Revisionsrapport Granskning av kontanthanteringen vid café- och restaurangverksamheten Servicenämnden Halmstads kommun 2009-05-25 Leif Johansson Carl-Magnus Stensson
2009-05-25 Namnförtydligande Namnförtydligande
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor...2 3 Granskningsresultat...3 3.1 Organisation...3 3.2 Dokumentation av förekommande rutiner...4 3.3 Förvaltningens egna kontrollaktiviteter...4 3.4 Kassaregister...5 3.5 Avstämningsrutiner för dagskassor...5 3.6 Måltidskuponger...6 3.7 Hantering av differenser...7 3.8 Inventering...8 3.9 Säkerhetsrutiner och förvaring...8
1 Sammanfattning Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kontanthanteringen vid café- och restaurangverksamheten inom Servicenämnden. Efter en genomgång av befintliga rutiner, stickprovskontroller och övrig dokumentation samt intervjuer med berörda befattningshavare är vår bedömning att kontanthanteringen inte uppfyller kraven på god intern kontroll. Våra iakttagelser och synpunkter sammanfattas nedan: Nämnden har utifrån sin intern kontrollplan arbetat med att säkerställa god kontanthantering. Nämnden bedömer risken för fel som stor och konsekvenserna som allvarliga, vilket betyder att fel inte får inträffa. Utifrån de stickprovskontroller som vi gjort bedömer vi att hanteringen är bristfällig inom ett flertal områden. Riktlinjer och rutiner saknas eller är otillräckliga. Nämnden bör tydliggöra och utveckla sina rutiner och riktlinjer för bl.a. kontanthantering, öppettider, prislistor, inventering av förråd och måltidskuponger. Vidare vilka typer av tjänster som verksamheten ska omfatta exempelvis catering, alkoholförsäljning m.m. Granskningen visar att kontanthanteringen brister i följande avseenden: Underlag avseende kassaavstämning inkommer inte alltid till ekonomiavdelningen och kontrolleras således inte. Detta är ett grundläggande krav för att uppnå en tillfredställande intern kontroll. Underlag till kassaavstämningarna förvaras inte enligt bokföringslagen i 10 år. Kontantkassan räknas och undertecknas inte alltid av två personer. Veckovis Z2 avstämning ske inte vid samtliga enheter. Alla enheter som hanterar kontanter använder sig ej av kassaregister. Utbildning i hantering av kassaregister behöver förbättras. I flera fall är det inte möjlig att göra en ändamålsenlig och rättvisande kassaavstämning, framförallt vid de enheter som saknar kassaregister. Vår bedömning är att samtliga enheter som omfattas av kontanthantering skall ha och använda sig av ändamålsenliga kassaregister, vilket inte är fallet idag vid flera enheter. Det är även väsentligt att samtliga enheter lämnar ett komplett kassakvitto till gästen. Vi anser också att hanteringen av måltidskuponger brister. Serviceförvaltningen har inte upprättat några ändamålsenliga rutiner för hantering av måltidskuponger. Sker betalning av anhörigas lunch med måltidskupong kan det innebära en subventionering. Nämnden bör ta ett helhetsgrepp över rutinerna för måltidskuponger och följa upp dem. 1
Vår bedömning är att förråden på vissa enheter uppgår till relativt stora belopp. Vi anser att inventering bör ske minst två gånger per år, eventuellt oftare. Detta för att fastställa rätt bruttovinst (försäljningspris minus livsmedelspris). Vi kan konstatera att säkerheten behöver förbättras inom flera områden. Vidare sker vaktbolagets insättning av dagskassan på förvaltningens konto inte enligt upprättat avtal. 2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kontanthanteringen vid café- och restaurangverksamheten inom Servicenämnden. Av Kommunallagens 9 kap 9 framgår bl.a. att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av Kommunallagen 6 kap 7 i vilken det anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. För den kommunala verksamheten är det nödvändigt att ha goda rutiner för intern kontroll. Beträffande kontanthanteringen är det särskilt viktigt av två skäl; dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo och dels att inte personalen utsätts för onödig riskexponering. Riskexponering för personalen består dels av rånrisk, dels att bli oskyldigt misstänkt. Servicenämnden ansvarar för ett antal dagskassor i café- och restaurangverksamheten i kommunen. Syftet med granskningen är att bedöma ifall förekommande avstämnings- och kontrollrutiner när det gäller caféernas och restaurangernas dagskassor är ändamålsenliga samt uppfyller kraven på god intern kontroll. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har följande kontrollmål valts ut: Dokumentation av förekommande rutiner Förvaltningens egna kontrollaktiviteter Avstämningsrutiner för dagskassorna Hantering av differenser Inventering av eventuella förråd Säkerhetsrutiner och förvaring 2
