Användarhandbok 20110411 Ann Svensson SLL IT
RAPP...3 ALLMÄNT OM RAPP... 3 ATT KOMMA I GÅNG... 3 ATT LOGGA IN OCH UT... 3 ATT ORIENTERA SIG I SYSTEMET... 4 HUVUDFLIKAR... 5 PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR... 6 Byta lösenord...6 RAPP storlek...6 ANVÄNDARHANDBOK OCH LATHUND... 7 BESÖK...8 REGISTRERA BESÖK... 8 Så här registrerar man ett besök...8 Knyta person till besökskombika, SÄBO...9 Remitterad kombika...9 UTKAST... 10 BESÖKSHISTORIK... 11 VISA/ÄNDRA/TA BORT/KOPIERA/SKRIV UT BESÖKSKVITTENS PÅ ETT BESÖK... 13 Besökskvittens...14 Arbetslista...14 SAMMANSTÄLLNING... 15 DIAGNOSER, ÅTGÄRDER OCH DRG...16 DIAGNOSKODER... 16 FÖRVALD DIAGNOS... 19 ÅTGÄRDER... 20 DRG RAPPORTERING... 21 RAPPORTER/STATISTIK...22 VÅRDPERIOD...26 REGISTRERING AV SLUTENVÅRD, VÅRDTILLFÄLLE...29 RESERVNUMMER...32 ADMINISTRATION...33 ADMINISTRERA ANVÄNDARE... 33 Lägg till en användare...34 Ändra en användare...36 RAPPKASSA...37 FÖRSTA INLOGGNING MED KASSABEHÖRIGHET... 37 Adobe Reader 9, nedladdning...38 MANUAL FÖR KASSAMODULEN I RAPP... 41 Administrera frikort...43 Avläsningsrapport...44 Transaktionslista...45 Kassaperiod...46 Stängning...46 2 2
3 RAPP Allmänt om Rapp Rapp är ett webbaserat verktyg för att rapportera in patientbesök. Att komma i gång För att använda Rapp behövs inte något annat än en dator med internetkoppling och en webbläsare i form av Microsoft Internet Explorer version 6, Mozilla Firefox 2 eller senare versioner. Användarnamn och lösenord får du genom, VASS 08-123 145 10 alt. vass.sllit@sll.se. Första gången du loggar in blir du uppmanad att byta lösenord innan du kan börja registrera besök. Att logga in och ut På inloggningssidan fyller du i ditt användarnamn och lösenord och väljer Logga in. Om korrekta uppgifter fyllts i kommer du till startsidan och kan börja använda systemet. Att logga ut görs genom att klicka på Avsluta och Logga ut Du kommer då åter till inloggningssidan. System loggar automatiskt ut en användare om man har varit inaktiv under en tid. När man då börjar använda systemet igen blir man uppmanad att logga in på nytt. Detta är en säkerhetsåtgärd för att obehöriga inte ska komma åt informationen i Rapp om man glömt datorn på. 3
4 Att orientera sig i systemet Rapp är uppbyggt som en sida med flera flikar där olika funktioner är samlade. Är du inloggad som administratör ser du andra flikar. Mer info om det under Administration. För vanliga användare ser det ut enligt följande: 4
5 Huvudflikar Besök Inställningar Hjälp - Avsluta Till varje flik hör ett antal underflikar: Besök Registrera Besök Sammanställning - Avstämning Inställningar Byt lösenord Personliga Inställningar Hjälp Besök Användarhandbok MVC användarhandbok - Lathund Information Om RAPP Avsluta Logga ut Under huvudmenyer visas Historik och Arbetslista som visar sidor med ytterligare information. Ny ger möjlighet att registrera ett nytt besök. 5
6 Personliga inställningar Byta lösenord Gå till huvudmenyn Inställningar och underrubrik Byt lösenord för att välja ett personligt lösenord. Lösenordet måste vara minst åtta tecken långt och innehålla minst ett tecken som inte är en siffra eller bokstav (t.ex.!"# %,.-) Lösenordsbyte ska göras minst var fjärde månad. Man får automatiskt en notifiering av systemet när det är dags att byta lösenord. RAPP storlek Huvudmeny Inställningar och undermeny Personliga instälningar ger möjlighet att välja storlek på visad RAPP genom att klicka i Liten, Mellan eller Stor och klicka på Spara. 6
