stor skillnad från resursavdelningens sida är att gå från småskalighet till storskalighet. Den del av barn- och grundskolenämndens delegationsordning som berör resursavdelningen överförs till socialnämndens delegationsordning. En delegationsordning beskriver vem som har rätt att besluta om vad. Personlig assistans samordning Det mesta ser likadant ut i båda organisationerna, en avstämning är gjord. Just nu jämför man de avtal som finns mellan kommun och assistansberättigad. chefer kommer att få utbildning i barnfrågor, men de ärenden som rör barn kommer att handhas av en chef med erfarenhet.

3 Kompetensutveckling Gruppen har beskrivit vad respektive avdelning gör på utbildningssidan. Som läget ser ut nu finns inget akut behov. Resursavdelningen kan vara med på de utbildningar Stöd och service genomför under återstoden av hösten Barnperspektivet lyfts som en fråga, men SSF ser inget problem i det eftersom vi redan har många olika perspektiv att ta hänsyn till inom gruppen vuxna. Socialstyrelsen har ett material kring barnperspektivet, mest riktat till individ- och familjeomsorg, men det kan även vara till nytta hos Stöd och service. Arbetsgruppen vill också veta så fort som möjligt vilka ekonomiska resurser man har till utbildning så att man kan planera för nästa år. Genomförandeplansutbildning och titulatur och yrkeskrav blir gemensam sak efter nyår. Vilken utbildning resursavdelningens personal har ska också läggas in i datasystemet Winlas. En skillnad mellan organisationerna är att SSF har en central samordning kring utbildning, medan frågan ligger hos varje chef på resursavdelningen. Lokaler och kontor Förslagsvis kommer beslutsenheten att flytta från stadshuset till kontorshuset Hjorten. Planerare/samordningsfunktioner föreslås bli kvar på Hjorten. Sedan är planen att resterande funktioner ska inrymmas i polishuset. Behovet där är 10 rum. Arbetsgruppen ska komma med nytt förslag. IT-frågor i samband med överföringen Det fanns från början ingen arbetsgrupp för IT-frågor specifikt, men flera arbetsgrupper har identifierat arbetsuppgifter relaterade till IT. Peder Hansson har, i egenskap av IT-ansvarig på Stöd och service, fått i uppgift att titta på punkterna. Ett första möte med IT-avdelningen och EKU är planerat till den 9 november. Åsa kommer att återkomma till facken med de risk- och konsekvensanalyser som är upprättade. Bemanning ny organisation Två kravprofiler är samverkade; chef för verksamhetsstöd och chef för personlig assistans och uppdragsbaserade insatser. Åsa kommer att MBL-förhandla inplacering av befintlig personal från resursavdelningen som matchar kravprofilerna.

4 Bilanvändning inom resursavdelningen Resursavdelningen vill ha en riktlinje för hur och när man ska skjutsa personer till aktiviteter. I den frågan är synen på barn och vuxna helt olika. Vuxna förväntas lösa transporter med kollektivtrafik, egen bil eller taxi/färdtjänst. Kommunen har inte laglig rätt att gynna enskilda medborgare genom att erbjuda bilskjuts. Barn, däremot, beviljas inte färdtjänst eftersom att föräldrarna förväntas skjutsa. Inom resursavdelningen ger idag förälder godkännande att barnet åker bil med personalen. Bil leasas oftast, men det förekommer även resor i personalens privatbil när det av olika skäl inte går att lösa med leasing. Det som talar mot det sättet är försäkringsfrågan om något händer. Kommunen har en policy att användningen av privat bil i tjänsten ska minimeras. Samverkansgruppen noterar informationen. Föregående protokoll Samverkansgruppen går igenom protokollet från föregående möte. Inga förändringar eller tillägg noteras. från verksamheterna och facken Åsa, Kicki och verksamhetscheferna informerar kort om vad som är på gång inom avdelningen. De fackliga organisationerna informerar om övergripande arbete som berör Stöd och service. Avdelningen (Åsa) Förutsättningar för nästa år håller på att tas fram. Mål, aktiviteter, budget. Förfinad arbetsmiljöplan för för avdelningen, tas upp på nästa samverkansmöte. Årsplanering som visar viktiga aktiviteter på chefsnivå trycks upp.