Granskningen har skett genom kartläggning och analys av gällande regelverk/rutiner. Reglerna har bedömts huruvida de uppfyller kraven på god intern kontroll eller ej. Reglernas praktiska tillämpning i verksamheten har granskats. Intervjuer med ansvarig personal, såväl centralt som ute i verksamheterna har genomförts. Rapporten är sakgranskad av förvaltningens tjänstemän. Granskningen har avgränsats till nedanstående café- och restaurangverksamheter i kommunen: -Karl XI servicehus -Västersols servicehus -Sannarpscaféet -Nyhems servicehus -Ljungblommans servicehus -Rådhusbaren 3 Granskningsresultat 3.1 Organisation Servicekontoret är en säljande förvaltning där de huvudsakliga intäkterna kommer från försålda tjänster. Måltidsverksamheten har nyligen genomfört en omorganisation. Under förvaltningschefen finns en enhetschef med ansvar för hela måltidsverksamheten. Därunder finns tio områdeschefer med bl.a. ansvar för personal och ekonomi. Varje områdeschef ansvarar för flera olika enheter. Inom varje enhet finns dessutom en produktionsledare med ansvar för den dagliga verksamheten. Till sin hjälp har organisationen en stabsfunktion. Enhetschef Måltid Stabsfunktion Områdeschefer (10 stycken) Produktionsledare (för varje kök) Organisationsschema måltidsverksamheten, Servicenämnden. 3
3.2 Dokumentation av förekommande rutiner Städ- och måltidsenheten har tagit fram regler för kontantkassor. Vid varje enhet där försäljning sker skall områdeschefen skriftligen utse en person till att vara kassaansvarig. När kassaansvarig person är frånvarande skall ersättare utses av områdeschef. Förteckning över kassaansvariga ska förvaras hos administrativ chef. Kassaansvar innebär att ansvara för att intäkter och kostnader blir korrekt redovisade. Kassaansvariga ska försäkra sig om att verifikationer finns som styrker transaktionerna. Kassaansvarig ansvarar för att kvitterat belopp alltid ska finns i växelkassan. Enligt anvisningarna bör kontantkassan inte användas för några inköp. Varor och tjänster beställes i första hand mot faktura. Sker inköp, måste kvittona redovisas till ekonomiavdelningen. Enheter med dagliga kassatransaktioner ska minst en gång i veckan skicka in insättningsunderlag till ekonomifunktionen. Övriga när kassan överstiger 1000 kronor. Vi anser att nämnden/förvaltningen bör tydliggöra och utveckla sina rutiner och riktlinjer för bl.a.: Kontanthantering Öppettider Inventering av förråd Vilka typer av tjänster som verksamheten ska omfatta exempelvis catering, alkoholförsäljning m.m. Prislistor Måltidskuponger 3.3 Förvaltningens egna kontrollaktiviteter Nämnden har upprättat en intern kontrollplan. För 2008 konstaterades att rutinerna för kassahanteringen var bristfälliga. Kassarutinen som togs fram under 2007 har inte följts på ett tillfredsställande sätt. Nya kassapparater har införskaffats, trots detta förekommer det fortfarande kontanthantering utan kassaapparat vid några enheter. Nämnden tar vidare upp ett flertal punkter att arbeta vidare med. Exempel är bland annat att kassorna kan vara felräknade, pengar redovisas inte in till korrekt verksamhet, antalet personer som räknar dagskassan, samt kontroll att momsen är korrekt avdragen. Nämnden har i sin interna kontrollplan för 2009 beslutat om att god kontanthantering är ett prioriterat område. Rutin som är upprättad ska följas av verksamheten och kontrolleras 4