7 Användarhandbok och Lathund Efter du har loggat in i Rapp får du tillgång användarhandboken. De senaste versionerna av dessa finner du under huvudmeny Hjälp och underrubrik Besök Användarhandbok Användarhandboken är detta dokument som ger ytterligare stöd och handledning till Rapp användarna. Lathund under huvudmeny Hjälp är dokumenterad registreringsrutin för berörd producent. 7
Besök Under denna huvudflik och undermeny Registrera besök rapporteras samtliga besök. Oavsett vilken sida man står på i RAPP kommer man åt undermeny Registrera besök alt. Ny för att komma till sida för besöksregistrering. 8 Registrera Besök Så här registrerar man ett besök 1. Välj huvudfliken Besök. Underfliken Registrera Besök är automatiskt förvald 2. Dagens datum är förvalt som besöksdatum. Annat besöksdatum väljs genom att klicka på kalenderbilden eller genom att fylla i det manuellt, formatet är flexibelt. Valt datum kan låsas och blir då förvalt till registrering av nästa patient 3. Mata in patientens personnummer eller reservnummer, klicka ev. på lås vid personnummer. Detta innebär att efter du har skickat iväg det aktuella besöket sparas persondata för att kunna registrera ett till besök på samma patient.klicka på sökpilen till höger om inmatningsfältet alternativt tryck Enter på tangentbordet. 4. Patientens namn och adress visas till höger om sökrutan vid dagens datum. Vid historiska datum visas endast namn och län. 5. Välj Kombika (för besök). I många fall är den förvald. 6. Fyll eventuellt i Remitterad från (Kombika). 7. Välj Besökstyp. 8. Välj Taxakod. 9. Välj Vårdgivarkategori om det är aktuellt. 10. Välj Produkt om det är aktuellt. 11. Välj ICD-10 kod om det är aktuellt 12. Välj Diagnos om det är aktuellt. 13. Välj Tolk om det är aktuellt. 14. Klicka sedan på Skicka 15. Avbryt och bakåtpil rensar all ev. inmatad information. 16. Historik ger sida för att söka besökshistorik och Arbetslista visar besök med GVR fel. 8
9 Knyta person till besökskombika, SÄBO Vid registrering av besök väljs den SÄBOkombika som patienten är listad på/bor på, spara besöket och patienten blir därmed knuten till vald SÄBOkombika. Vid nästa besöksregistrering på den patienten ligger vald SÄBOkombika som förvald i RAPP. Om patienten har flyttat till ett annat av era boenden, sedan föregående registrering, väljer ni aktuell SÄBOkombika, skickar besöket och patienten knyts till den nu aktuella SÄBOkombikan Remitterad kombika Mata in de första positionerna alternativt namn på remitterad kombika och RAPP visar förslag på korrekta och giltiga remitterade kombikor. När man skickar och sparar besöket blir patienten knuten till vald remitterad kombika. Vid nästa besöksregistrering på den patienten ligger sist vald remitterad kombika förvald i RAPP. 9
Utkast 10 Ni väljer att lägga ett besök i utkast om ni vill spara det i RAPP men inte skicka till GVR. Tex om besöket inte är färdig registrerat. Besöken visas under fliken utkast. Gå in under fliken Utkast, klicka på den gula mappan, besöket öppnas och kan slutregistreras och skickas till GVR. 10
Om man har sparat ett besök i utkast och ytterligare en eller flera gånger väljer samma datum och samma personnummer visar RAPP en fråga, 11 Besökshistorik Under huvudfliken Besök och länken Historik, visas besökshistorik. 11
12 Man söker på en vald tidsperiod genom att mata in ett på from och ett tom datum. Man väljer om sökningen ska visa besök med besöksdatum i vald tidsintervall Sök på besöksdatum eller besök som har registrerats i vald tidsintervall Sök på registreringsdatum. Det är möjligt att söka på besökstyp, taxakod, produkt, vårdgivarkategori, kombika, personnummer, användarnamn, utomlänare och tolk. Användarnamn har wild-card sökning på slutet, tex nil returnerar nils och nilsson Personnummer har wild-card sökning i början och på slutet, tex 080101 returnerar 200801011212, 190801011212 osv. Besöken som visas i lista kan öppnas med ett klick på den gula mappen och kan därmed ändras/tas bort/kopieras eller skrivas ut. I fältet under huvudmenyerna finns kommandon för att Spara, Utskrift och Rensa visad lista. 12