5 Arbete kring resursavdelningens överföring. Avdelningens gruppanvändarkonton för datorinloggning ska konverteras till funktionsbrevlådor under resten av hösten. Möte med IT-avdelningen för att få information om förutsättningarna är planerat denna vecka. Daglig verksamhet kommer att vara först ut. Beslutsenheten (Kicki) Jobbar på, men har oturligt nog tappat lite tempo på grund av sjukskrivningar. Boende/daglig verksamhet (Lena) Anna Janzén rapporterar därför att Lena Sjölin inte är närvarande vid dagens sammanträde. Boendesidan arbetar med resursfördelningssystemet. Dock finns ingen färdig plan för införandet, och resultatet är ännu inte meddelat till arbetsgrupperna. Resultat av analysen på individnivå kommer att lämnas på arbetsplatsträffar och beräknas vara meddelat samtliga 15 november. Man jobbar också med effektivisering av bemanningsprocessen. Föroch nackdelar med central schemaplanering har samlats in, och Anna kommer att prata med chefer från ÄO och få deras synpunkter. Åsa kompletterar med att Kommunal, PUE och ÄO också jobbar med frågan om central schemaplanering. Stöd och service kommer därför att avvakta med beslut. Parterna är överens om målet, den effekt central schemaplanering förväntas ge, men man är inte överens om sättet att nå dit. Personlig assistans (Inger) Ing-Marie Dahlqvist går i pension vid årsskiftet. Från v.45 och året ut kommer Ing-Marie att ta ut innestående semester. Cecilia Lind börjar 10 december och tar då över assistansärendena från resursavdelningen samt ytterligare några ärenden som nu finns inom Stöd och service. Joel Backman slutar sin tjänst 18 december. Linda Forsberg Lindgren är fortsatt tjänstledig för vikariat på beslutsenheten. Vikarie under perioden blir Sandra Andersson. Från och med 1 november kommer tillsvidareanställda personliga assi-

6 stenter att kunna göra intresseanmälan till längre vikariat och vakanser inom personlig assistans. Intresseanmälan görs via externa webbsidan tillsvidareanställda personliga assistenter kommer att ha en heltidsanställning i grunden 31/12. Övertid och mertid har minskat med 11,9%. Sjukfrånvaron har minskat under 2015, februari månad var den 14,66% och nu i september (augustis siffror) %. Timtidsanställningarna har minskat med 70,8%. PUE (Sture) Förutom överföring av resursavdelningen, och det som kommer att bli en följd av resursfördelningsmodellen, arbetar PUE med titulaturer inom daglig verksamhet inför överföringen av arbetsterapeuter till HSenheten. Man har också börjat förbereda lönerörelse 2016, och då innefattas även resursavdelningens personal. Kommunal frågar om särskilda satsningar kommande lönerörelse, och Sture svarar att facken kommer att få information på nästa samverkansträff. Socialpsykiatrin (Peder) Socialpsykiatrin har något högre sjukfrånvaro i år än förra året. Samtidigt har statistiken förfinats och visar t.ex. ålder, kön och antal sjukdagar, vilket förhoppningsvis ska göra det lättare att analysera orsaker och följa upp sjukfrånvaron. Man arbetar också mycket med genomförandeplaner och rörelse. Helene From slutar som chef inom socialpsykiatrin och börjar på boende LSS. Utannonsering av hennes tjänst sker i dagarna. Lärarförbundet frågar hur SSF jobbar med systematiskt arbetsmiljöarbete. Åsa svarar att nästa års arbetsmiljöplan ska bli bättre än den varit tidigare år. t kommer på nästa samverkansträff. Kommunal Just nu är det många medlemmar som hör av sig och har synpunkter på central schemaplanering och semesteruttag över helger. Övriga fack Övriga fack har inget att rapportera.

7 Styrkortsmål och förslag till aktiviteter 2016 Åsa informerar om förslag till aktiviteter i styrkortet för Några aktiviteter är definitiva medan andra fortfarande är förslag. Under diskussionen som följer föreslår samverkansgruppen en ändring under medarbetarperspektivet; att aktiviteten Öka den genomsnittliga sysselsättningsgraden till 90 % ska ändras till Öka andelen heltidsanställningar. Åsa vill ha synpunkter på aktiviteterna från facken, både om man tycker att de är bra eller mindre bra. Synpunkter lämnas till Åsa snarast. Avdelningens förslag till aktiviteter ska vara inlämnat till socialnämnden senast 3 november. När aktiviteterna fastställts av socialnämnden kommer styrkortet att publiceras på Stöd och service organisationsyta. om jämställdhetsföreläsning 15 januari 2016 Medarbetare Åsa informerar om den planerade jämställdhetsförmiddagen den 15 januari Medverkande blir Skellefteå kommuns jämställdhetssamordnare Alexandra Sundberg och Kommunals förbundsordförande Annelie Nordström. Målgrupp är arbetsplatsombud för de fackliga organisationer som finns representerade inom Stöd och service och alla chefer. Åsa återkommer med mer information och inbjudan till förmiddagen. Vid anteckningarna Eva Åkerlund