två gånger per år genom stickprovskontroller. Nämnden bedömer risknivån till allvarlig/sannolik och rapportering ska ske till ledningsgruppen. Vi ser positivt på att nämnden arbetar med att särskilt säkerställa god kontanthantering. Utifrån de stickprovskontroller som vi gjort bedömer vi att hanteringen fortfarande är bristfällig inom ett flertal områden. Nämnden bedömer risken för fel som stor och konsekvenserna som allvarliga, vilket betyder att fel inte får inträffa. Utifrån detta finner vi det anmärkningsvärt att rutinerna inte efterlevs bättre. Vidare bedömer vi att förvaltningen måste ta ett större ansvar för att stödja, ge information och utbilda berörd personal. En standardisering av mallar och blanketter skulle kunna fungera som ett stöd i verksamheten (kassaavstämning, kassadifferenser, inventering m.m.). 3.4 Kassaregister Från och med 2010 ska de flesta företag som tar betalt med kontanter eller kort ha ett kassaregister med en certifierad kontrollenhet. Detta har riksdagen beslutat om i en ny lag (2007:592). Nämndens verksamheter omfattas inte av lagens krav på att ha ett certifierat kassaregister då verksamheten är befriad från skattskyldighet. Syftet med lagen är främst att skydda seriösa företagare inom kontantbranscher mot illojal konkurrens. Enligt uppgift har två av enheterna inte kassaregister, istället används manuell kassabok. En enhet har kassaregister men detta används inte, vidare förekommer ett antal icke komplett fungerande kassaregister. Vi anser att samtliga enheter som omfattas av kontanthantering skall ha och använda sig av ändamålsenliga kassaregister, vilket inte är fallet idag vid flera enheter. Det är även väsentligt att samtliga enheter lämnar ett komplett kassakvitto till gästen. 3.5 Avstämningsrutiner för dagskassor Avstämningsrutiner finns för dagskassorna. Hanteringen skiljer sig åt mellan de enheter vi besökt. Oftast stämmer endast en person av dagskassan genom en Z1 avstämning (kvittoredovisning över dagsförsäljningen). Periodavstämning (Z2) sker i varierande grad. Några enheter gjorde ingen Z2 avstämning överhuvudtaget. Även tidsperioden skilde sig åt mellan enheterna. De flesta enheterna gjorde veckovis periodavstämning och någon gjorde det varannan vecka. 5
En enhet använder sig av Blind avstämning. Hanteringen sker genom att växelkassan räknas bort. Därefter räknas kontanterna i kassan, beloppet slås in i kassan och avstämning görs mot kassaregistrets saldo. Förekommer differens redovisas detta på Z1 kvittot. De flesta enheterna sparar underlag för Z1 och Z2 kvitton på plats medan andra skickar in dem till förvaltningen för vidare avstämning mot insatta medel. Enheter som inte använder sig av kassaregister antecknar dagens försäljning i en kassabok. Vi anser att det i flera fall saknas möjlighet att göra en ändamålsenlig och rättvisande avstämning. Vid de enheter som saknar kassaregister är det omöjligt att företa en relevant avstämning av dagskassan. Vår bedömning är att samtliga avstämningar bör ske enligt principen Blind avstämning. Kontantkassan ska räknas och undertecknas av minst två personer. Vi anser att kassaregistrets underlag för avstämning av dagskassor (Z1) och periodavstämningen (Z2) ska lämnas till förvaltningen. Veckovis Z2 avstämning ska ske. Sker inte denna redovisning kan förvaltningen inte säkerställa att verksamheten och/eller vaktbolaget redovisar in rätt belopp. Förvaltningen måste således göra en avstämning av att Z2 summan har satts in på förvaltningens konto. Detta är ett grundläggande krav för att uppnå en tillfredställande intern kontroll. Underlagen till kassaavstämningarna ska förvaras med övriga bokföringsverifikationer i 10 år. Under granskningen har vi noterat några fall där personalen använder kontanter ur kassan till att köpa in varor. En annan hantering bör övervägas. Vidare bedömer vi att rutinen för löneavdrag avseende kaffe och luncher behöver ses över. 3.6 Måltidskuponger Måltidskuponger gäller som betalning för lunch vid servicehusen. Hemvårdsförvaltningen ansvarar och handhar kupongerna. Det finns två olika måltidskuponger, skillnaden är priset som gästen betalar. Personer med bistånd och/eller är över 75 år betalar 36 kronor per kupong till Hemvårdsförvaltningen, övriga pensionärer betalar 45 kronor. Vid några enheter kan anhörigas lunch betalas med måltidskuponger. Oftast kan gästen köpa kuponger i Hemvårdsförvaltningens reception på respektive servicehus. Serviceförvaltningen fakturerar Hemvårdsförvaltningen ett fast pris på 58 kronor (alternativt 48 kronor), oavsett vilken typ av kupong som gästen lämnar till respektive enhet. 6