13 Visa/ändra/ta bort/kopiera/skriv ut besökskvittens på ett besök. Börja med info. om Besökshistorik När man valt att visa ett besök kan man, ändra, ta bort, kopiera ett redan skickat besök eller skriva ut en besökskvittens. Genom att ändra någon eller några parametrar och klicka på spara uppdateras och skickas det valda öppnade besöket. Knappen Ta bort tar bort besöket. RAPP tar bort besöket i realtid och man får svar direkt om man lyckades. När man kopierar ett besök bör man ändra någon registrering och klicka på Spara. Det kommer upp ett meddelande när man klickar på Kopiera som upplyser om att man måste ändra minst ett fält i formuläret, klicka ok, ändra ett fält och klicka Skicka. 13
Besökskvittens 14 Klicka antingen på Besökskvittens eller symbol för besökskvittens, kuvert med ett brev som sticker upp, i visad besöksbilden Ett nytt fönster öppnas som visar besökskvittensen. Skriv ut under Arkiv ger en utskrift av valt besök. Arbetslista Klicka på Arbetslista Klicka på flik GVR, här är det möjligt att se vilket svar som GVR har returnerat på era besök. Ni kan t.ex hitta de besök där GVR har skickat ett fel, varning. Ta kontakt med supporten om ni behöver hjälp med att åtgärda GVR felen. Flik Utkast visar besök som ni har sparat i utkast. 14
15 Sammanställning Under huvudrubrik Besök och underrubrik Sammanställning tar man ut en rapport per faktureringsperiod som kan fungera som fakturaunderlag till månatlig faktura. Man klickar i from datum, tex 2010-10-01 och man klickar i tom-datum, tex 2010-10-31. Privata vårdgivare klickar i ruta för Momskomp. Besökstyp, Taxakod och Produkt ska vara enligt förvald med ikryssad ruta för Alla. Till sist klickar man på Sammanställ och RAPP visar antal produkter, Summa, Momskomp och Totalsumma för vald fakturaperiod. 15
16 Klicka på Utskrift, gå till meny Arkiv och Skriv ut för att skriva ut Sammanställningen. Utskriften bifogas fakturan vid manuell fakturering. Diagnoser, Åtgärder och DRG Diagnoskoder Klicka på flik Diagnos Mata in några tecken på diagnoskod eller några bokstäver i diagnosnamnet i fritextfältet. Förslag på Diagnoser visas, välj diagnos och klicka på Lägg till. Det är möjligt att lägga till flera diagnoser. 16
17 Alt. välj huvudgrupp, Avsnitt, Kategori (alternativt ni har redan sparat som förvalt under inställningar) och Diagnos. Det är möjligt att lägga till flera diagnoser. 17
18 Först vald diagnos blir automatiskt Huvuddiagnos, RAPP markerar med ett rött kors. Om man väljer en Asteriskkod, RAPP markerar med en gul stjärna, ska den alltid följas av en daggerkod, ingen symbol. 18
Förvald Diagnos 19 Under huvudflik Personliga inställningar och underrubrik Inställningar kan man välja Huvudgrupp, Avsnitt och Kategori och Spara. Resultatet visas som förvalda under fliken Diagnos i Registrera besök bilden. 19
20 Åtgärder Åtgärder registreras under fliken med samma namn. Mata antingen in hela koden och koppla till en redan vald diagnos, visas i fältet för Kopplad till diagnos klicka Lägg till. Eller mata in några tecken från Åtgärdskoden alt. några bokstäver i namnet på åtgärden och lista med åtgärder som matchar inmatade tecken, visas. Välj en åtgärd, eller fler. Varje vald åtgärd ska kopplas till redan vald diagnos som visas i fält för Kopplad diagnos. Klicka lägg till. 20
