Upphandling av ramavtal avseende konsulttjänster för utredningar och analyser inom området bredbandsinfrastruktur Datum 2011-12-23
Diarienummer 11-8652 Författare Anna-Karin Hellsten Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2
Innehåll 1 Upphandlingens syfte och uppdragsområdets innehåll 5 2 Kortfattad introduktion till upphandlings- och avropsprocessen 6 2.1 Upphandlingsprocessen 6 2.2 Avropsprocessen 6 3 Krav på anbudsgivaren 7 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet 7 3.1.1 Beskrivning av företaget 7 3.1.2 Konsulter och kapacitet 7 3.1.3 Underleverantörer 7 3.2 Juridisk ställning 7 3.2.1 Registreringsbevis 7 3.2.2 Skattekontroll 8 3.2.3 Sanningsförsäkran 8 3.3 Ekonomisk ställning 8 3.3.1 Kreditupplysning 8 4 Krav på tjänsten 10 4.1 Obligatoriska krav 4.2 Styrkande av obligatoriska krav 10 11 5 Formella krav 12 5.1 Ersättning/ angivande av pris 12 6 Utvärdering 13 6.1 Utvärderingsmodell 13 6.1.1 Exempel på utvärdering av anbud 13 6.2 Samma pris vid utvärdering 14 7 Formella krav 15 7.1 Språk 15 7.2 Acceptans av villkor 15 7.3 Avtalsperiod 15 7.4 Svarsmall 15 7.5 Kommersiella villkor i övrigt 16 7.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid 16 7.7 Undertecknande, behörig företrädare 16 8 Allmänna förutsättningar för anbudet 17 8.1 Upphandlingsform 17 8.2 Anbudets form och antal 17 8.3 Frågor och svar 17 8.4 Sekretess 17 8.5 Kontaktperson 18 8.6 Inlämnande av anbud 18 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Ramavtalsutkast 2. Sanningsförsäkran fylls i av anbudsgivaren 3. Svarsmall - fylls i av anbudsgivaren Post- och telestyrelsen 3
Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och ett antal lokala tjänsteställen. Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare www.pts.se Post- och telestyrelsen 4
1 Upphandlingens syfte och uppdragsområdets innehåll PTS genomför en ramavtalsupphandling med avsikt att ingå ramavtal som ska täcka myndighetens behov av konsulttjänster för utredningar, undersökningar och analyser inom bredbandsområdet. I uppdragsområdet ingår utredningar avseende den fysiska infrastrukturen för bredband. Det kan exempelvis röra sig om effekter av olika typer av finansieringslösningar, förutsättningar för att anlägga bredbandsinfrastruktur och regleringsrelaterade frågeställningar avseende bredbandsutbyggnad. Post- och telestyrelsen 5
2 Kortfattad introduktion till upphandlings- och avropsprocessen 2.1 Upphandlingsprocessen När anbud har inkommit kommer PTS att utvärdera dessa. Det innebär att samtliga anbud genomgår nedanstående process. Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen. Det innebär att PTS säkerställer att inlämnade anbud klarar de krav som framgår av detta avsnitt 3 (Krav på anbudsgivaren). Anbud som klarar leverantörskvalificeringen går därefter vidare till anbudsprövningen. I denna fas säkerställs att anbud klarar kraven under avsnitt 4 (Krav på tjänsten). Anbud som klarat även anbudsprövningen utvärderas därefter i enlighet med vad som framgår av avsnitt 6 (Utvärdering). När utvärdering har genomförts kommer PTS att fatta ett tilldelningsbeslut. Efter fattat tilldelningsbeslut där vinnande leverantörer rangordnats är ambitionen att skriva avtal med de aktuella leverantörerna. 2.2 Avropsprocessen PTS avsikt är att teckna ramavtal med tre leverantörer för detta uppdragsområde. Avrop mot ramavtalet kommer att ske genom rangordning. Den leverantör som lämnar anbudet med det lägsta priset kommer att rangordnas som nummer ett, och leverantören som lämnar anbudet med det näst lägsta priset kommer att rangordnas som nummer två etc. Vid avrop från ramavtalet kommer PTS att skicka förfrågan om möjlighet att utföra uppdrag i första hand till leverantören som är rangordnad som nummer ett, och i andra hand (om den först tillfrågade leverantören av någon orsak inte förmår leverera) till leverantören som är rangordnad som nummer två etc. Post- och telestyrelsen 6
3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet 3.1.1 Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet relevanta för det område denna upphandling avser. 3.1.2 Konsulter och kapacitet Anbudsgivaren ska offerera tre (3) namngivna konsulter. För det fall att anbudsgivaren offererar fler konsulter än tre kommer PTS att kontakta anbudsgivaren för att klargöra vilka tre av de offererade konsulterna som ska bedömas. 3.1.3 Underleverantörer Om anbudsgivaren redan vid anbudslämnandet vet att de avser att använda underleverantörer för leverans av tjänster/delar av tjänster ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även, genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt, visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Kraven i avsnitten 3.2.1 Registreringsbevis, 3.2.2 Skattekontroll och 3.3.1 Kreditupplysning ska uppfyllas även av eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. 3.2 Juridisk ställning 3.2.1 Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Som alternativ kan anbudsgivare istället bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren, och ev. underleverantör, är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete. Post- och telestyrelsen 7