Rådhusbaren säljer särskilda måltidskuponger som gäller för kommunens personal. Betalning sker genom löneavdrag eller kontantbetalning. Under granskningen har vi fått redovisat för oss att kupongerna makuleras vid betalning. Kupongerna vid servicehusrestaurangerna räknas dagligen eller periodvis för inrapportering till områdeschef för vidare fakturering till Hemvårdsförvaltningen. Enheterna uppger att matkuponger rivs och slängs efter att de räknats. Vi anser att hanteringen av måltidskuponger brister. Kupongerna kasseras efter användning, vår bedömning är att de efter makulering ska förvaras i 10 år som underlag till bokföringen. Kupongerna är underlag både för fakturering till Hemvårdsförvaltningen och som en del i den totala avstämningen av dagskassan. Serviceförvaltningen har inte upprättat några ändamålsenliga rutiner för hantering av måltidskuponger. Sker betalning av anhörigas lunch med måltidskupong kan det innebära en subventionering. Vid en enhet sker förvaring av kuponger inte på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Vid två enheter sker ingen kontroll över utlämnade kupongers nummerserie, vilket vi anser vara nödvändigt. En inventering över kupongerna bör ske minst en gång per år. Nämnden bör ta ett helhetsgrepp över rutinen för måltidskuponger och följa upp dem. 3.7 Hantering av differenser Förvaltningen har inte upprättat någon rutin för hur man ska hantera eventuella kassadifferenser. Under granskningen har vi fått redovisat för oss att enheterna hanterar kassadifferenser på olika sätt. I flera fall vet personalen inte hur de ska göra. Vissa hanterar det genom att använda sig av felslag och vissa noterar orsaken på de underlag som skickas till ekonomiavdelningen. Kassarutinerna bör även omfatta anvisningar kring kassadifferenser. Storlek på dagskassan och kassan enligt avstämningskvittot (Z1) samt orsak till eventuell differens bör noteras på särskild blankett. Differensen ska attesteras av kassaansvarig samt områdeschef. Vidare rekommenderar vi att det ur redovisningen ska vara möjligt att inhämta uppgifter på hur mycket varje enhet bokför som differens. 7
3.8 Inventering Enligt uppgift sker ingen systematisk inventering av enheternas förråd. Leverans av varor sker 2-3 gånger i veckan. Förråden innehåller främst livsmedel, men även förbrukningsmaterial såsom rengöringsmedel m.m. Vår bedömning är att förråden på vissa enheter uppgår till relativt stora belopp. Vi anser att inventering bör ske minst två gånger per år, eventuellt oftare. Detta för att fastställa rätt bruttovinst (försäljningspris minus livsmedelspris). 3.9 Säkerhetsrutiner och förvaring Vi har tagit del av de enheternas och förvaltningens rutiner avseende hantering av kontanter, nycklar, lokalernas utseende och beskaffenhet. Vi kan konstatera att säkerheten behöver förbättras inom flera områden. Kontanterna bör förvaras mer ändamålsenligt under dagen. Vid några enheter var säkerheten vid kassaregistren bristfälliga bl.a. var kassalådan ej låst. Nyckelhantering både när det gäller till kassaskåp och tillträde till köken bör säkerställas. Införande av larm bör övervägas. Upprättande av nyckelförteckning över utlämnade nycklar har påbörjats, förbättring kan ske. Vid ett antal enheter har vi noterat att säkerheten kan förbättras ytterligare, främst genom att dörrar till kök och förråd låses. Kylar och frysar bör hållas låsta under ej arbetstid. Överlämnandet av dagskassorna till vaktbolaget bör ses över. Kvittens av lämnad dagskassa bör ske alternativt kan insättningsboxar införas. Vaktbolagets insättning av dagskassan på förvaltningens konto sker ofta med upp till en veckas fördröjning och inte enligt upprättat avtal. Förvaltningens tjänstemän har påtalat detta till vaktbolaget, ingen förbättring har skett. Kontakt med Upphandlingsenheten bör tas. Vi anser att detta kan vara anledning till uppsägning av avtal. 8