21 DRG rapportering Välj en eller flera diagnoser enl. beskrivning för Diagnoser. Nu är det dags att DRG gruppera, antingen med endast diagnos/-er eller med både diagnoser och åtgärder, klicka på DRG gruppera och gå in under fliken DRG. Godkänn svar från DRG-tjänsten och klicka på Skicka för att spara och skicka besöket till GVR. 21
22 Rapporter/statistik Det finns två möjligheter att titta/hitta vad som är registrerat i RAPP. Antingen går man till sida för besökshistorik som nås via länk Historik uppe till höger på samma sida som man registrerar besök eller vårdtillfällen (slutenvård), se info under rubrik Besökshistorik Eller gå in under huvudmeny Besök och undermeny, Avstämning Välj Avstämning för utskrift eller beräkning, välj tidsperiod + ev. mata in användarnamn i fältet för Användarfilter om ni vill begränsa urvalet till en specifik användare i RAPP och klicka på Visa Rapport 22
23 Vald och visad rapport kan exporteras till Excel, PDF eller Word, klicka på symbol för att exportera, den blåa disketten och välj format för export. Rapporten visar Län, Besöksdatum, Patientid, Status visar status på registreringen om det är en nyregistrering, korrigerad registrering eller om den är makulerad, visas med röd text. 23
Vid export till Excel är ett tips att sortera informationen enl. följande, 24 Markera rad med kolumnnamn Gå in under meny Data klicka på Filter och välj Autofilter 24
Klicka på pilen vid den kolumn som ni vill filtrera efter 25 Information visas enligt vald filtrering. 25
Vårdperiod 26 När ett besök registreras har man möjlighet att starta en vårdperiod på önskat datum. Om man väljer att starta en vårdperiod kommer nästföljande registreringar på samma patient att ingå i samma vårdperiod. Man kan samtidigt välja att avsluta berörd vårdperiod enl. förslag på eget valt datum. 26
27 Vårdperiod id och datum för vald person visas i lista under fliken Personhistorik. För att ändra vårdperioddatum öppnar man ett utav besöken i berörd vårdperiod genom att klicka på den gula mappen. Ändra datum, klicka på Spara och alla besök i berörd vårdperiod uppdateras med nytt sparat datum. Det går att återöppna en avslutad vårdperiod, klicka på gul mapp för ett utav besöken i berörd period, klicka ur ruta för Avsluta vårdperiod, klicka på Spara och vårdperioden är öppen för ytterligare besöksregistreringar. 27
28 28
29 Registrering av slutenvård, Vårdtillfälle Efter inloggning visas personer som är inskrivna på enheten. För att registrera ett nytt vårdtillfälle klicka på Ny till höger i fältet under huvudmenyerna. Mata in person- eller reservnummer och klicka på pil alt. Enter 29
30 Välj flik för den registrering som ska utföras av vald person. 30
31 Fliken Översikt visar registrerat och sparat på vald person. Historik ger information om vilka personer som är inskrivna på enheten. 31
Reservnummer 32 Det krävs att din RAPPbehörighet är utökad med roll/funktion för reservnummer. Reservnummer är en huvudrubrik med underrubrikerna Ta ut nytt och Uppdatera. När man tar ut ett reservnummer ska Efternamn, Förnamn matas in i fältet för namn. 32
33 Administration Under denna huvudflik sköts all administration av Rapp användare. Administrera användare För att administrera användare måste du logga in med en användare som har administratörsrättigheter. Huvudflik Administration visas, välj underrubrik Användare. För att hitta en användare kan man söka på användarnamn, förnamn och/eller efternamn och klick på knappen Sök längst till höger i bilden för att se en användare. Lämnar man alla sök villkor blanka och klickar på knappen Sök får man upp alla användare på sin producent. 33
