Arbetsfördelning via delegering. Ledningsgruppen har bjudit in MAS Louise Lundholm till ledningsträffen.

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Christina Kvarnström, Fredrik Nilsson från ärende 4, Inger Engström, Johan Magnusson, Madelene Anefur Marklund, Maud Berggren, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare Louise Lundholm, medicinskt ansvarig sjuksköterska deltar i ärende 1. HR-chef Camilla Lindström och bemanningsutvecklare Åsa Isaksson deltar i ärende 4 Gun-Eva Andersson Långdahl, deltar i ärende 7 Arbetsfördelning via delegering Ledningsgruppen har bjudit in MAS Louise Lundholm till ledningsträffen. Bakgrunden är den, att sedan delegationer kopplades till samarbetsområden inom LSS boendesida kan delegationer ha fallit bort när samarbetsområdena förändrades i den nyligen genomförda omorganisationen. Delegationerna finns numera i Procapita, där chef kan söka delegationer inom samarbetsområdena. Strukturen i Procapita är en spegling av hur organisationsträdet ser ut. Louise berättar i korta drag om i vilka fall det krävs delegation för baspersonalen att utföra vissa arbetsuppgifter och vilka det räcker med bra grundläggande kunskaper. Johan menar att från HS-teamets sida vill man att baspersonalen ska ha en bra baskunskap, men efterlyser ett sätt att fånga upp de som behöver komplettera sina kunskaper. I vissa verksamheter förekommer många sjukvårdande insatser, och där är bra baskunskap särskilt viktigt. Det är också viktigt att semestervikarier får utbildning i delegering innan de går ut i arbete. Det kan inte genomföras innan de har en anställning och finns upplagda i systemen. Den eftersläpning som finns när det gäller anställningsavtalen blir ett bekymmer, men problemet kan lösas genom att chef så snart vikarien är utvald gör en intermittent anställning (d.v.s. timanställning) för att senare omvandla den till månadsanställning när sysselsättningsgraden är klar. Ledningsgruppen tackar Louise för genomgången och beslutar att uppdra till Inger och Lena att undersöka om det finns fallna delegationer inom deras respektive verksamhetsområden.

2 BERÄTTELSER FRÅN VERKSAMHETERNA AVDELNINGEN Åsa har många möten kommande vecka. Eventuellt ett stormöte om korttidsverksamheten med vårdnadshavare och politiker. HS-ENHETEN Johan berättar att HS-enheten kommer att göra en områdesindelning som ska vara klar och i drift 4 september. Man inventerar kompetenser inom enheten för att få en så bra sammansättning som möjligt i de olika teamen. Alla skötersketjänster är besatta inför sommaren. HS jobbar också med kulturförändring och synen på egenvård, och funderar över begreppen friskvård hälsovård sjukvård. BOENDE OCH KORTTIDSVERKSAMHET En stor del av arbetet just nu för Inger är frågan om korttidsverksamheten. Hon arbetar också med boendestrategi tillsamman med Lena Sjölin. VERKSAMHETSSTÖD Nina Olausson kommer att vikariera för Madelene under hennes föräldraledighet 15 augusti 28 januari Carina Norman har anställts under ett år med start 1 augusti, 50 % teknikprojekt och 50 % vikariat för verksamhetsutvecklare Maria Wikström. Carina har sedan tidigare jobbat deltid med välfärdsteknik inom SSF:s verksamheter och nu fortsätter arbetet med att stimulera brukare att prova ny teknik och att utbilda personal. Förslaget till ny serviceförklaring som innefattar samtliga LSS-insatser är klart. Innan förslaget kan fastställas i socialnämnden ska det behandlas i RÅFF (Rådet för förebyggande av funktionshinder). Kommunens ekonomicenter öppnar i mitten av augusti. Det innebär att det kommer att bli förändringar i förvaltningarnas rutiner. I den pågående kompetenskartläggningen har c:a 400 anställda lämnat in sina betyg, men alla är ännu inte analyserade. Verksamhetsstöd förlänger Elisabeth Johanssons deltidsanställning för granskning och validering av inlämnade betyg. De som hittills inte lämnat in sina betyg och vill ha en validering får på eget initiativ vända sig till CV (Centrum för validering) som finns på gymnasiekontoret. Verksamhetsstöd har också i uppdrag att se över kontaktpersonalens roll. En brukarenkät kommer att genomföras under hösten. BESLUTSENHETEN Kicki berättar att beslutsenheten har ute en annons om en tjänst som LSS-handläggare.