3.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare och ev. underleverantör/-er vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne och ev. underleverantör/-er är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. 3.2.3 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 2, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda. PTS gör i varje enskilt fall en bedömning av lämnad förklaring som ska godtas av PTS för att kravet ska anses vara uppfyllt. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 3.3 Ekonomisk ställning 3.3.1 Kreditupplysning Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. Det vill säga ett värde lägre än två kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är godtagbar. Post- och telestyrelsen 8
Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande. Post- och telestyrelsen 9
4 Krav på tjänsten 4.1 Obligatoriska krav Nedan angivna krav är obligatoriska, dvs. måste uppfyllas för att anbud ska utvärderas. Krav 1-3 måste uppfyllas av samtliga offererade konsulter. Krav 4 är det tillräckligt om två konsulter uppfyller. 1 Respektive konsult ska behärska svenska och engelska språket i tal och skrift. 2 Respektive konsult ska kunna samarbeta med andra konsulter på uppdrag av PTS. 3 Respektive konsult ska ha en för områdesbeskrivningen relevant universitets- eller högskoleexamen eller minst fyra års erfarenhet från arbete med frågor kopplade till beskrivningen av uppdragsområdet. Uppdrag nedan under krav 4 kan räknas in i denna fyraårsperiod. 4 Minst två (2) av de offererade konsulterna ska var för sig ha utfört minst tre (3) stycken relevanta uppdrag rörande bredbandsinfrastruktur. Med relevanta uppdrag rörande bredbandsinfrastruktur avses uppdrag inom något av områdena: infrastrukturdelning, uppdelning i privata och offentliga finansieringslösningar, centraliserade jämfört med lokala lösningar, hur tillgång till bredband påverkar företagsamhet, innovationer, människors livskvalitet, hinder och möjligheter för anläggande av bredbandsinfrastruktur, regleringsrelaterade frågor avseende bredbandsinfrastruktur eller liknande frågeställningar. Respektive konsults arbete i uppdragen ska sammantaget (dvs. för alla tre uppdragen sammanslagna) ha utgjort minst sex (6) månaders heltidsarbete. Arbetet ska vara utfört under perioden från och med den 1 januari 2007 till och med sista datum för att lämna anbud i denna upphandling, och ska ha både påbörjats och slutförts under denna tidsperiod. Uppdragen behöver ej ha utförts i form av heltidsarbete, men nedlagt arbete ska motsvara minst sex månaders heltidsarbete. Arbete i uppdragen behöver inte ha utförts under en längre sammanhängande period, utan kan ha varit utfört i etapper. Det viktiga är att den sammanlagda arbetstiden uppgår till minst sex månader. Konsultens roll i respektive uppdrag ska ha varit så betydande att dennes Post- och telestyrelsen 10
medverkan varit en förutsättning för uppdragets fullgörande. 4.2 Styrkande av obligatoriska krav Krav 1 och 2 Uppfyllande av krav 1 och 2 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att dessa krav uppfylls, t ex genom kryss i svarsmallen. Krav 3 Uppfyllande av krav 3 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t ex genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar CV med dokumenterad utbildning och arbetslivserfarenhet för respektive konsult, som styrker att kravet uppfylls. PTS förbehåller sig rätten att på lämpligt sätt kontrollera uppfyllandet av detta krav. Krav 4 Uppfyllande av krav 4 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t ex genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar lista över de uppdrag som man vill åberopa för uppfyllande av kravet. För uppfyllande av kravet ska för respektive uppdrag minst följande anges: Vilken konsult som har utfört uppdraget. Vilken typ av uppdrag som konsulten har genomfört samt en kort och översiktlig beskrivning av uppdragets omfattning, inriktning och innehåll. Vilken roll konsulten haft i uppdraget. Period för utförande (start- samt sluttidpunkt angivet som årtal och månad). Uppdragets uppdragsgivare/beställare samt kontaktperson. Kontaktuppgifter till kontaktpersonen såsom t ex namn, telefonnummer och e-postadress. PTS förbehåller sig rätten att på lämpligt sätt bekräfta att lämnade uppgifter är sanningsenliga. Post- och telestyrelsen 11
