Information om bemanningsprocessen och avtal om modell för schemaläggning

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Ann Lindgren, Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Johan Magnusson, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare. HR-chef Camilla Lindström deltar i ärende 1. Information om bemanningsprocessen och avtal om modell för schemaläggning HR-chef Camilla Lindström från PUE besöker ledningsgruppen och berättar om nuläget i samtalen med Kommunal om modell för schemaläggning. PUE och Kommunal träffas regelbundet i frågan, men än finns inget förslag till nytt avtal. Man märker av ett lugn i de flesta verksamheter och många är nöjda med fast schema, frånsett några arbetsplatser där man upplever att det inte fungerar tillfredsställande. Reflektioner man gjort är att delaktighet är en framgångsfaktor för att personalen ska känna sig nöjd med fast schema, att man fått möjlighet att ha en dialog även om det är chefen som lägger schemat, och att byten av turer mellan medarbetare har ökat. I diskussionen som följer kommenterar ledningsgruppen frågan med att det är fler medarbetare som tar ut semesterdagar när man behöver vara ledig jämfört med när man hade periodplanerat schema, vilket är positivt. Det är också viktigt att bemanningsadministratörerna ges god överblick över verksamheterna, men många vikariat löses direkt mellan chefer och utan medverkan av bemanningen. En fundering är om det skulle det vara möjligt att ha flera olika schema- /bemanningsmodeller inom SSF för att lättare kunna anpassa scheman till olika verksamhetsformer. Ledningsgruppen menar också att när det gäller samarbete mellan verksamhetsområden om personal finns en del att utveckla, t.ex. regelbundna träffar med bemanningscenter för att stämma av läget och beskriva kända behov. Chefer upplever att det är många moment förknippade med att kalla ut en vikarie till ett arbetspass, och att stödfunktioner bollar tillbaka arbete på cheferna, och att man får olika besked från olika personer inom stödfunktionerna. För att komma från detta måste uppdragen till stödfunktionerna blir tydligare riktigt ställda uppdrag bollas inte tillbaka i samma utsträckning som ofullständiga. Camilla berättar också att lönecenter arbetar med att införa digitala anställningsavtal, och för SSF:s del blir det aktuellt någon gång i mars månad. Formuläret för anställningsavtal har vissa inbyggda funktioner som gör det mycket enklare att fylla i rätt jämfört med nuvarande anställningsavtal.

2 PUE har inplanerade informationstillfällen om bemanningsprocessen, men kommer också gärna till SSF och har en dialog med cheferna. Ledningsgruppen tackar Camilla för genomgången och beslutar att följa PUE:s och Kommunals arbete med avtal om ny schemamodell, att Stöd och service ska följa den bemanningsprocess som finns, att i samband med att nyanställda chefer tillträder under våren ha en genomgång med samtliga chefer runt bemanningsprocessen, och att bjuda in lönecenter för en visning av digitalt anställningsavtal. Nuläget i verksamhetsgrenarna Personlig assistans Just nu finns en övertalighet inom personlig assistans. Det har kommit en Lex Sarah-anmälan som rör verksamheten, och man arbetar med åtgärder för att komma tillrätta med det missförhållande som orsakat anmälan. Utbildning i mobilappen för Intraphone pågår, och den 1 mars börjar personliga assistenter rapportera sin tid via den. Inom en snar framtid kommer personliga assistenter också att få tillgång till PS Självservice i arbetsmobilerna. Den 1 mars påbörjar Inger Engström sin övergång till verksamhetschef för boende och daglig verksamhet, och tar då över ett geografiskt område. Inger finns kvar som verksamhetschef för personlig assistans på deltid, till dess att ny verksamhetschef tillträder. Hälso- och sjukvårdsteamet Johan Magnusson är nu tillsvidareanställd som enhetschef. Han har hittills vikarierat för tjänstledig f.d. enhetschef. Teamet har just nu fokus på begreppet hälsa, och ett mål på lång sikt är förebyggande arbete. Beslutsenheten Just nu är det främst ansökningar om personlig assistans som ligger på handläggarnas bord, men osäkerheten är stor kring vad som gäller för grundläggande behov. Beslutsenheten följer Försäkringskassans nya praxis, och måste därför avslå ansökningar där behoven inte når upp till normen. Detta medför i sin tur många överklaganden av beslut, så mycket av handläggarnas tid går åt till att skriva yttranden. Beslutsenheten

3 har vid ett par tillfällen konsulterat jurist för att få hjälp att tolka bestämmelserna, men det råder osäkerhet även hos den juridiska expertisen. Verksamhetsstöd Verksamhetsstöd planerar kunddialog med chefsgruppen om enhetens arbete, vad man kan få stöd med och vilka som gör vad på enheten. Skellefteå kommun beviljades statligt stimulansmedel 2015, att fördelas mellan Stöd och service och äldreomsorgen, för kunskapssatsning för baspersonal. Socialkontoret har lämnat in redovisning över genomförda utbildningar, och då står det klart att SSF får större del av pengarna än förväntat, eftersom att vi redovisat fler utbildningar än beräknat. Elisabeth Johansson, vuxenutbildningen, kommer att arbeta halvtid under fyra månader med kompetensinventering. Rekrytering av kompetensutvecklare pågår. Boende och daglig verksamhet Lönesamtalen pågår för fullt. Förändringar som görs i korttidsverksamheten tar mycket chefstid i anspråk då förändringen upplevs väldigt negativ av ett fåtal föräldrar. Rekrytering av ett antal boendechefer pågår. Stöd och service och support och lokaler träffas löpande kring problemen med inomhusluften i polishuset. Inger Engström tar över som verksamhetschef för område öst den 1 mars, men påbörjar viss inskolning under februari. Socialpsykiatrin Även på socialpsykiatrin pågår rekrytering av boendechefer. Det är ett bekymmersamt läge (på brukarnivå) i ett boende. Lönesamtalen är på gång. Brandtillsyn görs på boendena. Mötesplatsen på Föreningarnas hus är under uppbyggnad. Under våren blir det en rekrytering av ett personligt ombud, då ett av de nuvarande personliga ombuden går i pension. Också på våning 6, och särskilt i sammanträdesrum Sälen, är det problem med inomhusmiljön. Ledningen Annons för tjänst som verksamhetschef för personlig assistans kommer ut vecka 6.