34 Lägg till en användare Klicka på Ny, 1. Ange Användarnamn, Förnamn, Efternamn och lösenord som är obligatoriska. Ange även eventuellt E-post, Telefon och Mobiltelefon. 2. Klicka på Spara 34
35 3. Gå till fliken Funktioner, välj roll och klicka på Lägg till 4. Klicka sen på knappen Spara och fönstret stängs. 5. Den nya användaren ska nu ses i listan över användare. 35
36 Ändra en användare 1. Välj huvudfliken Administration och underfliken Användare. 2. I listan över användare klickar du på länken Ändra på den rad tillhörande den användare du vill ändra. 3. Utför dina ändringar och klicka sen på knappen Spara så stängs fönstret. 4. När användaren har glömt sitt lösenord, klicka på Byt lösenord. Byt lösenord och klicka på Byt lösen. Om kontot är låst klicka på Lås upp, mata in ett nytt lösenord och klicka på Byt lösen Du kan även i fönstret för att ändra användaruppgifterna välja om en användare är aktiv eller inaktiv. Detta görs genom att klicka i/ur den lilla rutan efter användarnamnet. Om en användare är inaktiv kan den inte längre logga in. Den är dock inte borttagen från systemet utan kan aktiveras igen om så önskas. 36
37 RAPPKassa Första inloggning med kassabehörighet Krav för att kunna skriva ut rapporter och kvitton från kassamodulen är Adobe Reader 9. Saknar ni den versionen, gå till fliken Personliga inställningar -> Inställningar och klicka på symbol för att hämta av Adobe Reader 9 37
38 Adobe Reader 9, nedladdning Klicka på Ladda ner och följ guiden för nedladdning. 38
39 39
40 40
41 Manual för Kassamodulen i RAPP Kassamodulen i RAPP är gratis och frivillig. Registrera besöksbilden har en layout med avgränsade fält för Besök, Produkter och Kassa. Vid hämtning av personuppgifter hämtas även info om frikortsnummer och frikortsgiltighet. Fältet för patientavgift är öppet för inmatning av aktuell avgift vid val av berörd taxakod. 41
Vid skickning av registrerat besök visas bild på kvitto med möjlighet att skriva ut. Kvittobilden visas vid all besöksregistrering oavsett avgift eller ej. 42 Om man inte vill att bild med kassakvitto visas vid varje skickad registrering klicka i ruta för Ingen utskrift av kvitto. När det blir aktuellt att visa/skriva ut kvitto, klicka ur ruta för Ingen utskrift av kvitto. Det är alltid möjligt att skriva ut en kvittokopia på redan skickat besök. Alla registrerade och skickade besök skapar en transaktion och finns med i transaktionslista oavsett visad kvittobild eller ej. 42
Under huvudfliken Kassa finns underflikarna Administrera frikort, Avläsningsrapport, Transaktionslista, Kassaperiod och Stäng kassa. 43 Administrera frikort Formuläret för Administrera frikort knyter ett frikortsnummer och giltighetstid till ett personnummer. Frikortsinformationen finns tillgänglig för alla som registrerar besök i RAPP på den personen. 43
44 Avläsningsrapport Avläsningsrapport används för löpande avläsningar under en kassaperiod. Rapporten kan exporteras till Excel, PDF och Word 44
45 Transaktionslista Transaktionslista går att exportera till Excel, Acrobate (PDF) och Word med möjlighet att spara och skriva ut. Transaktionslista visar alla transaktioner/sparade registreringar under senast öppnad kassa period. 45
46 Kassaperiod Vald kassaperiod inkluderar länkar till Transaktionslista och Avläsningsrapport (Stängning) Stängning Vid Stängning av kassa är det möjligt att lägga till en Stängningskommentar. 46
47 Klicka Ok. 47
48 Stängningsrapport visas för utskrift och /eller spara. Stängningsrapporterna sparas i undermenyn Kassaperiod. 48