5 Formella krav 5.1 Ersättning/ angivande av pris I anbudet ska pris per arbetad timme (60 minuter) anges för respektive konsult. Timpriserna kan differera mellan konsulterna, beroende på deras grad av erfarenhet etc. Timpriser ska inkludera samtliga med uppdrag vanligen förenade kostnader. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS i samband med utförande av uppdrag, såvida de inte rör sådant som PTS uttryckligen tilläggsbeställt. Mervärdesskatt tillkommer till angivna priser. Timpriserna kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan i avsnitt 6. Post- och telestyrelsen 12
6 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg, se närmare i avsnitt 2. Anbud som klarat både leverantörskvalificering och därefter anbudsprövning kommer att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt 6.1. 6.1 Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är lägsta pris, vilket innebär att PTS kommer att utvärdera lämnade anbud på lämnade timpriser enligt följande. Angivet timpris per konsult kommer att adderas till ett sammantaget pris. Det priset kommer sedan att delas i tre till ett genomsnittspris som kommer att utvärderas. Det anbud som har lägst genomsnittspris kommer att rangordnas som första leverantör vid ramavtalstecknande. Det anbud som har näst lägst genomsnittspris kommer att rangordnas som andra leverantör vid ramavtalstecknande etc. 6.1.1 Exempel på utvärdering av anbud För konsult A offereras ett timpris om 1100 kr För konsult B offereras ett timpris om 950 kr För konsult C offereras ett timpris om 750 kr Sammantaget pris: 1100+950+750=2800 kr Genomsnittligt pris: 2800/3=933,33 avrundas till 933 kr Genomsnittligt pris avrundas till heltal, nedåt om det ligger inom spannet 0,01-0,49 och uppåt om det ligger inom spannet 0,50-0,99. Post- och telestyrelsen 13
6.2 Samma pris vid utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud har offererat samma pris (som båda är lägsta pris) kommer PTS att genomföra lottning för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 14
7 Formella krav 7.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska eller engelska. 7.2 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag med bilagor. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare avger sitt anbud baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag med bilagor. Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. 7.3 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla för en tid av ett år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter. Avtalsperioden kan därefter förlängas med ett år i taget, om PTS senast två månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta, eller senare om båda parter godtar det. Förlängning kan dock som mest ske för sammanlagt tre år. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till fyra år. 7.4 Svarsmall För att tydliggöra för PTS vilka av förfrågningsunderlagets krav som uppfylls respektive inte uppfylls ska anbudsgivare fylla i den svarsmall som finns bifogad i bilaga 3 och lämna in den tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta Uppfylls/Uppfylls ej. Post- och telestyrelsen 15
Observera att svarsmallen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Microsoft Excel innan utskrift sker. 7.5 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat utkast till ramavtal ska gälla, se bilaga 1. Smärre ändringar kan komma att göras i samband med avtalsteckning. 7.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 8 februari 2012 och ska vara bindande t.o.m. den 8 juni 2012. För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 7.7 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Post- och telestyrelsen 16
8 Allmänna förutsättningar för anbudet 8.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 8.2 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta material. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 3.2.1, 3.2.3 och 3.3.1 kan lämnas i ett exemplar. 8.3 Frågor och svar PTS vill uppmana och uppmuntra anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget och dess bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post eller post till upphandlingsjurist Anna-Karin Hellsten. E-post: anna-karin.hellsten@pts.se Postadress: PTS, att Anna-Karin Hellsten, Box 5398, 102 49 Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 2 februari för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida www.pts.se/upphandling Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 8.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 Post- och telestyrelsen 17
kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 8.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 8.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av konsulter för ramavtal, Bredbandsområdet, Dnr 11-8652) insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 23 december 2011 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 18