4 Arbetsmiljö Undersökningen av miljön i polishuset fortsätter och senaste mötet hölls 5 februari. Deltagare vid mötet meddelar att personalen känner av samma symtom som vid senaste mötet i november. Det är en allmän upplevelse att de mer allmänna inomhusmiljöproblemen startade efter sommaren Support och lokaler lämnar en rapport över den tekniska undersökningen som gjorts av koldioxidhalt och luftflöden. Beträffande koldioxidhalten visar mätningarna på normala värden. Mätningen av luftflöde i varje kontorsrum ger ett varierat resultat. Inget av dubbelrummen är dimensionerade för två personer. Konferensrum Sälen på vån 6 (med plats för 16 personer) är dimensionerat för sju personer, och rummet Svanen på vån 4 är inte dimensionerat som mötesrum. En konsult i ventilationsbranschen har fått i uppdrag att justera luftflödet i de kontorsrum där det behövs, och ytterligare mätningar av koldioxidhalten kommer att genomföras. SSF behöver också hitta alternativ till att sitta två och två i de kontorsrum där man gör det. Boendecheferna inom område öst tittar på möjligheten att flytta ut från polishuset till en lokal på Moröbacke, och man kommer att rita och räkna på förslaget. Inger Engström återkommer till ledningsgruppen när det finns ny information i frågan. Ekonomi Bokslut för 2016 behandlas på socialnämndens sammanträde i februari. Inför socialnämndens måldagar Åsa meddelar att det är dags för Stöd och service att börja förbereda det material hon ska presentera för socialnämnden under måldagarna i april. I början av mars månad får avdelningarna besked om preliminär budget för 2018, och först då kan man mera i detalj lägga upp planen. Ledningsgruppen kommer att ta en dialog med chefsgruppen för att fånga upp goda förslag.

5 Behov av nya rutiner Beslutsenheten har gjort ett försök med beslut om kartläggningsinsats. Det är en insats där det är oklart vilka behov och resurser som finns hos den enskilde och där insatsen kan tydliggöra detta innan vi tar ett mer varaktigt beslut. Insatsen motsvarar närmast det som hos äldreomsorgen heter utredningshemtjänst. Ärendet blev en Lex Sarah och där framkom behov av en tydligare rutin på hur sådana uppdrag ska hanteras hos beslutsenheten och teamen. I utredningen av den Lex Sarah-anmälningen fick Christina Kvarnström ett uppdrag att sammanställa en rutin kring dessa uppdrag, tillsammans med team-cheferna. Beslutsenhetens handläggare som arbetar med uppföljning av beslut har initierat en samarbetsgrupp kring vårt visionsarbete. Hur upplevs jobbet? Flyter det bra mellan beslut och verkställighet? etc. Gruppen består av två handläggare som jobbar med uppföljning, båda teamcheferna, chef från boende socialpsykiatri samt chef från boende LSS. Representant från hälso- och sjukvårdsteamet kommer att bjudas in till att medverka fortsättningsvis. Gruppen har haft en första träff och där framkom bl.a. behov av en rutin för verkställigheten i flödet när en brukare går från boende (LSS eller SoL) till team. Vem gör vad och när? Processteget Följa upp saknar detta scenario. Christina efterlyser verksamhetschefernas åsikt om detta, och om det är verksamhetsstöd eller verkställigheten själva som i så fall ska jobba fram den rutinen. Ledningsgruppen beslutar att ge verksamhetsstöd i uppdrag, att tillsammans med verksamhetschefer och representant för HS-teamet, arbeta fram en rutin, och att processteget Följa upp kompletteras med rutinen för övergång mellan olika insatser. Inbjudan till konferens Funktionshinder i tiden Socialstyrelsen arrangerar konferensen Funktionshinder i tiden, i Stockholm den 6 april Åsa ger ledningsgruppen i uppdrag att återkomma med förslag på deltagare, och också undersöka om det finns förslag på lämpliga studiebesök att göra i anslutning till konferensen.

6 Planering för arbetsgång kring brukarenkäten Socialnämnden har som förslag att följa Stöd och service utvecklingsindikatorer (frågor kopplade till brukarenkäten) tre gånger/år. Verksamhetsstöd ställer sig dock lite tveksamma till förslaget, och ser hellre nyttan av att följa utvecklingen kring GP-arbetet. Verksamhetsstöd föreslår därför att bibehålla den nationella brukarenkäten en gång/år och däremellan mäta kvalitén på genomförandeplaner genom att granska c:a 50 planer vid tre olika tillfällen per år. Genom att säkerställa arbetet med genomförandeplanerna syns en tydligare koppling till SSF:s kvalitetsarbete. Ledningsgruppen godkänner det förslag till arbetsgång kring brukarenkäten som verksamhetsstöd föreslår. Ärenden till samverkan Inget av dagens ärenden är föremål för samverkan. Vid protokollet Eva Åkerlund