3 PERSONLIG ASSISTANS Maud informerar om att numera måste varje person som har anställning som personlig assistent i ett SFB-ärende finnas registrerad hos Försäkringskassan, och kopplad till det aktuella ärendet innan de får börja arbeta. Registreringen sker på Försäkringskassans blankett, och för den som arbetar i flera SFB-ärenden krävs en blankett per ärende. Denna nyordning kommer att bli ett problem vid utlåning av personal. Maud säger att hon ska undersöka med systemansvarig för Intraphone om systemet erbjuder någon lösning i frågan om registreringen, och även höra med Piteå kommun som också använder Intraphone, hur de löser frågan om registrering vid utlåning av personal. SOCIALPSYKIATRIN Just nu är det sommaren som står för dörren och socialpsykiatrin håller än på med det sista kring vikarier. Man har varit och tittat på lokalerna på Kockarhöjden som är mycket slitna men passar mycket bra. Flytten dit sker så snart som möjligt. IT-uppkopplingar är klara så man hoppas att allt löser sig snabbt. UPPFÖLJNINGAR Åsa vill påminna om åtgärdsplanen för verksamheter som inte uppnått 90 % aktuella GP. Frågor till de chefer som har verksamheter där målet för aktuella GP inte är nått: Varför har man inte uppnått 90 %? Vilka åtgärder sätter man nu in för att nå 90 %? Vad gör man för att säkerställa att aktuella GP inte riskerar att hamna under 90 % i framtiden? Ledningsgruppen beslutar att svar ska lämnas till respektive verksamhetschef senast 30 juni, och helst i kommentarsfältet i fyrfältaren. OBS! Fältet är inte sekretesskyddat. Bemanningsstrategi Ledningsgruppen har bjudit in HR-chef Camilla Lindström och bemanningsutvecklare Åsa Isaksson från PUE för att få en genomgång av arbetet med bemanningsstrategin. Efter genomgången diskuterar ledningsgruppen hur Stöd och service ska arbeta effektivt med bemanning. Det är nu ett antal år sedan utbildningen Bemanningsakademin genomfördes, och ganska många nya chefer har anställts sedan dess. Med tanke på det

4 finns det behov av en ny utbildning i bemanningsplanering vilket också planeras för i höst. Förslagsvis är sommarledningsmötena för chefer ett bra tillfälle att prata bemanningsstrategier, och att också bjuda in PUE till några av mötena för att få stöd i arbetet. Åsa, Fredrik och Eva-Lotta kommer att träffa representanter för PUE och gå igenom resultat från den uppföljning kring bemanning som SSF genomfört under maj månad. Ledningsgruppen tackar Camilla och Åsa för genomgången och beslutar att arbeta vidare med frågan om en utbildningsinsats i bemanning, och att skapa en samarbetsyta på intranätet för bemanningsplanering. STRATEGIARBETE TEKNIK Medel för planerade IT-projekt är avsatta och chef för verksamhetsstöd har rekryterat projektledare för träningslägenhet på Kantgatan. Under hösten kommer verksamhetsutvecklare Carina Norman ansvara för att arbeta tillsammans med EKU och övriga avdelningar med de aktiviteter som finns i plan för digitalisering samt ansvara för projekt kring träningslägenheten. Ett område inkluderar även fungerande infrastruktur för digitalisering, tillgång till WiFi och mobilitet för personliga assistenter. FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE FRÅGOR Språkombud Socialkontoret har ett uppdrag från socialnämnden att arbeta med språkombud på arbetsplatserna som ett led i möjligheten att rekrytera och behålla personal. Rekrytering är en utmaning idag, och i februari 2017 hade Västerbotten en arbetslöshet på endast 6,6 % varav en stor del är personer som är utrikesfödda, utan gymnasieutbildning eller har en funktionsnedsättning. Socialkontoret kan nu erbjuda utbildning för språkombud. Mer detaljerad information och hur man anmäler till utbildningen kommer att gå ut till chefsgruppen. Rutin för samarbete mellan SSF och IFO Kicki redovisar skriftliga rutiner för samordning med socialpsykiatrin och LSS utifrån Öppna Jämförelser Missbruk. Syftet med rutinen är att genom förbättrad samverkan

5 se till att ge rätt stöd till rätt person/familj till rätt kostnad. Det innebär att SSF och IFO ska undvika att personer som söker om stöd bollas mellan avdelningarna med risk för att ärendet hamnar mellan stolarna, eller får ett sämre stöd än vad de skulle kunna få om avdelningarna samordnade insatserna bättre. Det kan handla om personer med samtidigt missbruk och psykiska eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, eller personer som har insatser från SSF och samtidigt har behov av att ansöka om försörjningsstöd. Det kan även röra sig om föräldrar som har behov av stöd och avlastning runt sitt funktionsnedsatta barn där både IFO:s och SSF:s insatser kan vara aktuella. Återkoppling från handledning och planering av fortsättning Gun-Eva Andersson Långdahl besöker ledningsträffen och ger återkoppling från de handledningstillfällen hon under våren hållit med chefer, vilka mönster hon sett, skillnader hon noterat och vilka frågor och diskussioner som varit gemensamma. För hösten finns fem tillfällen inplanerade för fortsatt handledning. Ledningsgruppen pratar innehåll och upplägg för höstens träffar och beslutar att uppdra till verksamhetsstöd att tillsammans med Gun-Eva fortsätta planeringen av höstens handledningstillfällen, samt att bjuda in Gun-Eva till ett ledningsmöte i november för ny återkoppling. Samverkan Följande ärenden kommer Åsa att ta upp i samverkan på avdelningsnivå information om vikarie 6 månader för Madelene Anefur Marklund information om anställning 6 månader som biträdande verksamhetschef på socialpsykiatrin, Samverkan om förflyttning av verksamhetscontroller från verksamhetsstöd till direkt underställd avdelningschef. Information om arbetet med yrkeskrav och titulaturer inom SSF. Vid protokollet Eva Åkerlund